Halaman 2 dari 66
DAFTAR ISI
A. Kontak ................................................................................................................................................... 6 B. Human Resource Information System .................................................................................. 6
1. Melakukan registrasi ................................................................................................................. 6 2. Dashboard ...................................................................................................................................... 7 3. Menu Master Employee .......................................................................................................... 9
a. Insert data karyawan melalui formulir ......................................................................... 9 b. Upload data karyawan ..................................................................................................... 12 c. Melihat Data Karyawan .................................................................................................... 14 d. Deaktivasi Karyawan ......................................................................................................... 17 e. Menghapus Data Karyawan .......................................................................................... 18
4. Menggunakan Mesin Pencarian ....................................................................................... 18 4. Master Division ......................................................................................................................... 20
a. Membuat Master Division .............................................................................................. 20 b. Mengedit Master Division .............................................................................................. 20 c. Menghapus Division .......................................................................................................... 20
5. Master Department ................................................................................................................ 21 a. Membuat master department ...................................................................................... 21 b. Mengedit Master Department ..................................................................................... 21 c. Menghapus Master Department ................................................................................. 21
6. Master Job Title ........................................................................................................................ 22 a. Membuat Master Job Title ............................................................................................ 22 b. Mengedit Master Job Title ............................................................................................ 22 c. Menghapus Job Title ........................................................................................................ 23 d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur .... 23 e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ....................... 24 f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi .................................................. 25 g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................ 26 h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi .................................... 26
7. Master Position ......................................................................................................................... 27 8. Master Team Group ............................................................................................................... 27
a. Membuat Master Team Group .................................................................................... 27 a. Mengedit Master Team Group .................................................................................... 28
b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ............................................. 28
Halaman 3 dari 66
c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group .................................................. 29 d. Menghapus Master Team Group ............................................................................... 31
9. Master Grade ............................................................................................................................. 31 a. Membuat Master Grade .................................................................................................. 31 b. Mengedit Master Grade ................................................................................................. 31 c. Menghapus Master Grade ............................................................................................. 32
10. Master Allowance ................................................................................................................. 32 a. Membuat Master Allowance ......................................................................................... 32 b. Mengedit Master Allowance ........................................................................................ 33 c. Menghapus Master Allowance ..................................................................................... 34 d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan .................................................... 34
11. Master Shift .............................................................................................................................. 35 a. Membuat Master Shift ...................................................................................................... 35 b. Mengedit Master Shift ..................................................................................................... 36 c. Menghapus Master Shift ................................................................................................. 36 d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ................................................... 36 e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift ............................................................ 37
12. Master Event & Holiday ..................................................................................................... 38 a. Membuat Master Event dan Holiday ........................................................................ 38 b. Mengedit Master Event dan holiday ........................................................................ 38 c. Menghapus Master Event dan Holiday ................................................................... 39
13. Master Contract ..................................................................................................................... 39 a. Membuat Master Contract ............................................................................................. 39 b. Mengedit Master Contract ............................................................................................ 40 c. Menghapus Master Contract ........................................................................................ 40 d. Memperbaharui kontrak ................................................................................................. 41
14. Master Letter ........................................................................................................................... 41 a. Membuat Master Letter ................................................................................................... 41 b. Mengedit Master Letter .................................................................................................. 42 c. Menghapus Master Letter .............................................................................................. 42 d. Melakukan pengiriman Letter ...................................................................................... 42
15. Master Leave ........................................................................................................................... 43 a. Membuat Master Leave ................................................................................................... 43 b. Mengedit Master Leave .................................................................................................. 44 c. Menghapus master Leave .............................................................................................. 44 d. Mengatur jatah cuti reguler .......................................................................................... 44 e. Melakukan pengajuan cuti ............................................................................................. 45 f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) ............................ 45 g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR) ................... 47
Halaman 4 dari 66
16. Melakukan Demo Permission ......................................................................................... 47 a. Membuat Master Permission ........................................................................................ 48 b. Mengedit Master Permission ....................................................................................... 48 c. Menghapus Master Permission .................................................................................... 49 d. Melakukan Pengajuan Izin ............................................................................................. 49 e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ............................ 50 f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ..................... 51 g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone ................................................. 51 h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone (oleh atasan) ................................................................................................................................................ 51
