Manual de Procedimentos
Volume 4.1 – Área de Apoio Geral
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 2
Aprovado
Índice
Princípios Gerais ............................................................................................................... 12
Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................. 18
Legislação Aplicável .......................................................................................................... 20
Mapa de Actualização do Documento ............................................................................... 23
Capítulo 1 – Núcleo de Alojamentos .................................................................................. 24
Processo 1 – candidatura ............................................................................................... 24
Subprocesso 1.1 – Modo de apresentação ................................................................ 24
Subprocesso 1.2 – Resultado da candidatura ............................................................ 25
Mapa do Processo ......................................................................................................... 26
Processo 2 – formalização da admissão ao alojamento na RDP ................................... 28
Subprocesso 2.1 – Condições de Admissão e contrato ............................................. 28
Subprocesso 2.2 – Contrato ....................................................................................... 28
Subprocesso 2.3 – Acolhimento ................................................................................. 28
Subprocesso 2.4 - Forma de Acolhimento ..................... Erro! Marcador não definido.
Mapa do Processo ......................................................................................................... 33
Processo 3 - Informação ................................................................................................ 35
Mapa do Processo ......................................................................................................... 36
Processo 4 – Garantir a Qualidade na limpeza e das medidas ambientais e de
segurança e higiene da Residência RDP ....................................................................... 37
Subprocesso 4.1 - Higienização/Limpeza ................................................................... 37
Mapa do Processo ......................................................................................................... 39
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Processo 5 – Recepção e Segurança ............................................................................ 40
Subprocesso 5.1 - Responsabilidade de incêndios .................................................... 40
Subprocesso 5.2 – Condicionamento e Acesso ......................................................... 41
Mapa do Processo ......................................................................................................... 42
Capítulo 2 – Núcleo de Arquivo ......................................................................................... 44
Processo 1 - Manual de procedimentos ......................................................................... 44
Subprocesso 1.1 - levantamento dos processos, atividades e intervenientes. ........... 44
Subprocesso 1.2 - mapeamento dos processos ......................................................... 44
Subprocesso 1.3 - elaboração do fluxograma dos processos .................................... 44
Subprocesso 1.4 - proposta do manual de procedimentos ......................................... 45
Fluxograma 1: Manual de procedimentos ...................................................................... 46
Mapa do Processo ......................................................................................................... 47
Processo 2 – Orientação técnica ................................................................................... 49
Subprocesso 2.1 – Levantamento de informação ...................................................... 49
Subprocesso 2.2 – Análise dos dados e/ou informação ............................................. 49
Subprocesso 2.3 – Proposta de norma e/ou orientação técnica ................................ 49
Subprocesso 2.4 – publicação da norma e/ou orientação técnica .............................. 50
Subprocesso 2.5 – divulgação da norma e/ou da orientação técnica ......................... 50
Fluxograma 2: Orientação técnica ................................................................................. 51
Mapa do Processo ......................................................................................................... 52
Processo 3 – Plano de classificação .............................................................................. 55
Subprocesso 3.1 – Instrumentos de recolha de dados ............................................... 55
Subprocesso 3.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional ............. 55
Subprocesso 3.3 – apresentação do projeto .............................................................. 55
Subprocesso 3.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação ...... 56
Subprocesso 3.5 – elaboração de folha de recolha de dados .................................... 56
Subprocesso 3.6 – análise da folha de recolha de dados .......................................... 56
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Subprocesso 3.7 – análise dos dados e/ou informação ............................................. 57
Subprocesso 3.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação 57
Subprocesso 3.9 – proposta de publicação do plano de classificação do IST ........... 57
Subprocesso 3.10 – envio da versão final para a DGARQ ......................................... 58
Fluxograma 3: Plano de classificação ............................................................................ 59
Mapa do Processo ......................................................................................................... 60
Processo 4 – Tabela de seleção .................................................................................... 66
Subprocesso 4.1 – Instrumentos de recolha de dados ............................................... 66
Subprocesso 4.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional ............. 66
Subprocesso 4.3 – apresentação do projeto .............................................................. 66
Subprocesso 4.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação ...... 67
Subprocesso 4.5 – elaboração de folha de recolha de dados .................................... 67
Subprocesso 4.6 – análise da folha de recolha de dados .......................................... 67
Subprocesso 4.7 – análise dos dados e/ou informação ............................................. 68
Subprocesso 4.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação 68
Subprocesso 4.9 – proposta de publicação da tabela de selecção do IST ................. 68
Subprocesso 4.10 – envio da versão final para a DGARQ ......................................... 69
Fluxograma 4: Tabela de seleção .................................................................................. 70
Mapa do Processo ......................................................................................................... 71
Processo 5 – Projetos e estudos .................................................................................... 77
Subprocesso 5.1 – elaboração de folha de recolha de dados .................................... 77
Subprocesso 5.2 – desenvolvimento, aferição e recolha de dados e/ou de informação
.................................................................................................................................... 77
Subprocesso 5.3 – apresentação do projeto/estudo .................................................. 77
Subprocesso 5.4 – análise da documentação e de apresentação e produção de
informação complementar .......................................................................................... 78
Subprocesso 5.5 – elaboração de instrumento de recolha de dados ......................... 78
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Subprocesso 5.6 – análise do instrumento de recolha de dados para
entrevista/questionário ................................................................................................ 79
Subprocesso 5.7 – análise dos dados e/ou informação ............................................. 79
Subprocesso 5.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação 79
Subprocesso 5.9 – proposta de publicação de projeto/estudo ................................... 80
Subprocesso 5.10 – publicação e divulgação do projeto/estudo ................................ 80
Fluxograma 5: Elaboração de projetos e estudos .......................................................... 81
Mapa do Processo ......................................................................................................... 82
Processo 6 – Plano de preservação digital .................................................................... 87
Subprocesso 6.1 – Instrumentos de recolha de dados ............................................... 87
Subprocesso 6.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação ................................. 87
Subprocesso 6.3 – apresentação do projeto .............................................................. 88
Subprocesso 6.4 – analisar a documentação de apresentação do projeto ................ 88
Subprocesso 6.5 – recolha e análise dos dados e/ou informação .............................. 88
Subprocesso 6.6 – validação/rectificação/complemento de dados e/ou informação .. 89
Subprocesso 6.7 – proposta de publicação do PPD................................................... 89
Subprocesso 6.8 – envio da versão final para a DGARQ ........................................... 90
Fluxograma 6: Elaboração do Plano de preservação digital .......................................... 91
Processo 7 – Inventário de documentação .................................................................... 99
Subprocesso 7.1 – produção de instrumentos de recolha de dados .......................... 99
Subprocesso 7.2 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação ........ 99
Subprocesso 7.3 – Análise dos IDDs de origem ........................................................ 99
Subprocesso 7.4 – análise da documentação .......................................................... 100
Subprocesso 7.5 – associação de metainformação ................................................. 100
Subprocesso 7.6 – realização de controlo de qualidade .......................................... 100
Subprocesso 7.7 – elaboração do inventário ............................................................ 101
Subprocesso 7.8 – proposta de publicação do inventário ........................................ 101
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Subprocesso 7.9 – publicação do inventário ............................................................ 101
Subprocesso 7.10 – proposta de eliminação da documentação .............................. 101
Subprocesso 7.11 – envio da proposta de eliminação da documentação para a
DGARQ .................................................................................................................... 102
Fluxograma 7: Inventário da documentação ................................................................ 103
Descrição do Processo 7: Inventário de documentação .............................................. 104
Processo 8 – Descrição arquivística ............................................................................ 110
Subprocesso 8.1 – produção de instrumentos de recolha de dados ........................ 110
Subprocesso 8.2 – definição de prioridades e do modelo de descrição arquivística 110
Subprocesso 8.3 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação ...... 110
Subprocesso 8.4 – análise dos IDDs de origem ....................................................... 111
Subprocesso 8.5 – análise da documentação .......................................................... 111
Subprocesso 8.6 – associação de metainformação ................................................. 111
Subprocesso 8.7 – realização de controlo de qualidade .......................................... 112
Subprocesso 8.8 – elaboração de IDDs ................................................................... 112
Subprocesso 8.9 – proposta de publicação dos IDDs .............................................. 112
Subprocesso 8.10 – publicação dos IDDs ................................................................ 113
Fluxograma 8: Descrição arquivística .......................................................................... 114
Descrição do Processo 8: Descrição arquivística ........................................................ 115
Processo 9 – Projeto de digitalização .......................................................................... 120
Subprocesso 9.1 – Conceção do estudo do projeto ................................................. 120
Subprocesso 9.2 – desenvolvimento do tratamento documental ............................. 120
Subprocesso 9.3 – promoção da digitalização dos documentos .............................. 120
Subprocesso 9.5 – associação de metainformação técnica ..................................... 121
Subprocesso 9.6 – realização do controlo de qualidade .......................................... 121
Subprocesso 9.7 – organização e nomeação das imagens ..................................... 121
Subprocesso 9.8 – realização do controlo de qualidade .......................................... 122
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Subprocesso 9.9 – produção de imagens derivadas ................................................ 122
Subprocesso 9.10 – realização do controlo de qualidade ........................................ 122
Subprocesso 9.11 – instalação dos documentos originais no depósito .................... 122
Subprocesso 9.12 – integração das imagens no sistema de armazenamento digital
.................................................................................................................................. 123
Fluxograma 9: Projeto de digitalização ........................................................................ 124
Descrição do Processo 9: Projeto de digitalização ...................................................... 125
Processo 10 - Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação
..................................................................................................................................... 130
Subprocesso 10.1 – pedido de consulta de informação e documentação ................ 130
Subprocesso 10.2 – receção e confirmação do pedido de informação e de
documentação .......................................................................................................... 130
Subprocesso 10.3 – análise e classificação do tipo de pedido ................................. 131
Subprocesso 10.4 – pesquisa de informação e documentação associada ao pedido
.................................................................................................................................. 131
Subprocesso 10.5 – avaliação da comunicabilidade da informação ........................ 131
Subprocesso 10.6 –envio de resposta com os resultados do pedido de informação
e/ou documentação .................................................................................................. 131
Subprocesso 10.7 – promoção do acesso presencial e/ou remoto à informação e
documentação .......................................................................................................... 131
Fluxograma 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação
..................................................................................................................................... 133
Descrição do Processo 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e
documentação .............................................................................................................. 134
Subprocesso 11.1 – elaboração do plano de ação ................................................... 137
Subprocesso 11.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor ......... 137
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Subprocesso 11.3 – recuperação e acesso a documentos e objectos museológicos
.................................................................................................................................. 137
Subprocesso 11.4 – promoção da edição do projeto de design da exposição ......... 138
Subprocesso 11.5 – seleção, digitalização e redação de conteúdos de legendagem e
textos de suporte ...................................................................................................... 138
Subprocesso 11.6 – promoção da produção dos materiais de comunicação ........... 138
Subprocesso 11.7 – promoção da divulgação da exposição .................................... 139
Subprocesso 11.8 – elaboração e edição dos conteúdos para suportes digitais ..... 139
Subprocesso 11.9 – promoção da montagem da exposição .................................... 140
Subprocesso 11.10 – disposição dos objetos e documentos no espaço expositivo . 140
Subprocesso 11.11 – promoção do plano de segurança e de manutenção do espaço
expositivo .................................................................................................................. 140
Subprocesso 11.12 – inauguração da exposição ..................................................... 140
Fluxograma 11: Exposição física ................................................................................. 141
Descrição do Processo 11: Exposição física ................................................................ 142
Processo 12 – Exposição virtual .................................................................................. 148
Subprocesso 12.1 – elaboração do plano de ação ................................................... 148
Subprocesso 12.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor ......... 148
Subprocesso 12.3 – recuperação e acesso a documentos e objectos museológicos
.................................................................................................................................. 148
Subprocesso 12.4 – promoção da fotografia e/ou digitalização de objectos e
documentos .............................................................................................................. 149
Subprocesso 12.5 – definição da estrutura do quadro de classificação para os
conteúdos digitais ..................................................................................................... 149
Subprocesso 12.6 – selecção e redação de conteúdos e/ou de metainformação
complementar ........................................................................................................... 149
Subprocesso 12.7 – definição da arquitectura da exposição virtual ......................... 150
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Subprocesso 12.8 – promoção da produção do projeto de web design da exposição
virtual ........................................................................................................................ 150
Subprocesso 12.9 – promoção da edição da exposição virtual ................................ 150
Subprocesso 12.10 – promoção da divulgação da exposição virtual ....................... 150
Subprocesso 12.11 – promoção da publicação da exposição virtual ....................... 151
Fluxograma 12: Exposição virtual ................................................................................ 152
Descrição do Processo 12: Exposição virtual .............................................................. 153
Processo 13 – Comunicação e difusão do arquivo digital ............................................ 159
Subprocesso 13.1 – conceber estudo do projeto e disponibilizar conteúdos ........... 159
Subprocesso 13.2 – elaborar protótipo de acesso a imagens e metainformação on-
line ............................................................................................................................ 159
Subprocesso 13.3 – associação das imagens digitais e da metainformação descritiva
.................................................................................................................................. 160
Subprocesso 13.4 – integrar e disponibilizar recursos na página web do NArQ ...... 160
Subprocesso 13.5 – promover a divulgação do arquivo digital ................................. 160
Subprocesso 13.6 – publicação do arquivo digital .................................................... 161
Fluxograma 13: Comunicação e difusão do arquivo digital .......................................... 162
Descrição do Processo 13: Comunicação e difusão do arquivo digital ........................ 163
Capítulo 3 – Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos ................................. 166
Processo 1 – Aquisição de prestação de serviços ....................................................... 166
Subprocesso 1.1 – Procedimento administrativo ...................................................... 166
Mapa do Processo ....................................................................................................... 168
Descrição do Processo: Aquisição de Prestação de Serviços .................................. 168
Processo 2 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing” ................. 173
Mapa do Processo ....................................................................................................... 174
Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing”
.................................................................................................................................. 174
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Processo 3 – Cessão do direito de exploração de espaços do IST ............................. 178
Mapa do Processo ....................................................................................................... 179
Descrição do Processo: Cessão do direito de exploração de espaços do IST ......... 179
Processo 4 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de Cessão de Espaços ....... 183
Mapa do Processo ....................................................................................................... 184
Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de cessão de
espaços .................................................................................................................... 184
Capítulo 4 – Núcleo de Reprografia ................................................................................. 186
Processo 1 – Reprodução de testes e exames ............................................................ 186
Subprocesso 1.1 – Recepção de testes/Exames ..................................................... 186
Subprocesso 1.2 – Reprodução e entrega de testes/Exames .................................. 186
Mapa do Processo ....................................................................................................... 187
Descrição do Processo: Reprodução de Testes e Exames ...................................... 187
Capítulo 5 – Núcleo de Serviços Gerais .......................................................................... 188
Processo 1 - Marcação de Serviços de Transporte IST ............................................... 188
Mapa do Processo ....................................................................................................... 190
Descrição do Processo: Marcação de Serviços de Transporte IST .......................... 190
Processo 2 - Marcação de Espaços IST ...................................................................... 191
Mapa do Processo ....................................................................................................... 193
Descrição do Processo: Marcação de Espaços IST ................................................. 193
Processo 3 – Recepção e Expedição de Correio ......................................................... 194
Mapa do Processo ....................................................................................................... 196
Descrição do Processo: Recepção e Expedição de Correio .................................... 196
Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Central ............................................ 197
Mapa do Processo ....................................................................................................... 199
Descrição do Processo: Distribuição de Correio no Pavilhão Central ...................... 199
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Processo 5 – Serviço de Mudanças Do IST ................................................................. 200
Mapa do Processo ....................................................................................................... 201
Descrição do Processo: Serviço de Mudanças do IST ............................................. 201
Processo 6 – Monitorização de Bens ........................................................................... 202
Mapa do Processo ....................................................................................................... 203
Descrição do Processo: Monitorização de Bens ...................................................... 203
Processo 7 – Monitorização de Contratos de OutSourcing .......................................... 204
Mapa do Processo ....................................................................................................... 207
Descrição do Processo: Monitorização de Contratos de OutSourcing ..................... 207
Processo 8 – Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo ......................... 208
Mapa do Processo ....................................................................................................... 209
Descrição do Processo: Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo .... 209
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Princípios Gerais
A Área de Apoio Geral (AAG) exerce a sua acção no domínio da coordenação e controlo
da prestação de serviços e da aquisição necessária às competências previstas para a
Área, assim como assegurar todos os procedimentos administrativos e expediente
necessário. A Área de Apoio Geral compreende os seguintes Núcleos:
• Núcleo de Serviços Gerais;
• Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos;
• Núcleo de Arquivo;
• Núcleo de Reprografia;
• Núcleo de Alojamentos.
