MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 50
Patronato de la UAN
� Planos arquitectónicos � Cortes � Elevaciones � Estructurales � Especificaciones � Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas
(aires acondicionados), voz y datos (telefonia, Internet, sistemas Acusticos, musicalización, etc)
� Planos de herrería � Planos de carpintería � Planos de acabados
o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto
� La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual.
� Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las
estimaciones. � Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones junto
con notas en la Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías. � La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos
y especificaciones de obra. � Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e
instalaciones. � La excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se
encuentran descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57.
� Los excedentes de obra se plasman en los formatos “Ajustes de Costos,
Incremento de Volumen y Conceptos Extraordinarios”.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 51
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
1
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa, copias del Acta de Sesión aprobada, del Seguimiento de Acuerdos en donde están solicitando que se realice la Obra Pública y copia del Certificado de Tesorería para corrobar que existe recurso para realizar la obra.
� Acta de
Sesión � Seguimiento
de Acuerdos
� Certificado de Tesorería
2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de él, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el Proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente con el seguimiento de acuerdos, el acta de sesión y el certificado de tesorería.
� Proyecto Ejecutivo
� Expediente
3
NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe de la Coordinadora Administrativa recurso para complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo. Conecta con la actividad no. 4
4
CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe Presupuestos de cuando menos 3 contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos. Integra proyecto ejecutivo en expediente.
� Presupues- tos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 52
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE
OBRA PÚBLICA
NO SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS. Conecta con la actividad no. 24.
5 Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa (2O) eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna un original del Dictamen a la Coordinadora Administrativa y el otro al expediente.
� Dictamen de Adjudicación Directa
6 Emite Oficio (O y C) informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalacciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días natuales a firmar contrato, integra copia del mismo al expediente.
� Oficio
7
NO SE PRESENTÓ Adjudica la realización de la obra a la segunda propuesta más solvente. Conecta con la actividad no. 6
8
SE PRESENTÓ Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. Integra al expediente los presupuestos recibidos.
9
NO ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y …
� Registro de Padrón de Contratistas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 53
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
… solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite Oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 10
� Documentos (requisitos)
� Oficio
10
ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Analiza requerimientos llegando a un acuerdo, elabora contrato en 2 originales (mediante el Asesor Juridico del Patronato), le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Integra un original del contrato al expediente.
� Contrato
11 Recibe garantías y factura del contratista solicitando anticipo. Verifica que se encuentren elaboradas correctamente.
� Garantías � Factura de
anticipo
12
NO ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar las modificaciones necesarias a las mismas. Conecta con la actividad no. 11
13
ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago. (Ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. Integra garantías al expediente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 54
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
14
Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo Estimaciones (O y C) y solicita a la Coordinadora Administrativa realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (ver procedimiento de pago). Integra original de las estimaciones al expediente y la copia a la Coord. Admva. Archiva Bitácora temporalmente.
� Bitácora de Obra
� Estimacio- nes
15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento.
16 NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS NI CON SU FUNCIONAMIENTO. Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo. Conecta con la actividad no. 15
17 CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO. Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los “Cuadros Comparativos, Generadores de Obra y Ánalisis de Precios Unitarios”.
� Cuadros
Comparati- vos
� Generado- res de Obra
� Precios Unitarios.
NO EXISTEN EXCEDENTES
SIGNIFICATIVOS. Conecta con la actividad no. 21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 55
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
18 Analiza si los conceptos plasmados fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra.
19 NO ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Comunica al contratista que solo se autorizarán los conceptos establecidos en el contrato y en la Bitácora de Obra. Conecta con la actividad no. 21.
20
ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Solicita y obtiene autorización del presupueto para realizar el pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno con la copia del Acta de Sesión. (Ver procedimiento de Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos).
� Acta de Sesión
21 Hace estimación final y recibe del contratista factura y recibo amparando el costo total de la obra. Integra al expediente los cuadros comparativos, los generadores de obra y los precios unitarios.
� Estimación final
� Factura � Recibo
22 Hace constar la entrega satisfactoria de la obra pública mediante Acta de Entrega-Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coordinadora Administrativa y solicita realice el pago total. (ver procedimiento de pago). Entrega copia del Acta al contratista e integra la original de la misma junto con la estimación final y el recibo al expediente.
