R é p u b l i q u e A l g é r i e n n e D é m o c r a t i q u e e t P o p u l a i r e
Ministère de la Formation et de l’enseignementProfessionnels
Institut National de la
Formation Professionnelle
9. Chemin d’Hydra EL-BIAR -Alger - (Tèl) : 92.24.27/36 (Fax) : 92.23.18
DONNES GENRALES SUR LA PROFESSION
1
Référentiel des Activités Professionnelles
Secrétariat de direction
CODE : TAG 0716
Niveau VBTS
Comité d’homologationVisa N° 02/05/06
2006
I- Présentation de la spécialité.
Branche professionnelle : Techniques administratives et de gestion
Dénomination de la spécialité : Secrétaire bureautique
Description de la spécialité :
La secrétaire de Direction bureautique est un cadre moyen destinée à assurer entre la
direction générale et les différents services, la diffusion de directives, de règlements internes,
la collation des informations nécessaires au suivi des activités de l’ensemble des services.
Elle assure le substrat matériel des diverses relations que la direction entretient avec les
services internes et les organismes externes à l’entreprise.
Elle effectue des travaux de secrétariat sur des documents confidentiels.
TACHES ESSENTIELLES :
La Secrétaire de direction bureautique :
1) Accueille et filtre les visiteurs ;
2) Reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques destinés au Directeur , estime la
suite à donner ;
3) Gère le planning des rendez vous et des réunions de travail auxquelles participe le
Directeur en tenant compte du contenu de son agenda et de ses contraintes diverses.
4) Traite et rédige le courrier interne et externe
5) Etudie les dossiers qui lui sont confiés et en fait la synthèse
6) Classe les documents.
7) Prépare les documents a archivé.
8) Organise des voyages et déplacements d’affaires.
9) Organise des réunions, rencontres de travail, assemblées générales et conseils
d’administrations ;
10) Peut encadrer un personnel de secrétariat et le former aux méthodes administratives et
techniques bureautiques.
11) Peut se voir confier dans une petite ou moyenne entreprise la responsabilité de
services généraux et /ou de gestion du personnel et/ ou d’une partie de la comptabilité.
12) Assure une fonction de relais dans la transmission de l’information à ses interlocuteurs
internes et externes.
II- Conditions du travail :
2
1°) lieu de travail :
Eclairage
Eclairage naturel souhaitable ou artificiel.
Température et humidité. :
- Température ambiante.
- Equipements de travail à l’abri du soleil et de l’humidité.
Bruits et vibrations :
Bureau isolé des bruits et vibrations internes et externes.
Poussière :
Éviter la poussière.
Risques professionnels:
Risque lié au travail sur écran (problème de vue) et la position assise.
Contacts sociaux :
Contact avec son supérieur, sa cellule de travail. Et ses interlocuteurs internes et externes.
Travail seul ou en équipe :
Le travail d’une secrétaire de Direction bureautique se fait individuellement mais il
dépend toujours à la hiérarchie « de son supérieur hiérarchique. »
III- Exigences de la profession :
3
Physiques :
- bonne présentation : voir correcte.
- Résistance à la fatigue nerveuse.
Intellectuelles :
- Méthode, organisation, rigueur.
- Sens des contacts
- Autonomie initiative.
- Disponibilité, mobilité.
- Dynamisme rapidité, vivacité d’esprit.
- Discrétion
- Culture générale.
- Tact et diplomatie (adaptabilité, souplesse, ouverture d’esprit).
- Capacité rédactionnelle.
- Aisance en expression orale.
Contre indications :
-Inaptitude physique au travail devant écran.
-Fragilité nerveuse.
IV- Responsabilité de l’opérateur.
Matérielle : Responsabilité de la manipulation du matériel de bureautique hors
maintenance générale.
Décisionnelle :
- Responsabilité permanente du poste de travail en l’absence du responsable.
Morale :
- Ouverture d’esprit aux problèmes humains
- Maturité
- Intégrité
- Maîtrise de soi.
Sécurité
- Attention particulière portée aux personnes et aux biens (secret professionnel).