No âmbito das suas competências a Área de Apoio Geral através dos Núcleos respectivos
tem também as atribuições que se enumeram nas respectivas áreas de intervenção:
Núcleo de Alojamentos
Compete ao Núcleo de Alojamentos (NA):
• Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o
funcionamento e utilização de todas as unidades de alojamento administradas
directamente pelo IST;
• Propor a regulamentação de utilização das residências e sua administração,
bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos em vigor;
• Organizar os processos de candidatura aos alojamentos;
• Cooperar com o Núcleo de Compras e Aprovisionamento (NCA) nas
prospecções de mercado e na elaboração dos processos administrativos de
aquisição de bens e serviços necessários às unidades de alojamento;
• Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como
calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente
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Aprovado
actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as
unidades de alojamento;
• Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e
dos bens afectos às unidades de alojamento;
• Manter, permanentemente actualizados, organizados e registados, todos os
dados relativos à concessão de alojamento, e um sistema de controlo financeiro
que permita efectuar previsões de ocupação e de disponibilidades das unidades
de alojamento;
• Remeter para a Área Contabilística toda a documentação justificativa das
despesas efectuadas e das receitas recebidas, nomeadamente os elementos
necessários à cobrança pontual das receitas de todas as unidades de
alojamento;
• Apoiar a actualização do inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis, e
propor autos de abate e inutilização, de bens deteriorados e/ou sem valor
operacional, de todas as unidades de alojamento;
Núcleo de Arquivo
Compete ao Núcleo de Arquivo (NArq):
• Conceber, propor e manter instrumentos de gestão arquivística para o
desenvolvimento de sistemas de registo, identificação e classificação de
documentos;
• Produzir e divulgar normas e instrumentos internos de apoio técnico,
promovendo as boas práticas na gestão da documentação da Escola;
• Elaborar pareceres sobre o acesso aos documentos administrativos em arquivo
intermédio e definitivo;
• Conceber e gerir o desenvolvimento de projetos de digitalização;
• Promover a implementação de sistemas eletrónicos para a gestão de arquivo
corrente, intermédio e histórico;
• Garantir a selecção, tratamento e difusão de documentação relativa à Escola e
às suas áreas de atuação;
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Aprovado
• Gerir as funções e respectivas atividades de avaliação documental, conservação
permanente e aquisição, bem como de preservação e conservação física do
património arquivístico e fotográfico do IST;
• Desenvolver atividades de identificação, classificação, descrição documental,
organização e cotação, assegurando as funções de tratamento arquivístico da
documentação;
• Organizar e gerir as áreas de depósito do Arquivo Intermédio e Definitivo do
IST;
• Promover iniciativas de comunicação e difusão do património arquivístico e
fotográfico do IST;
• Elaborar instrumentos de pesquisa e de acesso à informação;
• Normalizar e prestar serviços de consulta de documentos, pesquisas
específicas, reprodução de documentos, transferência de suportes e
empréstimo, bem como de apoio e orientação ao Cidadão e à comunidade IST.
Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Compete ao Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos (NGAC):
• Assegurar o cumprimento das normas e orientações para a utilização e
funcionamento de todas as unidades que possuam serviços contratados e/ou
concessionados, sendo responsável por todo o acompanhamento dos contratos
de “Outsourcing”, designadamente nas seguintes áreas:
• Prestação de Serviços de Limpeza;
• Prestação de Serviços de Segurança e Vigilância;
• Concessão de Exploração de Bares e Refeitórios;
• Conservação e Manutenção de Espaços Verdes;
• Concessão e Aluguer de Espaços;
• Acompanhamento e verificação do cumprimento das cláusulas contratuais;
• Verificação mensal da facturação que posteriormente se envia à Área
Contabilística para efeitos de processamento;
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Aprovado
• Proposta de abertura de novos procedimentos administrativos em ordem a
novas contratações;
• Realização de procedimentos administrativos subsequentes, nomeadamente
concursos públicos, desde a respectiva abertura até à celebração do contrato;
• Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como
calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente
actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;
• Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e
dos bens afectos ao respectivo Núcleo.
Núcleo de Reprografia
Compete ao Núcleo de Reprografia (NR):
• Promover a edição ou reedição de folhas, textos de apoio ou didácticos,
• Promover a venda de edições científicas, técnicas e textos didácticos, do próprio
estabelecimento de ensino;
• Executar encadernações;
• Manter um sistema de controlo de gestão de stocks;
• Zelar pela manutenção e conservação do equipamento afecto ao serviço;
• Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos
orçamentos e relatórios anuais;
• Cooperar com o NCA nas prospecções de mercado e na elaboração dos
processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários à
unidade, submetendo-os a decisão superior;
• Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como
calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente
actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;
• Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e
dos bens afectos ao respectivo Núcleo.
Núcleo de Serviços Gerais
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 16
Aprovado
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais (NSG):
• Assegurar a funcionalidade e a adequação dos espaços do Pavilhão Central,
Acção Social, Matemática, Física, Jardim Norte e espaços exteriores, de forma a
permitir a criação das melhores condições para o desenvolvimento das
actividades de ensino e investigação da Escola;
• Apoiar a gestão dos edifícios referidos, colaborando na programação e
planeamento das actividades, permanentes e eventuais, e assim garantir, em
colaboração com outros núcleos do IST, em particular, com o Gabinete de
Organização Pedagógica (GOP), no respeitante à ocupação das salas de aula, e
com o Núcleo de Manutenção (NM), no respeitante à disponibilidade e bom
funcionamento dos equipamentos, a realização de aulas e de outras actividades
de ensino e investigação nas melhores condições possíveis;
• Cooperar com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde (NSHS), através da
colaboração na implementação da vigilância dos referidos edifícios e na
realização de operações de rotina para solução de eventuais problemas
relacionados com a segurança de pessoas e bens, ou de higiene e segurança no
trabalho;
• Garantir, em estreita colaboração com o Núcleo de Gestão e Acompanhamento
de Contratos, o funcionamento adequado de todos os serviços externos
contratados (Outsourcing);
• Organizar e gerir todos os chaveiros de todos os edifícios referidos; Recepcionar
e registar toda a correspondência, distribui-la internamente pelas várias
entidades e Núcleos departamentais, assim como recolher e expedir a
correspondência dos serviços do IS
• Analisar e organizar a documentação com um sistema de classificação;
• Efectuar o expediente que lhe seja solicitado pelos serviços do IST, assim como
a organização, manutenção e permanente actualização de um arquivo do
Núcleo;
• Recepcionar, registar e organizar os serviços de transporte;
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Verificado Página: 17
Aprovado
• Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu
serviço, nomeadamente através de revisões periódicas;
• Remeter para os serviços competentes toda a documentação justificativa das
despesas, nomeadamente os elementos necessários à cobrança;
• Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização que
permita um conhecimento das deslocações efectuadas e/ou a efectuar;
• Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e
quilometragem das viaturas;
• Garantir e assegurar o serviço de mudanças dentro do IST;
• Elaborar os processos administrativos de mudanças;
• Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como
calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente
actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;
• Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e
dos bens afectos ao respectivo Núcleo.
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Verificado Página: 18
Aprovado
Abreviaturas e Acrónimos
AAG - Área de Apoio Geral
AQAI - Área para a Qualidade e Auditoria Interna
AR – Aviso de Recepção
CA - Comissão de Alojamentos.
CG - Conselho de Gestão
COOR – Coordenador de Núcleo
DAE - Documentos de Arquivo Eletrónicos
DAJ - Direcção de Apoio Jurídico
DEI - Departamento de Engenharia Informática
DGARQ - Direção Geral de Arquivos
DSI - Direção de Serviços de Informática
DT - Direcção Técnica
IDD - Instrumento de Descrição Documental
ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies,
Persons and Families)
ISAD (G) - General International Standard Archival Description
IST – Instituto Superior Técnico.
MEF - Macroestrutura funcional para a Administração Central do Estado
NA - Núcleo de Alojamentos
NArq - Núcleo de Arquivo
NCA – Núcleo de Compras e Aprovisionamento
NGAC - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
NME - Núcleo de Multimédia e E-learning
NR - Núcleo de Reprografia
NSG - Núcleo de Serviços Gerais
NSHS - Núcleo de Segurança e Higiene
ODA - Orientações para a Descrição Arquivística
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Verificado Página: 19
Aprovado
PPD - Plano de Preservação Digital
RDP - Residência de Estudantes Eng. Duarte Pacheco
RT - Request Tracker
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Verificado Página: 20
Aprovado
Legislação Aplicável
Legislação Descrição
Decreto-Lei n.º 197/99 de 8 de
Junho
Regime júridico de realização de despesas públicas
e contratação pública
Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de
Janeiro
Código dos Contratos Públicos
Regime jurídico de realização de despesas públicas
e contratação pública.
CCP – Código dos Contratos
Públicos
Estabelece a disciplina aplicável à contratação
pública e o regime substantivo dos contratos
públicos que revistam a natureza de contrato
administrativo.
Decreto-Lei n.º 278/2009, de 2 de
Outubro
Altera (segunda alteração) o Código dos Contratos
Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de
29 de Janeiro, com vista a garantir a flexibilidade da
sua aplicação às actividades de investigação e
desenvolvimento em instituições científicas e de
ensino superior. Republica em anexo o referido
Código na sua redacção actual.
Despacho 4207/2010, de 9 de
Março
Regulamento de organização e de funcionamento
dos serviços de natureza administrativa e de apoio
técnico do IST.
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Verificado Página: 21
Aprovado
Decreto-Lei n.º 290/2001, Artº 3 de
16 de Novembro
Regulamento sobre a perigosidade das matérias
transportadas por correio
Portaria nº 372/2007, de 30 de
março
Determina a estrutura nuclear dos serviços da
DGARQ e as competências das respetivas unidades
orgânicas.
Decreto-Lei nº 93/2007, de 29 de
março
Define a missão, atribuições e tipo de organização
interna da DGARQ.
Lei nº 46/2007, de 24 de agosto.
Regula o acesso aos documentos administrativos e
a sua reutilização, revoga a Lei nº 65/93, de 26 de
agosto, com a redação introduzida pelas Leis nº
8/1995, de 29 de março, e 94/1999, de 16 de julho, e
transpõe para a ordem jurídica nacional a Diretiva nº
2003/98/CE, do Parlamento e do Conselho, de 17 de
novembro, relativa à reutilização de informações do
setor público.
Decreto-Lei nº 93/2007, de 29 de
março
Define a missão, atribuições e tipo de organização
interna da DGARQ.
Lei nº 107/2001, de 8 de setembro. Estabelece as bases da política e do regime de
proteção e valorização do património cultural.
Deliberação nº 60/2000, de 27 de
janeiro.
Isenta à Comissão Nacional de Proteção de dados
(CNPD) alguns tratamentos de dados.
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Verificado Página: 22
Aprovado
Decreto-lei nº 447/1988, de 10
de dezembro. Regula a pré-arquivagem de documentação
Lei nº 14/1994, de 11 de maio.
Altera, por ratificação, o Decreto-Lei nº 16/93,
de 23 de janeiro, que aprova o regime geral
dos arquivos e do património arquivístico.
Decreto-lei nº 16/1993, de 23
de janeiro.
Estabelece o regime geral dos arquivos e do
património arquivístico.
Lei nº 67/1998, de 26 de
outubro.
Transpõe para a ordem jurídica interna a
Diretiva nº 95/46/CE, do Parlamento Europeu
e do Conselho, de 24 de outubro de 1995,
relativa à proteção das pessoas singulares no
que diz respeito ao tratamento de dados
pessoais e à livre circulação desses dados.
Decreto-lei nº 121/1992, de 2
de julho.
Estabelece os princípios de gestão de
documentos relativos a recursos humanos,
recursos financeiros e recursos patrimoniais
dos serviços de administração direta e indireta
do Estado.
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Data:
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Verificado Página: 23
Aprovado
Mapa de Actualização do Documento
Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo
Chefe de
Divisão da
AAG
Volume 4.1 Sempre que
necessário
Rever Manual e
adequação dos
processos
Validação das
alterações
Coordenador
do NA
Capitulo 1 Sempre que
necessário
Edição / Revisão
de
Procedimentos
Proposta de
alteração e
elaboração / revisão
Coordenador
do NArq
Capitulo 2 Sempre que
necessário
Edição / Revisão
de
Procedimentos
Proposta de
alteração e
elaboração / revisão
Coordenador
do NGAC
Capitulo 3 Sempre que
necessário
Edição / Revisão
de
Procedimentos
Proposta de
alteração e
elaboração / revisão
Coordenador
do NR
Capitulo 4 Sempre que
necessário
Edição / Revisão
de
Procedimentos
Proposta de
alteração e
elaboração / revisão
Coordenador
do NSG
Capitulo 5 Sempre que
necessário
Edição / Revisão
de
Procedimentos
Proposta de
alteração e
elaboração / revisão
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo1 Núcleo de Alojamentos
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 24
Aprovado
Capítulo 1 – Núcleo de Alojamentos
Processo 1 – candidatura
As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos já inscritos no IST poderão ser
apresentadas em, períodos pré-determinados junto do NA, de acordo com a(s)
modalidade(s) definida(s) no regulamento.
• A abertura das candidaturas será anunciada através de Avisos de Abertura
publicados no site http://rdp.ist.utl.pt e noutros meios de divulgação considerados
pertinentes,
As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos de 1º ano deverão ser
exclusivamente requeridas no acto de matrícula e inscrição no IST, ou através de via
electrónica para o endereço ([email protected]).
As candidaturas são analisadas face à pontuação resultante do aproveitamento escolar
conjuntado com o factor antiguidade e atribuição de bolsa, conforme fixada no
Regulamento Interno.
As candidaturas são seriadas por ordem decrescente, de acordo com a pontuação
decorrente da avaliação, para efeitos de selecção.
Subprocesso 1.1 – Modo de apresentação
As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos já inscritos no IST é uma candidatura
online, a sua formalização é obrigatória, através do preenchimento completo do formulário
de candidatura (seguindo as instruções constantes) disponível no site http://rdp.ist.utl.pt
com todas as informações requeridas devendo conter, entre outras, as seguintes
informações:
• Nome;
• Número de aluno;
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo1 Núcleo de Alojamentos
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 25
Aprovado
• Curso;
• Se é bolseiro;
• Morada;
A candidatura ao alojamento na RDP para alunos de 1º ano deverá indicar todas as
informações requeridas devendo conter, entre outras, as seguintes informações:
• Nome;
• Número de aluno;
• Curso;
• Morada
• Nota de seriação do concurso de acesso ao ensino superior
Subprocesso 1.2 – Resultado da candidatura
As candidaturas dos alunos já inscritos no IST são analisadas face à pontuação resultante
do aproveitamento escolar conjuntado com o factor antiguidade e atribuição de bolsa,
conforme fixada no Regulamento Interno.
As candidaturas dos alunos que se candidataram ao IST, através do concurso nacional de
acesso ao ensino superior, são analisadas face à nota de seriação conjuntado com o
factor de deslocação (raio> 50Km distância), conforme fixada no Regulamento Interno.
As candidaturas são seriadas por ordem decrescente, de acordo com a pontuação
decorrente da avaliação, para efeitos de selecção.
O resultado da candidatura, é publicado pelo NA no site http://rdp.ist.utl.pt e na recepção
da RDP.
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Capítulo1 Núcleo de Alojamentos
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 26
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Candidatura a Alojamento na Residência de Estudantes Engenheiro Duarte Pacheco.
Responsável
Identificação (processo,
sub-processo procedimento)
Quando se procede
/ Prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem
valida Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NA
1.1 – Modo de Apresentação da Candidatura
1- Entre Abril e Maio (alunos IST) 2- Acto da matricula (alunos 1º ano)
Preenchimento de formulário: 1- Online (alunos IST) 2- Acto da matricula (alunos 1º
Verificação/ confirmação da informação
Alunos do IST candidatos à RDP
Coordenador do NA ou Secretariado do NA
Coordenador do NA
Chefe de Divisão da AAG
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo1 Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º 0
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 27
Aprovado
ano) Coordenador do NA
1.2 – Resultado da Candidatura
Após confirmação de dados fornecidos: 1 – 30 de Junho (alunos IST) 2 – Último dia de inscrições/matriculas do 1º ano (alunos 1º ano)
Validação da Candidatura, seguidamente Candidaturas seriadas por ordem decrescente da sua pontuação
Seriação e publicitação do resultado em: 1- http://rdp.ist.utl.pt 2 - Recepção da RDP
Candidatos à RDP
Coordenador do NA
Chefe de Divisão da AAG
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Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º 1
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 28
Aprovado
Processo 2 – formalização da admissão ao alojamento na RDP
A formalização da admissão na RDP tem subjacente vários subprocessos suportados por
um O contrato entre o IST e os alunos/utilizadores baseia-se na apresentação de uma
candidatura e posterior validação através da qual é efectuado o pedido de admissão e
cuja a avaliação é da competência do Núcleo de Alojamentos.