� Acta de Entrega-Recepción
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 56
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega – Recepción y el acuse de recibido están descritas en las normas de operación.
23 Realiza entrega de obra al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega – Recepción (2O) y acuse de recibido (3O) debidamente firmados. Integra un original del Acta de Entrega y del Acuse de Recibo al expediente. Entrega las segundas originales a la Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN y un original del Acuse de Recibido al Órgano Usuario. TERMINA PROCEDIMIENTO.
� Acta de Entrega-Recepción
� Acuse de recibido
ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Conecta con la actividad no. 41
24
NO ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 contratistas.
25 Define la Convocatoria, Invitación y “Bases de Licitación a cuando menos tres Contratistas” (4O) en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas, les envía invitación y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Contratistas. Archiva invitación en expediente.
� Convocato ria
� Invitación
� Bases de Licitación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 57
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FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
26
NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formtao requisitado y documentos. Emite oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 27.
� Registro de Padrón de Contratistas
� Documentos (requisitos)
� Oficio de
Asignación
27 ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Recibe de los contratistas fichas de depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativa recibos de pago como comprobante del mismo. Integra al archivo de la contabilidad las fichas de depósito y una copia de los recibos de pago y al expediente originales de la convocatoria, de las bases de invitación y copia de los recibos de pago.
� Fichas de
depósito
� Recibos de pago
28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las respuestas y darlas a conocer en la Junta de Aclaraciones.
� Dudas
29 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan, resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y ..
� Acta de Aclaraciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 58
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
…distribuye las copias necesarias según el no. de asistentes. Integra Acta y dudas en expediente.
30 Verifica si se presentaron el mínimo de contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica.
31
NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.
� Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica
32
SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.
� Propuestas Técnicas
� Propuestas Económicas
33
NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.
� Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 59
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
34
CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Lleva a cabo el análisis detallado de las propuestas técnicas de los contratistas. Emite Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al expediente.
� Dictamen Técnico
35 Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.
36
NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.
� Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica
37
CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.
38
NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres Contratistas.
� Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 60
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.
39 Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de Resultados del análisis económico.
40 Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante Acta de Dictamen Económico y Fallo donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 6
� Acta de Dictamen Económico y Fallo
41 Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública (O y 3C) en base a las características de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art. 40
� Bases de Licitación
� Convocato ria
42
Solicita mediante oficio (O y 3C) la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver respuesta de mínimo dos contratistas.
� Oficio de Solicitud
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 61
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
11 11
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
43
NO HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública a cuando menos dos contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 41.
� Acta de Declaración
44 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Auxiliar Administrativo. Entrega original del recibo de pago a los contratistas junto con las Bases de Licitación, integra al archivo de contabilidad fichas de pago y copia de los recibos de pago y al expediente le integra copias de los recibos de pago. Conecta con la actividad no. 29.
� Fichas de depósito
� Recibos de pago
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 62
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
1 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
I N I C I A
Recibe de la Coordinadora Administrativa, Acta de Sesión aprobada Seguimiento de Acuerdos y
Certificado de Tesorería en donde están solicitando que se realice la Obra Pública.
A
1
1C
Acta de Sesión
Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de el, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar
expediente.
2
Solicita y recibe presupuestos de cuando menos tres contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos?
4
3OPresupuestos
SI
Expediente
Expediente
1CCertificado de Tesorería
¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS?
Solicita y recibe de la Coord. Admva. recurso para complementar el expediente técnico y realiza las
acciones necesarias para obtenerlo.
3
Expediente
NO
Proyecto Ejecutivo
Proyecto Ejecutivo
Proyecto Ejecutivo
1
1
1CSeguimiento de Acuerdos
1CCertificado de Tesorería
1CActa de Sesión
1CSeguimiento de Acuerdos
¿SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS?
SI
2NO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 63
Patronato de la UAN
3OPresupuestos
2O
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
2 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa , eligiendo al contratista que
haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás
circunstancias pertinentes. Turna Dictamen a la Coord. Admva.
A
5
Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas.
8
¿SE PRESENTÓ?
B
3OPresupuestos
Expediente
3OPresupuestos
1O
Dictamen de Adjudicación
Directa
Expediente
NO
Coord. Admva.
