Perlengkapan perkantoran adalah segala macam peralatan yang digunakan untuk mendukung semua aktivitas perkantoran
Faktor – faktor yang harus diperhatikan dalam memilih
peralatan perkantoran :
1. Tujuan penggunaan peralatan
2. Menentukan peralatan yang sesuai
3. Tingkat kegunaan peralatan
4. Spesifikasi Peralatan
5. Biaya peralatan
6. Proses operasional peralatan
7. Fitur keamanan
8. Flexsibilitas peralatan
9. Kemudahan penggunaan peralatan
10.Kecepatan operasi peralatan
11.Masukan dari operator peralatan
12.Standarisasi peralatan
I. Perbekalan Tata Usaha (Office Suplies)
Benda – benda yang dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari – hari dari pegawai – pegawai tata usaha
Jenis – jenis barang perbekalan tata usaha :
1. Barang Lembaran
2. Barang Bentuk Lainnya
3. Alat Tulis
4. Alat Keperluan Lainnya
5. Mesin Perkantoran
6. Perabotan Perkantoran
7. Perlengkapan Lainnya
I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)
Perlengkapan tata usaha digolongkan menjadi :
1. Awet Pakai
2. Habis Pakai
Menurut Leting Well, Robinson standar perlengkapan tata usaha terdiri dari : Baki surat Strapler Bak jepitan kertas Binder Cap tanggal Bantalan cap/penyerap Formulir Tanggalan meja Pena Tangkai pena Pensil hitam/warna Penghapus Gunting
I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)
Menurut Frances King dan Louis Feldman standar perlengkapan tata usaha terdiri dari :
Mesin jumlah Lemari arsip Keranjang sampah Bak surat Jam Kamus Blangkon surat Amplop Kertas polos/bergaris Pelubang kertas, dsb
I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)
Jenis buku – buku / referensi yang diperlukan dalam perbekalan tata usaha :
Ensiklopedi Buku tahunan Kamus Almanak Buku pegangan Atlas Daftar alamat
II. Mesin Perkantoran (Office Machine)
Segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, ataupun magnetik.
Macam – macam mesin perkantoran yang umum dipakai:
1. Mesin ketik
2. Mesin Reprography
3. Mesin hitung
4. Mesin keperluan surat-menyurat
5. Mesin komunikasi (telepon)
III. Perabotan Perkantoran (Office Furnitures)
Meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dengan perlengkapannya untuk menyimpan warkat – warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya seperti itu.
Kriteria meja tulis yang baik : Dari permukaan meja sampai lantai tak seluruhnya tertutup,
bagian bawahnya terbuka Permukaan meja tak berkilat Luas meja tak terlalu berlebihan Ukuran ideal 120 cm × 70 cm untuk staf dan pimpinan 130 cm x
80 cm atau 150 cm x 50 cm
III. Perabotan Perkantoran (lanjutan) (Office Furnitures)
Kriteria kursi yang baik :Dapat diatur tinggi rendahnyaDibuatnya kokoh ( kerangka dari baja atau kayu)Sesuai dengan bentuk badan orangPunya penyangga belakang
Contoh – contoh kursi :Kursi pegawai tata usahaKursi sekretarisKursi pejabatKursi rapat
Pengelolaan
Adalah suatu rangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran dan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan dan pemeliharaan serta penghapusan di dalam kerangka pengawasan/pengendalian dan inventarisasi terhadap barang milik kekayaan negara.