Subprocesso 2.1 – Condições de Admissão e contrato
• Estar de acordo com os requisitos do Regulamento Interno,
• Entregar a documentação necessária: contrato assinado, fotocópias dos
documentos, foto, etc…
• Efectuar o pagamento da caução,
• Efectuar pagamento da mensalidade,
• Estar ligado ao IST.
Subprocesso 2.2 – Contrato
O contrato entre o IST e os alunos/utilizadores baseia-se na apresentação de uma
candidatura e posterior validação através da qual é efectuado o pedido de admissão e
cuja avaliação é da competência do Núcleo de Alojamentos a validação do Chefe Divisão
da AAG para posterior aprovação do Conselho de Gestão.
Subprocesso 2.3 – Acolhimento
Objectivo
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Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 29
Aprovado
Temos como objectivo, fazer uma descrição geral do acolhimento no Núcleo de
Alojamentos.
O alojamento do NA constitui uma modalidade de oferta de alojamento com
características específicas, distintas de outras modalidades de alojamento.
Por isso, o alojamento do NA deverá estar sempre atento a dois factos:
• Evolução das necessidades e expectativas dos seus utilizadores, através da
avaliação contínua da respectiva satisfação;
• Evolução dos serviços prestados pelos restantes alojamentos semelhantes, por
forma a assegurar-se que a sua oferta continua a ser de qualidade.
A sociedade e a economia evoluem, alterando-se:
• Exigências e expectativas dos alunos/utilizadores relativamente às condições de
alojamento;
• Características dos serviços e ambiente;
• Hábitos;
• Tecnologias de comunicação inter-pessoal.
Processo de Acolhimento
O acolhimento é constituído por dois conjuntos de serviços/actividades:
• Os que são prestados aos alunos/utilizadores obrigatoriamente ou por
solicitação destes;
• Os que asseguram, na retaguarda, a qualidade do serviço, a segurança, o
conforto e a higiene.
Sempre que possível o NA é responsável pela totalidade do acolhimento, em todas as
fases da sua relação com alunos/utilizadores, definindo quem é/são responsável (eis) pela
organização e desempenho das diferentes funções e tarefas que fazem parte do
acolhimento;
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Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º 1
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 30
Aprovado
Somos igualmente responsáveis pela organização dos serviços que são prestados nos
diferentes momentos do acolhimento;
• De que forma se assegura a monitorização dos serviços prestados.
• A presença pessoal dos recepcionistas à entrada e à saída dos utilizadores, é
recomendável, bem como o apoio diário durante a estadia destes.
• O serviço será pautado pela cordialidade, educação e empatia;
• Sempre que possível, o NA ou os seus representantes estarão disponíveis para
qualquer questão pertinente dos utilizadores;
• Existirá no mínimo, uma pessoa que tenha conhecimentos de uma língua
estrangeira preferencialmente o Inglês;
• Será disponibilizado a possibilidade de utilização de telefone e fax e,
preferencialmente, ligação à Internet;
• Os colaboradores devem apresentar-se com vestuário adequado observando os
princípios de higiene pessoal.
Durante a estadia, na residência prestamos um conjunto de serviços entre os quais se
destacam:
• Atendimento, recepção e encaminhamento de correspondência, telefonemas,
faxes e emails;
• Prestação de informações;
• Promoção e apoio na utilização de serviços que poderão ser externamente
importantes, tais como:
o Transportes,
o Cantinas,
o Centro de saúde,
o SEF, etc.
• Atendimento das reclamações e sugestões.
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Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 31
Aprovado
Existe um conjunto de preocupações no domínio da manutenção e conservação das
instalações, equipamentos e utensílios de que o NA dispõe para prestar o seu serviço de
acolhimento.
Serviços Prestados aos Alunos/Utilizadores
• Informações - Informações prestadas aos alunos/utilizadores em todas as etapas
do seu relacionamento com o NA (primeiro contacto, entrada, estadia, saída e
após o regresso ao seus países ou região de origem)
• Pedidos de alojamento - Serviço de alojamento, quer estes sejam em fase de
candidatura ou fora dos prazos (telefone, fax ou email).
• Entradas e Saídas - Serviço (em local apropriado) do NA, destinado a assegurar
a entrada e a saída dos alunos/utilizadores.
• Alojamento - Serviço de arrumação e limpeza dos quartos e restantes
instalações, destinado a assegurar o conforto, higiene e segurança.
• Disponibilização de cozinhas – Serviço em que se deve assegurar o conforto,
higiene e segurança dos utilizadores.
• Atendimento - Conjunto de serviços prestados durante toda a estadia destes na
Residência.
• Animação - Conjunto de actividades culturais, de lazer e desporto
proporcionadas pelo NA directamente ou em parceria com a Comissão de
Residentes.
Actividades de Apoio
Para além dos serviços de acolhimento prestados, o NA desenvolve outras actividades.
• Manutenção - Manutenção, conservação e reparação de todas as infra-
estruturas e equipamentos, importantes para o conforto, ambiente, higiene,
segurança e animação dos alunos/utilizadores.
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Direção Técnica
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Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 32
Aprovado
• Ambiente, Higiene e Segurança - Preocupações nos domínios do ambiente, da
economia de energia e da higiene e segurança das instalações (blocos – A, B,
C, edifícios anexos, jardins, etc.) e dos equipamentos e utensílios, propriedade
do IST, à guarda do NA.
• Envolvente - Procedimentos de informação actualizada sobre a envolvente
externa, próxima da residência (bancos, supermercados, serviços e lazer).
Descrição dos Serviços e Actividades
O acolhimento de um aluno pode ser descrito como um processo de prestação de
serviços, constituído por várias etapas que se efectuam sequencial ou simultaneamente
em relação aos procedimentos de serviço, comportamentos e documentos que devem ser
utilizados (registos, impressos, documentos técnicos).
Todos estes aspectos têm implicações directas na qualidade do serviço prestado e na
satisfação dos alunos.
Para cada etapa do serviço de acolhimento, serão abordados os seguintes aspectos:
• Organização do serviço
• Prestação do serviço (procedimentos e comportamentos)
• Manutenção e conservação das instalações, equipamentos e utensílios
associados ao serviço
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Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º 1
Data:
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Verificado Página: 33
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo : Formalização do pedido de admissão tendo em conta as características específicas do indivíduo.
Responsável
Identificação (processo,
sub-processo procedimento)
Quando se procede
/ Prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem
valida Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador NA
2.1 - Cumprimento dos requisitos dos Regulamento Interno da RDP.
Anualmente (data de abertura do ano lectivo) e Sempre que ocorre a entrada de um novo aluno
Recepção de toda a documentação solicitada
Residentes da RDP
NA Assistente Técnico NA
Coordenador do NA
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Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º 1
Data:
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 34
Aprovado
Coordenador NA
2.2 – Contrato de alojamento
Anualmente (data de abertura do ano lectivo) e Sempre que ocorre a entrada de um novo aluno
Base de dados/registo contrato
Residentes da RDP
AAG Assistente Técnico NA
CG
Coordenador NA
2.3 - Acolhimento
Anualmente (data de abertura do ano lectivo) e Sempre que ocorre a entrada de um novo aluno
Apresentação de todos os serviços e valências de ser residente da RDP
Assistente Técnico NA
Coordenador do NA
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Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
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Data:
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 35
Aprovado
Processo 3 - Informação
Objectivos
Nas informações que o NA presta, destacando o papel determinante que estas têm no
sucesso dos alunos/utilizadores.
Âmbito
Considera-se todo o tipo de informação prestada pelo NA desde os primeiros contactos
de um potencial aluno, passando pelo pedido de alojamento/candidatura, entrada, estadia
e saída, até depois do regresso deste ao seu local de origem.
Responsabilidade
Cabe ao NA, a escolha do tipo de informações a fornecer e os melhores momentos para
prestar uma determinada informação. A iniciativa de prestar informações, cabe ao NA e
aos colaboradores.
Informações Prestadas
As informações que se prestam são de natureza muito diversa e podem ser classificadas
em três categorias:
• Instalações, serviços e actividades (localização, transportes de acesso,
apresentação do espaço, horários, serviços prestados e infra-estruturas de
lazer);
• Envolvente (espaços verdes, história, supermercados e serviços de turismo,
restauração, saúde e bem-estar, lazer e desporto);
• A residência (localização, transportes, acessos, acessibilidades, apresentação
do espaço e funcionários).
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Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 36
Aprovado
Mapa do Processo Descrição do Processo - Informação prestada pelo NA desde os primeiros contactos de um potencial aluno.
Responsável
Identificação (processo,
sub-processo procedimento)
Quando se procede
/ Prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem
valida Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador, Assistente Técnico e
operacionais do NA
3. Informações prestadas aos utilizadores da
RDP.
Estabelecemos que
informação, quando e a
quem./ Sempre que necessário
Determinamos quem necessita
de que informação.
Alunos e utilizadores, informados e satisfeitos.
IST Residentes da RDP
NA Chefe Divisão da
AAG
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Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 37
Aprovado
Processo 4 – Garantir a Qualidade na limpeza e das medidas ambientais e
de segurança e higiene da Residência RDP
Subprocesso 4.1 - Higienização/Limpeza
O NA, obriga-se a:
• Supervisão dos serviços prestados;
• Disponibilizar instalações sanitárias e vestiários adequados;
• Disponibilizar local para a guarda de material e equipamento de limpeza;
• Realizar pelo menos anualmente uma auditoria da qualidade dos serviços de
limpeza prestados;
• Realizar reuniões, entre o NA e a empresa contratada, trimestralmente ou sempre
que necessário para aferição dos procedimentos.
Obrigações e Responsabilidades da empresa contratada
A empresa de serviços de limpeza contratada deve:
• Fornecer os materiais, equipamentos, ferramentas e utensílios que se revelarem
necessários para garantir uma limpeza e desinfecção;
• Garantir a presença de recursos humanos, que assegurem a boa execução da
actividade dos serviços de limpeza;
• Responsabilizar-se integralmente pelo cumprimento das especificações técnicas
apresentadas;
• Seleccionar, informar e formar rigorosamente os profissionais que irão prestar os
serviços de limpeza;
• Assegurar que os profissionais do serviço de limpeza executam a sua actividade,
devidamente fardada e com o equipamento de protecção individual adequado;
• Planificar mensalmente o serviço, através da elaboração de um mapa de
limpeza, o qual deverá ser dado a conhecer ao NA;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 38
Aprovado
• Afixar nas diferentes áreas/zonas mapas de registo, que comprovem a
limpeza/desinfecção que foi realizada, incluindo a hora, o nome e a assinatura
do executor.
• Nomear o encarregado responsável e dar conhecimento por ao NA;
• Informar os serviços sobre a necessidade de reparações (fendas, falhas no
equipamento sanitário ou eléctrico, entre outras);
• Responsabilizar-se pelos seus profissionais, nomeadamente quanto à vacinação
dos mesmos, ao seguro de acidentes pessoais e às demais questões
relacionadas com acidentes de trabalho e doenças profissionais;
• Proceder a uma supervisão dos serviços de limpeza, pelo menos mensalmente;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 39
Aprovado
Mapa do Processo Descrição do Processo - Garantir a Qualidade na limpeza, e das medidas ambientais e de segurança e higiene da Residência.
Responsável
Identificação (processo,
sub-processo procedimento)
Quando se procede
/ Prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem
valida Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador, e/ou
Assistente Técnico do NA
4.1. Remover a sujidade na
RDP.
Diferentes níveis de limpeza
feitas: Semanal, mensal e
anualmente.
O NA determina, o que fazer e
quando.
Alunos e utilizadores, satisfeitos e
ambiente limpo.
Empresa contratada.
Utilizadores e alunos da
RDP.
NA CG
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 40
Aprovado
Processo 5 – Recepção e Segurança
A residência tem uma recepção, que visa a segurança dos alunos e centralização de toda
a informação e os meios principais de recepção e difusão de alarmes e de transmissão do
alerta, bem como coordenar os meios operacionais e logísticos em caso de emergência,
nos espaços afectos.
A recepção tem competência para proceder às necessárias verificações através de
vistorias realizadas no âmbito dos procedimentos para a concessão da autorização de
utilização ou inspecções para verificação da manutenção das condições aprovadas pelo
Regulamento do NA e da execução das medidas de auto-protecção.
Subprocesso 5.1 - Responsabilidade de incêndios
Equipamentos de segurança contra incêndio em edifícios:
• Portas e envidraçados resistentes ao fogo e seus acessórios;
• Sistemas de compartimentação e revestimentos com qualificação de reacção ao
fogo;
• Sistemas automáticos e dispositivos autónomos de detecção de incêndio e
gases;
• Sistemas e dispositivos de controlo de fumo;
• Extintores;
• Sistemas de extinção por água;
• Sistemas de extinção automática por agentes distintos da água;
• Sinalização de segurança (plano de saídas de emergência).
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 41
Aprovado
Subprocesso 5.2 – Condicionamento e Acesso
O acesso de viaturas é condicionado da seguinte forma:
• Os colaboradores e alunos afectos às instalações estão munidos de uma
autorização para usufruto da garagem;
• Livre acesso à Polícia, Bombeiros, Ambulâncias, Táxis e cargas e descargas de
fornecedores.
O acesso de visitantes e fornecedores é obrigatoriamente controlado por um impresso,
devidamente preenchido da seguinte forma:
• Data e hora de chegada;
• Primeiro e último nome do visitante;
• Para onde vai e quem se responsabiliza (bloco, piso e quarto);
• Empresa.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 42
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo – Receção e Segurança.
Responsável
Identificação (processo,
sub-processo procedimento)
Quando se procede
/ Prazo Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem
valida Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador, e/ou
Assistente Técnico do NA
5.1. Promover a segurança e acompanhamento dos alunos.
Constantemente:
24 h./por dia (rondas sempre
que necessário).
O NA determina tarefas gerais e
situações pontuais.
Alunos e utilizadores, satisfeitos e
ambiente limpo.
Empresa contratada.
Utilizadores e alunos da
RDP.
NA
CG
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 43
Aprovado
Coordenador, e/ou
Assistente Técnico do NA
5.2.
Condicioname
nto e acesso
Sempre que necessário
O utilizadores necessitam de
autorização prévia .
Os visitantes caracem de
autorização dada pela receção
Controlo do acesso às instalações
NA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Outubro de 2012
Elaborado por: Ana Rigueiro
Verificado Página: 44
Aprovado
Capítulo 2 – Núcleo de Arquivo
Processo 1 - Manual de procedimentos
Subprocesso 1.1 - levantamento dos processos, atividades e intervenientes.
Este subprocesso inclui a definição e/ou a identificação das áreas funcionais, dos
respetivos processos, atividades, tarefas, profissionais, serviços intervenientes, fluxo de
atividades, métricas temporais de execução e resultados esperados por processo.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com um mapa de registo dos processos,
das atividades e dos intervenientes.
Subprocesso 1.2 - mapeamento dos processos
Registo das áreas funcionais, respectivos processos, atividades, tarefas, profissionais,
serviços intervenientes, fluxo de atividades, métricas temporais de execução, resultados
esperados por processo.
Conclui-se este subprocesso com o plano de acção por processo, mapeamento dos
processos
Subprocesso 1.3 - elaboração do fluxograma dos processos
Este subprocesso inclui o desenho do fluxo do processo nos diversos intervenientes, das
atividades, das ações e dos resultados esperados.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 45
Aprovado
Subprocesso 1.4 - proposta do manual de procedimentos
Este subprocesso inclui a avaliação, o alinhamento e a integração do plano de acção, do
mapeamento e do fluxograma dos processos com a missão e competências do NArQ.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 46
Aprovado
Fluxograma 1: Manual de procedimentos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 47
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo 1: Manual de procedimentos
Responsável
Identificação (processo, subprocess
o procediment
o)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 1.1
Anualmente Definição / identificação das áreas funcionais
Registo dos processos, atividades e intervenientes
- Coordenador do NArQ
- -
Coordenador do NArQ
Subprocesso 1.2
Na sequência do subprocesso 1.1
Registo das áreas funcionais, respectivos processos
Plano de acção por processo, mapeamento dos processos
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
- -
Técnico Superior
Subprocesso 1.3
Na sequência do
Desenho do fluxo do processo nos diversos
Fluxograma dos processos
Coordenador do
Coordenador do
Coordenador do NArQ
-
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 48
Aprovado
do NArQ subprocesso 1.2
intervenientes, atividades, acções e resultados esperados
NArQ NArQ
Coordenador do NArQ
Subprocesso 1.4
Na sequência dos subprocessos 1.2 e 1.3
Avaliação, alinhamento e integração do plano de acção, mapeamento e fluxograma dos processos com a missão e competências do NArQ
Proposta do manual de procedimentos do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Chefe de Divisão da ÁAG
Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da ÁQAI
-
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 49
Aprovado
Processo 2 – Orientação técnica
Subprocesso 2.1 – Levantamento de informação
Este subprocesso inclui a aferição e/ou a recolha de dados e de informação,
nomeadamente, de legislação, normas ISO, NP, orientações e boas práticas do Conselho
Internacional de Arquivo e de instituições análogas.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação dos dados e da
informação.
