PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
Studi Kasus Bank Indonesia
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperopleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh :
ERIZA ANINDY
NIM: 1112025100097
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H / 2018 M
i
ABSTRAK
Eriza Anindy (NIM: 1112025100097). Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus
Bank Indonesia. Dibawah bimbingan Alfida, M.LIS. Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta. 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana program
penyusutan arsiparis dalam penyusutan arsip dan untuk mengidentifikasi kendala
yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia. Jenis
penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan metode kualitatif. Dengan
teknik pendekatan studi kasus yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data
adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Teknik penguji
keabsahan data menggunakan teknik kredibilitas dengan metode triangulasi
sumber, teknik, dan waktu. Teknis analisis data menggunakan reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa program kegiatan penyusutan arsip Bank Indonesia meliputi
penilaian arsip, membuat daftar arsip yang dimusnahkan, dan pemindahan arsip.
Dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia terdapat beberapa kendala yang
dihadapi arsiparis, yaitu: arsip belum di berkas, keraguan dalam pemberkasan,
pekerjaan yang dianggap kurang penting, berkas tidak lengkap, dan kurangnya
jumlah SDM.
Kata Kunci: Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil‘alamiin. Segala puji dan syukur bagi Allah SWT
yang telah memberikan nikmat Islam dan Iman, serta memberikan hidayah dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul
“Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank Indonesia” ini sesuai dengan
rencana. Shalawat serta salam senantiasa tidak lupa tercurahkan kepada Baginda
Nabi Muhammad SAW beserta para sahabat-sahabatnya yang telah membawa
umat manusia dari zaman kegelapan menuju zaman yang terang benderang seperti
sekarang ini.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai Gelar Sarjana
Ilmu Perpustakaan dan Informasi, sebagai salah satu tugas akademis di
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa
masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang
penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai
pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini
mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Untuk itu
sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih atas segala perhatiannya. Ucapan
terima kasih tersebut penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A., selaku Rektor UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora.
iii
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si., selaku Sekertaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi.
5. Ibu Alfida, MLIS., selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah
meluangkan waktu dan kemudahan selama proses bimbingan serta
memberikan saran serta dukungan kepada penulis selama pembuatan
skripsi ini.
6. Bapak Bimo dan Ibu Indun selaku informan yang telah meluangkan
waktunya untuk memberikan informasi kepada penulis disela
kesibukannya.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga.
Semoga ilmu yang yang telah diberikan dapat bermanfaat.
8. Keluarga tercinta, Ibunda Nur Azizah dan Ayahanda Suharyadi. Terima
kasih Ibu dan Bapak yang telah mendidik, membimbing, memberikan
bantuan moril dan materil serta melimpahkan doa dan kasih sayang yang
tak terhingga kepada penulis. Kemudian Adik penulis Anandita
Damayanti, Nenek tercinta Hj. Marhaen, Mbah Kung Heri Abdul Senen
beserta om dan tante penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
9. Sahabat-sahabat saya terutama Sabryna Febrianti S.H, Triana
Rachmayanti A.md, dan Kakakku tercinta Hasriyani Roslianti Hasibuan
S.Si, M.Pd, yang tidak pernah bosan untuk memberikan saya nasihat,
semangat dan motivasinya baik akademis maupun non akademis.
iv
10. Para sahabat penulis yaitu Adelia Rachma S.IP, Vinny Editia Awalin S.IP,
Siti Sulthonah S.IP, Pratiwi Cyntia Wati, Anita Aditya S.IP, Annisa
Rachmawati, Dede Nurfitriani S.IP. Terima kasih atas segala saran untuk
penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insha Allah!
11. Teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
angkatan 2012 terutama untuk kelas IPI C dan KKN Pitagoras 2015 yang
sama-sama sedang berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan yang
telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah
berbagi atas ilmunya, dan selalu mendukung penulis. Terima kasih atas
kebersamaannya selama ini, semoga persahabatan kita terus terjalin
selamanya.
12. Kakak-kakak senior IPI 2011 yaitu Kak Annisa Nurulita S.IP dan Kak
Muthia Fariza S.IP yang telah membantu dalam memberikan nasihat dan
semangat yang tiada hentinya untuk penulis.
Kesempurnaan hanya milik Allah. Dengan demikian penyusunan
skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan
kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa
kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini
dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk
sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca.
Depok, Januari 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..................................................... 12
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 13
D. Definisi Istilah ........................................................................................ 13
E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 14
BAB II TINJAUAN LITERATUR ................................................................... 16 A. Definisi Arsip ......................................................................................... 16
B. Arsip Dinamis ......................................................................................... 21
C. Penyusutan Arsip .................................................................................... 23
D. Jadwal Retensi Arsip .............................................................................. 31
E. Penelitian Terdahulu ............................................................................... 33
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 34
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................................. 34
B. Sumber Data ........................................................................................... 34
C. Indikator Penelitian ................................................................................ 35
D. Pemilihan Informan ................................................................................ 35
E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 36
F. Teknik Penguji Keabsahan Data ............................................................ 37
G. Teknik Analisis Data .............................................................................. 38
H. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 38
I. Jadwal Penelitian ................................................................................... 39
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 40 A. Profil Bank Indonesia ............................................................................. 40
B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 49
vi
C. Pembahasan ............................................................................................ 63
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 67 A. Kesimpulan ............................................................................................. 67
B. SARAN .................................................................................................. 68
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................70
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip ......................................................................... 20
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Pengamanan
Bank Indonesia……………………………………………………48
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan
Kearsipan Bank Indonesia ............................................................ 49
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian ................................................................................ 39
Tabel 4.2 Daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan…......50
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan
fungsinya. Penambahan jumlah arsip tidak hanya berasal dari dokumen yang
tercipta, tetapi juga dari dokumen yang diterima oleh unit kerja. Arsip adalah
rekaman informasi yang paling penting dalam keberlangsungan suatu
organisasi. Arsip menurut International Council Of Archives (ICA),
merupakan informasi yang terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka
perencanaan, pelaksanaan, penyelesaian kegiatan yang terdiri dari isi, konteks,
dan struktur yang memadai sebagai bukti dari suatu kegiatan.1 Penyusutan
arsip merupakan suatu upaya pengurangan arsip dengan cara memindahkan
asip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan yang dimusnahkan sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, kemuian di serahkan kepada
ANRI.2
Pada era teknologi informasi saat ini, menuntut suatu instansi dapat
memberikan informasi yang akurat, mutakhir dan cepat. Agar dokumen dapat
digunakan dengan baik maka perlu dikelola dengan baik, karena hal tersebut
sangat mempengaruhi nilai suatu instansi untuk bersaing dalam meningkatkan
profesionalisme. Untuk mewujudkan manajemen tersebut maka diperlukan
informasi yang terpercaya, cepat dan tepat. Tidak sedikit teknologi informasi
dapat digunakan untuk pengelolaan suatu pekerjaan karena daya efektivitas
1 Susiasih Damalita, “Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,”
artikel diakses pada 5 Februari 2018 dari http://library.um.ac.id. 2 Bashir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), 101.
2
dan efisiensinya yang sudah dapat terbukti dapat mempercepat kinerja.
Kinerja yang tepat dan cepat dapat meningkatkan nilai keuntungan untuk
suatu lembaga termasuk perpustakaan.3
Jenis atribusi yang dibuat seorang atasan tentang kinerja seorang bawahan
sangat mempengaruhi sikap dan perilaku terhadap bawahan tersebut.
Contohnya, seorang atasan yang mempermasalahkan kinerja buruk seseorang
bawahan karena kekurangan ikhtiar mungkin diharapkan mengambil tindakan
hukum, sebaliknya seorang atasan yang tidak menghubungkan dengan kinerja
buruk dengan kekurangan kemampuan atau keterampilan, seorang atasan akan
merekomendasikan sesuatu program pelatihan di dalam ataupun di luar
perusahaan. Oleh karena itu, jenis atribusi yang dibuat oleh seorang atasan
dapat menimbulkan akibat-akibat serius dalam cara bawahan tersebut
diperlakukan. Cara-cara seorang karyaan menjelaskan kinerjanya sendiri juga
mempunyai implikasi penting dalam bagaimana ia berperilaku dan berbuat
ditempat kerja.4
Saat zaman seperti sekarang ini, hampir semua orang dari berbagai disiplin
ilmu membutuhkan informasi agar dapat mendukung aktivitas sehari-hari.
Pada umumnya, informasi yang di peroleh merupakan sebagian besar di dapat
melalui adanya kehadiran teknologi informasi yang berupa internet. Begitu
pula dengan adanya internet, informasi yang saat dulu sulit di dapatkan namun
kini menjadi mudah dan cepat untuk di dapatkan. Kemajuan dari berbagai
3Muhammad Azwar, “Peranan Perpustakaan Sekolah Dalam Mendukung Kurikulum
Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) Di SMA Negeri 1 Sinjai Tengah,” Safina: Jurnal Pendidikan
Agama Islam, 2, 1 (2016): 16. 4 A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, Evaluasi Kinerja SDM (Bandung: Refika Aditama,
2006), 15.
3
unsur-unsur yang berkaitan dengan internet dapat semakin memperkaya suatu
kualitas dan berbagai ragam informasi.5
Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai
mempunyai peranan penting dalam rangka tujuan organisasi. Karyawan pada
hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam
suatu organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor
dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau
fasilitas yang dipengaruhi dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang
tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Sumber daya manusia inilah yang
menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan kegiatan sehari-hari.
Dalam bahasa Inggris arsip mempunyai istilah yaitu record dan archives.
Records dapat disebut sebagai arsip dinamis, sedangkan archives dapat
disebut sebagai arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan pdalam
sehari-hari.6 Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak
digunakan lagi, tetapi karena nilai informasinya masih baik maka tetap
dipelihara dan disimpan.7 Informasi yaitu kumpulan dari beberapa data yang
terpilih, teranalisis, dan terorganisasi yang merupakan hasil dari suatu
pengolahan data yang dapat memberikan makna di dalamnya. Informasi yang
disatukan dengan kemampuan pengalaman serta digunakan sebagai
memecahkan beberapa masalah atau sebagai menciptakan pengetahuan baru,
5Muhammad Azwar, Information Literacy Skills : Strategi Penelusuran Informasi Online.
(Makassar: Alauddin University Press, 2013). 6Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, 4. 7Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), 28.
4
hasil informasi tersebut diserap dan menyebabkan perubahan disebut
pengetahuan.8
Arsip tertib, efektif dan efisien dapat tercipta apabila dikelola secara
terintegrasi sejak diciptakan, digunakan dan dipelihara sampai dengan
disusutkan sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap, berkualitas
dan tepat waktu. Hal tersebut menjadi sesuatu yang dapat mempunyai
kontribusi untuk informasi dan penyajian data dalam suatu instansi. Dengan
demikian, diperlukan manajemen kearsipan yang baik. Manajemen kearsipan
berfungsi dalam menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaannya
samapi dengan pemusnahannya, serta menyederhanakan jenis dan volume
arsip dan mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme
instansi dengan pengeluaran biaya yang serendah-rendahnya.
Beberapa cara pengurangan arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor
34 tahun 1975 yaitu :
1. Arsip inaktif harus dipindahkan terlebih dahulu dari unit kerja ke unit
kearsipan.
2. Arsip dimusnahkan sesuai dengan syarat tertentu.
3. Arsip diserahkan dari unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.9
8Muhammad Azwar, “Teori Simulakrum Jean Baudrillard Dan Upaya Pustakawan
Mengidentifikasi Informasi Realitas,” Khizanah al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi,
dan Kearsipan, 1, 2 (2014): 41. 9 Fenny, “Kearsipan, Materi Manajemen Perkantoran,” 22 Oktober 2016,
http://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/06/03/penyusutan-arsip/.
5
Arsip yaitu salah satu sumber informasi yang dilaksanaan Bank Indonesia,
ketersediaan arsip yang berkualitas, lengkap, efektif, dan efesien adalah
tuntutan yang tidak dapat dihiraukan. Arsip-arsip yang masuk maupun keluar
perlu medapatkan perhatian yang khusus agar tidak rusak inormasina maupun
hilang. Artinya harus ada arsiparis dalam bidang kearsipan yang mampu
mengelola arsip. Dalam rangka untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan
adanya SDM yang memiliki pengetahuan, gagasan, keahlian, manajemen diri,
kerja sama, dan juga pengalaman untuk dapat membentuk SDM yang superior
yang menjadi hal terpenting untuk perusahaan. Ketujuh unsur di atas adalah
modal yang tidak akan pernah habis dan hilang dengan begitu saja.10 Arsip di
Bank Indonesia disebut arsip inaktif apabila arsip tersebut sudah melebihi dari
3 tahun.
Bank Indonesia sebagai bank sentral tertentu menghasilkan dan menerima
banyak dokumen baik yang berasal dari lembaga perbankan maupun lembaga
lainnya. Banyaknya jumlah arsip yang tercipta tentu akan membutuhkan
tempat penyimpanan yang lebih luas dan biaya perawatan yang lebih besar
lagi. Hal tersebut tentu akan memperbesar anggaran Bank Indonesia, dengan
demikian perlu dilakukan penyusutan arsip guna mengurangi jumlah arsip
yang tersimpan.