Emite Oficio informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalaciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días naturales a
firmar contrato.
6
Expediente
3, 15
Adjudica la obra a la segunda propuesta más solvente.
¿ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN
DE CONTRATISTAS
?
Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe
documentación descrita en el formato. Recibe de contratistas formato requisitado y doctos. emite
oficio asignando no. de contratista.
9
NO
2O
1OOficio
Documentos (requisitos)
Registro de Padrón de Contratistas
Contratistas
4
SI
SI
7
3
Expediente
OOficio Contratistas
Expediente
1COficio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 64
Patronato de la UAN
Factura de anticipo
1CEstimaciones
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
3 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
B
Analizan requerimientos llegando a un acuerdo, elabora Contrato, le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo
establecido.
10
1OContrato
Recibe Garantías y Factura del contratista solicitando anticipo y verifica que se encuentren
elaboradas correctamente.
11
¿ESTÁN ELABORADAS CORRECTA-MENTE?
5Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago del anticipo al contratista. (ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha
estipulada en el contrato.
13
SI
C
Contratistas Expediente
Expediente3O
Garantías
3O
Garantías
Expediente
Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar modificaciones a las mismas.
NO
12
3OGarantias
Factura de anticipo
Factura de anticipo
4
Coord. Admva.
Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo estimaciones
y solicita a la Coord. Admva. realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (ver
procedimiento de pago).
14
Bitácora de Obra Expediente
T
OEstimaciones
Coord. Admva.
5
1OContrato
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 65
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
4 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
C
¿CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO?
Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el
Proyecto Ejecutivo.
16
Expediente
NO
6
Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificación técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su
funcionamiento.
6
Expediente
15
¿EXISTEN EXCEDENTES
SIGNIFICATIVOS?7
Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los “cuadros Comparativos, Generadores de Obra y el Análisis de Precios
Unitarios”.
SI
Expediente
17
Análisis de precios unitarios
Generadores de obra
Cuadros comparativos
NO
D
Analiza si los conceptos fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra
SI
18
Expediente
Análisis de precios unitarios
Generadores de obra
Cuadros comparativos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 66
Patronato de la UAN
1C
Acta de Sesión
Expediente
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
5 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
D
Solicita y obtiene autorización de presupuesto para realizar el pago del excedente mediante
sesión de Junta de Gobierno. (ver procedimiento “Atención de Solicitudes de Programas y/o
Proyectos”)
20
¿AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA
Expediente
Análisis de precios unitarios
Generadores de obra
Cuadros comparativos
8
SI
Análisis de precios unitariosRecibo
Hace Estimación Final y recibe del contratista Factura y Recibo amparando el costo total de la
obra.
21
Expediente
Generadores de obra
Cuadros comparativos
Factura
Estimación Final
7,8
Comunica al contratista que solo autorizará los conceptos
establecidos en el contrato y la bitácora de obra.
NO
Análisis de precios unitarios
Generadores de obra
Cuadros comparativos
19
Recibo
Estimación final
Hace constar la entrega satisfactoria de la obra mediante Acta Entrega-.Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista.
Entrega factura a la Coord. Admva., solicita realice el pago total al contratista. (ver procedimiento de
pago).
22
1CActa Entrega-Recepción
Contratista1O
Acta Entrega-Recepción
Factura Coord. Admva.
Expediente
E
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 67
Patronato de la UAN
Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega - Recepción y el acuse de recibido están
descritas en las normas de operación.
Realiza entrega de obra al órgano usuario de la UAN mediante Acta de Entrega-Recepción y acuse de recibido debidamente firmados.
23
2OActa Entrega-Recepción
S. de A. F. de la UAN2O
Acuse de Recibido
3OAcuse de Recibido
Órgano Ususario
1OActa Entrega-Recepción
1OAcuse de Recibido
Expediente
T E R M I N A
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
6 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
E
F
2
¿ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS?
Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3
Contratistas.
24
3OPresupuestos
Expediente
No
9Si
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 68
Patronato de la UAN
3O
Invitación
3O
Invitación
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
7 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
F
Define la Convocatoria, Invitación y “Bases de licitación a cuando menos tres Contratistas” en base a las
características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas y
revisa si se encuentran registrados en el padrón.