IV – Possibilité de promotion :
4
Cadre réglementaire :
Technicien supérieur : possibilité de promotion par intégration dans les cadres des services
administratifs de l’entreprise
Accès aux postes supérieur s :
Accès de la fonction de secrétaire exécutante à celle de secrétaire de Direction puis
d’assistante de Direction, par développement de l’expérience professionnelle formation
spécifique dans certains domaines : import/export, gestion du personnel, gestion financière …
VII – formation :
Condition d’admission :
- Niveau scolaire : 3ème année secondaire.
Durée de la formation :
30 Mois dont les 06 mois en milieu professionnel (stage pratique)
Niveau de qualification : (5)
Technicien supérieur (TS)
Diplôme :
Brevet de technicien supérieur « secrétaire bureautique »
ANALYSE DES TACHES
5
Postes Tâches
Traitement des travaux
de secrétariat.
T-1 maîtriser le clavier
T-2 traitement de texte de base
T-3 traitement de texte avancé
T-4production de documents
T-5 gestion de document
T-6 rédaction administrative
T-7 production de la correspondance
commerciale
T-8 disposition de la correspondance
T-9 organiser une réunion
T-10 gestion du temps
6
Tâches Opérations
Maîtriser le clavier OP1- Utiliser les touches de base du doigté
OP2- Utiliser les touches de la rangée du
doigté ainsi que des rangées supérieure et inférieure.
OP3- Utiliser les touches numériques
OP4- Utiliser l’ensemble des touches du clavier.
Traiter un texte de
base.
OP1- Déterminer la taille et l’apparence des caractères.
OP2 – Déterminer des marges et des alignements.
OP3- Disposer le texte
- Sur une page
- Sur une ligne
- En colonne
- Pour l’ensemble d’un document.
OP4 -Sauvegarder et récupérer des fichiers.
OP5- Créer des sommaires et des descripteurs pour la gestion
de documents.
OP6- Déplacer et copier des blocs de texte.
OP7- Rechercher et remplacer des caractères.
OP8 – corriger le texte
OP9- Imprimer des documents
OP10- Insérer des dates dans des documents.
OP11- Fusionner des textes avec des listes de données
provenant de fichiers du même logiciel.
OP12 – Ajouter et retirer des données dans des
Documents.
OP13 – Changer des éléments de la mise en
forme des documents.
OP14- Réaménager des listes de données.
OP15- Produire les nouvelles versions des
documents.
OP16- Vérifier le travail.
OP17- Assurer le suivi ou l’acheminement des documents
mis à jour.
7
Traiter un texte
complexe
OP1- Mettre en forme un document complexe
OP2- Fusionner et créer un environnement de publipostage.
OP3- Automatiser des tâches
OP4- Utiliser le tableur
OP5- Créer des formules dans une feuille de calcul
OP6- Utiliser la fonction SI et les fonctions logiques
OP7- Utiliser les fonctions non communes
dans un tableur
OP8 -Créer de bases de données sous Excel.
OP9- Utiliser un critère de filtre mémorisé et
tableaux croisés dynamiques.
OP10-Créer des graphiques.
OP11-Protéger les feuilles et les classeurs
Produire de documents
OP1 – Rédiger le contenu de documents
OP2 – Saisir des documents
OP3- Vérifier le contenu de documents
OP4- Classifier des documents
Gérer les documents OP1- Faire l’inventaire des types et des
séries de documents.
OP2- concevoir un plan de classification et un calendrier des
délais de conservation.
OP3- Classifier des documents.
OP4- Classer des documents
OP5- Traiter des documents semi- actifs et
inactifs.
Rédaction
administrative
OP1- Saisir des textes
OP2- Réviser des textes
OP3- Classifier la correspondance.
OP4- Adresser des enveloppes
OP5- Acheminer des documents.
Produire la correspondance
commerciale
OP1- Saisir des textes
OP2- Réviser des textes
8
OP3- Classifier la correspondance.
OP4- Adresser des enveloppes
OP5- Acheminer des documents.
Appliquer les règles de
disposition de la
correspondance
OP1- Choisir le style de disposition
OP2- Déterminer les marges gauches, droites, supérieures et
inférieures
OP3- Déterminer l’emplacement des
tabulateurs.
OP4- Saisir le texte
OP5- Réviser le texte.
