Proiect de specialitate privind organizarea si functionarea Bibliotecii Centrale
Universitare
„Mihai Eminescu”Iasi
Masterand: Sovan Simona
Specializarea: AP,anul II, grupa 1.3
Iasi, 2011
CUPRINS
1
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
I. Locul si rolul institutiei publice in cadrul sectorului public
1.1. Scurt istoric privind infiintarea institutiei publice
1.2. Descrierea obiectului de activitate
1.3.Prezentarea structurii organizatorice si indicarea fluxului informational (organigrama,
interrelatii intre compartimente/departamente/servicii ; competente, atributii, sarcini)
1.4. Interrerlatiile institutiei publice cu partenerii externi (institutii ierarhic superioare si
inferioare, furnizori, beneficiari, institutii financiare)
II. Cadrul reglementativ privind organizarea si functionarea institutiei publice
2.1. Identificarea actelor normative ce stau la baza organizarii si functionarii institutiei
publice
2.2. Prezentarea celor mai importante prevederi legale privind functionarea institutiei
publice
III. Resurse mobilizate pentru desfasurarea activitatii specifice
3.1. Resurse umane (recrutare, selectie, numire, avansare, promovare, cariera etc.)
3.2. Resurse materiale
3.3.Resurse informationale
3.3. Resurse financiare (surse de finantare, reflectarea veniturilor si cheltuielilor in
bugetul institutiei, metode, tehnici, proceduri si operatiuni folosite in finantarea institutiei
publice
IV. Fundamentarea indicatorilor financiari reprezentativi
4.1. Identificarea modalitatilor de fundamentare a indicatorilor specifici (fizici si valorici)
4.2. Calcule si fundamentari privind veniturile si cheltuielile
4.3. Fluxul informational al documentelor financiare
Concluzii si Propuneri
I. Locul si rolul institutiei publice in cadrul sectorului public
2
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
1.1. Scurt istoric privind infiintarea institutiei publice
Originea Bibliotecii Centrale Universitare “Mihai Eminescu” Iaşi se află în
biblioteca fondată odată cu Academia Domnească în 1640 (devenită în 1835 Academia
Mihăileană) , la Trei Ierarhi, de către domnitorul Vasile Lupu. În calitate de continuatoare
a acesteia, Biblioteca Centrală Universitară “Mihai Eminescu” de astăzi este o instituţie
cu rang de bibliotecă naţională, care îşi păstrează caracterul de “universitară” încă din
1860, de la înfiinţarea primei universităţi din ţară. Aceasta îşi desfăşoară activitatea în
clădirea care trebuia să fie sediul Fundaţiei Universitare Ferdinand = Ferdinand I
Hohenzollern =Sigmaringen, Rege al României, cladire care la 1 septembrie 1945 a fost
cedată Bibliotecii, iar întregul patrimoniu al Fundaţiei a trecut în administrarea
Universităţii din Iaşi.
Din 1949, odată cu transformarea bibliotecilor facultăţilor (de Drept, Ştiinţe
economice, Istorie, Ştiinţe sociale, Filozofie, Limbi clasice şi moderne, Biologie,
Matemetică, Chimie, Fizică, Geologie, Pedagogie-psihologie) în filiale ale Bibliotecii
Universitare, aceasta devine Biblioteca Centrală Universitară.
Scopul înfiinţării acestei Biblioteci este crearea unei instituţii universitare,
ştiinţifice şi culturale destinată în primul rând profesorilor şi studenţilor universităţii, dar
şi o instituţie de utilitate generală, la dispoziţia tuturor celor interesaţi.
Misiunea ei, achiziţionarea, organizarea şi asigurarea accesului la o mare varietate
de informaţii, materiale şi servicii care să contribuie la satisfacerea nevoilor intelectuale
de informare, de cercetare a întregului segment de piaţă (mediul academic ieşean, cu
extensie către cel naţional şi internaţional) a căpătat, cu trecerea anilor, valenţe noi.
Astfel, aceasta se doreşte a fi :
Un preţios instrument de lucru pentru profesori şi studenţi;
Un tezaur naţional unde s-au adunat şi conservat imprimate şi manuscrise de
valoare;
Un focar de cultură pentru oraşul Iaşi şi pentru întreaga zonă.
Actualul fond de cărţi şi publicaţii (de aproximativ 2.527.641 volume de cărţi şi
periodice) al Bibliotecii Centrale Universitare a trebuit sa treacă prin faze intense de
acumulări. În funcţie de componenţa depozitului, biblioteca a traversat în evoluţia sa
etape distincte.
3
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Serviciile B.C.U. Iaşi pun accent pe două caracteristici:
Organizarea administretiv-bibliotecară;
Asigurarea informării şi documentaţiei cititorilor.
La sfârşitul secolului al XIX-lea, personalul bibliotecii era compus din doar 5
persoane, din care 1 bibliotecar şi 4 custozi. La acest număr minim de oameni, era
imposibil ca lucrările să fie rezolvate. În prezent, personalul bibliotecii se constituie din
158 de angajaţi.
1.2. Descrierea obiectului de activitate
Stabilirea domeniului şi a obiectului de activitate al B.C.U. Iaşi prezintă importanţă
pentru activitatea de fundamentare a bugetului propriu de venituri şi cheltuieli al acestei
instituţii în cadrul clasificaţiei de venituri şi cheltuieli la bugetul de stat.
Pentru că se încadrează în domeniul învăţământului, ordonatorul principal de
credite al Bibliotecii Centrale Universitare este Ministerul Educaţiei Naţionale, iar
Biblioteca, conform regulamentului său de funcţionare, este ordonator terţiar de credite,
întrucât ea nu mai repartizează credite bugetare altor instituţii publice.
Atribuţiile şi competenţele Bibliotecii Centrale Universitare “Mihai Eminescu” Iaşi,
aşa cum sunt menţionate şi în regulamentul de organizare şi funcţionare, sunt :
- Asigură condiţiile pentru consultarea de către toate categoriile de utilizatori a
documentelor în sala de lectură sau prin împrumut la domiciliu;
- Participă la activităţi didactice, cultural educative, de cercetare ştiinţifică, asigurând
informarea documentară a utilizatorilor;
- Asigură calificarea şi perfecţionarea personalului propriu prin participarea la cursurile
organizate de Ministerul Educaţiei şi Cercetării sau la stagii de pregătire şi perfecţionare
în străinătate;
- Achiziţionează publicaţii şi alte documente din ţară şi străinătate;
- Colecţionează lucrările cadrelor didactice, precum şi tezele de doctorat susţinute în
cadrul instituţiilor de învăţământ superior;
- Încheie înţelegeri, convenţii, contracte cu organizaţiile interne şi internaţionale pentru
activităţi specifice.
4
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Pentru îndeplinirea atribuţiilor, Biblioteca desfăşoară următoarele activităţi:
- Achiziţionează publicaţii şi alte documente din ţară şi din străinătate, colecţionează
lucrările cadrelor didactice şi cercetătorilor din instituţia de învăţământ în cadrul căreia
funcţionează;
- Realizează schimburi de publicaţii şi alte documente cu instituţii, organizaţii şi
personalităţi ale vieţii ştiinţifice şi culturale din ţară şi străinătate;
- Organizează păstrarea, folosirea şi prelucrarea tuturor categoriilor de documente din
colecţii proprii;
- Asigură condiţiile necesare pentru consultarea de către toate categoriile de utilizatori a
documentelor, în sălile de lectură sau prin împrumut la domiciliu.
Stabilirea domeniului si a obiectului de activitate a BCU prezinta importanta
pentru activitatea de fundamentare a bugetului propriu de venituri si cheltuieli al acestei
institutii urmand clasificatia bugetara.
1.3. Prezentarea structurii organizatorice si indicarea fluxului informational
(organigrama, interrelatii intre compartimente/departamente/servicii ; competente,
atributii, sarcini)
BCU funcţionează ca un complex biblioteconamic universitar, cuprinzând o
central şi 12 biblioteci filial. Cele 12 filiale sunt unitaţi de profil, speciale şi specializate,
având funcţia utilitară de cercetare, informare şi documentare, iar unitatea centrală are
funcţia de cultură generală.Compartimentele organizatorice ale bibliotecii sunt organizate
pe servicii şi/sau birouri, în funcţie de volumul şi complexitatea activităţilor, potrivit
prevederilor legale. Filialele sunt grupate pe trei servicii principale, fiecare şef de serviciu
coordonând activitatea unui număr de filiale. Conducerea operativă a bibliotecii este
asigurată de un director general şi de un director general-adjunct. În prezent, personalul
bibliotecii este format dintr-un număr de 158 de salariaţi. Organigrama pe funcţii ,
aprobată de către Ministerul Educaţiei şi Cercetării este prezentată deasemeni în
Anexa 1.
Conducerea generală a Bibliotecii Centrale Universitare “Mihai Eminescu”Iaşi
este realizată de Consiliul de Administraţie. Acesta este condus de directorul general (în
calitate de preşedinte) şi este format din maximum 11 membri, astfel: directorul general,
5
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
directorul adjunct, contabilul şef şi reprezentanţi ai principalelor compartimente ale
bibliotecii (desemnaţi prin decizie de către directorul general), precum şi un reprezentant
al autorităţii finanţatoare, desemnat de aceasta.
Personalul B.C.U. prezintă următoarele funcţii:
-Funcţii de conducere: director, director adjunct de specialitate, şef serviciu de
specialitate, şef birou de specialitate, contabil-şef;
-Funcţii de execuţie ale personalului de specialitate: bibliograf, bibliotecar, inginer de
sistem, analist programator, analist programator ajutor, operator date, conservator,
sociolog, mânuitor de carte;
-Funcţii de execuţie ale personalului administrativ: economist, contabil, referent, casier,
administrator;
-Funcţii de execuţie ale personalului de întreţinere.
Această listă poate fi completată în funcţie de necesităţi şi cu alte funcţii
specificate în Legea bibliotecarilor şi Regulamentul cadru de organizare şi funcţionare al
bibliotecilor publice. În situaţii justificate se pot folosi şi funcţii specifice altor domenii
de activitate, cu aprobarea consiliului local.
În ceea ce priveste Unitatea Centrala aceasta are in structura sa urmatoarele
departamente: Directiune, Departamentele Achizitii –Evidenta; Schimb International,
Catalogare; Indexare, Periodice; Marketing; Colectii speciale; Relatii cu publicul;
Informatizare;Conservarea Colectiilor;Bibliografic; Contabilitate; Personal Administrativ
si Ateliere.
Aceasta structurare a bibliotecii pe biblioteci filiale si servicii aferente unitatii
centrale dau posibilitatea realizarii obiectivelor si activitatilor bibliotecii cu maxima
eficienta, urmarindu-se obtinerea unui timp cat mai scurt privind circulatia informatiilor,
cu scopul de a se raspunde cat mai promt cerintelor cititorilor.
Structura organizatorică a B.C.U. Iaşi se aprobă de către Consiliul de
Administraţie al B.C.U.,care alege pe directorul-general.
Consiliul de administratie are un rol consultativ, este condus de directorul general,
care indeplineste calitatea de presedinte si este format din 11 membri: director general,
directori adjuncti, contabil sef si reprezentanti ai principalelor compartimente ale
6
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
bibliotecii, desemnati prin decizie a directorului general. Acesta este organul de decizie al
activităţii în domeniile: administrativ, al programelor de dezvoltare ale bibliotecii,
politica salarială, financiară, de personal etc.
