Osnove upravljanja Osnove upravljanja projektimaprojektima
Osnove upravljanja Osnove upravljanja projektimaprojektima
PredavačPredavač : : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak
PredavačPredavač : : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak
Glavni ciljeviGlavni ciljevi
Cilj: pružiti sredstva i ideje za učinkovitije izvršavanje Vaših projekata
Na koji način: razvijanjem svijesti da postoji potreba za učinkovitijim izvršavanjem Vaših projekata
Tako da: se razvije razumijevanje nekih osnovnih načela i prakse projektnog menadžmenta se promiče timski rad svi projekti Vaše organizacije budu uspješni
Upravljanje projektimaUpravljanje projektima je bojno polje onih koji je bojno polje onih koji bi sve definirali do najsitnijeg detalja bi sve definirali do najsitnijeg detalja
(monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji bi (monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji bi iznosili projekte bez ikakvog tipa formalnog iznosili projekte bez ikakvog tipa formalnog
planiranja (nestrukturirani hakeri).planiranja (nestrukturirani hakeri).
Obje strane odbijaju kompromis ili Obje strane odbijaju kompromis ili donošenje donošenje upotrebljivih upotrebljivih rješenja u rješenja u
razumnom vremenskom roku.razumnom vremenskom roku.
KKljučnaljučna tterminologerminologijaija
TERMINOLOGIJA (1)
• ProjeProjekktt jeje prprivremeniivremeni napor poduzet kako bi se kreirao proizvod, napor poduzet kako bi se kreirao proizvod, usluga ili rezultat.usluga ili rezultat. SVI SVI projekti imaju tri sastavnice:projekti imaju tri sastavnice: – Specifične ishode: proizvode ili rezultate.– Definiranje početnih i završnih datuma (raspored): vrijeme kada projektni
rad počinje i kada završava.– Sredstva: Potreban broj ljudi, sredstava, opreme, postrojenja i informacija.
• Upravljanje pUpravljanje projerojektimaktima je primjena znanja, vještina, alata i je primjena znanja, vještina, alata i tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili potrebe tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili potrebe interesenata i očekivanja od projekta.interesenata i očekivanja od projekta. (Balan (Balansirati između sirati između nepetosti među trima sastavnicama)nepetosti među trima sastavnicama)
IshodiIshodi
RasporedRaspored SredstvaSredstva
• ProgramProgramii su grupe povezanih projekata kojima se koordinirano upravlja kako bi se postigla korist koju ne bi bilo moguće postići kada bi se njima upravljalo pojedinačno.
• OpOperacije u tijeku (tekuće)eracije u tijeku (tekuće) su one aktivnosti koje održavaju posao. Tekuće operacije razlikuju se od projekata zato što projekti imaju određen početni i završni datum, dok tekuće operacije imaju početni, ali nemaju završni. – Tehnike upravljanja projektima MOGU se primijeniti
na tekuće operacije.
TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (2) (2)
TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (3) (3)
• MetodologMetodologijaija je praksa, postupci i pravila koja koriste zaposleni u nekoj disciplini ili oni koji se bave nekim istraživanjem.
• ProcesProces je niz radnji, promjena, ili funkcija koje donose rezultat. Proces može biti i niz radnji poduzetih u stvaranju ili tretiranju proizvoda. Procesi su:– Učestali – njihovi koraci su ponovljivi– Integrativni – mnogi procesi mogu surađivati
TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (4) (4)
• ProcesProcesi upravljanja projektimai upravljanja projektima opisuju, organiziraju i nadopunjuju rad projekta. – Ovo je “Generički/obični vanilija” pristup s povezanim ishodima
obuhvaćenima u PMBOK-u i drugim metodama.– PMI certifikacija zahtijeva prikaz znanja o ovim procesima.
• Certified Associate in Project Management (CAPM) (suradnik s certifikatom u upravljanju projektima)
• Project Management Professional (PMP) (stručnjak u upravljanju projektima)
– Uspostavljeno tijelo nanovo iskoristivog znanja temeljenog na stvarnog iskustvu.