25
Expediente
Contratistas
Recibe de los contratistas “Fichas de Depósito” por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativo “Recibos de Pago” como comprobante del mismo.
27
Expediente
Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y
solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las repuestas y darlas a conocer en la junta de aclaraciones
28
Expediente
Contabilidad
Dudas
G
SI
¿ESTÁN REGISTRA-DOS EN EL PADRÓN?
Entrega al contratisas formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación descrita en el formato.
Recibe de ellos formato requisitado y documentos. Asigna no. de contratista
mediante oficio.
NO
10
26
10
2O
1OOficio
Documentos (requisitos)
Registro de Padrón de Contratistas
Contratistas
4O
Convocatoria
4O
Bases de Licitación
3O
Convocatoria
3O
Bases de Invitación
ORecibos de Pagos
4O
Convocatoria
4O
Bases de Licitación
Expediente
1O
Convocatoria
1O
Bases de Licitación
3C
3CRecibos de Pagos
Fichas de Deposito
11, 12,13, 14 y 15
O
Invitación
Contratistas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 69
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
8 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
G
Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan y
resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y distribuye las copias necesarias
según número de asistentes.
29
Expediente
O
Acta Aclaraciones
DudasC
Actas de Aclaraciones Asistentes
Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la Convocatoria, Bases de Invitación y Ley de la
Materia.
32
Verifica si se presentaron el mínimo de Contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica.
30
¿SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS
?
Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos
tres contratistas).
11
1C
Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica
Expediente
31
NO
SI
¿CUMPLEN CON LA
DOCUMENTA-CIÓN
REQUERIDA?
33
NO
SI
Expediente
H
Asistentes
Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos
tres contratistas).
12
Expediente
Asistentes
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
Expediente
Propuestas Económicas
Propuestas Técnica
1C Acta de Recep. de Pro. y Apertura Técnica
Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 70
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
9 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
H
Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas técnicas de los cotratistas. Emiten Dictamen
Técnico de resultado del análisis.
34
Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativas) establecidos en la convocatoria,
bases de licitación y ley de la materia.
37
Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen técnico y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativa) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la
materia.
35
¿CUMPLEN CON LOS
REQUERIMIEN-TOS
ECONÓMICOS?
NO
SI
¿CUMPLEN CON LOS
REQUERIMIEN-TOS
ECONÓMICOS?
NO
SI
Expediente
I
ODictamen Técnico
Expediente
33
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
36
Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3
cotratistas).
13
Expediente
Asistentes
Propuestas Económicas
Propuestas Técnica
1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ.
Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ.
3338
Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3
contratistas).
14
Expediente
Asistentes
Propuestas Económicas
Propuestas Técnica
1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ.
Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ.
Expediente
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 71
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
10 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
I
Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen
de resultado del análisis económico.
39
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
ODictamen Económico
Expediente
Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo
mediante acta donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la
invitación.
40
Propuestas Económica
Propuestas Técnica
Expediente
15
Acta de C Dictamen Econ. y
Fallo Asistentes
9
Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública en base a las características de los bienes y/o
servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art. 40
41
Expediente
3C
Convocatoria
3CBases de
Licitación Pública OConvocatoria
OBases de
Licitación Pública
16
J
Acta de O Dictamen Econ. y
Fallo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 72
Patronato de la UAN
3CBases de
Licitación Pública
3CBases de
Licitación Pública
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
11 11
ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública
PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
Solicita mediante oficio la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un
Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver si hubo respuesta de mínimo dos
contratistas.
42
¿HUBO RESPUESTA DE MÍNIMOS DOS CONTRATISTAS
?
Recibe Ficha de Deposito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago
a través de la Coordinación Administrativa.
44
NO
Periodicos
Expediente
Expediente
3CConvocatoria O
Convocatoria
OBases de
Licitación Pública
3COficio de solicitud
OOficio de solicitud
Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 2
contratistas).
