0
Proceso administrativo Investigación documental
Concepto, importancia, enfoque y elementos.
3-12-2013
Dirección General de Educación Superior Tecnológica Instituto Tecnológico Superior de Champotón
Carrera
Ingeniería en Administración
Investigación Documental
“Proceso Administrativo”
Alumnos:
Matrícula Nombre (s)
131080098 Huicab Koh Katherin de Jesús
131080107 Soto Arellano Jesús Alejandro
Champotón, Campeche, Diciembre 2013
Dedicado a nuestros compañeros.
Introducción
El proceso administrativo es una secuencia de pasos dirigidas a un solo fin: el
éxito de una empresa. Conocerlo nos da una ventaja sobre los demás ya que no
solo puede ser utilizado en el trabajo sino también en la vida diaria, solo escuchar
las etapas de este nos hace ver los problemas de otra forma, planeación,
organización, dirección y control.
Esta investigación reúne cinco puntos básicos en la comprensión de un nuevo
tema, primero conoceremos el concepto, luego, el porque es importante, seguido
de una explicación de cómo se compone, pasando por una explicación de cómo el
proceso administrativo no es exclusivo de los profesionales, una vez que llega a
aplicarse afecta a todo un sistema.
4
Contenido Introducción ....................................................................................................................................... 3
1. Concepto de proceso administrativo ..................................................................................... 5
2. Importancia del proceso administrativo ................................................................................ 6
3. Fases y elementos del proceso administrativo .................................................................... 7
4. Enfoque sistémico del proceso administrativo ..................................................................... 8
5. Funciones administrativas ..................................................................................................... 10
Anexos ............................................................................................................................................. 12
Bibliografía ....................................................................................................................................... 16
5
1. Concepto de proceso administrativo
Para entender de una mejor manera el concepto de proceso administrativo es
correcto descomponer el título en sus palabras, dicho con otras palabras, llegar a
su esencia por medio de su definición nominal.
Para comenzar, proceso se define como la secuencia de pasos requeridos para
llevar a cabo una función o actividad. (Münch, 2006)
Seguimos tomando la definición a la que llego Wilburg Jiménez Castro sobre la
administración: “Una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya
aplicación a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes que individualmente no se logran en los organismos sociales.”
(Hernández, 2002, p.195)
Ya conociendo la definición por separado podemos considerar al proceso
administrativo, en una forma breve y concisa, como los pasos a seguir para llevar
a cabo un propósito, claro, una definición mejor estructurada la encontramos del
autor Sergio Hernández y Rodríguez el cual lo define de esta forma:
“Pasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva, desde
su presión —para la fijación de objetivos claros— planeación, organización,
integración, dirección y control de sus actividades, que permiten el adecuado
aprovechamiento de sus recursos y la máxima motivación del elemento humano
que la conforma.” (2002, p.195)
6
2. Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo puede asimilarse desde cualquier punto
porque al ser una secuencia de pasos se le puede considerar como una guía, ya
que al observar cualquier estructura organizacional se pueden visualizar todos los
componentes del proceso administrativo, entonces, al conocerlo uno obtiene una
herramienta que permite conocer mejor el funcionamiento de la organización y así
poder obtener los mejores resultados. (Hernández, 2002).
Algo muy importante en el proceso administrativo lo menciona Weihrich y Koontz
(2007):
En el proceso de la administración se postula que hay un núcleo central de
conocimientos administrativos que atañen exclusivamente a este campo.