17. Replacement ............................................................................................................................ 51 a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) ................................................................................................................................................ 51 b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) ....................................................................................................................................... 52
18. Overtime .................................................................................................................................... 52 a. Membuat Master Overtime ........................................................................................... 53 b. Mengedit Master Overtime .......................................................................................... 54 c. Menghapus Master Overtime ....................................................................................... 54 d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ........................................ 54 e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ................................................. 55 f. Mengajukan Lembur .......................................................................................................... 55 g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ............ 56 h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR) ..... 57
19. Assessment ............................................................................................................................... 58 a. Membuat Master Assessment ...................................................................................... 58 b. Mengedit Master Assessment ..................................................................................... 59 c. Menghapus Master Assessment ................................................................................. 59 d. Memberikan assessment kepada karyawan ......................................................... 59
20. Help Desk .................................................................................................................................. 59 21. Data Kehadiran ...................................................................................................................... 60
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ................................................................... 60 b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ..................................... 61
22. Memasukkan data kehadiran melalui excel ............................................................ 62 23. Melakukan Validasi Data Kehadiran ............................................................................ 62
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ............................................................... 63 b. Melakukan Validasi Data Absensi .............................................................................. 63
24. Report ......................................................................................................................................... 65 25. Setting ......................................................................................................................................... 65
Halaman 5 dari 66
26. Log ................................................................................................................................................ 66
Halaman 6 dari 66
A. Kontak
Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:
Protus Tanuhandaru [email protected]
B. Human Resource Information System
1. Melakukan registrasi
• Klik create account melalui link
• Pada halaman registrasi, isi nama perusahaan
• Masukan alamat perusahaan
• Masukan industri perusahaan
• Masukan jumlah karyawan
• Masukan nama kota
• Masukan Negara
• Masukan Zip Code
• Masukan nomor telpon
• Klik Continue untuk melanjutkan ke bagian Account & Billing Info
• Masukan alamat email
• Masukan password. Minimal 6 digit
• Konfirmasikan password Anda
• Masukan nama depan
• Masukan nama belakang
• Jika Anda ingin menggunakan informasi perusahaan untuk penagihan, centang
disini
• Sebaliknya, Anda bisa mengisi alamat, kota, Negara, zip dan nomor telpon yang
bisa dihubungi
• Jika semua sudah ok, klik Submit untuk melanjutkan
Halaman 7 dari 66
• Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang meminta Anda untuk
mengkonfirmasikan alamat email Anda
• Anda akan secara otomatis dialihkan ke halaman utama KaryaOne
• Check inbox email Anda yang Anda gunakan untuk registrasi guna melakukan
konfirmasi email
• Klik disini untuk melakukan konfirmasi
2. Dashboard
Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat tindak
lanjut
Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk
menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne
Employee
Number
Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem
(termasuk karyawan yang telah di-deaktivasikan)
Leave
Approval
Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti
Overtime
Approval
Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti
Replacement
Approval
Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti
Permission
Approval
Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti
Sanction
Approval
Jumlah karyawan yang terkena sanksi
Halaman 8 dari 66
Employee
Rate Late
Chart
Tingkat total keterlambatan dalam satuan menit
Employee
Late Rate
Table
Total keterlambatan dalam satuan menit untuk setiap karyawan.
Jumlah keterlambatan
Absent Rate
Month on
Month
Jumlah mangkir bulanan
Attendance
Status
Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak
berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir
Attendance
Indifference
Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out
Employee
birthday This
Month
Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan
Contract End
Soon
Kontrak karyawan yang akan habis
Employee on
Sanction
Karyawan yang terkena sanksi
Pending
Permission
Request From
Superordinate
• Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui
• Diagram Pie untuk status izin
• Tabel izin yang harus ditindaklanjuti
Pending
Leave
Request From
Superordinate
• Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui
• Diagram Pie untuk status Cuti
• Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti
Halaman 9 dari 66
3. Menu Master Employee
a. Insert data karyawan melalui formulir
1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya
satu data master division, satu data master department, satu data master
grade dan satu data master job title
2. Pada sidebar menu, klik Master Data
3. Klik Master Employee
4. Klik Insert
5. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai
dari Personal Info sampai employee info
6. Isi field first name
7. Isi field last name
8. Pilih gender
9. Masukkan nomor NPWP
10. Pilih status pernikahan
11. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
12. Pilih agama
13. Masukkan tempat lahir
14. Masukkan tanggal lahir
15. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
16. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info
17. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
18. Masukkan alamat sekarang
19. Masukkan nomor kontak 1
20. Masukkan nomor kontak 2
21. Masukkan email pribadi karyawan
22. Masukan nomor kontak darurat 1
23. Masukkan nomor kontrak darurat 2
24. Masukan alamat kontak darurat
25. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
26. Sekarang anda akan memasukkan data family info
Halaman 10 dari 66
27. Masukan Nama Ayah
28. Masukan Nama Ibu
29. Masukan status pernikahan karyawan
30. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan
muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field
tambahan untuk mengisi nama anak
31. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
32. Sekarang anda akan memasukkan data education info
33. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi
untuk Education background 1
34. Pilih level pendidikan
35. Masukan nama lembaga pendidikan
36. Masukkan major atau jurusan
37. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
38. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
39. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi
penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
40. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
41. Sekarang anda akan memasukkan data experience info
42. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan
informasi untuk pengalaman kerja terkini
43. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja
44. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut
45. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
46. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
47. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan
tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan
tersebut
48. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan
megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya
jika perlu
Halaman 11 dari 66
49. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
50. Sekarang anda akan memasukkan data employee info
51. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang
tersedia di samping kanan
52. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk
mengakses dashboard karyawan
53. Pilih grade
54. Pilih Division
55. Pilih Department
56. Pilih Job Title
57. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title
58. Masukkan Join Date
59. Pilih status karyawan
60. Masukan tanggal dimulainya kontrak
61. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak
62. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut
digunakan untuk penggajian
63. Masukkan nomor rekening karyawan
64. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya.
Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama
orang yang berbeda
65. Masukkan nomor BPJS Kesehatan
66. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan
67. Masukkan nomor asuransi
68. Tentukan jatah kuota cuti
69. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
70. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
71. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master
employee
Halaman 12 dari 66
72. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak
pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda
akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan
b. Upload data karyawan
Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang
efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar.
KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template
spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik download template
4. Buka file yang baru saja diunduh
5. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang
Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi
yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya
diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling
6. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa
mengisi data
7. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing
kolom dengan referensi sebagai berikut:
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
Dropdown refer to
cheat sheet
Abaikan
String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat
Number number Angka bulat
Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String dd-mmm- Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
Halaman 13 dari 66
yyyy
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String yyyy Tahun dengan format yyyy
Date dd-mmm-
yyyy
Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
8. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau
optional (tidak wajib untuk diisi)
9. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan
sebagai contoh
10. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari
First name sampai kolom terakhir
11. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa
data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling.
12. Klik Tab Help
13. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload
14. Copy password tersebut
15. Klik Tab Upload
16. Hover mouse Anda pada tab upload
17. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu
18. Pilih Unprotect Sheet
19. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan
password
20. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan
paste
21. Klik OK untuk melanjutkan
22. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa
melakukan perubahan pada Tab Upload
23. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris
tersebut
24. Klik baris dibawahnya
Halaman 14 dari 66
25. Lakukan paste untuk menduplikasi formula
26. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan
27. Jika semua sudah ok, simpan file template
28. Pada aplikasi karyawan, klik upload
29. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan
30. Klik upload
31. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan
dalam pengisian data
32. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana
yang perlu diperbaiki
33. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut
34. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah
berhasil dimasukkan
35. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master
employee
36. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak
pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda
akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan
c. Melihat Data Karyawan
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan
4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:
Nama
Division
Department
Job Title
Join Date
Masa bakti
Umur
Grade
Status karyawan
Shift karyawan
Team group
Pendidikan terakhir
Halaman 15 dari 66
Assessment
Status sanksi
Jatah cuti regular
Unpaid leave
Jumlah mangkir
Jumlah izin yang telah
digunakan untuk tahun
berjalan
Pada tab basic info
First Name
Last Name
Gender
Religion
Place of Birth
Date of Birth
Nomor Identitas Staf
Nomor BPJS Kesehatan
Grade
Nomor BPJS
Ketenagakerjaan
Nomor identitas
Nomor NPWP
Nomor asuransi
Status Pajak
Contact 1
Contact 2
Emergency Contact 1
Emergency Contact 2
Emergency Contact
name
Emergency Contact
Relation
Email pribadi
Email kantor
Alamat sekarang
Origin address
Emergency Address
Informasi nama bank
Rekening bank
Nama pemilik rekening
Pada tab Education Background
Nama lembaga pendidikan
Level pendidikan
Jurusan
Tahun dimulainya pendidikan
Tahun berakhirnya pendidikan
Pada Tab Word Experience
Halaman 16 dari 66
Nama perusahaan
Jabatan
Deskripsi pekerjaan
Tahun dimulainya pekerjaan
Tahun berakhirnya pekerjaan
Pada Tab Job
Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title
dan dimulainya pekerjaan
Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak,
tanggal berakhirnya kontrak, dan periode
Pada Tab Family Info
Marital Status
Spouse Name
Nama Anak 1
Nama Anak 2
Nama Anak 3
Nama Ayah
Nama Ibu
Pada Tab Assessment
Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal
terakhir diperbaharuinya data assessment
Pada Tab Activity log
Informasi ketepatan waktu hadir (ontime)
Informasi keterlambatan (late check in)
Informasi pulang lebih awal (early check out)
Informasi mangkir (absent)
Informasi hari libur (day off)
Halaman 17 dari 66
Pada Tab History
Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start
Work, End Work dan Period
Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period
Informasi history grade seperti grade, start, end dan period
Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test
date
Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period
Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan
tersebut
d. Deaktivasi Karyawan
Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau
meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi.
Ikuti langkah berikut:
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan
dideaktivasikan
4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus
data karyawan secara permanen
5. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED)
6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
di-deaktivasikan
Halaman 18 dari 66
8. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data
master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak
berwarna merah.
9. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam
kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda
masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah
deaktivasikan.
e. Menghapus Data Karyawan
Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan
pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal.
