NO. SALINAN :
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
P.UTeM (ISO)/PO/PK04
Perkara Disediakan Disemak Diluluskan Oleh
Tandatangan
Nama Mohd Mawardi bin
Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin
Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan
Tarikh 09 MEI 2016 09 MEI 2016 09 MEI 2016
UTeM(ISO)/SP/PK01/F3
Semakan 1/ Muka surat 1/1
HELAIAN REKOD PINDAAN Nota:
Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.
NNoo..
PPiinnddaaaann Muka surat
No. Semakan
Tarikh Semakan
Butir-butir Pindaan Pengesahan
1/2011 4 -10 Isu 2 21.12.2011 Perubahan keseluruhan pada terma dan proses kerja serta dokumen
WP
1/2012 Muka depan
1 24.04.2012 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan
WP
1/2012 4-10 1 24.04.2012 Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, nombor prosedur dan struktur organisasi.
WP
1/2012 4 1 24.04.2012 Pertukaran penanggungjawab di dalam prosedur kerja.
WP
2/2012 Muka depan
2 01.12.2012 Pertukaran nama penanggungjawab semakan. WP
2/2012 Muka
depan, 1-11
2 01.12.2012 Pertukaran logo UTeM WP
1/2013 7 & 9 3 01.04.2013 Pertukaran perkataan di carta alir 6.18 dan prosedur 6.18
WP
2/2013 Muka depan
Isu 3 01.08.2013 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP
2/2013 1 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada rujukan WP
2/2013 2-3 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada definisi WP
2/2013 4 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada daftar kata & tanggungjawab dan penjelasan tindakan
WP
2/2013 5-7 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada carta alir WP
2/2013 8-11 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada prosedur kerja WP
2/2013 12 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada dokumen sokongan WP
1/2014 4 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi & glosari WP
1/2014 6-7 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi carta alir WP
1/2014 8-11 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi proses kerja WP
1/2014 12 1 15.07.2014 Pertambahan maklumat pada dokumen sokongan WP
1/2015 Muka depan
Isu 4 30.04.2015 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP
1/2015 7-19 30.04.2015 Perubahan keseluruhan pada carta alir dan prosedur kerja
WP
1/2016 Muka depan
1 09.05.2016 Pertukaran nama penanggungjawab semakan WP
1/2016 Muka depan 1-20
1 09.05.2016 Pertukaran logo UTeM WP
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
1/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF
Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu
diambil untuk menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian yang
telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan.
1.2 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM yang menguruskan permohonan
pembelian pangkalan data atas talian.
1.3 RUJUKAN
1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2008
7.4.1 : Proses Perolehan
7.4.2 : Maklumat Perolehan
7.4.3 : Verifikasi Barangan Yang Dibeli
1.3.02 Dasar Bahagian Perolehan
1.3.03 Fail Meja
1.3.04 Manual Prosedur Kerja
1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM
1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
1.3.07 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam
Perkhidmatan Awam
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
2/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
2.0 DEFINISI
2.1 Perolehan
Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah
ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan
terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja.
2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet
Merangkumi skop perolehan seperti berikut;
i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lessen
daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh
pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
ii) Langganan pengkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk
pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen
tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau
tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
2.3 Pembekal
Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu.
2.4 Pangkalan Data Atas Talian
Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama
oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat
bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma
atau langganan.
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
3/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
2.5 Invois
Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan
kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan.
2.6 Sebutharga
Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan
bagi judul-judul yang disenaraikan.
2.7 Pesanan Tempatan
Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang
dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan
di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di
dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui.
2.8 Pencadang
Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa)
dan Pegawai Kanan Universiti.
2.9 Tempoh Percubaan
Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/pembekal
pangkalan data atas talian bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut.
2.10 ‘IP Address’
Satu nombor yang unik diberikan kepada setiap komputer yang disambung ke Internet
dengan menggunakan protokol TCP/IP untuk menghantar data ke destinasinya.
2.11 LOA / SST
Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak pembekal
bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak
pembekal sebagai persetujuan untuk penerimaan dan pembekalan. LOA merupakan
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
4/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
surat setuju terima dalam Bahasa Inggeris manakala SST adalah surat setuju terima
dalam Bahasa Melayu.