16
1C
OActa de
Declaración Expediente
43
Asistentes
SI
17
ContratistasContabilidadO
Recibos de Pagos
2C
1CRecibos de
Pago
Fichas de Depósito
J
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 73
Patronato de la UAN
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
II.1. 5 “Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 74
Patronato de la UAN
Nombre del Procedimiento: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. Objetivo del Procedimiento: Realizar los pagos de facturas, nóminas, recibos de honorarios, etc. recibidos por la Coordinación Administratica del Patronato de la UAN como retribución por un bien y/o servicios recibidos en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit. Normas de Operación: � El recurso se encuentra distribuido en tres cuentas de Instituciones Bancarias de
la siguiente manera: o Banamex, para efectuar pagos sobre gastos administrativos o Bancomer, para efectuar pagos sobre obra pública. o Santander, para efectuar pagos sobre bienes y servicios.
� Los otros servicios pueden ser: o Agua o Luz o Teléfono o IMSS o Etc.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 75
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 2
PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa
RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O
DOCUMENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
I N I C I A PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos junto con sus respectivos soportes documentales como los pueden ser las facturas, nóminas, recibos de honorarios u otros.
� Soporte
documental
2 Elaborar cheque y poliza de cheque (O y 2C), antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa para su revisión y autorización.
� Cheque � Póliza de
cheque
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
3 Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente.
4
NO ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Señala modificación a realizar y devuelve documentos para su corrección. Conecta con la actividad no. 2.
5
ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Antefirma póliza de cheques y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato de la UAN para su revisión y autorización.
PRESIDENTE Y TESORERO
6 Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y correctamente elaborados los documentos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 76
Patronato de la UAN
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2 2
PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa
RESPONSABLE ACT. NUM.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
PRESIDENTE Y TESORERO
7
NO ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS INCORRECTAMENTE. Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las modificaciones pertinentes. Conecta con la actividad no. 2.
8 ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS CORRECTAMENTE. Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques a la Coordinadora Administrativa.
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
9 Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
10 Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato “Control de cheques”. Distribuye los documentos de la siguiente manera: � Cheque y 1era. copia de la póliza –
Proveedor o contratista. � Original de la póliza de cheques y soporte
documental – Contablidad. � 2da. copia de la póliza al expediente. � Control de cheques – Coordinadora
Administrativa.
� Control de cheques
NOTA: EL formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coordinadora Administrativa.
TERMINA PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 77
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
1 3
ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa
PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.
I N I C I A
Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos juntos con sus
respectivos soportes (factura, nómina, recibo de honorarios u otros).
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
Soporte documental
Elabora cheque y póliza de cheques. Antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa
para su revisión y autorización.
A
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
2
Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente.
3
Señala modificaciones a realizar y devuelve
documentos.
¿Están correctamente elaborado?
No
Si
4
1
1,2
Soporte documental
2C1C
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
OPóliza de cheque
Cheque
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
Cheque
Cheque
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 78
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
2 3
ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa
PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
A
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
Antefirma póliza y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato para su
revisión y autorización.
Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y
correctamente elaborados los documentos.
PRESIDENTE Y TESORERO
B
5
6
Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las
modificaciones pertinentes.
¿Están correctamente aplicado los recursos y
elaborados correctamente?
No
Si
7
2Soporte
documental
1C Póliza de cheque
Cheque
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
Cheque
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
Cheque
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 79
Patronato de la UAN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
3 3
ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa
PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
B
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques y el soporte el soporte documental a la
Coordinadora Administrativa.
Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido.
COORDINADORA ADMINISTRATIVA
Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato de “Control de Cheques”.
T E R M I N A
8
9
10
El formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coord. Administrativa.
Coord. Admva.
Soporte documental
OPóliza de cheque
1CPóliza de cheque
ChequeProveedores
Contabilidad
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
Cheque
Soporte documental
2C1C
OPóliza de cheque
Cheque
2CPóliza de cheque
Control de Cheques
Expediente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 80
Patronato de la UAN
III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 81
Patronato de la UAN
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 82
Patronato de la UAN
GUÍA DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1. Anotar el nombre o razón social del Proveedor al cual se le está requiriendo la
cotización.
2. Anotar el nombre de la persona a quién se le deberá de dirigir la solicitud de cotización.
3. Deberá de anotar el área de la Universidad Autónoma de Nayarit que está solicitando los bienes y/o servicios.
4. Anotar el número de teléfono al cual se le podrá localizar al proveedor.
5. Deberá de anotar el nombre de la Coordinadora Administrativa del Patronato de la UAN a la cual debe ser dirigida la cotización.