Ikuti langkah berikut:
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dihapus
4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus
data karyawan secara permanen
5. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)”
6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
dihapus
4. Menggunakan Mesin Pencarian
Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan,
Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan
informasi sebagai berikut:
a. Umur
b. Grade
c. Shift
d. Division
e. Department
f. Job Title
Halaman 19 dari 66
g. Position
h. Team
i. Contract
j. Leave
k. Absent
l. Permission
Untuk menggunakan, ikuti langkah panduan berikut:
1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan
atas
2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter
pencarian atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus
3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris
yang memiliki tanda plus
4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)
5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk
mengerucutkan hasil pencarian
6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon
tiga baris
7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between,
at most dan / atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:
Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi
Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan
kondisi
Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi
At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah
kondisi
At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah
kondisi
In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari
In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu
In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan
In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun
Halaman 20 dari 66
4. Master Division
a. Membuat Master Division
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Division
3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT
4. Masukkan nama Division
5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa
Master Division baru telah berhasil dibuat
7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload
template untuk membuat data Master Division
b. Mengedit Master Division
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Division
3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris
Master Division yang ingin dirubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa
perubahan telah berhasil dilakukan
c. Menghapus Division
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Division
3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris
nama division yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus division tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
Halaman 21 dari 66
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil
dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila
division tersebut tidak digunakan
5. Master Department
a. Membuat master department
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Department
3. Klik tombol ikon INSERT
4. Pada dropdown menu division, pilih division
5. Masukkan nama department
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master
department baru telah berhasil dibuat
8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload
template untuk membuat data master department
b. Mengedit Master Department
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Department
3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris
master department yang ingin dirubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa
perubahan telah berhasil dilakukan
c. Menghapus Master Department
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
Halaman 22 dari 66
2. Klik Master Department
3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris
nama department yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus department tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil
dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila
department tersebut tidak digunakan
6. Master Job Title
a. Membuat Master Job Title
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol ikon INSERT
4. Pilih department
5. Pilih Position
6. Masukkan nama Job Title
7. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job
title baru telah berhasil dibuat
9. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload
template untuk membuat data master job title
b. Mengedit Master Job Title
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris
master job title yang ingin dirubah
Halaman 23 dari 66
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa
perubahan telah berhasil dilakukan
c. Menghapus Job Title
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris
nama job title yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus job title tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil
dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job
title tersebut tidak digunakan
d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur
organisasi
4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya
6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada
sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut
7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan
sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah
Halaman 24 dari 66
8. Lepaskan tombol mouse Anda
9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin melakukan perubahan
10. Klik OK untuk melanjutkan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan
12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka
persetujuan atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang
berada di atas Job Title yang kosong tersebut
13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga
memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan
replacement yang masih dalam proses
14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job
title tersebut tidak digunakan
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur
organisasi
4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih
6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,
memilih Position, dan mengisi nama Job Title
7. Pilih Department
8. Pilih Position
9. Masukkan nama Job Title
10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title
yang baru saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas
Halaman 25 dari 66
12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna
menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan
menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau
ijin.
13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada
sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut
14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan
sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah
15. Lepaskan tombol mouse Anda
16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin melakukan perubahan
17. Klik OK untuk melanjutkan
18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi
dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur
organisasi
4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,
memilih Position, dan mengisi nama Job Title
6. Lakukan perubahan yang diperlukan
7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin melakukan perubahan
9. Klik Ok untuk melanjutkan
Halaman 26 dari 66
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur
organisasi
4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus data tersebut
6. Klik OK untuk melanjutkan
7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title
tersebut memang tidak digunakan
h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur
organisasi
4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan
dari bagan organisasi
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi
6. Klik OK untuk melanjutkan
7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan
bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan
replacement untuk job title itu sendiri
8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai
bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan
kotak job title yang dilepaskan tersebut
9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job
title tersebut memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung
Halaman 27 dari 66
jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
masing-masing.
7. Master Position
Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah
nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di
perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan cuti, izin
dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan
pengajuan
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Position
3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama master position yang Anda ingin rubah
4. Lakukan perubahan yang diperlukan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
8. Master Team Group
Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa
mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses
aplikasi
a. Membuat Master Team Group
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Team Group
3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert
4. Masukkan nama team group
5. Masukkan deskripsi
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
Halaman 28 dari 66
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru
berhasil ditambahkan
a. Mengedit Master Team Group
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Team Group
b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group
Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan
nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang
lain
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Team Group
3. Klik icon gambar orang
4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
5. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa
karakter yang dimiliki oleh sebuah nama
6. Pilih sebuah nama
7. Klik tombol Set as Supervisor
8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
9. Klik icon gambar orang
10. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader
11. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa
karakter yang dimiliki oleh sebuah nama
12. Pilih sebuah nama
Halaman 29 dari 66
13. Klik tombol Set as Leaders
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola
15. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang
pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain
16. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group
17. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group
untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah
berhasil ditambahkan
c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Team Group
3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert
4. Masukkan nama team group
5. Masukkan deskripsi
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru
berhasil ditambahkan
8. Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan
nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh
orang lain
9. Klik icon gambar orang
10. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
Halaman 30 dari 66
11. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa
karakter yang dimiliki oleh sebuah nama
12. Pilih sebuah nama
13. Klik tombol Set as Supervisor
14. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
15. Klik icon gambar orang
16. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader
17. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa
karakter yang dimiliki oleh sebuah nama
18. Pilih sebuah nama
19. Klik tombol Set as Leaders
20. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah
berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola
21. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang
pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain
22. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group
23. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group
untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola
24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah
berhasil ditambahkan
25. Untuk menghapus nama karyawan dari group, klik baris nama karyawan
26. Klik tombol Delete Selected
27. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama karyawan tersebut telah
berhasil dikeluarkan dari group
Halaman 31 dari 66
d. Menghapus Master Team Group
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Team Group
3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris
nama Team Group yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus nama team group tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila
Team Group tersebut tidak digunakan
9. Master Grade
Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan
Benefit yang Anda berikan kepada karyawan.
