1© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla
Suomen Projekti-Instituutti Oy
Annika Ojanen
2© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Osaatko vastata seuraaviin kysymyksiin:
• Olemmeko tyytyväisiä projektitoimintaamme? Saammeko haluamamme tulokset? Mikä voisi tai minkä pitäisi onnistua paremmin?
• Mitkä ovat projektien keskeisimmät onnistumisen esteet organisaatiossamme? Entä projektitoimintamme vahvuudet?
• Mihin kehitystoimet pitäisi kohdistaa lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä? Miten saamme kehityspanoksista maksimihyödyn?
Mikä on organisaatiomme projektitoiminnan nykyinen kypsyystaso?
Entä mikä on sopiva tavoitetaso lyhyellä ja pitkällä aikavälillä?
3© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ProjektiProjektiProjekti
Mitä oikein arvioidaan, kun arvioidaan projektitoimintaa?
Projekti
Yksittäisen projektin johtamiskäytäntöjä
ja/tai sisältöä (auditointi, katselmointi)
Projektin toteutuksen onnistumista
(tuotokset, aikataulu, kustannukset)
Projektin pitkän aikavälin vaikutuksia
(taloudelliset ja muut hyödyt)
Projektien onnistumistaProjektien ja projektisalkun-
hallinnan toimintatapoja, prosesseja ja ohjeita
Projektien toimintaympäristöä
ja -edellytyksiä
Projekteihin osallistuvien henkilöiden osaamista
4© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin osa-alueet
Projekti-johtamisen osaaminen
Projekti-johtamisen prosessit, toimintatavat ja työkalut
Projektien toiminta-edellytyksetOnnistuneet
projektit
5© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mistä korkeatasoinen projektikulttuuri koostuu?
Projektijohtamisen osaaminen
• Projektipäälliköiden, projektiryhmien jäsenten, projektien omistajien ja ohjausryhmien projektiosaaminen
• Menetelmäosaaminen, ihmisten johtaminen, liiketoimintataidot, sisällöllinen osaaminen
Projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat
• Yhteinen projektimalli ja ohjeistus
• Selkeät roolit ja vastuut
• Dokumentit, työkalut ja käytännöt
• Projektisalkunhallinnan ja ohjelmajohtamisen prosessit
Onnistuneet projektit
Projektien toimintaedellytykset
• Johdon tuki projektitoiminnalle
• Projektijohtamisen kehittämisen resurssit
• Projektitoimisto
• Projektit luontevana osana johtamis-järjestelmää
• Laadukkaat tuotoksetaikataulussa ja budjetissa
• Toteutuneet liiketoiminta-hyödyt
• Tyytyväinen asiakas, henkilöstö ja muut sidosryhmät
6© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Olen varma, että saisimme parempia tuloksia projekteissamme jo pienilläkin
panostuksilla! Taidamme olla kilpailijoitamme monta askelta jäljessä.
Mutta miten vakuutan johdon ja muut siitä, että panostus projektitoiminnan
kehittämiseen kannattaa?
Ja miten saamme eniten irti vähistä kehityspanoksista? Organisaatiossamme puhaltavat
muutostuulet. Projektien määrä ja painoarvo kasvavat jatkuvasti.
Projektijohtaminen on kuitenkin meillä vasta lapsenkengissään,
sen tasoa on nostettava!
Mutta mistä lähtisimme liikkeelle?
Pieni työryhmämme on puurtanut projektitoiminnan kehittämiseksi jo useita
vuosia, oman toimen ohessa.
Mielestämme työmme kantaa hedelmää ja toimintamme kehittyy.
Haluaisimme saada vahvistusta näkemyksellemme ja tehdä
näkyväksi onnistumisia!
Huhujen mukaan projektit onnistuvat paremmin T&K-yksikössä kuin muissa talon
yksiköissä…
Mistä se johtuu ja mitä muut voisivat oppia heiltä?
Projektitoimintamme auditoitiinkolme vuotta sitten.
Sen jälkeen toimintaa on kehitetty laajalla rintamalla.
Mikähän on nykyinen kypsyystaso,ja mihin seuraavaksi pitäisi panostaa?