3.0 DAFTAR KATA
3.1 Terminologi dan glosari
KP Ketua Pustakawan
NC Naib Canselor
PK (UB) Pustakawan Kanan Unit Buku
P (UJ) Pustakawan Unit Jurnal
P (UPD) Pustakawan Unit Penyelidikan
P (UP) Pustakawan Unit Promosi
PUU Pegawai Undang-undang
PP Penolong Pendaftar
PnA Penolong Akauntan
BR Bahagian Rujukan
PB Pejabat Bendahari
PmP UJ Pembantu Perpustakaan Unit Jurnal
PmP UA Pembantu Perpustakaan Unit Automasi
UJ Unit Jurnal
F/PTJ Fakulti/Pusat Tanggungjawab
AJK Ahli Jawatankuasa
PPDAT Pembekal Pangkalan Data Atas Talian
MJPSPP Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan
MJ Mesyuarat Jabatan
BRPIPDAT Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian
LOA Letter of Acceptance
SST Surat Setuju Terima
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
5/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN
Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan pangkalan data atas talian
yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
6/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
5.0 CARTA ALIR (PEMBELIAN BARU)
Mula
Terima cadangan dari staf
akademik
Hubungi pembekal untuk
mengadakan demo &
maklumkan kepada PP
Maklumkan kepada pencadangAda
Buat demo pangkalan data atas
talian
Tiada
Terima maklum balas
kehadiran dari staf akademik
Cukup
6.1
6.2
6.36.3.1
6.6.1
Dapatkan maklumat daripada
PPDAT6.5
6.6.26.6
Tidak
6.7
Edar Borang Penilaian
Pangkalan Data Atas Talian
Hubungi pembekal untuk
tempoh ‘trial’
Maklumkan ‘trial’ pangkalan
data atas talian kepada warga
UTeM
Terima maklum balas daripada
staf akademik
6.3.2
6.10
6.8
Semak
cadangan
pangkalan
data atas
talian
6.4
Semak
bajet
6.9
6.11
6.12
6.13
B A
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
7/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
Serah borang permohonan
langganan
Mohon sebutharga pangkalan data
atas talian daripada pembekal
6.15.2
6.21
6.20
Setuju6.15.1
Buat penilaian terhadap pangkalan
data atas talian
AB
6.15
6.14
Bentangkan
analisa dan penilaian
pangkalan data atas talian
Tidak Setuju
Maklumkan
kepada MJPSPP / MJ
untuk
pembelian
Terima maklumbalas daripada
pembekal pangkalan data atas talian
6.16
6.17
6.18
6.19
Lulus
Terima borang keputusan
permohonan
6.18.1
Tidak Lulus
6.18.1
Mohon ‘agreement’ daripada
pembekal
6.22
6.23
6.24
A1B1
Semak borang
keputusan
Terima LOA/SST daripada PB
Fotokopi untuk simpanan fail
6.21.2Kelulusan sehingga
RM 50 Ribu
Kelulusan melebihi
RM 50 Ribu
6.21.1
6.25
6.26
6.27
6.28
6.23.1
6.23.2
Betul
Salah
Serah LOA/SST kepada PO
Serah LOA/SST kepada PB
Terima LOA/SST daripada
pembekal
Semak LOA/SST
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
8/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
Terima pesanan tempatan
A1B1
Mohon invois daripada
pembekal
Terima pesanan tempatan dan
invois
Semak invois dan
pesanan tempatan
Rekod invois
Cop tarikh terima dan cop
pengesahan pembayaran di
belakang invois
6.31.2
6.35
6.34
Setuju6.31.1
6.30
6.29
Tidak setuju
Pesanan tempatan di
tandatangan oleh P (UJ),
inbois ditandatangani oleh PK
(UB)
6.31
6.32
6.33
Serah BRPIPDAT, invois dan
salinan kuning pesanan
tempatan kepada PnA
6.36
6.40
Maklumkan ‘IP address’ UTeM
kepada pembekal 6.41
Terima kebenaran akses
pangkalan data
Maklumkan kepada warga
UTeM
Tamat
6.42
Terima ‘agreement’ daripada
pembekal
Serah / email ‘agreement kepada
PUU
Semak ‘agreement’
Kembalikan agreement kepada
pembekal
6.43
6.44
6.37
6.38
6.39
6.36.1
6.36.2
Betul
Salah