Directorul general şi directorul general adjunct se numesc, se transferă şi se
eliberează din funcţii prin Ordinul Ministerului Educaţiei şi Cercetării. Directorul
general, cu avizul ministerului, numeşte, transferă şi eliberează din funcţie Contabilul Şef
al Bibliotecii. Directorul adjunct împreună cu contabilul şef asigură conducerea operativă
a bibliotecii. De asemenea, acesta numeşte şi eliberează din funcţie personalul de
specialitate, economic şi administrativ. Directorul general al bibliotecii răspunde de
întreaga activitate ştiinţifică, economică şi administrativă a instituţiei.
Directorul adjuct îndeplineşte atribuţiile delegate de către director pe perioade
determinate, precum şi pe cele stabilite prin regulamentul de ordine interioară al
bibliotecii, cu excepţia dreptului de a semna documentele contabile.
Serviciul financiar-contabil este numit de Directorul general, cu avizul Ministerului
Educaţiei Naţionale si este in subordinea contabilului sef. Contabilul şef al instituţiei are
următoarele atribuţii: asigură utilizarea raţională a resurselor umane şi materiale; asigură
menţinerea unui echilibru între veniturile şi cheltuielile instituţiei; asigură îndeplinirea
unor sarcini date de organul ierarhic superior; controlează activitatea financiar-contabilă
pentru a ţine o contabilitate corectă şi la zi;
Serviciul Relaţii cu Publicul asigură realizarea în condiţii optime a consultării prin
împrumut acasă sau doar în sălile de lectură, a fondului de documente a bibliotecii. Există
atât în centrală cât şi în filiale. În ajutorul său vin toate celelalte departamente. Numărul
sălilor de lectură este de 30, organizate atât în unitatea centrală, cât şi în filiale, iar
capacitatea este de aproximativ de 1200 de locuri.
Deasemenea, unitatea centrală oferă beneficiarilor două săli de lectură pentru
studenţi şi absolvenţi de facultate, o sală de lectură pentru profesori şi o sală pentru
periodice.
Serviciul Depozit de carte are în subordine două servicii :
Seviciul Depozit Legal. Documentele primite sunt organizate pe fonduri şi
colecţii conform legislaţiei specifice, iar cele pierdute sau sustrase se elimină din evidenţă
numai pe baza unui act contabil.
7
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Serviciul Clasificare zecimală administrează catalogul ce reflectă documentele
aflate în colecţia bibliotecii, fiind format din fişe de descriere pe care se notează anumiţi
indicatori cu rol de a facilita regăsirea informaţiilor în catalog. Acesta cuprinde
publicaţiile intrate în bibliotecă până în 1995, iar cele intrate după acest an sunt
informatizate. În cadrul bibliotecii sunt organizate cataloage de serviciu şi cataloage
pentru public. Acestea din urmă sunt: catalogul alfabetic, catalogul sistematic pe materii,
catalogul topografic.
Serviciul Administrativ, Aprovizionare şi P.S.I. are în vedere îndeplinirea unor
atribiţii precum: întreţinerea imobilelor, precum şi a altor bunuri ale institiţiei, paza şi
securitatea clădirii, protecţia muncii şi paza contra incendiilor.
Fiecare compartiment îşi fundamentează cheltuielile necesare , iar datele vor fi
trimise compartimentului financiar-contabil, mai exact Departamentului financiar iar
cheltuielile efectiv realizate vor fi justificate pe bază de documente şi transmise .
1.4. Interrerlatiile institutiei publice cu partenerii externi (institutii ierarhic
superioare si inferioare, furnizori, beneficiari, institutii financiare)
Relaţiile BCU cu exteriorul sunt de subordonare faţă de instituţia ierarhic
superioară Ministerul Educaţiei şi Cercetării, care indeplineste rolul de ordonator
principal de credite bugetare, si care stabileste norme, normative şi reglementări legale
privind funcţionarea acesteia.
Relaţiile de subordonare reies din atribuţiile Bibliotecii privind desfăşurarea
activităţii de administrare a fondului de carte din cadrul unor instituţii ca: cele ale
Muzeului de Istorie, Grădinei Botanice, Observatorului Astronomic, Catedrei de
Germanistică din Universitatea “Al. I. Cuza. Subordonarea nu este efectivă între instituţii,
ci doar pe linia administrării fondului de carte.
Prin intermediul Trezoreriei Finantelor Publice Iasi, se desfasoara relatii privind
efectuarea de incasari si plati din creditele bugetare acordate din bugetul de stat, prin
intermediul contului deschis de aceasta. Documentele utilizate în cadrul acestor
operaţiuni sunt: cecuri, ordinul de plată, foi de vărsământ. Biblioteca are conturi deschise
8
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
la Trezorerie pentru fiecare tip de cheltuială, pe surse de finanţare astfel: cont cheltuieli
de personal, cont de cheltuieli materiale şi servicii, cont de cheltuieli de capital, cont de
venituri proprii.
Relaţiile de colaborare sunt numeroase. Astfel relaţia cu Institutului de Statistică
priveşte transmiterea de informaţii cu privire la activitatea desfăşurată şi la principalii
indicatori realizaţi.
Deasemenea BCU Iaşi transmite rapoarte anuale Comitetului Naţional al
Bibliotecilor din Învăţământ.
Prin menţinerea relaţiilor cu bibliotecile instituţiilor de învăţământ superior se
urmăreşte asigurarea unei eficienţe maxime în completarea, organizarea şi utilizarea
colecţiilor de publicaţii, iar cu cele din străinătate se asigură intensificarea circulaţiei
informaţiei şi a documentelor.
Cadrele didactice şi cercetătorii asigură selecţia documentelor româneşti şi străine,
precum şi o evaluare periodică a colecţiilor.
Totodată biblioteca asigură în incinta sediului său locaţii pentru instituţii ca :
British Council, Geothe Institut pentru care nu percepe chirie, ci printr-un acord s-a
stabilit ca în locul acesteia BCU să primenască carţi în limbile germană repsectiv
engleză.Fluxul informaţional privind relaţiile externe la B.C.U. Iaşi este prezentat in
Anexa 2
II. Cadrul reglementativ privind organizarea si functionarea institutiei publice
2.1. Identificarea actelor normative ce stau la baza organizarii si functionarii institutiei
publice
Legea nr. 334 din 31 mai 2002 privind bibliotecile, actualizată prin legea nr. 159
din 2009;
Legea nr. 128/1997 privind statutul personalului didactic;
Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice;
9
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Legea nr.154/1998 privind sistemul de stabilire a salariului de bază în sistemul
bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoanele care ocupă funcţia de demnitate
publică, actualizată prin OUG nr. 41/28 aprilie 2009;
Ordonanţa Guvernului nr. 15/2008 privind creşterile salariale;
OUG nr. 24/2000 privind sistemul de stabilire a salariului de bază pentru
personalul contractual în sectorul bugetar;
Legea 284 si 285 privind salarizarea
Legea nr. 544/12 octombrie 2001 - privind liberul acces la informatiile de interes
public
Legea nr. 593/15 dec.2004 - privind constituirea, organizarea şi funcţionarea
Depozitului Legal
Legislaţie de bibliotecă
2.2. Prezentarea celor mai importante prevederi legale privind functionarea
institutiei publice
Bibliotecile centrale universitare funcţionează în baza Legii învăţământului, a
Legii bibliotecilor şi a “Regulamentului de organizare şi funcţionare a bibliotecilor
centrale universitare şi a bibliotecilor instituţiilor de învăţământ superior”. Conform
acestui regulament, bibliotecile centrale universitare sunt structuri cultural-ştiinţifice
integrate în sistemul naţional de învăţământ. Ele participă la procesul cultural-educativ,
de perfecţionare şi cercetare ştiinţifică şi efectuează cercetări proprii în domeniul ştiinţei
informaţiei.
Actul de infiintare al BCU Iasi :
1. Prin Ordonanţa domnească din 26 octombrie 1860 este înfiinţată Universitatea din
Iaşi, prima instituţie de învăţământ superior a României.Universitatea din Iasi este
continuatoarea Academiei Mihăilene, înfiinţată la 16 iunie 1835,iar biblioteca
universitatii este continuatoarea bibliotecii Academiei Mihailene.
2. Regulamentul pentru bilioteci publice (1864) - Biblioteca Universităţii din Iaşi a
devenit Bibliotecă Centrală.
10
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
3. Prin Regulamentul bibliotecii, din 9 iunie 1916, promulgat prin Decretul nr. 2271,
publicat în Monitorul Oficial nr. 63 din 21 iunie 1916, biblioteca isi schimba statutul din
biblioteca publica in biblioteca universitară.
4. Apare noul Regulament al bibliotecii (12 decembrie 1935) promulgat prin Decretul nr.
2826, publicat în Monitorul Oficial nr. 292 din 19 decembrie 1935, pentru punerea în
concordanţă cu Legea învăţământului din anul 1932. La art.1 al Regulamentului,
Biblioteca Universitară din Iaşi este definită ca fiind o instituţie universitară, ştiinţifică şi
culturală, destinată profesorilor şi studenţilor universităţii dar şi ca o instituţie de utilitate
generală, la dispoziţia tuturor celor interesaţi. Acest moment marchează inceputul
reorganizarii pe baze stiintifice, biblioteconomice, a bibliotecii iesene.
5. Prin Decretul nr. 135 din 14 iulie 1948, Biblioteca Centrala Universitară din Iaşi
alătură colecţiilor deja existente pe cele ale Fundaţiei Ferdinand, în al cărei spaţiu
funcţiona din anul 1947.
6. Decretul Ministerului Educaţiei şi Învăţământului nr. 83/1976 - Norme de structură
pentru unele instituţii cultural-educative din subordinea Ministerului Educaţiei şi
Învăţământului - stabileste faptul că Biblioteca Centrala Universitară „M. Eminescu” din
Iaşi este unitate bugetară cu personalitate juridică proprie, în condiţiile prevăzute de art.
10 şi 13 din Decretul 703/1973.
7. Hotărârea nr 81/5 februarie 2010 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului
Educaţiei,Cercetării, Tineretului şi Sportului, prin care se recunoaşte că Biblioteca
Centrală Universitară „M.Eminescu” din Iaşi este instituţie finanţată de la bugetul de stat,
aflată în directa subordine a Ministerului, conform Anexei nr. 3, poziţia XVII.
III. Resurse mobilizate pentru desfasurarea activitatii specifice
3.1. Resurse umane (recrutare, selectie, numire, avansare, promovare,
cariera etc.)
Bibliotecarul are ca principala datorie sa raspunda necesitatilor de lectura, studiu,
informare si documentare ale comunitatii pe care o serveste si militeaza activ pentru
integrarea bibliotecii în viaþa acesteia. În acest sens, bibliotecarul îsi foloseste
11
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
cunostintele profesionale si toate mijloacele avute la dispozitie pentru a oferi servicii în
timp util, local si la distanta, la cele mai înalte standarde.
Recrutarea in vederea intrarii in corpul functionarilor publici din biblioteci se face
prin concurs, in limita functiilor publice vacante rezervate in acest scop prin planul de
ocupare a functiilor publice. Conditiile de participare si procedura de organizare a
concursului se stabilesc potrivit legii. Concursul are la baza principliile competitiei
deschise ,transparentei, meritelor profesionale si competentei, precum si cel al egalitatii
accesului la functiile publice pentru fiecare cetatean care indeplineste conditiile legale.
Concursul consta in trei etape:selectarea dosarelor de inscriere, proba scrisa, interviu.
Perioada de stagiu este etapa din cariera functionarului public cuprinsa intre data
numiri ca functionar debutant si data numirii ca functionar definitiv. Parcurgerea
perioadei de stagiu este obligatorie si efectiva si are ca obiect confirmarea aptitudinilor
profesionale ale functionarilor in indeplinirea atributiilor si responsabilitatilor unei functii
in cadrul BCU.
