Modul Microsoft Office Access 2007
Pend. Matematika JPMIPA-FKIP-USD
F.X. Made Setianto, S.Pd.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 1
Tujuan
Diharapkan mahasiswa dapat memahami:
1. Pemanfaatan Aplikasi Microsoft Access Dasar tentang Pembuatan Tabel (Form),
Struktur Data (Database), Penyimpanan Data (Table), Laporan (Report), Menu
Aplikasi, serta komponen-komponennya.
2. Alur Data dan Pengolahan Struktur Data (Database) Aplikasi Microsoft.
Waktu
3 pertemuan (6 JP)
Pendahuluan
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah Database model
relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Dalam merancang database antara
Tabel, Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga dapat
dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu
Switchboard. Microsoft Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru
yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft
Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User
interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu mahasiswa bekerja lebih produktif serta
mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.
Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang Aplikasi Database diantaranya yaitu
untuk membuat aplikasi program:
1. Administrasi Pendidikan,
2. Gaji Karyawan/Pegawai,
3. Kehadiran/Absensi,
4. Persediaan Barang,
5. Penjualan dan Pembelian,
6. Antrian Kunjungan Berobat.
Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 2
Memulai Microsoft Access 2007
Klik tombol Start.
Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access
2007
atau dengan cara mengklik dua kali icon Microsoft Office Access 2007 yang ada di Desktop
komputer.
Tampilan Awal Microsoft Office Access 2007
Secara garis besar, tampilan awal ini terdiri atas lima bagian, yaitu: 1. Office Button
Berisi kumpulan task yang sering digunakan antara lain: New, Open, Save, Save As, Close Database
2. Template Categories Berisi kelompok-kelompok template database.
3. New Blank Database Berisi icon perintah untuk menciptakan database kosong.
4. Featured Online Templates Berisi tampilan template untuk di Download ke Internet.
5. Open Recent Database Berisi daftar nama-nama database yang telah dibuka sebelumnya.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 3
A. Membuat Database
Untuk membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah langkahnya cukup
mudah, yaitu:
1. Pada halaman awal Microsoft Access 2007, pilihlah kelompok Featuring pada panel
sebelah kiri.
2. Lanjutkan dengan memilih New Blank Database (memulai penyusunan struktur data
baru) pada daftar template.
3. Selanjutnya pada panel di sebelah kanan, kalian akan diminta untuk memberikan nama
file database yang akan dibuat. Nama database ini secara otomatis tertulis namanya
sebagai Database1.accdb. Gantilah nama pada kotak File Name, dalam hal ini sebagai
contoh berilah nama dengan Latihan.accdb
4. Klik icon browse untuk menempatkan lokasi file Latihan.accdb
5. Kemudian klik tombol Create.
Perlu diketahui bahwa ekstensi file yang diberikan pada Access 2007 adalah *.accdb. Hal ini berbeda dengan ekstensi file Access pada versi terdahulu.
6. Setelah kalian menekan tombol Create, akan terbuat sebuah database yang masih
kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan pada bidang kerja seperti berikut:
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 4
Sampai tahap ini kalian telah mempelajari cara membuat database kosong (New
Database) dengan Access 2007.
B. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table
Field : Struktur data yang merupakan bagian dari kolom. Record : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang merupakan
bagian dari baris Tables : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan
kebutuhan), yang dirancang pada suatu table
Forms : Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai bahan untuk entry data
Queries : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table (rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data).
Reports : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai dengan data yang diproses.
Macros : Untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan dari menu table, form, report, dan query menjadi tombol serta menu secara otomatis.
Pages : Untuk merancang tampilan data Access pada halaman web melalui sistem jaringan(server)
Modules : Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat dengan mengunakan kode pada visual basic.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 5
C. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table
Sebelum membuat table pada aplikasi Microsoft Access, kalian perlu membuat dulu
perencanaan penyusunan field-field yang akan menjadi informasi dari aplikasi yang
dirancang, agar data yang dihasilkan menjadi tepat dan akurat.
