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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPEN E.S.P.
ORGANIGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Tramitar Quejas y Reclamos
Gestión Documental
Elaborar la Ejecución Mensual del Presupuesto
Elaborar Disponibilidades Presupuestales
Recaudar los Impuestos Municipales
Elaborar Pago de Obligaciones
Elaborar el Sistema Contable
Gestión Financiera
Elaborar
Inventarios
Administrar Bienes y
Elementos
Registrar Salida de Elementos
Rendir Cuentas
de Almacén
Adquirir Elementos
Gestión de Almacén
Archivo
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Recibir, Radicar y Distribuir
Correspondencia
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ORGANIGRAMA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
GESTION DE CONTROL
INTERNO
Evaluación del Sistema de
Control Interno contable
Gestión Institucional - Evaluación Independiente
Evaluación del Sistema de
Control Interno Contable
Auditoría Interna
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ORGANIGRAMA GESTIÓN DEL PERSONAL
GESTION DE
PERSONAL
Evaluación del Desempeño –
Instrumentos para Evaluar
Programa de Bienestar Social e
Incentivos
Evaluación del Desempeño Laboral - Fijación de Metas
y Objetivos de los Empleados
Salud Ocupacional Realizar Capacitación
Inducción
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ORGANIGRAMA ASESORÍA JURÍDICA
GESTION DE LA
SECRETARÍA JURÍDICA
Actos Administrativos
Acciones Constitucionales
Contratación
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE LA GERENCIA
Código
Versión
1. PROCESO: ACTO ADMINISTRATIVO
2. OBJETIVO: Concretar propuestas del las Empresas Públicas que estén de acuerdo con el Código Contencioso administrativo en el aspecto formal, plasmar una decisión o la voluntad de la Entidad en un documento.
3. ALCANCE: Dirigido a la prestación de asesoría de acuerdo a la Ley, Ley 489 de 1.998
4. BASE LEGAL: Constitución Política de 1.991 y Código Contencioso Administrativo.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTO
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Acto Administrativo
1 Elaborar acto administrativo como consecuencia de un derecho de petición o todo tipo de manifestación de voluntad por escrito expedida por las diferentes dependencias. Estas son recibidas por la Gerencia.
Gerente Gerencia Verificar que se elabore el Acto Administrativo
Acto Administrativo
2 Clasificar acto administrativo. Pueden ser de carácter particular general.
Gerente Asesor Jurídico
Gerencia Oficina Jurídica
Verificar que se clasifique el acto administrativo de acuerdo a su carácter
Acto Administrativo
4 Resolver o efectuar el recurso de reposición ante el mismo funcionario
Gerente Asesor Jurídico
Gerencia Oficina Jurídica
Verificar que se efectúe la reposición o apelación según el caso
Reposición Apelación
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5 Notificar acto administrativo en la forma y términos establecidos por el C.C.A
Gerente Asesor Jurídico
Gerencia Oficina Jurídica
Verificar que la notificación se haga en los términos establecidos
Acto Administrativo
6. DEFINICIONES: Notificación por edicto: Fijar parte resolutivo del acto administrativo en un sitio de amplia resolución por término de 10 días. El acto administrativo General: Es elevado para beneficio de toda la comunidad, en este caso no precede vía gubernativa. El acto administrativo de Tramite: Es para asuntos dentro de las Empresas Municipales, en este caso no precede vía gubernativa. 7. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Elaborar acto administrativo como manifestación de voluntad por escrito expedida por las diferentes dependencias
Gerencia
Clasificar acto administrativo. Pueden ser de carácter particular general.
Asesor Jurídico
Resolver en los eventos de interposición de recursos
Asesor Jurídico
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE LA GERENCIA
Código
Versión
1. PROCESO: ACCIONES CONSTITUCIONALES
2. OBJETIVO: Responder todas las acciones constitucionales que son notificadas al área jurídica.
3. ALCANCE: Dirigido hacia el cumplimiento de los derechos fundamentales e interese colectivos.
4. BASE LEGAL: Constitución Política de 1991.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Acciones Constitucionales
1 Recibir la Notificación del Juzgado
Dirección Gerencia
Verificar cual es la decisión del juzgado
Acción Constitucional
2 Recibir del juzgado la acción constitucional
Dirección Verificar que la acción sea recibida
Acción Constitucional
3 Recibir la acción constitucional posterior a su revisión por parte del Gerente. Puede ser de tres tipos: Acción de Tutela: Enfocada a la violación de derechos fundamentales o los que estén involucrados con los mismos.
Dirección
Asesor Jurídico
Gerencia Verificar que el Asesor jurídico reciba la acción constitucional
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Acción Popular: enfocadas a los derechos de interés colectivos. Acciones de Cumplimiento: Exigencia a una autoridad o ente público para el cumplimiento de algún reglamente
6. DEFINICIONES: Acción Constitucional: Ley fundamental de una organización del Estado Impugnación: Actividad encaminada a atacar la validez o eficacia de algo en el campo jurídico 7. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Recibir la Notificación del Juzgado
Dirección
El Juzgado envía la acción constitucional a las Empresas Públicas
Dirección
Gerencia
Enviar a la oficina jurídica la acción constitucional posterior a su revisión
por parte del Gerente.
Dirección Asesor Jurídico
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
ALMACEN
Código:
Versión:001
1. PROCESO: ADQUIRIR ELEMENTOS
2. OBJETIVO: Suministrar en forma oportuna los elementos devolutivos y de consumo necesarios a las diferentes dependencias, con el fin de lograr el normal funcionamiento de la entidad.
3. ALCANCE: alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad.
4. BASE LEGAL: Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Manual de Inventarios Ley 80 de1.993
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Adquirir Elementos
1 Solicita elementos Diferentes dependencias
Tesorería
Los cinco primeros días del mes. Formato de pedido en original y 2 copias, firmado con documento de identidad del solicitante.
2 Revisa en Kardex existencia de elementos solicitados
Tesorera
Tesorería
Verificar si los elementos solicitados existan en el almacén
3 Solicita cotizaciones Tesorera
Tesorería
Directorio de Proveedores
4 Analiza mejor cotización en cuanto a calidad y precios
Tesorera
Tesorería
Calidad y Precios
B Disponibilidad
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Presupuestal
1 Solicita disponibilidad presupuestal
Tesorera
Tesorería
Disponibilidad Presupuestal
2 Solicita al proveedor seleccionado
Tesorera
Tesorería
A Elabora Orden de compra
Verificación de los elementos
1 Presupuesto envía la orden al Tesorero
Tesorera
Tesorería
Se confrontan las calidades, cantidades y demás características o especificaciones de los bienes adquiridos o servicios prestados a la institución con los solicitados
2 El Tesorero elabora orden de compra, justifica y firma
Tesorera
Tesorería
3 Envía al ordenador del gasto y luego pasa a tesorería para hacer efectivo el pago
Tesorera
Tesorería
Verificar el ingreso de los elementos al almacén
Original y 3 copias. Original par tramite de pago, copia para archivo de almacén, copia para rendición de cuenta y copia para contabilidad.
2 Firma Tesorero y ordenador del gasto
Tesorera
Tesorería
Firma e ingreso al almacén
Firma y radicación del recibido
3 Descarga en tarjetas de Kardex
Tesorera
Tesorería
Entrada al almacén Legaliza con el ingreso de elementos al almacén Kardex
4 Entrega elementos a las dependencias solicitantes.
Tesorera
Tesorería
Verificar la entrega de elementos a las dependencias
Firma de recibido de las dependencias
5 Guarda comprobante para rendición de cuenta al final del mes.
Tesorera
Tesorería
Comprobante de entrega a las dependencias
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Manual de Inventarios Ley 80 de1.993 7. DEFINICIONES: Stock: Existencias 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
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Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO
ADQUIRIR ELEMENTOS
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Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: ADQUIRIR ELEMENTOS
Objetivo del Proceso: Suministrar en forma oportuna los elementos devolutivos y de consumo necesarios a las diferentes dependencias, con el fin de lograr el normal funcionamiento de la entidad.
Base Legal: Ley 80 de1.993, Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet
Responsable: Tesorero
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Dependencias Solicitud de elementos Entrega de elementos Funcionarios
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Solicita elementos
Revisa en Kardex existencia de elementos solicitados
Solicita cotizaciones
Analiza mejor cotización en cuanto a calidad y precios
Solicita disponibilidad presupuestal
Solicita al proveedor seleccionado
Elabora Orden de compra
El Tesorero elabora orden de compra, justifica y firma
Envía al ordenador del gasto y luego pasa a tesorería para hacer efectivo el pago
Firma Tesorero y ordenador del gasto
Descarga en tarjetas de Kardex
Entrega elementos a las dependencias solicitantes.
Guarda comprobante para rendición de cuenta al final del mes.
Oportuna solicitud de las dependencias
Entrega oportuna y correcta de los elementos por parte del proveedor.
Disponibilidad de recursos
C. VERIFICAR
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Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Adquirir Elementos Compra efectuada / Solicitud de elementos
100% Comprobante para rendición de cuenta al final del mes.
Firma de recibido de las dependencias
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Adquirir loe elementos antes de agotar existencias Registros y actas de entradas al almacén. Verificación de calidades, cantidades y demás características o especificaciones de los bienes adquiridos
Definir puntos de reposición de elementos Entrega de elementos en el menor tiempo posible
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE ALMACÉN
Código
Versión
1. PROCESO: DAR DE BAJA A LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.
2. OBJETIVO: Custodiar los bienes de la Entidad y el manejo de los elementos de consumo, devolutivos e inmuebles, para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz los procesos de la institución
3. ALCANCE: Dar de baja a los elementos devolutivos, inservibles u obsoletos de la entidad, con el fin de organizar sus inventarios y mantener actualizada su contabilidad.
4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios, Constitución Política de Colombia, Ley 598 de 2000, Decreto 2624 del 20 de Septiembre de 1995, Acuerdo 07/72, Resolución 402 Agosto 13 de 2002, Decreto 3512 de 2003.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Dar de Baja
1 Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Todas las Dependencias
Verificar el Oficio de devolución
Oficio de devolución
2 Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se reciba el elemento respectivo
3 Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema
Traspaso de activos
4 Elaborar Acta y Listado de los elementos devolutivos para dar de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se elabore el acta y listado de los elementos
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5 Remitir Acta y Listado, Dirección para su revisión.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se remita a Dirección
6 Aprobar el Acta de baja de los elementos devolutivos por parte de la Alta Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore el acta de baja de elementos
Acta aprobada
7 Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos y entregar Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore la resolución de baja de elementos
Resolución de baja de bienes devolutivos
8 Revisar y firmar la Resolución de baja de los elementos devolutivos Nota: La Resolución establece los diferentes motivos en cumplimiento de la normatividad vigente. Por donación, hurto, destrucción
Dirección
Dirección
Verificar que se explique el motivo de la baja de elementos.
Resolución de baja de bienes devolutivos firmada
9 Ingresar al sistema los elementos dados de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema los elementos dados de baja
Inventario de bienes devolutivos actualizado
10 Ejecutar lo establecido en la Resolución: Donación (Se cumple en base al proceso de donación establecido por la norma) y destrucción.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ejecute lo establecido en la resolución
11 Archivar Resolución de baja de bienes
Funcionario Responsable
Gerencia
Verificar que se archive la resolución.
Resolución archivada
6. DEFINICIONES: Dar de Baja: Salir del Inventario mediante Acto Administrativo
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7. FLUJOGRAMA DE FLUJO
Inicio Aprobar Acta de baja
Gerencia
Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos
Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Dirección
Funcionario Responsable
Revisar y aprobar la Resolución
Dirección
Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia. Ejecutar lo establecido en la
Resolución.