Subprocesso 2.2 – Análise dos dados e/ou informação
Este subprocesso inclui a seleção, a análise de legislação, das normas ISO, NP, das
orientações e boas práticas do Conselho Internacional de Arquivo, da DGARQ e de
instituições análogas e respetivo alinhamento com as áreas funcionais, competências e
missão do NArQ.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a selecção, análise e alinhamento dos
dados e da informação.
Subprocesso 2.3 – Proposta de norma e/ou orientação técnica
Este subprocesso compreende a elaboração de proposta de norma e/ou orientação
técnica, como por ex. do manual de procedimentos para a organização do arquivo
corrente e orientações técnicas para o tratamento arquivístico, para o ingresso e
empréstimo de documentos de arquivo e para a incorporação de Arquivos
Pessoais/Institucionais.
Deste subprocesso resulta a apresentação da proposta de orientação técnica para
publicação.
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 50
Aprovado
Subprocesso 2.4 – publicação da norma e/ou orientação técnica
Este subprocesso compreende a publicação da orientação técnica em suporte de papel,
suporte digital, local ou remoto, através de e-mail e da página Web
Subprocesso 2.5 – divulgação da norma e/ou da orientação técnica
Este subprocesso inclui a divulgação e a realização de acções de (in)formação, local ou
remotamente, direcionadas a:
• técnicos de arquivo do NArQ;
• unidades administrativas e de gestão;
• doadores de Arquivos Pessoais/Institucionais;
• entidades parceiras;
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação e a realização de
reuniões e sessões de (in)formação sobre a norma e/ou orientação técnica e respectiva
aplicabilidade.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 51
Aprovado
Fluxograma 2: Orientação técnica
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 52
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo 2: Orientação Técnica
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/ registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 2.1.
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Procede ao levantamento de informação
Identificação e seleção de dados e informação
- Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 53
Aprovado
Coordenador do NArQ
Subprocesso 2.2
Na sequência da aferição / recolha de dados e/ou informação
Seleçiona, analisa e alinha os dados e/ou informação
Seleção, análise e alinhamento dos dados e de informação
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
- -
Coordenador do NArQ
Subprocesso 2.3
Na sequência da produção da análise dos dados e/ou informação
Elabora a proposta de norma e/ou de orientação técnica
Proposta de orientação técnica
Coordenador do NArQ
Chefe de Divisão da AAG
Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT
CG
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 2.4
Na sequência da aprovação de proposta de norma / orientação técnica
Publica em suporte de papel / suporte digital, local ou remoto através de e-mail e página WEB
Orientação técnica publicada
CG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG
Unidades administrativas e de gestão IST; Doadores de Arquivos Pessoais/
Coordenador do NArQ
-
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 54
Aprovado
Institucionais; Entidades parceiras
Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 2.5
Na sequência da publicação de norma / orientação
Divulga e realiza acções de (in) formação e de acompanhamento
Apresentação, reunião, ações de (in) formação local ou remotas
CG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG
Unidades administrativas e de gestão IST; Doadores de Arquivos Pessoais/ Institucionais; Entidades parceiras
- -
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 55
Aprovado
Processo 3 – Plano de classificação
Subprocesso 3.1 – Instrumentos de recolha de dados
Este subprocesso inclui o desenvolvimento de instrumentos para a recolha de dados
normalizados, de acordo com a MEF, desde a concepção até à produção de um modelo.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de recolha
de dados na base de dados FileMaker.
Subprocesso 3.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional
Este subprocesso inclui a Identificação e análise dos diplomas estatutários e lei orgânica
do IST, identificação de atribuições, competências, processos administrativos/ processos
documentais e alinhamento com funções e subfunções da MEF.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e análise das
atribuições, competências, dos processos administrativos e/ou dos processos
documentais.
Subprocesso 3.3 – apresentação do projeto
Este subprocesso compreende a elaboração de um documento de contexto que inclua os
objetivos, a metodologia e o fluxo do processo e que possua em anexo a informação
institucional sectorial associada previamente identificada, analisada e seleccionada, e a
promoção de reuniões de apresentação sectoriais.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, explicação e
envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 56
Aprovado
Subprocesso 3.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação
Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos objetivos, da
metodologia, do fluxo do processo e informação previamente identificada ao nível das
atribuições e competências por parte das unidades orgânicas do IST em avaliação.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise da documentação do projeto,
com a validação das atribuições e competências e com a produção de informação
complementar.
Subprocesso 3.5 – elaboração de folha de recolha de dados
Este subprocesso compreende a elaboração da folha de recolha de dados para a
entrevista e/ou questionário para o (re)ajustamento e integração da informação
institucional sectorial associada, identificada e validada, bem como de informação
complementar, através de reuniões de trabalho. Conclui-se este subprocesso com a
produção da folha de recolha de dados e respetiva informação.
Subprocesso 3.6 – análise da folha de recolha de dados
Este subprocesso abrange a análise da informação e dos fluxos complementares ao nível
dos processos administrativos e documentais, dos sistemas e dos suportes de
informação.
Conclui-se este subprocesso com a integração da informação analisada, com a validação
das atribuições e competências e com a produção de informação complementar.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 57
Aprovado
Subprocesso 3.7 – análise dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação ao nível
das atribuições, competências, informação e fluxos ao nível dos processos
administrativos/documentais, sistemas e suportes de informação, através de reuniões de
trabalho e com a produção de um glossário/índice do plano de classificação.
Conclui-se este subprocesso com a uniformização e integração da informação,
transversal inter unidades IST e MEF, na folha de recolha de dados e com a produção de
um glossário e/ou índice de apoio ao plano de classificação.
Subprocesso 3.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende a análise da informação e dos fluxos integrados na folha
de recolha de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter
unidades IST e MEF, do glossário / índice remissivo, bem como a rectificação e a
produção de dados e/ou informação complementares.
Conclui-se este subprocesso com a informação e os fluxos integrados na folha de recolha
de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter unidades IST e
MEF, e com a versão final do glossário / índice remissivo de apoio ao plano e
classificação.
Subprocesso 3.9 – proposta de publicação do plano de classificação do IST
Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de plano de classificação e do
respectivo relatório técnico, aplicável às áreas funcionais, atividades e processos do IST.
Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta do plano de classificação
do IST para aprovação.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 58
Aprovado
Subprocesso 3.10 – envio da versão final para a DGARQ
Este subprocesso compreende a conclusão da versão final do plano de classificação do
IST, na sequência da sua aprovação, bem como do respectivo relatório técnico e a
preparação da candidatura para aprovação do plano de classificação por parte da
DGARQ.
Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final do plano de classificação,
e respetivo relatório, ao parecer da DGARQ.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 59
Aprovado
Fluxograma 3: Plano de classificação
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 60
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo 3: Plano de classificação
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede
/ prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem aprova Receciona
do de:
Expedido
para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 3.1
Após aprovação da MEF pela DGARQ, com 1.ª revisão anual
Desenvolvimento de instrumento de recolha de dados
Base de dados FileMaker
- Técnico Superior do NArQ
- -
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 61
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 3.2
Após aprovação da MEF da DGARQ, com 1.ª revisão anual
Identifica e analisa os dados e/ou informação institucional
Dados e/ou informação institucional analisados
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 3.3
Na sequência do subprocesso 3.1
Elabora documento de contexto e promove reuniões de apresentação sectoriais;
Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação
Técnico Superior do NArQ
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
-
-
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 62
Aprovado
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Subprocesso 3.4
Na sequência do subprocesso 3.3
Analisa documento de contexto e produz informação complementar
Documentação e informação validadas
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 3.5
Na sequência do subprocesso 3.4
(Re)Ajusta e integra a informação institucional, bem como informação complementar, através de reuniões de trabalho
Folha de recolha de dados e respetiva informação
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
Diretores de Serviço;
Subproces Na sequência do
Analisa informação e fluxos complementares e
Integração e validação da
Técnico Superior
Técnico Superior
- -
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 63
Aprovado
Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
so 3.6 subprocesso 3.5
produz informação complementar
informação do NArQ do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 3.7
Na sequência do subprocesso 3.6
(Re)Ajusta e integra a informação através de reuniões de trabalho; produz glossário / índice remissivo;
Informação integrada; glossário / índice remissivo
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 64
Aprovado
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Subprocesso 3.8
Na sequência do subprocesso 3.7
Analisa informação e fluxos integrados, e o glossário / índice remissivo; retifica e complementa com dados e/ou informação
Informação e fluxos integrados; glossário / índice remissivo
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
- -
Coordenador do NArQ
Subprocesso 3.9
Na sequência do subprocesso 3.8
Elabora a proposta de plano de classificação e respectivo relatório técnico.
Proposta de plano de classificação
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Chefe de Divisão da AAG
Chefe de Divisão da AAG; Director de Serviços da DT
CG
Coordenador do
Subproces Na sequência da aprovação
Remete versão final do plano de classificação
Versão final do plano de
Coordenador do
DGARQ DGARQ DGARQ
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 65
Aprovado
NArQ so 3.10 de proposta do plano de classificação
candidatura para aprovação
classificação NArQ
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 66
Aprovado
Processo 4 – Tabela de seleção
Subprocesso 4.1 – Instrumentos de recolha de dados
Este subprocesso inclui o desenvolvimento de instrumentos para a recolha de dados
normalizados, de acordo com a MEF, desde a sua conceção até à produção.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de recolha
de dados na base de dados FileMaker.
Subprocesso 4.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional
Este subprocesso inclui a Identificação e análise dos diplomas estatutários e lei orgânica
do IST, identificação de atribuições, competências, processos administrativos/ processos
documentais.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e análise das
atribuições, competências, dos processos administrativos e com a pré-identificação das
séries e/ou dos processos documentais.
Subprocesso 4.3 – apresentação do projeto
Este subprocesso compreende a elaboração de um documento de contexto que inclua os
objetivos, a metodologia e o fluxo dos processos / séries documentais e que possua em
anexo a informação institucional sectorial associada previamente identificada e analisada,
e a promoção de reuniões de apresentação sectoriais.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, explicação e
envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação.
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Subprocesso 4.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação
Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos objetivos, da
metodologia, do fluxo do processo e informação previamente identificada ao nível das
atribuições e competências por parte das unidades orgânicas do IST em avaliação.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise da documentação do projeto,
com a validação das atribuições e competências e com a produção de informação
complementar.
Subprocesso 4.5 – elaboração de folha de recolha de dados
Este subprocesso compreende a elaboração da folha de recolha de dados para a
entrevista e/ou questionário para o (re)ajustamento e integração da informação
institucional sectorial associada, identificada e validada, bem como de informação
complementar, através de reuniões de trabalho. Conclui-se este subprocesso com a
produção da folha de recolha de dados e respetiva informação., com a identificação das
séries documentais para avaliação e com a determinação dos respectivos prazos de
conservação e valor arquivístico.
Subprocesso 4.6 – análise da folha de recolha de dados
Este subprocesso abrange a análise da informação e dos fluxos complementares ao nível
dos processos administrativos e documentais, dos sistemas e dos suportes de
informação.
Conclui-se este subprocesso com a integração da informação analisada, com a validação
das atribuições e competências, com a validação das séries documentais, bem como dos
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respectivos prazos de conservação e valor arquivístico e com a produção de informação
complementar.
Subprocesso 4.7 – análise dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação ao nível
das atribuições, competências, informação e fluxos ao nível dos processos
administrativos/documentais, sistemas e suportes de informação, através de reuniões de
trabalho.
Conclui-se este subprocesso com a produção de folhas de recolha de dados e respetiva
informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades e com a constituição
da tabela de selecção das séries documentais do IST.
Subprocesso 4.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende a análise da informação e dos fluxos integrados na folha
de recolha de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter
unidades IST, da tabela de selecção das séries documentais, bem como a rectificação e a
produção de dados e/ou informação complementares.
Conclui-se este subprocesso com a informação e os fluxos integrados na folha de recolha
de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter unidades IST e
MEF, e com a versão final do glossário / índice remissivo de apoio ao plano e
classificação.
Subprocesso 4.9 – proposta de publicação da tabela de selecção do IST
Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de tabela de seleção e do
respectivo relatório técnico, aplicável às séries documentais produzidas no âmbito das
áreas funcionais do IST.
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Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de tabela de seleção do
IST, e respectivo relatório técnico, para aprovação.
Subprocesso 4.10 – envio da versão final para a DGARQ
Este subprocesso compreende a conclusão da versão final da tabela de selecção do IST,
na sequência da sua aprovação, do respetivo relatório técnico e a preparação da
candidatura para aprovação da tabela de selecção por parte da DGARQ.
Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final da tabela de selecção das
séries documentais do IST, e respetivo relatório, ao parecer da DGARQ.
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Aprovado
Fluxograma 4: Tabela de seleção
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Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo 4: Tabela de seleção
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 4.1
Após aprovação da MEF da DGARQ, com 1.ª revisão anual
Desenvolve os instrumentos de recolha de dados
Base de dados FileMaker
- Técnico Superior do NArQ
- -
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Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 4.2
Após aprovação da MEF da DGARQ, com 1.ª revisão anual
Identifica e analisa dos diplomas estatutários e lei orgânica do IST
Pré-identificação dos processos / séries documentais
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 4.3
Na sequência dos subprocessos 4.1 e 4.2
Elabora documento de contexto e promove reuniões de apresentação sectoriais
Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação
Técnico Superior do NArQ
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
-
-
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Aprovado
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Subprocesso 4.4
Na sequência do subprocesso 4.3
Analisa documento de contexto e produz informação complementar
Documentação e informação validadas
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 4.5
Na sequência do subprocesso 4.4
(Re) Ajusta e integra a informação institucional e a informação complementar, através de reuniões de trabalho
Identificação de séries documentais
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
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Aprovado
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Subprocesso 4.6
Na sequência do subprocesso 4.1
Analisa informação e fluxos complementares e produz informação complementar
Integração e validação das séries documentais
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
- -
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 4.7
Na sequência do subprocesso 4.6
(Re)Ajusta e integra a informação através de reuniões de trabalho;
produz tabela de selecção
Tabela de seleção das séries documentais do IST
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
Diretores de Serviço;
Subprocesso 4.8
Na sequência do
Analisa informação integrada
Tabela de seleção das
Técnico Superior
Coordenador do
- -
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Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
subprocesso 4.7
transversalmente e a tabela de seleção das séries documentais; retifica e complementa com dados e/ou informação
séries documentais do IST
do NArQ NArQ
Coordenador do NArQ
Subprocesso 4.9
Na sequência do subprocesso 4.8
Elabora a proposta de tabela de selecção e respetivo relatório técnico;
Proposta de tabela de selecção das séries documentais do IST
Coordenador do NArQ
Chefe de Divisão da AAG
Chefe de Divisão da AAG; Director de Serviços da DT
CG
Coordenador do NArQ
Subprocesso 4.10
Na sequência da aprovação da proposta de publicação
Remete candidatura para aprovação da versão final da tabela de selecção
Versão final da tabela de seleção e respectivo
Coordenador do NArQ
DGARQ DGARQ DGARQ
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da tabela de seleção
relatório técnico
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Aprovado
Processo 5 – Projetos e estudos
Subprocesso 5.1 – elaboração de folha de recolha de dados
Este subprocesso compreende a conceção, a produção e/ou manutenção do modelo
de instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados. Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de folha de recolha de dados normalizada.
Subprocesso 5.2 – desenvolvimento, aferição e recolha de dados e/ou de informação
Este subprocesso compreende a identificação de legislação, normas ISO, NP, orientações
e boas práticas do Conselho Internacional de Arquivo, da DGARQ, bem como de
instituições análogas.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e seleção de dados
e/ou informação referente à legislação, normas ISO, NP, orientações e boas práticas.