Proses penciptaan arsip, pada tahap ini setiap pegawai menciptakan
dokumen masing-masing. Dokumen tersebut terdiri dari memorandum, surat,
faksimili, dan lain-lain yang dibuat, diterima atau dikirim baik antar satuan
10 Muhammad Azwar, “Penerapan Knowledge Management (Studi Kasus SDIT Al-
Hamidiyah Depok),” Majalah Perpustakaan dan Informasi, 2013, 1.
6
kerja di Bank Indonesia baik kantor pusat maupun kantor perwakilan Bank
Indonesia dan kantor perwakilan Bank Indonesia luar negeri. Dokumen yang
masuk ke divisi pengaturan dan pengealolaan kearsipan harus melalui unit
administrasi dan dicatat oleh sekretaris pada daftar dokumen masuk, yang
selanjutnya akan diproses.
Setiap dokumen masuk atau keluar harus melalui satu pintu, yaitu melalui
sekretaris, selanjutnya sekretaris menyiapkan melengkapi dokumen tersebut
dengan lembar disposisi, setelah mengisi lembar disposisi sesuai informasi
yang tercantum pada dokumen tersebut, dilampirkan bersama dokumen masuk
dicatat pada formulir daftar dokumen masuk. Dokumen masuk disampaikan
kepada pimpinan dengan menggunakan map biru logo Bank Indonesia dan
dilengkapi formulir alur divisi pengaturan dan pengelolaan kearsipan. Setiap
dokumen masuk harus di Time Stamp, dengan menggunakan alat ini, maka
pada setiap dokumen akan tercantum tanggal dan jam dokumen diterima.
Kemudian dokumen diberikan kepada pimpinan dan selanjutnya diteruskan
kepada pegawai yang dituju.
Dokumen yang dibuat oleh divisi pengaturan dan pengelolaan kearsipan,
sebelum dikirimkan harus dilengkapi terlebih dahulu dengan nomor surat dan
tanda tangan pimpinan. Sebelum dokumen tersebut ditandatangani oleh
pimpinan atau kepala divisi harus diperiksa terlebih dahulu oleh kepala tim
selaku wakil kepala divisi. Selanjutnya dokumen tersebut dicatat pada daftar
dokumen keluar. Nomor dokumen itu terdiri dari: Nomor tahun buku/urutan
dokumen/departmen/divisi. Setelah proses tersebut selesai, kemudian
dokumen keluar tersebut dapat di fax terlebih dahulu agar instansinya
7
mengetahui informasi surat tersebut lebih awal, selanjutnya dokumen yang
telah di fax diserahkan ke unit administrasi logistik yang membidangi
ekspedisi dengan menggunakan daftar pengantar untuk dikirim kepada alamat
yang dituju.
Pemberkasan arsip dilakukan dengan memasukan dokumen atau arsip ke
dalam sarana penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis arsipnya dengan
pemberian kode klasifikasi dan jadwal retensi arsip Bank Indonesia,
pemberian daftar arsip, dan pemberian tanda pengenal pelengkap.
Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara yaitu dokumen atau arsip yang
diberkas ke dalam folder disimpan kedalam filing cabinet, dokumen atau arsip
yang diberkas ke dalam ordner disimpan ke dalam rak arsip, dokumen atau
arsip yang diberkas ke dalam binder disimpan ke rak arsip, dan dokumen atau
arsip yang diberkas ke dalam folder, ordner atau binder dimasukan ke dalam
kotak arsip disimpan ke dalam rak arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan cara setiap pemusnahan arsip harus
dibuatkan daftar arsip yang akan dimusnahkan yang ditandatangani oleh
pejabat unit kerja dan disetujui oleh pejabat unit kerja. Kemudian arsip yang
telah dimusnahkan harus dibuatkan berita acara pemusnahan arsip oleh
pelaksana pemusnahan dan pengawas pemusnahan. Pemasukan arsip di Bank
Indonesia pertahun tidak sebanding dengan penyusutannya karena banyak
satuan kerja yang belum melakukan pemberkasan. Kendala yang terjadi pada
saat penyusutan yaitu banyaknya karyawan yang masih kurang peduli dalam
8
melakukan pengarsipan, mereka berpendapat bahwa arsip itu pekerjaan yang
kurang penting sehingga di nomer belakangkan.
Sekalipun arsip sudah dikenal lama, namun masih juga terdapat pandangan
masyarakat pada umumnya dan pegawai khususnya yang menganggap remeh
arsip beserta kearsipan. Mendengar perkataan arsip maka imaginasinya ialah
tumpukan kertas berdebu, lusuh yang tidak pantas lagi ditangani. Pekerjaan
kearsipan dibayangkan sebagai pekerjaan yang tidak terhormat, membawa
beban mental yang membuat semakin memperdalam jurang pandangan kepada
pekerjaan kearsipan dan non kearsipan itu sendiri.
Anggapan-anggapan negatif terhadap arsip dan kearsipan seperti
meremehkan arsip, dan menjuluki pegawai arsip sebagai pegawai buangan
seperti itu sudah harus mulai dihilangkan sedikit demi sedikit dengan berbagai
upaya. Salah satu upaya tersebut yaitu dengan memberi pengertian akan
manfaat arsip terhadap diri sendiri serta bagi masyarakat dan negara, mendidik
tenaga kearsipan yang tahu mengenai permasalahan arsip serta menumbuhkan
kepercayaan kepadanya bahwa bekerja dibagian arsip sama derajat nilainya
dengan memangku pekerjaan dibagian yang lain.11
Arsip yang dimiliki suatu perusahaan tidak akan dipergunakan dalam
kehidupan organisasi, seiring berjalannya waktu nilai kegunaan arsip akan
menurun dan bahkan tidak digunakan kembali. Apabila arsip tidak
mempunyai nilai guna masih disimpan maka terjadi penumpukan arsip yang
sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut.
11 E Martono, Rekod Manajemen Dan Filing Dalam Praktek Perkantoran Modern
(Jakarta: Karya Utama, 1997), 23.
9
Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi
permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya
penyusutan.
Penyusutan arsip adalah hal penting yang harus dilakukan dalam suatu
instansi. Penyusutan arsip berperan penting untuk mengurangi jumlah arsip
yang ada. Selain itu untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip serta
menjamin ketersediaan arsip tersebut masih layak disimpan dan dipelihara
atau tidak. Penumpukan arsip terjadi disebabkan adanya beberapa faktor
seperti jumlah tenaga ahli yang masih kurang dalam menangani bidang
kearsipan, kurangnya perhatian dari atasan, keterbatasan dana yang
dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang
dalam bidang kearsipan.
Untuk arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi maka perlu dilakukan
penyusutan, pemindahan dan pemusnahan sesuai dengan prosedur yang
berlaku. Mengingat arti penting keberdaan arsip di suatu organisasi, maka
dibutuhkan tata kelola kearsipan yang baik dan benar agar fungsi arsip dapat
tercapai sebagaimana harusnya. Tata kelola arsip yang baik membutuhkan
sumber daya pendukung, diantaranya adalah aplikasi arsip yang digunakan,
infrastruktur penunjang sistem otomasi arsip, dan tenaga ahli arsiparis.
Namun sampai saat ini sepertinya masalah kearsipan masih kurang
mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi. Kurangnya
perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga
10
mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus
berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang
bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan
tata kerja dan peralatan atau fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang
profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh
faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik
dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit
pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan
yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk
menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit
kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya
pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang
menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam
menunjang efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya
ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu
dalam penglolaan kearsipan yang berdaya guna dapat tercapai dengan baik,
dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor
yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses
11
kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya, ini tidak dijadikan
sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip
yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang
efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.
Kendala di atas dapat ditekan dengan adanya standarisasi proses kerja
yang baik antara unit pengolahan dan pusat arsip sehingga terjadi integrasi
proses pengelolaan arsip yang berujung pada tidak terjadinya penumpukan
jumlah arsip. Unit pengolah harus mengetahui arsip mana saja yang harus
dipertahankan setelah berlangsungnya kegiatan dan mana yang tidak. Jangan
sampai terjadi arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang seperti nilai
kebuktian bagi instansi yang seharusnya diserahkan kepada pusat arsip justru
dibuang karena dirasa memakan tempat. Pusat arsip juga jangan sampai hanya
menjadi gudang arsip tempat menampung semua arsip yang diterima tentu
saja akan terjadi penumpukan arsip.
Berdasarkan observasi awal dan wawancara dengan karyawan di Bank
Indonesia, dikatakan adanya masalah dalam penyusutan arsip. Arsip yang
masuk setiap hari banyak, tetapi waktu dalam penyusutan arsip hanya
dilaksanakan minimal 2x dalam setahun sehingga terjadi penumpukan arsip.
Selain itu penumpukan arsip terjadi karena memiliki kendala lain yaitu
kurangnya tenaga ahli arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia,
mereka hanya mempunyai 4 orang karyawan arsiparis dan hanya difokuskan
dalam pengelolaan arsip. Sedangkan untuk melakukan penyusutan arsip yang
melaksanakan yaitu masing-masing satuan kerja, dan untuk sistem
pemberkasannya mereka memakai jasa out sourching.
12
Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik
maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar, dan sebaliknya jika
sistem kearsipan kurang diperhatikan maka kegiatan administrasi akan sedikit
terhambat. Dari penjelasan diatas, maka penulis memilih topik mengenai
kearsipan sebagai salah satu upaya untuk meluruskan prasangka negatif
tersebut di atas menuju pandangan yang positif serta mantap akan peranan
arsip yang dikelola dalam kearsipan. Oleh karena itu, maka penulis ingin
melakukan penelitian dengan judul “Penyusutan Arsip Dinamis Studi
Kasus Bank Indonesia”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Adapun pembatasan dan perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Pembatasan Masalah
Agar lebih terarah dan tidak menyebabkan perluasan pembahasan, maka
peneliti membatasi masalah kepada:
a. Kinerja Arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia.
b. Kendala yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank
Indonesia.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka peneliti membuat
perumusan masalah berikut:
a. Bagaimana kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank
Indonesia?
b. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan
arsip di Bank Indonesia?
13
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah penulis
ingin mengetahui:
a. Untuk mengetahui bagaimana kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di
Bank Indonesia.
b. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi arsiparis dalam
penyusutan arsip di Bank Indonesia.
Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu:
a. Memberikan masukan tentang kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip,
khususnya di lingkungan Bank Indonesia, mengingat pentingnya kinerja
arsiparis dalam proses penyusutan arsip.
b. Mendorong Bank Indonesia agar dapat mendukung aktivitas dan
pencapaian tujuan manajemen sesuai target yang ditentukan.
c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan pemahaman
dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya di bidang
penyusutan arsip dinamis.
D. Definisi Istilah
1. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan suatu tindakan yang diambil untuk
pengurangan arsip yang berkenan dengan habisnya dengan masa
14
berlakunya simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan,
peraturan, atau prosedur administratif.12
2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih
tinggi yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.13
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah,
dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Pada bab ini penulis membahas mengenai definisi arsip, arsip
dinamis, penyusutan arsip, jadwal retensi arsip, dan penelitian
terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Pada bab ini penulis menguraikan tentang jenis dan pendekatan
penelitian, sumber data, indikator penelitian, pemilihan informan,
12 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern (Depok: FIB UI, 2007), 233. 13 IG. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991).
15
teknik pengumpulan data, teknik penguji keabsahan data, teknik
analisis data, lokasi dan waktu penelitian, dan jadal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pada bab ini penulis menerangkan tentang profil, hasil penelitian
dan pembahasan dari kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di
Bank Indonesia.
Bab V Penutup
Bab ini adalah bab akhir dari penelitian, dikemukakan suatu
kesimpulan dari pembahasan skripsi ini. Di samping itu diberikan
juga saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan
pemikiran berdasarkan hasil penelitian di Bank Indonesia.
16
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip
merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh berbagai
lembaga untuk pelaksanaan kehidupan sehari-hari.14
Arsip menurut NARA (National Archives and Records Administration)
merupakan kertas, buku, foto maupun materi dokumenter yang lainnya tanpa
memperdulikan atau karakteristik atau bentuk fisiknya yang di buat dan di
terima oleh agensi Amerika Serikat di bawah hukum federal sebagai bukti
kebijakan, keputusan, prosedur, fungsi, organisasi, operasi, maupun aktivitas
lainnya dengan alasan nilai informasi yang ada di dalamnya.15
Sedangkan menurut James Gregory Bradsher, arsip merupakan :16
“Archives are the official or organized records of goverments, public and
private institutions and organizations, gropus of people and individuals,
whatever their date, form and material appearance, which are no longer
needed to conduct current business, but are preserved, either as evidence of
origins, structures, functions, and activities or because of the value of the
14 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Jakarta, n.d.). 15 NARA (National Archives and Records Administration, “Federal Enterprise
Architecture Records Management Profil,” n.d., http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-
profile.pdf. 16 James Gregory Bradsher, Managing Archives and Archival Institutions (The University
Chicago, 1991), 3.