Promovarea este modalitatea de dezvoltare a carierei prin ocuparea unei functii
publice superioare vacante si avanseaza in grade de salarizare corespunzatoare functiei
detinute iar Ordonatorii principali de credite au obligaţia să stabilească salariile de bază,
soldele funcţiilor de bază/salariile funcţiilor de bază, indemnizaţiile lunare de încadrare,
sporurile, alte drepturi salariale în bani şi în natură stabilite potrivit legii, să asigure
promovarea personalului în funcţii, grade şi trepte profesionale şi avansarea în gradaţii, în
condiţiile legii, astfel încât să se încadreze în sumele aprobate cu această destinaţie în
bugetul propriu conform legii nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitară a
personalului plătit din fonduri publice.
Conform art 6 Legea 285/2010 privind salarizarea in anul 2011 : În anul 2011,
avansarea personalului încadrat pe funcţii de execuţie în gradaţia corespunzătoare tranşei
de vechime în muncă se face prin încadrarea în clasele de salarizare corespunzătoare
vechimii în muncă dobândite, prevăzute la art. 11 alin. (3) din legea-cadru, personalul
beneficiind de o majorare a salariului de bază avut, corespunzător numărului de clase de
salarizare succesive suplimentare multiplicat cu procentul stabilit la art. 10 alin. (5) din
legea-cadru, fără acordarea salariului corespunzător coeficientului de ierarhizare aferent
noii clase de salarizare.
12
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
In situatia de fata posturile la BCU sunt blocate. Nu se mai poate vorbi de
recrutare, selectie, numire, avansare sau promovare ci de remaniere, astfel numarul
personalului din cadrul BCU Iasi sa diminuat de la 188 la 158 de persone. In cazul in care
un post este eliberat, din diverse motive, acesta este blocat si nu scos la concurs.
Personalul bibliotecii a crescut de-a lungul timpului ca urmare a majorării
volumului de activitate, de la 5 persoane în anul 1864, pentru ca în prezent acesta să
ajungă la 158 de salariaţi. Conform legii, personalul bibliotecii se compune din:
personal de specialitate: bibliotecarii, bibliografii, cercetătorii, redactorii,
documentariştii, restauratorii, inginerii de sistem, informaticienii, operatorii, analiştii,
custozii, mânuitorii, depozitarii şi alte funcţii de profil;
personal administrativ- realizează operaţiunile de rutină din bibliotecă
acesta fiind, de obicei şi cel mai numeros, putând avea calificare medie, dar şi superioară;
personal de întreţinere.
Structura de personal din cadrul BCU- Iaşi cu funcţiile de conducere respective
poate fi redată în următorul tabel:
Tabel nr.1- Personalul BCU-Iaşi cu funcţii de conducere
Nume Funcţie
Prof.Univ.Dr. Al. Călinescu Director General
Nicoleta Popescu Director General Adjunct
Vladimir Petrea Director economic
Paul Ichim Şef Serviciu Achiziţii
Elena Ţuţu Şef Serviciu Administrativ
Aurelia Stoica Şef Serviciu Bibliografic
Olga Beschea Şef Serviciu Catalogare
Lăcrămioara Chihaia Şef Departament Colecţii speciale
Adrian Simionescu Şef Birou Contabilitate
Ioana Gafton Şef Serviciu Conservarea colecţiilor
Carmen Halciug Şef Departament Indexare
Carmen Diaconescu Şef Departament Informatizare
Camelia Boca Departamentul de Marketing
13
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Luminiţa Daniş Şef Serviciu Periodice
Dr. Liviu Papuc Şef Serviciu Relaţii cu publicul
Mirela Vicol Departament Schimb Internaţional
Carmen Alexa Şef Serviciu Filiale de Şt. Sociale
Julieta Manolache Şef Serviciu Filiale de Şt. Umaniste
Dr. Ivona Olariu Şef Serviciu Filiale de Şt. Exacte
Sursa: http://www.bcu-iasi.ro/conducere.php
Referitor la personal, BCU-Iaşi are în vedere:
să identifice competenţa necesară pentru personalul care realizează activităţi
care influenţează calitatea serviciului;
să asigure instruirea sau să întreprindă alte acţiuni pentru a satisface aceste
necesităţi;
să evalueze eficacitatea acţiunilor luate;
să se asigure că personalul este conştient de relevanţa şi importanţa
activităţilor sale şi de modul în care ele contribuie la realizarea obiectivelor
calităţii;
să menţină înregistrări corespunzătoare referitoare la studii, instruire,abilităţi
şi experienţa personalului.
Profesia de bibliotecar pare să se confunde adeseori cu biblioteca însăşi, pornind
de la vocaţie şi transformându-se adesea într-o obsesie. Nevăzuţi printre "pereţii de cărţi",
vorbind în şoaptă şi păşind pe vârfuri, bibliotecarul este cel care trebuie să comunice, să
pună la dispoziţie toate resursele în scopul satisfacerii necesităţilor de educare, informare,
cercetare şi recreere a utilizatorilor săi.
Deşi informatizarea invadează universul familiar lui (bazat pe o logică
descriptivă, repetitivă şi standardizată) , bibliotecarul nu renunţă la rolul lui de mediator
tradiţional între ştiinţă, cultură, tehnică, între politic, social şi publicul beneficiar. Pe
lângă acestea, bibliotecarului îi revine şi responsabilitatea istorică de transferare a
memoriei umanităţii în "biblioteci electronice", salvând-o din perisabilitatea şi moartea
hârtiei. În această ordine de idei profesia de bibliotecar presupune astăzi nu numai
14
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
adaptarea la noile tehnologii de informare, ci şi recuperarea unei vechi tradiţii,
fundamentată pe întoarcerea la carte.
3.2. Resurse materiale
Cei 18.588 utilizatori activi ai bibliotecii (2010) au vizitat biblioteca, în cursul
anului trecut, de 486.884 ori, realizând 874.036 tranzacţii de împrumut . Lor le stau la
dispoziţie cele 1320 locuri în cele 30 de săli de lectură, echipate cu 179 calculatoare.
Dinamica aproximativ constantă a fondului ( 2450886 unitati bibliografice in 2010,
34218 documente achiziţionate în 2009, peste 32000 în 2008 şi peste 33000 în 2007) s-a
menţinut chiar în condiţiile în care finanţarea instituţională a fost, în 2009, 1/3 din cea
obţinută în 2008, ceea ce demonstrează preocupările colectivului bibliotecii pentru
înnoirea şi îmbogăţirea colecţiilor.
In ceea ce priveste resursele materiale, acestea se concretizeaza si in sistemele de
monitorizare a locurilor din salilie de lectura, aparatura specifica necesara desfasurari
activitatii in cadrul bibliotecii, statiile pentru public, birouri de informare si piesele de
mobilier speciale pentru amenajarea biblitecilor.
Echipamente functionale in unitatea centrala si Filiale
Unitatea central:
Calculatoare-164
Calculatoare ALEPH OPAC – 70
Calculatoare ALEPH WEB- 74
Servere – 13
Scannere- 9
Imprimante- 23
Cititoare BARCOD- 11
Filiale:
Calculatoare-152
Calculatoare ALEPH OPAC – 44
Calculatoare ALEPH WEB- 105
Scannere- 11
15
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Imprimante- 18
Cititoare BARCOD- 29
LICENŢE:50 licenţe web Aleph,54 licenţe full Aleph, 1 licenţă Z39.50 pentru acces
catalog naţional online,1licenţă X-server Free pentru teste,122 licenţe OfficeBidDefender
SendMail 120 licenţe utilizator – soft antivirus pentru reţea Nod32 Standard – 161
utilizatori - soft antivirus la nivel workstation, Nod32 Remote Administrator – 1
buc.Nod32 Server – 1 buc. Licenţe Nero - 6 buc. Licenţe Coreldraw - 3 buc. Linux Red
Hat Enterprise3.0 Es server - 1 buc. Licenţe Windows 2003 Server CAL – 96 buc.
Licenţe Windows 2003 Server – 2 buc. Digital unix (cu upgrade până la 20 useri)
Windows NT 4 Server – 1 buc.
3.3.Resurse informatice
Orientarea catre utilizatorul de tip nou presupune nu doar dezvoltarea colecţiilor
conform cerinţelor acestuia, dar şi adaptarea functiilor sale tradiţionale la noile necesităţi
de informare, prin organizarea un sistem complex de servicii, inclusiv posibilitatea de a
participa la activităţi culturale organizate în bibliotecă - şi de aici o prelungire, o adaptare
si o actualizare a dimensiunii culturale tradiţionale.
Fiind prima bibliotecă din România complet informatizată (unitatea centrală şi
cele 13 filiale), biblioteca şi-a construit o unică bază de date online, care în prezent are
peste 1,8 milioane înregistrări bibliografice (reprezentand intregul fond de publicaţii), dar
a fost şi în permanentă legătură cu comunitatea ştiinţifică din domeniul biblioteconomiei
şi ştiinţei informării, cu cele mai noi abordări ale profesiei.
Faptul că peste 50% din cheltuielile pentru achiziţii au fost, în 2009, pentru colecţii
electronice (procent comparabil cu cel calculat şi în cazul unor biblioteci din ţări cu
tradiţie în alcătuirea de astfel de colecţii) este un argument al preocupării manifestate în
această direcţie
Conectată, după anul 2000, la baze de date naţionale şi internaţionale de nivel
academic, biblioteca s-a aliniat tendinţelor contemporane ale cunoasterii ştiinţifice, fiind
interfaţa între aceste platforme ale cunoaşterii şi utilizatorii cărora le oferă resurse pentru
16
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
studiu si cercetare. BCU Iaşi este unul dintre membrii fondatori ai Consorţiului pentru
Achiziţia Resurselor Electronice în România (CARER).
Biblioteca oferă astăzi acces (prin abonamente în consorţiu sau individuale,
precum şi prin Proiectul Anelis) la importante baze de date ştiinţifice (ProQuest,
SpringerLink, Ebsco, Scopus, Embase, ScienceDirect, EuropeanSources, ISI Thompson),
din variate domenii ale cunoaşterii: literatură, artă, istorie, drept, medicină,economie,
ştiinţe exacte - matematică, fizică, chimie, biologie, informatică (http://www.bcuiasi.
ro/journals.php) şi la un număr semnificativ de cărţi electronice
(http://www.bcu-iasi.ro/books.php).
3.3. Resurse financiare (surse de finantare, reflectarea veniturilor si cheltuielilor in
bugetul institutiei, metode, tehnici, proceduri si operatiuni folosite in finantarea
institutiei publice)
Bibliotecile judeţene, categorie din care face parte şi Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi, sunt biblioteci de drept public cu personalitate
juridică. Bibliotecile judeţene se organizează şi funcţionează în toate municipiile
reşedinţă de judeţ, în subordinea consiliilor judeţene.
Serviciile culturale se pot realiza în mod gratuit sau cu plată – taxe, tarife sau
preţuri - , care nu acoperă întotdeauna valoarea de piaţă a serviciului respectiv. De aceea,
în aceste cazuri, instituţiile respective pot să nu realizeze deloc venituri sau să încaseze
venituri modice, care nu acoperă costul serviciilor, iar pentru continuarea activităţii
acestea au nevoie de subvenţii de la buget sau din alte resurse. Instituţiile şi activităţile
cultural – artistice se finanţează în toate ţările cu prioritate de la bugetul public, fie
integral, fie parţial, prin acordarea de subvenţii în completarea veniturilor proprii.
