Pozycja PMO w nowoczesnej firmieZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP, IBM CEE Integrated Technology Services, Delivery ExecutiveThings do not happen. Things are made to happen. - John F. Kennedy
Zbigniew J. Traczyk
Plan prezentacji Wprowadzenie co to jest PMO? (Prba ustalenia jednolitego wzorca) Definicje Projekt, Program, Portfel (Powizanie PMO z metodyk zarzdzania projektami- standardy) Umiejscowienie PMO w strukturze firmy (Podzia dziaa midzy PMO a ca instytucj) Rodzaje PMO (Uprawnienia i delegacje zale ne od modelu dziaania) Klasyfikacja projektw, efektywno PMO (Sposoby dziaania PMO, a specyfika firmy) Wdro enie PMO przykady praktyczne Podsumowanie
Zbigniew J. Traczyk
Pytania zwizane z PMO Jak rol powinno peni PMO (realizacja projektw, kontrola, edukacja)? Jak du y powinien by PMO? Gdzie umiejscowiony w organizacji? Jakie stosowa narzdzia? Jak zmierzy efektywno PMO?
Zbigniew J. Traczyk
WprowadzenieDziaalno operacyjna, a projektowa
We are what we repeatedly do. Excellence, then, is a habit. - Socrates
Zbigniew J. Traczyk
Specyfika ProjektwDziaalno Projektowa Unikalno Dziaalno tymczasowa Dziaalno operacyjna Powtarzalno (rutyna) Dziaalno ciga
Zbigniew J. Traczyk
Zarzdzanie projektami, a dziaalno firmy (operacyjna, procesowa)Klienta
Zarzdzanie procesem
Zarzdzanie przez projekty
Nastawienie na
System
Zarzdzanie operacyjne
Zarzdzanie projektem
Rutynowa Rodzaj aktywnoci
Unikalna
Zbigniew J. Traczyk
DefinicjeProjekt, Program, PortfelIf you know the enemy and know yourself you need not fear the results of a hundred battles. - Sun Tzu
Zbigniew J. Traczyk
Portfele, Programy i Projekty
Relacje midzy Portfelem, Programem, a ProjektemPortfel
Portfele
Projekty
Programy
Programy
Projekty
Programy
Projekty
Prace inne
Projekty
Projekty
rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Trzy definicje PMO Portfolio Management Office Program Management Office Project Managemet Office
Jakie PMO potrzebujesz? Zbigniew J. Traczyk
Podsumowanie definicjiA tak po ludzku!The key is not to prioritize what's on your schedule, but to schedule your priorities. Stephen Covey
Zbigniew J. Traczyk
Definicje - uproszczone Projekt tymczasowe przedsiwzicie produkujce unikalny rezultat Program grupa projektw zarzdzanych razem realizujca wsplny cel Portfel - grupa projektw, programw realizujca cel biznesowy firmy
Zbigniew J. Traczyk
Kluczowe cele projektw, programw i portfeli Projekt realizacja zgodnie z zakresem, bud etem i o czasie Program - zarzdzenie relacjami midzy projektami Portfel - wydajne i efektywne zarzdzanie zasobami (sprzt, ludzie, materiay itd.)
Zbigniew J. Traczyk
Perspektywa PMO Zarzdzanie projektami i programami koncentruje si na wykonywaniu przedsiwzi waciwie (wydajnie). Zarzdzanie portfelem koncentruje si na wykonywaniu waciwych przedsiwzi (skutecznie).