Subprocesso 5.3 – apresentação do projeto/estudo
Este subprocesso compreende a elaboração de um plano de acção do projeto/estudo,
que inclua o contexto, objetivos, metodologia, fluxos, intervenientes, metodologia,
cronograma, plano de orçamento e que possua em anexo informação associada ao nível
do sistema de arquivo sectorial. Adicionalmente inclui a promoção de reuniões setoriais.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, explicação e
envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação, bem como com a recolha de
informação prévia do sistema de arquivo setorial.
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Aprovado
Subprocesso 5.4 – análise da documentação e de apresentação e produção de informação complementar
Este subprocesso compreende a análise do plano de acção do projeto/estudo e da
informação previamente identificada ao nível do arquivo sectorial.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise do plano de acção do
projeto/estudo, com a validação do sistema de arquivo sectorial e com a produção de
informação complementar.
Subprocesso 5.5 – elaboração de instrumento de recolha de dados
Este subprocesso compreende a elaboração de instrumento de recolha de dados para a
entrevista e/ou questionário, com vista ao (re)ajustamento e integração da informação
sobre o sistema de arquivo setorial associada, identificada e validada. Inclui,
adicionalmente, a recolha de dados/informação sobre os subsistemas de arquivo sectorial
através de reuniões de trabalho.
Conclui-se este subprocesso com a identificação dos seguintes subsistemas de contexto
organizacional:
• Registo;
• Classificação;
• Organização/ordenação;
• Fluxo/circulação;
• Pesquisa/recuperação;
• Referenciação;
• Cópias;
• Armazenamento;
• Documentos eletrónicos;
• Segurança/acesso.
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Aprovado
Subprocesso 5.6 – análise do instrumento de recolha de dados para entrevista/questionário
Este subprocesso compreende a análise da aferição e do tratamento de
dados/informação sobre os subsistemas de arquivo setorial, bem como a produção de
informação complementar.
Conclui-se este subprocesso com a integração e uniformização dos dados e da
informação analisada, com a validação dos subsistemas de arquivo setoriais e com a
produção de informação complementar.
Subprocesso 5.7 – análise dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação
complementar ao nível dos subsistemas de arquivo sectorial, através de reuniões de
trabalho.
Conclui-se este subprocesso com a produção de folhas de recolha de dados e respectiva
informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades e com a produção
de gráficos, mapas e glossário de apoio à análise dos dados e/ou informação.
Subprocesso 5.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende a análise dos dados e da informação integrada e
uniformizada transversalmente inter unidades IST, bem como dos gráficos, mapas e
glossário.
Conclui-se este subprocesso com a uniformização e integração dos dados e da
informação transversalmente com carácter funcional inter unidades IST.
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Subprocesso 5.9 – proposta de publicação de projeto/estudo
Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de publicação do projeto/estudo
aplicável às unidades administrativas e de gestão, bem como aos processos do IST.
Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação de
projeto/estudo para aprovação, como por exemplo:
• Proposta de estudo diagnóstico ao sistema de arquivo;
• proposta de estudo diagnóstico aos sistemas de informação;
• proposta de projeto para a modernização administrativas de processos
administrativos / documentais;
• proposta de projeto de desenvolvimento de sistema de eletrónico de gestão
documental
Subprocesso 5.10 – publicação e divulgação do projeto/estudo
Este subprocesso compreende a publicação da orientação técnica em suporte de papel,
suporte digital, local ou remoto e a divulgação e realização de acções de (in)formação,
local ou remotamente, a:
• técnicos de arquivo do NArQ;
• unidades administrativas e de gestão do IST;
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, e a realização de
reuniões e sessões de (in)formação sobre o projeto/estudo e respectiva aplicabilidade.
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Aprovado
Fluxograma 5: Elaboração de projetos e estudos
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Verificado Página: 82
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo 5: Projetos e estudos
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede
/ prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 5.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Desenvolve o modelo de instrumento de recolha de dados normalizados
Folhas de recolha de dados normalizada
- Técnico Superior do NArQ
- -
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Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 5.2
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Identifica legislação, documentos normativos e boas práticas
Identificação e selecção de dados / informação
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 5.3
Na sequência dos subprocessos 5.1 e 5.2
Elabora plano de acção do projeto/estudo; promove reuniões de apresentação setoriais
Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação;
Técnico Superior do NArQ
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
-
-
Diretores de Serviço; Chefes de
Subprocesso 5.4
Na sequência do subprocesso
Analisa plano de acção do projeto / estudo e informação previamente
Plano de acção do projeto /
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
-
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Verificado Página: 84
Aprovado
Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
5.3 identificada;
produz informação complementar
estudo analisado;
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 5.5
Na sequência do subprocesso 5.4
(Re)Ajusta e integra a informação sobre o sistema de arquivo setorial e informação complementar
recolhe de dados / informação através de reuniões de trabalho
Identificação dos subsistemas de arquivo setorial
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão;
Subprocesso 5.6
Na sequência do subprocesso
Analisa aferição / tratamento de dados / informação sobre os subsistemas de arquivo
Integração uniformização e validação dos dados /
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
- -
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Aprovado
Coordenadores das unidades orgânicas
5.5 setorial;
produz informação complementar
informação;
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 5.7
Na sequência do subprocesso 5.6
(Re)ajusta e integra a informação, através de reuniões de trabalho;
produz gráficos, mapas e glossário;
Folhas de recolha de dados; gráficos, mapas e glossário
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
-
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das
Subprocesso 5.8
Na sequência do subprocesso 5.7
Analisa dados / informação integrados, bem como gráficos, mapas e glossário
Dados / Informação integrados; gráficos, mapas e glossário
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
- -
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Aprovado
unidades orgânicas
validados
Coordenador do NArQ
Subprocesso 5.9
Na sequência do subprocesso 5.8
Elabora proposta de projeto / estudo aplicável às unidades administrativas e de gestão / processos do IST.
Proposta de estudo/projeto
Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas
Chefe de Divisão da AAG
Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT
CG
Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 5.10
Na sequência da aprovação da proposta de projeto / estudo
Divulga e promove ações de (in)formação e acompanhamento
Apresentação, reunião, acções de (in)formação local ou remotas
Coordenador do NArQ
Técnicos de Arquivo do NArQ; Unidades orgânicas IST
- -
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Verificado Página: 87
Aprovado
Processo 6 – Plano de preservação digital
Subprocesso 6.1 – Instrumentos de recolha de dados
Este subprocesso inclui a conceção, produção e /ou manutenção de instrumentos para a
recolha de dados normalizados, de acordo com os requisitos da DGARQ, a identificação e
análise de boas práticas do Conselho Internacional de Arquivos, Darq, de instituições
análogas e de projetos em curso, bem como a identificação dos sistemas de informação e
alinhamento com o plano de classificação e tabelas de selecção do IST e MEF.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo normalizado
de recolha de dados, na base de dados FileMaker, e com a identificação prévia dos
sistemas de informação alinhados com o plano de classificação e tabela de selecção do
IST.
Subprocesso 6.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação
Este subprocesso compreende a recolha de dados relativos aos requisitos e
características técnicas dos sistemas de informação das unidades administrativas e de
gestão do IST, dos processos, das séries documentais e dos documentos nado-digitais /
eletrónicos produzidos, bem como a identificação dos fatores inerentes aos documentos
de arquivo digitalizados, nado-digitais e eletrónicos passíveis de influenciar opções no
PPD.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a determinação dos requisitos para a
elaboração do PPD e dos sistemas de informação do IST e com a identificação e análise
da informação electrónica produzida pelas unidades orgânicas.
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Verificado Página: 88
Aprovado
Subprocesso 6.3 – apresentação do projeto
Este subprocesso compreende a elaboração de um documento de contexto que inclua os
objetivos, o esquema do projeto, a metodologia, o fluxo do projeto e informação
previamente identificada, as equipas, o cronograma e o orçamento, bem como a
identificação dos sistemas de informação e suportes / classes a ser objeto do PPD e da
sua avaliação e do planeamento da estratégia de preservação
Conclui-se este subprocesso com a apresentação, explicação e envolvimento das
unidades orgânicas do IST produtoras de DAE e administradoras dos sistemas de
informação, como com o mapeamento dos sistemas de informação e respectivos suportes
e, por último, com a proposta de estratégias de preservação digital.
Subprocesso 6.4 – analisar a documentação de apresentação do projeto
Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos mapas dos
sistemas de informação e respectivos suportes e das estratégias de preservação digital
propostas.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a validação dos mapas dos sistemas
de informação e suportes, da proposta de estratégias de preservação digital e com a
produção de informação complementar.
Subprocesso 6.5 – recolha e análise dos dados e/ou informação
Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação
identificada e validada ao nível dos sistemas, suportes /classes de informação e das
estratégias de preservação, bem como a produção de informação complementar.
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Verificado Página: 89
Aprovado
Conclui-se este subprocesso com a produção da folha de recolha de dados e respetiva
informação integrada, nomeadamente, a caracterização dos sistemas de informação, os
suportes/classes de informação a preservar, as estratégias de preservação digital
previstas e a caracterização técnica dos DAE.
Subprocesso 6.6 – validação/rectificação/complemento de dados e/ou informação
Este subprocesso abrange a análise da informação integrada na folha de recolha de
dados e uniformizada transversalmente inter unidades IST e a sua retificação e
complemento com dados e informação.
Conclui-se este subprocesso com a integração e uniformização da informação analisada
ao nível da caracterização dos sistemas de informação, dos suportes/classes de
informação a preservar, das estratégias de preservação digital previstas e da
caracterização técnica dos DAE.
Subprocesso 6.7 – proposta de publicação do PPD
Este subprocesso compreende a elaboração da proposta do PPD que considere os
seguintes aspectos:
• Identificação dos custos de soluções de preservação (em termos de software,
hardware, preparação e adaptação de infraestruturas e recursos humanos) e do
estudo dos custos de funcionamento, manutenção e actualização (em termos de
parque informático, infraestrutura, formação e recursos humanos);
• definição de estratégia(s) e selecção de formatos de preservação;
• avaliação e escolha de aplicações informáticas e soluções de armazenamento;
• análise e definição de esquema(s) de metainfofrmação;
• aplicabilidade aos sistemas e classes de informação a preservar
Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta do PPD do IST para
aprovação.
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 90
Aprovado
Subprocesso 6.8 – envio da versão final para a DGARQ
Este subprocesso compreende a conclusão da versão final do PPD, na sequência da sua
aprovação, bem como da preparação da candidatura para aprovação por parte da
DGARQ.
Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final do PPD ao parecer e da
DGARG.
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Verificado Página: 91
Aprovado
Fluxograma 6: Elaboração do Plano de preservação digital
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Verificado Página: 92
Aprovado
Descrição do Processo 6: Plano de preservação digital
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 6.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual; na sequência da publicação do plano de classificação
Desenvolve o instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados; identifica e analisa boas práticas e e projetos em curso; identifica os sistemas de informação em alinhamento com o plano
Base de dados FileMaker;
- Técnico Superior do NArQ
- -
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Aprovado
e tabela de seleção do IST
de classificação e tabela de seleção do IST e MEF
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 6.2
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual; na sequência da publicação do plano de classificação
Recolha de dados relativos aos requisitos e características técnicas dos sistemas e classes de informação das unidades administrativas e de gestão IST; identifica os fatores inerentes aos documentos de arquivo passíveis de
Requisitos para a elaboração do PPD e dos sistemas de informação do IST;
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Aprovado
e tabela de seleção do IST
influenciar opções no PPD
Coordenador do NArQ
Subprocesso 6.3
Na sequência dos subprocessos 6.1 e 6.2
Produz documento de contexto; identifica os sistemas de informação e suportes / classes a ser objeto do PPD
Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação; mapeamento dos sistemas e suportes de informação; proposta de estratégias de preservação
Técnico Superior do NArQ
Diretor dos Serviços de Informática; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
- -
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Aprovado
Diretor dos Serviços de Informática; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Subprocesso 6.4
Na sequência do subprocesso 6.3
Analisa documento de apresentação do projeto, mapeamento dos sistemas de informação e suportes e a proposta de estratégias de preservação; produz informação complementar
Documentação do projeto analisada e informação validada
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
- -
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 6.5
Na sequência do subprocesso 6.4
(Re)Ajusta e integra a informação identificada e validada, bem como informação complementar,
Folha de recolha de dados e respetiva
Diretor dos Serviços de Informática
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Aprovado
através de reuniões de trabalho
informação ; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas
Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de
Subprocesso 6.6
Na sequência do subprocesso 6.5
Analisa informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades IST; retifica e complementa com dados e/ou informação
Dados e informação integrados e uniformizados
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
- -
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Aprovado
Divisão, Coordenadores unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
Subprocesso 6.7
Na sequência do subprocesso 6.6
Elabora proposta de PPD Proposta de publicação do PPD
Técnico Superior do NArQ
Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de Divisão, Coordenadores
Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de Divisão, Coordenadores
CG
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Aprovado
unidades orgânicas
unidades orgânicas
Coordenador do NArQ
Subprocesso 6.8
Na sequência da aprovação da proposta de publicação do PPD
Remete candidatura para aprovação da versão final do PPD
Versão final do PPD
Coordenador do NArQ
DGARQ DGARQ DGARQ
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Aprovado
Processo 7 – Inventário de documentação
Subprocesso 7.1 – produção de instrumentos de recolha de dados
Este subprocesso inclui a concepção, a produção e/ou manutenção do modelo de
instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados, de acordo com os
requisitos definidos pela DGARQ, bem como a definição das prioridades conforme o plano
de atividades, ingressos e incorporações.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de recolha
de dados na base de dados FileMaker e respectiva definição da estrutura e dos campos
normalizados.
Subprocesso 7.2 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação
Este subprocesso inclui a recuperação sequencial das unidades de instalação /
documentais para área de tratamento arquivístico, bem como as seguintes tarefas:
• remoção de agrafes, clips e outro tipo de ferragens;
• limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos;
• estabilização do suporte físico ao nível dos maiores defeitos de conservação
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a seleção das unidades de instalação /
documentais seleccionadas e recolhidas, a remoção de ferragens e a estabilização e
limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos.
Subprocesso 7.3 – Análise dos IDDs de origem
Este subprocesso compreende a análise de índices, guias, inventários, catálogos, quadro
de classificação, para identificação da proveniência e da ordem original das unidades
arquivísticas.
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Verificado Página: 100
Aprovado
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a análise de todos os IDDs de origem.
Subprocesso 7.4 – análise da documentação
Este subprocesso compreende a análise da documentação em termos da sua
identificação, contexto, conteúdo e estrutura e condições de acesso e utilização.
Este subprocesso conclui-se com a análise completa da documentação.
Subprocesso 7.5 – associação de metainformação
Este subprocesso compreende a inserção de metainformação, a selecção de dados e a
indexação de informação nos respetivos campos da base de dados. Adicionalmente inclui
a realização do controlo de qualidade através da verificação da falha de preenchimento de
campos, de ortografia e da conformidade com as regras de descrição arquivística.
Conclui-se este subprocesso com a associação de metainformação descritiva às unidades
de instalação e respectivos documentos.
Subprocesso 7.6 – realização de controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na realização da migração de registos, bem como na
uniformização dos dados integrados.
Conclui-se este subprocesso com o controlo de qualidade realizado a todos os registos
de metainformação migrados.
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Verificado Página: 101
Aprovado
Subprocesso 7.7 – elaboração do inventário
Este subprocesso compreende a agregação, a seleção e (re)organização da
metainformação, por ordem alfabética e/ou cronológica e/ou numérica, bem como a
integração do valor arquivístico, prazos de conservação e destino final dos documentos.
Conclui-se este subprocesso com a produção do inventário de documentação acumulada
do IST.
Subprocesso 7.8 – proposta de publicação do inventário
Este subprocesso compreende a selecão de informação comunicável ao abrigo da
legislação em vigor e a produção de documento de contexto integrado.
Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação do
inventário de documentação acumulada do IST.
Subprocesso 7.9 – publicação do inventário
Este subprocesso inclui a publicação em suporte de papel / suporte digital, na sala local
ou remotamente através da página WEB, na qualidade de instrumento de descrição
documental.
Conclui-se este subprocesso com a publicação do inventário da documentação do IST.
Subprocesso 7.10 – proposta de eliminação da documentação
Este subprocesso compreende a avaliação e seleção da documentação sem valor
arquivístico, com base no inventário publicado.
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Verificado Página: 102
Aprovado
Conclui-se este subprocesso com a elaboração do relatório de avaliação e respetiva
proposta de eliminação de documentação sem valor arquivístico.