În afara bugetului, finanţarea cheltuielilor publice pentru cultură se mai realizează
din veniturile proprii ale instituţiilor respective, obţinute din activităţi specifice sau alte
activităţi. Este cazul instituţiilor publice artistice de spectacole, instituţiilor muzicale care
pot obţine venituri din activitatea desfăşurată sau din alte activităţi (închirieri, expoziţii).
O mare importanţă o au şi donaţiile şi sponsorizările ca resurse ce acoperă o parte
din cheltuielile acestor instituţii
17
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Ca sisteme de finanţare a cheltuielilor instituţiilor pentru cultură, menţionăm:
Finanţarea bugetară, respectiv alocarea integrală de la buget a fondurilor
necesare întreţinerii şi funcţionării instituţiei şi vărsarea la buget a eventualelor venituri
realizate; unele instituţii finanţate integral de la bugetul de stat pot folosi direct veniturile
proprii pentru acoperirea cheltuielilor unor proiecte sau programe;
Finanţarea din venituri extrabugetare şi alocaţii din buget, respectiv reţinerea
veniturilor realizate pentru a acoperi unele cheltuieli şi primirea în completare a unor
subvenţii de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, în funcţie de subordonare; aşa
este cazul caselor de cultură, al muzeelor, al unor instituţii de spectacole şi concerte,
teatre, opere, filarmonici, etc.
Finanţarea din veniturile extrabugetare (autofinanţare) în cazul instituţiilor
care au venituri sufuciente pentru a-şi acoperi în totalitate cheltuielile deoarece
desfăşoară activităţi cu caracter economic, cum sunt: Institutul de Memorie Culturală,
Arhiva Naţională de Filme, edituri, publicaţii culturale.
Finanţarea din fonduri extrabugetare. În ceea ce priveşte cultura, în anul 1998
s-a creat Fondul Cultural Naţional care este un fons extrabugetar gestionat de Ministerul
Culturii şi Cultelor. Fondul se constituie dintr-o serie de contribuţii între 1% şi 5%
calculate asupra încasărilor realizate de agenţii economici care efectuează operaţiuni cu
bunuri culturale, donaţii, sponsorizări, sume din colaborări internaţionale.
Potrivit Legii Finanţelor Publice, veniturile proprii de instituţiilor publice provin din
chirii, organizarea de manifestări culturale, concursuri artistice, publicaţii, studii,
proiecte, etc.
Fondul de susţinere a bibliotecilor neconsumat în timpul exerciţiului bugetar
anual, se raporteză cu aceeaşi destinaţie, în anul următor. Alături de acest fond, din
categoria veniturilor extrabugetare fac parte şi veniturile proprii. Potrivit Legii Finanţelor
Publice, veniturile proprii ale instituţiilor publice provin din chirii, organizarea de
manifestări culturale, concursuri artistice, publicaţii, prestaţii editoriale, studii, proiecte,
valorificări de produse din activităţi proprii sau anexe, prestări de servicii şi alte
asemenea.
Punerea la dispoziţia instituţiilor publice a mijloacelor necesare finanţării
cheltuielilor aprobate prin buget, proces cunoscut sub denumirea de finanţarea bugetară,
18
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
constituie un act de mare răspundere din partea organelor abilitate prin lege să dispună de
aceste resurse
Datorită caracteristicii obiectului de activitate al acestor instituţii, resursele proprii
obţinute nu vor putea niciodată să acopere cheltuielile în totalitate. Aceasta înseamnă că
resursele de la bugetul statului sub forma creditelor bugetare vor continua să reprezinte
cea mai importantă sursă de finanţare a acestora.
Finanţarea cheltuielilor bugetare reprezintă alocarea de mijloace băneşti, pe
baza bugetelor publice ca balanţe financiare aprobate, la dispoziţia consumatorilor de
fonduri autorizaţi: ordonatori de credite bugetare, pentru destinaţii precis stabilite, ca
expresie a nevoilor publice recunoscute ca atare.1
Finanţarea de la bugetul statului se poate contura distinct prin tehnica
deschiderii şi repartizării de credite bugetare.
Deschiderea de credite bugetare reprezintă autorizarea expresă pe care o da
instituţia ce gestionează bugetul public – finanţatorul, unităţii operative a Trezoreriei
Finanţelor Publice Bucureşti, unde sunt deschise conturile bugetare şi cele ale
ordonatorilor de credite bugetare, prin care se dispune ca o anumită sumă de bani cu titlu
de credit bugetar să treacă din contul bugetar în contul ordonatorului principal de credite
bugetare, la solicitarea acestuia.
Iniţiativa în finanţarea bugetară o are ordonatorul principal de credite bugetare
care întocmeşte trimestrial o cerere de deschidere de credite bugetare în trei exemplare pe
care o adresează finanţatorului. În cerere se precizează suma solicitată, în acord cu
prevederile aprobate din bugetul ordonatorului principal, şi subdiviziunea de cheltuieli,
capitolul la care se încadrează..
Odată cu cererile menţionate ordonatorii de credite bugetare prezintă o notă
justificativă şi dispoziţiile bugetare pentru repartizarea creditelor către ordonatorii
subordonaţi.
Ordonatorii principali de credite, după primirea comunicării privind deschiderea
creditelor, procedează la repartizarea creditelor la instituţiile din subordine. Fluxul
informaţional privind deschiderea de credite bugetare este prezentat in Anexa 3
1 Ştefura Gabriel, Procesul bugetar în România, Ediţia a II-a, Editura Junimea , Iaşi, 2004, pag. 116
19
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Repartizarea creditelor bugetare presupune iniţiativă din partea
aceluiaşi ordonator principal de credite, care întocmeşte dispoziţiile bugetare de
repartizare, pe care le adresează Trezoreriei Finanţelor Publice a municipiului Bucureşti
unde-şi are deschis cont. După repartizarea creditelor bugetare în conturile ordonatorilor,
aceştia sunt informaţi de Trezorerie, de repartizarea sumelor în contul creditelor bugetare,
în contul lor de la Trezorerie. Repartizarea are loc pe baza următoarelor elemente de
fundamentare: necesarul de finanţat în limita creditelor aprobate şi repartizate pe
trimestre şi disponibilul de credite rămas din perioadele anterioare.Fluxul informational
privind repartizarea creditelor bugetare este prezentat in anexa 4.
Prin finanţarea de la bugetul de stat se asigură instiuţiei publice necesarul de
mijloace pentru desfăşurarea activităţii conform prevederilor din bugetul de venituri şi
cheltuieli aprobat.
Acest tip de finantare cuprinde:
Finanţarea de bază: care se stabileşte în funcţie de numărul de cititori ai
bibliotecii şi se realizează prin: credite bugetare acordate de Ministerul Educaţiei şi
cercetării în funcţie de bugetul de venituri şi cheltuieli al bibliotecii aprobat de acest
minister. Acestea sunt utilizate pentru plata salariilor şi cheltuielilor materiale.
Finanţarea complementară: cuprinde cheltuielile pentru dotări – achiziţii de
cărti şi publicaţii străine, în valută, investiţii- achiziţii de calculatoare şi reparaţii capitale.
Acest tip de finanţare se face pe baza unei note justificative pentru solicitarea de fonduri
de la bugetul statului.
Finanţarea bugetară presupune deschiderea de cont la unitatea Trezoreriei
Finanţelor Publice în raza căreia se află fiecare unitate în parte. În acest sens, în acţiune
sunt implicaţi Ministrul Finanţelor Publice ca ordonator principal de credite, Directorul
BCU ca ordonator terţiar de credite bugetare şi Trezoreria Finanţelor Publice.
Finanţarea din venituri extrabugetare. Veniturile extrabugetare ale
bibliotecilor centrale universitare provin din chirii pentru închirieri de spaţii, taxe pentru
eliberarea permisului şi a vizei anuale, contravaloarea cursurilor de biblioteconomie
susţinute şi a lucrărilor bibliografice realizate, şi din amenzile pentru nerespectarea
termenului de restituire a cărţilor sau pierderea acestora. Acestea se încasează în numerar,
20
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
taxele, prin casieria proprie, sau din contul bibliotecii deschis la Trezoreria Iaşi, cont care
periodic sau zilnic este alimentat cu încasările realizate în numerar.
Finanţarea externă. În acest tip de finanţare se încadreză împrumuturile acordate
pentru finanţarea reformelor din cadrul domeniilor definite, finanţarea nerambursabilă a
unor programe internaţionale, din cadrul unor organisme multistatale şi alte surse.
Împrumuturile se contractează de către Guvern în numele ministerelor beneficiare, care
preiau şi obligaţiile de gestionare a împrumuturilor, inclusiv de rambursare şi de plată a
dobânzilor şi a comisioanelor
În concluzie, finanţarea bugetară, din punct de vedere al tehnicii de finanţare, se
realizează prin deschiderea şi repartizarea de credite bugetare, finanţarea extrabugetară se
realizează prin încasări în numerar prin casieria proprie sau prin ordin de plată în contul
deschis la trezorerie, iar în cazul finanţării din surse externe, împrumuturile sunt
gestionate de către Ministerul Educaţiei şi Cercetării, care virează sumele reprezentând
resursele externe tot în contul bibliotecii deschis la trezorerie.
1.Încasarea veniturilor. Veniturile proprii ale B.C.U. Iaşi vin să completeze într-o mai
mare măsură nevoile financiare ale acesteia. Pe măsura realizării lor, acestea sunt depuse
în cont la trezorerie şi utilizate pe măsura apariţiei cheltuielilor pentru care au fost
prevăzute. Evidenţierea în cont a acestora se face prin depunere în numerar, fie prin
virare în cont cu ordin de plată, mai ales pentru sumele reprezentând încasări din chirii
2. Deschiderea şi repartizarea de credite bugetare pentru Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi este pusă în evidenţă prin fluxul informaţional
prezentat in anexa 5
Efectuarea de plăţi din contul bibliotecii deschis la Trezoreria Iaşi nu se poate
realize fără creditele bugetare deschise şi repartizate pe cele trei categorii de cheltuieli.
Angajarea cheltuielilor de personal se realizează în baza unui act sau
document legal prin care biblioteca îşi asumă obligaţia de a plăti o sumă de bani. Aceste
legi pot fi Legea privind salarizarea, contractul de muncă al salariaţilor, etc.
- Lichidarea se realizează în baza unui act justificativ, cum ar fi statul de plată.
21
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
- Ordonanţarea cheltuielilor de personal – plăţi pentru salarii se fac de către
bibliotecă pe baza actelor pe care le prezintă Compartimentului pentru Control şi
Evidenţa Cheltuielilor din cadrul Trezoreriei Judeţului Iaşi.
- Următoarea operaţiune, plata are în vedere avizarea din cont a sumelor pentru
plata drepturilor de personal.
Fluxul informaţional privind angajarea şi efectuarea cheltuielilor de personal în
cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi anexa 6
Angajarea cheltuielilor materiale se realizează în baza contractelor sau
comenzilor încheiate de bibliotecă cu diferiţi furnizori.
- lichidarea constă în achiziţionarea de bunuri, executări de lucrări sau
prestări servicii.
- documentele prezentate Trezoreriei judeţului Iaşi în vederea ordonanţării
sunt: ordinul de plată întocmit de bibliotecă pentru achitarea furnizorilor; dispoziţia de
încasare însoşită de factura primită de la furnizor; cecul pentru ridicarea din cont a
sumelor nete de plată pentru cheltuielile ce urmează să se achite în numerar.
Compartimentul Control şi Evidenţa Cheltuielilor verifică existenţa disponibilului în
cont; concordanţa cheltuielilor angajate şi obiectul de activitate al bibliotecii; dacă
prestările de servicii sau livrările de mărfuri au avut loc pe bază de contract sau comandă.
