7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 1/13
DATABASE DAN TABLE
Tujuan
:
Mengenal Obyek Database pada Microsoft Access
Membuat
Database
Membuat Table
Mengatur Property Field pada Tabel
1.1 Database
Pada
Microsoft
Access,
database
merupakan
tempat
menyimpan
data
yang
terstruktur
dan
skematis.
Database
pada
Microsoft
Access
2007
diwujudkan
secara
fisik
berupa
satu
file
dengan
ekstensi
.accdb.
Satu
database
dapat
memuat
beberapa
object
seperti
pada
table
berikut.
Tabel I. Object-object pada Database Microsoft Access 2007
Nama
Object
Fungsi Table
Digunakan
untuk
menyimpan
data
Query
Merupakan
fasilitas
untuk
memilih
dan
mengubah
isi
data
(modifikasi
data).
Form
Digunakan
untuk
antarmuka
pengisian
data
Report
Digunakan
untuk
mencetak
isi
data
ke
piranti
keluaran
(printer)
Macro
Digunakan
untuk
menyimpan
sekumpulan
instruksi-instruksi
yang
sering
digunakan
secara
rutin
Module
Digunakan
untuk
menuliskan
kode-kode
tambahan
diluar
instruksi
rutin,
dan
dapat
digunakan
oleh
semua
form.
Membuat Database Baru
Aktifkan
Access,
pada
panel
utama,
pilih
blank
database.
Di
sebelah
kanan
panel,
pada
text
File
Name,
tuliskan
nama
file
yang
akan
menjadi
nama
database
tersebut.
Pada
Access,
nama
database
biasanya
identik
dengan
nama
file,
dan
pada
Access
2007,
diberi
ekstensi
file
.accdb.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 2/13
Perhatikan
juga
lokasi
tempat
menyimpan
file
tersebut.
Jika
tidak
ditentukan
secara
spesifik,
biasanya
file
database
otomatis
akan
disimpan
pada
folder
MyDocuments.
Jika
ingin
mengganti
lokasi
penyimpanan
file,
klik
icon
folder
di
sebelah
kanan
text
File
Name.
Pada
tutorial
ini,
akan
dibuat
sebuah
database
dengan
nama
“Pegawai”.
Klik
tombol
“Create”.
1.2
Table
Tabel
merupakan
tempat
fisik
untuk
menyimpan
data.
Agar
data
dapat
disimpan
dengan
baik,
maka
table
harus
dibuat
dengan
format
yang
sesuai
dengan
keperluan
data
tersebut.
Satu
table
akan
terdiri
dari
satu
atau
beberapa
field
(ditampilkan
sebagai
kolom),
dan
dapat
diisi
dengan
satu
atau
beberapa
data
(satu
data
disebut
dengan
record,
ditampilkan
sebagai
baris).
Setiap
field
harus
diberi
nama
dan
harus
didefinisikan
tipe
data
serta
ukurannya
(panjang
field),
misalnya
berupa
angka,
huruf,
tanggal
dan
lain-lain.
Ukuran
ditentukan
dari
tipenya,
misalnya
untuk
tipe
data
angka,
ukurannya
dapat
berupa
bilangan
bulat
atau
pecahan.
Untuk
bilangan
bulat,
misalnya,
dapat
dibagi-bagi
lagi
menjadi
beberapa
jenis
tergantung
dari
berapa
banyak
nilai
yang
akan
ditampung.
Jika
ditentukan
integer,
misalnya,
maka
nilai
yang
dapat
ditampung
maksimum
adalah
32000.
Jika
ingin
lebih
dari
32000,
dapat
dipilih
tipe
data
Long
Integer.
Primary
key
adalah
field-field
yang
dipilih
untuk
menjaga
keunikan
data
dalam
satu
baris/record.
Primary
key
dapat
berupa
satu
field
atau
gabungan
beberapa
field
(composite
key).
Satu
table
biasanya
selalu
memiliki
satu
field
sebagai
primary
key.
Langkah-langkah
membuat
table
secara
umum
adalah
:
1.
Definisikan
nama
field-field
penyusun
table
(struktur
table)
2.
