Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Kriterien für das erfolgreiche Suchen & Finden eines Online-Dienstleisters.
19. November 2010
Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Eine schwierige Beziehung
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Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Eine schwierige Beziehung
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Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short! Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5
Freelancer oder Agentur?
Konstellation I NGO arbeitet nur mit Freelancern Externer Projektleiter/Berater Betreut Team aus verschiedenen Einzel-Disziplinen
Projekt-leiter NGO
Konzept
Design
Technik
Freelancer oder Agentur?
Konstellation II NGO arbeitet nur mit Agentur Agentur stellt zentralen Ansprechpartner Alle Disziplinen aus einer Hand
NGO
Marke | Positionierung
Usability
Konzeption
Interface Design
CMS – Programmierung
SEO / SEM
Social Media
Mobile | iPad | IPTV | ...
Projektleiter
Agentur xy
Freelancer oder Agentur?
Konstellation III NGO stellt eigenen externen Projektleiter Der Projektleiter vermittelt zwischen NGO und Agentur Der Projektleiter koordiniert die Agentur
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NGO
Marke | Positionierung
Usability
Konzeption
Interface Design
CMS – Programmierung
SEO / SEM
Social Media
Mobile | iPad | IPTV | ...
Projektleiter
Agentur xy
Projekt-leiter
Was spricht für eine namhafte Agentur?
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Pros
Viele Disziplinen aus einer Hand
Hohe Kreativität Professionelle Steuerung
und Prozesse Große Manpower (keine
Ausfälle durch Krankheit, o.ä.)
Cons
Großer Overhead Ggf. höhere Kosten Ggf. Motivations- bzw.
Zielkonflikte Oft starke Persönlichkeiten
Wie ist die Attraktivität der NGOs als Kunden?
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Pros
Bei namhaften NGOs großer Imagefaktor
Hohe Aufmerksamkeit Abrunden des Portfolios Potentiale als „Award“-
Projekt z.T. hohe Motivation bei
den Agentur-Mitarbeitern, da „sinnstiftend“
Cons
z.T. geringeres Budget als „kommerzielle“ Kunden
komplexere Abstimmungsprozesse („basisdemokratisch“)
Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5
Von Long zu Short
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Long-List Pitch-List
Von Long zu Short
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Long-List Pitch-List
Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses
Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen
Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche
Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)
Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein
Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses
Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen
Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche
Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)
Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen
Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses
Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen
Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche
Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)
Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen
Auf Basis der Longlist wird eine engere Auswahl der Agenturen zum Pitch eingeladen
Diese Agenturen – in der Regel drei Agenturen plus Etathalter – werden für die Wettbewerbspräsentation gebrieft
Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses
Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen
Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche
Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)
Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen 3-4 Agenturen
Auf Basis der Longlist wird eine engere Auswahl der Agenturen zum Pitch eingeladen
Diese Agenturen – in der Regel drei Agenturen plus Etathalter – werden für die Wettbewerbspräsentation gebrieft
vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf
Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5
Schrittweise Annäherung
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Step 1: Auswahl der Agentur
✔ Ist intern geklärt, welche Art von Agentur Sie für Ihr Projekt suchen? z.B. Allrounder oder Spezialist? ✔ Im Kreis Ihrer Geschäftspartner und Kollegen nach Agenturempfehlungen
umgehört? ✔ Hat die Agentur bereits Kunden aus Ihrer Branche betreut / Erfahrung mit der
Thematik bzw. dem Produkt? ✔ Haben Sie über den Dienstleister schon häufiger in der Fachpresse gelesen? ✔ Haben Sie sich über folgende Kriterien informiert?
Standort und Größe der Agentur Struktur/Arbeitsweise Kundenstruktur Kompetenzschwerpunkte Referenzen
✔ Entsprechen Stil, Auftreten und Darstellung der Agentur Ihrem Unternehmen/Ziel?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Empfehlungen 36%
Werbe Fachpresse
10%
Internet-Recherche
24%
Eigenwerbung 42%
Agenturportraits 5%
Wie informieren Sie sich über potentielle Agentur-Kandidaten?