Berikut adalah contoh Soal Latihan :
Rancanglah sebuah struktur data pada Table untuk pendataan mahasiswa baru pada Prodi
Pendidikan Matematika dengan nama tabel BIODATA MAHASISWA dan rangkaian field
sebagai berikut:
Field Name Data Type Field Size Caption No Auto Number Long integer Nomor urut NIM Text 9 Nomor Induk Mahasiswa Nama Text 25 Nama lengkap L/P Text 1 Jenis kelamin (L=Laki-laki;
P=Perempuan) TgL Date/Time Long Date Tanggal lahir T4L Text 25 Tempat lahir Asal Sekolah Text 25 Nama SMA/K asal email Text 25 Alamat email
D. Membuat Struktur Data (Database) pada Table
1. Bukalah database yang telah dibuat sebelumnya yaitu Latihan.accdb
2. Klik tab menu Create
3. Klik icon Table Design
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 6
4. Akan tampil halaman seperti berikut:
5. Input Field Name, Data Type, Field Size, Caption seperti yang telah disusun
sebelumnya. Cermati gambar di bawah.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 7
6. Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk field Nomor Induk (tujuannya untuk
menghindari terjadinya pemasukan Nomor Induk yang sama/Double atau pekerjaan
berulang)
7. Klik field NIM
8. Klik icon Primary Key
9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut
10. Maka muncul form dialog Save As
11. Ketik BIODATA MAHASISWA untuk memberi nama table (nama salah satu rangkaian
struktur data) tersebut
E. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table
Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu
field pada BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada
table, misalnya field Jenis Kelamin Data Type menjadi
Lookup Wizard maka tahapannya adalah seperti
berikut ini:
1. Klik kanan pada BIODATA MAHASISWA: Table
2. Pilih dan klik Design View
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 8
3. Klik pada Text Data Type Jenis Kelamin pilih Lookup Wizard
4. Klik option I will type in the values that I want
5. Klik Next
6. Isi pada Number of columns dengan nilai 2, Col : L-Laki-Laki, Col2 : P-Perempuan
7. Klik Finish
Field Jenis Kelamin sudah berhasil kalian edit tipenya menjadi Lookup Wizard, maka hasilnya nanti pada saat setiap penginputan data tidak perlu diketik lagi namun hanya memilih L/P.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 9
F. Mendesain Bentuk Tampilan (Form)
Untuk membuat Form pastikan tab menu Create aktif
Klik icon Form Design
Maka selanjutnya akan muncul Form Design Standar seperti dibawah ini
1. Memasukkan Fields ke Form
a) Klik icon Add Existing Fields untuk mengeluarkan Field List
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 10
b) Double klik satu persatu pada Field untuk memasukan field ke dalam form
Maka field tersusun semua dalam form seperti gambar di atas
c) Atur kotak text, kira-kira sesuai dengan ukuran masing-masing field
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 11
2. Membuat Tombol Perintah
Button berguna untuk membuat tombol perintah pada form. Tombol Button akan
melaksanakan intruksi sesuai dengan perintah sesuai tombol Button yang Bapak/Ibu
pilih agar memudahkan pengoperasian pada saat entry data.
a) Klik tombol Button yang ada pada menu Design.
b) Arahkan kursor ke dalam bagian bawah form dimana tombol Button akan diletakkan
kemudian klik.
c) Setelah diklik akan muncul form aksi (Actions) yang dikelompokkan menurut
kategorinya (Categories). Pada contoh berikut ini kalian akan menentukan pilihan
tombol untuk menambah record
(data).
Pada Categories pilih: Record Operation
Pada Actions pilih: Add New Record
Klik Next
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 12
d) Klik option Text: Pada kotak text ketik Tambah, klik Next
e) Ketik nama tombol cmdTambah dan klik Finish
f) Kerjakan dengan perintah yang sama untuk tombol Hapus dan Keluar dari Form.