6. Deberá anotar con números consecutivos los diferentes artículos que se solicitarán y se harán en orden de aparición.
7. Deberá anotar las especificaciones técnicas de los bienes que se desea adquirir.
8. Deberá anotar la cantidad de artículos de las mismas especificaciones que se desea adquiri. A partir de este punto lo deberá de llenar el proveedor.
9. Deberá de anotar el precio unitario por cada tipo de artículo sin IVA.
10. Deberá de anotar el IVA que causa por cada tipo de articulo (precio unitario).
11. Deberá de anotar el costo total de los artículos anotados en la misma fila con todo y el IVA.
12, 13, 14 y 15. Deberá de anotarse la suma de todas y cada una de las columnas para identificar el costo total de los bienes y/o servicios solicitados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 83
Patronato de la UAN
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O
SERVICIOS Y SU GUÍA DE LLENADO.
Nombre, Denominación o Razón Social del Solicitante
R.F.C. CURP
Domicilio, Calle y Número
Colonia Municipio CP Ciudad Estado
Teléfono Fax E-MAIL
Nombre teléfono del Representante de Ventas
Nombre teléfono del Representante de Legal
No. de la Escritura Publica en la que consta Fecha Su Acta Constitutiva
No. de Tomo No. de Fojas Nombre, Número y lugar del Notario Público ante el cual se dio fe de la misma
Giro comercial (describa brevemente su actividad preponderante)
Anteriormente ha sido proveedor de la Universidad: Si No De ser afirmativo cuantos años de antigüedad
DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN
1. Acta constitutiva/Acta de nacimiento 2. Poder General o especial para Actos de
Administración o de Dominio del representante legal (Personas Físicas: solo en caso de tenerlo)
3. Alta ante la S.H.C.P. (R-1 inicial y cedula) incluyendo modificaciones
4. Listado de productos y/o servicios (genéricos)
5. Declaración Anual (ISR) y parciales, al momento solicitar su inscripción o renovación
6. Identificación Oficial vigente
No. Expediente COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PATRONATO Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios Clave Proveedor
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 84
Patronato de la UAN
Nota: El presentar este formato como solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, no implica la aceptación del mismo. Manifiesto bajo protesta de decir verdad, que los datos contenidos en el presente formato son verídicos y autorizo al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit para que lleve a cabo su verificación. Igualmente declaro, que ni el suscrito, ni la persona o empresa que represento tenemos alguna relación con grupos u organizaciones vinculadas con actividades ilícitas, ni estar en alguno de los supuestos del Art. 34 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit. Así mismo me obligo a informar oportunamente al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit cualquier cambio que hubiera en los datos generales de mi representada o en los supuestos de la ley anteriormente descritos.
Sello de la Empresa
Sello del Comité de Adquisiciones
Firma y Fecha del Propietario o Representante Legal
PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NAYARIT COMITÉ DE ADQUISICIONES Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios
INFORMACIÓN GENERAL La inscripción es totalmente gratuita ¿Cómo realizar el trámite para pertenecer al padrón de proveedores?
1. Llenar la solicitud registrando los datos en los apartados correspondientes (no deberá contener teléfonos celulares ni radio localizadores)
2. Presentar la solicitud en 2 tantos 3. Anexar los documentos correspondientes a:
• Persona física • Persona Moral/jurídica
4. Presentar o en su caso enviar por algún servicio de paquetería a las oficinas del Patronato
Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicadas en:
Bilbao No. 8-A ALTOS
Ciudad del Valle Tepic, Nayarit CP 63157
Teléfono: 01 311 214 38 98 Para conservar su registro es indispensable renovarlo anualmente antes del 1 de abril de cada año, con el siguiente documento:
• Copia de la declaración anual de impuestos del ejercicio anterior (ISR) y parciales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 85
Patronato de la UAN
En el momento en que ocurra deberá avisar con una carta membretada de la empresa, informándonos:
1. Cambio de domicilio ante la S.H.C.P. (presentando copia del aviso) 2. Modificaciones al acta constitutiva (incremento o disminución de actividades, cambio de poder
y/o representante legal de la empresa (presentando copia certificada) 3. Cambio de teléfonos 4. Cambio de representante de ventas
“El no dar aviso” de cualquier modificación a sus datos de proveedor es motivo de Suspensión y/o Baja definitiva en el Padrón de Proveedores. PUNTOS RELEVANTES EN LA EVALUACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
A. Contar con la infraestructura de acuerdo a las actividades señaladas en la documentación B. Contar con experiencia comprobable a través de la presentación de documentos C. Contar con instalaciones de acuerdo a las actividades señaladas documentación (oficinas,
bodegas, exhibidores, etc.)