Projektitoiminnan arviointieri tilanteissa
7© Suomen Projekti-Instituutti Oy
TASO 1Alustava/satunnainen
TASO 2Toistettavissa mutta intuitiivinen
TASO 3Määritelty
TASO 5Optimoitu
TASO 4Hallittu ja mitattu
Toiminta-edellytykset
Prosessit ja toimintatavat Osaaminen
Infocus-arviointi kertoo, mille tasolle organisaatiosi sijoittuu projektikulttuurin kypsyysmallissa
+ Projektien onnistuminen
8© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki kypsyystasoista: projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat
Kypsyystaso Lyhyt kuvaus
TASO 5Optimoitu
Organisaatiossa toimitaan tunnistettujen parhaiden projektijohtamisen käytäntöjen mukaan ja toimintaa parannetaan jatkuvasti.
TASO 4 Hallittu ja mitattu
Projekteissa toimitaan määritettyjen projektijohtamisenprosessien mukaan ja tämä voidaan todentaa seurantamenettelyjen avulla.
TASO 3Määritelty
Projektijohtamisen prosessit on määritelty eli vakioitu, dokumentoitu ja mahdollisesti myös koulutettu, mutta ei ole varmistettu, että kaikki todella toimivat kuvattujen prosessien mukaan.
TASO 2Toistettavissamutta intuitiivinen
Joihinkin projektijohtamisen prosesseihin liittyen käytetään samanlaisia käytäntöjä eri puolilla organisaatiota. Projektijohtamisen sujuvuus riippuu kuitenkin pitkälti yksittäisen toimijan, kuten projektipäällikön ammattitaidosta.
TASO 1 Alustava/ satunnainen
Projektijohtamisen prosessien tarpeellisuus on tunnistettu, mutta toiminta on tapauskohtaista eikä prosesseja ole vakioitu.
TASO 0Olematon
Projektijohtamisen prosesseja ja toimintatapoja ei ole olemassa ja projektijohtamisen tarpeellisuutta ei ole havaittu.
9© Suomen Projekti-Instituutti Oy
0
1
2
3
4
5
Projektientoimintaedellytykset
Projektijohtamisenprosessit ja
toimintatavat
Projektiosaaminen
2
3 3
Projektitoiminnan kypsyystason määräytyminen: esimerkki arviointituloksesta
Ketjun heikoinlenkki määrittääkokonaisuuden
vahvuuden
10© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Arviointiprosessin eteneminen (esimerkki)
Kokonaiskesto n. 2 kk
Arviointitiedon keruuArvioinnin valmistelu
Tulosten analysointi, kehityskohteiden tunnistaminen ja
priorisointi
Tulosten esittely
Oikea osallistujajoukko
Selkeät tavoitteet ja painotukset
Kattava tieto nykytilasta ja
kehitystarpeista
Osallistujien lisääntynyt tietotaso
ja sitoutuminen projektitoiminnan
kehittämiseen
Nykyinen kypsyystaso jakehityskohteet
Määriteltytavoitetaso
Priorisoidut kehityskohteet ja toimenpide-
ehdotukset
Lyhyen ja pitkän
tähtäimen kehittämis-suunnitelma
Johdon sitoutuminen ja päätökset
VAIHEET:
TULOKSET:
Projekti-ohjeisiin
tutustuminen
Haastattelut
Intenet-kysely kaikille
projekti-rooleille
Arviointi-workshop
Analyysi WorkshopKehittämis-
suunnitelman laatiminen
Kehittämis-suunnitelman
esittelyAloituskokous
11© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Arvioinnin tuloksena syntyy kehittämissuunnitelma
Nykytila:• Mikä on projektitoiminnan nykytila eri osa-alueilla?• Miten hyvin projektimme onnistuvat?• Mitkä ovat projektitoimintamme vahvuudet ja heikkoudet?
Tavoitetila:• Mikä on sopiva ja realistinen tavoitetaso a) lyhyellä ja b) pitkällä
aikajänteellä?
Suositellut kehitystoimenpiteet, esim:• Miten nostamme laahaavan osa-alueen samalle tasolle muiden kanssa?• Miten nousemme seuraavalle kypsyystasolle?• Millaisia ”nopeita voittoja” on saavutettavissa pienillä toimenpiteillä?• Mikä on havaittujen kehitystarpeiden prioriteetti?• Mikä on looginen järjestys ja ajoitus (roadmap) kehitystoimenpiteille?• Mikä on projektitoiminnan kehittämisen ”business case”?
12© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Infocus-kypsyysarvioinnin vahvuuksia
Tasoajattelu pohjautuu Software Engineering Institute SEI:n CMM-malliinja malli on yhteensopiva mm. COBIT-kypsyysmallin kanssa.
Mittaa prosessien lisäksi projektien toimintaedellytyksiä ja projektijohtamisen osaamista.