17
information they contain, wheter or not they have been transferred to an
archival institution.”
Record menurut International Councial on Archives merupakan informasi
terekam yang di terima maupun di hasilkan sebagai bagian dari aktifitas
individu atau institusi yang meliputi konteks, konten, dan struktur yang cukup
sebagai bukti suatu aktifitas.17
Menurut International Standards Organization (ISO) arsip adalah
informasi yang di simpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam
komputer yang di buat atau di terima serta di kelola oleh suatu organisasi
maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti
aktivitas.18
Dari beberapa pengertian yang telah penulis jelaskan di atas, maka
pengertian arsip adalah kumpulan dari suatu kegiatan surat menyurat yang
terjadi karena adanya transaksi kegiatan, dokumen yang di simpan, sehingga
pada saat dibutuhkan dapat menjadi bahan bukti untuk melakukan kegiatan
selanjutnya.19
Terdapat tiga istilah dalam bahasa inggris yang berkaitan dengan arsip
yaitu file, record, dan archive.20 Istilah file mengarah kepada tempat
17 International Councial on Archivies, Electronic Record: a Workbook For Archivist
(Paris: ICA, 2005). 18 Agus Sugiarto dan Yunita B. R. silintowe, “Pengembangan Sistem Kearsipan
Elektronik Berbasis Client Server (Studi pada Kantor Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya
Wacana)” Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 10 No. 1 (Februari 2013): h. 48. 19 Mashur, “Tujuan Tugas-Pokok dan Masalah-Pengelolaan Arsip,” artikel diakses pada 5
Februari 2018 dari http://pdii.lipi.go.id/. 20 Wursanto, Kearsipan 2, 2.
18
penyimpanan arsip; record mengarah kepada arsip statis. Sedangkan istilah
record di Indonesia lebih dikenal sebagai arsip dinamis. Pengaruh Belanda
yang masih kuat pada ANRI, menjadikan istilah dynamische archief
diterjemahkan menjadi arsip dinamis.21
1. Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah suatu aktivitas sekelompok orang yang
dilandasi pengetahuan, keahlian, dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai
tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Beberapa tiga
langkah penting dalam pengelolaan arsip organisasi secara tepat bagi
kepentingan manajemen, yaitu pengembangan jadwal retensi, penentuan
media penyimpanan, dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip.
Manajemen arsip merupakan proses dimana sebuah organisasi
mengelola semua aspek arsip baik yang di cipkatakan maupun yang di
terimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan,
penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan. Manajemen kearsipan
menurut Zulkifli Amsyah yaitu pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, serta penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan
tersebut meliputi siklus kehidupan warkat sejak lahir sampai mati.22
21 Suprayitno, "Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan dari Bahasa Inggris ke dalam
Bahasa Indonesia Terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan Sulistyo Basuki" Khazanah VII
No. 2, (Juli 2014): h. 4. 22 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Utama, 2003), 4.
19
Menurut Wursanto kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah ataupun
badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,
surat-surat, dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut
kearsipan. Menurut pendapat diatas maka dapat dikatakan bahwa
pengertian manajemen arsip adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang
meliputi pengendalian, penyimpanan, dan pemeliharaan serta penyusutan
arsip. Jadi bisa disimpulkan bahwa manajemen arsip yaitu sebagai
pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan
sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara
permanen. Manajemen kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan
sesuai dengan daur hidup arsip.
2. Daur Hidup Arsip
Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan atau proses mulai dari
penciptaan sampai dengan penyusutan arsip, dimana proses tersebut
memiliki fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat
pada arsip dapat digunakan dan tidak hanya dimusnahkan begitu saja.
20
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip 1
Gambar di atas menjelaskan siklus hidup arsip yang terdiri dari :
1. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan kegiatan awal dari terbentuknya sebuah
arsip yang perlu di simpan dan di lestarikan informasi yang terkandung
di dalam arsip tersebut.
2. Pemeliharaan Arsip
Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan agar arsip tersebut tidak mudah
rusak dan bertahan lama, sehingga kandungan informasinya dapat
dimanfaatkan lebih lama.
3. Penempatan Arsip
Penempatan arsip merupakan kegiatan dimana arsip tersebut di
tempatkan sesuai dengan fungsi atau jenisnya sesuai dengan peraturan
masing-masing.
4. Pelestarian Arsip
Kegiatan pelestarian arsip ini bertujuan untuk melestarikan arsip yang
sudah tercipta agar informasi yang tersimpan pada arsip tetap terjaga.
21
5. Penyimpanan Sementara
Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip apa
saja yang sudah tidak aktif dan arsip yang masih dipakai. Jika suatu
arsip sudah tidak terpakai lagi maka perlu dimusnahkan.
6. Pemusnahan Arsip
Kegiatan terakhir dalam kegiatan dasar hidup arsip dimana kegiatan ini
bertujuan untuk mengefisienkan tempat. Arsip yang di musnahkan
harus benar-benar arsip yang tidak bernilai guna lagi bagi suatu
organisasi.23 Dari pengertian-pengertian di atas dapat kita ketahui
bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses
awal penciptaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.
B. Arsip Dinamis
Pengertian arsip dinamis menurut Saiman dalam bukunya yang berjudul
Manajemen Sekretasis, arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.24
Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan “Arsip dinamis (record) adalah
informasi terekam, termasuk dalam sistem computer, yang dibuat atau
diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.25
23 Susetyojati Danang Yakobus, “Laporan Praktik Kerja” (Depok, 2010). 24 Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002). 25 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).
22
1. Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan
dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip
dinamis26, yaitu:
a. Sebagai bukti.
b. Sebagai bahan referensi bagi badan korporasi untuk fakta, latar
belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retens arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola
rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang
terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip.
2. Manajemen Arsip Dinamis
Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan
sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu
tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu
kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.27
Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan,
mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.28
26 Penn Ira A, Records Management Handbook (England: Gower House, 1992). 27 Read-Smith, Record Manajemen (USA: South Western, 2002). 28 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
23
C. Penyusutan Arsip
Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan
fungsinya. Penambahan jumlah arsip bukan hanya berasal dari dokumen yang
tercipta dari unit kerja, tetapi juga dari dokumen yang di terima oleh unit
kerja. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-
masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku,
menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.29
Kegiatan penyusutan tersebut seperti terurai dibawah ini:
1. Pemindahan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,
yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan
jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, pelaksanaannya di atur oleh
masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang
bersangkutan.30
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 pasal 58 berbunyi:
a. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk
dan media arsip.
b. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan melalui kegiatan:
29 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, 101. 30 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern, 234.
24
1) Penyeleksian arsip inaktif;
2) Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan di pindahkan; dan
3) Penataan arsip inaktif yang akan di pindahkan.31
Pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip
dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Melakukan penyiangan terhadap arsip yang telah sampai pada masa
penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh unit
pengolah. Setelah melakukan penyiangan maka akan diperoleh arsip
yang dapat di pindahkan ke pusat penyimpanan arsip dan arsip yang
dapat di musnahkan oleh unit pengolah itu sendiri.
b. Melaksanakan pemindahan dengan mempersiapkan hal-hal berikut ini:
1) Mempersiapkan peralatan, seperti kotak atau box, folder, dan lain-
lain.
2) Membuat daftar arsip yang akan di pindahkan yang berisi tentang,
nama unit pengolah yang memindahkan.
3) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip
dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip atau unit kearsipan
dilakukan perberkas.
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip, yaitu menghancurkan bentuk arsip sehingga tidak
bisa dikenali lagi informasi yang ada di dalamnya. Arsip yang di
musnahkan merupakan arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna
31 ANRI, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Jakarta: ANRI, 2012).
25
dan telah habis masa penyimpanannya. Untuk arsip yang memiliki masa
simpan lebih dari sama dengan 10 tahun, maka ditetapkan oleh pimpinan
lembaga Negara setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional RI.32
Pemusnahan untuk arsip yang bernilai tidak permanen atau sementara
dengan mendaftarkan secara lengkap arsip-arsip yang di musnahkan,
dengan mendata nama departemen atau instansi arsip yang akan di
musnahkan; kode dan pokok masalah; jenis fisik arsip; tanggal, bulan, dan
tahun berkas; jumlah berkas, diketahui atau disetujui oleh pejabat-pejabat
yang berwenang; pemusnahan di selenggarakan dengan membuat berita
acara pemusnahan arsip; dan dalam melakukan pemusnahan, arsip
hendaknya benar-benar tidak dapat dikenali lagi baik bentuk maupun
isinya.
Sedangkan arsip-arsip dengan jangka waktu retensi 10 tahun atau lebih
dapat di musnahkan dengan ketentuan:
a. Arsip tidak memiliki nilai kegunaan dan telah melampui jangka waktu
penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip
masing-masing.
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga-
lembaga negara atau badan-badan pemerintahan setelah mendengar
pertimbangan panitia penilai arsip yang dibentuk olehnya dengan
terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua badan pemeriksa
keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala badan
32 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern, 234.
26
administrasi kepegawaian negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh dua pejabat
dari bidang hukum atau perundang-undangan dan bidang pengawasan
dari lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah yang
bersangkutan.
d. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan
cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak
dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya.
e. Pemusnahan arsip dari kepegawaian badan pemerintah yang berbentuk
badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur
berdasarkan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan
persetujuan kepala badan administrasi kepegawaian negara, tetapi tetap
memperhatikan pendapat dari ANRI.
f. Bila dalam penilaian arsip terdapat keragu-keraguan, maka diperlukan
nilai yang paling tinggi.
g. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar arsip-arsip yang di
musnahkan dan berita acara pemusnahan arsip.33
Metode pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.
33 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, 104–5.
27
a. Pencacahan, yaitu cara pemusnahan dokumen dan mikrofilm yang
paling sering digunakan di Indonesia.
b. Pembakaran, yaitu cara pemusnahan dokumen dengan membakarnya
pada tempat pembakaran arsip.
c. Pemsunahan kimiawi, yaitu cara pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimiawi guna melunakan kertas dan melenyapkan
tulisan.
d. Pembuburan, yaitu cara pemusnahan dokumen rahasia yang aman,
ekonomis, nyaman, bersih, dan tak terulangkan. Dokumen tersebut di
campur dengan air, lalu dicacah kemudian dialirkan melalui saringan.
Hasil dari pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke
hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan
bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang.34
3. Penyerahan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip.
Kegiatan penyerahan arsip yang bernilai kegunaan sebagai bahan
pertanggung jawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
menyelenggarakan administrasi sehari-sehari setelah melampaui jangka
waktu penyimpanan, dengan ketentuan, sebagai berikut:
a. Bagi arsip yang di simpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-
badan pemerintah ditingkat pusat harus di serahkan kepada arsip
nasional pusat.
34 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 105–106.
28
b. Bagi arsip yang di simpan badan-badan pemerintahan di angkat daerah
harus di serahkan kepada arsip nasional daerah.
c. Instansi meminta persetujuan terlebih dahulu kepada kepala arsip
nasional dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.
d. Setelah mendapat persetujuan, maka arsip dalam daftar dapat di
serahkan ke arsip nasional.
e. Penyerahan arsip di laksanakan dengan membuat daftar arsip yang
akan di serahkan dan berita acara penyerahan arsip yang di
tandatangani oleh pejabat dari kedua belah pihak.
4. Penilaian Arsip
Dalam melakukan penyusutan arsip sebaiknya perlu dinilai sebelum
akhirnya di musnahkan. Appraisal atau penaksiran yaitu proses menilai
aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu
di simpan dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu di simpan guna
memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggung jawaban
badan korporasi, serta harapan komunitas.35 Penilaian dalam
manajemen rekod adalah proses dimana organisasi mengidentifikasi
kebutuhan untuk mempertahankan arsip.36
Penilaian arsip merupakan proses menentukan jangka waktu simpan
arsip yang bisa dilihat dari substansi informasi dan fungsinya serta
35 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, 313. 36 Elizabeth Shepherd and Geoffrey, Managing Records: a Handbook of Principles and
Practice (London: Facet Publishing, 2003), 146.
29
karakteristik fisik atau nilai intristiknya yang dilakukan dengan cara-cara
teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.37
Melakukan penilaian arsip merupakan hal sulit, namun demikian
terdapat beberapa persyaratan dalam melakukan penilaian, yaitu sebagai
berikut:
a. Penilaian tidak hanya menentukan tinggi rendahanya tingkat lingkup
kepentingan dan kegunaan arsip, akan tetapi juga menilai frekuensi
penggunaannya baik terhadap arsip aktif maupun arsip inaktif.
b. Penilaian di selenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam
hubungannya dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Sejauh
mana keterlibatan arsip didalam kehidupan organisasi yang menciptakan
arsip, dan sejauh mana arsip-arsip di perlukan dan di gunakan oleh
manajemen.
c. Penilaian di selenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumen dari
organisasi bersangkutan, yang berarti tidak dapat menilai berdasarkan
bagian demi bagian atau berdasarkan atas masing-masing unit pengolah
yang terpisah di dalam organisasi bersangkutan. Tetapi harus mengaitkan
antara arsip-arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lainnya.