Atentamente
L.C. Maria Esther Fránquez Partida Coordinadora Administrativa del Patronato Administrador
del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 86
Patronato de la UAN
RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIÓN DE PATRONATO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 87
Patronato de la UAN
GUÍA DE LLENADO RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIONES DE GOBIERNO
1. Deberá anotar el periodo en el cual se presentarán las propuestas enumeradas y si es ordinaria o extraordinaria.
2. Deberá anotar el nombre de la persona a la cual irá dirigida la relación de propuestas.
3. Asignar número de propuesta que se vaya recibiendo, la asignación deberá ser
en orden secuencial.
4. Anotar la fecha en que el Patronato de la UAN recibe la propuesta o solicitud.
5. Deberá de anotar el no. de oficio.
6. Deberá de anotar el nombre de la persona y el cargo de quién está presentando (firmando) la propuesta.
7. Anotar la cantidad que el suscrito solicita para adquirir los bienes, servios y/u
obras públicas en beneficio de la Universidad.
8. Anotar algun comentario que sea necesario y que pueda ayudar para atender y dar respuesta a las propuestas presentadas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 88
Patronato de la UAN
CERTIFICADO DE TESORERÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 89
Patronato de la UAN
GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DEL CERTIFICADO DE TESORERÍA 1. Deberá de anotar la clave asignada según el año en que se expedirá el
certificado y el número de certificado expedido.
2. Anotar el nombre de la persona en cargada de la Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.
3. Anotar el número de acuerdo que le fue asignado en la relación de
propuestas aprobadas en sesiones de Patronato.
4. Deberá de anotar si la sesión fue ordinaria o extraordinaria.
5, 6 y 7. Anotar el día, el mes y el año en que fue celebrada la sesión de Patronato. 8. Anotar con letra el año en que fue celebrada la Sesión de Patronato. 9. Deberá anotar con números la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 10. Deberá anotar con letras la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 11. Deberá anotar el bien, servicio u obra pública que fue aprobado en la Sesión de Patronato. 12. Deberá anotar el nombre del Tesorero del Patronato quien será el único que puede firmar el Certificado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 90
Patronato de la UAN
CONCENTRADO DE ACUERDOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 91
Patronato de la UAN
GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONCENTRADO DE ACUERDOS”
1 y 2. Anotar el mes y el año en que se levantaron los acuerdos de las Sesiones de Patronato. 3. Anotar el número de acuerdo que se generó en las Sesiones de Patronato,
además deberán de ser asignados en forma consecutiva. 4. Deberá de anotar el acuerdo al que se llego en las Sesiones de Patronato junto
con las caracteristicas, la cantidad y el periodo de aprobación del mismo.
5. Anotar algún comentario o información que sea necesaria y que pueda ayudar para atender y dar respuesta al acuerdo generado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 92
Patronato de la UAN
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 93
Patronato de la UAN
GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS”
