8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
1/40
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
2/40
Satu “holder” yang mengandungisurat-suratan dan dokumen sebagairekod
FAIL
DEFINISI SISTEM FAIL Proses mengkelasifikasi,
menyusun, menyimpan danmenyelenggara fail-failbagi memudahkan pengurusannyaapabila diperlukan
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
3/40
Memahami apa yang dimaksudkan dengansistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untukmengurus ,menyediakan fail bersistem yangbetul dan piawai bagi penyimpanan rekoddan dokumen.
OBJEKTIF
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
4/40
Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang
lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
Rujukan, penyelidikan dan kajian
KEGUNAAN REKOD
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
5/40
Proses menyimpan segala rekod dan dokumenuntuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supayamudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;
DEFINISI SISTEM FAIL
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
6/40
PENGURUSAN FAIL-FAIL
PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
Sistem pengurusan fail-fail PerkhidmatanBimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3bahagian iaitu :
1. Fail-fail pengurusan
2. Fail-fail bidang3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
7/40
1. FAIL PENGURUSANFail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama
ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima.
Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan
hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh
sekolah masing-masing.
Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan
sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan
dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera.
Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail
bidang
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
8/40
Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :
Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :
100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
9/40
ITEM DALAM FAIL : 100 – 19/3
100-19/3/1 – PENGURUSAN AM
100-19/3/2 –
SURAT PEKELILING IKHTISAS
100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID
100-19/3/4 – PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN
100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT
Fail Pengurusanmenggunakan
“Fail Putih Lembutdan disimpan didalam almari besi
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
10/40
PROSEDUR PENGURUS N F IL
1. PENERIMAAN DANPENDAFTARAN SURAT
2. PENDAFTARAN DAN
PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DANPERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DANPELUPUSAN
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
11/40
FAIL PENGURUSAN1.1 Pengurusan Am
Semua surat-surat rasmi yang diberikankepada UBK yang berkaitan denganPerkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
hendaklah disimpan dalam fail .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
12/40
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
13/40
FAIL PENGURUSAN
1.3 Pendidikan Kerjaya dan LatihanSemua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihandan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa
juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitanmungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut :a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKPb) Bahagian Matrikulasi KPMc) Politeknik
d) PTPTNe) IPTS yang berkaitanf) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
14/40
FAIL PENGURUSAN1.4 Program Pembangunan Murid
Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semuasurat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan
program pembangunan murid. Misalnya surat-surat programrasmi yang berkaitan seperti :a) Kepimpinanb) PRSc) Kaunseling Kerjaya
d) Motivasi kecemerlangane) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitanf) Dan lain-lain berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
15/40
FAIL PENGURUSAN1.5 Program Pembangunan Staf dan
Mesyuarat
Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program
pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunselingseperti :a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBKb) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan danKaunseling
c) MGKK Negeri /MGKK Daerahd) Minit Mesyuarate) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
16/40
FAIL PENGURUSANFail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan
disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah
Fail bertaraf keselamatan disimpandalam bilik khas atau kabinet besi
Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (PigeonHole) dan susun mengikut Doket FaharasatBilangan
C R PENYIMP N N F IL
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
17/40
• Fail manila kad tidak banyakmenggunakan ruang;
• Mudah disedia dan mudahdisimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
•Cara mudah diperluas dandipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari biladiperlukan;
• Cross reference –maklumatberkaitan dimasukkan dalam failberkenaan.
PRINSIP SISTEMFAIL
PENGURUSAN
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
18/40
Semua surat yang diterima dan suratkeluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat
biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas
minit Am 6
SUR T DIMINITK N
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
19/40
Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ……………..
………………………… dikandung pada ..………
Surat Keluar
Surat bertarikh …………. kepada …..…………..………………………… dihantar pada ..…………
CONTOH MINIT
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
20/40
Kertas minit Surat Kulit Fail
Kertas Minit No.
Helai No.
ARKIB NEGARA MALAYSIA
JALAN DUTA
50568 KUALA LUMPUR
CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL
2
1
2Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___
Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
21/40
PNB.,KLPERKARA
KURSUS PENGURUS N REKOD
(Am 435-Pin. 1/80)
ANM.400-1Didaftar di bawah perkara
Kertas-kertas Yang Berhubung A N
M .4 0 0 - 1
KULIT FAIL
kertas-kertas
yang
berhubung di
atas kulit
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang
berkaitan
Nombor rujukan
fail yang dibuka
70mm sahaja
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
22/40
KULIT DEPAN FAIL
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
23/40
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
24/40
KERTAS MINIT
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
25/40
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
26/40
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
27/40
Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan
kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara
berasingan dengan fail bidang
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
28/40
Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan
semakan .
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
29/40
2. FAIL BIDANGSetiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat
yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya :
1. Kertas kerja
2. Modul latihan laporan program
3. Penilaian Program
4. Penyelidikan
5. Minit Mesyuarat
6. Data-data
7. Pakej-pakej pembelajaran
8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpandi Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu
rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk
memudahkan pentadbiran dan semakan .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
30/40
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan
Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk
memudahkan pentadbiran dan semakan .
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
31/40
1. Akademik2. Kerjaya
3. Psikososial dan Kesejahteraan
4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid
5. Keibubapaan
6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids
7. Disiplin Murid
8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling
9. Pembimbing Rakan Sebaya
10. Program Khas11. Lawatan Pembelajaran
12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling
13. Tugas-tugas Am
“FOLDER” BIDANG
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
32/40
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
33/40
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
34/40
REKOD FAIL SESIKAUNSELING INDIVIDU
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
35/40
REKOD FAIL SESI
KAUNSELING KELOMPOK
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
36/40
BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELINGINDIVIDU DAN KELOMPOK
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
37/40
FAIL PENGURUSANPK 13 –PENGURUSAN BIMBINGAN
SPSKOBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk
memastikan 100% murid
mendapat PerkhidmatanBimbingan daripada Guru
Bimbingan dan Kaunseling
dalam Perkhidmatan Bimbingan,
Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan
Kerjaya, PerkhidmatanPembangunan Diri Murid dan
Perkhidmatan Bimbingan
Motivasi, melainkan dalam hal-
hal yang bukan kawalan pihak
sekolah.
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
38/40
Semua “evidence” perlu disediakan dalam satufolder khas Pengurusan SPSK
PK 13-Pengurusan Bimbingan
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
39/40
Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi
1
Buku Rekod PerkhidmatanBimbingan dan Kaunseling
Lima Tahun
Stor
2
Biodata Guru Bimbingan danKaunseling
Tiga Tahun
Bilik GBK
3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK
4
Rekod/Buku DaftarPerkhidmatan
Tiga Tahun
Bilik GBK
5 Borang Khidmat KaunselingIndividu
Tiga Tahun Bilik GBK
6 Borang Khidmat KaunselingKelompok
Tiga Tahun
Bilik GBK
7
Borang Penilaian Guru
Tiga Tahun
Bilik GBK
8
Laporan aktiviti/Program
Tiga Tahun
Bilik GBK
9
Penyata Kewangan (L4)
Tiga Tahun Bilik GBK
10
Borang L4
Tiga Tahun
Bilik GBK
REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK
8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)
40/40
Top Related