Definisikan
tipe
data
dan
ukuran
setiap
field
3.
Tentukan
Primary
Key
4.
Lengkapi
property
setiap
field
5.
Hubungkan
field
dengan
field
dari
table
lain
(jika
table-table
tersebut
saling
berhubungan).
Membuat Table
Database
yang
baru
dibuat
belum
diisi
dengan
apapun.
Biasanya,
Access
akan
langsung
menampilkan
menu
untuk
membuat
table.
Table
dapat
dibuat
dengan
menggunakan
dua
cara
tampilan
yaitu
Design
view
dan
Datasheet
View.
Gambar
di
bawah
menunjukkan
tampilan Datasheet View.
Biasanya
Access
langsung
menganggap
kolom
pertama
pada
Datasheet
View
ini
sebagai
Primary
key,
dan
diberi
judul
kolom
“ID”.
Untuk
menambah
kolom
baru,
cukup
klik
text Add New Field.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 3/13
Untuk
mengubah
judul
kolom,
klik
2x
pada
judul
kolom
dan
tuliskan
nama
kolom
baru.
Untuk
menentukan
tipe
data
setiap
kolom
/
field,
gunakan
menu
Datasheet
di
bagian
atas.
Setelah
menuliskan
semua
kolom,
table
tersebut
dapat
disimpan
untuk
dimodifikasi
lebih
lanjut.
Biasanya,
modifikasi
table
lebih
mudah
dilakukan
menggunakan
Design
View.
Untuk
menyimpan
table
klik
tanda
close
(x)
di
sebelah
kanan
atas
table,
atau
klik
kanan
pada
bagian
atas
table
dan
pilih
menu
Save As.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 4/13
Untuk
melihat
tampilan
pada
design
view,
klik
pada
nama
table,
dan
klik Design View
Berikut
ini
tampilan
pada
Design
View
Tipe
data
dapat
diubah
melalui
pilihan
pada
kolom
sebelah
kanan
(Data
Type)
dan
ukurannya
dapat
diubah
melalui
tab General di
bagian
bawah
tabel.
Beberapa
Properties
pada
Tab
General
:
Field Size
Digunakan
untuk
menentukan
ukuran
field.
Ukuran
field
akan
tergantung
pada
tipe
datanya.
Jika
field
berupa
text,
maka
ukurannya
adalah
banyaknya
karakter
pada
text
tersebut.
Sedangkan
untuk
field
bertipe
number
(angka),
maka
ukurannya
adalah
tipe
bilangan
tersebut
apakah
bilangan
bulat
(integer,
long
integer),
atau
bilangan
real
(single,double),
dan
seterusnya.
Format
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 5/13
Digunakan
untuk
menentukan
format
tampilan
data,
biasanya
untuk
tipe
data
angka
atau
tanggal
(Date).
Bebeapa
contoh
format
misalnya
format
angka
dan
tanggal
seperti
pada
gambar
berikut
:
(a)
Format
Angka
(b)
Format
Tanggal
Input Mask
Digunakan
untuk
menentukan
format
masukan
data,
misalnya
untuk
kode
yang
sudah
ditentukan
format
tertentu
seperti
3
karakter
huruf
besar,
2
karakter
angka,
dan
seterusnya.
Misalnya
untuk
pemasukan
nomor
telpon
:
(kode
area)
–
(no
telpon)
:
xxx
–
yyyyyyyy
Input
Mask
dapat
diterapkan
dengan
dua
cara
yaitu
dengan
menggunakan
contoh
yang
sudah
tersedia,
dengan
cara
menekan
tombol
di
sebelah
kanan
input
mask
dan
memilih
contoh
pada
kotak
dialog
seperti
gambar
berikut,
atau
dengan
mengisikan
sendiri
format
yang
diinginkan.
Input
Mask
dapat
dibuat
sendiri
dengan
menggunakan
format-format
karakter
seperti
pada
Table
2.
Setiap
karakter
mewakili
format
tertentu.
Tabel
2
.
Karakter
pada
InputMask
Karakter
Keterangan
0
Hanya
dapat
diisi
dan
harus
diisi
dengan
angka,
0
sampai
9,
tidak
boleh
ada
tanda
–
atau
+.