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
9/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
5.0 CARTA ALIR (PEMBAHARUAN SEDIA ADA)
Kenalpasti tarikh tamat
langganan
Dapatkan statistik penggunaan
Terima statistik penggunaan
Semak
statistik
Email / ‘survey’ kepada staf
akademik
Mohon sebutharga pangkalan data
atas talian daripada pembekal
Terima maklumbalas daripada
pembekal pangkalan data atas talian
Serah borang permohonan
langganan
Semak
maklumbalas
Sediakan dokumen untuk
pembatalan
Maklumkan kepada pembekal
Maklumkan kepada warga
UTeM
Sediakan dokumen makluman
Maklumkan kepada
MJPSPP / MJTerima borang keputusan
permohonan
Semak borang
keputusan
Terima LOA/SST daripada PB
Semak LOA/SST
Fotokopi untuk simpanan fail
Serah LOA/SST kepada PO
Terima LOA/SST daripada
pembekal
Serah LOA/SST kepada PB
Mohon ‘agreement’ daripada
pembekal
AB
6.1
6.3
6.2
6.4
6.56.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
Maklumkan kepada
MJKTSP&I
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
6.17
6.18
6.19
6.20
6.21
6.22
6.23
6.20.2
6.20.1
6.18.1
6.18.2
Mula
6.11.1
6.11.2
6.9.1
6.9.2
6.7.1
6.7.2
6.24
6.25
6.5.1
6.5.2
Meningkat
Menurun
Diteruskan
Ditamatkan
Diteruskan
Diteruskan
Ditamatkan
Ditamatkan
Kelulusan melebihi
RM 50 Ribu
Kelulusan sehingga
RM 50 Ribu
Betul
Salah
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
10/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
Terima pesanan tempatan
A
B
Mohon invois daripada
pembekal
Terima pesanan tempatan dan
invois
Semak invois dan
pesanan tempatan
Rekod invois
Cop tarikh terima dan cop
pengesahan pembayaran di
belakang invois
6.29.2
6.30
6.29
Setuju6.29.1
Tidak setuju
Pesanan tempatan di
tandatangan oleh P (UJ),
invois ditandatangani oleh PK
(UB)
6.26
6.27
6.28
Serah BRPIPDAT, invois dan
salinan kuning pesanan
tempatan kepada PnA
6.31
6.35
6.36
Tamat
Terima ‘agreement’ daripada
pembekal
Serah / email ‘agreement kepada
PUU
Semak ‘agreement’
Kembalikan agreement kepada
pembekal
6.32
6.33
6.34
6.34.1
6.34.2
Betul
Salah
6.37
6.38
Semak ‘agreement’
6.39
6.27.1
6.27.2
Ada perubahan
Tiada perubahan
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
11/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.0 PROSEDUR KERJA
BIL. Tindakan Tanggungjawab
6.1 Mula.
6.2 Terima cadangan pangkalan data atas talian daripada staf akademik melalui lisan, e-mel dan telefon.
P (UJ)
6.3 Semak cadangan pangkalan data atas talian di portal Perpustakaan UTeM;
6.3.1 Jika ada, ikut langkah 6.4.
6.3.2 Jika tiada, ikut langkah 6.5.
P (UJ)
6.4 Maklumkan kepada pencadang melalui surat makluman, telefon atau email dan proses tamat.
P (UJ)
6.5 Dapatkan maklumat daripada pembekal pangkalan data atas talian dari aspek;
a) harga
b) bidang perkara yang dicakupi
c) bilangan ‘user’
P (UJ)
6.6 Semak bajet;
6.6.1 Jika bajet mencukupi, ikut langkah 6.7.
6.6.2 Jika bajet tidak mencukupi, ikut langkah 6.4.
P (UJ)
6.7 Hubungi pembekal untuk mengadakan demo dan maklumkan kepada PP untuk menyediakan surat jemputan demo pangkalan data atas talian. Nyatakan dalam surat tersebut:
a) tempat
b) masa
c) tujuan
d) tarikh
e) wakil dari fakulti berkenaan
P (UJ)
P (UPD)
PP
6.8 Terima maklum balas kehadiran staf akademik melalui surat/email/telefon.
P (UJ)
P (UPD)
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
12/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.9 Buat demo pangkalan data atas talian mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan.