Penilaian arsip juga dijelaskan dalam Surat Edaran Kepala Arsip
Nasional Nomor SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan
nilai guna arsip. Pada surat tersebut, disebutkan bahwa tinjauan dari
37 ANRI, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001
Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta (Jakarta:
ANRI, 2001).
30
kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi
nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1) Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip berdasarkan pada
kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi pencipta arsip.
Penentuan nilai guna primer tidak hanya didasarkan pada kegunaannya
dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sedang
berlangsung tetapi juga kegunaan bagi lembaga atau instansi pencipta
arsip tersebut di waktu yang akan datang. Nilai guna primer meliputi;
nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai
guna ilmiah dan teknologi.
2) Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan
kepentingan umum diluar lembaga atau instansi pencipta arsip dan
kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban
nasional. Nilai guna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak
lagi ada kegunaanya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang
bernilai guna sekunder di serahkan ke Arsip Nasional dan disimpan
oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain diluar pencipta arsip dapat
memanfaatkan dan menggunakannya. Meskipun penentuan nilai guna
sekunder ini merupakan bagian tugas dari Arsip Nasional, namun
pejabat isntansi pencipta arsip mempunyai peran serta dalam
memberikan keterangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya
31
dan kegunaan arsip-asrip itu. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna
kebuktian dan nilai guna informasional.
D. Jadwal Retensi Arsip
Arsip-arsip yang tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan fungsi
organisasi yang begitu beraneka ragam. Besar kecilnya arsip yang tercipta
ditentukan oleh kegiatan yang dilaksanakan, semakin besar kegiatan semakin
besar arsip yang diciptakan. Besarnya arsip yang tercipta akan menimbulkan
berbagai problematika, untuk itu perlu dibuatnya kebijakan penyusutan. Setiap
arsip yang tercipta ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip merupakan
daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Untuk menjaga obyektifitas dalam
menentukan nilai kegunaan arsip, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu
panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,
fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.38
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, JRA
yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip untuk untuk dinilai
kembali, dipermanenkan, atau dimusnahkan yang dipergunakan untuk
pedoman penyelamatan dan penyusutan arsip.
Pada jadwal retensi arsip akan terkandung usur-unsur judul subjek utama
yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi,
38 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi,
103.
32
jangka simpan atau usai arsip baik arsip aktif maupun inaktif, penetapan
simpan permanen dan musnah. Dengan adanya jadwal retensi arsip
keuntungan dapat diperoleh melalui kebijakan penyusutan, keuntungan-
keuntungan tersebut yaitu:
1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan
tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun arsip
inaktif.
3. Memudahkan penemuan kembali arsip, dengan demikian akan
meningkatkan efektifitas kerja.
4. Memudahkan arsip-arsip yang bernilai permanen atau abadi ke Arsip
Nasional RI.
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggung jawaban di bidang pemerintahan.
Selain mendukung akuntabilitas dan mencegah perlawanan hukum, jadwal
retensi memiliki fungsi:
a. Membuat lebih mudah dalam temu kembali record yang dibutuhkan
dengan cara membuang yang sama.
b. Membantu mencegah penghancuran record yang tidak hati-hati.
c. Mengurangi biaya penyimpanan dan perawatan record yang tidak
diinginkan atau dibutuhkan.39
39 Geoffrey, Managing Records: a Handbook of Principles and Practice, 147.
33
E. Penelitian Terdahulu
1. Penelitian terdahulu yang pertama diambil dari penelitian yang dilakukan
oleh Sri Nurmala Sari, Administrasi Negara Konsentrasi Manajemen
Kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Hasanuddin
Makasar 2015 yang berjudul “Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian
Efisiensi Kerja suatu Organisasi”. Tujuan penelitian ini adalah untuk
mengetahui pengelolaan arsip didalam suatu organisasi untuk menunjang
efisiensi kerja.
2. Penelitian terdahulu yang kedua diambil dari penelitian yang dilakukan
oleh Brigitta Dian Puspasari, Universitas Mercu Buana Yogyakarta yang
berjudul “Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efisiensi Kerja”.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang
dapat mempengaruhi semangat kerja suatu organisasi dalam melakukan
pengarsipan.
34
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif,
yaitu sebuah pendekatan penelitian yang dirancang untuk mengumpulkan
informasi tentang keadaan nyata sekarang atau yang sedang berlangsung.
Penelitian deskriptif digunakan untuk menjawab atau memecahkan
permasalahan yang dihadapi pada situasi sekarang dengan tujuan utama
membuat penggambaran tentang suatu keadaan secara objektif dalam suatu
deskriptif situasi.40
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif yaitu metode penelitian yang bermaksud untuk memahami
fenomena tentang suatu subjek penelitian dengan cara mendeskripsikannya
dalam bentuk kata-kata dan bahasa.41
B. Sumber Data
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari
sumbernya.42 Data yang didapat berasal dari nara sumber yang ditemui
langsung di lokasi penelitian dan juga melalui email. Dalam hal ini data
primer yang peniliti ambil yaitu data yang bersumber dari informan yang
40 Consuelo, An Introduction to Research Methods (Philippines: Rex Printing Company,
1988), 71. 41 Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: PT. Remaja Rosdakary,
2011), 6. 42 Irawan Prasetya, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
(Jakarta: STIA-LAN, 1999), 86–87.
35
ditemui langsung di lokasi penelitian yaitu manager divisi pengaturan dan
pengelolaan kearsipan Bank Indonesia.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya.43 Data sekunder ini berasal dari dokumen yang diperoleh dari
pihak Bank Indonesia terkait dengan penelitian. Literatur-literatur yang
ada seperti buku, jurnal, makalah, dan situs website.
C. Indikator Penelitian
Dalam penelitian ini dasar hukum yang digunakan untuk penentuan
indikator penelitian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok
Kearsipan dan International Standard Organization (ISO) 15489 part 2
(guidelines) serta beberapa literature yang diperoleh dari buku, skripsi dan
jurnal.
D. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan infromasi
tentang situasi dan kondisi latar penelitian.44 Dalam suatu penelitian informan
dibutuhkan untuk memberikan informasi menjadi lebih akurat dan bisa
dijadikan sumber bagi peneliti karena memiliki informasi yang banyak
mengenai objek yang sedang diteliti.
43 Prasetya, 87. 44 Prasetya, 90.
36
E. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi
Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau
perisiwa yang terjadi di lapangan dan untuk menjawab pertanyaan.
Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya bertumpu
pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.45 Observasi pada
penelitian ini penting, karena observasi didasarkan atas pengalaman secara
langsung peneliti terhadap subjek yang ditelitinya. Hal ini dilakukan agar
memudahkan peneliti dalam pengumpulan data dari informan.
2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan itu.46 Wawancara merupakan teknik
utama dalam pengumpulan data di penelitian ini karena observasi saja
tidak cukup dalam melakukan penelitian. Maka dari itu diperlukan
wawancara dalam melengkapi observasi yang dilakukan.
3. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi
penjelasan dan penilaian terhadap informasi yang diteliti yang dapat
membantu penelitian ini. Baik dari sumber-sumber yang berbentuk tulisan
misalnya catatan harian, sejarah kehidupan, biografi, peraturan dan
kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar misalnya foto,
45 Prasetya, 633. 46 Prasetya, 135.
37
gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh
data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian.
F. Teknik Penguji Keabsahan Data
Keabsahan data merupakan suatu kegiatan untuk mengurangi bias
pemahaman peneliti dan nforman,untuk menjamin bahwa yang dikumpulkan
benar-benar telah mempresentasikan fenomena yang menjadi fokus penulis.
Uji keabsahan data dalam penelitian ini meliputi uji kreadibilitas,
transferability, dependability dan convirmability.
Dalam keabsahan data peneliti menggunakan teknik kreadibilitas dengan
menggunakan teknik triangulasi. Teknik triangulasi merupakan teknik
pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan berbagai
waktu.47 Dalam teknik triangulasi ini penulis menggunakan tiga tahap teknis
penelitian triangulasi yaitu:
1. Triangulasi sumber, untuk menguji kreadibilitas data dilakukan dengan
cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber.
2. Triangulasi teknik, menguji kreadibilitas data dilakukan dengan cara
mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
3. Triangulasi waktu, dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan
wawancara, observasi dan teknik lain dalam waktu yang berbeda.48
47 Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan R&D
(Bandung: Alfabeta, 2012). 48 Prasetya, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis, 99.
38
G. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data kualitatif yaitu menguraikan serta
menginterprestasikan data yang diperoleh di lapangan dari para informan.
Dalam penelitian ini, penulis menganalisis secara langsung data-data yang
penulis peroleh ketika melakukan observasi dan wawancara data-data yang
diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan
untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi dengan disertai
dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data merupakan fakta-fakta
yang terkait dengan objek penelitian.
Data yang telah diperoleh akan diolah melalui tiga tahapan, yaitu:
1. Reduksi Data. Data yang diperoleh penulis melalui observasi,
wawancara, dan kajian kepustakaan dicatat secara rinci,
mengelompokkan atau memilah dan memokuskan pada hal yang
penting.
2. Penyajian Data. Setelah data di reduksi, penulis melakukan penyajian
dalam bentuk teks yang bersifat naratif, tabel dan skema.
3. Penarik Kesimpulan. Data-data yang terangkum dan dijabarkan dalam
bentuk naratif, yang mana penulis buatkan sebagai kesimpulan.
Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
H. Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk melakukan penelitian, yang dilakukan terlebih dahulu adalah
melakukan survei ke tempat penelitian tersebut. Kemudian mengunjungi
lokasi penelitian dan melakukan penelitian dan wawancara di Bank Indonesia
39
yang berada di Jl. M. H. Thamrin No. 2 Jakarta 10350. Gedung Arsek Lt. 3,
Kompleks Perkantoran Bank Indonesia
I. Jadwal Penelitian
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian 1
No. Kegiatan Tahun 2016-2017-2018
Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun
1. Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Dosen
Pembimbing
2. Pelaksanaan
Bimbingan
Skripsi
3. Pengumpulan
Literatur
Skripsi
4. Melakukan
Penelitian
5. Analisis Data
6. Penyerahan
Skripsi
7. Sidang
Skripsi
40
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Bank Indonesia
1. Sejarah Bank Indonesia
Bank Indonesia sebagai Bank Sentral Republik Indonesia didirikan
pada tanggal 1 Juli 1953, berdasarkan Undang-Undang Nomor 11
Tahun 1953 tentang Penetapan Undang-Undang Pokok Bank
Indonesia, undang-undang ini lahir hampir delapan tahun setelah
Proklamasi Kemerdekaan.
Kelahiran Bank Indonesia merupakan hasil proses nasionalisasi De
Javasche Bank NV (Naamlooze Vennootschap), sebuah Bank Swasta
Belanda yang pada masa Kolonial diberi hak oleh Pemerintah Kolonial
Belanda sebagai Bank Sirkulasi Hindia Belanda. Selanjutnya
berdasarkan keputusan Konferensi Meja Bundar tahun 1946 ditunjuk
lagi sebagai Bank Sentral.
Cita-cita untuk mendirikan Bank Indonesia pada awalnya
dilaksanakan dengan mendirikan “Jajasan Poesat Bank Indonesia”
pada tanggal 9 Oktober 1945, sebagai langkah pertama untuk
membentuk satu-satunya bank sirkulasi sebagaimana yang telah ada
pada zaman Hindia Belanda dan Bank Sentral pertama yang
sebelumnya memang belum ada di Indonesia. Melalui Undang-Undang
Nomor 2 Prp tahun 1946, “Jajasan Poesat Bank Indonesia” dilebur
menjadi Bank Negara Indonesia.
41
Ada banyak pertanyaan yang timbul mengenai kemunculan Bank
Indonesia yang terlambat serta kewenangan yang tumpang tindih
dengan Bank Negara Indonesia maupun dengan De Javasche Bank.
Faktor yang membelokkan jalannya sejarah adalah Keputusan KMB
tahun 1949 yang menghasilkan pengakuan kedaulatan Negara
Republik Indonesia.
Konferensi tersebut menetapkan bahwa tugas Bank Sentral
diserahkan kepada De Javasche Bank yang pada waktu itu masih
milik Belanda. De Javasche Bank sendiri sebenarnya baru berfungsi
sebagai bank sirkulasi dan bank umum di zaman penjajahan dan belum
pernah berfungsi sebagai bank sentral yang bertindak sebagai The
Banker’s Bank dan Lender of the Last Resort sebagaimana layaknya
sebuah bank sentral. Peranan menjalankan kebijaksanaan moneter
sampai saat itu dilaksanaakan sendiri oleh pemerintah Belanda dengan
menugaskan De Nederlandsche Bank, yakni bank sentral Belanda yang
menjalankan tugasnya di Indonesia dari kantor pusat di Negeri
Belanda.