1. Anotar el periodo en que se recibieron los oficios (los meses).
2. Anotar el año en que se recibieron los oficios. 3. Anotar fecha en que fue expedido el oficio. 4. Anotar la fecha en que fue recibido por la Coordinación Administrativa
del Patronato de la UAN. 5. Anotar el número de oficio con el que fue expedido. 6. Anotar la dependencia o institución de procedencia. 7. Anotar el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 8. Anotar la razón u objetivo por la cual fue enviado el oficio registrado. 9. Anotar el nombre y cargo de la persona que emitio el oficio. 10. Anotar el área (fecha y nombre del encargado del área) la cual se
hará cargo de atender la solicitud u objetivo del oficio. 11. La Coordinadora Administrativa deberá plasmar su firma de
revisado para corroborar los tiempos de entrega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 94
Patronato de la UAN
IV. ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 95
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 96
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 97
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 98
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 99
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 100
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 101
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 102
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 103
Patronato de la UAN
REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 104
Patronato de la UAN
FORMATOS GENERADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 105
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 106
Patronato de la UAN
FORMATOS DE CUADROS COMPARATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 107
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 108
Patronato de la UAN
FORMATOS “RECIBO Y ESTADO DE CUENTAS” PRESUPUESTO GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 109
Patronato de la UAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 110
Patronato de la UAN
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS
� Actas de Sesión: Son los documentos en donde se registran los acuerdos que
se originan dentro de las Sesiones de Patronato de la UAN llamadas tambien “Junta de Gobierno”.
� Certificado de Tesorería: Es el documento que expide el Tesorero del Patronato para checar el saldo existente en banco y corroborar así que existe el suficiente como para llevar a cabo la compra del bien y/o servicio o la obra pública solicitada.
� Contratista: Es la persona que se le adjudicará la realización de la obra pública. � Coordinación Administrativa: Área administrativa mediante la cual los
miembros del Patronato de la UAN llevan a cabo el cumplimiento de sus atribuciones.
� Cotización: Son los documentos que muestran las caracteristicas físicas y costos
de los bienes y/o servicios solicitados. � Garantía: es un documento qe busca asegurar el cumplimiento de una
obligación, garantiza el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
� IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. � IVA: Impuesto al valor agregado. � Ley de Adquisiciones: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y
Almacenes del Estado de Nayarit.: � Ley de Obra Pública: Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit. � Obra Pública: Es la construcción, instalación, conservación, mantenimiento,
reparación y demolición de bienes inmuebles destinados a un servicio público o al uso común.
� Oferente Adjudicado: Es la pesona física o moral a quien se le adjudicará la
compra del bien y/o servicio. � Órgano Usuario: Es representado por la Unidad Académica o área que está
solicitando la adquisición del bien, servicio y obra pública.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 111
Patronato de la UAN
� Patronato de la UAN: Patronato para Administrar el Impuesto Adicional del 10%
destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit.
� Presupuesto: Es el documentos que muestras las especificaciones técnicas y costos que se requieren para llevar a cabo una obra pública.
� SAT: Secretaría de Administración Tributaria.
� Sesiones de Patronato: Son las reuniones que los miembros del Patronato de la
UAN llevan a cabo para tomar acuerdos sobre la aprobación de programas y o proyectos a realizar en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 112
Patronato de la UAN
VI. AUTORIZACIÓN En cumplimiento al Art. 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit se elaboró el presente Manual de Procedimientos para su debida observancia y se aprobó el día xxxxxx
MIEMBROS DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE
NAYARIT.
Q.F.B. Leopoldo Romano Morales Presidente
______________________________
C.P. Manuel David Sierra Quintana Tesorero
______________________________
M. en C. Omar Wicab Gutiérrez Secretario
________________________________
M. en C. Xochitl Castellón Fonseca Representante de Escuelas Superiores y
Facultades
______________________________
M. en C. Juan Carlos Plasencia Flores Representante Nivel Medio Superior
_____________________________
M. en C. Porfirio López Lugo Representante del Sector Académico
____________________________
C. Luís Manuel Hernández Escobedo Representante del Sector de
Trabajadores
_____________________________
Lic. Daniel Maldonado Félix Representante Sector Estudiantil
_____________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 113
Patronato de la UAN
SECRETARIA TECNICA
M. A. Adrian Navarrete Méndez
___________________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 114
Patronato de la UAN
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA
DE NAYARIT
L.C. María Esther Fránquez Partida
Coordinadora Administrativa
______________________________
Lic. Laura Beatriz García Becerra Asesor Jurídico
______________________________
Arq. David Salvador Alfaro López Asesor de Obra Pública
________________________________
C.P. Francisco Romero Parra Asesor Contable
______________________________
C. Mario Alberto Alvarado Gómez Auxiliar Informático
_____________________________
C. María del Sol Torres Ovalle Auxiliar Administrativo
____________________________
C. Luis Ricardo Aguilar Porta Auxiliar de Servicios
___________________________
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