PENGANTAR
KEARSIPAN DIGITAL
EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB., M.AB
HAJAR CHERRY PUSPALILLAH, S.AB., M.AB
TENTANG MK MANAJEMEN KEARSIPAN 2
• SKS : 2 SKS
• Semester : 5 (lima)
• Dosen Pengampu : Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB.
• Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti mata kuliah ini, diharapkan mahasiswa dapat memahamilangkah-langkah merancang sistem arsip, penataan dan penemuan kembaliarsip, dan merancang sistem arsip
METODE KULIAHMETODE
Perkuliahan dilakukan dalam bentuk Ceramah, Tanya jawab, presentasi, diskusi, tugas, dan praktek.
Tugas Mahasiswa
Tugas individu dan pembahasan
Penilaian Acuan Patokan (PAP)
KOMPONEN PENILAIAN
• UTS 30%
• UAS 30%
• Keaktifan 10%
a. Kerapian
b. Etika
c. Empati
• Praktek 10%
• Absen 10%
• Tugas 10%
100%
KearsipanTeknologi
Informasi & Komunikasi
Otomasi Pengelolaan Arsip
Arsip Elektronik
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
TITIK TEMU ANTARA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KEARSIPAN
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Mainframe
Personal Computer
( PC )
Client/Server( LAN )
Internet
Mengapa komputer dipakai?
Andal, terutama untuk proses yangberulang-ulang
Ketepatan
Daya tampung datayang besar
Kecepatan
PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIKMANUAL /
TRADISIONAL
Arsip
Non-elektronik
Arsip
Non-elektronik
Arsip Elektronik
PENERAPANTEKNOLOGI INFORMASI
DALAM PENGELOLAAN ARSIP
PERBEDAAN KOMPONEN KEARSIPAN KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIK
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik
Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip
Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy
Lembara-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks
MENGAPA PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK DIPERLUKAN
Kita hidup didalam lingkungan teknologi: kartu‐kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan; e‐tiket bus, kereta api, atau kapal terbang, dsb.
Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip elektronik dalam organisasi.
Semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai/stafseperti word processing, text retrieval, email, database.
MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK
Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan danketepatan.
Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server) > ramah lingkungan.
Meningkatkan pelayanan umum/public service.
ARSIP (Item)
(Hardcopy / Softcopy/ Fax /
Email)
BERKAS
Unit Kerja
Tingkat Keamanan
(Security Level) &
Hak Akses (Access
Right)
PENGGUNA - JABATAN
RUANG PENYIMPANAN ARSIP
KONVENSIONAL
GOOGLE DRIVE
• Google Drive adalah layanan berbasis komputasi awan (Cloud) yang dapatdigunakan untuk membuat, membagi, mengolaborasikan, dan menyimpandata.
Drive memungkinkan pengguna mengunggah dan mengakses berbagai file seperti video, foto, Google Docs dan PDF.
File dapat diakses sewaktu-waktu, di rumah, kantor, atau bahkan saat berada jauh dariperangkat, dengan media penyimpanan berbasis Cloud ini. Drive juga bisa digunakan di komputer tablet dan ponsel bersistem operasi Android.
Tidak hanya itu, pengguna yang mengalami gangguan penglihatan pun dapat mengakses Drive menggunakan alat pembaca layar (screen reader).
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA
• Paper based records, conventional records, human readable records, hard copy (Informasinya terekam media kertas)
• Ex: teks (.doc, .exe, .ppt/ Google Document, Google Spreadsheet, Google Slide)
Arsip Berbasis Kertas (Tekstual)
• Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara.
• Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll
Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record)
• Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik
• Ex: Chart, peta, maket, denah dll (.jpeg, .bmp, .png)
Arsip Kartografik dan Arsitektual
KEUNTUNGAN PENGGUNAAN GOOGLE
DRIVE
Memiliki space
penyimpanan yang besar
Media penyimpanan
virtual
File support
Edit file secara
simultan Akses di manapun dan
kapanpun
Secure sharing
feedback comments
Top Related