Modul MS. Access 2007
3. Memberikan Judul Tampilan (Form)
a) Klik icon Label
b) Arahkan kursor ke dalam bagian atas form dan klik, ketik FORMULIR DATA
MAHASISWA PENDIDIKAN MATEMATIKA USD
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 13
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 14
4. Mengedit Caption Field
a) Klik Caption yang akan di edit misalnya Nomor Urut
b) Klik Property Sheet, maka muncul daftar Property
c) Pada tabulasi Format ganti Caption dengan No. Urut
G. Mendesain Model Print Out (Report)
Pada kasus ini kalian akan mengunakan fasilitas Wizard agar cepat dalam pembuatan
laporan atau report. Berikut adalah tahapannya:
1. Pastikan tab menu berada pada Create, klik icon Report Wizard
2. Maka muncul form dialog seleksi field berikut
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 15
3. Klik tanda > untuk memilih field yang akan di tampilkan ke laporan (pada contoh ini
No tidak di pilih), klik Next, dan klik Next sekali lagi
4. Maka selanjutnya akan muncul form grouping.
Pada tahap ini ditanyakan apakah kalian mau membuat Group data? Pada contoh ini kita
tidak akan membuat grup data. Untuk itu langsung klik Next.
5. Selanjutnya akan muncul form Sort order seperti di bawah ini.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 16
Pada tahap ini ditanyakan apakan kalian mau mengurutkan data ? Apabila Ya,
berdasarkan field apa? Pada contoh ini urutkan data berdasarkan field NIM.
Klik pada combo 1, urutkan berdasarkan NIM. Klik Next
6. Selanjutnya akan muncul form dialog mengatur kertas report,
klik Orientation : Landscape. Klik Next
7. Selanjutnya akan muncul pilihan setelan report seperti di bawah ini:
Kalian cukup mengunakan setelan Office saja, klik Next
8. Selanjutnya akan muncul kotak teks untuk memberi nama Report yang telah dibuat.
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 17
Ketik title report: LAPORAN BIODATA MAHASISWA, klik Finish
9. Maka terciptalah Model Print Out secara Laporan yang siap dicetak dengan tampilan
seperti berikut:
TUGAS 1:
1. Buatlah tabel BIODATA MAHASISWA yang mencakup: NIM, nama, jenis kelamin,
tempat dan tanggal lahir, golongan darah, alamat email, dan nomor kontak (HP/WA/BBM) !
2. Rancanglah sebuah tabel untuk pendataan dosen pada Prodi Pendidikan Matematika
JPMIPA USD dengan nama tabel BIODATA DOSEN, gunakan data seadanya yang ada
pada web USD!
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 18
H. Mendesain Menu
Pembuatan menu program berupa tombol menu yang memiliki link dengan menu tersebut
dapat dibuat melalui Menu Switchboard.
Langkah membuat Menu Switchboard adalah sebagai berikut :
1. Klik tab menu Database Tools
2. Klik icon menu Switchboard Manager
3. Apabila ada pertanyaan untuk menciptakan satu Switchboard seperti gambar di bawah
maka klik Yes
4. Klik Edit untuk mengubah nama menu, ketik pada kotak Switchboard, Name: Menu
Biodata Prodi P.Matematika
5. Membuat Item Menu
a) Klik New.. untuk membuat item menu tombol Input Data
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 19
b) Pada Text: ketik Input Biodata Mahasiswa
Pada Command: klik combo pilih Open Form in Add Mode
Pada Form: klik combo pilih Form1
Klik OK
c) Klik New.. untuk membuat item menu tombol Laporan:
Pada Text: ketik Laporan Biodata Mahasiswa
Pada Command: klik combo pilih Open Report
Pada Report: klik combo pilih LAPORAN BIODATA MAHASISWA
Klik OK
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 20
d) Klik New.. untuk membuat item menu tombol tutup program:
Pada Text: ketik Tutup
Pada Command: klik combo pilih Exit Application
Klik OK
e) Maka item menu tampak tersusun tiga item. Klik Close
Modul MS. Access 2007
Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected] 21
f) Maka Menu Switchboard siap untuk dijalankan
Klik kanan pada Switchboard
Pilih Open
TUGAS 2:
Lengkapi fasilitas menu Switchboard ini dengan BIODATA DOSEN yang sudah kalian
buat sebelumnya. Silakan diisi datanya (entry), untuk mahasiwa diisi dengan teman 1
kelas praktikum kalian sedangkan data untuk dosen harus lengkap!
Top Related