Subprocesso 7.11 – envio da proposta de eliminação da documentação para a
DGARQ
Este subprocesso compreende a produção de um documento de contexto e o envio da
proposta de eliminação para aprovação da DGARQ.
Conclui-se este subprocesso com a elaboração da versão final do relatório de avaliação
da documentação acumulada e da proposta de eliminação e o respectivo envio para a
DGARQ.
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Verificado Página: 103
Aprovado
Fluxograma 7: Inventário da documentação
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 104
Aprovado
Descrição do Processo 7: Inventário de documentação
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso7.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Desenvolve/mantém o modelo de instrumento de recolha para levantamento de dados;
define prioridades conforme plano de atividades, ingressos, incorporações
Base de dados FileMaker;
- Assistente Técnico do NArQ
- -
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Data:
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Verificado Página: 105
Aprovado
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 7.2
Na sequência do subprocesso 7.1
Recupera sequencial as unidades de instalação / documentais para área de tratamento arquivístico;
Unidades de instalação / documentais seleccionadas, recolhidas e tratadas
Coordenador do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 7.3
Na sequência do subprocesso 7.2
Analisa os IDD’s de origem IDD,s de origem analisados
Assistente Técnico do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NarQ
-
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 7.4
Na sequência do subprocesso 7.3
Analisa a documentação de acordo com as regras arquivísticas
Documentação analisada
Assistente Técnico do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Coordenador do NArQ
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Verificado Página: 106
Aprovado
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 7.5
Na sequência do subprocesso 7.4
Insere a metainformação / seleciona os dados / informação indexada nos respetivos campos da base de dados;
realiza controlo de qualidade
Metainformação descritiva associada às unidades de instalação documentos
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 7.6
Na sequência do subprocesso 7.5
Realiza a migração de registos e a uniformização de dados integrados
Controlo de qualidade realizado
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 7.7
Na sequência do subprocesso 7.6
Agrega, seleciona e (re)organiza a metainformação;
integra o valor arquivístico,
Inventário de documentação do IST
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Verificado Página: 107
Aprovado
prazos de conservação e destino final dos documentos
Coordenador do NArQ
Subprocesso 7.8
Na sequência do subprocesso 7.7
Seleciona a informação comunicável ao abrigo da legislação em vigor; produz documento de contexto integrado
Proposta de publicação do Inventário
Técnico Superior do NArQ
Chefe de Divisão da AAG
Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG
CG
Coordenador do NArQ
Subprocesso 7.9
Na sequência da aprovação da proposta de publicação do Inventário
Publica o inventário Instrumentos de descrição documental do IST publicados
GC; Director de Serviços da DT; Chefe de Divisão da
Cidadãos; Comunidade do IST; Unidades administrativas e de
- -
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Verificado Página: 108
Aprovado
AAG
gestão IST;
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 7.10
Na sequência do subprocesso 7.7
Avalia e seleciona a documentação sem valor arquivístico
Relatório de avaliação da documentação e proposta de eliminação
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG
CG
Coordenador do
Subprocesso 7.11
Na sequência da aprovação da proposta
Produz documento de contexto e relatório
Versão final do relatório de avaliação da
Técnico Superior
DGARQ DGARQ DGARQ
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Data:
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Verificado Página: 109
Aprovado
NArQ
de eliminação de documentação
técnico;
remete candidatura para aprovação da versão final da proposta de eliminação
documentação e da proposta de eliminação
do NArQ
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
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Verificado Página: 110
Aprovado
Processo 8 – Descrição arquivística
Subprocesso 8.1 – produção de instrumentos de recolha de dados
Este subprocesso inclui a concepção, a produção e/ou manutenção do modelo de
instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados, de acordo com a
normalização ISAD(G), ODA e ISAAR(CPF).
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de recolha
de dados na base de dados FileMaker e respectiva definição da estrutura e dos campos
normalizados.
Subprocesso 8.2 – definição de prioridades e do modelo de descrição arquivística
Este subprocesso inclui a definição das prioridades conforme o plano de atividades, os
ingressos e as incorporações, bem como definição do modelo de descrição arquivística,
das regras de descrição e dos respectivos níveis e campos.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a definição do fundo e das séries
documentais a descrever e do modelo, regras e níveis de descrição arquivística.
Subprocesso 8.3 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação
Este subprocesso inclui a recuperação sequencial das unidades de instalação /
documentais para área de tratamento arquivístico, bem como as seguintes tarefas:
• remoção de agrafes, clips e outro tipo de ferragens;
• limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos;
• estabilização do suporte físico ao nível dos maiores defeitos de conservação
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Verificado Página: 111
Aprovado
Como resultado, este subprocesso conclui-se com a selecção das unidades de instalação
/ documentais seleccionadas e recolhidas, a remoção de todas as ferragens e a
estabilização e limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos.
Subprocesso 8.4 – análise dos IDDs de origem
Este subprocesso compreende a análise de índices, guias, inventários, catálogos, quadro
de classificação, para identificação da proveniência e da ordem original das unidades
arquivísticas.
Conclui-se este subprocesso com a análise de todos os IDDs de origem.
Subprocesso 8.5 – análise da documentação
Este subprocesso compreende a análise da documentação em termos da sua
identificação, contexto, conteúdo e estrutura e condições de acesso e utilização.
Conclui-se este subprocesso com a análise de toda a documentação do fundo e /ou das
séries documentais a descrever.
Subprocesso 8.6 – associação de metainformação
Este subprocesso compreende a inserção da metainformação descritiva nos campos da
base dados definidos para o efeito. Adicionalmente inclui a realização do controlo de
qualidade através da verificação da falha de preenchimento de campos, de ortografia e da
conformidade com as regras de descrição arquivística.
Conclui-se este subprocesso com a associação de metainformação descritiva às unidades
arquivísticas.
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Verificado Página: 112
Aprovado
Subprocesso 8.7 – realização de controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na realização da migração de registos, bem como na
uniformização dos dados integrados.
Conclui-se este subprocesso com o controlo de qualidade realizado a todos os registos
de metainformação migrados.
Subprocesso 8.8 – elaboração de IDDs
Este subprocesso compreende a agregação, selecção e (re)organização da
metainformação descritiva, de acordo com a estrutura orgânico-funcional da
documentação. Adicionalmente inclui a definição do modelo de apresentação dos
registos, dos campos e da informação.
Conclui-se este subprocesso com a elaboração dos IDDs dos documentos do IST,
nomeadamente:
• quadro de classificação;
• guia do IST;
• índice do IST;
• inventário;
• catálogo
Subprocesso 8.9 – proposta de publicação dos IDDs
Este subprocesso compreende a selecão de informação comunicável ao abrigo do
Regime Geral dos Arquivos e Património Arquivístico, da Lei de Acesso aos Documentos
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Verificado Página: 113
Aprovado
Administrativos e da Lei de Proteção dos Dados Pessoais, bem como a produção de
documento de contexto integrado.
Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação dos IDDs
para aprovação.
Subprocesso 8.10 – publicação dos IDDs
Este subprocesso inclui a publicação em suporte de papel / suporte digital, na sala local
ou remotamente através da página Web, na qualidade de instrumento de descrição
documental.
Conclui-se este subprocesso com a publicação dos IDDs dos documentos do IST.
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Revisão n.º
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Versão 01-12
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Verificado Página: 114
Aprovado
Fluxograma 8: Descrição arquivística
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Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 115
Aprovado
Descrição do Processo 8: Descrição arquivística
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 8.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Desenvolve/ mantém o modelo de instrumento de recolha para levantamento de dados
Base de dados FileMaker;
- Coordenador do NArQ
- -
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 116
Aprovado
Coordenador do NArQ
Subprocesso 8.2
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Define prioridades conforme plano de atividades, ingressos, incorporações;
define o modelo de descrição arquivística, as regras, níveis e campos
Modelo, regras e níveis e unidades de descrição arquivística definidos
Coordenador do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
- -
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 8.3
Na sequência do subprocesso 8.2
Recupera sequencialmente as unidades de instalação / documentais para área de tratamento arquivístico;
Unidades de instalação / documentais seleccionadas, recolhida e tratadas;
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
-
Técnico Superior
Subproces Na sequência do
Analisa os IDD’s de origem IDD,s de origem
Assistente Técnico do
Técnico Superior
Coordenador de
-
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Data:
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Verificado Página: 117
Aprovado
do NArQ so 8.4 subprocesso 8.3
analisados NArQ do NArQ Núcleo
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 8.5
Na sequência do subprocesso 8.4
Analisa a documentação Documentação analisada
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 8.6
Na sequência do subprocesso 8.5
Insere a metainformação descritiva nos campos da base de dados;
realiza o controlo de qualidade
Metainformação descritiva associada às unidades arquivísticas
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 8.7
Na sequência do subprocesso
Realiza a migração e uniformização dos registos e dados
Controlo de qualidade realizado
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 118
Aprovado
8.6
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 8.8
Na sequência do subprocesso 8.7
Agrega, seleciona e (re)organiza a metainformação descritiva;
define o modelo de apresentação dos registos, campos e informação.
IDDs dos documentos do IST
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 8.9
Na sequência do subprocesso 8.8
Seleciona a informação comunicável ao abrigo da legislação em vigor;
produz documento de contexto integrado
Proposta de publicação de IDDs
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
Diretor de Serviços da DT;
Chefe de Divisão da AAG
CG
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 119
Aprovado
Coordenador do NArQ
Subprocesso 8.10
Na sequência da aprovação da proposta de publicação de IDDs
Publica IDDs através dos canais de comunicação do IST
IDDs do IST publicados
GC; Director de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG
Cidadãos; Comunidade do IST; Unidades administrativas e de gestão do IST;
- -
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
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Verificado Página: 120
Aprovado
Processo 9 – Projeto de digitalização
Subprocesso 9.1 – Conceção do estudo do projeto
Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, universo documental, selecção,
metodologia, requisitos técnicos, atividades, cronograma, orçamento, recursos humanos e
técnicos.
Como resultado, este subprocesso conclui-se com o estudo do projeto, a elaboração
do plano de ação, e do manual de procedimentos técnico.
Subprocesso 9.2 – desenvolvimento do tratamento documental
Este subprocesso inclui a limpeza e estabilização do suporte dos documentos, a
identificação, a análise, a associação de metainformação descritiva e o respetivo controlo
de qualidade.
Conclui-se este subprocesso com todo o tratamento documental efectuado.
Subprocesso 9.3 – promoção da digitalização dos documentos
Este subprocesso compreende a captura de imagens TIFF, o controlo do varrimento do
digitalizador, a detecção de anomalias digitais, a confirmação do contraste, a verificação
de distorções ópticas e da imagem e a indexação de cota.
Conclui-se este subprocesso com a produção de matrizes das imagens digitais.
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Verificado Página: 121
Aprovado
Subprocesso 9.4 – realização do controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, da qualidade das imagens
produzidas versus o documento original e dos respetivos requisitos técnicos.
Conclui-se este subprocesso com a validação das imagens digitais.
Subprocesso 9.5 – associação de metainformação técnica
Este subprocesso inclui a associação de metainformação técnica no cabeçalho de cada
imagem TIFF.
Subprocesso 9.6 – realização do controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, dos campos de
metainformação técnica definidos versus informação identificada no cabeçalho de cada
imagem TIFF.
Conclui-se este subprocesso com a validação da metainformação técnica.
Subprocesso 9.7 – organização e nomeação das imagens
Este subprocesso compreende a criação, organização e a nomeação de diretorias,
ficheiros e imagens.
Como resultado este subprocesso conclui-se com a criação de um quadro orgânico e/ou
funcional das diretoria, ficheiros e imagens.
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Aprovado
Subprocesso 9.8 – realização do controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na avaliação do quadro de classificação / funcional
hierárquico das diretoria, ficheiros e imagens
Conclui-se este subprocesso com a validação da organização e nomeação de diretoriasis,
ficheiros e imagens.
Subprocesso 9.9 – produção de imagens derivadas
Este subprocesso compreende a criação de imagens JPEG e PDF para acesso, consulta
e integração em arquivo digital.
Conclui-se este subprocesso com a criação das imagens derivadas de todas as matrizes
TIFF.
Subprocesso 9.10 – realização do controlo de qualidade
O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, da resolução da imagem e
respetivos contraste, profundidade da cor e tempo de recuperação.
Conclui-se este subprocesso com a validação de todas as imagens derivadas.
Subprocesso 9.11 – instalação dos documentos originais no depósito
Este subprocesso compreende o acondicionamento, a cotação de unidades de instalação
e a instalação em depósito de arquivo físico dos documentos originais.
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Aprovado
Subprocesso 9.12 – integração das imagens no
sistema de armazenamento digital
Este subprocesso compreende a integração das matrizes das imagens e das derivadas
em servidor de armazenamento digital, bem como os testes de acesso às imagens e à
metainformação técnica e descritiva.
Conclui-se este subprocesso com a integração da estrutura hierárquica de diretorias,
ficheiros e imagens, bem como da metainformação descritiva e técnica, no servidor de
armazenamento digital.
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Aprovado
Fluxograma 9: Projeto de digitalização
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Aprovado
Descrição do Processo 9: Projeto de digitalização
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento
)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 9.1
Após aprovação do plano de atividades, disponibilização orçamental e/ou cofinanciamento
Identifica o objetivo, universo documental, selecção, metodologia, requisitos técnicos, atividades, cronograma, orçamento, recursos humanos e técnicos
Estudo do projeto, plano de ação, manual de procedimentos técnico
- Técnico Superior / Assistente Técnico do NArQ
- CG
Assistente Técnico do
Subprocesso 9.2
Na sequência da aprovação
Realiza tratamento documental
Tratamento documental
Coordenador do
Assistente Técnico
Coordenador do
-
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Aprovado
NArQ do estudo de conceção
NArQ do NArQ NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 9.3
Na sequência do subprocesso 9.2
Procede à captura de imagens TIFF
Imagens digitais master
Assistente Técnico do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 9.4
Na sequência do subprocesso 9.3
Avalia, por amostragem, a qualidade de imagens produzidas
Validação das imagens digitais
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico superior do NArQ
Subprocesso 9.5
Na sequência do subprocesso 9.4
Associa metainformação técnica no cabeçalho de cada imagem TIFF
Metainformação técnica associada às imagens digitais
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 9.6
Na sequência do subprocesso
Avalia, por amostragem, os campos de
Validação da metainformação técnica
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Aprovado
9.5 metainformação técnica
Técnico superior do NArQ
Subprocesso 9.7
Na sequência do subprocesso 9.6
Cria, organiza e nomeia diretorias, ficheiros e imagens
Diretorias, ficheiros e imagens organizadas e nomeadas
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 9.8
Na sequência do subprocesso 9.7
Avalia o quadro de classificação / funcional hierárquico das diretorias, ficheiros e imagens
Validação da organização e nomeação de diretorias, ficheiros e imagens
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico superior do NArQ
Subprocesso 9.9
Na sequência do subprocesso 9.6
Criação de imagens JPEG e PDF
Criação de imagens derivadas
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Subprocesso Na sequência Avalia, por Validação Técnico NArQ / Coordenad -
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Verificado Página: 128
Aprovado
Superior do NArQ
9.10 do subprocesso 9.9
amostragem, as imagens derivadas
das imagens derivadas
Superior do NArQ
Assistente Técnico; DSI/Técnico de Informática
or do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 9.11
Na sequência do subprocesso 9.10
Acondicionamento em unidades de instalação e instalação em depósito de arquivo físico
Acondicionamento e instalação dos documentos originais
Técnico Superior do NArQ
- Coordenador do NArQ
-
DSI / Técnico de Informática
Subprocesso 9.12
Na sequência do subprocesso 9.10
Integração das imagens master e derivadas em servidor de armazenamento
Integração da estrutura hierárquica de diretorias, ficheiros e
Técnico Superior do NArQ
- Coordenador do NArQ
-
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Verificado Página: 129
Aprovado
digital imagens, metainformação técnica e descritiva em servidor de armazenamento digital
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Aprovado
Processo 10 - Processamento de pedidos de consulta de informação e
documentação
Subprocesso 10.1 – pedido de consulta de informação e documentação
Este subprocesso inclui o pedido de serviço(s) de consulta de informação e
documentação, via e-mail e/ou intranet através da página web do NArQ.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a solicitação dos seguintes serviços
disponibilizados pelo NArQ aos cidadãos, à comunidade e unidades internas IST:
referência e leitura;
consulta de documentos;
• pesquisas específicas;
• reprodução de documentos;
• transferência de suportes;
• empréstimo de documentos;
• ingresso de documentos;
• incorporação de documentos
Subprocesso 10.2 – receção e confirmação do pedido de informação e de
documentação
Este subprocesso inclui a confirmação da receção do pedido do cliente, através de
resposta automática, via plataforma RT, das unidades internas, da comunidade IST e do
cidadão.