- Pentru plata cheltuielilor materiale, Compartimentul pentru Control şi Evidenţa
Cheltuielilor vizează cecul şi ordinul de plată şi le transmite Compartimentului Contabil
şi Decontări al Trezoreriei, pentru înregistrare în contul Bibliotecii Centrale Universitare
Iaşi şi pentru a face plata în contul deschis la Trezorerie al furnizorului.
Fluxul informaţional privind angajarea şi efectuarea cheltuielilor materiale în
cadrul BCU Iaşi prezentat in anexa 7
Angajarea cheltuielilor de investiţii se realizează pe baza notei justificative
întocmită de BCU Iaşi, lichidarea constă în achiziţionarea de computere, de exemplu, iar
ordonanţarea constă în prezentarea ordinului de plată întocmit de bibliotecă pentru
achitarea furnizorului. Plata cheltuielilor se realizează după ce Trezoreria Iaşi verifică
concordanţa cu limitele creditelor aprobate de Ministerul Educaţiei şi Cercetării a notei
justificative privind realizarea de dotări pentru bibliotecă.
22
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
IV. Fundamentarea indicatorilor financiari reprezentativi
Fundamentarea indicatorilor financiari este momentul care precede începerea
elaborării proiectelor bugetelor de venituri şi cheltuieli. Aceasta constă în prefigurarea
reperelor de fundamentare a bugetelor, care sunt:
identificarea şi individualizarea de indicatorilor reprezentativi (cu exprimare
fizică, convenţională şi valorică) acţiunii sau activităţii generatoare de venituri sau
de cheltuieli bugetare;
situaţia indicatorilor din anul de bază;
normele şi normativele financiare de utilizat în determinarea indicatorilor
bugetari;
cadrul juridic de acţiune, cu efecte în determinarea indicatorilor bugetari.
4.1. Identificarea modalitatilor de fundamentare a indicatorilor specifici (fizici si
valorici)
Identificarea indicatorilor specifici este primul reper în cuantificarea veniturilor
şi cheltuielilor de înscris în proiectul de venituri şi cheltuieli, iar aceştia se determină pe
categorii de venituri şi de cheltuieli, în funcţie de natura activităţii desfăşurate. Aceştia
exprimă de regulă obiectul principal de activitate, având denumiri şi dimensiuni în
strânsa legătură cu ramura de activitate şi cu nivelul la care se găseşte ordonatorul de
credite bugetare în sistemul instituţional. Indicatorii fizici reprezentativi sunt dinainte
stabiliţi, în sensul susţinerii unei metodologii comune folosite în cuantificarea mijloacelor
băneşti de mobilizat şi de repartizat prin bugetele publice.
Situaţia anului de bază se constituie ca un reper important în fundamentare
pentru că exprimă continuarea de activităţi şi acţiuni prin instituţia respectivă de la un an
bugetar la altul. În practica bugetară, acţiunile cu caracter de planificare folosesc pentru
comparare şi raportare dimensiuni ale execuţiei din anul de bază, adică niveluri de
realizat cu caracter integral sau parţial a indicatorilor financiari. De aici, prezenţa în
documentele finale de fundamentare a două mărimi cu privire la indicatorii financiari –
23
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
execuţia certă (de regulă la 30 iunie an bază) şi execuţia preliminară (la data de 31
decembrie an bază).
Normele şi normativele financiare sunt folosite pentru imdicatorii de cheltuieli,
ele exprimând limite fixe sau variabile, funcţie de care sunt dimensionate consumurile de
fonduri pe destinaţii. Normele pot fi regăsite cu exprimări unitare şi variabile, sau
obligatorii şi indicative. Normativele se împart în normative combinate şi normative
individuale.2
Normativele combinate reprezintă suma totală a cheltuielilor necesare pentru
întreţinerea unui indicator pe timp de un an. Acestea se stabilesc pentru unităţile de
acelaşi fel pe subdiviziunile cadrului general al clasificaţiei bugetare. Normativele
individuale se stabilesc pentru fiecare tip de cheltuială în parte în limita normativelor
combinate. La rândul lor, normativele individuale se împart în normative materiale şi
financiare. Cele materiale reprezintă cantitatea de materie , bunuri sau servicii calculată
pe un indicator, iar cele financiare rezultă din înmulţirea normativelor materiale cu
preţurile în vigoare. O altă diviziune a normativelor se face în normative obligatorii şi
normative facultative. Normativele obligatorii se aprobă prin Hotărâri ale Guvernului sau
prin legi şi trebuie aplicate întocmai, fiind interzisă depăşirea lor (de exemplu sistemul
tarifar de încadrare). Normele facultative sunt toate celelalte categorii de normative
individuale precum şi normative combinate.
Indicatorii financiari utilizaţi în fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli al
unei instituţii sunt structuraţi în clasificaţia bugetară. De asemenea, permite cunoaşterea
conţinutului acestora şi face posibilă adoptarea măsurilor corespunzătoare pentru
încasarea la timp a veniturilor, facilitând efectuarea cheltuielilor potrivit destinaţiilor
aprobate de către organele competente.
4.2. Calcule si fundamentari privind veniturile si cheltuielile
Acţiunea de fundamentare a indicatorilor vizează calcule, potrivit cu
subdiviziunile clasificaţiei bugetare, folosindu-se anumite formule, cu scoaterea în
2 Popescu Luigi, Gestiunea financiară a instituţiilor publice – sinteze şi aplicaţii practice, Editura Reprografia Universităţii din Craiova, Craiova, 2001, pag. 32-33
24
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
evidenţă a specificului activităţii, a provenienţei veniturilor şi a destinaţiei cheltuielilor.
Fundamentarea veniturilor trebuie să reflecte valorificarea tuturor posibilităţilor pe care
instituţia le are pentru a reduce efortul financiar din partea bugetului statului, iar
fundamentarea cheltuielilor trebuie să aibă în vedere priorităţile bugetare, pentru ca
obiectivele propuse să se realizeze cu un minim de efort uman, material şi financiar.
Fundamentarea indicatorilor de venituri şi cheltuieli în cadrul Bibliotecii Centrale
Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi se realizează pe subdiviziuni ale clasificaţiei
bugetare. În continuare voi prezenta modul de fundamentare a indicatorilor financiari
utilizaţi în cadrul bibliotecii, pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare ce corespund
obiectului de activitate al acesteia.
În cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi, cheltuielile
curente se calculează anual, conform normelor şi normativelor de cheltuieli care sunt
reglementate prin acte normative cu aplicabilitate pentru toate instituţiile de cultură, de
acelaşi fel şi grad. Aceste norme şi normative de cheltuieli sunt modificate şi
perfecţionate atât în raport cu evoluţia preţurilor şi tarifelor, cât şi subordonat
dezideratului de a îmbunătăţi condiţiile în care îşi desfăşoară activitatea acestei instituţii.
Pentru calculul şi individualizarea acestor cheltuieli, sunt incidente normele metodologice
stabilite de Ministerul Finanţelor în colaborare cu Ministerul Educaţiei şi Cercetării.
Cheltuielile programate a fi efectuate în cadrul Bibliotecii Centrale Universitare
,,Mihai Eminescu’’Iaşi pentru anul 2008, conform clasificaţiei bugetare, sunt structurate
în cele două mari categorii, cheltuieli curente şi cheltuieli de capital. Cheltuielile curente
sunt structurate pe două titluri, cheltuieli de personal şi cheltuieli pentru bunuri şi servicii,
care la rândul lor sunt structurate pe articole şi aliniate.
Cheltuielile Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’Iaşi se
încadrează în partea a III-a – Cheltuieli social-culturale, capitolul 65.00 ,,Învăţământ’’,
subcapitolul 10, ,,Biblioteci centrale universitare’’ potrivit clasificaţiei funcţionale a
bugetului de stat.
Primul articol din cadrul cheltuielilor de personal este articolul 10.01, cheltuieli
salariale în bani..În cadrul acestui articol, primul alineat este cel al cheltuielilor cu
salariile de bază, aliniatul 10.01.01. Acestea se determină în baza Legii privind sistemul
25
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
de stabilire a salariilor în sectorul bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoanele care
ocupă funcţii de demnitate publică nr.154/19983, modificată prin Ordonanţă de Urgenţă
în februarie 2000.4 Conform articolului 1 aliniatul 3 al acestei Ordonanţe, salariile de
bază în sectorul bugetar se stabilesc pe baza următoarelor elemente: valoarea
coeficientului de multiplicare 1,000 se stabileşte anual prin Hotărâri ale Guvernului, după
aprobarea legii bugetului de stat, în limita fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru
cheltuielile cu salariile, în vederea realizării obiectivelor, programelor şi proiectelor
stabilite.
De exemplu, pentru un bibliotecar, documentarist, redactor gradul I, absolvent
de studii superioare de lungă durată, cu funcţie de conducere şi cu vechime de 11 ani,
coeficientul de multiplicare poate varia între 2,808 şi 3,800 pentru prima jumătate a
anului şi între 2,954 şi 4,702 pentru cea de-a doua jumătate a anului. Prin aplicarea
acestor valori la valoarea coeficientului de multiplicare 1,000, prima jumătate a anului,
salariul bibliotecarului în cauză variază între 716,16 şi 1139,62.Se adaugă cota de 15%
aferentă salariului de merit, de 170,94+341,88, reprezentând cota de 30% a indemnizaţiei
de conducere+170,94 reprezentând cota aferentă sporului de titlu ştiinţific+247,26
reprezentând sporul de vechime(spor de vechime=(salariu de bază+salariu de
merit+indemnizaţia de conducere)*15%).Însumând toate sporurile cu salariul de bază,
obţinem:
1139,62+247,26+170,94+170,94=2071,24.
Valoarea cheltuielilor cu salariile de bază pentru anul 2008 în cadrul bibliotecii au fost
estimate la suma de 1.574.500 lei.
2.Cheltuielile cu salariile de merit, prevăzute în aliniatul 10.01.02 se calculează
prin aplicarea la salariul de bază a procentului de 15%. De salariu de merit beneficiază
doar 28 de angajaţi, iar valoarea cheltuielilor cu salariile de merit este de 43.800 lei.
3 Legea nr. 154/15 iulie 1998, Legea privind sistemul de stabilire a salariilor în sectorul bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoanele care ocupă funcţii de demnitate publică, publicată in M. Of. Nr. 266/16 iulie 1998
4 Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.8/23 februarie 2000, Ordonanţa pentru modificarea şi
completarea Legii 128/1997 privind Statutul personalului didactic şi a Legii 154/1998, publicată în M.Of.
nr.83/23 februarie 2000
26
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
3.Conform Legii bibliotecilor, şefii de servicii, de laboratoare şi de birouri au
dreptul la o indemnizaţie de conducere cuprinsă între 5 şi 55% din salariul de bază
(10.01.03). În cadrul Bibliotecii Centrale Universitare Iaşi, de această indemnizaţie
beneficiază un număr de 16 salariaţi. Cheltuiala cu indemnizaţia de conducere este de
62.500 lei.
4.Cheltuielile cu sporul de vechime sunt prevăzute în aliniatul 10.01.04. Potrivit
Ordonanţei privind reglementarea drepturilor salariale şi a altor drepturi ale funcţionarilor
publici pentru anul 2008, Ordonanţa nr. 2/12 ianuarie 2006, aceste cheltuieli se
calculează prin aplicarea la salariul de bază a unui procent de până la 25%, corespunzător
timpului lucrat în program normal de lucru, iar pentru anul 2008, valoarea acestora este
de 349.300 lei.
