Prof. Andrea Borghesan
venus.unive.it/borg
Ricevimento:
Alla fine di ogni lezione
Modalità esame: scritto
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SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
Sistema informativo. Prima definizione
Un sistema informativo è un insieme di elementi che raccolgono,elaborano, memorizzano e distribuiscono informazioni persupportare le attività decisionali e di controllo di un‟azienda.
Oltre al supporto delle attività decisionali, al coordinamento e alcontrollo, i sistemi informativi possono aiutare i manager e idipendenti ad analizzare i problemi, a visualizzare argomenticomplessi e a creare nuovi prodotti.
I sistemi informativi contengono informazioni relative a persone,luoghi e oggetti dell‟azienda o dell‟ambiente che la circonda. Leinformazioni sono i dati trasformati in forma significativa e utile.I dati sono semplici fatti che rappresentano eventi che si verificanoall‟interno o esterno dell‟azienda ma che non sono organizzati inuna forma comprensibile e utile.
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Sistema informativo. Luoghi comuni
IL sistema informativo non è affatto un ambito di competenza del
solo responsabile delle tecnologie informatiche: qualunque ruolo
dovrebbe contribuire al miglioramento della gestione
dell‟informazione.
Nonostante ciò:
Spesso il concetto di sistema informativo è associato
esclusivamente agli strumenti hardware e software (il sistema
informatico)
In molte aziende il responsabile del sistema informativo è colui
che dirige il centro elaborazione dati
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Sistema informativo. Aspetti generali
Manager e aziende investono in sistemi informativi perché questi
rappresentano un valore economico reale per l‟azienda.
La decisione di implementare e mantenere un sistema informativo
presuppone che i ritorni su questo investimento (aumento della
produttività, aumento dei profitti…) saranno superiori ad altri
investimenti in immobili, macchinari e altri beni.
Esempio: avete mai comperato un libro su Amazon? Dopo aver
comperato il libro vi viene sempre suggerito che altri utenti hanno
trovato utile associare un secondo libro. Ciò è possibile grazie ad
un sistema informativo!
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Sistema informativo.
Sviluppo/implementazione
Per sviluppare il proprio sistema informativo (o crearlo ex-novo)un‟organizzazione deve:
Capire: interpretare il contesto organizzativo o piùprecisamente i suoi requisiti informativi e informatici. A talescopo è essenziale la conoscenza di alcuni modelli diriferimento
Descrivere: esplicitare il ruolo dell‟informazionenell‟organizzazione e a supporto della relativa strategia
Realizzare: scegliere l‟apporto delle ICT più adatto alleesigenze specifiche dell‟organizzazione e realizzare il relativosistema informatico
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Sistema informativo. Cifre alla mano
Società dell’informazione, net-economy, eBusiness sono
alcune delle espressioni che ormai fanno parte del linguaggio
comune.
In Gran Bretagna il responsabile IT del servizio sanitario
nazionale percepisce uno stipendio di 250.000 sterline all‟anno
e deve gestire un budget di 12 miliardi di sterline per i prossimi
5 anni (The Economist, 2004).
Il business sta nel curare i malati o gestire le informazioni relative
ai malati?
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Informazioni
Vengono utilizzate per decidere come allocare risorse per il
raggiungimento di obiettivi aziendali
E‟ necessario definire i processi per la raccolta delle
informazioni per pianificare, organizzare, controllare le
attività aziendali
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Caratteristiche dell’informazione
Principale risorsa utilizzata nel coordinamento e nel
controllo
Viene prodotta da qualunque attività
E‟ una risorsa immateriale
Non viene distrutta dall‟uso
Produce nuova informazione
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Sistema
Un sistema è una collezione di entità correlate tra loro e con illoro ambiente in modo da formare un tutt‟uno.
un sistema viene realizzato da un certo numero dicomponenti collegate tra loro per un qualche scopo (ma unsistema è qualcosa di più della semplice somma delle sueparti!)
le componenti del sistema sono differenziate dall‟ambienteda loro scopo comune
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Alcune proprietà di un sistema
Confini
Il sistema ha un confine – le entità che ne fanno parte sono all‟interno del confine e le entità che non ne fanno parte sono al di fuori dell‟ambiente
Input
Il sistema ha input – gli input arrivano dall‟ambiente e attraversano un interfaccia per entrare nel sistema
Output
Il sistema ha output – gli output vengono dal sistema e attraversano una interfaccia per entrare nell‟ambiente
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OutputTrasformazioneInput
Rappresentazione semplificata del
concetto di sistema
Retroazione
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Retroazione: influenza che i prodotti dell‟attività hanno sull‟attività
stessa in un momento successivo
Rappresentazione sistemica dell’attività di
gestione dell’informazione
Retroazione
Generatori
di eventi
Eventi Trasformazione Informazioni
Utilizzatori
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Elementi che costituiscono il sistema
informativo
Dati, che descrivono la realtà che si vuole rappresentare
Principi organizzativi, per esempio, quali utenti possonoaccedere a determinate informazioni e con quale modalità
Processi, utilizzati per la gestione dei dati
Infrastruttura tecnologica
Persone, i quali gestiscono i dati
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Dati e informazione
I dati sono informazioni opportunamente codificate in numeri,
immagini, suoni … hanno bisogno di essere interpretati.