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Verificado Página: 131
Aprovado
Subprocesso 10.3 – análise e classificação do tipo de pedido
Este subprocesso compreende a análise do pedido de informação e documentação, a
respetiva classificação e/ ou endereçamento através da plataforma RT.
Subprocesso 10.4 – pesquisa de informação e documentação associada ao pedido
Este subprocesso compreende a pesquisa nas bases de dados e IDDs do NArQ e/ou nas
unidades orgânicas do IST.
Subprocesso 10.5 – avaliação da comunicabilidade da informação
Este subprocesso inclui avaliação da comunicabilidade da informação e/ou documentos
ao abrigo do Regime Geral dos Arquivos e Património Arquivístico, da Lei de Acesso aos
Documentos Administrativos e da Lei de Proteção dos Dados Pessoais.
Subprocesso 10.6 –envio de resposta com os resultados do pedido de informação
e/ou documentação
Envio de comunicação ao cliente, através do sistema RT, a (in)deferir e/ou (re)encaminhar
para entidades parceiras sobre o pedido de acesso à informação e documentação.
Subprocesso 10.7 – promoção do acesso presencial e/ou remoto à informação e
documentação
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Verificado Página: 132
Aprovado
A informação e a documentação são disponibilizadas para a consulta, na sequência da
aprovação da sua comunicabilidade, no espaço de leitura do NArQ, via e-mail e/ou na
intranet através da página web do NArQ.
Conclui-se este subprocesso com o acesso presencial e/ou remoto aos seguintes
serviços:
• referência e leitura;
• consulta de documentos;
• pesquisas específicas;
• reprodução de documentos;
• transferência de suportes;
• empréstimo de documentos;
• ingresso de documentos;
• incorporação de documentos
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Verificado Página: 133
Aprovado
Fluxograma 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação
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Verificado Página: 134
Aprovado
Descrição do Processo 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede /
prazo Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova Receciona
do de: Expedido
para:
Cidadãos; Comunidade IST; Unidades internas IST
Subprocesso 10.1
Após avaliação de resultados do relatório de atividades anual
Solicita serviço(s) de consulta de informação e documentação
Pedidos de consulta de informação e documentação:
Assistente Técnico do NArQ
Assistente Técnico do NArQ
- -
Assistente Técnico do
Subprocesso 10.2
Na sequência do subprocesso
Confirma a receção do pedido do cliente, através
Receção do pedido
- Assistente Técnico do
- -
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Verificado Página: 135
Aprovado
NArQ 10.1 de resposta automática confirmada NArQ
Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 10.3
Na sequência do subprocesso 10.2
Analisa o pedido de informação e documentação, respetiva classificação e/ ou endereçamento
Pedido de informação e documentação analisado e classificado e/ou endereçado
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
- -
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 10.4
Na sequência do subprocesso 10.3
Pesquisa nas bases de dados do NArQ e/ou nas unidades orgânicas IST
Pesquisa de informação e documentação realizada
Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
- -
Técnico Superior
Subprocesso 10.5
Na sequência do
Avalia a comunicabilidade da informação e/ou
Comunicabilidade da
Técnico Superior
Técnico Superior
Coordenador do
-
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Verificado Página: 136
Aprovado
do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
subprocesso 10.4
documentos ao abrigo da legislação em vigor
informação e documentação avaliada
do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
NArQ
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 10.6
Na sequência do subprocesso 10.5
Envia comunicação ao cliente, através do sistema RT, a (in)deferir e/ou (re)encaminhar para entidades parceiras o pedido de acesso à informação e documentação
Comunicação com os resultados do pedido de informação e documentação
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Técnico Superior do NArQ ; Assistente Técnico do NArQ
- -
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 10.7
Na sequência do subprocesso 10.5
Disponibiliza para consulta da informação e documentação
Acesso presencial / remoto à informação e documentação
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Cidadãos; Comunidade IST; Unidades internas IST
Coordenador do NArQ
-
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 137
Aprovado
Processo 11 – Exposição física
Subprocesso 11.1 – elaboração do plano de ação
Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, do universo documental e/ou
bibliográfico e/ou museológico, da metodologia, das atividades, bem como a definição do
cronograma, do orçamento e dos recursos humanos, técnicos e entidades parceiras a
envolver.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com o plano de acção, o cronograma
e o plano de orçamento.
Subprocesso 11.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor
Este subprocesso compreende o desenvolvimento de pesquisas de fontes primárias e
secundárias de informação, relacionadas com a temática da exposição, bem como a
realização de contactos com entidades parceiras.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração do mapa do material
arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado.
Subprocesso 11.3 – recuperação e acesso a documentos e objectos museológicos
Este subprocesso compreende a definição dos termos de empréstimo, incluindo o
enquadramento das garantias, dos direitos e deveres, do tratamento arquivístico, da
digitalização, da publicitação, da comunicação e divulgação, do acompanhamento e da
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 138
Aprovado
aceitação. Inclui, adicionalmente, a identificação dos objetos,e do seu valor patrimonial, a
definição da tipologia de seguros, do acondicionamento, da transferência e do depósito.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração de protocolos de
colaboração, ou de empréstimo/doação/depósito, entre o IST e as entidades parceiras e
com a produção de guias de remessa dos documentos e do material bibliográfico e
museológico a integrar na exposição.
Subprocesso 11.4 – promoção da edição do projeto de design da exposição
Este subprocesso integra a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e
de apresentação, em estruturas de grande formato (PVC,s, telas) e estruturas de pequeno
formato (vitrinas, molduras digitais).
Subprocesso 11.5 – seleção, digitalização e redação de conteúdos de legendagem
e textos de suporte
Este subprocesso compreende a seleção, a digitalização e a integração de informação em
legendas de apoio à compreensão dos objetos e documentos, bem como a seleção,
adaptação e/ou redação de textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos.
Conclui-se este subprocesso com a elaboração das legendas de todos os objectos e dos
textos dos núcleos expositivos.
Subprocesso 11.6 – promoção da produção dos materiais de comunicação
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 139
Aprovado
Este subprocesso compreende a edição de texto, a selecção das imagens e a revisão e
aprovação das artes finais.
Conclui-se este subprocesso com a produção dos seguintes materiais:
PVC’s;
• legendas;
• imagens;
• conteúdos descritivos;
• convites;
• brochuras:
• encartes
Subprocesso 11.7 – promoção da divulgação da exposição
Este subprocesso compreende a integração da imagem IST nos materiais de
comunicação produzidos pelo NArQ, a identificação e seleção dos canais de comunicação
e destinatários, bem como a gestão de todo o processo de divulgação.
Subprocesso 11.8 – elaboração e edição dos conteúdos para suportes digitais
Este subprocesso compreende a elaboração, selecção e edição do aspeto gráfico dos
conteúdos a integrar nos suportes digitais da exposição.
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 140
Aprovado
Subprocesso 11.9 – promoção da montagem da exposição
Este subprocesso compreende a promoção da construção e/ou adaptação do mobiliário
expositivo, o desenvolvimento do projeto de electrificação / iluminação, a montagem do
mobiliário e a integração de elementos associados.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a exposição montada.
Subprocesso 11.10 – disposição dos objetos e documentos no espaço expositivo
Este subprocesso inclui a disposição dos objetos e documentos, bem como das legendas
e outros conteúdos descritivos
Como resultado, conclui-se este subprocesso com todos os objetos e documentos
integrados no espaço expositivo.
Subprocesso 11.11 – promoção do plano de segurança e de manutenção do
espaço expositivo
Este subprocesso inclui a Identificação do objetivo, a definição dos requisitos e a
elaboração do cronograma.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a versão final do plano de segurança e
manutenção do espaço expositivo
Subprocesso 11.12 – inauguração da exposição
Este subprocesso inclui a coordenação e o acompanhamento dos visitantes e convidados
ao espaço expositivo.
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 141
Aprovado
Fluxograma 11: Exposição física
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Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 142
Aprovado
Descrição do Processo 11: Exposição física
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova Receciona
do de: Expedido
para:
Coordenador do NArQ/
Subprocesso 11.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Identifica o objetivo, universo documental e/ou bibliográfico e/ou museológico, metodologia, atividades, cronograma, orçamento recursos humanos, técnicos e entidades parceiras
Plano de ação, cronograma, plano de orçamento
- Técnico Superior do NArQ
- CG
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 143
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.2
Na sequência da aprovação do plano de ação, cronograma e plano de orçamento
Desenvolve as pesquisas de fontes primárias e secundárias de informação e os contactos com entidades parceiras
Mapa do material arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado
CG;
Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 11.3
Na sequência do subprocesso 10.2
Definie os termos de empréstimo; identifica os objectos e respetivo valor patrimonial
Protocolos entre IST e entidades parceiras;
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
DAJ CG
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.4
Na sequência da aprovação dos protocolos entre IST e entidades
Promove a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e de apresentação, em estruturas de grande formato
Projeto de design gráfico da exposição
CG; DAJ; Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
CG
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 144
Aprovado
parceiras Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.5
Na sequência da aprovação do projeto de design da exposição
Seleciona, digitaliza e integra a informação em legendas de apoio à compreensão dos objetos e documentos; seleciona, adapta e/ou redige os textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos
Legendas dos objetos; textos dos núcleos expositivos
CG; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.6
Na sequência da validação dos conteúdos de legendagem e textos de suporte
Edita o texto, selecciona as imagens, revê e aprova as artes finais
Materiais de comunicação da exposição
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
CG
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 145
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.7
Na sequência da aprovação dos materiais de comunicação
Integra a imagem IST nos materiais de comunicação produzidos pelo NArQ; identifica e seleciona canais de comunicação e destinatários; gere a divulgação
Divulgação da exposição
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ; Coordenador do GCRP
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.8
Na sequência da aprovação dos materiais de comunicação e da validação da divulgação da exposição
Elabora, seleciona e edita o aspeto gráfico dos conteúdos a integrar em suportes digitais
Conteúdos editados em suportes digitais
Coordenador do GCRP; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 146
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 11.9
Na sequência da validação dos conteúdos editados em suportes digitais
Promove a construção e/ou adaptação do mobiliário expositivo; desenvolve o projeto de electrificação / iluminação;
Exposição montada
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Subprocesso 11.10
Na sequência do subprocesso 11.9
Dispõe os objetos e documentos, bem como as legendas e outros conteúdos descritivos
Objetos e documentos integrados no espaço expositivo
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ
Coordenador do NArQ
- -
Coordenador do NArQ
Subprocesso 11.11
Na sequência dos subprocessos 11.9 e 11.10
Identifica o objetivo, define requisitos e cronograma
Plano de segurança e de manutenção do espaço
Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do
Coordenador do NSG; Coordenador do NSH
Coordenador do NSG; Coordenador do NSH
CG
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 147
Aprovado
expositivo NArQ
CG Subprocesso 11.12
Na sequência da conclusão de todos os procedimentos anteriores / manutenção do espaço expositivo
Coordena e acompanha visitas ao espaço expositivo
Exposição inaugurada
CG; Coordenador do NArQ
Cidadãos; Entidades parceiras; Comunidade IST; Unidades internas IST
- -
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 148
Aprovado
Processo 12 – Exposição virtual
Subprocesso 12.1 – elaboração do plano de ação
Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, do universo documental e/ou
bibliográfico e/ou museológico, da metodologia, das atividades, bem como a definição do
cronograma, do orçamento e dos recursos humanos, técnicos e entidades parceiras a
envolver.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com o plano de acção, o cronograma e o
plano de orçamento.
Subprocesso 12.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor
Este subprocesso compreende o desenvolvimento de pesquisas de fontes primárias e
secundárias de informação, relacionadas com a temática da exposição, bem como a
realização de contactos com entidades parceiras.
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração do mapa do material
arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e seleccionado.
Subprocesso 12.3 – recuperação e acesso a documentos e objectos museológicos
Este subprocesso compreende a definição dos termos de empréstimo, incluindo o
enquadramento, das garantias, dos direitos, deveres, do tratamento arquivístico, da
digitalização, da publicitação, da comunicação e divulgação, do acompanhamento e da
aceitação, bem como a identificação dos objetos,e do seu valor patrimonial, a definição da
tipologia de seguros, de acondicionamento, de transferência e de depósito.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 149
Aprovado
Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração de protocolos de
colaboração ou de empréstimo/doação/depósito, entre o IST e as entidades parceiras e
com a produção de guias de remessa dos documentos, e do material bibliográfico e
museológico a integrar na exposição.
Subprocesso 12.4 – promoção da fotografia e/ou digitalização de objectos e
documentos
Este subprocesso inclui a fotografia de objetos museológicos e / ou digitalização standard
/ 3D de objectos, de documentos arquivísticos e bibliográficos.
Conclui-se este subprocesso com a produção de imagens digitais dos documentos e
objectos.
Subprocesso 12.5 – definição da estrutura do quadro de classificação para os
conteúdos digitais
Este subprocesso compreende a criação, organização e nomeação de diretorias, dos
ficheiros e das imagens dos conteúdos digitais da exposição
Subprocesso 12.6 – selecção e redação de conteúdos e/ou de metainformação
complementar
Este subprocesso compreende a seleção e a integração de informação em legendas de
apoio à compreensão dos objetos e documentos, bem como a seleção, adaptação e/ou
redação de textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 150
Aprovado
Conclui-se este subprocesso com a elaboração das legendas e/ou metainformação de
todos os objectose documentos da exposição virtual.
Subprocesso 12.7 – definição da arquitectura da exposição virtual
Este subprocesso inclui a redacção dum guião de apoio, em formato de menu de
navegação, à estrutura da exposição, nomeadamente, à (re)criação dos
percursos/núcleos expositivos.
Conclui-se este subprocesso com a versão definitiva do guião da exposição.
Subprocesso 12.8 – promoção da produção do projeto de web design da
exposição virtual
Este subprocesso inclui a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e da
apresentação.
Subprocesso 12.9 – promoção da edição da exposição virtual
Este subprocesso compreende a integração e edição dos conteúdos da exposição virtual
na plataforma de gestão de conteúdos e subsequente tratamento das imagens.
Subprocesso 12.10 – promoção da divulgação da exposição virtual
Este subprocesso inclui a seleção de canais de comunicação eletrónicos e dos
destinatários e a gestão de todo o processo de divulgação da exposição.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 151
Aprovado
Subprocesso 12.11 – promoção da publicação da exposição virtual
Este subprocesso inclui a publicação da exposição virtual na página web do NArQ.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 152
Aprovado
Fluxograma 12: Exposição virtual
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Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 153
Aprovado
Descrição do Processo 12: Exposição virtual
Responsável
Identificação (processo, subprocess
o procediment
o)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ/
Subprocesso 12.1
Após previsão e aprovação do plano de atividades anual
Identifica o objetivo, universo documental e/ou bibliográfico e/ou museológico, metodologia, atividades, cronograma, orçamento recursos humanos, técnicos e entidades parceiras
Plano de ação, cronograma, plano de orçamento
- Técnico Superior do NArQ
- CG
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 154
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.2
Na sequência da aprovação do plano de ação, cronograma e orçamento
Desenvolve pesquisas de fontes primárias e secundárias de informação e de contactos com entidades parceiras
Mapa do material arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado
CG; Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Coordenador do NArQ
Subprocesso 12.3
Na sequência do subprocesso 12.2
Define dos termos de empréstimo; identifica os objectos e respetivo valor patrimonial.