Quelle: http://www.vdwa.de/downloads/Auswertung_2010.pdf
Schrittweise Annäherung
Schrittweise Annäherung
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Step 2: Vorgespräch
✔ Soll ein erstes Gespräch persönlich oder telefonisch stattfinden? ✔ Genaue Vorstellungen darüber, welche Aufgaben die Agentur
übernehmen soll? ✔ Hat Ihr Ansprechpartner einen positiven, kompetenten Eindruck hinterlassen?
(war er über Ihr Unternehmen informiert? Interesse an Ihrem Anliegen gezeigt? Bereits erste Ideen geäußert?)
✔ Werden Eigenschaften, die Ihnen sehr wichtig sind, vom Dienstleister erfüllt? (Seriosität, Flexibilität, Termintreue, Dialogfähigkeit, Kreativität…)
✔ Können Sie sich auch auf zwischenmenschlicher Ebene eine längerfristige Zusammenarbeit vorstellen?
✔ Wissen Sie darüber Bescheid, wie sich das Honorar zusammensetzt? ✔ Sind die Forderungen angemessen und entsprechen Ihrem Budget? ✔ Wenn Sie die Agentur zu einem Pitch einladen wollen:
Haben Sie über die Modalitäten gesprochen (z.B. Honorar)?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Branchenerfahrung 28%
Erfolgsnachweis 10%
Effizienz 9%
Namhafte Kunden 5%
Zitate/ Testimonials 1%
Inhabergeführt 3%
Sympathie 13%
Räumliche Nähe 14%
Starkes Interesse
10%
Günstige Preise
7%
Nach welchen Kriterien kommen Agentur-Kandidaten bei Ihnen in die engere Wahl?
Schrittweise Annäherung
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Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung
Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5
Der Pitch
Ein Pitch ist ein beidseitiger Charaktertest.
Der Pitch
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Step 3: Auswertung eines Pitches
✔ Ist das Konzept in sich schlüssig und stringent? ✔ Sind die Ziele konkret definiert und entsprechen
diese Ihren Vorstellungen? ✔ Bauen die kreativen Maßnahmen auf die Strategie auf? ✔ Werden die Zielgruppen korrekt definiert? ✔ Sind Kontrollmechanismen und Feedbackmöglichkeiten
eingeplant? ✔ Entspricht das Auftreten der Agenturvertreter
Ihren Vorstellungen? ✔ Entspricht die Art der Präsentation Ihren Vorstellungen? ✔ Liegen die Kosten im Rahmen Ihres Budgets? ✔ Empfinden Sie das Preis-Leistungsverhältnis
als gerechtfertigt? vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Der Pitch
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Alternativen zum Pitch – Workshops, Testprojekte, etc.
…sind qualitativ hochwertige Methoden, die den Verantwortlichen in den Unternehmen und in den Agenturen umfassende Möglichkeiten zur Entscheidungsfindung schaffen.
Vorteil dieser Methoden: Intensiveres Kennen lernen ohne „Künstliche Pitch-Situation“ Mehr persönliche Kommunikation, mehr Nähe (Stimmt die Chemie? Passen
wir zusammen?) Mehr Tiefgang in den Empfehlungen und Ausarbeitungen der Agentur (die
wahre Qualität) Klappt das partnerschaftliche Miteinander?
> Je besser Kunde und Agentur harmonieren, desto höher die Erfolgschance
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Positionierung 3%
Strategie 17%
Kreativität 20%
Erfolgsversprechen/Sicherheit
12%
Spürbare Begeisterung
13%
Sympathie 13%
Ganzheitliche Lösung
14%
Leistungsbreite 8%
Was sind nach der (Pitch-) Präsentation ihre wichtigsten Auswahlkriterien?