9
Hanya
dapat
diisi
(boleh
dikosongkan)
dengan
angka
0
sampai
9,
tidak
boleh
ada
tanda
–
atau
+.
#
Boleh
diisi
dengan
angka
atau
dikosongkan.
Spasi
akan
ditampilkan
kosong
ketika
pengisian
data,
teta i
s asi
koson
akan
dihilan kan
ketika
data
disim an.
L
Harus
diisi
den an
huruf
A
hin a
Z
?
Boleh
diisi
dengan
huruf
A
hingga
Z
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 6/13
A
Harus
diisi
dengan
angka
atau
huruf,
tidak
boleh
kosong.
a
Boleh
diisi
dengan
angka
atau
huruf
&
Harus
diisi,
isi
boleh
berupa
karakter
apa
saja
atau
spasi
kosong
C
Boleh
diisi
atau
tidak
diisi,
isi
boleh
berupa
karakter
apa
saja
.
,
;
-
/
Pemisah
untuk
tanda
decimal,
ribuan,
tanggal
dan
waktu.
Karakter
mana
yang
sebenarnya
digunakan
bergantung
pada
regional
setting
komputer
pada
control
panel.
>
Mengubah
semua
karakter
menjadi
huruf
kecil
<
Mengubah
semua
karakter
menjadi
huruf
besar
!
Membuat
agar
inputmask
menampilkan
karakter
dari
kanan
ke
kiri.
\
Menentukan
agar
karakter
yang
diikuti
oleh
tanda
\
ditampilkan
sebagai
karakter
literal,
misalnya
\A,
akan
ditampilkan
sebagai
“A”.
Jika
inputmask
diisi
dengan
“Password”
maka
semua
karakter
yang
diisikan
pada
text
tersebut
akan
diubah
menjadi
karakter
(*),
tetapi
disimpan
sebagai
karakter
aslinya.
Format
pada
inputmask
hanya
berlaku
pada
pengisian
data
dan
tidak
berlaku
pada
saat
import
data
atau
menjalankan
query.
Jika
pendefinisian
inputmask
dilakukan
bersama-sama
dengan
pendefinisian
Format,
maka
tampilan
data
akan
mengikuti
property
Format
dan
inputmask
akan
diabaikan.
Tetapi
data
tetap
akan
disimpan
seperti
pada
inputmask,
dan
format
tidak
akan
mengubah
isi
data,
hanya
mengubah
tampilan
data.
Tabel
berikut
ini
menunjukkan
beberapa
contoh
penggunaan
format
input
mask.
Tabel 3. Contoh Penggunaan Format pada Input Mask
Format
Keterangan dan Contoh Isi Data
(000)
000-0000
(206)
555-0248
Harus
diisi
dengan
angka
0
sampai
9,
tidak
boleh
dikosongkan.
(999)
999-9999
(206)
555-0248
atau
(
)
555-0248
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 7/13
Boleh
dikosongkan,
tetapi
jika
diisi,
maka
hanya
dapat
diisi
dengan
angka
(000)
AAA-AAAA
(206)
555-TELE
Tiga
karakter
pertama
dalam
tanda
kurung
harus
diisi
dengan
angka.
Karakter
berikutnya
boleh
diisi
dengan
karakter
apa
saja,
tetapi
tidak
boleh
dikosongkan
#999
–20
atau
2000
Boleh
diisi
/
tidak
diisi.
Tetapi
jika
diisi,
harus
diisi
dengan
angka.
>L????L?000L0
GREENGR339M3
atau
MAY
R
452B7
>
,
Semua
karakter
akan
diubah
menjadi
huruf
besar
L
,
Karakter
pertama
harus
berupa
huruf
????,
empat
karakter
berikutnya
boleh
kosong
L
,
karakter
ke
enam
harus
diisi
huruf
?,
karakter
ke
tujuh
bebas
000,
karakter
ke
8-10
harus
diisi
dengan
angka
L
,
karakter
ke
11
harus
diisi
dengan
huruf
0,
karakter
ke
12
harus
diisi
dengan
angka
>L0L
0L0
T2F
8M4
>
,
Semua
karakter
akan
diubah
menjadi
huruf
besar
L0L,
karakter
pertama
dan
ketiga
harus
berupa
huruf,
karakter
kedua
harus
berupa
angka.