Funcionario Responsable
Dirección
Elaborar Acta de baja y listado de los elementos devolutivos para dar de baja Archivar
los
Dirección
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN SECRETARIA DE RECAUDO
Código
Versión
1. PROCESO: ATENCIÓN AL PÚBLICO
2. OBJETIVO: Mantener un sistema de atención al público eficiente
3. ALCANCE: Atender al Público con eficiencia, eficacia y calidad
4. BASE LEGAL: Ley 115 de 1.994
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A ATENCIÓN AL PÚBLICO
1 Recepcionar la queja o solicitud
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se Gestione la solicitud
Documento oficial
2 Dar Respuesta a la solicitud
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se dé respuesta
Firma de entrega
3 Archivar el documento de respuesta
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se el documento se archive en carpeta
Archivo de carpeta
6. DEFINICIONES:
Público: Perteneciente o relativo a todo el pueblo, común del pueblo o ciudad.
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Secretaria Recaudo
Recepción de la Queja o solicitud
Dar Respuesta a la solicitud
Secretaria Recaudo
Secretaria Recaudo
FIN
Inicio
Archivar el documento de respuesta
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de
Fecha de Aprobación
ALMACEN
Código:
Versión:001
1.PROCESO: ADMINISTRAR BIENES Y ELEMENTOS
2. OBJETIVO: Administración y custodia de los bienes de la Entidad para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz las actividades.
3. ALCANCE: El alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad.
4. BASE LEGAL: Ley 80 de1.993, Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Administrar Bienes Y Elementos
1 Registra con especificaciones respectivas el ingreso de los elementos y bienes de la entidad
Tesorera Tesorería Verificar que los bienes y elementos se entreguen en optimas condiciones
2 Revisa que los bienes devolutivos se encuentran en las dependencias en las cuales figuran en los inventarios.
Tesorera Tesorería Verificar el buen estado de los elementos que figuran en los inventarios periódicamente.
3 Revisa que las características de los artículos se ajusten a las de los bienes adquiridos
Tesorera Tesorería Revisar las características de los artículos, determinar especificaciones.
4 Registra los bienes Tesorera Tesorería Revisar que todos
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inmuebles de propiedad de la entidad
los bienes de la entidad estén registrados en los inventarios y sean depreciados.
5 Maneja pólizas de seguro
Tesorera Tesorería Constatar que los bienes de la empresa estén asegurados.
6 Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles.
Tesorera Tesorería
7 Revisa que en las dependencias le estén dando uso eficiente a los bienes de la Entidad tanto de consumo como devolutivos.
Tesorera Tesorería
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
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CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO PROCESO ADMINISTRAR BIENES Y ELEMENTOS
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Administrar Bienes y Elementos
Objetivo del Proceso: Administración y custodia de los bienes de la Entidad para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz las actividades.
Base Legal: Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios.
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet
Responsable: Tesorera
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Dependencias Solicitud sobre la Administración de bienes y elementos
Inventarios Valorizados Funcionarios
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Registra con especificaciones respectivas el ingreso de los elementos y bienes de la entidad Revisa que los bienes devolutivos se encuentran en las dependencias en las cuales figuran en los inventarios. Revisa que las características de los artículos se ajusten a las de los bienes adquiridos Registra los bienes inmuebles de propiedad de la entidad Maneja pólizas de seguro Recibe facturas de servicios públicos y controla su pago. Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles. Revisa que en las dependencias le estén dando uso eficiente a los bienes de la Entidad tanto de consumo como devolutivos.
. Manejo correcto de todo el movimiento, tanto de ingresos como de egresos. . Seguimiento de los elementos en las diferentes dependencias
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
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Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Administrar Bienes y Elementos
Bienes que se encuentran en uso/ Bienes en inventarios
100% Informe sobre la correcta administración y uso de los bienes y elementos, devolutivos y de consumo
Inventarios Valorizados
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Correcta Administración y custodia de los bienes y elementos de la entidad Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles.
Constatación del buen uso de los elementos Control Administrativo
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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Empresas
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de 04
Fecha de Aprobación
ALMACEN
Código:
Versión:
1. PROCESO: ELABORAR INVENTARIOS
2. OBJETIVO: Cotejo entre lo físico, estableciendo las diferencias que muestran los inventarios, identificar y unificar la denominación de los bienes materiales inventaríales que posee las Empresas Públicas. Controlar y mantener la información al día relacionada con los bienes muebles e inmuebles, las entradas (Ingresos) y salidas (Egresos) de los elementos, los activos fijos y los diferentes activos de las EMPEN.
3. ALCANCE: Generar los informes relacionados con el estado actual de los elementos de custodia, consumo y los diferentes activos con que cuentan las Empresas Públicas.
4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios Constitución Política de Colombia.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Elaborar Inventario
1 Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien
Asesor de control interno
Tesorería
Control Interno Clasificación de los bienes del almacén, codificación de inventarios individuales
Base de datos
2 Verifica las características de cada bien, registradas en kardex
Asesor de control interno
Tesorería
Control Interno Verificación de características de los bienes
3 Verifica contra tarjetas de kardex
Asesor de control interno
Tesorería
Control Interno Confrontación de tarjetas de inventarios, contra las existencias, Verificación altas y bajas de almacén
Base de Datos
4 Diligencia el formato de inventarios de almacén,
Asesor de control interno
Control Interno Verificación del estado y ubicación del bien
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estableciendo estado y ubicación del bien
Tesorería
5 Firma del responsable
Asesor de control interno
Tesorería
Control Interno Inventario General de Almacén
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Manual de Inventarios 7. DEFINICIONES: Cotejo: Comparar 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
CARACTERÍZACIÓN DEL Página
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Empresas Públicas de
Pensilvania
MACROPROCESO
ELABORAR INVENTARIOS
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Elaborar Inventarios
Objetivo del Proceso: Cotejo entre lo físico, estableciendo las diferencias que muestran los inventarios, identificar y unificar la denominación de los bienes materiales inventaríales que posee el Municipio.
Base Legal: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet
Responsable: Tesorero, Contador, Control Interno.
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Dependencias Solicitud de inventario Inventario General del almacén
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien Verifica las características de cada bien, registradas en kardex Verifica contra tarjetas de kardex Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien Firma Responsable.
Lo descargado en tarjetas de Kardex debe corresponder exactamente a los Ingresos y egresos realizados durante el período.
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Elaborar Inventarios
Bienes asegurados / bienes totales.
Existencias reales/ Existencias en Kardex
100% Inventario Inventario General de Almacén
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D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Control Financiero de los Inventarios Codificación de Inventarios individuales. Revisión de soportes de Altas
y Bajas de almacén.
Elaborar el inventario oportunamente, con el fin de cumplir con los requerimientos de la contraloría
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página: 01 de 03
Fecha de Aprobación
BODEGA
Código:
Versión:
1.PROCESO: SALIDA DE ELEMENTOS
2. OBJETIVO: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.
3. ALCANCE: Funcionarios de la Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN
4. BASE LEGAL:
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° EATAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Registrar Salida de Elementos
1 Elabora formato de pedido
Operario de acueducto o de alcantarillado
Dependencia
solicitante
2 Radica en la Bodega Operario de acueducto o de alcantarillado
bodega
3 Verifica existencias en Kardex.
Tesorera tesorería
4 Elabora comprobante de egreso.
Tesorera tesorería Se cargan a los inventarios individuales todos los elementos devolutivos salidos de la bodega
5 Descarga en tarjeta de Kardex.
Tesorera tesorería Se verifica en la tarjeta de kardex el registro de las salidas de elementos de la Bodega.
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
6 Hace entrega a la dependencia solicitante
Tesorera tesorería Constata el elemento solicitado con el elemento entregado
Original y dos copias, firmada con documento de identidad del solicitante
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Kardex: tarjeta guía para el registro de las entradas y salidas de la Bodega, permiten Tener un mejor sobre las mercancías y los inventarios. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
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Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO PROCESO
SALIDA DE ELEMENTOS
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Registrar Salida de Elementos
Objetivo del Proceso: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.
Base Legal:
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet
Responsable: operario acueducto y/o alcantarillado
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Dependencias Solicitud de suministros Elementos entregados Funcionarios
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Recibe solicitud de las Dependencias Radica en la bodega Verifica existencias en Kardex. Elabora comprobante de egreso Descarga en tarjeta de Kardex. Hace entrega a la dependencia solicitante
. Confrontación del egreso contra la entrega física de los elementos. . Kardex actualizado . Confrontación de inventarios individuales
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Registrar Salida de Elementos
100% Kardex. Comprobante de egreso de Bodega
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Que el descargue en Kardex corresponda exactamente al
comprobante de egreso. Verificación de los elementos a entregar a las dependencias.
Entrega de elementos a las dependencias en el menor tiempo posible
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de 06
Fecha de Aprobación
CONTABILIDAD
Código:
Versión:001
1. PROCESO: ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE
2. OBJETIVO: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de las Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN E.S.P
3. ALCANCE: A diciembre 31 de cada año el sistema contable estará integrado en su totalidad.
4. BASE LEGAL: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005
RESPONSABLE /LIDER DEL PROCESO: Contador, Presupuesto, Tesorería.
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Elaborar Balance General
1 Conciliación de caja y bancos
Tesorero Contador
Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida
Saldos iniciales, movimiento del periodo
2 Conciliación de rentas por cobrar
Tesorero Contador
Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida
Saldos reales
3 Conciliación de Tesorero Tesorería Verificar que las Saldos
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cuentas por cobrar Contador
conciliación estén correctas en forma debida
ajustados
4 Conciliación y ajuste de propiedad planta y equipo
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos contables elemento por elemento
Valor catastral de los bienes inmuebles de la entidad y valor histórico de los bienes muebles
5 Conciliación y ajuste de bienes de beneficio y uso público
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos reales
Ajustes a los bienes de beneficio y uso público y saldos finales ajustados
6 Conciliación y ajustes de cuentas por pagar de las Empresas Públicas
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos reales
Valor de las obligaciones adquiridas
B Elaboración de estados de Situación Financiera Económica y Social
1 Verificación saldos de cuentas de resultado
Tesorero Contador
Tesorería Verificación saldos reales Valor real de los saldos de ingreso, costos y gastos
C Elaboración del estado de Cambios en el Patrimonio
1 Elaborar el estado de cambios en el patrimonio
Contador
Contabilidad
Verificar que los saldos y los cambios presentados sean correctos
Saldo inicial patrimonio , movimientos mayores y menores y saldo final patrimonio
D Elaboración Notas a los estados Contables Generales y Específicos
1 Elaboración de notas de carácter general
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
El caracterizado por el sistema de información CHIP
2 Elaboración de notas de carácter específico
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
El caracterizado por el sistema de información CHIP
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
E Diligenciamiento de Declaraciones de Rete fuente
1 Diligenciamiento de declaraciones de retención
Tesorería Tesorería Verificar registro presentación y pago de la declaración de lo debido
El caracterizado por la DIAN a través del muisca sistema electrónico
Informes a la CGN a través del CHIP
1 Informe F1 Saldos y movimientos
Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el de mayor y balance
Traslado de saldos y movimientos del mayor y balance al CHIP
2 Informe F2 Operaciones recíprocas
Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el sistema
Traslado de saldos recíprocos del sistema al CHIP
3 Informe notas carácter general
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
Digitar las características inherentes a cada partida De acuerdo a la explicación necesaria de carácter general
4 Informe notas de carácter específico
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
Diligenciar las características de cada cuenta o subcuenta que sea necesario alcanzar con mayor precisión
DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINICIONES: DIAGRAMA DE FLUJO
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HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Elaborar el sistema contable
Objetivo del Proceso: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de la alcaldía
Base Legal: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet,
Responsable: Contador
Clase de Proceso: Apoyo
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Auxiliar de caja. Auxiliar de presupuesto.
Sistema APOLO. Recibos de Caja. Facturas, Comprobantes. Reporte de Inventarios.
Estados de pérdidas y ganancias. Balance General. Libros auxiliares. Estado de la cartera.
Gerencia. Junta Directiva. Contraloría General. Órganos de Control.