Der Pitch
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Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch
Vertragliches Spielregeln Die Top 5
Vertragliches
Step 4: Auftragsvergabe
✔ Ist geklärt, ob ein Projekt- oder ein Rahmenvertrag mit der Agentur geschlossen werden soll?
✔ Ist dem Vertragsabschluss ein ausführliches schriftliches sowie ggf. zusätzlich ein persönliches Briefing (Kick-off Termin oder Anforderungs-Workshop vorausgegangen? )
✔ Wurden darin alle offenen Fragen geklärt? ✔ Haben Sie ein Angebot von der Agentur erhalten, das alle
relevanten Aspekte enthält?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Vertragliches
Finanzierungsmodelle
NGO Projekt
100% pro bono
teilweise gesponsort (z.B. 50/50)
„reguläres“, wirtschaftl.
Projekt
Vertragliches
Step 4: Vertragsinhalte
✔ Sind im Vertrag Vereinbarungen zu den folgenden Punkten getroffen? Agenturleistung/Auftragsumfang Bearbeitungszeitraum/Abgabetermine Regelungen zur externen Auftragsvergabe durch die Agentur Vergütung der Agenturleistungen Zahlungsmodalitäten/Fälligkeiten Grundsätze der Zusammenarbeit (z.B. Fristen für Protokolle
gemeinsamer Meetings, Freigabe von Arbeitsergebnissen) Haftungsausschluss/Gefahrenübergang Konkurrenzausschluss Geheimhaltung, Aufbewahrung von Unterlagen Nutzungsrechte Laufzeit/Vertragsdauer
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches
Spielregeln Die Top 5
Spielregeln
Und nun noch ein paar Spielregeln...
Zehn Spielregeln für Werbetreibende
1. Prüfen, ob Wettbewerbspräsentation das beste Auswahlinstrument ist. > Oft sind andere Methoden effizienter, z.B. Erprobung über Projekte.
2. Zweistufiges Auswahlverfahren mit Longlist und Pitchlist. 3. Klar, offen und einfach kommunizieren. 4. Konkrete und transparente Fakten darstellen. 5. Gleiche Bedingungen für alle Teilnehmern gewährleisten. 6. Briefing immer persönlich erklären. 7. Grundsätzlich Rebriefing/Schulterblick anbieten. 8. Realistische Rahmenbedingungen (> 3 bis 6 Wochen Zeit für
strategisch-kreative Präsentation, 2 Stunden Zeit pro Agentur) 9. Vertraulichkeit schriftlich vereinbaren. 10. Partnerschaftliches Verhalten schon im Briefing zeigen.
Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf
Fünf Spielregeln für Agenturen
1. Briefings für Fragen und Diskussionen nutzen, nicht nur, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
2. Präsentationen nur von Mitarbeitern, die auch später die Verantwortung tragen.
3. Nur mit Ressourcen arbeiten, die auch bei Projekt-Gewinn darstellbar sind.
4. Kritische Punkte immer offen legen. 5. Konditionen mit verhandeln, nicht jeden Vertrag unterschreiben.
Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf
Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln
Die Top 5
Die Top Five
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Wie wähle ich die richtige Agentur aus?
Die Top Five Kriterien!
Die Top Five Die Top Five
1 Matcht die Größe? Hat die Agentur die richtige Dimension für mein Projekt?
Die Top Five
Stimmt die „Chemie“? Kann ich gut mit den Ansprechpartnern der Agentur? 2
Die Top Five
Kennt sie meine Branche? Hat die Agentur Erfahrung mit vergleichbaren Kunden? 3
Die Top Five
Stimmt das Budget? Herrscht Transparenz über die finanziellen Modalitäten? 4
Die Top Five
5 Beherrscht sie die Tools? Setzt die Agentur professionelle Arbeitsmittel ein?
Danke für Ihr Interesse!
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