Quando i dati vengono interpretati possono fornire
informazione ed arricchire la conoscenza
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Componenti del sistema azienda
Sistema azienda
Sistema organizzativo
Sistema informativo
Sistema informatico
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Sistema azienda
E‟ caratterizzato da :
1) Uno o più obiettivi o fini istituzionali
2) Una struttura, cioè un insieme di parti, sottoinsiemi, risorse
3) I processi, cioè le attività che avvengono nella struttura
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Sistema organizzativo
E‟ composto da :
1) Risorse (persone, denaro, materiali, informazioni)
2) Regole che consentono di razionalizzare l‟attività d‟azienda
attraverso l‟uso coordinato delle risorse
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Sistema informativo
Un sistema informativo è una combinazione di risorse,
umane e materiali, e di procedure organizzate per la raccolta,
l‟archiviazione, l‟elaborazione e la trasmissione delle
informazioni necessarie allo svolgimento delle attività
dell‟azienda (operative, di gestione, programmazione,
controllo e valutazione dell‟organizzazione)
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Sistema informatico
Un sistema informatico è l‟insieme degli strumenti informatici
impiegati per il trattamento automatico delle informazioni di
un‟organizzazione al fine di agevolare le funzioni del suo
sistema informativo
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Esempio
La società Soldoni s.r.l. è stata costituita con lo scopo di redigererichieste di finanziamento a conto interesse o a conto capitale allaComunità Economica Europea, che eroga tali finanziamenti afronte di un risparmio energetico. Le società che ritengono di averrealizzato un risparmio energetico delegano al società Soldonis.r.l. ad inoltrare la domanda di finanziamento. La segretaria, conl‟aiuto dell‟amministratore, si occupa della parte burocratica,mentre l‟ingegnere che ha costituito la società redige e firma unrapporto tecnico che quantifica il risparmio conseguito e ilfinanziamento richiesto. I finanziamenti vengono poi erogatidirettamente alle società che versano una percentuale alla Soldonis.r.l.
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Sistema azienda
Obiettivo: fornire un supporto tecnico-amministrativo per richiedere ed ottenere finanziamenti europei
Componenti: ingegnere, segretaria, amministratore, archivio, macchine e locali
Processi: ingaggio da parte delle società, acquisizione dati tecnici, stesura relazioni, inoltro domande, sollecito pagamenti, etc.
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Sistema organizzativo
Risorse: persone (ingegnere, segretaria…), denaro, materiali (locali,macchinari), informazioni (conoscenza della burocrazia, conoscenze tecniche..)
Rapporti gerarchici interni, procedure di compilazione, amministrazione del personale…..
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Sistema informativo
Estremi delle società e dei contatti necessari, dati tecnici dei singoli interventi, parametri di valutazione della legittimità delle domande, legislatura, scadenze, moduli per la presentazione delle domande, dati per la presentazione delle domande, dati per l‟amministrazione del personale interno, know how tecnico necessario a redigere le relazioni, collezione delle domande precedentemente accettate e rifiutate
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Sistema informatico
I dati relativi alle aziende, ai contatti e al personale sono collezionati in un
repository locale e vengono salvati su supporto magnetico ogni mese. Gli stipendi interni vengono gestiti con un programma apposito. Domande lettere e relazioni tecniche vengono
realizzate con un word processor. Un programma realizzato dallo stesso ingegnere lo aiuta nel calcolo dei
risparmi energetici e del finanziamento da richiedere..
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Sistema informativo e organizzazione
Data la stretta relazione che sussiste tra sistema informativo eorganizzazione, su quali basi si può sviluppare il sistemainformativo più adatto alle esigenze aziendali?
Rappresentazione per funzioni
Rappresentazione per processi
Rappresentazione di Anthony
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Rappresentazione per funzioniOrganigramma aziendale
Direzione
Amministrazione
Clienti Fornitori
ProduzioneSistemi
Informativi
Servizi Internet
Gestione Database
Risorse Umane
Commerciale
Italia Estero
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Sviluppo orizzontale: evidenzia le funzioni
Sviluppo verticale: evidenza i rapporti gerarchici
Rappresentazione per funzioni.