5.Alături de spor de vechime, personalul bibliotecii mai poate beneficia şi de
spor de condiţii de muncă. Acesta este prevazut în aliniatul 10.01.05, iar sporurile se
acordă în cadrul Bibliotecii Centrale Universitare Iaşi, conform Legii bibliotecilor, sunt
spor de noapte şi spor titlu ştiinţific. De acest spor beneficiază doar trei salariaţi din
cadrul instituţiei. Sporul pentru titlu ştiinţific se acordă salariaţilor ce posedă un titlu
de ,,doctor’’, dacă îşi desfăşoară activitatea în domeniul pentru care posedă titlu ştiinţific
respectiv şi constă în 15% din valoarea salariului de bază. Totalul cheltuielilor cu sporul
de condiţii de muncă se obţine prin însumarea celor două sporuri, iar acesta este de
34.800 de lei.
6. În aliniatul 10.01.06 –Alte sporuri, se include sporul de fidelitate ce se acordă
personalului cu o vechime neîntreruptă de 10 ani, în oricare dintre bibliotecile de drept
public. Acest spor reprezintă 15% din salariul de bază, care face parte din acesta. Totalul
aliniatului 10.01.06 este de 586.100 lei. Structura cheltuielilor salariale în bani la
Biblioteca Centrală Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi este prezentata in anexa 8
Al treilea articol al cheltuielilor de personal, 10.03,este reprezentat de Contribuţii.
Acesta cuprinde contribuţiile referitoare la asigurările sociale de stat, asigurări de şomaj,
asigurări sociale de sănătate, asigurări pentru accidente de muncă şi boli profesionale şi
prime de asigurare viaţă plătite de angajator pentru angajaţi.
27
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
1.Contribuţia de asigurări sociale de stat, aliniatul 10.03.01, se calculează la
fondul total de salarii realizat de personalul angajat cu carte de muncă, prin aplicarea la
acest fond a cotei procentuale a contribuţiei. În prezent cota pentru contribuţia la
asigurările sociale de stat este de 10,5% ,ce seaplică salariilor angajaţilor cu carte de
muncă, cotă aplicată în condiţii normale de muncă. Astfel, cheltuielile cu contribuţia de
asigurări sociale de stat sunt de 593.000 lei.
Cheltuieli cu contribuţia de asigurări sociale de stat anuale = fond de salarii lunar*cota de
asigurări sociale de stat*nr. De luni
2. Contribuţia pentru fondul de şomaj (10.03.02). Calculul acestuia are la bază
legea privind constituirea fondului pentru plata ajutorului de şomaj, cu modificările
ulterioare şi presupune că persoanele angajate sunt asigurate obligatoriu pentru riscul
pierderii locului de muncă şi plătesc o contribuţie individuală la bugetul asigurărilor
pentru şomaj de 1%, parte din fondul de salarii al angajaţilor cu carte de muncă,din care
0,5% se suportă de către angajaţi şi 0,5% de către angajator, iar pentru anul 2008 aceasta
este de 73.800 lei.
Cheltuieli anuale cu fondul de şomaj = fondul de salarii lunar*cota de ajutor de
şomaj*numărul de luni.
3. Contribuţia la asigurările sociale de sănătate (10.03.03). Această contribuţie
se calculează în procent de 5,5% din fondul de salarii al instituţiei publice.
Cheltuielile anuale cu contribuţia la asigurările sociale de sănătate = fondul lunar de
salarii*cota de asigurări sociale de sănătate*număr de luni.
4. De asemenea, se mai calculează contribuţia la asigurările de muncă şi boli
profesionale (10.03.04), în procent de 0,25% din fondul brut de salarii, şi contribuţia la
fondul unic de sănătate, care este de 0,75% din fondul brut de salarii.
O altă cheltuială ce urmează a se efectua cu personalul este cea care priveşte deplasările,
detaşările şi transferările acestuia. Fluxul informaţional privind fundamentarea
contribuţiilor Bcu Iaşi privind personalul propriu prezentat in anexa 9
Pentru anul 2008, la B.C.U.Iaşi cheltuielile cu încălzitul sunt estimate la 53.300
lei şi au în vedere cantitatea de gaze naturale consumată în anul precedent şi preţul pe
metrul cub de gaze naturale aferent anului curent.
28
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Punctul de plecare pentru fundamentarea cheltuielilor cu iluminatul şi forţa
motrică îl constituie puterea medie instalată (pmi), numărul mediu de ore pe zi de
funcţionare (Nmediu), numărul mediu de zile de funcţionare (Nzile), tariful unui kw oră
(p). Formula de calcul este:
Cheltuielile cu iluminatul şi forţa motrică = pmi x Nmediu x Nzile x p
Cheltuielile cu apa, canal, salubrizare - în cazul acestora se calculează mai
întâi cheltuielile cu apa, se ia în considerare cantitatea consumată şi apoi cheltuielile cu
taxa de canal, salubritate. Cheltuielile cu consumul de apă pentru anul de plan se
fundamentează pe baza consumului mediu zilnic şi tariful unui metru cub de apă.
În mod identic se pot determina şi cheltuielile cu salubritatea. Prin însumarea
celor două cheltuieli se determină cheltuiala pentru întregul aliniat, iar pentru 2008
aceasta este de 7.300 de lei.
Formula de calcul: cheltuieli anuale cu apa, canal,salubritate = numarul de m³ de apă
consumaţi în anul n-1*preţul unui metru cub de apă pe anul n+cheltuieli canal şi
salubritate anuale.
Cheltuieli cu poşta, telefon, telecomunicaţii, radio, televiizor şi internet se
determină ca sumă între cheltuielile anuale cu abonamentul telefonic şi cheltuielile
poştale anuale. Pentru anul curent s-au estimat cheltuieli de 19.200 lei.
Totalul articolului 20.01 se determină prin însumarea valorilor alineatelor, iar
acesta este de 180.000 lei.
2. Articolul 20.02 cuprinde cheltuielile cu reparaţiile curente ce urmează să se
realizeze în anul 2008 în cadrul bibliotecii. Valoarea acestora este de 12.000 lei, şi sunt
destinate efectuării unor lucrări de instalaţii sanitare, electrice, termice, şi alte lucrări de
funcţionare. Acestea sunt înscrise în bugetul de venituri şi cheltuieli pe baza devizelor
estimative întocmite de executanţii lucrărilor.
3. Bunurile de natura obiectelor de inventar (articolul 20.05) se fundamentează
pe două alineate şi anume: uniforme şi echipament (alineatul 20.05.01) şi alte obiecte de
inventar (alineatul 20.05.30). Necesarul acestora este cel prezentat de serviciul
administrativ pentru un an, iar pentru anul 2008 acesta este de 38.000 lei.
4. Cheltuielile ocazionate de deplasările personalului bibliotecii sunt cuprinse în
articolul 20.06 – Deplasări, detaşări, transferări. Aceste cheltuieli se fundamentează pe
29
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
cele două alineate ale sale 20.06.01Deplasări interne, detaşări, transferări şi 20.06.02
Deplasări în străinătate. Cheltuielile cu deplasări interne, detaşări se calculează pe baza
situaţiei din anul curent, ca produs între numărul persoanelor ce urmează să facă
deplasarea, numărul de zile programate ale deplasării şi costul deplasării, cost raportat la
o persoană şi în care este inclus transportul şi cazarea
5. Cea mai importantă categorie de cheltuieli din cadrul acestui titlu II sunt
cheltuielile cu achiziţia de cărţi, publicaţii şi materiale documentare, încadrate în
articolul 20.11.
Această cheltuială este specifică bibliotecilor, iar fundamentarea ei se realizează
pe baza unor medii valorice pentru achiziţionarea de cărţi si publicaţii, ce au ca indicator
de referinţă indicele de lectură, calculat prin raportarea fondului de carte şi publicaţii al
Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi la numărul de cititori ai
acesteia.
Indicele de lectură = fond de carte, publicaţii şi materiale documentare consultate
într-un an/total beneficiari înscrişi =2.426.209 unităţi bibliografice/28.907 beneficiari
înscrişi = 83,93% cărţi şi publicaţii/cititor
Marimea indicelui ne arata suma de bani necesară a fi alocată fondului pentru
achiziţii de cărţi şi publicaţii în anul de plan, faţă de anul de bază, avându-se în vedere şi
suma alocată în anul precedent, care pentru BCU a fost de 210.300 lei.Pe baza indicelui
de lectură stabilit şi a fondului pentru achiziţii de cărţi din anul 2007 s-a stabilit suma
necesară acestui fond pe anul 2008.
210.300lei........................................83,93%
x lei....................................................100%
x = 210.300* 100% / 83,93%= 250,565,95 lei
Cheltuielile cuprinse in capitolul 20.11 aprobate bibliotecii pentru anul 2008 sunt de
330.000 lei, nivel superior celui determinat prin calculul anterior.
Formula de calcul: cheltuieli cu achiziţia de cărţi, publicaţii şi materiale documentare =
(cheltuieli cu achiziţia de cărţi, publicaţii şi materiale documentare * 100)/ indicele de
lectură.
30
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
6. Pentru pregătirea profesională a personalului bibliotecii, articolul 20.13,a fost
alocat pentru anul 2008 un fond de 9.000 lei. În cadrul acestei categorii de cheltuieli sunt
cuprinse cheltuielile efectuate cu acele cursuri de perfecţionare sau de însuşire a noilor
reglementări în vigoare, la care măcar o data la trei ani trebuie să participe 30% din
personalul bibliotecii.
7.În categoria alte cheltuieli prevăzute în articolul 20.30 sunt incluse şi cheltuielile
cu taxa de afiliere a bibliotecii la Asociaţia Internaţională a Bibliotecarilor – IFA, precum
şi taxa de 4 % din fondul de salarii plătite de bibliotecă pentru că nu are angajate
persoane cu handicap. Totalul acestor taxe este de 32.000 lei.
Totalul cheltuielilor de bunuri şi servicii se obţine prin însumarea cheltuielilor prevăzute
în articolele 20.01, 20.02, 20.05, 20.06, 20.11 şi 20.30 iar acesta este de 603.000 lei. Dacă
la această valoare adăugăm cheltuielile de personal în valoare de 3.852.100, rezultatul
obţinut valoarea totală a cheltuielilor curente, adică 4.455.100 lei.
Cheltuielile de capital reprezintă cea de-a doua mare categorie de cheltuieli din
cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi. Aceste cheltuieli sunt
prevăzute în articolul 71.01 – Active fixe (inclusiv reparaţii capitale). Fundamentarea
cheltuielilor de capital ale instituţiei se face pe baza listei de lucrări, utilaje, mobilier şi
alte obiecte de investiţii, cu desfăşurarea atât fizic,cât şi valoric. În fundamentare se
pleacă de la investiţiile în curs care vor continua şi în anul de plan, precum şi la planul de
investiţii al instituţiei.
Diferenţa între veniturile prevăzute a fi încasate şi cheltuielile de realizat
reprezintă cheltuielile necesare a fi finanţate de la bugetul de stat. Atât veniturile
proprii, cât şi veniturile sub forma creditelor bugetare sunt utilizate în acoperirea
cheltuielilor instituţiilor, sumele de la buget fiind folosite în special pentru acoperirea
cheltuielilor de personal, a cheltuielilor cu achiziţionarea de fond documentar şi a celor
de capital.
Proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli al bibliotecii va cuprinde indicatori
financiari rezultaţi din fundamentare şi va fi înaintat de către bibliotecă spre aprobare
ordonatorului principal de credite, Consiliului Judeţean. Fluxul informaţional privind
fundamentarea indicatorilor de venituri şi cheltuieli este prezentat în Anexa 10
31
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
În concluzie, fundamentarea indicatorilor de venituri şi cheltuieli la o instituţie de
cultură presupune ca punct de plecare legea bibliotecilor, legea privind finanţele publice,
norme elaborate de Ministerul Finanţelor Publice şi Ministerul Educaţiei şi Cercetării
precum şi clasificaţia indicatorilor de venituri şi cheltuieli. Procedeul utilizat în
fundamentarea cheltuielilor bugetare are la bază relaţia generală de calcul cheltuială
bugetară :
Număr indicatori fizici x cheltuiala medie pe indicator, iar situaţia anului
precedent şi indicatorii fizici pentru anul de calcul sunt de asemenea repere utilizate în
fundamentare. Utilizarea acestei proceduri dă unităţilor de cultură posibilitatea sa-şi
dimensioneze cât mai precis cheltuielile pentru fiecare an şi implicit volumul resurselor
bugetare de care va beneficia sub forma creditelor bugetare. Structura şi evoluţia
principalelor venituri/cheltuieli bugetare la Biblioteca Centrală Universitară ,,Mihai
Eminescu’’ Iaşi, în perioada 2006-2008 este prezentata in anexa 11
4.3. Fluxul informational al documentelor financiare
Actualmente, mai mult ca oricând, se simte nevoia elaborării unui sistem
informaţional integrat, care să colecteze, administreze şi publice informaţiile create.
Pentru atingerea acestui deziderat, se considera necesar parcurgerea următoarelor etape:
• automatizarea circuitului infodocumentar la nivelul instituţiei
• adoptarea unui cadru legislativ adecvat pentru crearea unui sistem informaţional
integrat privind gestionarea datelor existente
• identificarea partenerilor direcţi şi indirecţi, realizarea unui protocol de colaborare
• stabilirea structurii instituţionale care se va ocupa de colectarea, centralizarea şi
publicarea informaţiilor.
Conform prevederilor legale în vigoare, arhiva unei instituţii este structura care
are un rol important în stabilirea şi urmărirea regulilor de circulaţie a informaţiilor şi
documentelor, de la intrare în instituţie şi până la ieşirea şi/sau reintroducerea în circuitul
adminstativ şi ştiinţific.
32
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Biblioteca , în particular, instituţiile publice în general, precum şi agenţii economici, prin
extrapolare, la momentul actual, crează, primesc şi expediază o cantitate foarte mare de
documente. Aceste activităţi crează serioase probleme în ceea ce priveşte evidenţa,
păstrarea şi întreţinerea arhivei rezultate, generând totodată costuri directe şi indirecte
foarte mari.
Arhiva unei instituţii, fiind punctul terminus în cadrul oricărui flux complet de
date, reprezintă una din verigile cheie în managementul informaţiilor şi documentelor
vehiculate între diverşi parteneri de dialog din cadrul bibliotecii şi asigură o clasificare
funcţională în vederea regăsirii rapide şi complete a oricărui gen de infomaţie vehiculată
la nivelul sistemului.
Concluzii si propuneri
BCU Iasi, una dintre cele mai mari si mai vechi biblioteci ale Romaniei, are
misiunea de a oferi servicii de informare si documentare la nivel de excelenta, pentru a
respunde nevoilor informationale ale comunitatii stiintifice locale si nationale si din ce in
ce mai mult cele internationale. Biblioteca sprijina universitatile iesene in exercitarea
rolului lor de a crea un mediu educational si de cercetare integrat in tenditile moderne ale
unei vieti stiintifice dinamice, pe o piata cocurentiala a accesului la informatii.
Un real ajutor al studentilor, BCU ofera spre consultare intregul sau fond,
asigurand astfel baza documentara fara de care acest proces nu este posibil. Referitor la
activitatea biblitecii in anul 2010 aceasta detinea un fond existent de : 2.450.886 unităţi
bibliografice, intrarile in cursul anului fiind in numar de 31.368 iar utilizatori inscrisi
39.346 avand o frecventa de 486.884.
Colecţiile speciale tezaurizează peste 100.000 de documente: manuscrise, carte
veche straină, carte veche româneasca, atlase, albume, hărţi, stampe, piese de arhivă,
partituri muzicale.
Sub raportul conţinutului, biblioteca deţine tipărituri din aproape toate domeniile
cunoaşterii şi creaţiei umane care, într-o mare masură, reflectă şi istoria acestui lăcas de
33
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
cultură. Se păstrează aici opere literare, teologice, filosofice, istorice şi juridice, lucrări de
medicina, chimie, fizică, publicaţii ce au aparţinut personalităţilor politice şi culturale,
domnitorilor, cărturarilor celebri ori vestitelor biblioteci ale Academiei Vasiliene,
Academiei Domneşti sau Academiei Mihailene. Valoarea documentelor este dată de
vechimea, raritatea lor şi de însemnările sau ex-libris-urile de proprietate pe care le
posedă.
În ultimii ani, colecţiile s-au îmbogăţit şi cu documente de tip multimedia: discuri,
casete audio, casete video, CD audio şi CD-Rom, fotocopii, microfilme. Constituirea
fondului de colecţii speciale, care la început se numea fondul de rarităţi, a început odată
cu fondarea bibliotecii şi continuă şi astăzi.
Fiind o bibloiteca Universitara, accesul la informatii ar trebui sa fie facilitat prin
tarife accesibile si printr-un proces simplificat de obtinere a cartilor atat pentu imprumut
la domiciliu cat si la sala de lectura.In momentul de fata consider ca majorarea tarifelor si
taxelor nu a facut altceva decat sa limiteze numarul utilizatorilor, nu foarte mult, si in
special a studentilor care au optat pentru informatiile obtinute de pe internet sau alte
surse.Comparativ cu BCU din Cluj, tarifele acesteia din urma sunt mai accesibile si
structurate in functie de categoriile de utilizatori;vizarea permisului de acces la biblioteca
din Cluj este doar de 5 lei pe cand la Iasi este de 15 lei, iar amenzile pt fiecare zi de
intaziere incep de la 12 lei-pana la 25 lei.
Deasemeni consider necesar imbunatatirea situ-lui BCU iasi, care comparativ cu
celelalte biblioteci universitate din tara, este foarte „sarac” organizat, neactualizat in
informatii de interes public si nu numai.
O alta propunere ar fi cea de dezvoltare a Bibliotecii Digitale care s-ar putea
realiza prin scanarea documentelor, revistelor, cartilor si care ar duce la crearea unor
servicii noi si moderne pentru toti utilizatorii.
Bibliogafie
34
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
1. Ştefura Gabriel, Procesul bugetar în România, Ediţia a II-a, Editura Junimea , Iaşi,
2004
2. Popescu Luigi, Gestiunea financiară a instituţiilor publice – sinteze şi aplicaţii
practice, Editura Reprografia Universităţii din Craiova, Craiova, 2001
3. Ciobanu V., Drăcea Marcel, Popescu Luigi, , Gestiunea financiară a instituţiilor
publice, Editura Reprografia Universităţii din Craiova, Craiova, 2001
4. Ţâţu Lucian, Introducere în gestiunea financiară a instituţiilor publice, Editura ASE,
Bucureşti, 2002
5. Moşteanu Tatiana, Buget şi trezorerie publică, ediţia a II-a, Editura DuStyle,
Bucureşti, 2000
6. Văcărel Iulian, Finanţe publice, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 2003
7. Bente Corneliu, Buget şi evidenţă bugetară, Editura Universităţii din Oradea, Oradea,
2002
Legislaţie
1. Legea nr. 334/2002- Legea bibliotecilor, publicată în M. Of. Nr. 422/18.06.2002,
actualizată prin legea nr. 159 din 2009.
2. Legea nr. 154/15 iulie 1998, Legea privind sistemul de stabilire a salariilor în sectorul
bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoanele care ocupă funcţii de demnitate publică,
publicată in M. Of. Nr. 266/16 iulie 1998, actualizată prin OUG nr. 41/28 aprilie 2009.
3. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.8/23 februarie 2000, Ordonanţa pentru
modificarea şi completarea Legii 128/1997 privind Statutul personalului didactic şi a
Legii 154/1998, publicată în M.Of. nr.83/23 februarie 2000
4. Legea nr. 500 din 11 iulie 2002, Legea privind finanţele publice, publicată în M. Of.
Nr. 597 din 13 august 2006.
5. Ordonanţa Guvernului nr. 15/2008 privind creşterile salariale;
6. OUG nr. 24/2000 privind sistemul de stabilire a salariului de bază pentru personalul
contractual în sectorul bugetar.
35
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
ANEXE
36
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 1
Organizarea Bibliotecii Centrale Universitare“Mihai Eminescu”Iaşi pe filiale
BCU Centrala
Serviciul ŞTIINŢE
SOCIALEServiciul STIINŢE
UMANISTE
Serviciul ŞTIINŢE
EXACTE
Biblioteca de Biologie
Biblioteca de Filologie
Biblioteca de Drept
Biblioteca de Ştiinţe
Sociale
Biblioteca de Geologie-
Geografie
Biblioteca de Istorie-
Filosofie
Biblioteca de Economie
Biblioteca de Fizica
BibliotecadeMatematică Biblioteca de Limbi clasice şi
moderne
Biblioteca de Pedagogie-
PsihologieBiblioteca de Chimie
37
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 2
Fluxul informaţional privind relaţiile externe la B.C.U. Iaşi
1 1
9
2 2
8
7 7
5 6 6
3 4 5
Legendă:
1. elaborarea şi aprobarea bugetului;
2. operaţiuni de încasări şi plăţi;
3. contribuţii datorate la asigurările sociale de stat;
4. contribuţii datorare la asigurările sociale de sănătate;
5. împrumuturi, sponsorizări, donaţii;
6. depunerea declaraţiilor privind impozitele pe venituri de natură salarială;
Biblioteca Centrală Universitară
,,Mihai Eminescu’’
Consiliul
Judeţean
Trezoreria
Iaşi
Casa
Judeţeană de
PensiiCasa Judeţeană de
Asigurări de
Sănătate
Furnizor
iii
Filiale
Edituri
Utilizatori
Administraţia
financiară
Biblioteci din ţară şi străinătate
Bibliotecile instituţiilor de învăţământ superior
Institutul de Statistică
Muzeul de Istorie
Grădina botanică
Observatorul astronomic
Catedra de Germanistică din
Universitatea
38
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
7. cumpărări de cărţi;
8. donaţii de cărţi;
9. obţinerea serviciilor de utilităţi.
Anexa 3
Fluxul informaţional privind deschiderea de credite bugetare
39
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
2,3 4’
6 5
5’
Legendă:
1 Manifestarea iniţiativei ordonatorului principal de credite, Ministerul Educaţiei şi Cercetării, în
deschiderea de credite bugetare.
2 Întocmirea cererii de deschidere de credite bugetare în trei exemplare şi a documentelor
însoţitoare.
3 Adresarea cererii către finanţator, Ministerul Finanţelor Publice.
4 Analiza la finanţator a documentelor de finanţare înaintate de ordonatorul principal de credite.
4’ Înregistrarea în evidenţa finanţatorului a deciziei privind deschiderea finanţării.
5 Dispoziţia dată de finanţator printr-un exemplar din cerere Trezoreriei Finanţelor Publice a
municipiului Bucureşti privind deschiderea finanţării pe seama ordonatorului principal de
credite.
5’ Consemnarea în evidenţa trezoreriei, pe seama conturilor bancare, a deschiderii finanţării.
6 Informarea Ministerului Educaţiei şi Cercetării,în calitate de ordonator principal de credite,
printr-un exemplar al cererii de deschidere de credite bugetare, despre deschiderea finanţării în
contul său de la trezorerie.