Keputusan KMB untuk memfungsikan De Javasche Bank sebagai
bank sentral tersebut tidak dapat segera dijalankan, mengingat sebelum
adanya Undang-Unadang Indonesia yang menjadi dasar hukumnya,
apalagi kepemilikan dan menajemennya masih berada ditangan
Belanda.
42
Mengingat bahwa Undang-Undang Nomor 2 Prp. tahun 1946
belum dicabut, sementara itu lahir keputusan KMB yang menetapkan
De Javasche Bank sebagai bank sentral secara formal antara tahun
1949-1953 ada dua bank yang dinyatakan sebagai bank sentral yakni
Bank Negara Indonesia dan De Javasche Bank. Tetapi kedua bank
tersebut belum sempat menjalankan tugasnya hingga lahirnya Bank
Indonesia.
Situasi tidak menentu tersebut mendorong Pemerintah melalui
Perdana Menteri RI, Dr. Sukiman Wirdjosanodjojo kepada DPR pada
tanggal 28 Mei 1951 untuk menasionalisasikan De Javasche Bank.
Kehendak tersebut diwujudkan dengan membentuk panitia
nasionalisasi De Javasche Bank pada tanggal 19 Juni 1951,
berdasarkan keputusan Pemerintah Nomor 118 tanggal 2 Juli 1951.
Baru tanggal 16 Mei 1953 dengan Undang-Undang Pokok Bank
Indonesia Nomor 11 tahun 1953 yang telah disahkan oleh Parlemen
(diumumkan dalam Lembaran Negara Nomor 40 tahun 1953) dibentuk
Bank Indonesia. (Sumber data: www.bi.go.id)
2. Sejarah Singkat Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan
dan Sistem Kearsipan Bank Indonesia
Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan merupakan unit
kerja yang memiliki tugas pokok antara lain: menyusun konsep
kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia
(MDBI), melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI, melakukan
kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan pengawasan dan
43
pembinaan, memberikan konsultasi MDBI, melakukan penomoran
Surat Keputusan Anggota Dewan Gubernur, melakukan penyimpanan
dan pemindahan arsip, melakukan pemeliharaan arsip, ruangan,
peralatan Sentral Khazanah Arsip (SKA), melakukan alih media arsip,
melayani peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip, melakukan
penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan asrip ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pada awalnya pengelolaan arsip di Bank Indonesia dilakukan oleh
Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan dan Ekspedisi (Bagian
Arsek), yaitu unit kerja di bawah Urusan Komunikasi dan Pengamanan
yang memiliki tugas untuk melakukan penerimaan dan pengiriman
dokumen dari kepada Bank Indonesia serta penyimpanan,
pemeliharaan dan pemusnahaan arsip dan memberikan pelayanan
peminjaman arsip untuk seluruh satuan kerja di Kantor Pusat Bank
Indonesia. Kemudian sekitar tahun 1997 dengan adanya reorganisasi
(perubahan struktur organisasi) Bagian Arsek berubah menjadi Divisi
Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan di bawah Biro Sekretariat.
Selanjutnya pada tahun 2014 melalui program Struktur Organisasi
Level Atas (SOLA) Bagian Arsip berubah menjadi Divisi Pengaturan
dan Pengelolaan Kearsipan di bawah Departemen Logistik dan
Pengamanan Bank Indonesia.
Sebelum tahun 1988, penyimpanan arsip inaktif di Kantor Pusat
Bank Indonesia dilakukan secara desentralisasi pada beberapa lokasi
penyimpanan, yaitu di Gedung BI Thamrin, di Gedung BI Kebon
44
Sirih, di Gedung BI Juanda, dan di Gedung BI Kota. Kemudian pada
tanggal 1 April 1988 Gubernur BI saat itu Prof. Dr. Adrianus Mooy
meresmikan Gedung Arsip dan Ekspedisi (Gedung ARSEK) yang
terletak di Kompleks Perkantoran Bank Indonesia (KOPERBI)
tepatnya di Jl. M.H. Thamrin No. 2 Jakarta.
Sejarah sistem kearsipan di Bank Indonesia, sebenarnya telah
dimulai sejak masa De Javasche Bank, hal ini tercermin dari sistem
penataan arsip pada koleksi arsip De Javasche Bank. Sistem
pengarsipan De Javasche Bank berpedoman kepada Instructie Boek.
Setelah De Javasche bank dinasionalisasi menjadi Bank Indonesia,
sistem kearsipannya diadopsi menjadi Buku Instruksi. Buku Instruksi
antara lain mengatur tata cara pengarsipan di Bank Indonesia.
Kemudian berdasarkan hasil kerjasama antara Bank Indonesia dan
Lembaga Administrasi Negara RI, pada tanggal 1 April 1978 Bank
Indonesia mulai menerapkan Pola Baru Sistem Kearsipan Bank
Indonesia, yang disebut sebagai Sistem Kearsipan Bank Indonesia
(SKBI).
Selanjutnya, sejalan dengan dinamika dan perkembangan sistem
kearsipan serta perkembangan teknologi informasi menyebabkan
terciptanya berbagai jenis media penyimpanan dokumentasi dan
informasi termasuk format/bentuk arsip. Hal tersebut menuntut adanya
penyesuaian dalam pengaturan kearsipannya. Oleh karena itu
berdasarkan PDG No.2/13/PDG/2000 tanggal 10 Juli 2000 tentang
Manajemen Dokumen di Bank Indonesia, SKBI disempurnakan
45
menjadi Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). MDBI
merupakan tata cara pengelolaan Dokumen Bank Indonesia sejak
dokumen diciptakan, diterima, disimpan, sampai dengan disusutkan.
Pada tahun 2004, ketentuan ini diubah dengan PDG
No.6/4/PDG/2004 tanggal 30 Maret 2004. Selanjutnya sehubungan
dengan diterbitkannya PDG No.10/10/PDG/2008 tanggal 6 Oktober
2008 tentang Manajemen Informasi Bank Indonesia, maka MDBI
disempurnakan lagi melalui SE No.10/58/INTERN tanggal 30 Oktober
2008 mengenai Petunjuk Pelaksanaan Manajemen Dokumen Bank
Indonesia. Sejalan dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan, maka MDBI disempurnakan lagi
dengan diterbitkannya SE No.14/69/INTERN tanggal 27 Desember
2012.
MDBI baru telah dilengkapi dengan tata cara pengelolaan arsip
berbasis IT, yaitu dengan diterapkannya aplikasi Bank Indonesia
Records Management System (BI-RMS). BI-RMS dipergunakan
setelah dokumen selesai diproses dan siap untuk disimpan sampai
dengan proses penyusutannya.
Untuk arsip inaktif yang dipindahkan dari seluruh satuan kerja,
penyimpanannya dilakukan secara sentralisasi di pusat penyimpanan
arsip Bank Indonesia yang dikenal sebagai Sentral Khazanah Arsip
(SKA) Bank Indonesia. Pengelolaan arsip di SKA dilakukan dengan
46
menggunakan aplikasi Bank Indonesia Sistem Aplikasi Pengelolaan
Sentral Khazanah Arsip (BI-SASKA). (Sumber data: www.bi.go.id)
3. Visi dan Misi Divisi Arsip Bank Indonesia
a. Visi
Menjadi pusat pengelolaan dokumen Bank Indonesia yang
kompeten dan dapat dipercaya serta dapat memenuhi standar
Internasional.
b. Misi
Mewujudkan manajemen dokumen yang tertib dalam rangka
mendukung terciptanya kelancaran pelaksanaan tugas dan citra
Bank Indonesia. (Sumber data: www.bi.go.id)
4. Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan
Grup Perencanaan
Logistik
Grup Pelaksanaan
Logistik
Kepala Departemen
Grup Pengamanan
dan Arsip
1. Divisi Perancangan
Logistik 1
2. Divisi Perancangan
Logistik 2
3. Divisi Strategi &
kebijakan Logistik
1. Divisi Pelaksanaan
Logistik 1
2. Divisi Pelaksanaan
Logistik 2
3. Divisi Pelaksanaan
Logistik 3 & Manajemen
Intern
1. Divisi Pengamanan 1
2. Divisi Pengamanan 2
3. Divisi Pengaturan &
Pengelolaan Kearsipan
4.2 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Pengamanan Bank Indonesia
47
Sumber Daya Manusia yang ada Divisi Pengaturan dan Pengelolaan
Kearsipan, terdiri dari Kepala Divisi G.VII, Kepala Tim G.VI, Kepala
Unit G.V, Manajer G.IV, Asisten Manajer G.III, Staf G.II, Asisten G.I. Di
divisi ini terdapat pegawai organik dan non organik. Pegawai organik
adalah pegawai tetap divisi, sedangkan pegawai non organik adalah
pegawai tidak tetap divisi yang penerimaannya sesuai kebutuhan divisi.
Berikut adalah daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan :
Divisi Pengaturan &
Pengelolaan Kearsipan
Manajer Manajer Manajer
Staff
Asisten Manajer Asisten Manajer
Staff
Asisten Manajer
Staff
Unit Administrasi Unit Pembinaan Unit Pelaksanaan
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan Bank Indonesia
48
4.2 Daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan 2
NO. NAMA JABATAN
1. Sri Yulistiani Deputi Direktur/Kepala Divisi
2. Budi Purnomo Asisten Direktur/Kepala Tim
3. Endang Tjahjo Manajer
4. Indun Nusantari Manajer
5. Jalil Syaufi Manajer
6. Addy Suwito Manajer
7. Aprihandoyo Manajer
8. Samsul Bahram Manajer
9. Andar Mulyana Manajer
10. Tri Arso Purnomo Manajer
11. Tubagus Al Amin Assisten Manajer
12. Ahmad Yulianto Assisten Manajer
13. Sutisna Lukman Hakim Assisten Manajer
14. Nani P. Ilham Assisten Manajer
15. Nyi Ayu Astrid L. Assisten Manajer
16. M. M. Puji Rahayu Assisten Manajer
17. Rendra Sjailendra Bastaman Staff
18. Rizal Mulyawan Staff
19. Yunia Arthandany P. Staff
20. Roselanny Wulaningsih Staff
21. Irmayani Staff
22. Rizki Hartati DEO
49
23. Panji Faqih A. DEO
24. Haldhia Mawarita DEO
25. Muhammad Yasin DEO
26. Nyssa Nathania P. DEO
27. Kasiman Messenger
28. Taupik Messenger
29. Mahfud Messenger
(Sumber data: www.bi.go.id)
B. Hasil Penelitian
Hasil penelitian dan observasi yang dilakukan dengan proses
wawancara dan observasi terdapat beberapa hal yang akan dibahas dari
penyusutan arsip dalam menunjang kinerja arsiparis. Selain melakukan
wawancara dan observasi dalam memperoleh data penelitian, dalam
penelitian ini juga melakukan kajian pustaka pada pembahasan penelitian
dengan melakukan analisis sumber-sumber yang terkait dengan kinerja
arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia. Adapun hasil
penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
50
1. Kinerja Arsiparis di Bank Indonesia
a. Kinerja SDM Arsip Bank Indonesia
1) Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja adalah proses dengan organisasi dalam
mengevaluasi pelaksanaan kerja individu. Dalam penilaian
kinerja dinilai kontribusi kepada organisasi selama periode
waktu tertentu. Umpan balik kinerja memungkinkan karyawan
mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan
dengan standar-standar organisasi. Penilaian kinerja adalah
tentang kinerja karyawan dan akuntabilitas. Dalam dunia yang
bersaing secara global, perusahaan perusahaan yang menuntut
kinerja yang tinggi. Dalam hasil wawancara penulis
mendapatkan hasil yaitu sebagai berikut :
“…Hmm untuk kinerja disini mereka bagus semua yaa
tidak ada yang telat dalam mengerjakan sesuatu, selalu
kerja dengan baik…”49
“…Kerjanya sih yaa bagus, tapi yaa gitu karena kurangnya
orang jadi mereka benar-benar saling membantu gitu…”50
“...Kinerja karyawan disini bagus-bagus kok mba tapi
kadang pekerjaan dikantor ada yang terbengkalai karena
tugas diluar kota hehe...”51
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui
bahwa kinerja arsiparis di Bank Indonesia untuk saat ini bagus,
49 Indun Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,
2018). 50 Tri Arso Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,
2018). 51 Ahmad Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,
2018).