Diselingi
dengan
satu
spasi
kosong
0L0
,
karakter
ke
lima
dan
ketujuh
harus
berupa
angka.
00000-9999
98115-
atau
98115-3007
Hanya
lima
karakter
pertama
yang
harus
diisi
dengan
angka,
karakter
berikutnya
boleh
diisi
boleh
dikosongkan.
Jika
diisi,
hanya
dapat
diisi
dengan
angka.
>L<??????????????
Maria
atau
Brendan
Karakter
pertama
akan
diubah
menjadi
huruf
besar,
minimal
harus
diisi
dengan
satu
karakter,
dan
karakter
berikutnya
akan
diubah
menjadi
huruf
kecil,
Maksimum
15
karakter.
SSN
000-00-0000
SSN
555-55-5555 Karakter
pertama
dimulai
dengan
karakter
“SSN”,
dan
diikuti
dengan
sisa
karakter
yang
harus
berupa
angka
>LL00000-0000
DB51392-0493
Caption
Digunakan
untuk
memberi
judul
kolom
yang
berbeda
dengan
nama
field.
Judul
yang
tertulis
pada
caption
akan
ditampilkan
pada
table
dan
form.
MIsalnya
ada
field
dengan
nama
: kd_brg,
dapat
diberi
caption
“Kode
Barang”
untuk
memudahkan
user
memahami
maksud
field
tersebut.
Default
Value
Digunakan
untuk
menentukan
nilai
yang
otomatis
akan
diisikan
jika
kolom
tersebut
dikosongkan.
Validation Rule dan Validation Text
Validation
Rule
digunakan
untuk
menentukan
aturan
atau
kondisi
yang
harus
dipenuhi
oleh
data
yang
akan
diisikan
pada
kolom
tersebut.
Misalnya,
untuk
field stock,
maka validation rule
nya
adalah
>=0,
artinya
tidak
boleh
mengisikan
stok
negatif.
Validation
Text
digunakan
untuk
menentukan
pesan
yang
akan
ditayangkan
jika
terjadi
pelanggaran
aturan
penulisan
yang
sudah
ditetapkan
pada
Validation
Rule.
Contoh
:
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 8/13
Ketika
table
dijalankan,
dan
dicoba
mengiskan
nilai
negatif
pada
field
stock,
database
akan
menampilkan
pesan
sebagai
berikut
:
Validation
Rule
dapat
juga
diisi
dengan
nilai
antara,
misalnya,
umur
pegawai
antara
18
hingga
65
tahun,
maka
pada
validation
rule
dapat
dituliskan
:
>=18
AND
<=
65
Required dan Allow Zero Length
Property
Required
digunakan
untuk
menyatakan
apakah
field
tersebut
harus
diisi
melalui
proses
entri
data
atau
tidak
Property Allow Zero Length
digunakan
untuk
menentukan
apakah
field
tersebut
boleh
dikosongkan
(Yes)
atau
harus
ada
isinya
(No).
Indexed
Property
Indexed
digunakan
untuk
mempercepat
fasilitas
pencarian.
Jika
Index
ditetapkan,
maka
field
tersebut
akan
diurutkan
sehingga
mempermudah
pencarian.
Index
dapat
dipilih
Duplicates
OK
atau
No
Duplicates.
Jika
dipilih
Duplicates
OK,
berarti
field
yang
ditentukan
sebagai
index
boleh
diisi
dengan
data
yang
sama,
sedangkan
jika
dipiilh
No
Duplicates
berarti
tidak
boleh
ada
isi
data
yang
sama
pada
field
tersebut.
Text
Align
Text
align
digunakan
untuk
menentukan
perataan
text,
misalnya
justified,
rata
kiri
(left)
atau
rata
kanan
(right).
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 9/13
Membuat
Primary
Key Untuk
menentukan
sebuah
field
sebagai
primary
key,
dapat
dilakukan
dengan
dua
cara
yaitu
dengan
menyorot
field
yang
dipilih
dan
klik
simbol primary key
pada
bagian
menu
(gambar
kiri)
atau
klik
kanan
pada
field
tersebut
dan
pilih
menu primary key (gambar
kanan).