O.P.C. 1
Ministerul Educaţiei şi Cercetării
Finanţator: 4
Ministerul Finanţelor Publice
Înregistrarea cererii de
deschidere de credite
bugetare
Trezoreria Finanţelor Publice
a Mun. BucureştiDeschiderea creditelor
bugetare
40
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 4
Fluxul informaţional privind repartizarea creditelor bugetare pentru instituţiile de cultură
3’ 4’
3
1 5 6
Legendă:
1 Manifestarea iniţiativei Ministerului Educaţiei şi Cercetării, ordonator principal de credite, în
repartizarea de credite bugetare către ordonatorii subordonaţi.
2 Întocmirea de către ordonatorul principal de credite a dispoziţiilor bugetare de repartizare a
creditelor , spre ordonatorii subordonaţi.
3, 4 Repartizarea propriu – zisă a creditelor bugetare în conturile ordonatorilor subordonaţi celui
principal, adică secundari şi terţiari, la uităţile operative ale Trezoreriei Finanţelor Publice faţă de
care sunt subordonate.
3’, 4’ Înregistrarea la unităţile operative ale Trezoreriei Finanţelor Publice, a repartizărilor de
credite bugetare.
5, 6 Informarea de către unităţile trezoreriei a ordonatorilor subordonaţi, de repartizarea
creditelor bugetare cuvenite.
Anexa 5
Înregistrarea dispoziţiei
bugetare de repartizare
Înregistrarea dispoziţiei
bugetare de repartizare
Trezoreria Finanţelor Publice
a Mun. BucureştiTrezoreria Finanţelor Publice
din teritoriu 4
Ordonator secundar de
credite bugetare
Ordonator terţiar de credite
bugetare
O.P.C. 2
Ministerul Educaţiei şi Cercetării
41
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Deschiderea şi repartizarea de credite bugetare pentru Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi
2, 3
7, 8 6 4’
5
5’
9
10 9’
Legendă:
1 Iniţiativă în deschiderea de credite bugetare pentru bibliotecă are Ministerul Educaţiei şi
Cercetării, în calitate de ordonator principal de credite.
2, 3 Ministerul Educaţiei şi Cercetării întocmeşte cererea de deschidere de credite bugetare, în
trei exemplare şi o trimite spre analiză Ministerului Finanţelor Publice, în calitate de finanţator.
O.P.C. Ministerul Educaţiei şi
Cercetării Publice 1
Finanţator: Ministerul
Finanţelor Publice 4Inregistrarea cererii de deschidere
de credite bugetare
Trezoreria Finanţelor Publice a
Mun. Bucureşti
Deschiderea creditului bugetar
Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’
Iaşi
Trezoreria Finanţelor Publice, Iaşi Înregistrarea dispoziţiei de
repartizare
42
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
4 Ministerul Finanţelor Publice analizează documentele de finanţare înainte de Ministerul
Educaţiei şi Cercetării.
4’ Concomitent, are loc înregistrarea în evidenţa finanţatorului a deciziei privind deschiderea
creditelor bugetare solicitate.
5 Printr – un exemplar al cererii, Ministerul Finanţelor Publice dă dispoziţie Trezoreriei
Finanţelor Publice a municipiului Bucureşti privind deschiderea finanţării pentru Ministerul
Educaţiei şi Cercetării.
5’ Consemnarea în evidenţa Trezoreriei Finanţelor Publice a municipiului Bucureşti, pe seama
conturilor bancare, a deschiderii finanţării pentru Ministerul Educaţiei şi Cercetării.
6 Informarea Ministerului Educaţiei şi Cercetării, printr – un exemplar al cererii de deschidere de
credite bugetare, despre deschiderea finanţării în contul său de la trezorerie.
7,8 În urma informării, Ministerul Educaţiei şi Cercetării ia iniţiativă în repartizarea de credite
bugetare către pentru Biblioteca Centrală Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi. În acest sens,
ministerul întocmeşte o dispoziţie bugetară de repartizare de credite bugetare, pe care o
înaintează Trezoreriei Finanţelor Publice a municipiului Bucureşti.
9 Trezoreria Finanţelor Publice a municipiului Bucureşti repartizează creditele bugetare în contul
Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi,deschis la Trezoreria Iaşi.
9’ În acelaşi timp, are loc înregistrarea repartizării de credite bugetare pentru Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi, în evidenţele Trezoreriei Iaşi.
10 Biblioteca Centrală Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi este înştiinţată prin documentul
Borderou de confirmare – primire de repartizarea creditelor bugetare cuvenite, pe cele două
categorii de cheltuieli: cheltuieli curente (de personal şi materiale) şi cheltuieli de capital.
Anexa 6
43
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Fluxul informaţional privind angajarea şi efectuarea cheltuielilor de personal în cadrul
Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu’’
Director BCU Iaşi
Serviciul Financiar Contabil
Trezoreria Iaşi
Bănci
Personalul bibliotecii
Stat de plată
Stat de plată aprobat
Ordin de plată
Ordin de plată
Virament
44
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 7
Fluxul informaţional privind angajarea şi efectuarea cheltuielilor materiale în cadrul BCU
Birouri, Compartimente din cadrul
Bibliotecii Centrale Universitare
Serviciul Aprovizionare
BCU Iaşi
Serviciul Financiar –
Contabil BCU Iaşi
Trezoreria Iaşi, cont BCU
Furnizori Director BCU Iaşi
Trezorerie, conturi
furnizori
Cereri, necesar consumabile
comenzi facturi Ordin de platăCereri necesar
Cereri aprobate
45
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 8
Structura cheltuielilor salariale în bani la Biblioteca Centrală Universitară ,,Mihai
Eminescu’’ Iaşi
Titlu Articol Aliniat Denumire
indicator
Nr.posturi Suma
10 10.01 10.01.01 Salarii de bază 158 1.574.500
10.01.02 Salarii de merit 28 43.800
10.01.03 Indemnizaţii de
conducere
17 62.500
10.01.04 Spor de vechime 110 349.300
10.01.05 Spor condiţii de
muncă
3 34.800
10.01.06 Alte sporuri 586.100
10.01.07 Ore suplimentare 52.500
10.01.08 Fond de premii 235.300
46
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 9
Fluxul informaţional privind fundamentarea contribuţiilor Bcu Iaşi privind personalul
propriu
Serviciul Contabilitate
FOND DE SALARII
Cheltuieli
lunare necesare pentru salarii
12 luniprocent
Legislatie
Contributia la
asigurarile sociale
de stat lunara
Contributia la
constituirea fondului
de somaj lunaraContributia la
fondul de asigurari
de sanatate lunara
12 luni
Contributia la
asigurarile sociale
de stat anuala
Contributia la
constituirea fondului
de somaj anualaContributia la
fondul de asigurari
de sanatate anuala
47
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Anexa 10
Fluxul informaţional privind fundamentarea indicatorilor de venituri şi
cheltuieli
1 7
2
3
4
5
Legendă :
1,2 Punctul de plecare în fundamentarea indicatorilor în reprezintă domeniul în care îşi
desfăşoară biblioteca activitatea – cultură şi artă, şi obiectul de activitate al acesteia – informarea
şi documentarea cititorilor.
3.Un element important în fundamentare este legislaţia în vigoare – legea bibliotecilor, legea
privind finanţele publice, metodologii, precum şi clasificaţia indicatorilor financiari.
Domeniul de activitate:
Cultură şi artă
Obiectul de activitate: Informare,
documentare a cititorilorBiblioteca Centrală Universitară ,,Mihai
Eminescu’’ Iaşi
O.P.C.Ministerul Educaţiei şi Cercetării
Metodologie: Legislaţie
şi clasificaţia bugetară
Repere: Situaţia
anului de bază şi indicatori fizici
Indicatori financiari: Volumul
de încasări şi cheltuielile de efectuat
Proiectul bugetului de venituri şi
cheltuieli 6
48
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
4. De asemenea, în fundamentare se are în vedere situaţia anului de bază şi indicatorii fizici din
anul de plan.
5. Rezultatul fundamentării îl reprezintă veniturile de încasat şi cheltuielile de efectuat în anul
2008, structurate pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare, respectiv pe capitole şi subcapitole, la
venituri, şi părţi, capitole, subcapitole, titluri, articole şi alineate, la cheltuieli.
6. Indicatorii financiari astfel rezultaţi sunt incluşi în proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli
ai bibliotecii, pentru anul 2008.
7. Biblioteca înaintează proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli ordonatorului principal de
credite, Ministerul Educaţiei şi Cercetării.
Fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor unei instituţii publice stă la baza eleborării proiectului
de buget, care în urma aprobării va deveni funcţional, limitele cheltuielilor stabilite în acest buget
fiind limite maxime, iar limitele veniturilor prevăzute în buget fiind limite minime de realizat.
Anexa 11
49
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
Structura şi evoluţia principalelot venituri/cheltuieli bugetare la Biblioteca Centrală
Universitară ,,Mihai Eminescu’’ Iaşi, în perioada 2006-2008
RON
Nr.
Crt
Denumire
Indicator
Anul 2006 Anul 2007 Anul 2008
Sume
absolute
% Sume
absolute
% Sume
absolute
%
1 Venituri totale 140.000 100 170.000 100 200.000 100
2 Chirii pentru
spaţii închiriate
60.000 42,9 75.000 44,1 80.000 40,0
3 Servicii de
bibliotecă
80.000 57,1 95.000 55,9 120.000 60,0
4 Cheltuieli totale 2.611.10
0
100 2.638.200 100 4.535.10
0
100
5 Cheltuieli
curente
2.611.10
0
100 2.588.200 98,1 4.455.10
0
98,2
6 Cheltuieli de
personal
2.041.10
0
78,2 2.153.300 81,6 3.852.10
0
84,9
7 Cheltuieli cu
salariile
1.490.40
0
57,1 1.531.200 58,0 2.962.00
0
65,3
8 Contribuţii
pentru asigurari
sociale de stat
410.000 15,7 402.300 15.2 593.000 13,1
9 Contribuţii
pentru constit.
fondului de
41.800 1,6 70.200 2,7 73.800 1,6
50
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
ajutor de somaj
10 Contribuţii
pentru asigurări
sociale de
sănătate
97.000 3,7 105.300 4,0 206.500 4,6
11 Deplasări,
detaşări,
transferări
1.900 0,1 2000 0,1 2000 0,0
12 Contribuţii
pentru asigurări
de accidente şi
boli profesionale
0 0,00 42.300 1,6 14.800 0,3
13 Cheltuieli
materiale şi
servicii
570.000 21,8 434.900 16,5 683.000 16,0
14 Medicamente şi
materiale
sanitare
95.000 3,6 0 0,0 0 0,0
15 Cheltuieli pentru
întretinere şi
gospodărire
120.000 4,6 164.400 6,2 200.000 4,4
16 Materiale şi
prestări servicii
cu caracter
funcţional
8.000 0,3 21.400 0,8 41.500 0,9
17 Obiecte de
inventar de mică
7.000 0,3 12.800 0,5 38.000 0,8
51
Biblioteca Centrala Universitara”Mihai Eminescu”Iasi
valoare şi scurtă
durată
18 Reparaţii
curente
11.000 0,4 14.900 0,6 12.000 0,3
19 Reparaţii
capitale
0 0,0 0 0,0 0 0,0
20 Carţi şi
publicaţii
265.000 10,1 210.300 8,0 330.000 7,3
21 Alte cheltuieli 64.000 2,5 7.100 0,3 32.000 0,7
22 Cheltuieli de
capital
0 0,0 50.000 1,9 40.000 0,9
23 Investiţii ale
instituţiilor
publice
0 0,0 50.000 1,9 30.000 0,7
Top Related