Soluções de Webconferencing - a experiência Finep na seleção, contratação e uso:
Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas.
Roberto Chiacchio Data: 15/08/2016
AGENDA
O Problema
Objetivo
O que é Web Conferencing?
Características e Benefícios de Soluções Web Conferencing
A Indústria de Web Conferencing: principais empresas e Soluções
Escopo, Prazo e Custos
Lições Aprendidas
Roberto Chiacchio
Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia Transportes (UFRJ); Pós-
Graduação em Engenharia Produção (UFRJ); Certificações PMP e CBPP
Delegado Regional RJ da ABPMP - Association of Business Process
Management Professionals
Analista na Finep desde 2001
Mais de 15 anos de vivência em projetos corporativos, envolvendo:
Modelagem e redesenho de processos de negócios
Reestruturação Organizacional
Seleção e implementação de Soluções de TI
Condução de licitações de médio e grande porte voltados à
Contratação de Consultorias e Soluções de TI
O Problema
Grande volume de interações presenciais entre Finep e seus Clientes, Parceiros e outros
entes, que poderiam ser parcialmente substituídas por interações on-line;
A necessidade de:
perseguir a redução de custos, o aumento de produtividade e otimização do
tempo e energia de Analistas e Executivos, minimizando deslocamentos e suas
preparações;
imprimir maior velocidade decisória, de comunicação e de elucidação de
questões, por meio de uso de tecnologias já maduras, capazes de agrupar
pessoas geograficamente dispersas, permitindo ampla colaboração em tempo real;
um sistema de apresentação corporativa em massa, para toda a Finep, e que
permita interação em tempo real.
Objetivo do Projeto
Introduzir soluções de colaboração em tempo real na Finep, permitindo reuniões on-line e webinars por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet (PC, Smartphones, Tablets).
O que é Web Conferencing?
“Web Conferencing é uma solução de colaboração em tempo real baseada em internet que suporta interações entre participantes em múltiplos formatos de encontros. Os tipos de encontros incluem reuniões colaborativas, webinars e treinamentos.”
(Gartner, 2014)
Tipos
Comparação de diferentes tipos Soluções Web Conferencing
Principais Requisitos Funcionais
Meetings Webinars Trainings
50 10.000 200
Meetings Webinars Traininings
Meetings Webinars Traininings
Usabilidade!
A Indústria - Principais Players
Gartner's Magic Quadrant for Web Conferencing (2015)
A Indústria tem organizações de peso...
Players
...com novos entrantes com grande competência e rápido crescimento.
Principais Benefícios e Aplicações
• Apoio ao esforço de prospecção e fomento da Finep
• Discussão, construção e alteração de contratos e documentos técnicos e administrativos com Clientes, Fornecedores, Parceiros e Órgãos de Governo
• Possibilidade de visitas técnicas virtuais ao Cliente, via Smartphones/Tablets, onde o Cliente apresentaria instalações e protótipos
• Logística acelerada para Palestras de Especialistas de renome nacional e internacional
• Promoção de Webinars abertos à comunidade científica e empresarial e à sociedade (puramente virtuais ou híbridos)
• Apresentação e discussão em massa de editais (consultas públicas)
• Treinamento e Help-Desk para Clientes e Parceiros
• Embrião para a construção de um ambiente de colaboração on-line que favoreça a discussão do tele-trabalho e Commuter Hubs
• Reforço à marca de Agência de Inovação, trazendo um traço de modernidade
• Potencial de redução de custos de viagem (Finep 2015: R$ 3.9 milhões)
• Encontros a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo
• Reuniões de Trabalho e Treinamentos de pequena escala conduzidos em tempo real
e total interatividade
• Eliminação de barreiras geográficas para equipes que trabalham em projetos ou
processos de negócio específicos
• Otimização do uso de salas e auditórios para eventos presenciais - encontros
entre colegas no mesmo prédio
• Conceito diferenciado de licença: 1 apresentador -> n participantes (instalação
“Client”)
• Aumento de produtividade
• ROI ligeiro
• Comunicação Corporativa: pronunciamentos
• Eliminação de custos de contratação de serviços de streaming e gravação de vídeo
Principais Benefícios e Aplicações
Escopo (EAP - Estrutura Analítica de Projeto)
Implantação Web
Conferencing
Gerenciamento do Projeto
Seleção Ferramenta
Aquisição Acesso (Saas) e Configurações
Testes Finais Implantação Encerramento
• Termo de Abertura
• Plano de Projeto
• Monitoramento e Controle
• Coleta de Estudos Gartner e similares
• Testes versões demo das soluções pré-selecionadas
• Definição de requisitos
• Short list das Soluções elegíveis
• Definição do nº e tipo de licenças
• RFQ
• Seleção método de aquisição com Justificativa
• Aquisição e pagamento de licenças, conforme rito
• Aquisição de Webcams e cabos USB extensores por Dispensa
• Definição de nomes das contas
• Adaptação para identidade visual Finep
• Modelos de Alertas e Mensagens
• Testes pré-produção
• Piloto e Ajustes
• Manuais de Usuário e Administradores
• Definição de responsáveis pelas contas e agendamentos
• Atualização do Cadastro de Serviços e SLA´s
• Treinamento de Técnicos e de Analistas TI
• Treinamento de Usuários-Chave
• Campanha, Lançamento e Go Live!
• Operação Assistida - 30 dias
• Lições aprendidas
• Celebração
Prazo
Consolidação Preços (US$/licença/ano*)
MEETINGS
WEBINARS (1.000 participantes)
3.588,00
468,00
N/D
468,00
5.500,00
500,00
3.549,90
149,90
(Cotações obtidas nos sites das empresas)
Custos Globais (final)
6 licenças simples (PRO) para Reuniões on-Line (Presidência e Diretorias): (4 x 99,90) + (2 x free) = US$ 399,60/ano
1 licença add-on para Webinars 1.000 pessoas: 1 x US$ 2.550 = US$ 2.550,00/ano
TOTAL GERAL BRUTO, com impostos:
US$ 3.687,00 R$ 12.422,98
DISPENSA DE LICITAÇÃO
Desconto de 30% na cotação
original!
Lições aprendidas
O óbvio: Patrocínio (TI, Diretores)
Tratar como um Projeto (Designações, escopo, orçamento, prazos, etc)
Buscar avaliações em referências especializadas (Gartner, Forrester, Ovum, etc.)
Empreender POC´s intensas (Provas de Conceito)
Nada de Soluções mais ou menos - as melhores, SEMPRE!
Começar pequeno (poucas licenças) para implementar velozmente e criar ímpeto
Comunicar, comunicar, comunicar: matérias, treinamentos, apresentações “viscerais”, na ferramenta.
Comunicação intensa: “Como reservar um link”
Vamos brincar?
Obrigado!
Roberto Chiacchio [email protected] 21 2555-0251
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