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
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Recopilación de la información requerida para realizar los asientos contables. Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto, abono a cada una de las cuentas por pagar y por cobrar. Registrar en el sistema contable cada uno de los soportes contables discriminándolos por cuentas y subcuentas. Generar la información requerida para realizar los informes y los estados financieros, determinar el estado de P Y G, Balance General, Libros auxiliares y el Estado de la Cartera.
Revisión constante para tener un control de la información recibida. Implementación de acuerdo al plan General de Contabilidad Pública. Dar respuesta a los requerimientos de las diferentes entidades. Conocer el estado financiero de la institución. Conocer por medio de indicadores el estado financiero de la entidad. Entregar información periódica a la dirección y a la Junta Directiva.
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Contabilidad % de informes contables debidamente emitidos
100% Estado de P y G Balance General
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto
Informar con periodicidad el estado financiero de la entidad.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN SECRETARIA DE RECAUDO
Código
Versión
1. PROCESO: ATENCIÓN AL PÚBLICO
2. OBJETIVO: Mantener un sistema de atención al público eficiente
3. ALCANCE: Atender al Público con eficiencia, eficacia y calidad
4. BASE LEGAL: Ley 115 de 1.994
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A ATENCIÓN AL PÚBLICO
1 Recepcionar la queja o solicitud
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se Gestione la solicitud
Documento oficial
2 Dar Respuesta a la solicitud
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se dé respuesta
Firma de entrega
3 Archivar el documento de respuesta
Secretaria Recaudadora
Recaudo Verificar que se el documento se archive en carpeta
Archivo de carpeta
6. DEFINICIONES:
Público: Perteneciente o relativo a todo el pueblo, común del pueblo o ciudad.
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Secretaria Recaudo
Recepción de la Queja o solicitud
Dar Respuesta a la solicitud
Secretaria Recaudo
Secretaria Recaudo
FIN
Inicio
Archivar el documento de respuesta
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE ALMACÉN
Código
Versión
1. PROCESO: DAR DE BAJA A LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.
2. OBJETIVO: Custodiar los bienes de la Entidad y el manejo de los elementos de consumo, devolutivos e inmuebles, para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz los procesos de la institución
3. ALCANCE: Dar de baja a los elementos devolutivos, inservibles u obsoletos de la entidad, con el fin de organizar sus inventarios y mantener actualizada su contabilidad.
4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios, Constitución Política de Colombia, Ley 598 de 2000, Decreto 2624 del 20 de Septiembre de 1995, Acuerdo 07/72, Resolución 402 Agosto 13 de 2002, Decreto 3512 de 2003.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Dar de Baja
1 Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Todas las Dependencias
Verificar el Oficio de devolución
Oficio de devolución
2 Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se reciba el elemento respectivo
3 Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema
Traspaso de activos
4 Elaborar Acta y Listado de los elementos devolutivos para dar de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se elabore el acta y listado de los elementos
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
5 Remitir Acta y Listado, Dirección para su revisión.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se remita a Dirección
6 Aprobar el Acta de baja de los elementos devolutivos por parte de la Alta Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore el acta de baja de elementos
Acta aprobada
7 Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos y entregar Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore la resolución de baja de elementos
Resolución de baja de bienes devolutivos
8 Revisar y firmar la Resolución de baja de los elementos devolutivos Nota: La Resolución establece los diferentes motivos en cumplimiento de la normatividad vigente. Por donación, hurto, destrucción
Dirección
Dirección
Verificar que se explique el motivo de la baja de elementos.
Resolución de baja de bienes devolutivos firmada
9 Ingresar al sistema los elementos dados de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema los elementos dados de baja
Inventario de bienes devolutivos actualizado
10 Ejecutar lo establecido en la Resolución: Donación (Se cumple en base al proceso de donación establecido por la norma) y destrucción.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ejecute lo establecido en la resolución
11 Archivar Resolución de baja de bienes
Funcionario Responsable
Gerencia
Verificar que se archive la resolución.
Resolución archivada
6. DEFINICIONES: Dar de Baja: Salir del Inventario mediante Acto Administrativo
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
7. FLUJOGRAMA DE FLUJO
Inicio Aprobar Acta de baja
Gerencia
Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos
Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Dirección
Funcionario Responsable
Revisar y aprobar la Resolución
Dirección
Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia. Ejecutar lo establecido en la
Resolución.
Funcionario Responsable
Dirección
Elaborar Acta de baja y listado de los elementos devolutivos para dar de baja Archivar
los
Dirección
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE ALMACÉN
Código
Versión
1. PROCESO: DAR DE BAJA A LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.
2. OBJETIVO: Custodiar los bienes de la Entidad y el manejo de los elementos de consumo, devolutivos e inmuebles, para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz los procesos de la institución
3. ALCANCE: Dar de baja a los elementos devolutivos, inservibles u obsoletos de la entidad, con el fin de organizar sus inventarios y mantener actualizada su contabilidad.
4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios, Constitución Política de Colombia, Ley 598 de 2000, Decreto 2624 del 20 de Septiembre de 1995, Acuerdo 07/72, Resolución 402 Agosto 13 de 2002, Decreto 3512 de 2003.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Dar de Baja
1 Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Todas las Dependencias
Verificar el Oficio de devolución
Oficio de devolución
2 Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se reciba el elemento respectivo
3 Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema
Traspaso de activos
4 Elaborar Acta y Listado de los elementos devolutivos para dar de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se elabore el acta y listado de los elementos
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
5 Remitir Acta y Listado, Dirección para su revisión.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se remita a Dirección
6 Aprobar el Acta de baja de los elementos devolutivos por parte de la Alta Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore el acta de baja de elementos
Acta aprobada
7 Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos y entregar Dirección
Dirección Dirección Verificar que se elabore la resolución de baja de elementos
Resolución de baja de bienes devolutivos
8 Revisar y firmar la Resolución de baja de los elementos devolutivos Nota: La Resolución establece los diferentes motivos en cumplimiento de la normatividad vigente. Por donación, hurto, destrucción
Dirección
Dirección
Verificar que se explique el motivo de la baja de elementos.
Resolución de baja de bienes devolutivos firmada
9 Ingresar al sistema los elementos dados de baja.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ingrese al sistema los elementos dados de baja
Inventario de bienes devolutivos actualizado
10 Ejecutar lo establecido en la Resolución: Donación (Se cumple en base al proceso de donación establecido por la norma) y destrucción.
Funcionario Responsable
Almacén Verificar que se ejecute lo establecido en la resolución
11 Archivar Resolución de baja de bienes
Funcionario Responsable
Gerencia
Verificar que se archive la resolución.
Resolución archivada
6. DEFINICIONES: Dar de Baja: Salir del Inventario mediante Acto Administrativo
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
7. FLUJOGRAMA DE FLUJO
Inicio Aprobar Acta de baja
Gerencia
Elaborar Oficio para la devolución de un elemento
Funcionario Responsable
Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos
Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo
Dirección
Funcionario Responsable
Revisar y aprobar la Resolución
Dirección
Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia. Ejecutar lo establecido en la
Resolución.
Funcionario Responsable
Dirección
Elaborar Acta de baja y listado de los elementos devolutivos para dar de baja Archivar
los
Dirección
FIN
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
BODEGA
Código:
Versión:
1.PROCESO: SALIDA DE ELEMENTOS
2. OBJETIVO: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.
3. ALCANCE: Funcionarios de la Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN
4. BASE LEGAL:
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° EATAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Registrar Salida de Elementos
1 Elabora formato de pedido
Operario de acueducto o de alcantarillado
Dependencia
solicitante
2 Radica en la Bodega Operario de acueducto o de alcantarillado
bodega
3 Verifica existencias en Kardex.
Tesorera tesorería
4 Elabora comprobante de egreso.
Tesorera tesorería Se cargan a los inventarios individuales todos los elementos devolutivos salidos de la bodega
5 Descarga en tarjeta de Kardex.
Tesorera tesorería Se verifica en la tarjeta de kardex el registro de las salidas de elementos de la Bodega.
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
6 Hace entrega a la dependencia solicitante
Tesorera tesorería Constata el elemento solicitado con el elemento entregado
Original y dos copias, firmada con documento de identidad del solicitante
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Kardex: tarjeta guía para el registro de las entradas y salidas de la Bodega, permiten Tener un mejor sobre las mercancías y los inventarios. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO PROCESO
SALIDA DE ELEMENTOS
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Registrar Salida de Elementos
Objetivo del Proceso: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.
Base Legal:
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet
Responsable: operario acueducto y/o alcantarillado
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Dependencias Solicitud de suministros Elementos entregados Funcionarios
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Recibe solicitud de las Dependencias Radica en la bodega Verifica existencias en Kardex. Elabora comprobante de egreso Descarga en tarjeta de Kardex. Hace entrega a la dependencia solicitante
. Confrontación del egreso contra la entrega física de los elementos. . Kardex actualizado . Confrontación de inventarios individuales
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Registrar Salida de Elementos
100% Kardex. Comprobante de egreso de Bodega
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Que el descargue en Kardex corresponda exactamente al
comprobante de egreso.
Entrega de elementos a las dependencias en el menor tiempo posible
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
Verificación de los elementos a entregar a las dependencias.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de 06
Fecha de Aprobación
CONTABILIDAD
Código:
Versión:001
1. PROCESO: ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE
2. OBJETIVO: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de las Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN E.S.P
3. ALCANCE: A diciembre 31 de cada año el sistema contable estará integrado en su totalidad.
4. BASE LEGAL: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005
RESPONSABLE /LIDER DEL PROCESO: Contador, Presupuesto, Tesorería.
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Elaborar Balance General
1 Conciliación de caja y bancos
Tesorero Contador
Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida
Saldos iniciales, movimiento del periodo
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
2 Conciliación de rentas por cobrar
Tesorero Contador
Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida
Saldos reales
3 Conciliación de cuentas por cobrar
Tesorero Contador
Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida
Saldos ajustados
4 Conciliación y ajuste de propiedad planta y equipo
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos contables elemento por elemento
Valor catastral de los bienes inmuebles de la entidad y valor histórico de los bienes muebles
5 Conciliación y ajuste de bienes de beneficio y uso público
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos reales
Ajustes a los bienes de beneficio y uso público y saldos finales ajustados
6 Conciliación y ajustes de cuentas por pagar de las Empresas Públicas
Tesorero Contador
Tesorería Verificación de saldos reales
Valor de las obligaciones adquiridas
B Elaboración de estados de Situación Financiera Económica y Social
1 Verificación saldos de cuentas de resultado
Tesorero Contador
Tesorería Verificación saldos reales Valor real de los saldos de ingreso, costos y gastos
C Elaboración del estado de Cambios en el Patrimonio
1 Elaborar el estado de cambios en el patrimonio
Contador
Contabilidad
Verificar que los saldos y los cambios presentados sean correctos
Saldo inicial patrimonio , movimientos mayores y menores y saldo final patrimonio
D Elaboración Notas a los estados Contables Generales y Específicos
1 Elaboración de notas de carácter general
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
El caracterizado por el sistema de información CHIP
2 Elaboración de notas de carácter específico
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada
El caracterizado
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
sea la correcta por el sistema de información CHIP
E Diligenciamiento de Declaraciones de Rete fuente
1 Diligenciamiento de declaraciones de retención
Tesorería Tesorería Verificar registro presentación y pago de la declaración de lo debido
El caracterizado por la DIAN a través del muisca sistema electrónico
Informes a la CGN a través del CHIP
1 Informe F1 Saldos y movimientos
Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el de mayor y balance
Traslado de saldos y movimientos del mayor y balance al CHIP
2 Informe F2 Operaciones recíprocas
Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el sistema
Traslado de saldos recíprocos del sistema al CHIP
3 Informe notas carácter general
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
Digitar las características inherentes a cada partida De acuerdo a la explicación necesaria de carácter general
4 Informe notas de carácter específico
Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta
Diligenciar las características de cada cuenta o subcuenta que sea necesario alcanzar con mayor precisión
DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINICIONES: DIAGRAMA DE FLUJO
Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]
HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Elaborar el sistema contable
Objetivo del Proceso: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de la alcaldía
Base Legal: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet,
Responsable: Contador
Clase de Proceso: Apoyo
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Auxiliar de caja. Auxiliar de presupuesto.
