Etude de cas :
Mise en place d'une cellule de veille juridique
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CONTENU
•Contexte•Organigramme fonctionnel avant la réorganisation•Cartographie du processus de veille avant la réorganisation•Analyse de causalité•Nouveau processus de veille (simplifié)•Elaboration du plan de veille
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CONTEXTE
1. Formulation de la demandeL'objectif de renforcer la capacité d'information et de conseil juridique d'une organisation par la mise en place d'une Cellule de veille juridique affectée à son département juridique.
2. Expression de besoin
2.a) Brain storming sur la veille juridique (synthèse et catégorisation)
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La veille juridique c'est : Le service de veille juridique délivré c'est :
La veille juridique ça pourrait être aussi :
La limite à la veille juridique c'est :
Etre à jour Envoi aux abonnés du service de veille des produits d'information de veille
Suivre l'évolution de l'actualité législative et réglementaire pour pouvoir informer à la demande (usagers du service)
La transparence suffisante (publication, information) des données juridiques publiées ou disponibles dans un cadre juridique spécifique organisant la diffusion des textes et permettant l'accès au droit.
Information juridique Envoi aux abonnés de l'information continue l'actualité juridique et réglementaire
Information en temps réel des bénéficiaires (usagers du service)
Etre informé de l'actualité législative et réglementaire dans un domaine précis
Recherche et transmission d'information juridique et réglementaire actualisée
Produire une analyse en plus de transmettre l'information brut
Etre à jour de en matière législative et réglementaire
Recherche à la demande sur un sujet spécifique : constitution d'un dossier documentaire juridique à jour incluant des éléments de droit comparé
Evaluer des tendances réglementaires probable afin d'anticiper d'identifier des hypothèses juridiques dans l'avenir pour des domaines d'application concret
2.b) périmètre du projet• La mission de la cellule de veille est de collecter, diffuser et/ou traiter l'information juridique la plus à jour possible (=le plus proche possible du temps réel).• Le périmètre "matériel" de la veille juridique est constitué par l'information juridique publiée. • Le périmètre "matière" est le droit des affaires interne, européen et normatif • Le service de veille a la responsabilité de sélectionner l'actualité hors périmètre pertinente pour les intérêts des usagers du service : information juridique non publiée, information non juridique publiée, toute autre information non publiée .
3. Valorisation du projetEn interne : • Renforcement stratégique du client (identification de nouveaux produits, nouveaux marchés, nouvelles ressources internes, nouveau positionnement marché)• CA additionnel issu de la vente de produits et services de veille aux usagers du service de veille
En externe : • Impacts fiscaux et business pour les usagers du service de veille
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ORGANIGRAMME FONCTIONNEL AVANT LA RÉORGANISATION
Comité exécutif
Direction Générale
Service Economique
Service CommunicationService Juridique
Président
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Services Généraux
Veille juridique
Rédaction analyse actu légis. et régl.
Conseil juridique interne et externe
Construction positions doctrinales
internes
Mise à jour pages juridiques site web de l'organisation
Sites Internet juridiques
Alertes News
Interventions (conférences, formations)
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Processus
Service économique
Institutions normatives publiques et privéesOrganes de presse
Acteurs économiques
Actualités juridiques (site web)
Rapports, articles, communiqués, événements,
interviews, forum Internet
Textes existantsNouveaux textes
News presseLittérature grise
Documents internes
organisationClients de
l'organisationInstitutions normatives publiques et privées
MediasInternautes
Service juridique
Services généraux Service Communication
Organisation
Surveillance actualité (identifier, collecter)
Traitement intellectuel
Rédaction synthèse ou résumé
Sélection informations
Transmission interne Plan d'action Mise en oeuvre
Organes internes
CARTOGRAPHIE DU PROCESSUS DE VEILLE JURIDIQUE AVANT LA RÉORGANISATION
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ANALYSE DES CAUSES
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NOUVEAU PROCESSUS DE VEILLE (SIMPLIFIÉ)
Document juridique primaire
Commentaires
Littérature grise
Information informelle (AV, conf...)
CommunicationsActualité juridique
Réception veille automatique
personnalisée ou standardisée
Sélection veille manuelle
Traitement intellectuel (VA)
Déclinaison produits de veille
Commentaires (institutionnels ou
éditoriaux)Publication texteNouveau texteCommunication sur un
texte en préparation
Diffusion temps réel suivant
disponibilité doc primaire
Diffusion différée : information VA
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ELABORATION DU PLAN DE VEILLE
Processus d'élaboration du plan de veille :
•Sélection des pages pertinentes par site•Identification des zones (cadre, page entière) à surveiller•Caractérisation du contenu pertinent (combinaisons texte, lien, image...), fonctionnalité associée, descriptif contenu•Détermination fréquence mise à jour (date dernière mise à jour), action périodique à prévoir (périodicité, type d'action).•Référencement des pages : organisation, URL, titre, nommage dans l'arborescence du site•Indexation (domaines, typologie contenus, organisations...)•Choix des clés de tri de dossiers (arborescence système ou favoris par exemple, assurer la cohérence avec l'existant)•Choix des principes de référencement et de nommage•Configuration du système de veille en fonction de la structure définie•Maintenance et revue périodique de l'ensemble
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PLAN D'ACTION GÉNÉRAL
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Plan d'action mise en place Service de Veille En charge Intervenant Avancement Echéance Date revueConstitution plan de veille
Sélection des pages pertinentes par site
Identification des zones à surveiller
Caractérisation du contenu pertinent
Référencement des page
Choix des clés de tri de dossiers
Configuration du système de veille (automatique et manuelle)
Revue d'avancement projetPilote
Balayage quotidien aléatoire de pages (vérification pertinence et cohérence)
Reporting quotidien des erreurs
Correction des erreurs
Revue d'avancement projetFormation, documentation Recette
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ANNEXES
•Deux Etude de cas•Processus général de veille
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Cas réel n°1
COMPARATIF : 2 ETUDES DE CAS
Organigramme fonctionnel
Direction juridique
Juriste (Dt social)
Juriste (Dt fiscal)
Juriste (Dt sociétés)
Produits et services de veille juridique
Juristes
Conseils juridiques par téléphone
Actu législative Sites Internet
Dossiers documentaires
Revues
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Service économique
Juriste Communication
Veille juridique
Activités sectorielles
Sites Internet Newsletters Contacts Communiqués Conférences
Bulletin actualité juridique
Diffusions rapports d'études
Evénementiel
Organigramme fonctionnel
Produits et services de veille juridique
Cas réel n°2
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PROCESSUS GENERAL DE VEILLE
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ObservationManuelle (linéaire web et moteurs internes)Automatisée (RSS, mailing lists)
Repérage et récupérationLectureExport/Copier-coller/Enregistrement
SélectionSuppression des doublonsSuppression infos non pertinentes
Communication
Classification et enrichissementIndexation/classificationInterprétation, mise en valeur contenu
Consultation
Information interneCommunication destinatairesEnregistrement partagéConservation
Exploitation
Formation système (outil, contenus)Accessibilité (droits, configuration, outils)
Veille
Communication interne/externeInsertion dossier en coursMise à jour KMAutres actions...
Axes de sélection/action : Force/Risque/opportunité/menace
FormulationCompréhension, formulation, identification des sources, choix des outils, validationdu format des livrables
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