• PProcesi orijentirani proizvodurocesi orijentirani proizvodu specificiraju i kreiraju proizvod ili uslugu i obično uključuju dizajn, razvoj i fazu testiranja– Ovo su pristupi “Specifične domene” s ishodima krojenima prema
tipu projekta, npr. Konstrukcije itd. – ”Standardi” za ove procese potpadaju pod djelokrug PMI-a, ali i pod
druge organizacije kao što su IEEE, ISO, itd.
TERMINOLOGTERMINOLOGIJA IJA (5)(5)• PortfPortfeljelj je prioritetni skup svih projekata i programa u
organizaciji.
Portfelj
Obavezniprogrami
Transformacijskiprogrami
Održavanje/proizvodniprogrami
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
PROJEKTI
KikirikiKikiriki
ProjeProjekkt t
• Ima definiran cilj• Ima rok• Zahtijeva povezivanje
znanja i iskustava različitih organizacija
Kada zadatakKada zadatak......
Upravljanje projektimaUpravljanje projektima
• Složene i brojne aktivnosti• Jedinstveno – neponovljiv skup događaja• Određeno – početni i završni datum• Ograničena sredstva i budžet• Mnogo ljudi uključeno• Sekvencije aktivnosti• Završni proizvod ili usluga mora imati
rezultate
Upravljanje pUpravljanje programrogramimaima
• Opsegom šire od projekata
• Sačinjeno od nekoliko projekata
• Sačinjeno od više sličnih proizvoda
• Programi teže većoj stalnosti
Filozofija upravljanja projektimaFilozofija upravljanja projektima
• “Zlatno pravilo” upravljanja projektima su tri riječi:– PlanPlaniratiirati– OrganizOrganiziratiirati– KKontrolontroliratiirati
Uloge i odgovornosti upravljanja Uloge i odgovornosti upravljanja projektimaprojektima
• Ostvarivanje projekta
• Održavanje odnosa s kupcima
• Stvaranje pozitivnog okruženja
Prednosti zdravog upravljanja projektimaPrednosti zdravog upravljanja projektima
• Manja sveukupna cijena projekta• Manje opterećenje radnog kapitala• Učinkovito korištenje sredstava• Ostvarivanje projekta na vrijeme• Bolja kvaliteta završnog proizvoda
• Strategija ostvarivanja projekta
• Upravljanje projektom• Kvaliteta• Sigurnost• Upravljanje rizikom• Dizajn/Razvoj/Program• Implementacija• Dokumentacija• Trening
Plan ostvarivanja projekta
Odnosi s kupcimaOdnosi s kupcima
• Razvijati komunikaciju
• Osigurati pravovremeno sudjelovanje
• Uključiti kupca u projektni tim
• Razvijati povjerenje
Načela i praksa upravljanja projektimaNačela i praksa upravljanja projektima
• Definirati ciljeve projekta
• Razviti plan ostvarenja projekta
• Definirati temeljnu bazu kontrole
• Upravljati rizikom
• Učinkovito zaključiti
DefinDefinirati ciljeveirati ciljeve pprojerojekkttaa
• Očekivani ishod
• Potrebna sredstva (ukupna cijena)
• Zadano vrijeme (datum početka)
• Sigurnost
• Ukupna kvaliteta
DefinDefiniratiirati S.M.A.R.T. S.M.A.R.T. (pametne) (pametne) pprojerojektnektne ciljeveciljeve
• S pecific (određeni)• M easurable (mjerljivi)• A ssignable (dodjeljivi)• R ealistic (realistični)• T ime related (vezani uz vrijeme)
Zahtjevi timaZahtjevi tima
• Potrebne vještine?
• Prepoznati pojedinci?
• Kada su oni potrebni?
• Gdje su oni?
• Potreban trening?
• Interpersonalna kompatibilnost?