Sistema APOLO. Recibos de Caja. Facturas, Comprobantes. Reporte de Inventarios.
Estados de pérdidas y ganancias. Balance General. Libros auxiliares. Estado de la cartera.
Gerencia. Junta Directiva. Contraloría General. Órganos de Control.
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
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Recopilación de la información requerida para realizar los asientos contables. Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto, abono a cada una de las cuentas por pagar y por cobrar. Registrar en el sistema contable cada uno de los soportes contables discriminándolos por cuentas y subcuentas. Generar la información requerida para realizar los informes y los estados financieros, determinar el estado de P Y G, Balance General, Libros auxiliares y el Estado de la Cartera.
Revisión constante para tener un control de la información recibida. Implementación de acuerdo al plan General de Contabilidad Pública. Dar respuesta a los requerimientos de las diferentes entidades. Conocer el estado financiero de la institución. Conocer por medio de indicadores el estado financiero de la entidad. Entregar información periódica a la dirección y a la Junta Directiva.
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Contabilidad % de informes contables debidamente emitidos
100% Estado de P y G Balance General
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto
Informar con periodicidad el estado financiero de la entidad.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de
Fecha de Aprobación
ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES
Código:
Versión:001
1. PROCESO: ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES
2. OBJETIVO: Cancelar oportunamente las órdenes de pago generadas en las Empresas Públicas de acuerdo a la realización de sus actividades.
3. ALCANCE: darle cumplimiento a todas las actividades programadas por las Empresas Públicas.
4. BASE LEGAL: Decreto 1333 de 1986
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Solicitud del CDP
1 Solicitud del CDP por parte del ordenador del gasto
Tesorería Presupuesto
Tesorería Existencia de saldo disponible
Documento físico CDP Base de Datos
2 Elaboración Orden de suministro, orden de OPS, OT ó Contrato
Tesorería Presupuesto
Tesorería Verificación de existencia del CDP y de Ofertas
Documento físico, OPS, OT, ó Contrato escrito
3 Una vez elaborada la OPS, OT ó contrato, se procede al registro presupuestal
Tesorería Presupuesto
Tesorería Documento escrito, con el valor a registrar
Documento Registro Presupuestal RP
4 Una vez acordado el presupuesto, se procede a elaborar la orden de pago
Tesorería
Tesorería
Verificación del cumplimiento del objeto
Elaboración de la orden de pago
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5 Envío de OP con soportes a tesorería
Tesorería
Tesorería Control de órdenes enviadas
Anotación de órdenes de pago en el libro de control
6 Registro en libro de control presupuestal
Existencia de la Orden de Pago con soportes
Anotación en el libro de registro
7 Una vez elaborado el comprobante de egresos el sistema efectúa los registros Tanto en el presupuesto como en tesorería y contabilidad
Tesorería
Tesorería
B Elaboración del comprobante de egresos
Tesorería
Tesorería
1 Elaboración del comprobante de egresos
Tesorería
Tesorería Verificación de los descuentos de ley
Emisión del Comprobante de egreso
2 Emisión del cheque o transferencia electrónica
Tesorería
Tesorería Elaborar cheque por neto del comprobante
Documento físico Cheque o reporte de transferencia
3 Entrega del cheque al beneficiario
Tesorería
Tesorería Verificar que quien reciba el cheque sea el beneficiario
Firma del comprobante de egreso
4 Expedición del pago a través de la transferencia electrónica
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Decreto 1333 de 1986 Archivos de tesorería 7. DEFINICIONES: CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal CE: Comprobante de Egresos OP: Orden de Pago OT: Orden de Trabajo RP: Registro Presupuestal RUT: Registro Único Tributario 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
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FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR: De Apoyo
Nombre del Proceso: Elaborar Pago de Obligaciones
Objetivo del Proceso: Cancelar oportunamente las órdenes de pago emitidas por el ordenador del gasto
Base Legal: Decreto 1333 de 1986
Recursos:
Responsable: Tesorero, Jurídico, Presupuesto.
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
La Ley Diferentes dependencias
Orden de pago Comprobante de egreso Chequeras
Pago de la Obligación Funcionarios Contratistas
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Orden de pago debidamente soportada Flujo de recursos Ayudas técnicas y tecnológicas adecuadas Talento Humano idóneo
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Elaborar Pago de Obligaciones
Cantidad de pagos realizados / OPS, OT o Contratos
100% Pago de la obligación
Anota en libro de ejecución presupuestal Anotación en libro de registro
D. ACTUAR
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Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Verificar el pago oportuno de las obligaciones Envío oportuno de las órdenes de pago por parte del ordenador del gasto Registro presupuestal y contable adecuado
Que la oficina ordenadora del gasto depure debida y oportunamente las órdenes de pago antes de enviar a tesorería Pago Oportuno de la Obligación
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página: 01 de 07
Fecha de Aprobación
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Código:
Versión:001
1. PROCESO: FIJACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS DE LOS EMPLEADOS
2. OBJETIVO: Comprende el establecimiento de compromisos, la medición de logros, la valoración de los resultados y las acciones de mejora y reconocimiento, en el marco de las prioridades estratégicas de la entidad y dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones
3. ALCANCE: reconocer a los empleados sobresalientes y darle oportunidad de mejoramiento a los demás, informando a cada empleado sobre aspectos fuertes y débiles de su comportamiento laboral permitiendo lograr los objetivos concertados.
4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005
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5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Fijación de Metas
1 Identificación de la misión de la entidad u organismo, sus planes y metas institucionales y los planes y metas de la dependencia o área.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que se identifique la misión, planes y metas de la institución y de cada dependencia o área
Visión Misión Valores Corporativos
2 Identificar Las funciones básicas que se desarrollan por parte de la entidad y de la dependencia o área.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que se desarrollen los procesos de acuerdo al manual específico donde se pueda demostrar el alcance de los objetivos.
3 Identificar las acciones que se deben realizar para cumplir con los planes y metas institucionales a partir de las funciones básicas y planes del área o dependencia.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que realicen las acciones para cumplir con los planes y metas institucionales
B Identificación de las actividades críticas del área o dependencia
1 Definición de los objetivos prioritarios
Tesorería Gerencia Control Interno Todas las dependencias
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar la prioridad de las actividades para el área o dependencia que tengan una mayor importancia e impacto para el logro de las metas y planes institucionales
2 Las actividades que se desarrollan permanentemente se deben jerarquizar de acuerdo con su importancia
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que se jerarquicen las actividades de acuerdo a su importancia
3 Los objetivos y metas Tesorería Tesorería Verificar que se
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prioritarios del área o dependencia respectiva, deben definirse con base en la información anteriormente determinada
Gerencia Control Interno
Dirección
Control Interno
definan los objetivos y metas prioritarias con base en la información
C Identificación del propósito de cada uno de los empleados del área y de los resultados esperados para cada uno de ellos
1 Determinar el vínculo existente entre los objetivos del área o dependencia, con el propósito del empleo fijado en el manual de funciones y competenciales laborales para cada uno de los integrantes de la misma.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Comprobar cuál es el vinculo entre los objetivos del área o dependencia, con el propósito del empleo, de acuerdo al manual de funciones y competenciales
2 Registrar las contribuciones y resultados que se esperan de cada uno de los empleados de las Empresas Públicas para alcanzar los objetivos del área.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que se registren los resultados
3 Definir entre tres y cinco metas u objetivos prioritarios sobre los resultados finales que se esperan de cada uno de los empleados en un plazo de un año y sobre los avances que debe cumplir en un término de seis (6) meses.
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar que los objetivos o metas sean prioritarios Sobre los resultados finales
4 Distribuir los puntos entre las metas u objetivos definidos
Tesorería Gerencia
Tesorería
Dirección
Verificar la distribución de puntos entre los objetivos o metas
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para cada empleado, de acuerdo con la importancia de cada una de ellas.
Control Interno
Control Interno
propuestas.
5 Establecer las observaciones los requerimientos que necesitan los empleados, para cumplir con los resultados que se esperan de ellos
Tesorería Gerencia Control Interno
Tesorería
Dirección
Control Interno
Verificar el establecimiento de observaciones y requisitos
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Fijación de Metas y Objetivos de los Empleados
Objetivo del Proceso: Comprende el establecimiento de compromisos, la medición de logros, la valoración de los resultados y las acciones de mejora y reconocimiento, en el marco de las prioridades estratégicas de la entidad y dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones
Alcance: Conocer a los empleados sobresalientes y darle oportunidad de mejoramiento a los demás, informando a cada empleado sobre aspectos fuertes y débiles de su comportamiento laboral permitiendo lograr los objetivos concertados.
Base Legal: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa. y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005
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Recursos: Humanos, Tecnológicos, suministros, normatividad vigente
Responsable: Tesorería, Gerencia, Control Interno
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Ley 909 de 2.004 Normas de la función Pública Funcionarios
Hojas de vida. P.I.C Otros talleres a nivel organizacional.
Dictamen de la evaluación.
Funcionarios de las Empresas Públicas.
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Evaluación.
Realizar la evaluación en el tiempo previsto y certificando la legalidad de la evaluación.
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Evaluación del desempeño
Calificación obtenida/ No de respuestas acertadas
100% Evaluación del desempeño
Certificación de la evaluación.
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Realizar las evaluaciones con el lleno de los requisitos a fin de que se tenga una calificación acertada de acuerdo al conocimiento del empleado en su lugar de trabajo.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página 1 de 3
Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE PALNEACIÓN INSTITUCIONAL
Código
Versión:
1. PROCESO: PLAN DE ACCIÓN
2. OBJETIVO: Definir instrumentos gerenciales de programación y ejecución anual de las actividades y acciones que deben realizar las entidades, para cumplir con sus responsabilidades en la ejecución del plan de desarrollo.
3. ALCANCE: Determinar las herramientas para orientar las estrategias de desarrollo, fijar metas, concertar y especificar los proyectos para el logro efectivo del cumplimiento de los objetivos y hacer seguimiento y evaluación a la ejecución de los programas, proyectos o planes de desarrollo, encaminados al cumplimiento de la misión institucional.
4. BASE LEGAL: El artículo 26 de la ley 152 de 1994 establece que cada uno de los organismos públicos de todo orden deberán elaborar un plan de acción con base en l Plan de Desarrollo Nacional aprobado, Constitución Política de Colombia, Ley 152 de 1994, Plan Departamental
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Recopilar Documentos
1 Solicitar mediante oficio los documentos correspondientes a los planes de acción de cada dependencia para la vigencia respectiva
Dirección Dirección Verificar que todas las dependencias elaboren su plan de acción
Oficio de solicitud debidamente registrado y archivado en la carpeta correspondiente, por la Secretaria encargada
2 Recepcionar los planes de acción de las dependencias
Dirección Dirección Verificar la entrega de los planes de por parte de las dependencias
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B Elaborar el Plan de Acción
3 Consolidar la Información de acuerdo a la metodología a aplicar
Dirección Dirección Verificar la coherencia del plan con los objetivos de la empresa
-
4 Revisar y sugerir ajustes al Plan de Acción
Dirección Dirección Verificar los ajustes
5 Elaborar el Plan de Acción
Dirección Dirección Verificar que el plan se haya elaborado en su totalidad
Plan de Acción
C Aprobar el Plan
6 Presentar el Plan de Acción a la Dirección para su firma
Funcionarios de cada dependencia
Todas las dependencias
Verificar que el plan sea firmado por a la Dirección
7 Remitir el Plan de Acción.
Dirección Dirección Oficio remisorio y firma de recibido por la Dirección.