a. Membuat Master Grade
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Grade
3. Klik Insert
4. Masukkan nama grade
5. Masukkan deskripsi
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Grade
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Grade
3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin rubah
Halaman 32 dari 66
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Grade
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Grade
3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus grade tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade
tersebut tidak digunakan
10. Master Allowance
a. Membuat Master Allowance
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Allowance
3. Klik Insert
4. Masukkan nama allowance
5. Klik Add untuk menyimpan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance
baru tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama
allowance yang Anda ingin rubah
8. Lakukan perubahan
9. Klik Change untuk menyimpan perubahan
Halaman 33 dari 66
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil
dirubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance
yang Anda ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah
berhasil dihapus
b. Mengedit Master Allowance
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Allowance
3. Klik Insert
4. Masukkan nama allowance
5. Klik Add untuk menyimpan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance
baru tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama
allowance yang Anda ingin rubah
8. Lakukan perubahan
9. Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil
dirubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance
yang Anda ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah
berhasil dihapus
Halaman 34 dari 66
c. Menghapus Master Allowance
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Allowance
3. Klik Insert
4. Masukkan nama allowance
5. Klik Add untuk menyimpan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance
baru tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama
allowance yang Anda ingin rubah
8. Lakukan perubahan
9. Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil
dirubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance
yang Anda ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah
berhasil dihapus
d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik icon panah dengan arah yang berlawanan pada baris nama karyawan
yang Anda ingin atur tunjangannya
4. Klik tombol Add Shift Allowance untuk menambah allowance
5. Pilih jenis shift
6. Masukkan nilai tunjangan
7. Klik icon disket untuk menyimpan
Halaman 35 dari 66
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil
ditambahkan
9. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya
10. Untuk merubah informasi sebuah shift, klik field dimana Anda ingin
membuat perubahan
11. Lakukan perubahan
12. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan
11. Master Shift
• Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.
• Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll
a. Membuat Master Shift
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift
3. Klik Shift
4. Untuk membuat shift baru, klik Insert
5. Tentukan waktu disini untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari
6. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat
7. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan
8. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit
9. Tentukan waktu dimulainya istirahat
10. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit
11. Masukkan nama shift
12. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan shift
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat
Halaman 36 dari 66
b. Mengedit Master Shift
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift
3. Klik Shift
4. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah
5. Lakukan perubahan yang diperlukan
6. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat
c. Menghapus Master Shift
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift
3. Klik Shift
4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Shift tersebut
6. Klik DELETE untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil
dilakukan
8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa
dihapus
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift
3. Klik shift
Halaman 37 dari 66
4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
memasukkan karyawan
5. Klik tombol Add Employee
6. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris
nama karyawan tersebut
7. Klik tombol Add to Shift
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil
dimasukkan ke dalam shift tersebut
e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift
3. Klik shift
4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
mengeluarkan karyawan dari shift tersebut
5. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6. Klik tombol DELETE SELECTED
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut
8. Klik DELETE untuk melanjutkan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil
dimasukkan ke dalam shift tersebut
Halaman 38 dari 66
12. Master Event & Holiday
• Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah
karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur
• Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne
• Cuti bersama mengurangi jatah cuti
a. Membuat Master Event dan Holiday
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Event and Holiday
3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert
4. Masukkan nama Event atau Holiday
5. Pilih jenis hari libur
6. Pilih tanggal
7. Masukkan deskripsi jika perlu
8. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah
berhasil ditambahkan
b. Mengedit Master Event dan holiday
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Event and Holiday
3. Klik event atau holiday yang ingin dirubah
4. Lakukan perubahan yang diperlukan
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
Halaman 39 dari 66
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Event dan Holiday
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Event and Holiday
3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus
4. Klik tombol icon Delete
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus event atau holiday tersebut
6. Klik Delete untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah
berhasil dihapus
13. Master Contract
• Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk
memperbaharui kontrak karyawan yang kadaluarsa dengan
menggunakan kontrak siap saji yang disimpan di aplikasi
• Template kontrak bisa di-copy paste ke Microsoft Word
a. Membuat Master Contract
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Contract
3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert
Halaman 40 dari 66
4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status
5. Masukan angka period
6. Pilih period type
7. Masukkan nama kontrak
8. Masukkan konten kontrak
9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil
dibuat
b. Mengedit Master Contract
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Contract
3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin
rubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Contract
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Contract
3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Contract tersebut
5. Klik DELETE untuk melanjutkan
Halaman 41 dari 66
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil
dilakukan
d. Memperbaharui kontrak
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Contract
3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert
4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status
5. Masukan angka period
6. Untuk mengedit sebuah template kontrak, klik tombol icon pensil pada baris
nama template kontrak yang Anda ingin rubah
7. Untuk menghapus sebuah template kontrak, klik tombol icon silang pada baris
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template telah berhasil dihapus
14. Master Letter
a. Membuat Master Letter
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Letter
3. Untuk membuat Letter baru, klik Insert
4. Masukkan nama Letter
5. Masukkan Template Subject
6. Masukkan konten
7. Pilih type
8. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
Halaman 42 dari 66
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan letter baru telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Letter
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Letter
3. Klik tombol icon pensil pada baris letter yang Anda ingin rubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Letter
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Letter