Préparer des réunions OP1-réserver une salle
OP2-établir les convocations
OP3-préparer le ou les dossiers de travail
OP4-réserver le matériel
OP5-préparer les supports
OP6-préparer la disposition de la salle
OP7-constater les absences
OP8-prendre note des points essentiels pour la rédaction du
PV ou du compte rendu
OP9-prendre note des décisions prises
OP10-noter la date de la réunion suivante
OP11-rédiger le PV ou le compte rendu
OP12- saisir le PV ou compte rendu
OP13-présenter ce document au responsable pour approbation
et signature
OP14-classer une copie dans le classement actif
Gérer Le temps OP1- Classifier les taches
OP2- Planifier l’exécution des taches.
OP3- Déterminer les taches pouvant être exécutées par
d’autres personnes.
OP4- Gérer les obstacles à l’exécution des taches.
9
Tâche1 : Maîtriser le clavier
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
-Machine à écrire,
ou sur micro-ordinateur.
A Partir de :
- Un texte à taper.
- Maintien des doigts sur les touches de
base.
- Maintien des yeux sur le texte à taper.
- Utilisation des doigts appropriés.
10
Tâche 2: Traiter un texte de base
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
- Micro-ordinateur
- Logiciels de traitement de texte
- Une imprimante.
A Partir de :
- Un texte
- Documents
- Versions corrigées.
- Choix approprié de la police et de la taille
des caractères.
- Centrage (horizontal /vertical) approprié
- Etablissement approprié des marges.
- Coupure appropriée des mots.
- .Détermination de l’interligne approprié
- Détermination juste de l'en tête et du bas
de page.
- Numérotation appropriée des pages
- Utilisation des modalités appropriées
de sauvegarde et de récupération
- Présence des fichiers sauvegardés sur la
disquette
- Etablissement approprié du sommaire.
- Déplacement des blocs aux endroits
appropriés.
- Recherche et remplacement appropriés
- Utilisation appropriée d’un logiciel
- Choix des formats appropriés.
- Présence des dates aux endroits
appropriés
- Fusion réussie
- Emplacement approprié de l’information
sur :
*La lettre
*L’enveloppe.
- Récupération exacte des données à partir
de sources variées telle que :
11
*Documents imprimés.
*Appareils de télé communication.
-Modifications appropriées des documents
quant à :
-L’ajout et au retrait de textes.
-L’ajout et au retrait de
chapitres.
-L’ajout glossaires ou
d’index.
-Ajustement de la numérotation et de la table
des matières en fonction des ajouts et des
retraits effectués.
-Insertion correcte de dessins, tableaux et
graphiques.
-Changement appropriés de la mise en forme
des documents.
-Fusions exacte de champs contenus dans
différentes bases de données.
-Application correcte d’une procédure de
vérification « la comparaison. »
-Etablissement d’un calendrier respectant les
priorités
12
Tâche3 : Traiter un texte complexe
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
- Micro-ordinateur
- Logiciels :
*Word
*Excel
*Publisher
*Access
*Outlook
*PowerPoint
- Imprimante.
A Partir de :
- Un texte complexe.
- Insertion correcte des images dans des textes.
- Mettre en forme un document complexe.
- Utilisation juste des tableurs.
- Utiliser les formules dans une feuilles de
calcul..
- Utiliser la fonction SI et fonctions logiques.
- Créer de bases de données convenablement
sous Excel :
- Créer des graphiques correctement.
- Protéger les feuilles
- Protéger les classeurs.
- Utiliser le PowerPoint et Outlook
correctement
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Tâche 4 : Produire de documents
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
- Micro-ordinateur
- Logiciels appropriés.
A Partir de :
- Formulaires
- Tableaux
- Comptes rendus
- Communiqués.
- Documents publicitaires.
- Procès verbaux
- Appels d’offres.
- Soumissions
- Contrats.
- Rassemblement de tous les documents et
renseignements nécessaires à la
production.
- Interprétation juste des idées générales
fournies
- Détermination des types de documents
appropriés aux idées générales fournies
- Utilisation de la terminologie appropriée
aux documents
- Classification exacte des documents.
- Présence de toutes les mentions des
documents.
14
Tâche 5: Gérer les documents
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
- Lieux de conservation
- Supports de classement.
A Partir de :
- Plan de classification
- Calendrier des délais de conservation
- Choix de l’approche appropriée
- Localisation exacte des lieux de
conservation et de l’utilisation de
l’information.