8 Aprobar el Plan de Acción
Dirección Dirección Firma de aprobación
9 Remitir a la Dirección el Plan de Acción Aprobado
Dirección Dirección Verificar la aprobación del plan antes de enviarlo a la dirección
Firma de recibido
D Ejecución Evaluación Seguimiento
10 Ejecutar el Plan de Acción
Cada dependencia encargada
Todas las dependencias
Verificar la ejecución del Plan
Desarrollo de las diferentes actividades del Plan de Acción
11 Efectuar Evaluación y seguimiento al Plan de Acción
Dirección Control Interno
Asesor de Control interno
Verificar la ejecución, evaluación y seguimiento del plan de acción
Seguimiento a través de los Indicadores. Informes de evaluación
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6. DEFINICIONES: Plan de Acción: El plan de acción contribuye al proceso de programación presupuestal puesto
que en este se reflejan las prioridades de los Objetivos de las Empresas Públicas y se podrá así
hacer una asignación racional de los recursos de inversión desde el punto de vista de las reales
responsabilidades y competencias por la Empresa, para la ejecución del plan.
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Aprobar el Plan de Acción
Solicitar los Planes de Acción de cada dependencia
Gerencia
Dirección
Ejecutar el Plan de Acción por dependencias
Verificar, procesar y consolidar la información
Dirección Dirección
Revisar y ajustar la información
Verificar y evaluar el Plan de Acción
Dirección
Dirección y Asesor de control Interno
Elaborar el Plan de Acción
Dirección
Elaborar Informe de indicadores de evaluación del Plan de Acción
Presentar el Plan de Acción a
Dirección
Alta Dirección
Todas las
dependencias
Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de 04
Fecha de Aprobación
RECAUDO
Código:
Versión:
1. PROCESO: RECAUDO POR TARIFAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS.
2. OBJETIVO: Recaudar las tarifas de los servicios públicos domiciliarios con el fin de obtener recursos para prestar a satisfacción los servicios de la Empresa.
3. ALCANCE:
4. BASE LEGAL: Ley 142 de 1994, ley 286 de 1996 y las normas que lo reglamenten sustituyan o adicionen.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
Recaudo por concepto de tarifas
1 Recibo de la factura recaudadora Recaudo verificar el usuario y el consumo
2 verificación periodo de cobro
recaudadora Recaudo Verificar si el cobro corresponde al periodo facturado
3 sello de los desprendibles y entrega de la factura cancelada
recaudadora Recaudo colilla de pago y de información
4 recaudo por los servicios prestados
recaudadora Recaudo Ingresar el valor facturado correspondiente al sistema
Ingreso de la información al programa PIPP de las Empresas Publicas y posteriormente imprimir el consolidado diario y mensual.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: PIPP: Programa de facturación y Liquidación de las Empresas Públicas. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
RECAUDO
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: De Apoyo
Objetivo del Proceso: Recaudar las tarifas de los servicios públicos domiciliarios con el fin de obtener recursos para prestar a satisfacción los servicios de la Empresa.
Base Legal:
Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet,
Responsable: Secretaria Recaudo
Clase de Proceso: Misional
Proveedor Entradas Salidas Cliente
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suscriptores
Liquidación de las tarifas por concepto de servicios públicos domiciliarios
Facturas Usuarios
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Recaudo de las tarifas por aseo y alcantarillado Recaudo por tarifas de degüello de ganado menor y mayor.
Adecuada manipulación de los programas Actualización permanente de los pagos, los cambios de modificaciones de la información Toma de las lecturas en los tiempos establecidos
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Porcentaje de recaudo
Total recaudado/total presupuestado
100% Planillas y comprobante de egresos
Cobro de la tarifa
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Verificación de ejercicios manuales, con el fin de detectar si en realidad el sistema está liquidando
Realizar el recaudo de las tarifas, en el menor tiempo posible
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de 03
Fecha de Aprobación
RECIBIR QUEJAS Y RECLAMOS POR LOS SERVICIOS.
Código:
Versión:
1. PROCESO: Recibir Quejas y Reclamos por la prestación de los servicios públicos.
2. OBJETIVO: Determinar la causa de la Queja o Reclamo con el fin de solucionar el problema presentado
3. ALCANCE: solución del problema que ocasiono la queja o el reclamo satisfaciendo la necesidad del cliente.
4. BASE LEGAL: Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Queja
1 Recepción de la Queja
Secretaria recaudador
recaudo Datos del Quejoso Radicar y tramitar la queja, reclamo Se registra en un cuaderno los datos de los intervinientes
2 Citación de las partes Secretaria recaudador
recaudo Verificar que la citación sea recibida
Firma de recibido de la citación
3 Verificación en el lugar del problema
Secretaria recaudador
recaudo Verificación del sitio Acta de acuerdo entre las partes
4 Elaboración del acta Secretaria recaudador
recaudo Aprobación del acta de acuerdo o desacuerdo
Acta final Archivo del inconveniente que genero la queja o reclamo
5 Si las partes están de acuerdo, finaliza el proceso.
Secretaria recaudador
recaudo
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Si las partes no están de acuerdo se van a otras instancias.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas 7. DEFINICIONES: Queja: Nombre que ha dado la ley cuando se presenta un desacuerdo entre partes. Reclamo: Desacuerdo del suscriptor por la prestación del servicio. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
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Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
RECIBIR QUEJAS Y RECLAMOS.
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A PLANEAR
Nombre del Proceso: Recibir Quejas y Reclamos.
Objetivo del Proceso: Determinar la causa de la Queja o Reclamo con el fin de solucionar el problema presentado
Base Legal: Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas
Recursos: Talento Humano, Normativa, Computador, Papelería y Útiles de Oficina
Responsable: Secretario Recaudo
Clase de Proceso: de Apoyo
Proveedor Entrada Salida Cliente
Suscriptor del
servicio
Quejas y Reclamos
Radicar y tramitar la
queja o reclamo
El Quejoso
B HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Recepción de la Queja Citación de las partes Verificación del lugar del problema Elaboración del acta, si las partes están de acuerdo, finaliza el proceso, si las partes no están de acuerdo se van a otra instancia.
. Recepción oportuna de la queja, reclamo. . Interlocución de las partes. . Información oportuna y correcta. . Talento Humano idóneo.
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Recibir Quejas y Reclamos
Número de quejas recibidas / número de quejas atendidas
100%
Acta
Acta final Archivo de los casos
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Tratar de que las partes acuerden.
Lograr la conciliación de las partes
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de
Fecha de Aprobación
EVALUACION INDEPENDIENTE
Código:
Versión:001
1. PROCESO: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2. OBJETIVO: Determinar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno de la entidad, a fin de procurar que este
proporcione una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos propuestos, cumplimiento de las normas y el buen manejo de los recursos de la entidad. 3. ALCANCE: Se inicia desde la recepción de la encuesta de evaluación del S.C.I. hasta lograr un informe ejecutivo
que revele el estado actual del sistema de control interno de la entidad..
4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Aplicación de Encuestas
1 Seguir las directrices del D.A.F.P. para el diligenciamiento de la encuesta que se encuentran en la página web de esta entidad.
Control interno Verificar que se estén aplicando las directrices de diligenciamiento de la encuesta
Impresión del documento.
2 Diligenciar los formatos de información general de la entidad solicitados por el D.A.F.P., de conformidad por las directrices por ellos establecidas.
Control interno Verificar que los formatos estén diligenciados en su totalidad
Aprobación del sistema.
3 Elaborar el memorando a cada una de las personas habilitadas para diligenciar la encuesta, indicando las instrucciones necesarias para tal fin.
Control interno Verificar que las encuestas sean diligenciadas correctamente
Firma del memorando.
4 Entregar el memorando Control interno Firma del
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a cada una de las personas responsables del diligenciamiento de la encuesta
recibido.
5 Diligenciar la encuesta a través del mecanismo establecido por el D.A.F.P.
Todas las dependencias.
Verificar que las encuestas se diligencien de acuerdo los mecanismos establecidos por el D.A.F.P
Aprobación del sistema.
B Tabulación y Análisis de Resultados
Revisar el diligenciamiento de la totalidad de las encuestas.
Control interno
Ingresar e imprimir el resultado final consolidado de la evaluación independiente y el de autoevaluación.
Control interno Verificar el consolidado total de la encuesta de evaluación independiente y de autoevaluación
Documento impreso.
Analizar la información y el resultado final de la evaluación.
Control interno
C Informe Ejecutivo
Elaborar el informe ejecutivo con base en la información suministrada el documento de resultados consolidados.
Control interno Verificar los resultados Firma del informe por parte del jefe de la oficina de control interno.
Elaborar el memorando remisorio del informe y entregar a la dirección
Control interno Verificar que el informe sea recibido por la dirección
Firma del memorando por parte del jefe de la Dependencia. Firma del recibido.
Revisar, aprobar, suscribir y enviar el informe ejecutivo al C.G.D.C
Gerencia Número de radicado asignado por el sistema.
D Plan de Mejoramiento
Enviar copia del informe ejecutivo a los jefes de las dependencias de la entidad
Gerencia Verificar que las dependencias reciban la copia del informe ejecutivo
Elaborar el plan de mejoramiento con base al informe ejecutivo
Gerencia Dependencias de la entidad
Plan de mejoramiento firmado y aprobado por la Gerencia General
Realizar la evaluación y seguimiento al plan de mejoramiento.
Control Interno Verificar que se realice seguimiento al plan de mejoramiento
Elaborar el informe de Control Interno Firma del
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avance del plan de mejoramiento
informe.
Elaborar oficio remisorio y entrega el informe a la Gerencia General
Control Interno Firma del recibido.
Archivo del informe Control Interno Verificar que se archive el informe
Archivado en la carpeta correspondiente
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: D.A.F.P: Departamento Administrativo de la Función Publica MECI: Modelo Estándar de Control Interno NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 8. DIAGRAMA DE FLUJO
Oficina de Control Interno
Aplicar encuestas
Oficina de Control Interno
Archivar copia del
Fin
Tabulación y análisis de resultados
Oficina de Control Interno
Elaborar el informe ejecutivo con base en la información suministrada el documento de resultados consolidados.
Oficina de Control Interno
Elaborar el oficio remisorio del informe y entregar a la Dirección
Inicio
Dirección General
Revisar, aprobar, suscribir y enviar el informe ejecutivo a la C.G.D.C
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9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CEARCTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A PLANEAR
Nombre del Proceso: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Objetivo del Proceso:
Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, MECI 1.000:2005
Recursos: Talento Humano, Normativa, Computador, Papelería y Útiles de Oficina
Clase de Proceso: Apoyo
Proveedor Entrada Salida Cliente
Todas las dependencias de la entidad. Departamento Administrativo de la Función Pública
Control Interno
Directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública. Formato de encuesta establecido por el D.A.F.P- Encuestas diligenciadas Resultado final consolidado del sistema de control interno. Informe ejecutivo Plan de mejoramiento
Encuesta diligenciada consolidada. Resultado final consolidado del sistema de control interno Informe ejecutivo suscrito por el representante legal y Control Interno. Plan de Mejoramiento Informe de avance del plan de mejoramiento
Control Interno Dirección Dependencias de la entidad. Contraloría General de Caldas Dependencias involucradas
B HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
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Aplicación de encuestas
Tabulación y análisis de resultados
Informe Ejecutivo
Plan de Mejoramiento
Entrega oportuna de las encuestas Realizar la evaluación y seguimiento al
plan de mejoramiento oportunamente
Analizar cuidadosamente la información y el resultado final de la evaluación.