3. Klik tombol icon Delete pada letter yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus letter tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter telah berhasil dihapus
d. Melakukan pengiriman Letter
1. Pada sidebar menu, klik Letter
2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter
3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose
Recipient Type
Halaman 43 dari 66
4. Pilih penerima
5. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan
surat yang Anda pilih
6. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah
berhasil dikirimkan kepada penerima surat tersebut
15. Master Leave
• Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis
• Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll
• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada
• Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone
a. Membuat Master Leave
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Leave
3. Klik Insert
4. Masukkan nama leave
5. Masukkan regulation
6. Pilih type
7. Masukkan jumlah quota
8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file
9. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
Halaman 44 dari 66
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Leave
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Leave
3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus master Leave
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Leave
3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus leave tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus
d. Mengatur jatah cuti reguler
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Leave
3. Untuk merubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada
barus cuti regular
Halaman 45 dari 66
4. Anda bisa merubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah
karyawan
5. Lakukan perubahan yang diperlukan
6. Jika semua sudah ok, klik tombol icon bergambar disket pada baris nama
tersebut
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan
telah berhasil dilakukan
8. Jika Anda melakukan perubahan untuk beberapa karyawan sekaligus, Anda bisa
menggunakan tombol Save All.
e. Melakukan pengajuan cuti
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Leave
3. Klik Leave application
4. Pilih jenis leave
5. Pilih duration
6. Pilih tanggal cuti
7. Masukkan deskripsi alasan cuti
8. Klik Submit untuk menyimpan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
dilakukan
f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu, klik attendance
2. Klik Leave
3. Klik Leave Approval
Halaman 46 dari 66
4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik
icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat
5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris
pengajuan cuti yang Anda ingin setujui
8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan cuti tersebut
9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut
11. Berikan catatan jika perlu
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti
yang Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menolak pengajuan cuti tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut
18. Berikan catatan jika perlu
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
Halaman 47 dari 66
g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR)
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Leave
3. Klik Leave Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
5. Klik Close
6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu
8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris
nama karyawan yang mengajukan cuti
11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu
12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
disetujui
16. Melakukan Demo Permission
• Notifikasi email dan dashboard
• Jatah izin 3 kali dalam sebulan
• Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll
Halaman 48 dari 66
• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada
• Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone
a. Membuat Master Permission
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Permission
3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert
4. Masukkan nama Permission
5. Tentukan regulation
6. Centang durasi
7. Masukan kuota jumlah hari
8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission
9. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru
telah berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Permission
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Permission
3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin rubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
Halaman 49 dari 66
c. Menghapus Master Permission
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Permission
3. Klik tombol icon Delete pada permission yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus permission tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil
dihapus
d. Melakukan Pengajuan Izin
1. Pada sidebar menu, klik attendance
2. Klik Permission
3. Klik Permission Application
4. Pilih jenis permission
5. Pilih duration
6. Pilih tanggal untuk ijin
7. Informasi regulation, period dan recommended Days per year akan terisi
secara otomatis berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin
departemen SDM
8. Masukkan alasan pengajuan ijin
9. Klik Submit untuk melanjutkan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil
diajukan
Halaman 50 dari 66
e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu, klik attendance
2. Klik Permission
3. Klik Permission Approval
4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan
mengklik icon pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat
5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris
pengajuan ijin yang Anda ingin setujui
8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan ijin tersebut
9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut
11. Berikan catatan jika perlu
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil
disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan
ijin yang Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menolak pengajuan ijin tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut
Halaman 51 dari 66
18. Berikan catatan jika perlu
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR)
g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone
h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone
(oleh atasan)
17. Replacement
a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh
atasan)
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Replacement
3. Klik Replacement Day Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada
baris nama yang mengajukan replacement
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris
nama yang mengajukan replacement
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan replacement tersebut
8. Klik Approve untuk menyetujui
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil disetujui
10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama
yang mengajukan replacement
Halaman 52 dari 66
11. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menolak pengajuan replacement tersebut
12. Klik Reject untuk menolak
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil ditolak
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh
Admin HR)
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Replacement
3. Klik Replacement Day Approved
4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan replacement
5. Klik Close
6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol
panah melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah
disetujui
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
membatalkan replacement tersebut
8. Klik Proceed untuk membatalkan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah
berhasil dibatalkan
18. Overtime
• Perhitungan overtime bisa menggunakan rasio atau fixed
Halaman 53 dari 66
• Hanya karyawan dalam master overtime tertentu bisa mengajukan
overtime tersebut
• Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone
a. Membuat Master Overtime
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert
4. Masukkan nama skema
5. Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar
6. Pilih tipe pembayaran lemburan
7. Pilih cara pembulatan waktu
8. Pilih waktu pembulatan
9. Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan
10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays
11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali
untuk jam pertama dan seterusnya
12. Masukkan angka jam pada field hour
13. Masukkan angka pengali pada field Ratio
14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama
dan seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.
