SISTEMA DE PROTOCOLO
SISPRO
Nome
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
SISTEMA DE PROTOCOLO
Sigla SISPRO SIS = Sistema
PRO = Protocolo
GESTOR DO SISTEMA
Seção de Expediente – SEXPE
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRODIVISÃO
2 (dois) Módulos
MÓDULO I – Correspondências;
MÓDULO II – Processo Administrativo;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS
INTERNA
Considera Correspondência Interna, aquela que é Enviada por um Setor da CeasaMinas e Recebida por outro Setor da CeasaMinas, o que significa que esta Correspondência irá circular dentro da CeasaMinas, compreendendo todas as suas Unidades.
EXTERNA
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS
EXTERNA
EXTERNA
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências
FUNÇÕES
Cadastrar e Alterar Emitentes – Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais; Enviar Correspondências – Externas – Responsável: Caixas Postais e Emitentes Externos, Receber Correspondências – Internas – Responsável: Caixas Postais e Gestor do Sistema; Distribuir Correspondências – Internas – Responsável: A própria Caixa Postal e/ou o Gestor do Sistema; Cadastrar os Emitentes / Destinatários Internos (Caixa Postais) – Responsável: Gestor do Sistema; Cadastrar os Emitentes / Destinatários Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
O sistema trabalha com os seguintes princípios:
1. Guarda Permanente;
2. Guarda Provisória;
3. Movimentação; Cada pessoa (Funcionário Público e/ou Terceirizado) lotada em um Setor é cadastrada no próprio Setor; As Funções do Sistema são dadas ao Setor; Guarda Permanente é quando os Processos Administrativos estiverem encerrados e devidamente Arquivados (definitivamente);
O Arquivamento definitivo de um Processo Administrativo é de responsabilidade do Gestor do Sistema e este Arquivo fica localizado fisicamente na Seção de Gestão de Documentos – SEDOC;
Guarda Provisória é quando os Processos Administrativos estão em aberto e em poder do Gestor do Sistema;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
Movimentação de um Processo Administrativo é a circulação do Processo entre os Setores da CeasaMinas;
As Movimentações podem ocorrer com os Processos Administrativos sob a Guarda Permanente e sob a Guarda Provisória;
As Movimentações ocorridas com os Processos que estão sob a Guarda Permanente e ou provisória é centralizada no Gestor do Sistema;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
Solicitar a Abertura de um Processo Administrativo – Pode ser executada por todos os Setores da CeasaMinas (em estudo, pois hoje é função da Diretoria);
Abrir o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);
Solicitar Vistas ao Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas;
Devolver Processos – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas; A devolução de um Processo Administrativo é sempre para o Gestor do Sistema (SEXPE);
O que siguinifica que o Processo Administrativo voltará para a guarda provisória do Gestor do Sistema (SEXPE);
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
Enviar Processo Administrativo – É executado pelo Gestor do Sistema (SEXPE);
O que siguinifica que foi solicitado a Vista do Processo Administrativo poralguma Caixa Postal e que este esta sendo enviado ao Solicitante;
Solicitar Alteração da Quantidade de Páginas de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da Ceasa Minas
Alterar a quantidade de Páginas de um Processo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);
Solicitar o Arquivamento de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas;
O que siguinifica que a Caixa Postal está solicitando a guarda definitiva doProcesso;
Arquivar o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
Solicitar o Empréstimo de um Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas;
Emprestar um Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema;
SISTEMA DESENVOLVIDO, PUBLICADO, TESTADO, NÃO IMPLANTADO.
O que siguinifica que uma Caixa Postal está solicitando o empréstimo de umProcesso Administrativo que está sobre a guarda definitiva do Gestor doSistema (SEXPE;)
SISTEMA DE PROTOCOLO
SISPRO
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