P (UPD)
P(UJ)
PPDAT
6.10 Edar borang Penilaian Pangkalan Data Atas Talian kepada semua yang hadir bagi mendapatkan maklum balas berkenaan pangkalan data tersebut.
P (UJ)
P (UPD)
6.11 Hubungi pembekal untuk tempoh ‘trial’ dan berikan ‘IP address’ Perpustakaan UTeM kepada pembekal.
P (UJ)
P (UPD)
6.12 Maklumkan ‘trial’ pangkalan data atas talian kepada warga UTeM melalui InfoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan.
P (UP)
P (UJ)
PmP (UA)
6.13 Terima maklum balas daripada staf akademik melalui e-mel, telefon, statistik penggunaan.
P (UJ)
6.14 Buat penilaian terhadap pangkalan data atas talian dari segi;
- kandungan
- mudah diakses
- harga yang munasabah
- statistik penggunaan semasa tempoh percubaan
- bidang yang mencakupi dan bentuk (teks penuh atau abstrak)
P (UJ)
6.15 Bentangkan analisa dan penilaian pangkalan data atas talian ‘trial’ di dalam Mesyuarat Jabatan atau Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan.
6.15.1 Jika setuju untuk pembelian, ikut langkah 6.16.
6.15.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.4.
P (UJ)
6.16 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian;
- Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat
pengesahan agen tunggal di Malaysia
- Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian,
Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal
P (UJ)
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
13/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.17 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan;
- harga yang paling murah
- pakej langganan yang ditawarkan
- perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian
P (UJ)
6.18 Maklumkan kepada MJPSPP /MJ untuk pembelian;
6.18.1 Jika lulus, ikut langkah 6.19.
6.18.2 Jika tidak lulus, ikut langkah 6.4.
KP
AJK MJPSPP
6.19 Serah borang permohonan langganan kepada;
i) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor
ii) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM
iii) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM
P (UJ)
NC
PB
6.20 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian.
P (UJ)
PB
6.21 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data:
6.21.1 Jika kelulusan RM0 – RM50 ribu, ikut langkah 6.28
6.21.1 Jika lelulusan RM50 ribu – RM20 juta, ikut langkah 6.22
P (UJ)
6.22 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari
P (UJ)
PB
6.23 Semak LOA / SST:
6.23.1 Jika betul, ikut langkah 6.24
6.23.2 Jika salah, ikut langkah 6.22
P (UJ)
6.24 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail PmP (UJ)
6.25 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal PmP (UJ)
PO
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
14/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.26 Terima LOA / SST daripada pembekal P (UJ)
6.27 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan
P (UJ)
PB
6.28 Mohon ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau telefon
P (UJ)
6.29 Terima ‘agreement’ daripada pembekal untuk persetujuan. P (UJ)
6.30 Serah / email ‘agreement’ kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU.
P (UJ)
PUU
6.31 Semak ‘agreement’;
6.31.1 Jika setuju, ikut langkah 6.32.
6.31.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.29.
PUU
6.32 Kembalikan ‘agreement’ kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email.
P(UJ)
6.33 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu.
Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan
P (UJ)
PB
PnA
6.34 Mohon inbois kepada pembekal melalui email atau telefon P (UJ)
PPDAT
6.35 Terima inbois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal
P (UJ)
PPDAT
6.36 Semak invois dan pesanan tempatan;
6.36.1 Jika betul, ikut langkah 6.37.
6.36.2 Jika salah, ikut langkah 6.35.
P (UJ)
6.37 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois.
P (UJ)
6.38 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan P (UJ) untuk salinan kuning pesanan tempatan.
P (UJ)
PK (UB)
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
15/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.39 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian.
P (UJ)
6.40 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan.
P (UJ)
PnA
6.41 Maklumkan ‘IP address’ UTeM kepada pembekal untuk aktifkan pangkalan data
P (UJ)
6.42 Terima kebenaran akses pangkalan data daripada pembekal. P (UJ)
6.43 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan.