Temas como personal de línea y de apoyo (staff), división en departamentos,
evaluación de gerentes y diversas técnicas de control administrativo remiten a
conceptos y teorías que solo se encuentran en las situaciones que competen a
los administradores. Además, este método toma y asimila conocimientos de
otros campos, como la teoría de sistemas, conceptos de calidad y reingeniería,
teoría de las decisiones, teorías de la motivación y el liderazgo, comportamiento
de individuos y grupos, sistemas sociales, cooperación y comunicaciones, así
como la aplicación de análisis y conceptos. (p.22)
No importa qué tipo de organización se pretenda administrar, el proceso
administrativo surtirá efecto. (Montana, 2002)
7
3. Fases y elementos del proceso administrativo
Münch (2006) utiliza la semejanza de una organización social con el
funcionamiento de un organismo vivo, un animal, para hacer referencia al proceso
administrativo; en su comparación nos dice que al observar el desarrollo de
cualquier ser vivo se pueden notar dos fases o etapas primordiales, una de
estructuración y otra de operación. En la primera se puede observar como las
células se acomodan para formar membranas, tejidos, órganos, etc., que luego
tendrán una función. En la segunda etapa todos los elementos formados antes
desempeñan su función. En el organismo social ocurre lo mismo, en la primera
fase forman las ideas, procedimientos y las asignaciones que se requieren para
alcanzar el fin u objetivo, y en la segunda se ejecutan.
“A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la
administración.” (Münch, 2006, p.36)
Cuadro sinóptico de las fases del proceso administrativo
Fuente: (Münch, 2006, p.36)
Administración
Mecánica
Dinámica
Planeación
¿Cómo se ha
realizado?
Ver que se haga.
¿Qué se
quiere hacer?
¿Qué se va a
hacer?
Control
Dirección
Organización ¿Cómo se va a
hacer?
8
4. Enfoque sistémico del proceso administrativo
Como se mencionó antes, el proceso administrativo es una secuencia de pasos a
seguir, por tanto es correcto pensar en llevarla paso a paso, es decir paso uno,
paso dos, paso tres, etc., Hernández (2002) lo ejemplifica con el diseño de una
casa, antes de construir la primera planta hay que hacer los cimientos y ya de ahí
avanzar en la obra, primera planta, segunda, tercera y así seguir en forma
secuencial; aunque el proceso administrativo puede ser visto de esta forma hay
que tener en cuenta que funciona como un sistema, en el que mientras algo acurre
en una etapa avanzada le afecta a una inicial y viceversa, mejor dicho en otras
palabras, lo que ocurra en una parte del proceso administrativo le afecta a todo, no
solo hablando del proceso en sí, sino también a todo lo que le rodea, en este caso,
la empresa.
Habiendo dicho que el proceso administrativo afecta tal como un sistema no sería
incorrecto hacer mención de la teoría de sistemas en palabras de Montana (2002):
La teoría de sistemas es un enfoque más contemporáneo y complejo parar la
solución de problemas, el cual supone que estos son complejos y están
relacionados con una situación, que las soluciones no solo resuelven el
problema, sino que también influyen en el resto de la empresa y deben ser
evaluadas en función de que tan bien resuelven el problema (resultado
pretendido) y afectan a toda la empresa (resultados no calculados), y además,
ni problema ni soluciones son constantes: las situaciones cambian, los
problemas evolucionan y se necesitan soluciones nuevas de manera constante.
(p.102)
Entonces, una empresa no es inmutable a su ambiente, sino es parte de algo más
y esto la afecta, Weihrich y Koontz (2007) hablan de la industria, el sistema
económico y la sociedad, en fin, todo su ambiente externo; hablan también de
como una empresa toma los insumos del medio externo, los transforma y luego los
9
devuelve al entorno como productos (anexos figura 1), esto confirma lo
mencionado anteriormente, también indican que al ser transformados son
sometidos al proceso administrativo, es decir, pasan por las funciones
administrativas de planeación, organización, dirección y control.
Figura. El enfoque del proceso administrativo u operativo.
La teoría y la ciencia administrativas como un sistema que trae consigo otras
áreas de conocimiento organizado. La figura muestra como la teoría y la ciencia
administrativa-operacional, encerradas en un círculo, tienen un núcleo de
ciencias y teorías básicas y recurren a otros campos de conocimiento
pertinentes para el entendimiento de la administración. La administración básica
es, así, un compuesto ecléctico de ciencia y teoría. (Fuente: Weihrich y Koontz,
2007, p.23)
Sistemas sociales cooperativos
Comportamiento en grupo
Comportamiento social
El marco de las siete eses
Administración de la calidad total
Experiencia administrativa
destilada y análisis de los papeles
administrativos (empíricos y
administrativos)
Teoría de la contingencia
"Ciencia administrativa"
Elección y decisiones racionales
Reingeniería
Teoría aplicada de sistemas
Sistemas sociotécnicos
CIENCIA Y TEORÍA
ADMINISTRATIVAS
BASICAS DEL ENFOQUE
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
U OPERACIONAL.