Svantaggi
Il tradizionale approccio funzionale si concentra
sull‟ottimizzazione locale come strumento per perseguire
l‟efficacia su scala globale.
Da un punto di vista informativo:
Elevato scambio di informazioni all‟interno della funzione
Scarso dialogo tra funzioni diverse
Il sistema informativo funzionale si caratterizza dunque per
essere progettato mettendo a fuoco le singole esigenze di
ogni funzione.
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Rappresentazione per processi
Attività Attività AttivitàInput Output Cliente
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Dal punto di vista informativo, la rappresentazione per processi ha il
vantaggio di esplicitare quali siano le informazioni che “percorrono”
l‟organizzazione (i cosiddetti flussi informativi).
Il sistema informativo deve innanzitutto rispondere al concetto di
integrazione.
Esempio: i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che vengono
valutati in base a quanto contribuiscono ad aumentare la
soddisfazione dei clienti di ciascuna attività
PROCESSO
La piramide di Anthony (1965)
L‟attività manageriale può essere suddivisa in tre livelli:
Attività a livello strategico (mission aziendale)Si ha una pianificazione a lungo termine (decisioni organizzative e di investimento). Questo
tipo di pianificazione richiede sia informazioni di alto livello sulle tendenze interne, siainformazioni dall‟estero sulle tendenze nell‟economia nazionale ed internazionale.Esempio: utilizziamo il commercio elettronico o continuiamo con i canali tradizionali divendita?
Attività a livello tatticoSi ha una programmazione delle risorse disponibili e un controllo del conseguimento dei
risultati in termini di efficacia ed efficienza (direzione delle risorse in un dipartimentoaziendale o cambi nella strategia per avvantaggiarsi dei trend quando si presentano).Questo tipo di pianificazione richiede livelli aggregati da parte del sistema informativodell‟organizzazione.
Attività a livello operativoRiguarda la vita giornaliera dell‟attività aziendale. Questo tipo di pianificazione richiede
rapporti dettagliati e richieste specifiche dal sistema informativo dell‟organizzazione.Esempio costi dettagliati delle telefonate, fatturazione e spedizione
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Requisiti informativi e ruoli coinvolti
Alta direzione
e staff
Direzioni funzionali o di
divisone
Personale esecutivo
Prevalenza di:
•Informazioni esterne
•Dati prospettici stimati e approssimati
•Informazioni anche non omogenee tra loro
•Esigenze informative su dati interni non
prevedibili né ripetitive
Prevalenza di :
•Informazioni interne
•Dati omogenei e congruenti tra loro
•Dati sintetici o arrotondati
•Dati consecutivi
•Elaborazioni ripetitive e coerenti nel tempo
Esigenza di:
•Segnalare in tempo utile le eccezioni
•Accedere su richiesta a informazioni non
preventivate
Prevalenza di:
•Dati esatti
•Dati analitici
•Esigenze informative in tempo reale30
La piramide di AnthonyCaratteristiche delle attività:
Orizzonte temporale di riferimento
Orientamento all’esterno: impatto che le attività hanno al di fuori
dei confini dell‟organizzazione
Discrezionalità:come e quando svolgere una attività
Ripetitività: frequenza con cui un‟attività viene svolta (curve di
apprendimento, Costa e Nacamulli, 1998)
Prevedibilità:
Ruoli organizzativi coinvolti
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Evoluzione dei sistemi informativiRisulta evidente che analizzando le caratteristiche dei requisiti informativi le
attività operative sono maggiormente “esposte” a essere automatizzateperché ripetitive, prevedibili e non variano nel tempo.
Le prime soluzioni informatiche degli anni ‟60 supportavano attività quali lagestione di magazzino, paghe e stipendi e fatturazione. Tali sistemiinformatici vengono classificati col nome di TPS (Transaction ProcessingSystems) o con l‟acronimo sempre meno diffuso di EDP (Electronic DataProcessing).
In seguito grazie all‟evoluzione delle tecnologie informatiche è stato possibilerealizzare software a supporto delle attività tattiche e per il controllo digestione aziendale. Tali sistemi informatici vengono classificati col nome diMIS (Management Information Systems).
Infine, negli anni „80-90 i sistemi informatici si sono focalizzati sulla fornituradi informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche. Tali sistemivengono definiti EIS (Executive Information Systems)
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Il ruolo del foglio elettronico nel
sistema informatico
Un foglio elettronico può essere usato per diversi ambiti.
In ambito TPS per tenere traccia degli orari di lavoro dei dipendenti di
una azienda e calcolare le relative buste paghe
In ambito MIS per analizzare a consuntivo i risultati delle vendite
dell‟anno precedente e stendere il budget per l‟anno successivo
In ambito EIS per fare previsioni, attraverso funzionalità quali what-if
analysis, sull‟andamento di determinate grandezze economiche
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