Sisältää jopa 60 näkökulmaa, joten tarjoaa kattavan näkymän projektitoimintaan ja kehitystoimenpiteet voidaan kohdistaa tarkasti.
Skaalautuu tilanteen mukaan ja kattaa projektinhallinnan lisäksi myös projektisalkunhallinnan, ohjelmajohtamisen ja resurssienhallinnan.
Arvioi myös projektien onnistumista eli projektitoiminnan tuloksia ja auttaa tunnistamaan organisaatiolle sopivan tavoitetason.
Osallistaa kaikki projektien parissa työskentelevät projektitoiminnan kriittiseen tarkasteluun ja kehitystarpeiden tunnistamiseen.
Taustalla n. 100 suomalaisen yrityksen ja julkisen organisaation vertailudata, johon arvioitavan organisaation tuloksia verrataan.
13© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Vertailuaineistona Projekti-Instituutin toteuttama tutkimus: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011
14© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Vertailuaineiston 97 organisaation sijoittuminen projektikulttuurin kypsyystasoille eri osa-alueilla
TASO 1Alustava/satunnainen
TASO 2Toistettavissa mutta intuitiivinen
TASO 3Määritelty
TASO 5Optimoitu
TASO 4Hallittu ja mitattu
8 %
48 %
32 %
10 %
1 %
12 %
45 %
34 %
8 %
0 %
6 %
42 %
40 %
9 %
2 %
Toiminta-edellytykset
Prosessit ja toimintatavat Osaaminen
15© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mitä kypsyystason 3/5 saavuttaminen edellyttää (esimerkkejä)
• Projektitoimisto tms. taho
• Organisaatio tarjoaa koulutusta projektinjohtamiseen
• Päätöksenteko-käytännöt ja -vastuut määritelty
• Projektimalli ja ohjeistus määritelty
• Selkeät roolikuvaukset• Jokaisella projektilla
nimetty omistaja• Johto seuraa ainakin
tärkeimpiä projekteja
TASO 1Alustava/satunnainen
TASO 2Toistettavissa mutta intuitiivinen
TASO 3Määritelty
TASO 5Optimoitu
TASO 4Hallittu ja mitattu
• Osaaminen keskimäärin perustasolla sekä projekti-päälliköillä että projektien omistajilla ja ohjausryhmillä
• Projektiosaamiseen kiinnitetään huomiota mm. projektipäälliköitä valittaessa
Toiminta-edellytykset
Prosessit ja toimintatavat Osaaminen
8 %
48 %
32 %
10 %
1 %
12 %
45 %
34 %
8 %
0 %
6 %
42 %
40 %
9 %
2 %
16© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tutkimustulos: korkealuokkainen ja tasapainoinen projektikulttuuri tukee projektien onnistumista!
• Tutkimus osoittaa, että kypsemmän projektikulttuurin organisaatiot menestyvät projekteissaan muita organisaatioita paremmin kaikilla mittareilla.
• Esimerkkejä:
Kypsimmät= Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on vähintään 3
Muut= Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on alle 3
Projektien tuotostavoitteiden saavuttaminen
Projektien työmäärä-tavoitteiden saavuttaminen
1717© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkkejä Infocus-arviointituloksista
18© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Arviointitulos organisaatiosta, jossa harkitaanprojektijohtamisen ohjelmistotyökalun käyttöönottoa
0
1
2
3
4
5
Projektientoimintaedellytykset
Projektijohtamisenprosessit ja
toimintatavat
Projektiosaaminen
1 1
2
19© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Arviointitulos ABC ProjektimallinTM käyttäjäorganisaatiosta, jossa pohditaan seuraavien kehityspanosten suuntaamista
0
1
2
3
4
5
Projektientoimintaedellytykset
Projektijohtamisenprosessit ja
toimintatavat
Projektiosaaminen
2
3
2
20© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Yhteenveto: miksi projektitoiminnan arviointi kannattaa
• Saat luotettavan kuvan organisaatiosi projektitoiminnan nykytilanteesta ja käsityksen oman organisaatiosi sijoittumisesta muihin suomalaisiin organisaatioihin nähden.
• Voit asettaa realistisen tavoitetason, tunnistat akuuteimmat kehittämiskohteet ja pystyt perustelemaan kehittämiseen tarvittavat investoinnit.
• Sitoutat kaikki projektien toteutuksen ja ohjauksen parissa työskentelevät hyvään projektityötapaan ja projektijohtamisen kehittämiseen.
21© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kiitokset osallistumisestasi!
Top Related