51
hanya karena kurang pegawai jadi mereka saling tolong
membantu untuk dapat bekerja dengan baik.
b. Kinerja Seorang Arsiparis Bank Indonesia
1) Tugas-Tugas Arsiparis
Tugas pokok seorang arsiparis adalah melaksanakan
kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan
melaksanakan tugas pemerintah di bidang kearsipan sesuai
dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan. Tugas
pokok arsiparis di Bank Indonesia berdasarkan hasil
wawancara penulis yaitu:
“...Jadi disini tugasnya menyusun konsep kebijakan dan
peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI),
melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI, melakukan
kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan pengawasan
dan pembinaan, memberikan konsultasi MDBI...”52
“...Selain itu tugas arsiparis melakukan penomoran Surat
Keputusan Anggota Dewan Gubernur, melakukan
penyimpanan dan pemindahan arsip, melakukan
pemeliharaan arsip, ruangan, peralatan Sentral Khazanah
Arsip (SKA)...”53
“...Hmm tugas arsiparis disini yaa melakukan alih media arsip,
melayani peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip,
melakukan penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan
asrip ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)...”54
Berdasarkan hasil penelitian diatas bahwa tugas-tugas
pokok arsiparis di Bank Indonesia yaitu menyusun konsep
kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia
(MDBI), melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI,
52 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 53 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 54 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
52
melakukan kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan
pengawasan dan pembinaan, memberikan konsultasi MDBI,
melakukan penomoran Surat Keputusan Anggota Dewan
Gubernur, melakukan penyimpanan dan pemindahan arsip,
melakukan pemeliharaan arsip, ruangan, peralatan Sentral
Khazanah Arsip (SKA), melakukan alih media arsip, melayani
peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip, melakukan
penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan asrip ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
2) Syarat Arsiparis
Tugas-tugas arsiparis banyak sekali ragamnya dan volume
pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, serta yang paling
penting bahwa ada diantaranya arsip-arsip tersebut berisi
masalah yang menyangkut hal sangat penting bahkan hal yang
sangat rahasia,maka seorang arsiparis harus memenuhi syarat-
syarat yang diperlukan. Berikut adalah hasil wawancara
mengenai syarat –syarat arsiparis di Bank Indonesia sebagai
tersebut:
“...Kalau untuk pengetahuan umum yang pasti mereka
harus mengetahui masalah surat menyurat dan arsip.
Selain itu juga tentang seluk beluk instansinya yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-
pejabatnya...”55
“...Yaaa harus memiliki keterampilan khusus untuk
melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang
dijalankan...”56
55 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 56 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
53
“...Gini mba arsiparis disini punya kepribadian yang
memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan,
kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi...”57
Berdasarkan hasil wawancara diatas bisa disimpulkan
bahwa syarat-syarat arsiparis di Bank Indonesia yaitu dalam
bidang pengetahuan harus mengetahui masalah surat menyurat
dan arsip serta tetang seluk beluk instansinya. Selain itu harus
memiliki keterampilan khusus untuk melaksanakan teknik
kearsipan dan mempunyai kepribadian yang tekun, sabar, teliti,
rapih, cekatan, cerdas, jujur serta loyal dan dapat menyimpan
rahasia.
c. Program Kegiatan Penyusutan Arsip Bank Indonesia
1) Penilaian Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor harus
dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum melakukan
penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap
arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian
terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh
setiap arsip. Setiap pemusnahan dilakukan penilaian kembali
dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut yaitu telah habis
retensinya, tidak memiliki nilai guna, tidak terkait dengan
perkara hukum dan tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang. Berdasarkan hasil wawancara tersebut yaitu:
57 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
54
“....Praktek penyusutan arsip di Unit Pembina itu
dilaksanakan dengan cara melakukan pengecekan terhadap
arsip yang disimpan pada filing cabinet untuk mengetahui
apakah sudah ada arsip telah habis jadwal retensinya. Yaa
hal ini sih dilakukan untuk menjaga volume arsip yang ada
di filing cabinet…”58
“…Dalam penyusutan arsip disini biasanya dilakukan
penilaian kembali dengan cara melihat apakah telah habis
retensinya, tidak memiliki nilai guna maupun tidak terkait
dengan perkara hukum maupun perundang undagan. Kalau
tidak ada yang terkait dengan hal tersebut, baru bisa
dilakukan penyusutan arsip…”59
“…Hmm untuk arsip yang ingin disusutkan harus sudah
ditentukan terlebih dahulu sebelumnya dan melaporkan
volume arsipnya…”60
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui
bahwa penilaian arsip di Bank Indonesia dilakukan pengecekan
terlebih dahulu apakah arsip tersebut masih digunakan atau
tidak, telah habis retensinya dan tidak terkait dengan perkara
hukum baru dapat dilakukan pemusnahan arsip.
2) Membuat Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan
cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau
Badan-Badan Pemerintah masing-masing, memusnahkan arisp
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, menyerahkan
arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Dalam
melakukan penyusutan arsip perlu adanya prosedur yang
dilakukan, agar arsip yang ingin dimusnahkan dapat tertata
58 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 59 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 60 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
55
dengan baik dan benar. Penyusutan arsip di Bank Indonesia
memiliki prosedur yang dilakukan dalam pemusnahan arsip,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini :
“…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan Daftar Arsip
Yang Dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Berkas
Arsip terlebih dahulu, kemudian dilakukan penilaian
kembali apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak.
Dalam pemusnahan berkas arsip dengan retensi 10 tahun
atau lebih harus membentuk Panitia Penilai Arsip…”61
“..Penyusutan arsip di Bank Indonesia menurut surat
edaran No. 18/125/INTERN Manajemen Dokumen Bank
Indonesia 30 Desember 2016 yaitu mulai dari pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan…”62
“…Prosedur arsip jika dibawah 3 tahun satker itu sendiri
yang bekerja. Kalau diatas 3 tahun, bagian SKA. Prosedur
penyusutan mengacu pada UUD No. 8 Tahun 1997 tentang
dokumen perusahaan, tapi ada beberapa yang ditaro di
ANRI...”63
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat ketahui
bahwa prosedur penyusutan arsip dilakukan mulai dari
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Sebelum
dimusnahkan arsip dibuatkan daftar arsip yang akan
dimusnahkan dan dibuatkan berita acara terlebih dahulu, lalu
dilakukan penilaian kembali apakah arsip tersebut masih
berguna atau tidak. Masa berlaku arsip dibawah 3 tahun makan
satuan kerja sendiri yang melakukannya, kalau diatas 3 tahun
dikasih kebagian SKA dan jika diatas 10 tahun harus
membentuk panitia penilaian arsip.
61 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 62 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 63 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
56
3) Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-
arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu
ketempat lain. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai
dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-
masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. Dalam hal
ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang
dilakukan dalam pemindahan arsip di Bank Indonesia, dari
hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
“…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan berkas
arsip dari Unit Pengelola ke Sentral Khasanah Arsip yang
dilakukan berdasarkan notifikasi dari Aplikasi BI-RMS,
nah arsip yang akan dipindahkan harus menggunakan
Daftar Arsip Yang Dipindahkan…”64
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah arsip kantor
pusat (khusus satker kantor pusat) melalui aplikasi,
pemindahan dilakukan minimal 10 berkas, pilih berkas
yang sudah dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan dipindahkan, maka
proses pemindahan berkas berarti telah diajukan lalu
tunggu konfirmasi dari SKA…”65
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip menggunakan
sarana yang sesuai dengan bentuk dan jenis arsipnya, yaitu
: kotak arsip untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas arsip Hasil
Olahan Komputer. Dan terakhir alam proses pemindahan
berkas arsip menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…”66
64 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 65 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 66 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
57
Jadi saat pemindahan arsip yang dilakukan yaitu arsip
dipindahkan terlebih dahulu dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip dan kemudian dibuatkan daftar arsip yang
akan dipindahkan, dipisahkan arsip tersebut sesuai dengan
jenisnya kemudian disimpan dalam keadaan disegel. Terkait
dengan peminahan arsip, kemudian ada proses selanjutnya
yaitu pemusnahan arsip.
d. Prosedur Penyusutan Arsip Bank Indonesia
1) Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-
arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu
ketempat lain. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai
dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-
masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. Dalam hal
ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang
dilakukan dalam pemindahan arsip di Bank Indonesia, dari
hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
“…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan berkas
arsip dari Unit Pengelola ke Sentral Khasanah Arsip yang
dilakukan berdasarkan notifikasi dari Aplikasi BI-RMS,
58
nah arsip yang akan dipindahkan harus menggunakan
Daftar Arsip Yang Dipindahkan…”67
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah arsip kantor
pusat (khusus satker kantor pusat) melalui aplikasi,
pemindahan dilakukan minimal 10 berkas, pilih berkas
yang sudah dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan dipindahkan, maka
proses pemindahan berkas berarti telah diajukan lalu
tunggu konfirmasi dari SKA…”68
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip menggunakan
sarana yang sesuai dengan bentuk dan jenis arsipnya, yaitu
: kotak arsip untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas arsip Hasil
Olahan Komputer. Dan terakhir alam proses pemindahan
berkas arsip menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…”69
Jadi saat pemindahan arsip yang dilakukan yaitu arsip
dipindahkan terlebih dahulu dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip dan kemudian dibuatkan daftar arsip yang
akan dipindahkan, dipisahkan arsip tersebut sesuai dengan
jenisnya kemudian disimpan dalam keadaan disegel. Terkait
dengan peminahan arsip, kemudian ada proses selanjutnya
yaitu pemusnahan arsip.
2) Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki
nilai guna. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
67 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 68 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 69 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
59
penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi
Arsip masing-masing. Dalam hal ini penulis mengajukan
pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam pemusnahan
arsip di Bank Indonesia, dari hasil wawancara diperoleh
jawaban sebagai berikut:
“…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan Daftar Arsip
Yang Dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Berkas
Arsip. Sebelum itu dilakukan penilaian kembali apakah
arsip tersebut telah habis retensinya, tidak memiliki nilai
guna, tidak terkait dengan perkara hukum; dan tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang…”70
“…Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
menggunakan aplikasi BI-RMS juga, pilih berkas yang
akan dimusnahkan lalu dokumen tersebut sudah masuk ke
dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan. Setelah data
pemusnahan dokumen sudah tervalidasi cetak berkas...”71
“…Hmm pemusnahan arsip dapat ditangguhkan dengan
mempertimbangkan hasil dari penilaian kembali arsip
tersebut. Dan jika ada arsip dengan retensi 10 tahun atau
lebih, maka membentuk Panitia Penilai Arsip…”72
Dan jawaban informan diatas dapat diketahui cara yang
dilakukan dalam proses pemusnahan arsip yaitu dibuatkan
daftar arsip yang akan dimusnahkan lalu dilakukan penilaian
kembali dan jika ada arsip yang retensinya lebih dari 10 tahun
harus dibentuk panitia penilaian arsip. Untuk prosedur
penyusutan yang terakhir yaitu penyerahan arsip.
70 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 71 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 72 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
60
3) Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang
penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari
lembaga-lembaga negara, badan pemerintah, badan swasta dan
perorangan kepada ANRI. Dalam hal ini penulis mengajukan
pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam penyerahan
arsip di Bank Indonesia, dari hasil wawancara diperoleh
jawaban sebagai berikut:
“…Penyerahan arsip di Bank Indonesia dapat diserahkan
kepada lembaga kearsipan, dengan ketentuan memiliki
nilai guna sejarah; memiliki JRA permanen.”73
“…Penyerahan arsip apabila JRAnya 3th diserahkan di
ruang arsip Lt. 3, kalau lebih dar 3th harus minta
persetujuan dari yang memiliki arsip, arsip 10th arsip
diserahkan ke SKA dan jika arsip sejarah diserahkan di
ANRI…”74
“...Hmm yang pasti harus mendapat persetujuan deputi
gubernur yang membidangi kearsipan dan penyerahan
arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan melalui
UKKP...”75
Dan jawaban informan diatas dapat diketahui cara yang
dilakukan dalam proses penyerahan arsip yaitu arsip di Bank
Indonesia diserahkan kepada lembaga kearsipan dengan 3
ketentuan tersebut dan dilakukan melalui UKKP.
73 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 74 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 75 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
61
2. Kendala-kendala yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip
di Bank Indonesia
Kendala yang ada pada penyusutan arsip menjadikan sesuatu
pekerjaan yang ada pada kearsipan menjadi terhambat. Dalam
penyusutan arsip ada beberapa kendala yang dihadapi Bank Indonesia,
yaitu pada saat penyusutan arsip ada beberapa satuan kerja yang masih
belum melakukan pemberkasan, pada saat pemberkasan terdapat
beberapa file yang belum dilengkapi dengan kode, kurangnya tenaga
ahli arsiparis, kurangnya komunikasi informasi antara instansi & orang
BI, dan juga berkas arsip memiliki masalah logistic yang berbeda
jadwal retensinya. Dalam hasil wawancara penulis mendapatkan
informasi yang mengenai kendala dalam penyusutan arsip sebagai
berikut :
a. Arsip Belum di Berkas
Kendala perdana dalam penyusutan arsip yaitu peranan
kearsipan, sebagaimana hasil dalam wawancara sebagai berikut :
“…Kalau untuk kendala disini sih sejauh ini belum ada
masalah besar yang terjadi di Bank Indonesia, cuma
kendala pada saat penyusutan arsip saja di satker masih
ada beberapa arsip yang belum di berkas.”76
b. Keraguan Dalam Pemberkasan
“…Hmm… jadi kadang-kadang satuan kerja pejabat tuh
masih ragu dalam memberikan berkas padahal JRA sudah
habis. Dan terkadang jika jumlah arsip banyak, satker gak
selesai, itu sih resiko…”77
76 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 77 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
62
c. Pekerjaan yang di Anggap Kurang Penting
“Jadi disini engga semua orang peduli melakukan
pengarsipan, karyawan berpendapat bahwa arsip itu
pekerjaan yang dibelakangkan.”78
d. Berkas Tidak Lengkap
“…Terdapat berkas arsip dengan masalah logistik yang
jadwal retensinya dalam beberapa dokumen tersebut
berbeda-beda, misalnya sebagianretensinya permanen,
sementara sebagian dokumen lainnya retensinya 5 tahun.