Talento Humano Idóneo
Recursos Técnicos y Tecnológicos en optimas condiciones
Colaboración por parte de los funcionarios
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Evaluación del Sistema de Control Interno
Un informe ejecutivo de evaluación
100%
Plan de Mejoramiento
Informe Ejecutivo
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Verificar el consolidado total de la encuesta de evaluación independiente y de autoevaluación
Entrega oportuna del informe ejecutivo
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTO – MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de
Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
Código:
Versión:001
1. PROCESO: GESTION INSTITUCIONAL - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
2. OBJETIVO: Establecer acciones de mejoramiento que permitan generar decisiones en beneficio de la gestión institucional
3. ALCANCE: El alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad
4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Recepción del Informe de Gestión
1 Elaborar el plan de trabajo
Asesor Control Interno
Control Interno Plan de trabajo
2 Solicitar la información de la gestión adelantada por cada una de las dependencias
Asesor Control Interno
Control Interno
3 Recibir la información de la gestión institucional
Asesor Control Interno
Control Interno Verificar que la información sea la correcta
B Análisis de la Información
1 Recopilar la información de la gestión institucional
Asesor Control Interno
Control Interno
2 Enviar comunicación al Jefe de Oficina de la dependencia, con el fin de informarle el proceso de
Asesor Control Interno
Control Interno
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evaluación y seguimiento que conlleva a cabo la Oficina de control Interno
3 Establecer cronograma de trabajo con el responsable de la dependencia
Asesor Control Interno
Control Interno Cronograma de trabajo
4 Verificar lo informado con las evidencias que reposan en los archivos de la dependencia
Asesor Control Interno
Control Interno Firma del informe
C Borrador del Informe Preliminar
1 Elaborar informe preliminar que contiene los hallazgos encontrados, las acciones correctivas y las sugerencias y recomendaciones
Asesor Control Interno
Control Interno
2 Analizar conjuntamente el contenido del informe, con el jefe del la dependencia objeto del seguimiento
Asesor Control Interno
Control Interno
D Informe Final
1 Ajustar el informe de acuerdo al resultado de la reunión
Asesor Control Interno
Control Interno Verificar que el informe se ajuste de acuerdo de acuerdo al resultado de la reunión
2 Entregar el informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento
Asesor Control Interno
Control Interno Verificar que el informe se entregue a tiempo y con las respectivas recomendaciones y observaciones al jefe de la dependencia
Informe Escrito
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN D.A.F.P 7. DEFINICIONES: D.A.F.P: Departamento Administrativo de la Función Publica MECI: Modelo Estándar de Control Interno
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NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 8. DIAGRAMA DE FLUJO
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
Oficina de Control Interno
Elaboración del plan de trabajo
Control Interno
Elaboración del informe final
Recepción de informes de gestión institucional
Control Interno
Archivar copia del
Fin
Preparar el borrador del informe
Análisis de la información
Control Interno
Control Interno
Analizar el contenido del informe, con el jefe del la dependencia objeto de seguimiento
Control Interno
Control Interno
Realizar los ajustes necesarios de acuerdo al resultado de la reunión
Entregar el informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento
Control Interno
Inicio
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001 Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL MACROPROCESO
GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR
Nombre del Proceso: GESTION INSTITUCIONAL - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Objetivo del Proceso: Establecer acciones de mejoramiento que permitan generar decisiones en beneficio de la gestión institucional
Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005
Recursos: Talento Humano, Normativa, Computador, Papelería y Útiles de Oficina
Clase de Proceso: Apoyo
Proveedor Entrada Salida Cliente
Dependencias de la Entidad Control Interno
Informes de gestión.
Informes adicionales.
Normatividad
Cronograma de Trabajo
Diagnostico de la situación actual relevante de la dependencia
Borrador del Informe
Plan de trabajo
Memorando solicitud de información
Diagnostico de la situación actual de la dependencia
Informe final con observaciones y recomendaciones
Control Interno Dependencia objeto de estudio Dependencias. Gerencia General. Entes externos de control
B HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Recepción Informes de gestión Análisis de la información borrador del informe Elaboración de informe final
Recepción oportuna de la información Talento Humano Idóneo Recursos Técnicos y Tecnológicos adecuados Cumplir con el cronograma de trabajo Entrega oportuna del informe final
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C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Acciones de
cumplimiento al informe de gestión
No. de acciones
realizadas / No. de acciones
programadas
100%
informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento
Informe final Documento Escrito Archivo copia del Informe
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Verificar lo informado con las evidencias que reposan en los archivos de la dependencia
Entrega oportuna del informe que contiene los hallazgos encontrados con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTO – MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página 1 de 5
Fecha de Aprobación 17-12-08
GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Código B – GPLI - 04
Versión 01
1. PROCESO: PLANES DE MEJORAMIENTO
2. OBJETIVO: Determinar las acciones correctivas y de mejora derivadas de las recomendaciones de auditoría por parte de los Órganos de Control y el Control Interno, como base del mejoramiento de la Empresas de servicios públicos y del buen uso de los recursos y una eficiente prestación de los servicios.
3. ALCANCE: De acuerdo al informe de auditoría de la Contraloría General de Caldas elaborar el Plan de Mejoramiento, con el fin de propender por la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la gestión de la Entidad, encaminadas al logro de los objetivos constitucionales e institucionales.
4. BASE LEGAL: Constitución Política de Colombia. Resolución Orgánica No. 05228 de 2001 de la C.G.N.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Plan de Mejoramiento
1
Recibir el informe de auditoría de la Contraloría General de Caldas
Secretaria Recaudado
ra
Dirección Verificar que se reciba el informe de auditoría
Firma de recibido y entregado a la dirección
2
Revisar el informe de la contraloría General de Caladas , referente a los hallazgos encontrados en la visita de auditoría a la Entidad
Dirección
Dirección Verificar que se revise el informe de los hallazgos en la visita de auditoría
3
Enviar copia del informe a las diferentes dependencias de la Entidad donde se encontraron hallazgos
Secretaria Recaudado
ra
Dirección Verificar que se envíe copia del informe a las dependencias
Firma de Recibido
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4
Realizar una reunión para analizar los hallazgos
Dirección
Dirección Verificar que se haga una reunión para analizar los hallazgos
5
Enviar los hallazgos y advertencias a las dependencias directamente involucradas
Dirección
Dirección Verificar que los hallazgos sean enviados a las dependencias involucradas
B Elaboración del Plan
6
Elaborar oficio contestando los hallazgos y advertencias que se consideren refutables, anexando la documentación soporte por dependencia
Dirección
Jefe de Oficina
Dirección
Asesor Jurídico
Control Interno
Verificar que se envíe respuestas sobre los hallazgos y las advertencias que se consideren refutables
Firma del Oficio por parte de la Dirección
7
Enviar oficio a la Contraloría General de Caldas
Secretaria Recaudo
Dirección
Verificar que se envíe oficio a la contraloría General de Caldas
Firma de recibido
8
Recibir respuesta al oficio de hallazgos definitivos para la elaboración del Plan de Mejoramiento
Dirección
Dirección
Verificar el recibo de respuesta al oficio de hallazgos
9
Elaborar las Actividades que entraran en el Plan de Mejoramiento de los hallazgos por parte de las dependencias involucradas
Dirección
Jefe de Oficina
Dirección
Asesor Jurídico
Control Interno
Verificar que se elaboren las actividades que quedarán en el plan de mejoramiento
10
Consolidar Hallazgos Jefe de oficina
Control Interno Verificar que se consoliden los hallazgos
Documento Plan de Mejoramiento Consolidado
11
Enviar a la Dirección para su firma
Jefe de oficina
Control Interno Verificar que se envíe a la dirección para su firma
Plan de Mejoramiento firmado
12
Remitir el Plan de mejoramiento a la Contraloría General
Dirección Dirección Verificar que el plan sea remitido a la contraloría General de Caldas
Oficio remisorio firma de recibido
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de Caldas
13
Recibir el oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento de la entidad por parte de la Contraloría General de Caldas
Secretaria recaudo
Dirección Verificar el recibido del oficio de la aprobación del plan
Firma de recibido y entrega a la Dirección
14
Informar a todas las dependencias de la entidad la aprobación del Plan
Dirección Dirección Verificar que se informe a todas las dependencias de la aprobación del plan
C Ejecución y Seguimiento del Plan
15
Ejecutar las actividades contempladas en el Plan de Mejoramiento por parte de las dependencias involucradas
FuncionarioResponsabl
es
Todas las dependencias
Verificar que se ejecuten las actividades contempladas en el plan de mejoramiento
16
Efectuar seguimiento de las actividades del Plan por parte de cada dependencias
Funcionario Responsabl
es
Todas las dependencias
Verificar que se le haga seguimiento a la actividades
Anotación de avances en el Plan
17
Efectuar seguimiento de avance a las actividades del Plan de Mejoramiento a cada dependencia por parte de Control Interno
Jefe de oficina
Control Interno Verificar que se haga seguimiento a cada dependencia
18
Presentar los informes de avance con los correspondientes soportes a la oficina de Control interno
Funcionariosresponsab
les
Todas las dependencias
Verificar que se presenten los informes de avance con sus respectivos soportes
Informe de avances
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D Informe Final
19
Consolidar la información de los avances respectivos en los períodos establecidos
Jefe de oficina
Control Interno Verificar que se consolide la información de los avances
20
Elaborar el informe de Avance del Plan de Mejoramiento de la Entidad y remitir a la Contraloría General de Caldas con los respectivos soportes
Jefe de oficina
Control Interno Verificar que se elabore el informe de avance del plan
21
Solicitar prórroga de plazo para el cumplimiento de una determinada meta, de acuerdo a la norma establecida para tal efecto.
Funcionario responsabl
es
Todas las dependencias
Verificar que se acepte la prórroga para cumplir determinada meta
Oficio de solicitud a la Contraloría General de Caldas
22
Elaborar el Informe Final del cumplimiento del Plan de Mejoramiento, remitido a la Contraloría
Jefe de oficina
Control Interno
Verificar que se elabore el informe final
Informe firmado por la Dirección
23
Actualizar el Plan de Mejoramiento por parte de la Contraloría General de Caldas en la siguiente auditoria.
Auditor delegado
Contraloría General de
Caldas
6. DEFINICIONES:
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Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones y actividades que se desarrollan encaminados al mejoramiento de la gestión, para cumplir con la misión institucional. 7. DIAGRAMA DE FLUJO
No
Si
Inicio
Recibir y revisar informe de hallazgos enviado por la Contraloría General de Caldas
Dirección
Firmar el Plan de Mejoramiento y remitir a la Contraloría General de Caldas para su aprobación
Dirección
Realizar reunión para análisis de hallazgos
Ajustar y remitir de nuevo
Aprobar Plan De
Mejoramient
Dirección
Elaborar las actividades del Plan de Mejoramiento por dependencias
Dependencias
Dependencias de la entidad
Realizar las actividades del Plan de Mejoramiento dentro de los tiempos programados y metas establecidas
Enviar los informes de las actividades al asesor de Control Interno para su consolidación
Elaborar los informes de avance y remitirlos a la Contraloría General de Caldas
Dependencias de la entidad
Elaborar el Plan de Mejoramiento
Control Interno
Asesor de Control Interno
Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página: 01 de 05
Fecha de Aprobación
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Código:
Versión:001
1. PROCESO: AUDITORIA INTERNA
2. OBJETIVO: Determinar la eficiencia y eficacia de la operación de los procesos que se adelantan en la entidad a fin
de buscar el mejoramiento continuo de los mismos. 3. ALCANCE: Elaboración del plan anual de auditoría – Seguimiento a las acciones de mejoramiento producto de la
auditoria.
4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios y demás normas conexas
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Plan de Auditoría 1 Elaborar el plan de
auditoría interna Control Interno Control interno Firma del
documento
2 Elaborar el oficio remisorio y entregar el plan de auditoría a la Dirección
Control interno Control interno
3 Recibe el plan de auditoria
Secretaria Gerencia Firma de recibido
4 Revisar y aprobar el plan de auditoria
Gerencia Gerencia Firma y visto bueno del plan de auditoría.
5 Entregar el plan de auditoría aprobado a la oficina de control interno.
Gerencia Gerencia
6 Recibir el plan de auditoría aprobado y entregar a control interno.
Secretaria Control interno Firma de recibido
B Ejecución del Plan de Auditoria
Enviar Oficio a la dependencia objeto de
Jefe de Control Interno
Oficina de control interno
Firma del memorando
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auditoría, informando de la misma y solicitando documentación pertinente.
Recibir y revisar la documentación enviada por las dependencias.
Control Interno Control Interno
Diligenciar los formatos de auditoría establecidos para cada proceso.