P (UJ)
P (UP)
6.44 Tamat.
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
16/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.0 PROSEDUR KERJA (PEMBAHARUAN SEDIA ADA)
Tindakan Tanggungjawab
6.1 Mula.
6.2 Kenalpasti tarikh tamat langganan pangkalan data P (UJ)
6.3 Dapatkan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan
P (UJ)
6.4 Terima maklumbalas berkenaan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan
P (UJ)
P (UPD)
6.5 Semak statistik penggunaan
6.5.1 Jika meningkat, ikut langkah 6.14
6.5.2.Jika menurun, ikut langkah 6.6
P (UJ)
6.6 Email atau survey kepada staf akademik untuk mendapatkan maklumbalas samada untuk meneruskan langganan pangkalan data kerana statistik penggunaan menurun
P (UJ)
6.7 Semak maklumbalas
6.7.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14
6.7.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.8
P (UJ)
6.8 Sediakan dokumen makluman untuk dimaklumkan kepada MJPSPP atau MJ
P (UJ)
6.9 Dapatkan maklumbalas daripada MJPSPP atau MJ
6.9.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14
6.9.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.10
P(UJ)
6.10 Sediakan dokumen pembatalan bagi dimaklumkan dalam mesyuarat MJKTSP&I
P (UJ)
6.11 Terima maklumbalas daripada MJKTSP&I KP
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
17/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.11.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14
6.11.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.12
P (UPD)
P (UJ)
6.12 Maklumkan kepada pembekal melalui email atau surat P (UJ)
6.13 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan dan proses tamat
P (UJ)
P (UP)
6.14 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian;
- Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat
pengesahan agen tunggal di Malaysia
- Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian,
Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal
P (UJ)
6.15 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan;
- harga yang paling murah
- pakej langganan yang ditawarkan
- perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian
P (UJ)
6.16 Serah borang permohonan langganan kepada;
iv) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor
v) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM
vi) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM
P (UJ)
NC
PB
6.17 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian.
P (UJ)
6.18 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data:
6.18.1 Jika kelulusan RM0 – RM50 ribu, ikut langkah 6.25
6.18.2 Jika kelulusan RM50 ribu – RM20 juta, ikut langkah 6.19
P (UJ)
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
18/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.19 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari P (UJ)
PB
6.20 Semak LOA / SST:
6.20.1 Jika salah, ikut langkah 6.19
6.20.2 Jika betul, ikut langkah 6.21
P (UJ)
6.21 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail
PmP (UJ)
P (UJ)
6.22 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal
P (UJ)
PmP (UJ)
PO
6.23 Terima LOA / SST daripada pembekal P (UJ)
PPDAT
6.24 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan
P (UJ)
PB
6.25 Mohon ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau telefon
P (UJ)
6.26 Terima ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau pos P (UJ)
PPDAT
6.27 Semak ‘agreement’;
6.27.1 Jika ada perubahan daripada ‘agreement’ terdahulu, ikut langkah 6.28.
6.27.2 Jika tiada perubahan daripada ‘agreement’ terdahulu, ikut langkah 6.30.
P (UJ)
6.28 Serah / email ‘agreement’ kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU.
P (UJ)
PUU
6.29 Semak ‘agreement’;
6.29.1 Jika setuju, ikut langkah 6.30.
6.29.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.26.
P UU
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
19/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
6.30 Kembalikan ‘agreement’ kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email.
P (UJ)
6.31 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu.
Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan
P (UJ)
PB
PnA
6.32 Mohon invois kepada pembekal melalui email atau telefon P(UJ)
PPDAT
6.33 Terima invois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal
P (UJ)
PPDAT
6.34 Semak invois dan pesanan tempatan;
6.34.1 Jika betul, ikut langkah 6.35.
6.34.2 Jika salah, ikut langkah 6.32.
P (UJ)
6.35 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois.
P (UJ)
6.36 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan P (UJ) untuk salinan kuning pesanan tempatan.
PK (UB)
P (UJ)
6.37 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian.
P (UJ)
6.38 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan
P (UJ)
PnA
6.39 Tamat.
No Dokumen:
P.UTeM(ISO)/PO/PK04
No Isu./Tarikh
4/30-04-2015
Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN
No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016
Muka surat
20/20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
7.0 DOKUMEN SOKONGAN
Nama Kod Tempoh Simpanan
(Tahun)
Lokasi
Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat
BORANG BEN/UPE/001
5 UJ
Borang Keputusan Naib Canselor Borang Keputusan NC/nmn/pej.NC
5 UJ
Top Related