Hal tersebut menyulitkan kami dalam melakukan proses
penyusutannya…”79
“…Pada saat akan melakukan pemberkasan terdapat file
yang tidak lengkap dokumennya atau terpisah pada tempat
lain, sehingga menyulitkan dalam pemberkaskannya
menjadi satu kesatuan informasi yang utuh...”80
“…Dan juga ada berkas arsip yang tidak dilengkapi
dengan kode KMJRABI akan sulit untuk ditentukan apakah
masih memiliki nilai guna atau sudah tidak memiliki guna
lagi…”81
e. Kurangnya Jumlah SDM
“…Hmm jumlah pegawai dalam bidang kearsipan di Bank
Indonesia ada 4 orang arsiparis saja…”82
“…Jadi disini kurang tenaga khusus karena hanya ada 4
orang arsiparis. Tapi kalau untuk tim pengarsipannya ada
banyak kurang lebih ada 16 orang…”83
“...Kita kalau untuk arsiparis hanya ada 4 orang tapi
bukan dibagian penyusutan arsipnya tapi lebih ke
pengelolaan arsipnya gitu...”84
Dalam hasil wawancara kendala penyusutan arsip yaitu arsip
belum di berkas, keraguan dalam pemberkasan, pekerjaan yang
78Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 79 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 80 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 81 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 82 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 83 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 84 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
63
dianggap kurang penting, berkas tidak lengkap, dan kurangnya
jumlah SDM.
C. Pembahasan
1. Kinerja Arsiparis di Bank Indonesia
Menurut hasil penelitian saya kinerja di Bank Indonesia sudah
cukup baik dan mereka saling bantu-membantu dalam melakukan
pekerjaan, hanya saja kurangnya tenaga khusus yang bekerja sehingga
kurang maksimal dalam melakukan penyusutan arsip sehingga banyak
arsip yang menumpuk. Jadi hasil penelitian tersebut, kinerja di Bank
Indonesia sudah sesuai dengan teori diatas.
Tugas-tugas dan syarat-syarat arsiparis yaitu suatu kegiatan yang
saling berkaitan satu sama lain. Apabila seorang arsiparis tidak
melaksanakan tugas dengan baik dan tidak mempunyai syarat tertentu
untuk menjadi seorang arsiparis, maka suatu kegiatan akan
mendapatkan hasil yang buruk. Menurut hasil penelitian tugas-tugas
arsiparis di Bank Indonesia sudah sebanding dengan teori Keputusan
Menteri Pendayagunaan, dan syarat-syarat seorang arsiparis sudah
memenuhi kebutuhan apa saja yang diinginkan sesuai dengan teori
tersebut.
Menurut pendapat Basir Barthos kegiatan penyusutan arsip yaitu
pemindahan arisp, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Begitu
pula keegiatan penyusutan arsip yang dilakukan di Bank Indonesia
berdasarkan Surat Edaran No. 18/125/INTERN Manajemen Dokumen
64
Bank Indonesia 30 Desember 2016 yaitu pemindahan, pemusnahan,
dan penyerahan. Dari hasil penelitian bahwa kegiatan penyusutan arsip
di Bank Indonesia sudah berdasarkan teori menurut Basir Barthos.
2. Kendala-Kendala Proses Penyusutan Arsip Bank Indonesia
Dalam penyusutan arsip ada beberapa kendala yang dihadapi oleh
lembaga atau organisasi. Kendala yang ada pada penyusutan arsip di
Bank Indonesia menjadikan sesuatu pekerjaan yang ada pada kearsipan
menjadi terhambat. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan
merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Kenyataannya bahwa
bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam
jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera
memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-
arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.85 Dari hasil
wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, didapat
informasi mengenai kendala yang dihadapi Bank Indonesia dalam
penyusutan arsip yaitu:
Kendala pertama pada saat penyusutan arsip ada beberapa satuan
kerja yang masih belum melakukan pemberkasan. Jadi ketika saatnya
untuk melakukan penyusutan arsip, masih ada beberapa satuan kerja
yang menunda dalam pemberkasan karena tidak semua orang peduli
85 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, 2.
65
melakukan pengarsipan dan karyawan berpendapat bahwa arsip itu
pekerjaan yang dibelakangkan.
Kendala kedua pada saat pemberkasan terdapat beberapa file yang
belum dilengkapi dengan kode. Dalam penentuan atau pemberian kode
klasifikasi masalah pada berkas yang telah selesai diproses, bagi yang
belum mengetahui tugas pokok unit pengolah atau pencipta dokumen,
kemungkinan akan mendapat kesulitan dalam menentukan kode
klasifikasi untuk suatu berkas. Karena tidak seluruh contoh jenis
dokumen tercantum pada Buku Klasifikasi Masalah dan Jadwal
Retensi Arsip Bank Indonesia (KMJRABI). Berkas arsip yang tidak
dilengkapi dengan kode KMJRABI akan sulit untuk ditentukan apakah
masih memiliki nilai guna atau sudah tidak memiliki guna lagi.
Kendala yang ketiga yaitu berkas arsip memiliki masalah logistic
yang berbeda jadwal retensinya. Terdapat berkas arsip masalah logistik
yang jadwal retensinya beberapa dokumennya berbeda-beda, misalnya
sebagian retensinya permanen, sementara sebagian dokumen lainnya
retensinya 5 tahun. Hal tersebut dapat menyulitkan satuan petugas
dalam melakukan proses penyusutan.
Kendala yang terakhir yaitu terjadi penumpukan arsip dikarenakan
kurangnya tenaga ahli arsiparis dalam melakukan penyusutan arsip,
sehingga dapat memperhambat suatu pekerjaan. Mereka memakai jasa
oursourching dalam sistem pemberkasannya tetapi yang melaksanakan
66
tetap orang BI dan karena kurangnya waktu dalam penyusutan arsip
yang dilakukan hanya 2x setahun.
67
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian, mengenai penyusutan arsip yang
telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Divisi Pengaturan
dan Pengelolaan kearsipan Bank Indonesia, yaitu sebagai berikut:
1. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja dalam penyusutan
arsip di Bank Indonesia adalah faktor internal yaitu faktor yang
dihubungkan dengan sifat-sifat seseorang. Sebagaimana dengan hasil
penelitian yang didapat disana bahwa kurangnya tenaga ahli arsiparis
dalam penyusutan arsip; kurang pedulinya karyawan dalam melakukan
pengarsipan, karyawan berpendapat bahwa arsip itu pekerjaan yang
dibelakang; dan pada saat melakukan penyusutan arsip masih ada
beberapa arsip yang belum diberkas oleh saatuan kerja.
2. Penyusutan Arsip yang dilakukan di Bank Indonesia terdapat beberapa
kendala yang dihadapi, yaitu:
a) Pada saat akan melakukan pemberkasan terdapat file yang tidak
lengkap dokumennya atau terpisah pada tempat lain, sehingga
menyulitkan dalam memberkaskannya menjadi satu kesatuan
informasi yang utuh.
68
b) Berkas arsip yang tidak dilengkapi dengan kode KMJRABI akan
sulit untuk ditentukan apakah masih memiliki nilai guna atau sudah
tidak memiliki guna lagi.
c) Masih terdapat arsip kearsitekturan dalam bentuk gambar tehnik
yang masih disimpan dengan cara dilipat dalam lemari roll-o-pact
dan disatukan dengan dokumen berupa memorandum, surat, dll.
dalam satu berkas.
d) Terdapat berkas arsip masalah logistik yang jadwal retensinya
beberapa dokumennya berbeda-beda, misalnya sebagian retensinya
permanen, sementara sebagian dokumen lainnya retensinya 5
tahun. Hal tersebut menyulitkan kami dalam melakukan proses
penyusutannya.
B. SARAN
Dalam hasil kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa
saran mengenai penyusutan arsip pada Divisi Pengaturan dan Pengelolaan
kearsipan Bank Indonesia. Adapun saran-saran dari penulis, sebagai
berikut:
1. Sebaiknya, ada penambahan tenaga ahli arsiparis dalam pengelolaan
arsip agar lebih efektif; karyawan harus lebih peduli dalam melakukan
pengarsipan dan mengubah mindset bahwa arsip adalah pekerjaan
yang dibelakangkan, namun pekerjaan tersebut sangat penting untuk
suatu peusahaan; dan pada saat penyusutan arsip satuan kerja harus
sudah menyiapkan berkas apa saja yang akan dimusnahkan.
69
2. Pedoman yang dimiliki untuk pengolahan dan tertib dokumen yang
diterapkan oleh Divisi Pengaturan dan Pengolahan Kearsipan sudah
baik, pelaksanaannya pun telah dilaksanakan dengan baik. Akan tetapi
sangat dibutuhkan kesadaran yang lebih kepada setiap pegawai untuk
melaksanakan pengelolaan arsip lebih baik lagi sesuai dengan
pedoman MDBI. Diharapkan setiap satker ataupun pegawai
melengkapi arsip yang nantinya akan disimpan pada SKA, dan
sebaiknya ada penambahan arsiparis di ruang lingkup kinerjanya agar
lebih efektif lagi dalam pekerjaannya.
70
DAFTAR PUSTAKA
A, Penn Ira. Records Management Handbook. England: Gower House, 1992.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Utama, 2003.
ANRI. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun
2001 Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan
Usaha dan Swasta. Jakarta: ANRI, 2001.
———. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan. Jakarta: ANRI, 2012.
Azwar, Muhammad. Information Literacy Skills : Strategi Penelusuran Informasi
Online. Makassar: Alauddin University Press, 2013.
———. “Penerapan Knowledge Management (Studi Kasus SDIT Al-Hamidiyah
Depok).” Majalah Perpustakaan dan Informasi, 2013, 1.
———. “Peranan Perpustakaan Sekolah Dalam Mendukung Kurikulum Tingkat
Satuan Pendidikan (KTSP) Di SMA Negeri 1 Sinjai Tengah.” Safina:
Jurnal Pendidikan Agama Islam, 2, 1 (2016): 16.
———. “Teori Simulakrum Jean Baudrillard Dan Upaya Pustakawan
Mengidentifikasi Informasi Realitas.” Khizanah al-Hikmah Jurnal Ilmu
Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 1, 2 (2014): 41.
Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.
Bradsher, James Gregory. Managing Archives and Archival Institutions. The
University Chicago, 1991.
Consuelo. An Introduction to Research Methods. Philippines: Rex Printing
Company, 1988.
Damalita, Susiasih. “Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan
Tinggi,” n.d. http://library.um.ac.id.
Danang, Susetyojati, Yakobus. “Laporan Praktik Kerja.” Depok, 2010.
Fenny. “Kearsipan, Materi Manajemen Perkantoran,” 22 Oktober 2016.
http://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/06/03/penyusutan
71
-arsip/.
Geoffrey, Elizabeth Shepherd and. Managing Records: a Handbook of Principles
and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
International Councial on Archivies. Electronic Record: a Workbook For
Archivist. Paris: ICA, 2005.
Laksmi. Manajemen Perkantoran Modern. Depok: FIB UI, 2007.
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. Evaluasi Kinerja SDM. Bandung: Refika
Aditama, 2006.
Martono, Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.
Martono, E. Rekod Manajemen Dan Filing Dalam Praktek Perkantoran Modern.
Jakarta: Karya Utama, 1997.
Mashur. “Tujuan Tugas-Pokok dan Masalah-Pengelolaan Arsip,” n.d.
http://pdii.lipi.go.id/.
Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja
Rosdakary, 2011.
NARA (National Archives and Records Administration. “Federal Enterprise
Architecture Records Management Profil,” n.d.
http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf.
Nusantari, Indun. Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
Jakarta, 2018.
Prasetya, Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan
Praktis. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Purnomo, Tri Arso. Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank
Indonesia. Jakarta, 2018.
Read-Smith. Record Manajemen. USA: South Western, 2002.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Silintowe, Agus Sugiarto dan Yunita B. R. “Pengembangan Sistem Kearsipan
Elektronik Berbasis Client Server (Studi pada Kantor Yayasan Perguruan
Tinggi Kristen Satya Wacana)” Vol. 10 No. 1 (n.d.).
72
Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan
R&D. Bandung: Alfabeta, 2012.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996
Suprayitno. Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan dari Bahasa Inggris ke
dalam Bahasa Indonesia Terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan
Sulistyo Basuki. No. 2. Khazanah VII, 2014.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta, n.d.