Zbigniew J. Traczyk
Jak to wyglda w dobie kryzysu
Zbigniew J. Traczyk
Kryzys to zagro enie, a tak e szansa dla portfela projektw
Kryzys= Wei Ji Wei = zagro enie" Ji = szansa".Kryzys = Zagro enie + Szansa
Zbigniew J. Traczyk
Analiza zagro e
NIWYStrata
WYWY
NINI
WYNI
Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk
Podejcie do zagro ePrzenie NIWYStrata
Unikaj WYWY
NINI Zaakceptuj
WYNI Zmniejsz
Prawdopodobiestwo
Zbigniew J. Traczyk
Podejcie do zagro ePrzenie NIWYStrata
Unikaj WYWYTo le ra nc ja
NINI Zaakceptuj
WYNI Zmniejsz
na
ry zy ko
Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk
Analiza Szans
NIWYZysk
WYWY
NINI
WYNI
Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk
Podejcie do SzansZagraj NIWYZysk
Inwestuj WYWY
NINI Unikaj
WYNI Rozwa
Prawdopodobiestwo
Zbigniew J. Traczyk
Podejcie do SzansZagraj NIWYZysk
Inwestuj WYWYPo de jc
NINI Unikaj
WYNI Rozwa
ie
do
in we st yc ji
Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk
Perspektywa Projektowa, a Organizacyjna?Organizacja Spojrzenie z perspektywy relacji Spojrzenie w ujciu realizacji celw rocznych, kwartalnych Zarzdzanie pul specjalistw Projekt Spojrzenie z perspektywy transakcji Spojrzenie w ujciu celw projektu Zarzdzanie zespoem projektowym
Zbigniew J. Traczyk
Kluczowe funkcje PMO Projekt Administracja projektu Komunikacja Utrzymanie repozytorium projektu Wsparcie Kierownika projektu Program Koordynacja projektw Komunikacja Monitorowanie Raportowanie Ustanowienie standardu dla programu Portfel Zarzdzanie biznesem Efektywne wykorzystanie zasobw Realizacja celw biznesowych Ustanowienie standardw
Zbigniew J. Traczyk
Pytanie Gdzie w organizacji powinno by umiejscowione PMO? Odpowied?
Zbigniew J. Traczyk
Umiejscowienie PMO w strukturze firmyOd czego to zale y?The main thing is to keep the main thing the main thing. - Stephen Covey
Zbigniew J. Traczyk
Klasyczny model organizacji
V M O S T
Wizja Organizacji
Misja
Portfele Programy Projekty
Cele (Objectives)
Strategia Inicjatywy Dziaania operacyjnotaktyczne
Zbigniew J. Traczyk
Kontekst organizacyjny PMOWizja Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga Zarzdzanie i planowanie portfela projektw Dziaalno projektowa Programy i Projekty
Zasoby organizacji
rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Kluczowe trendy obserwowane w biznesie, majce wpyw na PMO Wzrost udziau usug w gospodarce Wzrost przychodw firm z dziaalnoci usugowej Wzrost zo onoci przedsiwzi Globalizacja i zwikszenie szybkoci zmian w gospodarce Ronie liczba projektw (zewntrznych jak i wewntrznych) realizowanych przez organizacje Innowacyjno jest coraz wa niejszym elementem przewagi konkurencyjnej
Zbigniew J. Traczyk
Wpyw zmian na rol PMOWizja
Wczoraj
Misja Strategia i cele
Zarzdzanie i planowanie operacyjne
Dziaalno operacyjna, ciga
Dziaalno projektowa Programy i Projektyrdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Zasoby organizacji
Zbigniew J. Traczyk
Wpyw zmian na rol PMOWizja
DzisiajZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga
Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie portfela projektw Dziaalno projektowa Programy i Projekty
Zasoby organizacji
rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Zbigniew J. Traczyk
Wpyw zmian na rol PMOWizja
JutroZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga
Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie portfela projektw
Dziaalno projektowa Programy i Projekty
Zasoby organizacji
rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Zbigniew J. Traczyk
Rodzaje PMORola PMO w strukturze organizacji
Risk comes from not knowing what you're doing. - Warren Buffett
Zbigniew J. Traczyk
Typy PMOOdpowiedzialno za realizacj zada
Niewolnik Rola wykonawcza, brak decyzyjnoci
Lekarz Kluczowe decyzje dotyczce jednostki biznesowej Policjant Nadzr i kontrola
Du a Maa
Nauczyciel Wsparcie projektw
Maa Wadza - Uprawnienia
Du a
Zbigniew J. Traczyk