Četiri uporišta upravljanja Četiri uporišta upravljanja projektimaprojektima
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Četiri uporišta upravljanja Četiri uporišta upravljanja projektimaprojektima
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Loša definicija opsega posla je glavni čimbenik koji doprinosi
prekoračenju troškova u tehničkoj i građevinskoj
industriji.
OPREZ
OpsegOpseg
Četiri imperativa dobrogČetiri imperativa dobrogopsega projektaopsega projekta
Pisani
Dobro definiran
Lako razumljiv
Dostižan
Početni napor određivanja opsegaPočetni napor određivanja opsega
• Postavlja polaznu liniju za troškove i raspored
• Mora uključiti prave ljude• Mora uključivati implementaciju• Prepoznaje stavke koje nisu uključene• Maksimalni utjecaj na troškove projekta• Cijepa (raslojava) projekt u manje
dijelove s kojima se lakše nositi
Crteži Izračun
Izvještaj o cijeni
Ugovori
• Postrojenje
• Usluge
Račun za materijal
WBS Element/Radni paket
Raspored
WBS
Struktura raslojavanja posla (WBS)
• WBS je grupiranje posla uključenog u projekt koji definira ukupni opseg projekta.
• WBS je temeljni dokument koji pruža temelje za planiranje i upravljanje rasporedom projekta, troškovima, sredstvima i promjenama.
• Dekompozicija je podjela projekta na manje dijelove.
Osmisliti aktivnosti kako bi ih kreirali
Koraci za stvaranje Koraci za stvaranje WBSWBS-a-a
• Podijeliti projekt na glavne ciljeve• Razdijeliti ciljeve na aktivnosti• Podijeliti aktivnosti s značajkama koje
nedostaju na podaktivnosti• Najniže podaktivnosti su temelj radnih paketa
Uspješno cijepanje poslaUspješno cijepanje posla
• Stanje i obavljenost su lako mjerljivi
• Određeni početak i završetak
• Poznato iz prijašneg iskustva
• Izvedivi radni zadatci
• Jedan kontinuirani tijek rada od početka do kraja
Efekt “rastućeg opsega” je glavni uzrok prekoračenja troškova
$
Rastući opseg
Upravljati rastućim opsegomUpravljati rastućim opsegom
• Držati dokumente o osegu posla aktualnima• Zamrznuti dizajn nakon što je izračun odobren• Dopustiti samo opravdane, korisne promjene• Koristiti učinkovitu promjenu postupaka
upravljanja
Uporišta upravljanja Uporišta upravljanja projektimaprojektima
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
AspeAspekti troškovakti troškova
• Procijeniti temelje za kontrolu• Kontrola troškova• Primjena postupaka kontrole koja slijedi
financijski napredak
Procjena zahtjevaProcjena zahtjeva
• Definirati troškove projektapovezati opseg, raspored i sredstva
• Definirati temelj za procjenu• Identificirati moguće rizike• Identificirati nepredviđene
okolnosti/eskalaciju• Identificirati stavke koje nisu uključene
ElementElementi kontrole troškovai kontrole troškova
• Uspostaviti polaznu liniju (procjenu)
• Mjeriti odstupanja od polazne linije
• Poduzeti korektivne mjere
Sustav kontrole troškovaSustav kontrole troškova
• Detaljni opseg posla projekta
• Kontrolirati procjenu
• Razrada računa
• Izvheštaj o stanju troškova
• Predviđanje procesa
• Promjena procedure upravljanja
• Predviđanje dotoka gotovine
KKontrolontrola projektaa projekta
1. dan projekta--------------Popis poslova:Početni sastanak Raspored projekta
Povezivanje troškova i vremena
Temeljni elementi sustava kontroleTemeljni elementi sustava kontrole
• Plan projekta: Opseg, raspored, procjene
• Sustav nadgledanja koji mjeri izvedbu u odnosu na plan
• Sustav izvještavanj koji identificira odstupanje od plana
• Sustav koji prenosi odstupanja pravim ljudima