Wursanto, IG. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yulianto, Ahmad. Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
Jakarta, 2018.
LAMPIRAN
Lampiran 1
Gedung Arsip dan Ekspedisi (Gedung Arsek
• Gedung Arsek Bank Indonesia Jl. M.H. Thamrin No.2 Jakarta
• Diresmikan pada tanggal 30 Maret 1988 oleh Gubernur Bank Indonesia,
Prof. Dr. Adrianus Mooy
Lemari Penyimpanan Arsip di Sentral Khazanah Arsip (SKA)
Lemari Roll-O-Pact
Pintu masuk menggunakan Card Key Access
Pintu masuk dilengkapi Double Key Access
Dehumidifier
(Alat Pegatur Kelembaban Udara di Ruang SKA)
Thermo-Hygrometer
(Alat Pemantau Suhu dan Kelembaban
Udara di Ruang SKA)
Fire Alarm System
Tangga Darurat
MODULEX
Di setiap ruang SKA sebagai penunjuk lokasi arsip dan sarana pemantau
volume penyimpanan arsip.
Dumb Waiter
(Lift khusus untuk pelayanan peminjaman arsip)
Aiphone
(Alat komunikasi antar unit/ruangan di SKA)
Penataan Arsip
(Penataan Folder Arsip Dinamis Aktif dalam Laci Filing Cabinet)
Penyimpanan Arsip pada Unit Kerja
(Arsip yang ditata dalam Folder disimpan dalam Filing Cabinet)
Pemisahan Dokumen Sebelum Diracik
Arsip yang Akan Diracik
Mesin Racik
Proses Peracik
Segel untuk kotak
Nomor kotak
Daftar Arsip yang Akan Dimusnahkan
Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)
LAMPIRAN 2
Wawancara
Lembar Reduksi Data
No. Variabel Sub Variabel Sub-Sub Variabel Hasil Wawancara
1. Kinerja Arsiparis di
Bank Indonesia
Kinerja SDM Arsip
Bank Indonesia
Penilaian Kinerja “…Hmm untuk kinerja disini mereka bagus
semua yaa tidak ada yang telat dalam
mengerjakan sesuatu, selalu kerja dengan
baik… ” (IN)
“…Kerjanya sih yaa bagus, tapi yaa gitu
karena kurangnya orang jadi mereka benar-
benar saling membantu gitu…” (TP)
“Kinerja karyawan disini bagus-bagus kok mba
tapi kadang pekerjaan dikantor ada yang
terbengkalai karena tugas diluar kota hehe.”
(AY)
Kinerja Seorang
Arsiparis Bank
Indonesia
Tugas-Tugas Arsiparis “Jadi disini tugasnya menyusun konsep
kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen
Bank Indonesia (MDBI), melakukan sosialisasi
atau pelatihan MDBI, melakukan kerjasama
dengan lembaga terkait, melakukan
pengawasan dan pembinaan, memberikan
konsultasi MDBI.” (IN)
“Selain itu tugas arsiparis melakukan
penomoran Surat Keputusan Anggota Dewan
Gubernur, melakukan penyimpanan dan
pemindahan arsip, melakukan pemeliharaan
arsip, ruangan, peralatan Sentral Khazanah
Arsip (SKA).” (TP)
“Hmm tugas arsiparis disini yaa melakukan
alih media arsip, melayani peminjaman arsip,
melakukan penyiangan arsip, melakukan
penilaian arsip, dan membuat usulan
penyerahan asrip ke Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI).” (AY)
Syarat-Syarat Arsiparis “Kalau untuk pengetahuan umum yang pasti
mereka harus mengetahui masalah surat
menyurat dan arsip. Selain itu juga tentang
seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta
tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.” (IN)
“Yaaa harus memiliki keterampilan khusus
untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan.” (TP)
“Gini mba arsiparis disini punya kepribadian
yang memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran
serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi.” (AY)
Program Kegiatan
Penyusutan Arsip Bank
Indonesia
Penilaian Arsip “…..Praktek penyusutan arsip di Unit Pembina
itu dilaksanakan dengan cara melakukan
pengecekan terhadap arsip yang disimpan pada
filing cabinet untuk mengetahui apakah sudah
ada arsip telah habis jadwal retensinya. Yaa
hal ini sih dilakukan untuk menjaga volume
arsip yang ada di filing cabinet…” (IN)
“…Dalam penyusutan arsip disini biasanya
dilakukan penilaian kembali dengan cara
melihat apakah telah habis retensinya, tidak
memiliki nilai guna maupun tidak terkait
dengan perkara hukum maupun perundang
undagan. Kalau tidak ada yang terkait dengan
hal tersebut, baru bisa dilakukan penyusutan
arsip…” (TP)
“…Hmm untuk arsip yang ingin disusutkan
harus sudah ditentukan terlebih dahulu
sebelumnya dan melaporkan volume
arsipnya…” (AY)
Membuat Daftar Arsip
yang Dimusnahkan
“…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan
Daftar Arsip Yang Dimusnahkan dan Berita
Acara Pemusnahan Berkas Arsip terlebih
dahulu, kemudian dilakukan penilaian kembali
apakah arsip tersebut masih berguna atau
tidak. Dalam pemusnahan berkas arsip dengan
retensi 10 tahun atau lebih harus membentuk
Panitia Penilai Arsip…” (IN)
“..Penyusutan arsip di Bank Indonesia menurut
surat edaran No. 18/125/INTERN Manajemen
Dokumen Bank Indonesia 30 Desember 2016
yaitu mulai dari pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan…” (TP)
“…Prosedur arsip jika dibawah 3 tahun satker
itu sendiri yang bekerja. Kalau diatas 3 tahun,
bagian SKA. Prosedur penyusutan mengacu
pada UUD No. 8 Tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan, tapi ada beberapa yang ditaro di
ANRI...” (AY)
Pemindahan Arsip “…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan
berkas arsip dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip yang dilakukan berdasarkan
notifikasi dari Aplikasi BI-RMS, nah arsip yang
akan dipindahkan harus menggunakan Daftar
Arsip Yang Dipindahkan…” (IN)
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah
arsip kantor pusat (khusus satker kantor pusat)
melalui aplikasi, pemindahan dilakukan
minimal 10 berkas, pilih berkas yang sudah
dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan
dipindahkan, maka proses pemindahan berkas
berarti telah diajukan lalu tunggu konfirmasi
dari SKA…” (TP)
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip
menggunakan sarana yang sesuai dengan
bentuk dan jenis arsipnya, yaitu : kotak arsip
untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas
arsip Hasil Olahan Komputer. Dan terakhir
alam proses pemindahan berkas arsip
menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…” (AY)
Prosedur Penyusutan
Arsip Bank Indonesia
Pemindahan Arsip “…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan
berkas arsip dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip yang dilakukan berdasarkan
notifikasi dari Aplikasi BI-RMS, nah arsip yang
akan dipindahkan harus menggunakan Daftar
Arsip Yang Dipindahkan…” (IN)
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah
arsip kantor pusat (khusus satker kantor pusat)
melalui aplikasi, pemindahan dilakukan
minimal 10 berkas, pilih berkas yang sudah
dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan
dipindahkan, maka proses pemindahan berkas
berarti telah diajukan lalu tunggu konfirmasi
dari SKA…” (TP)
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip
menggunakan sarana yang sesuai dengan
bentuk dan jenis arsipnya, yaitu : kotak arsip
untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas
arsip Hasil Olahan Komputer. Dan terakhir
alam proses pemindahan berkas arsip
menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…” (AY)
Pemusnahan Arsip “…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan
Daftar Arsip Yang Dimusnahkan dan Berita
Acara Pemusnahan Berkas Arsip. Sebelum itu
dilakukan penilaian kembali apakah arsip
tersebut telah habis retensinya, tidak memiliki
nilai guna, tidak terkait dengan perkara hukum;
dan tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang…” (IN)
“…Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
menggunakan aplikasi BI-RMS juga, pilih
berkas yang akan dimusnahkan lalu dokumen
tersebut sudah masuk ke dalam Daftar Arsip
Yang Dimusnahkan. Setelah data pemusnahan
dokumen sudah tervalidasi cetak berkas...”
(TP)
“…Hmm pemusnahan arsip dapat
ditangguhkan dengan mempertimbangkan hasil
dari penilaian kembali arsip tersebut. Dan jika
ada arsip dengan retensi 10 tahun atau lebih,
maka membentuk Panitia Penilai Arsip…”
(AY)
Penyerahan Arsip “…Penyerahan arsip di Bank Indonesia dapat
diserahkan kepada lembaga kearsipan, dengan
ketentuan memiliki nilai guna sejarah; memiliki
JRA permanen.” (IN)
“…Penyerahan arsip apabila JRAnya 3th
diserahkan di ruang arsip Lt. 3, kalau lebih dar
3th harus minta persetujuan dari yang memiliki
arsip, arsip 10th arsip diserahkan ke SKA dan
jika arsip sejarah diserahkan di ANRI…” (TP)
“Hmm yang pasti harus mendapat persetujuan
deputi gubernur yang membidangi kearsipan
dan penyerahan arsip kepada lembaga
kearsipan dilakukan melalui UKKP.” (AY)
2. Kendala-Kendala Proses
Penyusutan Arsip Bank
Indonesia
Arsip Belum di Berkas “…Kalau untuk kendala disini sih sejauh ini
belum ada masalah besar yang terjadi di Bank
Indonesia, cuma kendala pada saat penyusutan
arsip saja di satker masih ada beberapa arsip
yang belum di berkas.” (IN)
Keraguan Dalam
Pemberkasan
“…Hmm… jadi kadang-kadang satuan kerja
pejabat tuh masih ragu dalam memberikan
berkas padahal JRA sudah habis. Dan
terkadang jika jumlah arsip banyak, satker gak
selesai, itu sih resiko…” (TP)
Pekerjaan yang di
Anggap Kurang Penting
“Jadi disini engga semua orang peduli
melakukan pengarsipan, karyawan berpendapat
bahwa arsip itu pekerjaan yang
dibelakangkan.” (AY)
Berkas Tidak Lengkap “…Terdapat berkas arsip dengan masalah
logistik yang jadwal retensinya dalam beberapa
dokumen tersebut berbeda-beda, misalnya
sebagianretensinya permanen, sementara
sebagian dokumen lainnya retensinya 5 tahun.
Hal tersebut menyulitkan kami dalam
melakukan proses penyusutannya…” (IN)
“…Pada saat akan melakukan pemberkasan
terdapat file yang tidak lengkap dokumennya
atau terpisah pada tempat lain, sehingga
menyulitkan dalam pemberkaskannya
menjadi satu kesatuan informasi yang utuh...”
(TP)
“…Dan juga ada berkas arsip yang tidak
dilengkapi dengan kode KMJRABI akan sulit
untuk ditentukan apakah masih memiliki nilai
guna atau sudah tidak memiliki guna lagi…”
(AY)
Kurangnya Jumlah
SDM
“…Hmm jumlah pegawai dalam bidang
kearsipan di Bank Indonesia ada 4 orang
arsiparis saja…” (IN)
“…Jadi disini kurang tenaga khusus karena
hanya ada 4 orang arsiparis. Tapi kalau untuk
tim pengarsipannya ada banyak kurang lebih
ada 16 orang…” (TP)
“Kita kalau untuk arsiparis hanya ada 4 orang
tapi bukan dibagian penyusutan arsipnya tapi
lebih ke pengelolaan arsipnya gitu.” (AY)
BIODATA PENULIS
ERIZA ANINDY. Penulis lahir di Jakarta, 14 Oktober
1994. Anak pertama dari dua bersaudara dari Ayahanda
Suharyadi dan Ibunda Nur Azizah. Bertempat tinggal di
Jalan H. Jaip RT 006/01 No. 53 Krukut Depok. Pendidikan
yang pernah ditempuh penulis, antara lain: TK Al-
Muawanah (1998-2000), SDIT Al-Hikmah (2000-2006),
MTsN 19 Jakarta (2006-2009) dan SMK Ekonomika Depok
(2009-2012). Setelah menyelesaikan pendidikan SMK,
penulis melanjutkan pendidikan perguruan tinggi di UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta, Jurusan Ilmu Perpustakaan,
Fakultas Adab dan Humaniora. Dan menyelesaikan kuliahnya dengan menulis
skripsi yang berjudul “Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank Indonesia.”
Penulis pernah menjalani Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama satu
bulan di Kementerian Pekerjaan Umum (2015) dan melakukan Kuliah Kerja
Nyata (KKN) selama satu bulan di Desa Kosambi Tanggerang (2015). Pada saat
proses pembuatan skripsi penulis memanfaatkan waktu luang dengan melakukan
magang selama 6 bulan di Perpustakaan Universitas Dirgantara Marsekal
Suryadarma Halim Perdana Kusuma (2016), dan selama 1 bulan di Perpustakaan
SMPIT Nurul Fikri Depok (2017).
Top Related