PMO (Projekt) - funkcja wsparcia i nadzoru projektu Monitorowanie aspektw finansowych Monitorowanie przestrzegania harmonogramu Zarzdzanie danymiDyrektor jednostki organizacyjnej
Inne organizacje
Kierownicy projektw
Kierownicy funkcyjni
Zwierzchnicy pracownikw
PMO
Zbigniew J. Traczyk
PMO (Program) - funkcja wsparcia organizacyjnego Koordynuje szkolenia i ksztacenie Wskazuje metodyk i narzdzia wiadczy zespoowi kierowniczemu inne formy pomocy dotyczcej personeluDyrektor jednostki organizacyjnej Inne organizacje
PMO
Kierownicy projektw
Kierownicy funkcyjni
Zwierzchnicy pracownikw
Zbigniew J. Traczyk
PMO (Portfel) - funkcja bezporedniego zarzdzania i podejmowania decyzji Wskazuje projekty, ktre nale y realizowa Analizuje raporty i dokonuje przegldw Zarzdza caociowymi bud etami i rezerwami Podejmuje decyzje w sprawach ewentualnych zmian w projektach
Dyrektor jednostki organizacyjnej
Inne organizacje
PMO
Kierownicy projektw
Kierownicy funkcyjni
Zwierzchnicy pracownikw
Zbigniew J. Traczyk
Klasyfikacja projektwEfektywno PMO?Money changes all the iron rules into rubber bands. Ryszard Kapuciski
Zbigniew J. Traczyk
Co powoduje, e projekt w portfelu jest zo ony Wielko (zespou, finanse, itp..) Rozproszenie geograficzne Ilo interesariuszy Istotno z punktu widzenie strategii Ilo podwykonawcw Warunki kontraktowe Ilo funkcji (obszarw)
Zbigniew J. Traczyk
Przykadowy raport projektuObszarRelacje z klientem Finanse
Sty
Lut
Mar
Kwi
Maj
Cze
Lip
Sie
Harmonogram
Kwestie techniczne Podwykonawcy
Personel
Legenda:
Brak problemw
Potencjalne problemy
Problemy
Zbigniew J. Traczyk
Przykad podsumowania przegldu projektuA: Pod kontrol Mog si pojawia pewne niewielkie problemy, ale kierownik projektu dysponuje skutecznym planem ich rozwizywania. Nie zidentyfikowano adnych powa niejszych istniejcych ani potencjalnych problemw.
B: Aktualnie pod kontrol Istniejce lub potencjalne problemy nale y rozwiza, aby unikn pogorszenia jakoci projektu
C: Powa ne problemy Natychmiast s potrzebne plany korygujce. Prawdopodobiestwo przekroczenia szacunkw lub bud etu. Natychmiastowe aktywne zarzdzanie jest niezbdne dla odzyskania kontroli.
D: Krytyczne problemy Zdecydowanie wpyw na stron finansow, bardzo powa ne problemy z akceptacj przez klienta lub negatywny wpyw na dziaalno biznesow klienta. Wymagana jest kompleksowa ocena z perspektywy zarzdzania. Kontakt z klientem ze strony kierownictwa najwy szego szczebla.Jedn z istotnych miar skutecznoci PMO (portfel, program) mo e by ilo projektw C lub D
Zbigniew J. Traczyk
Wdro enie PMOA jak to wyglda w praktyce?I can make more generals, but horses cost money. - Abraham Lincoln
Zbigniew J. Traczyk
Przykad 1PMO projektowe Projekt uruchomienia i migracji platformy IT banku detalicznego Jeden project manager PMO (project management office) 1 osoba Zesp 30 osb (2 liderw zespow) Bud et kilka M$ Zapewnienie jakoci 1 osoba Zakupy 1 osoba
Zbigniew J. Traczyk
Przykad 2PMO programu Projekt w sektorze administracji publicznej w ramach wejcia Polski do strefy Schengen Siedem projektw, czterech project managerw PMO (program management office) 3 osoby Zesp 40 osb + 4 podwykonawcw Bud et kilkadziesit M$ Zapewnienie jakoci 1 osoba Zakupy i dostawy 1 osoba
Zbigniew J. Traczyk
Przykad 3PMO portfel projektw Portfel usug IT wielobran owy PMO 14 project managerw, 3 project administrators Zesp techniczny 100 osb Bud et ponad 50 M$ Zapewnienie jakoci 2 osoby Finanse 1 osoba
Zbigniew J. Traczyk
Przykad 4PMO midzynarodowy portfel projektw Portfel usug IT wielobran owy (ok.. 1000 kontraktw) 15 krajw PMO regionalne 6 osb 50 project managerw Zesp techniczny 500 osb Bud et ponad 200 M$ Zapewnienie jakoci 7 osb PMO w krajach jedna osoba na 20 FTE (ok. 20 osb) Zbigniew J. Traczyk
PodsumowaniePraktyczne zasady wdro enia?Success does not consist in never making mistakes but in never making the same one a second time. - George Bernard Shaw
Zbigniew J. Traczyk