10
5. Funciones administrativas
Ya que son muchos los autores que han contribuido con las fases en el proceso
administrativo se puede decir que es la corriente o escuela de administración más
difundida pero esto, además de intensificar las formas en que se implementa,
también ha provocado una gran variedad de estilos que varían solamente en
forma pues en fondo siguen siendo lo mismo. En lo que la mayoría de ellos
coincide es en separarlo en etapas, de las cuales casi todos incluyen la previsión o
planeación, la organización, la dirección y el control. (Hernández, 2006)
Un ejemplo, por mencionar alguno, es el que señala Montana (2002) en su libro:
EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
I. PLANEACIÓN
A) Planeación estratégica
1. Fijación de metas
B) Planeación de operaciones
1. Definición de objetivos
2. Diseño de la organización de la mejor manera para conseguir
las metas y los objetivos
3. Asignación de responsabilidades
4. Asignación de recursos
5. Diseño de controles organizacionales (agendas y medidas del
desempeño de la organización como un todo)
II. CONTROL
A) Control de la administración (para asegurar un uso de recursos
eficiente y eficaz)
1. Desarrollo de estándares individuales
2. Diseño de control de proyectos (como planes de trabajo,
gráfica de eventos significativos)
3. Motivación
4. Supervisión
5. Análisis del progreso
6. Solución de problemas
7. Capacitación y asesoría
8. Evaluación del desempeño
B) Control de operaciones (asegura que las tareas específicas se
realicen con eficacia y eficiencia)
1. Programación
2. Establecimiento de procedimientos
11
III. EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN DEL PRÓXIMO CICLO
p.122
Como puede verse, cuenta con tres funciones básicas, planeación, control y
evaluación, sin embargo al estudiarlas a fondo uno descubre que estas incluyen
las cuatro básicas del proceso, planeación, organización, dirección y control pero
muy al estilo de este autor.
“No hay ideas, resultados de investigación ni técnicas que no encuentren
fácilmente un lugar en la clasificación de la planeación, organización, integración
de personal, dirección y control.” (Weihrich y Koontz, 2007, p.27)
En la tabla 5.1 de los anexos se comparan los principales autores del proceso
administrativo.
12
Anexos
Figura 1.1 Modelo de insumos y productos.
Fuente: (Weihrich y Koontz, 2007, p.24)
Revitalizar el sistema
Producción Insumos
Medio externo
Proceso de
información
13
Figura 5.1 CUADRO 12.1 Cuadro comparativo de autores
del proceso administrativo
Previsión Planeación Organización Integración Ejecución Dirección Coordinación Control
HENRY FAYOL
“Gobernar es prever”. Calcular el porvenir y programarlo. Articular los programas de acción, instrumento de la previsión.
Proveer la empresa de todo lo útil para su funcionamiento: herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social.
Arte de manejar a los hombres. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspecciones periódicas del cuerpo social.
Armonizar los actos, hacer que converjan los esfuerzos. Adaptar los medios al objeto. Dar a las cosas y los hechos las proporciones convenientes.
Comprobar si todo ocurre conforme a los programas adaptados a las órdenes dadas y a los principios emitidos. Se realiza controles administrativos, financieros, técnicos, comerciales, de seguridad.
HAROLD KOONTZ
Selección de misión y objetivos, acciones necesarias para cumplirlos. Toma de decisiones. Elección de cursos futuros de acción.
Establecer estructuras de los papeles que los individuos deben desempeñar en la empresa. Asignar tareas necesarias para el cumplimiento.
El diseño de la estrategia personal debe poner la mira en aprovechar las fortalezas y en superar las debilidades para concretar las oportunidades laborales.
Influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Liderazgo. Comunicación.