Jika
lebih
dari
satu
field
yang
akan
dibuat
menjadi
primary
key,
sorotlah
field-field
tersebut
secara
bersamaan,
klik
kanan
dan
pilih
menu primary key.
Tab Lookup
Tab
lookup
digunakan
untuk
mengatur
isi
sebuah
text
yang
biasanya
berupa
pilihan
tertentu.
Sumber
pilihan
data
dapat
berupa
nilai
yang
diisikan
sendiri,
atau
diambil
dari
table
lain.
Untuk
mengatur
lookup,
display
biasanya
dibuah
menjadi
combo
box
atau
listbox.
Berikut
ini
contoh
pengaturan
lookup
pada
field
“Status”
yang
akan
diisi
dengan
2
pilihan
nilai
yaitu
“S”
dan
“M”.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 10/13
1.
Klik
field
status,
klik
lookup.
Ubah
property
“Display
control”
menjadi
“combo
box”
2.
Pilih
property
Row
source
type
menjadi
Value
list
3.
Isi
property
row
source
dengan
nilai
pilihan,
masing-masing
dipisahkan
dengan
tanda
titik
koma
(;),
Save
table.
4.
Jika
Lookup
akan
mengacu
ke
table
lain,
pilih
Row
Source
Type
“Table/Q uery”,
dan
pada
Row
Source,
pilih
nama
tabel
yang
akan
diacu.Biasanya
field
pada
tabel
lain
yang
diacu
adalah
field
Primary
Key
yang
disimpan
sebagai
field
pertama.
Misalnya
ingin
mengacu
pada
tabel
t_pegawai
dengan
field
pertama
adalah
“NIP”.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 11/13
Column
Count
digunakan
untuk
menentukan
berapa
banyak
kolom
dari
table
yang
diacu
akan
ditampilkan.
Jika
diisi
lebih
dari
1,
maka
combo
box
akan
menampilkan
beberapa
kolom
dari
table
yang
diacu,
tetapi
hanya
satu
field
yang
akan
disimpan
(bound
column
=
1).
Setelah
table
disimpan
dan
dijalankan
kembali,
maka
tampilan
kolom
NIP
akan
menjadi
seperti
gambar
berikut.
5.
Jika
Row
Source
Type
diisi
dengan
table/Query,
tetapi
hanya
ingin
menampilkan
nilai
tertentu
dari
table
tersebut,
maka
kita
dapat
membangun
sebuah
query
(akan
dibahas
lebih
lanjut).
Misalnya,
hanya
ingin
menampilkan
NIP
dari
table
“t_pegawai”,
yang
isi
field
gol
=
“2”
saja.
Pada
saat
mengisi
Row
source,
klik
tanda
titik
tiga
(…)
di
bagian
kanan
row
source
hingga
terbuka
panel
query
seperti
gambar
berikut
:
Klik
Yes,
akan
ditampilkan
panel Query Builder seperti
pada
gambar
berikut.
Klik
field-field
yang
akan
ditampilkan
(NIP
dan
Nama),
klik
field
Gol
(untuk
menentukan
criteria
data),
dan
pada Criteria
isikan
ketentuannya
yaitu
Gol
=
“2”.
Uncheck
bagian Show
di
bawah
field
Gol
untuk
mengatur
agar
isi
data
field
Gol
tidak
ditampilkan.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 12/13
Isi
criteria
data
yang
ingin
ditampilkan
Unchek
bagian
Show
Setelah
selesai,
klik
kanan
pada
query
builder
dan
pilih
menu
Close
Pada
kotak
dialog
berikut,
pilih
YES
Hasil
query
tadi,
maka
row
source
akan
terisi
dengan
perintah
Query
seperti
pada
gambar
berikut
:
Simpan
table
dan
jalankan
seperti
biasa.
Perhatikan
data-data
yang
ditampilkan
pada
kolom
NIP
tersebut.
7/23/2019 Modul Awal Access (1)
http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 13/13