KIS Keep it Simple Wprowadzaj etapami POT ustal procesy, organizacj i wsparcie techniczne Ustal priorytety i zasady przydziau PM Ustal zasady wsppracy (kontekst PMO) z innymi funkcjami w firmie (dzia zakupw, jakoci, zespoy techniczne, biznesowe, zarzd firmy itp.) Dobierz narzdzie do potrzeb
Praktyczne zasady wdro enia PMO
"Mae czyny, ale wykonane, s lepsze ni wielkie - ale tylko planowane" George Marshall
Zbigniew J. Traczyk
PodsumowaniePrezentacja adresowaa nastpujce tematy: Definicje Projekt, Program, Portfel Umiejscowienie PMO w strukturze firmy Rodzaje PMO Klasyfikacja projektw, efektywno PMO Wdro enie PMO przykady praktyczne
Zbigniew J. Traczyk
Pytania i Odpowiedzi
Zbigniew J. Traczyk
Dzikuj za uwagZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP CEE Integrated Technology Services Delivery Executive IBM Polska Sp. z o.o. mobile: +48 (601) 606729; phone: +48 (22) 8786729 email: [email protected]
Zbigniew J. Traczyk
Grupy Procesw zarzdzania portfelemWedug standardu PMI
Zbigniew J. Traczyk
Grupy Procesw Zarzdzania portfelem Grupa procesw dopasowania do strategii Realizacja programw i projektw oraz innych skadnikw portfela
Grupa procesw monitorowania i kontroli Zbigniew J. Traczyk
Grupa procesw dopasowania do strategii:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Identyfikacja skadnikw portfela utworzenie listy nowych i uzupenienie istniejcej listy skadnikw portfela wedug ustalonej definicji. Kategoryzacja - pogrupowanie wedug kategorii biznesowych zdefiniowanych w strategii. Ocena zbieranie informacji w celu oceny skadnikw portfela i rekomendacja do procesu selekcji Wybr opracowanie krtkiej listy skadnikw portfela. Priorytety uszeregowanie skadnikw portfela wedug wa noci w danej kategorii strategii lub funduszy. Balansowanie portfela opracowanie struktury portfela z najwikszym potencjaem osignicia celw strategicznych. Autoryzacja - formalnie przydzielenie zasobw finansowych i ludzkich do realizacji skadnika portfela. Zbigniew J. Traczyk
Grupa procesw monitorowania i kontroli1. Przegld i raportowanie stanu portfela zbieranie i raportowanie wskanikw wydajnociowych portfela w celu zapewnienia spjnoci ze strategi i efektywnego wykorzystania zasobw. Strategiczne zmiany Reagowanie na zmiany strategii.
2.
Zbigniew J. Traczyk
Proces zarzdzania portfelemGrupa procesw dopasowania do strategii Identyfikacja skadnikw portfela
Realizacja Programw i Projektw
Kategoryzacja
Balansowanie Portfela
Strategia
Autoryzacja
Priorytety
Grupa procesw monitorowania i kontrolirdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)
Ocena
Wybr T
N Przegldy i raportowanie Czy zmiana strategii ?
Zbigniew J. Traczyk
PrelegentZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP IBM CEE Integrated Technology Services Delivery Executive IBM Certified Senior Project Manager Absolwent Politechniki Warszawskiej Wydziau Elektroniki, PMI Project Management Professional, Master in Project Management George Washington University, Master of Business Administration Henley School of Business UK, Sponsor/Zao yciel Project Management Institute, Warsaw Poland Chapter oraz Prezes Stowarzyszenia 2003/05. Mentor PMI dla regionu Europy Poudniowej, Wschodniej i Afryki. Czonek PMI Ethics Standard Development Committee 2005/06, Przewodniczcy Komisji Rewizyjnej PMI WPC 2005/06/07, Czonek Komitetu Sterujcego globalnego projektu PMI Community Transformation Project (CTP). 1989-98 USA - Projekty wdro eniowe infrastruktury kontrolnej i teleinformatycznej w sektorze produkcyjnym i rzdowym (midzy innymi US DoD, New York City Transit Authority, Stainway Piano). Od 1998 Kierownik Projektw wdro eniowych IBM zwizanych z oprogramowaniem Tivoli, autoryzacj internetowych patnoci kartami kredytowymi, uruchomieniem nowego banku detalicznego. Dyrektor Projektw doradczych w obszarze Zarzdzania Projektami oraz Dyrektor Programu IT w administracji publicznej w ramach wejcia Polski do strefy Schengen.
Zbigniew J. Traczyk
Top Related