- Etablissement de liens pertinents entre le
Plan de classification et la structure d’une
entreprise.
- Reconnaissance exacte de la valeur des
documents.
- Indentification exacte de la personne
autorisée à déterminer les délais de
conservation.
- Reconnaissance exacte de l’objet de
chaque document.
- Présence de tous les éléments nécessaires
à la classification des documents.
- Ordre des documents respectant les
modes de classement
- Application correcte des méthodes
respectant la confidentialité de
l’information
- Respect des procédures de :
* Transfert des documents
* Destruction des documents
*Mise à jour d’un plan de
classification
-Indication de délais de conservation de
documents appropriés au calendrier.
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Tâche 6: Rédaction administrative
Conditions de réalisation Critères particuliers de performance.A L’aide de :
- Micro-ordinateur
- Logiciel de traitement de
texte.
- Logiciel de base de
données.
A partir de :
- Une correspondance
- Un texte
- Une note
- Saisie correcte des textes quant :
au style, à la ponctuation
à la présence de toutes les mentions.
- Conversion correcte des fichiers provenant de bases de
données.
- Révision complète des textes quant à :
*La relecture .des textes
*corrections
- Détermination exacte de la valeur du contenu
- Classification exacte des documents.
- Utilisation correcte d’une base de données pour la
production d’étiquettes.
- Respect des règles de dispositions
- Préparation appropriée de l’acheminement quant :
Au pièces à joindre au document
A la signature à apposer
A l’enveloppe à utiliser.
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Tâche 7: Produire la correspondance commerciale
Conditions de réalisation Critères particuliers de performance.A L’aide de :
- Micro-ordinateur
- Logiciel de traitement de
texte.
- Logiciel de base de
données.
A partir de :
- Une correspondance
- Saisie correcte des textes quant :
au style, à la ponctuation
à la présence de toutes les mentions
- Conversion correcte des fichiers provenant de bases de
données.
- Révision complète des textes quant à :
*La relecture .des textes
*corrections
- Détermination exacte de la valeur du contenu
- Classification exacte des documents.
- Utilisation correcte d’une base de données pour la
production d’étiquettes.
- Respect des règles de dispositions
- Préparation appropriée de l’acheminement quant :
Au pièces à joindre au document
A la signature à apposer
A l’enveloppe à utiliser.
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Tâche 8 : Appliquer les règles de disposition de la correspondance
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
Machine à écrire ou sur micro-
ordinateur.
A Partir de :
- Une correspondance
- Un texte.
- Choix d’un style approprié au contenu
- Détermination de la ponctuation
appropriée au style.
- Détermination correcte du nombre de
caractères par ligne.
- Etablissement des tabulateurs appropriés
au style.
- Respect des marges établies
- Espacement approprié des parties
- Emplacement et apparence corrects de
toutes les parties.
- Présence de toutes les parties.
- Vérification correcte et complète du
texte.
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Tâche 9 : Préparer des réunions
Conditions de réalisation Critères particuliers de performances
A L’aide de :
- Equipement informatique et logiciels +
Internet pour les messageries
électroniques.
A Partir de :
- Extraits d’annuaires téléphoniques
- Documents de référence relatifs aux
services postaux, moyens de transports et
lieu d’hébergement.
- Vérification de la disponibilité et
réservation des ressources physiques et
matérielles.
- Détermination des périodes les plus
appropriées pour la tenue des réunions
- Détermination correcte des étapes de
préparation des réunions.
- Production et disposition correcte de tous
les documents nécessaires :
*Avis de convocation.
*Ordres du jour
*Procès verbaux
*Rapports, tableaux, résumés,
- Classification appropriée des documents
- Acheminement des documents appropriés
- Choix judicieux des moyens de
transports.
- Application correcte des procédures de
réservation.
- Préparation correcte des itinéraires
- Préparation correcte des demandes de
remboursement de frais
- Disposition correcte de tout le matériel
nécessaire : documents, moyens
techniques.
- Organisation appropriée :
*De l’accueil des participants
*des pauses
*des repas
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Tâche 10 : Gérer le temps
Conditions de réalisation Critères de performance
A L’aide de :
Outils de gestion du temps :
- Planning
- Calendrier
- Echéancier
- Agenda
A Partir de :
- Activités relatives
aux secrétaires
- Directives.