Control Interno Control Interno Firma de los formatos de auditoría.
Elaborar el informe de resultados de la auditoria.
Control Interno Control Interno Firma del informe
Elaborar oficio remisorio y entregar el informe de auditoría a la Gerencia con copias a las dependencias involucradas.
Control Interno Control interno
Recibir el informe de auditoria
Secretaria Dirección y Dependencias involucradas
Firma de recibido
C Planes de Mejoramiento
Revisar el informe de auditoria
Dirección y Jefes de Oficina de las dependencias involucradas
Dirección y Dependencias involucradas.
Concertar las acciones de acuerdo a los resultados de la auditoria.
Funcionarios responsables del proceso
Dependencias involucradas
Reunión para concertar acciones de mejoramiento.
Elaborar el plan de mejoramiento
Jefe de la dependencia
Dependencias involucradas
El plan de mejoramiento
Aprobar el plan de mejoramiento
Gerente Dirección
Firma del plan de mejoramiento (Aprobado)
Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento
Jefe de oficina Control interno Informe de seguimiento realizado.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES:
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8. DIAGRAMA DE FLUJO
Control Interno
Elaborar el plan de auditoría interna
Gerencia
Fin
Revisar y aprobar el plan de auditoría.
Control Interno
Todas las dependencias
Recibir el informe de evaluación.
Todas las dependencias
Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoría
Entregar informe de auditoría a Gerencia con copias a las dependencias involucradas
Inicio
Todas las dependencias
Elaborar el plan de mejoramiento
Gerencia
Aprobar el plan de mejoramiento
Control Interno
Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento
Control Interno
Elaborar el informe de resultados de la auditoria.
Control Interno
Diligenciar formatos de auditoría establecidos para cada proceso.
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9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
Implementación del Modelo Meci
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Empresas Públicas de Pensilvania
CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A PLANEAR
Nombre del Proceso: Auditoría Interna
Objetivo del Proceso: Determinar la eficiencia y eficacia de la operación de los procesos que se
adelantan en la entidad a fin de buscar el mejoramiento continuo de los mismos. Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios y demás normas conexas
Recursos: Funcionarios, Computadores, Formatos de auditoría, papelería y útiles de oficina.
Clase de Proceso: Estratégico
Proveedor Entrada Salida Cliente
Control Interno Todas la dependencias de la entidad
Informe auditorias anteriores. Técnicas de auditoría generalmente aceptadas. Reportes de procesos. Documentos que se generan en cada proceso. Informes de las Dependencias Informes de auditoría
Plan anual de auditoría de procesos. Informe de auditoria Plan de mejoramiento por procesos
Todas las áreas de la entidad Alta Dirección Comité de Control Interno. Dependencias objeto de la auditoria. Gerencia. Comité de Control Interno. Dependencias objeto de la auditoria.
B HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
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Plan de Auditoria Planes de Mejoramiento Ejecución del Plan de Auditoría
Revisar oportunamente el plan de auditoria
Diligenciar correctamente los formatos de auditoría Talento Humano Idóneo Recursos Técnicos y Tecnológicos en optimas condiciones
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Auditoría Interna
No. Auditorías realizadas / No. Auditorias planeadas.
100%
Plan anual de auditoría de procesos. Informe de auditoria Plan de mejoramiento por procesos
Informe de auditoria
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoria
Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoria
Realizar las auditorías internas en el menor tiempo posible
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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Empresas Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Página 1 de 2
Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE LA OFICINA DE PERSONAL
Código
Versión:
1.PROCESO: INDUCCIÓN
2. OBJETIVO: Lograr altos niveles de compromiso Institucional, de sentido de pertenencia con gran impacto en toda la Cultura Organizacional, para que garantice un servicio público de calidad, con igualdad, equidad, moralidad, eficiencia, eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad, transparencia frente a todos los ciudadanos sin distinción alguna.
3. ALCANCE: Lograr que el funcionario desarrolle sus tareas y responsabilidades con sentido de pertenencia y amor por la entidad.
4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Inducción
1 Brindar conocimiento integral acerca de la entidad, mediante la presentación de la historia, objetivos, misión, valores, reformas en la organización y de orientación institucional
Funcionario asignado
Verificar que se brinden los conocimientos necesarios al nuevo funcionario.
2 Dar a conocer las funciones, responsabilidades, horario, reglamento interno del trabajo, bienestar social del trabajador y su familia y realizar programas de salud ocupacional
Funcionario asignado
Verificar que se den conocer las funciones, responsabilidades, reglamento y horario
Reglamento
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3 Presentar al nuevo funcionario, con el resto del personal, con el fin de brindar una adecuada bienvenida, para propiciar un espacio de integración y conocimiento con las personas que conforman el equipo de trabajo
Funcionario asignado
Verificar que el nuevo funcionario sea presentado con el resto del personal
6. DEFINICIONES: DAF: Departamento Administrativo de la Función Pública 7. DIAGRAMA DE FLUJO
Brindar conocimiento integral acerca de la entidad, mediante la presentación de la historia, objetivos, misión, valores, reformas en la organización y de orientación institucional
Jefe inmediato
Jefe inmediato
Dar a conocer las funciones, responsabilidades, horario, reglamento interno del trabajo, bienestar social del trabajador y su familia y realizar programas de salud ocupacional
Jefe inmediato
FIN
Presentar al nuevo funcionario, con el resto del personal, con el fin de brindar una adecuada bienvenida, para propiciar un espacio de integración y conocimiento con las personas que conforman el equipo de trabajo
Jefe inmediato
Evaluar el rendimiento de la persona contratada a fin de comprobar sus capacidades para el cargo, durante el periodo de prueba
Inicio
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Empresas
Públicas de Pensilvania
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
Código
Versión
1. PROCESO: CAPACITACIÓN
2. OBJETIVO: Mejoramiento institucional en el fortaleciendo de la capacidad de sus Funcionarios, con el fin de promover el desarrollo integral del talento humano y el afianzamiento de una ética del servicio público de tal manera que se facilite el desarrollo de los empleados, así como de posibilidad a ascensos en la carrera.
3. ALCANCE: Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, proyectos y los objetivos del estado y sus respectivas entidades, de tal manera que se fortalezca la capacidad tanto individual como colectiva, para aportar conocimientos, habilidades y aptitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos de la Empresa.
4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Capacitación
1 Utilizar elementos técnicos para determinar las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales
Verificar que se determinen las deficiencias colectivas
2 Formular el plan institucional de capacitación con la participación de la comisión de personal, siguiendo los
Verificar que se formule el plan institucional de capacitación
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lineamientos
3 Incluir en el presupuesto recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal
Verificar que se incluya el presupuesto de recursos suficientes para los planes y programas de capacitación
4 Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados la asistencia a las mismas
Verificar que se programen las actividades de capacitación
Asistencia
5 Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de la Oficina de Personal o de otras entidades de centros de capacitación o del sector administrativo al cual pertenece, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos y privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia
Verificar que se ejecuten los planes programas institucionales
Planes y Programas
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6 Llevar un archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados en el cual se indique la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como formatos evaluativos acerca de la calidad del servicio prestado en la entidad
Verificar que se lleve un archivo de la oferta de servicios de capacitación de entidades públicas o privadas
Archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados
7 Evaluar el impacto del plan de capacitación adoptando para ello instrumentos técnicos, involucrando a los empleados, se presenta los informes que solicite el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública
Verificar que se evalúe el impacto del plan de capacitación
6. DEFINICIONES: Capacitación : Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación formal como a la
informal, de acuerdo a lo establecido en la Ley general de educación, con el fin de aumentar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, por medio
del eficaz desempeño del cargo y el desarrollo personal integral.
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados la asistencia a las mismas
Utilizar elementos técnicos para determinar las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales
Jefe de Personal
Jefe de Personal
Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de la Oficina de Personal o de otras entidades de centros de capacitación o del sector administrativo al cual pertenece, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos y privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contracción se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia
Formular el plan institucional de capacitación con la participación de la comisión de personal, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el gobierno nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional.
Jefe de Personal
Jefe de Personal
Incluir en el presupuesto de recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal
1
Jefe de Personal
Llevar un archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados en el cual se indique la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como formatos evaluativos acerca de la calidad del servicio prestado en la entidad
1
Evaluar el impacto del plan de capacitación adoptando para ello instrumentos técnicos, involucrando a los empleados, se presenta los informes que solicite el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública
Jefe de Personal
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
Pagina:01 de
Fecha de Aprobación
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Código:
Versión:001
1. PROCESO: INSTRUMENTOS PARA EVALUAR
2. OBJETIVO: La evaluación del desempeño laboral tiene como propósito emitir un juicio objetivo sobre la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, determinando, el rendimiento del mismo a través de la medición de unos criterios de valoración previamente definidos. Debe considerarse como la base para el mejoramiento y desarrollo continuo de los evaluados.
3. ALCANCE: Identificar los criterios de desempeño, es decir, las condiciones y características de calidad y competencias laborales comporta mentales que debe poseer y aplicar el empleado para un desempeño exitoso.
4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Definición de Los Criterios de Evaluación Fase I
1 Los criterios se deben realizar al comienzo del período a evaluar, en concertación con el empleado. Con base en el Manual Específico de Funciones y Competenciales laborales de la
Gerencia
Dirección
Todas las dependencias
Control Interno
Verificar que la evaluación se realice de acuerdo al manual específico de funciones
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entidad.
3 Identifique el propósito fundamental del empleo y transcríbalo al formulario
Gerencia Dirección Control Interno
Comprobar el propósito fundamental del empleo
4 Elija entre tres y cinco criterios de desempeño (contribuciones individuales), jerarquícelos en orden descendente de acuerdo con el grado de incidencia en los resultados, pondérelos y transcríbalos al formulario.
Gerencia Dirección
Control Interno
Formato tipo
6 Determine las competencias comporta mentales asociadas a los resultados, jerarquícelas de acuerdo con su incidencia en los resultados, pondérelas y transcríbalas al formato tipo
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que se jerarquice las competencias comporta mentales, de acuerdo a su incidencia en los resultados
Formato tipo
7 Determine las metas asignadas al empleado con base los planes, programas y proyectos del área, jerarquícelas de acuerdo con su incidencia en los resultados, pondérelos y transcríbalas al formulario.
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que las metas se establezcan, con base a los planes programas y proyectos correspondientes a cada área
8 Establezca las evidencias de resultados, de conocimientos y de comportamiento requeridas para el
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que se establezcan las evidencias de los resultados y los criterios de desempeño, comportamiento y metas
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período evaluado y defina qué criterio de desempeño, competencia comporta mental y/o meta soportan o permiten constatar.
9 Con base en el Informe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, transcriba al Formulario la calificación correspondiente, según la ponderación que le corresponda dentro del valor asignado a este parámetro
Verificar que la calificación correspondiente según la ponderación se haga fundamentada en la información de la oficina de control interno o quien haga sus veces
Informe de la oficina de control interno
10 Con base en la calificación obtenida por cada empleado miembro del grupo, calcule el promedio aritmético, y transcríbalo al Formulario, de acuerdo con el valor asignado dentro de la evaluación y calificación total
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que se calcule el el promedio aritmético y se transcriba al formulario de acuerdo al valor asignado en la calificación
Formato tipo
B Portafolio de Evidencias Fase II
1 Se debe realizar durante el período sujeto a evaluación de acuerdo con el procedimiento establecido
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que el portaf9olio de evidencias sea realizado durante el periodo de evaluación
2 El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la
Gerencia Dirección
Control Interno
El acopio de evidencias, mediante protocolos de: Observación en el trabajo Formulación de preguntas. Asignación de tareas específicas. Reconocimientos, quejas, reclamos
Valoración del producto elaborado o servicio prestado.
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competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales.
La verificación de su autenticidad. La corroboración de su actualidad o vigencia. La determinación de su validez.