• Korektivne radnje
• Predviđanje ishoda projekta
Osnovni koraci u kontroli projektaOsnovni koraci u kontroli projekta
• Definirati opseg projekta• Razviti plan projekta u skaldu sa:
– Opsegom projekta– Procjenama (ograničenja troškova)– Raspored (ograničenja)– Dostupna sredstva
• Izvjestiti o napretku i usporediti ga s budžetom i predviđanjima
• Kontolirati poduzimajući korektivne radnje
Ključna filozofija kontroleKljučna filozofija kontrole
• Definirati polaznu liniju lontrole
1._______ 2. ________3. _______ 4. ________
• Podijeliti projekt na manje dijelove• Zapamtite: Sposobnost utjecanja na
troškove je što ranije u projektu
Ključna filozofija kontrole (nastavak)Ključna filozofija kontrole (nastavak)
• Definirati i upravljati rizikom/mogućnostima• Integrirati opseg i predviđene troškove s
rasporedom• Donositi informirane odluke• Predvidjeti odstupanja/promjene• Prihvatiti pristup “krajnjeg proizvoda”• Planirati unaprijed od faze do faze
Uporišta upravljanja projektomUporišta upravljanja projektom
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
RasporedRaspored
• PlaPlaniranjeniranje-- Identifikacija slijeda događaja
potrebnih za ispunjenje
projekta
• PredviđanjePredviđanje -- Određivanje vremena i skupa
projektnih aktivnosti koje čine
ukupno vrijeme dovršenja
Temelji za raspored projektaTemelji za raspored projekta
• Ciljevi projekta• Opseg projekta• Prekretnice projekta• Procjene (budžet) projekta• Dostupnost sredstava
Temeljni dijagram mrežeTemeljni dijagram mreže
Prošireni dijagram mrežeProšireni dijagram mreže
BarBarova tabelaova tabela
GanttGanttova tabelaova tabela
Uporišta upravljanja projektomUporišta upravljanja projektom
Troškovi
Opseg
Raspored
KvalitetaKvaliteta
Dizajniranjetemelja
Neprestano unapređivanje
Jamstvo kvalitete
Kontrolakvalitete
Upravljanjeukupnom
kvalitetom projekta
Upravljanje ukupnom kvalitetom projektaUpravljanje ukupnom kvalitetom projekta
Upravljanje rizikomUpravljanje rizikom
Upravljanje rizikomUpravljanje rizikom
• Što je rizik?• Izvori rizika• Vrste rizika• Proces upravljanja rizikom
– Identificirati rizike– Definirati posljedice– Razviti plan ublaživanja– Dokumentirati
Izvori rizikaIzvori rizika
Tehnički
Financijski
Socio-ekonomski
Ugovorni
ProcesProces upravljanja rizikom upravljanja rizikom
Identificirati rizik
Analizirati rizik
Odgovoriti na rizik
Dokumentirati rizik
Izvori pomoći za identificiranje rizikaIzvori pomoći za identificiranje rizika
• Istraživanje mjesta
• Dokumenti ugovora
• Raspored
• Timska oluja mozgova
• Skup iskustava
Metode kontrole rizikaMetode kontrole rizika
• Izbjegavati• Smanjiti• Dijeliti• Osigurati• Prihvatiti
– S rezervnim planom– Bez rezervnog plana
• Suzbijati
Suzbijanje rizikaSuzbijanje rizika
• Jasno definirati odgovornosti osiguranja u ugovorima
• Koristiti kvalificirano osoblje
• Dokumentirati i prenositi startegiju projekta
• Definirati uloge i odgovornosti
• Pripremiti rezervne planove za kritične aktivnosti
• Koristiti prve redove tima
Suzbijanje rizika (nastavak)Suzbijanje rizika (nastavak)
• Koristiti kvalificirane izvođače radova i prodavače• Kratki radni sastanci prije početka radova (osobito
po pitanju sigurnosti)• Uvježbavati kritične aktivnosti ili koristiti modele• Koristiti snažne sustave kontrole projekta
• Nositi se sa nepredviđenim okolnostima
Nadgledanje i kontrola projektaNadgledanje i kontrola projekta
• Svi projekti razumne veličine doživljavaju poteškoće.