Medir y corregir el desempeño individual y colectivo en la organización. Garantizar que los hechos se apeguen a los planes.
GEORGE R. TERRY
Determinar los objetivos y los cursos de acción que deben tomarse. ¿Qué se necesita? ¿Qué cursos de acción deben adoptarse? ¿Cómo y cuándo realizarlos? Terry incluye la previsión aquí.
Distribuir el trabajo entre el grupo. Establecer y reconocer la autoridad necesaria. ¿Quién y cuándo realizar el trabajo?
Es el análisis del porque y el cómo se ejecutan las tareas por los miembros del grupo para que se realicen con entusiasmo.
Controlar las actividades para conformarlas con los planes.
14
JAMES F. STONER
Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuados para alcanzarlas.
Proceso para comprender a dos o más personas para que trabajen de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los grupos o de una organización entera con respecto a una tarea.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
DAVID R. HAMPTON
Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo situarla o proporcionarla en el ambiente. Determinar ambiciones a corto y largo plazo. Definir métodos de realización.
División de la empresa en unidades o departamentos. División de funciones.
Actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización. Valores, estilo, liderazgo, comunicación, motivación.
Vigilar los procesos basándose en los objetivos y las normas obtenidos de la planeación. Comparación, evaluación, ajustes.
AGUSTÍN REYES PONCE
Elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, que determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos de la empresa.
Fijar cursos de acción a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar tiempos y números necesarios para ellos.
Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa.
Obtener y articular los elementos materiales y humanos de la organización y la planeación.
Lograr la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones directamente o delegando dicha autoridad. Vigilar simultáneamente que se cumplan en forma adecuada las órdenes emitidas.
Es la comparación de lo obtenido con lo esperado.
15
ISAAC GUZMÁN VALDIVIA
Señalar los objetivos que se persiguen, dictar las políticas que orientan el criterio de los subordinados, escoger los procedimientos que deberán aplicarse y elaborar los programas a corto y largo plazo, incluyendo los factores de tiempo y costo.
Coordinar las actividades humanas que se realizan dentro de una empresa para lograr el mejor aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en el cumplimiento de los fines que a la propia empresa corresponden.
Adquisición, conservación y acrecentamiento de los recursos económicos necesarios para la vida de la empresa. Así como la adquisición, conservación y desarrollo de los hombres que han de cubrir todos los puestos que la estructura orgánica de la empresa requiere para su funcionamiento.
Conjunto de funciones administrativas encaminadas al logro de los resultados que se buscan. El acto de dirigir es un acto de gobierno.
Control de las actividades humanas encaminadas hacia un fin previsto.
JOSÉ A. FDEZ. ARENA
En la planeación se definen los problemas a resolver, se analizan las experiencias pasadas, se esbozan planes y programas a realizar.
La planeación es el punto de partida del esfuerzo humano dentro del proceso administrativo, pero interesa lograr su implementación. Dentro de la implementación, la primera fase se refiere a la decisión, que debe considerar la mejor alternativa de ejecución una vez seleccionado el mencionado plan o programa más adecuado. La implementación se inicia con la decisión. En todos los planes es conveniente tener varias alternativas, para discriminar entre ellas y escoger la mejor.
Por medio del control se compara el resultado con lo que se esperaba obtener y se buscan las causas que pueden haber ocasionado las desviaciones.
SERGIO HERNÁNDEZ Y
RODRÍGUEZ
Visión y previsión.
Planeación y estrategia.
Organización. Integración de equipos de trabajo.
Dirección. Control y evaluación del sistema.
Fuente: (Hernández, 2006, pp.198-199)
16
Bibliografía Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw Hill.
Hernández y Rodríguez, S. (2002). ADMINISTRACIÓN Pensamiento, proceso, estrategia y
vanguardia. México: McGraw Hill.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de administración Un enfoque internacional . México:
McGraw Hill.
Montana, P. J. (2002). Administración. México: PATRIA.
Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de administración. México: Trillas.
Reyes Ponce, A. (2007). Administración de empresas 1: Teoría y práctica. México: Limusa.
Top Related