C Evaluación III
1 Definir las metas institucionales asignadas al empleado.
Gerencia Dirección
Control Interno
2 Definir las evidencias de resultado (producto), de conocimientos y de comportamiento requeridas para determinar, de manera objetiva, si el empleado realiza la función productiva que le corresponde.
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que el empleado realice las funciones que le corresponden
Producto
3 Acopiar las evidencias indispensables (Portafolio de evidencias) para verificar el cumplimiento de cada Criterio de Desempeño sujeto a evaluación
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar la validez, pertinencia y vigencia de las evidencias recopiladas y asegurarse de que están todas las que se requieren.
4 Se comparan los logros obtenidos durante el período evaluado con los resultados esperados (Fase I) y se presentan las evidencias recolectadas durante el mismo período (Fase II) y, finalmente, se emite
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar la comparación de los logros durante el periodo evaluado Verificar el grado de cumplimiento de los funcionarios
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un juicio acerca del grado en que el empleado cumple con las funciones y responsabilidades asignadas.
5 Entrevista con el empleado, durante la cual se presentan y confrontan las evidencias que permiten constatar la competencia del evaluado.
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que: El evaluado alcanza el (los) resultado (s) esperado (s). El resultado esperado cumple con las especificaciones requeridas (criterios de desempeño). El evaluado cumplen con las metas establecidas. El evaluado posee y aplica los conocimientos y comportamientos que le permiten ser competente
7 Como existen grados de dominio o maestría de una competencia, es necesario establecer un sistema de graduación, con base en las evidencias, como el siguiente
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que la graduación se aplique para cada uno de los factores a evaluar.
Alcanza el resultado esperado e innova Alcanza el resultado esperado Alcanza el resultado esperado con ayuda de otros No alcanza el resultado esperado
8 Realizada la comparación y constatación, se debe emitir un juicio objetivo sobre la conducta y competencia laborales del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales.
Gerencia Dirección
Control Interno
La evidencia permite constatar que el empleado alcanza los resultados esperados y que posee y aplica los conocimientos y comportamientos requeridos para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades propias del empleo.
El juicio emitido por la comisión evaluadora
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9 El resultado de la evaluación indica que el trabajador presenta deficiencias en relación con el (los) criterio (s) de desempeño evaluados
Gerencia Dirección
Control Interno
Todas las Dependencias
Analizar con el evaluado las razones o causas por las cuales el resultado no satisface los requerimientos del criterio de desempeño
10 Emitido el juicio se debe proceder a calificar, el grado de logro. Es decir, a asignarle un valor dentro de la escala definida para el efecto.
Gerencia Dirección
Control Interno
Verificar que se Concerté con el evaluado el plan de mejoramiento a cumplir en un tiempo determinado, los resultados a obtener y las fechas de control.
Formato Tipo
11 Cierre el proceso de evaluación
Gerencia Dirección
Control Interno
Firma conjunta del protocolo de evaluación.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Evaluación del Desempeño: Sistema de Evaluación del Desempeño: conjunto de elementos normativos, teóricos y metodológicos, que permiten realizar una valoración objetiva del rendimiento de los empleados de carrera y en período de prueba en sus respectivos empleos, con base en sus contribuciones individuales y conocimientos básicos para el desempeño del empleo, el logro de resultados y realizaciones en el cumplimiento de metas institucionales y sus competencias laborales, debe estar fundamentada en principios de equidad, ser objetiva, imparcial, basada en parámetros previamente establecidos a partir de los planes anuales de gestión del área respectiva, de las metas institucionales y de la evaluación que sobre el área realicen las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, referida a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el período evaluado y circunstancias en que desempeña sus funciones. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
001 Implementación del Modelo Meci
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Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
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CARACTERIZACIÓN DEL
MACROPROCESO
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Página
Código
Versión
Fecha de Aprobación
A. PLANEAR:
Nombre del Proceso: Instrumentos Para Evaluar
Objetivo del Proceso: La evaluación del desempeño laboral tiene como propósito emitir un juicio objetivo sobre la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, determinando, el rendimiento del mismo a través de la medición de unos criterios de valoración previamente definidos. Debe considerarse como la base para el mejoramiento y desarrollo continuo de los evaluados.
Alcance: Identificar los criterios de desempeño, es decir, las condiciones y características de calidad y competencias laborales comporta mentales que debe poseer y aplicar el empleado para un desempeño exitoso.
Requisitos:
Recursos:
Responsable: Gerencia, Control Interno.
Clase de Proceso:
Proveedor Entradas Salidas Cliente
Manual Específico de Funciones y Competenciales laborales de la entidad. Le Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa. DAFP Jefe Control Interno Funcionarios
Entrevistas Portafolio de evidencias Formulación de preguntas. Asignación de tareas específicas. Reconocimientos, quejas, reclamos La verificación de su autenticidad. La corroboración de su
Acopio de evidencias Metas y objetivos Reporte de Conocimientos y comportamientos Calificación Definitiva
Funcionarios
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actualidad o vigencia. La determinación de su validez.
B. HACER
Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito
Definición de Los Criterios de Evaluación Fase I Portafolio de Evidencias Fase II Evaluación III
Concertar con el evaluado el plan de mejoramiento a cumplir en un tiempo determinado, los resultados a obtener y las fechas de control. Analizar con el evaluado las razones o causas por las cuales el resultado no satisface los requerimientos del criterio de desempeño Talento Humano Idóneo Correcto análisis de la información
C. VERIFICAR
Seguimiento y Medición del Proceso
Nombre del Indicador
Indicador Metas Documento Registro
Instrumentos para Evaluar el Desempeño Laboral
Número de evaluados / Resultados esperados
100% Calificación Alcanza el resultado esperado e innova Alcanza el resultado esperado Alcanza el resultado esperado con ayuda de otros No alcanza el resultado esperado Firma conjunta del protocolo de evaluación.
D. ACTUAR
Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Aprobó
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE PERSONAL
Código
Versión
1. PROCESO: PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS
2. OBJETIVO: Garantizar que la gestión institucional y los procesos de administración del talento humano se manejen integralmente en función del bienestar social y del desempeño eficiente y eficaz de los funcionarios.
3. ALCANCE: Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral, que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, para generar actitudes favorables frente al servicio público y al del mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social y Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y seguridad laboral de los servidores públicos de la entidad así como la eficiencia, eficacia y efectividad de su desempeño
4. BASE LEGAL: Ley No.1567 del 5 de agosto de 1998 así lo dispone en su Capítulo II, PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, artículos No.18-19 y Capitulo III, PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL, artículos No.20-25 y del decreto No.1227 de abril 21 de 2005 Capitulo II, SISTEMAS E INCENTIVOS, Artículos No.69-77.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Programa de Bienestar social e Incentivos
1 Estudiar las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas de gobierno nacional
Funcionario encargado
Funcionario encargado
Verificar que se estudien las necesidades de los empleados
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2 Atender las
necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.
Funcionario encargado
Funcionario encargado
Verificar que se atiendan las necesidades detectadas
3 Desarrollar en forma directa o mediante contracción de personas naturales o jurídicas, a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o problemática a resolver
Funcionario encargado
Funcionario encargado
Verificar la seguridad social y los servicios sociales
Seguridad social
4 Evaluar y controlar programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decir sobre su modificación o continuidad
Funcionario encargado
Funcionario encargado
Verificar la evaluación y control de programas
6. DEFINICIONES: Bienestar Social: Procesos permanentes orientados a crear mantener y mejorar las condiciones
que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su
familia; así mismo permitir elevar los niveles de satisfacción , efectividad e identificación del
empleado con el servicio en la entidad para la cual laboral.
Desempeño de empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo: Uno de los
incentivos que debe concederse a los empleados de carrera administrativa, los nominadores
deberán otorgarles la respectiva comisión ejercer cargos de libre nombramiento y remoción y de
periodo cuando hubieren sido nombrados para ejercerlos.
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Estudiar las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas de gobierno nacional
Funcionario encargado
Atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.
Funcionario encargado
Desarrollar en forma directa o mediante contracción de personas naturales o jurídicas, a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o problemática a resolver
Funcionario encargado
Evaluar y controlar programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decir sobre su modificación o continuidad Funcionario encargado
FIN
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MACROPROCESO
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Fecha de Aprobación
GESTIÓN DE LA OFICINA DE PERSONAL
Código
Versión
1. PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
2. OBJETIVO: Elaborar el programa de salud ocupacional de acuerdo a las normas que exige la Ley
3. ALCANCE: Mejorar las condiciones laborales en los sitios de trabajo de los empleados del Municipio, a través de subprograma de trabajo, subprograma de educación en higiene y seguridad industrial, mediante diagnostico de las condiciones de trabajo.
4. BASE LEGAL: Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Ocupacional en Colombia.,
Resolución 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad", Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional, Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas, Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas, Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliación de los funcionarios a una entidad Aseguradora en Riesgos Profesionales (ARP), Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integración, la financiación y el funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez, Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales, Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales, Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
N° EATAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONTROLES REGISTRO
CARGO DEPENDENCIA
A Salud Ocupacional
1 Elegir y conformar el comité paritario de salud ocupacional según lo establecido en la norma
Funcionario asignado
asignada Verificar que se conforme el comité paritario
Convocatoria
2 Diseñar y elaborar el diagnostico (panorama de factores de riesgo)
Funcionario asignado COPASO
asignada Verificar que se elabore el diagnóstico
Diagnostico
3 Elaborar el programa de salud ocupacional acorde a la Ley teniendo en cuenta las necesidades y factores de riesgo
Funcionario asignado COPASO
asignada Verificar que se elabore el programa de salud ocupacional de acuerdo a la Ley
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presentes en la administración Municipal
4 Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de salud ocupacional, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal.
Funcionario asignado COPASO
asignada Verificar que se incluya el presupuesto los recursos suficientes
5 Programar actividades de medicina educativa ( Preventiva de trabajo y seguridad industrial)
Funcionario asignado COPASO
asignada Verificar que se programen y realicen actividades de medicina educativa
6 Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de sus funcionarios o de otras entidades, de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad, la concentración se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia
Funcionario asignado COPASO
asignada Verificar que se ejecuten los planes institucionales, con apoyo de sus funcionarios
7 Llevar un archivo de oferta de servicios para la ejecución, para programas de salud ocupacional, tanto en organismos públicos y privados en el cual se indique la razón social, los servicios que cubren, las metodologías que emplean, así como las observaciones de evaluación acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad.
Funcionario asignado COPASO
Secretaria COPASO
asignada Verificar que se lleve el control de un archivo de oferta de servicios
Archivo
8 Evaluar el impacto del programa de salud ocupacional por parte del COPASO
Jefe de Personal COPASO
Oficina de Personal
Verificar que se evalúe el impacto del programa de salud ocupacional.
Evaluación del Impacto
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adoptando y aplicando para ello instrumentos técnicos involucrando a los funcionarios.
6. DEFINICIONES: COPASO: Comité paritario de salud ocupacional 7. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de sus funcionarios o de otras entidades, de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad, la concentración se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia
Elegir y conformar el comité paritario de salud ocupacional de salud ocupacional según lo establecido en la norma
Funcionario Asignado
Diseñar y elaborar el diagnostico (panorama de factores de riesgo) Funcionario asignado COPASO
Funcionario asignado COPASO
Llevar un archivo de oferta de servicios para la ejecución, para programas de salud ocupacional, tanto en organismos públicos y privados en el cual se indique la razón social, los servicios que cubren, las metodologías que emplean, así como las observaciones de evaluación acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad.
Elaborar el programa de salud ocupacional acorde a la Ley teniendo en cuenta las necesidades y factores de riesgo presentes en la administración Municipal
Funcionario asignado COPASO
Funcionario asignado COPASO
Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de salud ocupacional, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal.
Evaluar el impacto del programa de salud ocupacional por parte del COPASO adoptando y aplicando para ello instrumentos técnicos involucrando a los funcionarios.
Funcionario asignado COPASO
Funcionario asignado COPASO
Programar actividades de medicina educativa (Preventiva de trabajo y seguridad industrial)
FIN
Funcionario asignado COPASO
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