• Ciklus aktivnosti nadgledanja i kontrole projekta omogućava prepoznavanje i rješavanje problema u ranoj fazi tako da se projekt može nastaviti.
Ciklus nadgledanja i kontroleCiklus nadgledanja i kontrole
• Ciklus nadgledanja i kontrole Ciklus nadgledanja i kontrole sastoji se odsastoji se od::– Pregledavanja i mjerenja napretka– Usporedbe trenutnog napretka s
različitim planovima, npr. Raspored, rizik
– Prepoznavanja bilo kakvih odstupanja
– Ispravljanja odstupanja– Predviđanja događaja koji bi mogli
ugroziti plan– Po potrebi ponovnog planiranja
• Ishodi će biti podgvrnuti Ishodi će biti podgvrnuti privremenom pregledu za privremenom pregledu za vrijeme trajanja projekta i vrijeme trajanja projekta i opsežnom pregledu opsežnom pregledu relevantnih karakteristika relevantnih karakteristika prije konačne isporuke prije konačne isporuke ..
Akcia
Nadgledanje i kontrola
Plan
Zatvaranje projektaZatvaranje projekta
Zatvaranje projekta – glavne fazeZatvaranje projekta – glavne faze
• Pridobiti prihvaćanje klijenta• Dokumentirati projekt• Provesti službena ispitivanja nakon
implementacije• Podnjeti završni izvještaj
SažetakSažetak
Pet faza upravljanja projektimaPet faza upravljanja projektima
Razina aktivnosti i preklapanja procesa Razina aktivnosti i preklapanja procesa grupa tijekom vremenagrupa tijekom vremena
1 IDEJA
2DIZAJN
3POČETAK
4ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA
OKVIR
CIKLUS PROJEKT
A
Upravljnje znanjem u ciklusu projekta
IDEJA :Sekundarana analiza podatakaUčenjeAnaliza potreba/prilika sudionikaPregled pilot projekta
DIZAJN
POČETAK
ODRAŽAVAJUĆAPRAKSA
CIKLUS PROJEKTA
Upravljnje znanjem u ciklusu projekta
1
OKVIR
IDEJA
Dizajn:Definicija ciljaAnaliza uzroka/posljedicaFormulacija hipotezeSekvenciranje aktivnostiOdabir pokazivačaPolazna točka
POČETAK
ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA
OKVIR
CIKLUSPROJEKTA
Upravljanje znajem u ciklusu projekta
2
IDEjA
DIZAJN
POČETAK :Konsolidacija partnerstvaKoherentni informacijski sustavi
ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA
OKVIR
CIKLUSPROJEKTA
Upravljanje znanjem u ciklusu projekta
3
IDEJA
DIZAJN
POČETAK
ODRAŽAVAJU-ĆA PRAKSA : Sudionika M&EVrednovanjeUčenje i dijeljenje
OKVIROKVIR
CIKLUS PROJEKT
A
Upravljanje znanjem u ciklusu projekta
4
SAŽETAKSAŽETAK
• Upravljanje projektimaUpravljanje projektima – Voditi i truditi se• PlaPlaniranje niranje je mapa, vodič, osobito za tim
– Relativno jednostavne tehnike za pomoć
• UpravljanjeUpravljanje se pretežno radi o ljudima– Cilj, disciplina, komunikacija
• RiRizici zici su neizbježni, planiranje pomaže izbjeći one glupe
• Iskustvo se računaIskustvo se računa– Procjenjivanje opsega posla, vremena, rizika
RiRizici su esencijalni u postignućimazici su esencijalni u postignućimaSreća je element uspjehaSreća je element uspjeha
RiRizici su esencijalni u postignućimazici su esencijalni u postignućimaSreća je element uspjehaSreća je element uspjeha
Top Related