15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru
telah berhasil dilakukan
Halaman 54 dari 66
b. Mengedit Master Overtime
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin dirubah
4. Lakukan perubahan yang diperlukan
5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Overtime
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Overtime tersebut
5. Klik DELETE untuk melanjutkan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda
memang ingin menghapus Overtime tersebut
7. Klik DELETE untuk melanjutkan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa
penghapusan telah berhasil dilakukan
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime
Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan
mana yang akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Overtime Scheme
Halaman 55 dari 66
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam
master overtime scheme
4. Klik Add employee
5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur
6. Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah
berhasil ditambahkan ke skema lembur
8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur
yang Anda sedang buka, klik Close
e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari
master overtime scheme
4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur
5. Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih
6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
mengeluarkan karyawan tersebut
7. Klik DELETE untuk melanjutkan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan
telah berhasil dikeluarkan dari Overtime
f. Mengajukan Lembur
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
Halaman 56 dari 66
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Application
4. Pilih waktu dimulainya overtime
5. Pilih waktu berakhirnya overtime
6. Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris
nama yang mengajukan overtime
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama
yang mengajukan overtime
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan overtime tersebut
8. Klik Approve untuk melanjutkan
9. Masukan jam dimulainya lembur
10. Masukan jam berakhirnya lembur
11. Pada dropdown menu Break, pilih YES jika istirahat tetap dibayar atau NO
jika istirahat tidak dibayar
12. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu
13. Masukkan referensi jika perlu
14. Masukkan lampiran
15. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan
Halaman 57 dari 66
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil disetujui
17. Perlu Anda ketahui bahwa persetujuan hanya bisa diberikan apabila
karyawan tersebut memang hadir pada hari lembur tersebut
18. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama
yang mengajukan overtime
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menolak pengajuan overtime tersebut
20. Klik Reject untuk menolak
21. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil ditolak
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR)
1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris
nama yang mengajukan overtime
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama
yang mengajukan overtime
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan overtime tersebut
8. Klik Approve untuk melanjutkan
9. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu
10. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan
Halaman 58 dari 66
11. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil disetujui
12. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama
yang mengajukan overtime
13. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menolak pengajuan overtime tersebut
14. Klik Reject untuk menolak
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah
berhasil ditolak
19. Assessment
Assessment merupakan pelabelan dan pencatatan prestasi
a. Membuat Master Assessment
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Assessment
3. Untuk menambah assessment baru, klik Tombol Insert
4. Masukkan nama
5. Masukkan score
6. Masukkan deskripsi
7. Klik Add untuk menyimpan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru
telah berhasil dilakukan
Halaman 59 dari 66
b. Mengedit Master Assessment
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Assessment
3. Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudak ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
c. Menghapus Master Assessment
1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Assessment
3. Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment
untuk semua karyawan dalam assessment tersebut akan hilang.
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil
dihapus
d. Memberikan assessment kepada karyawan
20. Help Desk
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan
KaryaOne terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi,
penambahan fitur dan seterusnya. Pengguna bisa memberikan masukan atau
Halaman 60 dari 66
menyampaikan keluhan. KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau
masukan dari pengguna.