- Utilisation judicieuse des outils de
gestion du temps.
- Classification des activités en fonction
de :
* Leur niveau de rendement
* Leur échéance
* Leur complexité
- Evaluation réaliste de la durée
d’exécution des activités.
- Détermination exacte des priorités.
- Réservation de périodes appropriées pour
les imprévus.
- Transmission correcte des données
relatives aux activités déléguées.
- Reconnaissance exacte des principaux
obstacles
- Désignation des moyens pertinents pour
gérer les obstacles.
- Détermination du moment d’exécution en
fonction de la classification et de
priorités.
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CONNAISSANCES COMPLEMENTAIRES
Discipline, Domaine Limites des connaissances exigées
Anglais
-Initiation à l’anglais
-Initiation à l’anglais commerciale.
Français
- Les ouvrages de référence
- Le fonctionnement de la langue
- La nature des mots
- Les relations entre les mots
- Les règles d’accord
- les variables orthographiques.
- Le résumé de texte.
- Les éléments de syntaxiques.
Législation du travail
- Contrat de travail
- Exercice des droits et obligations
- Les conventions collectives
- Droit a la formation professionnelle
- Cas de cessation et de la relation
et obligation de l’employeur
Statistiques
- Généralités sur les séries statistiques et
les échantillons
- Les distributions statistiques à un
caractère
- Les analyses statistiques
- Les probabilités
Méthodologie
- Démarche méthodologique d’un mémoire
- Déroulement du stage
- La rédaction du mémoire
- Préparation de la soutenance.
- Notions générales sur la communication
- Les formes et moyens de la
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Communication communication
- Les éléments d’une communication
efficace
- Les relations du groupe
- La gestion des conflits.
Mathématiques commerciales et
financières.
- Calcul les intérêts
- Calcul les anuités
- Evaluation des actions et obligations.
Comptabilité
- Vérifier les pièces comptables.
- Enregistrer les opérations
chronologiquement.
- Classer les pièces comptables.
- Elaborer les documents de synthèses
(balance après l’inventaire, bilan de
clôture et annexes).
- Procéder à la réouverture du bilan.
Documents commerciaux
- Les documents relatifs à la commande
- Les documents relatifs à la livraison
- Les documents relatifs au paiement
- Contrat de transport
- Les polices d’assurance
- Le transit
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Analyse des risques professionnels
Source de danger Effets sur la santé Moyens de prévention.
Utilisation de l’outil
informatique
- Fatigue des yeux
- Mal de dos.
- Filtre à écran
- Utilisation des chaises
adéquates.
- Eviter l’utilisation
prolongée de l’outil
informatique.
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EQUIPEMENTS ET MATERIAUX UTILISES
Machines et appareils utilisés :
- Micro –ordinateur + logiciels de (traitement de texte, tableur, grapheur, base de données,
Access, power point….), radio, CD…
- Matériel d’archivage
- Supports magnétiques
- Matériel de rangement : armoires et rayonnages
- Magnétothèque, magnétophone.
- Poste téléphonique :- (simple ou standard) avec répondeur enregistreur.
-téléphone intérieur
- Télex
- Télécopieur (fax)
- Scanner
- Terminal : minitel et électronique
- Appareil de reprographie
- Machine à dicter
- Machine de traitement de texte conforme à la norme télétex
- Télécopieur
- Matériel vidéo (caméra, projecteur, caméscope, magnétoscope, rétroprojecteur,….)
- Matériel de visualisation (indexage et signalisation)
Outillage et petits matériels divers :
- Tableaux– plannings
- Meubles et matériels de classement
- Divers types de dossiers
- Agenda électronique
- Petit matériel de dessinateur
- Appareil de prises de vues
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Matières d’œuvre et matériaux utilisés :
-Chemises et sous chemises de différents matériaux
- Supports transparents
- Supports audio vidéo et magnétiques (Cassettes, disques, films, micro films,
microformes…).
- Petit matériel de bureau
- Fiches de différents formats, grammage et présentation suivant leur utilisation (fichiers,
divers planning….)
- Registres.
- Ramettes de papier de divers grammages, formats et présentation correspondant aux
travaux à réaliser.
- Disquettes, CD, flash disque
- Petit matériel (brosse….)
25
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