PERENCANAANKEBUTUHAN
PENGHAPUSAN PENGANGGARAN
PEMELIHARAAN PENGADAAN
PENGENDALIAN/INVENTARISASI
PENYIMPANAN/PENYALURAN
Inventarisasi
Dasar hukum Surat Men-Keu No. 5-106/MK01/1990 tanggal
9 Februari 1990 Keputusan Kepala BPS No. 045 tahun 1997
tanggal 21 Juli 1997 Disusun oleh ROKAP – BPS bersama Badan
Akutansi Keuangan Negara – Departemen Keuangan Republik Indonesia
Inventarisasi (2)
Tujuan InventarisasiTertib administrasi barangPenghematan keuangan negaraLaporan inventarisasi BK/MN sebagai bahan
penghitungan Kekayaan NegaraMempermudah pengawasan barang-barang
Inventarisasi (3)
FungsiMenyediakan data untuk merencanakan dan
menentukan kebutuhan barangMemberikan informasi untuk dijadikan bahan
pengarahan pengadaan barang.Memberikan pedoman dalam rangka pendistribusian
barang.Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan
barang.Menyediakan informasi tentang keadaan barang,
kondisi baik, rusak, berlebihan atau kurang.Mempermudah pengawasan barang
Inventarisasi (5)
Klasifikasi Barang InventarisTujuannya adalah mempermudah penataan
administrasi serta pengawasan dan pengenalan barang BMKN yang berada di instansi pemerintah
1. Barang Tidak Bergerak (dibagi menjadi 10 bidang)
2. Barang Bergerak (dibagi menjadi 19 bidang)3. Hewan, ikan dan tanaman4. Barang Persediaan:
1. Barang Pakai Habis2. Barang Tak Habis Pakai3. Barang Bebas Dipakai
Inventarisasi (4)
Sasaran semua barang inventaris milik negara yang dikuasai oleh Departemen, lembaga- Tinggi, Lembaga non departemen, beserta unit-unit lainnya baik yang berada di Pusat, daerah, maupun luar negeri
Dokumen Inventarisasi:Buku InventarisDaftar Inventaris RuanganKartu Inventaris BarangDaftar Inventaris LainnyaLaporan Mutasi Barang TriwulanLaporan Tahunan
Penanggung Jawab IKN (BPS)
Tingkat PBI penanggung jawab IKN adalah Kepala BPS yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Biro Umum
Tingkat PPBI penanggung jawab IKN adalah Kepala BPS Provinsi yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Bagian Tata Usaha
Tingkat UPB penanggung jawab IKN adalah di BPS Kab/kota yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Penghapusan Barang Inventaris
Berdasarkan Keputusan Menkeu No.470/KMK.01/1994, penghapusan adalah keputusan pejabat yang berwenang menghapus barang dari BI dengan tujuan membebaskan bendaharawan barang dan atau PPBI dari pertanggungjawaban administrasi barang dan fisik BMKN yang berada di bawah pengurusan dan penguasaannya sesuai perundang-undangan yang berlaku.
Tujuan penghapusan Inventaris
• Menuju tertib pelaksanaan penghapusan BMKN atau barang kekayaan pemerintah daerah
• Menuju kepada adanya kesatuan bahasa atau keseragaman pelaksanaan penghapusan
• Menuju pada efisiensi dan efektivitas dalam pemanfaatan barang secara optimal oleh setiap departemen/ lembaga
• Menetapkan suatu landasan umum penghapusan dan pemanfaatan BMKN atau barang kekayaan pemda sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku
• Membebaskan bendaharawan barang atau pengurus barang dari pertanggungjawaban adminstrasi barang dan fisik
Manfaat Penghapusan Barang
Mencegah terjadinya kerugian negara sebagai akibat tidak dilaksanakannya penghapusan sedini mungkin
Meningkatkan penerimaan negara bukan pajak
Menekan biaya operasional terhadap barang-barang yang sudah waktunya dihapus
Alasan Penghapusan
Barang bergerak pertimbangan teknis
Tak dapat digunakan karena tidak ekonomis bila perbaiki. Tak dapat dipergunakan lagi karena usang. Telah melampaui batas kegunaan. Mengalami perubahan spesifikasi. Selisih kurang dalam timbangan disebabkan susut penyimpanan.
Pertimbangan ekonomis Berlebih Menguntungkan bila dihapus (biaya operasional lebih tinggi dari
manfaat)Karena hilang / kekurangan perbendaharaan atau kerugian
Kesalahan/kelalaian pengelola barang Kecelakaan atau alasan tak terduga Mati tanaman dan hewan
Alasan Penghapusan (2)
Barang tak bergerak Rusak berat Terkena planologi kota Kebutuhan organisasi karena perkembangan tugas Penyatuan lokasi dalam rangka efisiensi Pertimbangan hankam
Pelaporan Inventaris
Fungsi laporan inventarisPertanggungjawabanPengawasanMenyusun rencana kebutuhanMenyusun rencana penghapusanEvaluasiPengambilan keputusan
Top Related