1. Pada sidebar menu, klik Help Desk
2. Klik Add New Ticket
3. Masukan subject
4. Isi konten pesan
5. Klik send untuk mengirim
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah
berhasil dikirim
7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda bisa membalas pesan tersebut
9. Klik icon bergambar amplop
10. Klik here dalam kotak biru
11. Isi konten pesan
12. Klik Send
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah
berhasil dikirim
21. Data Kehadiran
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Attendance
3. Disini Anda melihat beberapa kolom dalam tabel
4. Kolom informasi shift
Halaman 61 dari 66
5. Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen
masuk
6. Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan
absen pulang
7. Kolom OT In (overtime in) yang menunjukkan waktu ketika karyawan
melakukan absen memulai overtime
8. Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen
mengakhiri overtime
9. Kolom status yang menunjukkan karyawan hadir (ATTEND) atau (ABSENT )
10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan cuti (LEAVE), izin
(PERMISSION), ganti hari (REPLACEMENT ), dan lembur (OVERTIME)
11. Kolom regulation yang menunjukkan PAID atau UNPAID
12. Kolom late yang menunjukkan apakah karyawan datang terlambat
(LATE_CHECK_IN), pulang lebih awal (EARLY_CHECK_OUT ) atau
keduanya
13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang
tanpa absen pulang (IN_WITHOUT_OUT ), absen pulang tanpa absen
datang (OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya
14. Kolom Action dimana Anda bisa melakukan download data absensi karyawan
15. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu
yang terletak disebelah kata Date
16. Pilih sebuah tanggal
17. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut
b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
Halaman 62 dari 66
2. Klik Attendance
3. Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda
ingin unduh data absensinya
4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih THIS MONTH,
LAST MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT
DATE
5. Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan
berjalan
6. Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan
sebelumnya
7. Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3
bulan terakhir
8. Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan
dan tahun tertentu
9. Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari
tanggal tertentu sampai tanggal tertentu
10. Setelah Anda menentukan pilihan Anda, klik DOWNLOAD
22. Memasukkan data kehadiran melalui excel
Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan
kartu ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi
1. Menjelaskan fitur upload excel
2. Melakukan import data kehadiran dalam bentuk Excel
23. Melakukan Validasi Data Kehadiran
Halaman 63 dari 66
• Absensi bisa dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print
Scanner
• KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,
diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation
• Absensi bisa dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi
absensi yang ditentukan oleh Admin HR
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone
1. Pada halaman HOME aplikasi Android, klik Angka Jam
2. Klik tombol panah melingkar untuk me-refresh peta
3. Klik tombol water drop untuk mereposisikan posisi Anda sekarang
4. Klik tombol Shift untuk memunculkan menu dropdown In atau Out
5. Klik tombol ikon bergambar telapak tangan untuk melakukan absensi
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa absensi telah berhasil
dilakukan
b. Melakukan Validasi Data Absensi
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Validate
3. Klik field tanggal berwarna kuning
4. Anda akan melihat kalender dimana Anda bisa memilih tanggal absensi
yang Anda ingin validasi
5. Pilih tanggal
6. Klik tanda panah pada baris nama seorang karyawan
7. Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada
kolom yang tepat
Halaman 64 dari 66
8. Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada
kolom yang tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun
9. Lanjutkan ke baris nama berikutnya
10. Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang
harus ditempatkan pada kolom yang tepat
11. Sebelum Anda bisa melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas
sampai warna tombol tersebut berubah menjadi merah
12. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan
13. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada
kolom yang tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift
karyawan tersebut
14. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa
validasi telah berhasil dilakukan
15. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan
16. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan,
tempatkan kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in,
sistem akan melihat angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada
kolom Check out sistem akan mengambil angka jam pulang yang lebih lama.
17. Pastikan Anda melakukan validasi untuk data absensi
18. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi
19. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan
20. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance
21. Klik attendance
22. Klik field tanggal berwarna kuning
23. Pilih tanggal
24. Anda bisa melihat data absensi yang baru saja divalidasikan
Halaman 65 dari 66
24. Report
1. Mengunduh laporan
2. Menjelaskan informasi yang tersedia dalam laporan
• Laporan ini meliputi informasi ringkasan kehadiran karyawan, detil
kehadiran karyawan, detil cuti, detil replacement, detil overtime dan
detil permission
• Laporan ini diserahkan oleh Admin HR kepada Admin Finance melalui
sistem untuk proses penggajian
25. Setting
1. Pada sidebar menu, klik Settings
2. Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda
melakukan perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran
gaji
3. Masukkan jumlah hari untuk memfinalisasikan kehadiran
4. Tentukan apakah Advanced Leave diberlakukan
5. Tentukan kapan jatah cuti mulai diberikan
6. Tentukan apakah supervisor bisa mengajukan cuti, lembur, ijin dan penggantian
hari untuk anggotanya
7. Tentukan apakah karyawan bisa mengajukan lembur, cuti, izin dan penggantian
hari
8. Tentukan apakah status mangkir memotong gaji
Halaman 66 dari 66
9. Tentukan apakah status kehadiran yang tidak lengkap memotong gaji
10. Masukkan logo perusahaan dengan mengklik Choose File
11. Cari dokumen gambar untuk logo
12. Klik Ok atau Open untuk menyimpan
13. Jika semua sudah ok, klik Update untuk menyimpan
26. Log
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu
perubahan dan siapa yang melakukan perubahan
1. Pada sidebar menu, klik log
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan
oleh username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user
untuk melakukan perubahan, dan waktu perubahan
Top Related