Protocolos entre IST e entidades parceiras;
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
DAJ CG
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.4
Na sequência da aprovação dos
Promove a fotografia de objetos museológicos e / ou digitalização standard / 3D de objectos, documentos arquivísticos
Imagens digitais de objetos e documentos
CG; DAJ; Coordenador do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 155
Aprovado
protocolos entre IST e entidades parceiras
e bibliográficos
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.5
Na sequência do subprocesso 12.4
Cria, organiza e nomeia diretorias, ficheiros e imagens dos conteúdos digitais
Quadro de classificação
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.6
Na sequência do subprocesso 12.5
Seleciona e integra informação em legendas e/ou metainformação dos objectos e documentos; seleciona, adopta e/ou redige os textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos
Legendas e /ou metainformação dos objectos e documentos
Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ
-
Técnico Subprocess Na Redige guião de apoio à Guião da Técnico Técnico Coordenad -
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 156
Aprovado
Superior do NArQ
o 12.7 sequência da validação dos objectos e documentos digitalizados
estrutura da exposição exposição Superior do NArQ
Superior do NArQ
or do NArQ; Coordenador do NME
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.8
Na sequência do subprocesso 12.7
Promove a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e de apresentação
Projeto de web design da exposição virtual
Coordenador do NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ; Coordenador do NME
-
Técnico Superior
Subprocesso 12.9
Na sequência
Integra e edita os conteúdos da exposição
Exposição virtual editada
Coordenador do
Técnico Superior
Coordenador do
CG
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 157
Aprovado
do NArQ do subprocesso 12.8
virtual na plataforma de gestão de conteúdos e tratamento das imagens
NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
do NArQ NArQ; Coordenador do NME
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.10
Após aprovação da edição da exposição virtual
Seleciona canais de comunicação eletrónicos e destinatários; gere a divulgação
Divulgação da exposição virtual
CG; Coordenador do NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ; Coordenador do GCRP
-
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 158
Aprovado
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 12.11
Na sequência do subprocesso 12.10
Publica a exposição virtual na página web do NArQ
Exposição virtual publicada
Coordenador do GCRP; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ
Cidadãos; Entidades parceiras; Comunidade IST; Unidades internas IST
- -
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Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
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Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 159
Aprovado
Processo 13 – Comunicação e difusão do arquivo digi tal
Subprocesso 13.1 – conceber estudo do projeto e disponibilizar conteúdos
Este subprocesso inclui a concepção do modelo de arquitectura incluindo os requisitos
técnicos de:
• formatos
• navegação
• pesquisa
• quadro de classificação
• acessibilidade de conteúdos
• perfis de utilizadores
• disponibilização de imagens digitais master e derivadas
• metainformação descritiva em xml
Como resultado, este subprocesso conclui-se com o estudo do projeto e com a
disponibilização de imagens digitais e metainformação, em formatos master, derivadas e
xml.
Subprocesso 13.2 – elaborar protótipo de acesso a imagens e metainformação on-
line
Este subprocesso inclui o desenvolvimento de um protótipo circunscrito a um universo de
imagens e metainformação incluindo requisitos técnicos de:
• formatos
• navegação
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 160
Aprovado
• pesquisa,
• quadro de classificação,
• acessibilidade de conteúdos
• perfis de utilizadores
Como resultado, este subprocesso conclui-se com o protótipo de acesso às imagens
digitais e à metainformação on-line.
Subprocesso 13.3 – associação das imagens digitais e da metainformação
descritiva
Este subprocesso compreende a associação de imagens digitais master e derivadas, bem
como da metainformação descritiva em xml ao protótipo de acesso on-line.
Subprocesso 13.4 – integrar e disponibilizar recursos na página web do NArQ
Este subprocesso compreende a integração e a disponibilização do modelo de
arquitectura do arquivo digital e dos conteúdos de imagens e de metainformação na
página web do NArQ.
Subprocesso 13.5 – promover a divulgação do arquivo digital
Este subprocesso inclui a seleção de canais de comunicação eletrónicos e dos
destinatários, bem como a gestão de todo o processo de divulgação e da inclusão de
novos conteúdos.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 161
Aprovado
Subprocesso 13.6 – publicação do arquivo digital
Este subprocesso compreende a publicação do arquivo digital na página web do NArQ e a
gestão do ingresso de novos conteúdos digitais.
Conclui-se este processo com a disponibilização do arquivo digital on-line.
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
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Verificado Página: 162
Aprovado
Fluxograma 13: Comunicação e difusão do arquivo dig ital
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Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 163
Aprovado
Descrição do Processo 13: Comunicação e difusão do arquivo digital
Responsável
Identificação
(processo, subproces
so procedime
nto)
Quando se procede / prazo
Como se procede Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova
Rececionado de:
Expedido para:
Coordenador do NArQ
Subprocesso 13.1
Após lançamento da página web do NArQ
Concebe modelo de arquitectura e respetivos requisitos técnicos
Estudo do projeto
- DEI - CG
DEI Subprocesso 13.2
Após a aprovação do estudo de conceção
Desenvolve protótipo circunscrito a um universo de imagens e metainformação incluindo requisitos técnicos
Protótipo de acesso a imagens e metainformação on-line
CG; Coordenador do NArQ
DEI Coordenador do NArQ; Coordenador do NME
-
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 164
Aprovado
DEI Subprocesso 13.3
Na sequência do subprocesso 13.2
Associa imagens digitais master e derivadas, bem como metainformação descritiva em xml ao protótipo de acesso on-line
Imagens digitais e metainformação descritiva associada ao protótipo on-line
DEI Coordenador do NArQ; Coordenador do NME
Coordenador do NArQ;
-
Coordenador do NME
Subprocesso 13.4
Na sequência dos subprocessos 13.2 e 13.3
Integra e disponibiliza modelo de arquitetura do arquivo digital e conteúdos de imagens e metainformação na página web do NArQ
Modelo de arquitetura do arquivo digital e conteúdos disponibilizados na página web do NArQ
Coordenador do NArQ; DEI
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ; DEI
-
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 13.5
Após aprovação da edição da exposição
Seleciona canais de comunicação eletrónicos e destinatários; gere a divulgação
Divulgação do arquivo digital;
Coordenador do NArQ; DEI;
Técnico Superior do NArQ
Coordenador do NArQ;
-
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 165
Aprovado
virtual Coordenador do NME
Técnico Superior do NArQ
Subprocesso 13.6
Na sequência do subprocesso 13.4
Publica o arquivo digital na página web do NArQ; gere o ingresso de novos conteúdos digitais
Arquivo Digital on-line;
Técnico Superior do NArQ
Cidadãos; Entidades parceiras; Comunidade IST; Unidades internas IST
- -
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 166
Aprovado
Capítulo 3 – Núcleo de Gestão e Acompanhamento de
Contratos
Processo 1 – Aquisição de prestação de serviços
Subprocesso 1.1 – Procedimento administrativo
Ao nível da realização de serviço este Processo é suportado por diferentes
Procedimentos.
Os Procedimentos definem as responsabilidades e metodologia a adoptar para a
realização da aquisição de serviços de “outsourcing”, nomeadamente aquisição de
serviços de limpeza, vigilância humana; manutenção de espaços verdes; lavandaria;
telecomunicações; equipamentos multifunções, transportes, ar comprimido e gases; e
outros.
Em relação ao NGAC os procedimentos que suportam o Processo 1 – Aquisição de
Prestação de Serviços são:
a) Levantamento das necessidades de novas contratações. Através da análise
dos contratos vigentes, na área de prestação de serviços, nomeadamente
higiene e limpeza, segurança e vigilância humana, manutenção dos espaços
verdes, fornecimento e gestão de consumíveis, entre outros, procede-se ao
levantamento das necessidades de novas contratações, ponderando a
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 167
Aprovado
viabilidade ou a inviabilidade de novo contrato. Caso seja necessária nova
contratação, passa-se ao ponto seguinte.
b) Preparação das peças procedimentais
c) Pedido de autorização da despesa. Sempre que se lança um procedimento
para uma aquisição de serviços efetua-se o pedido de cabimento ao NEO, e
posteriormente remete-se para o Conselho de Gestão o pedido de
autorização para abertura do procedimento e respetivas peças
procedimentais.
d) Lançamento do procedimento
e) Análise de propostas e execução de relatórios
f) Adjudicação do procedimento
g) Preparação do contrato
h) Execução do contrato
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 168
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Aquisição de Prestação de Serviços
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede
/ prazo
Como se
procede
Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Recepcionado
de:
Expedido
para:
Coordenador 1.1. a)
Levantamento
das
necessidades de
novas
contratações
Mensalmente Análise dos
contratos
vigentes
Viabilidade /
Inviabilidade
de novo
contrato
Coordenador
NGAC
Coordenador
da AAG
Director
da DT
Conselho
de Gestão
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 169
Aprovado
Coordenador 1.1 b)
Preparação das
peças
procedimentais
Elaboração
do programa
de concurso
ou convite e
caderno de
encargos
Peças
concursais
NGAC
Responsável
pelas
especificações
técnicas
Coordenador
da AAG
Coordenador 1.1 c) Pedido de
autorização da
despesa
Sempre que se
lança um
procedimento
para uma
aquisição de
serviços
Pedido de
cabimento
ao NEO e
elaboração
de um
pedido de
aquisição de
serviços e
autorização
Ofício e
cabimento do
NEO
NGAC Coordenador
da AAG
Director
da DT
Conselho
de Gestão
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 170
Aprovado
das peças
procediment
ais
Coordenador 1.1 d).
Lançamento do
procedimento
Após
autorização do
Conselho de
Gestão
Na
respectiva
plataforma
electrónica
Divulgação
do
procedimento
ao exterior
NGAC Entidades
externas ao
IST
Coordena
dor NGAC
Conselho
Gestão
Coordenador 1.1 e). Análise
de propostas e
execução de
relatórios
Após data
limite para
entrega de
propostas
Análise das
propostas
apresentada
s
Relatório
preliminar;
registo na
plataforma;
audiência
prévia e
relatório final
NGAC
Júri
procedimento
Plataforma
Electrónica
Júri do
procedime
nto
Coordenador 1.1 f) Após execução Preparação Minuta do Coordenador Coordenador Director Conselho
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
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Verificado Página: 171
Aprovado
Adjudicação do
procedimento
do relatório
final
da
adjudicação
contrato;
Registo na
plataforma
após
aprovação
pelo
Conselho de
Gestão
NGAC da AAG da DT de Gestão
Coordenador/
Colaboradore
s do NGAC
1.1 g)
Preparação do
contrato
30 dias após
autorização da
minuta do
contrato
Após entrega
dos
documentos
de
habilitação e
caução na
plataforma,
Contrato NGAC Adjudicatário e
adjudicante
NGAC
Conselho
de Gestão
Conselho
de Gestão
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 172
Aprovado
redige-se o
contrato
Coordenador/
Colaboradore
s do NGAC
1.1 h). Execução
e
acompanhament
o do contrato
A partir da data
de vigência do
contrato
Acompanha
mento do
contrato
Validação
das facturas
respeitantes
ao contrato
Adjudicatário
NGAC
Responsável
pela execução
do contrato
NEO
NGAC
Responsá
vel pela
execução
do
contrato
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
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Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 173
Aprovado
Processo 2 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de
“ Outsourcing”
No âmbito de actuação do NGAC, este Processo permite assegurar um sistema
permanente e contínuo de acompanhamento e gestão de todos os contratos de
“outsourcing” celebrados pelo IST.
Os procedimentos que suportam o Processo 2 – Acompanhamento e Gestão de contratos
de “Outsourcing” são:
a) Recepção e verificação da facturação, em conformidade com cada um dos
contratos vigentes.
b) Pedido de confirmação da facturação por parte do responsável pela gestão
do respectivo contrato.
c) Recebimento das facturas devidamente confirmadas.
d) Execução dos mapas de distribuição da despesa para imputação aos
respectivos centros de custo e/ ou projectos.
e) Registo das facturas e respectivos mapas de imputação e envio para o NEO
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 174
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing”
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede
/ prazo
Como se
procede
Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Recepcionado
de:
Expedido
para:
Colaboradores
do NGAC
2 a) Recepção
e verificação
da facturação,
em
conformidade
com cada um
dos contratos
Mensalmente Recepção e
confirmação
dos
documentos
Registo da
facturação
Entidade
adjudicatária
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
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Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 175
Aprovado
vigentes Colaboradores
do NGAC
2.b) Pedido de
confirmação
da facturação
por parte do
responsável
pela gestão do
respectivo
contrato
No final do
mês a que se
refere o serviço
Envio da
facturação
NGAC Responsável
pela gestão do
contrato
Responsá
vel pela
gestão do
contrato
Colaboradores
do NGAC
2
c).Recebiment
o das facturas
devidamente
confirmadas
Responsável
pela gestão do
contrato
NGAC
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 176
Aprovado
Colaboradores
do NGAC
2 d). Execução
dos mapas de
distribuição da
despesa para
imputação aos
respectivos
centros de
custo e/ ou
projectos
Mapa de
execução/
Relatórios
Coordena
dor NGAC
Colaboradores
do NGAC
2 e). Registo
das facturas e
respectivos
mapas de
Mapa de
execução
NGAC NEO Coordena
dor NGAC
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 177
Aprovado
imputação e
envio para o
NE
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 178
Aprovado
Processo 3 – Cessão do direito de exploração de esp aços do IST
Ao nível da realização de serviço este Processo é suportado por diferentes
Procedimentos.
Os Procedimentos definem as responsabilidades e metodologia a adoptar para a
realização da cessão do direito de exploração de espaços do IST, nomeadamente nas
áreas da restauração, livraria e papelaria, telecomunicações, saúde e outros.
Em relação ao NGAC os procedimentos que suportam o Processo 3 – Cessão do direito
de exploração de Espaços do IST são:
a) Levantamento das necessidades de novas cessões de espaços em ordem a
novas contratações
b) Preparação das peças procedimentais
c) Pedido de autorização de lançamento do procedimento (concurso ou convite)
d) Lançamento do procedimento
e) Análise de propostas e execução de relatórios
f) Adjudicação do procedimento
g) Preparação do contrato
h) Execução do contrato
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Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 179
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Cessão do direito de exploração de espaços do IST
Responsável
Identificação
(processo,
subprocesso
procedimento)
Quando se
procede
/ prazo
Como se
procede
Resultado/
registo
Fluxo do processo
Quem
valida
Quem
aprova Recepcionado
de:
Expedido
para:
Coordenador 3 a)
Levantamento
das
necessidades de
novas cessões
de espaços em
ordem a novas
Trimestralment
e
Análise dos
contratos
vigentes
Viabilidade /
Inviabilidade
de novo
contrato
Coordenador
NGAC
Coordenador
da AAG
Director
da DT
Conselho
de Gestão
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Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 180
Aprovado
contratações
Coordenador 3. b) Preparação
das peças
procedimentais
Elaboração
do programa
de concurso
ou convite e
caderno de
encargos
Peças
concursais
NGAC
Responsável
pelas
especificações
técnicas
Coordenador
da AAG
Coordenador 3.c) Pedido de
autorização de
lançamento do
procedimento
(concurso ou
convite)
Sempre que se
lança um
procedimento
para uma
cessão de
espaços
Elaboração
de um
pedido de
cessão de
espaços e
autorização
das peças
procediment
Ofício Coordenador
NGAC
Coordenador
da AAG
Director
da DT
Conselho
de Gestão
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Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 181
Aprovado
ais
Coordenador )3 d.
Lançamento do
procedimento
Após
autorização do
Conselho de
Gestão
Na
respectiva
plataforma
electrónica
Divulgação
ao exterior do
procedimento
NGAC Entidades
externas ao
IST
Coordena
dor NGAC
Conselho
Gestão
Coordenador 3 e) Análise de
propostas e
execução de
relatórios
Após data
limite para
entrega de
propostas
Análise das
propostas
apresentada
s
Relatório
preliminar;
registo na
plataforma;
audiência
prévia e
relatório final
NGAC
Júri
procedimento
Plataforma
Electrónica
Júri do
procedime
nto
Coordenador 3 f) Adjudicação
do procedimento
Após execução
do relatório
final
Preparação
da
adjudicação
Minuta do
contrato;
registo na
Conselho de
Gestão;
NGAC
Plataforma
Electrónica
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Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 182
Aprovado
plataforma
electrónica
Coordenador/
Colaboradore
s do NGAC
3 g) Preparação
do contrato
30 dias após
autorização da
minuta do
contrato
Após entrega
dos
documentos
de
habilitação e
caução,
redige-se o
contrato
Contrato NGAC Adjudicatário e
adjudicante
NGAC
Conselho
de Gestão
Conselho
de Gestão
Coordenador/
Colaboradore
s do NGAC
3 h) Execução e
acompanhament
o do contrato
A partir da data
de vigência do
contrato
Acompanha
mento do
contrato
Registo
contrato
NGAC NCC
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 01-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es
Verificado Página: 183
Aprovado
Processo 4 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de Cessão de
Espaços
No âmbito de actuação do NGAC, este Processo permite assegurar um sistema
permanente e contínuo de acompanhamento e gestão de todos os contratos de cessão de
espaços celebrados pelo IST no âmbito das actividades de restauração, livrarias e outros.
Os procedimentos que suportam o Processo 4 – Acompanhamento e Gestão de
Contratos de cessão de espaços são:
a) Recepção e verificação das cópias das facturas, emitidas pelo IST através do
Núcleo de Contabilidade Central, em conformidade com cada um dos contratos
vigentes
b) Registo das cópias das facturas e execução dos respectivos mapas em ficheiro
excel. A informação registada contém o nº de contrato, data de emissão e data de
vencimento da fatura e respetivo valor.
c) Articulação com o NT sobre o controlo interno dos montantes a receber através
do pedido de listagens.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-01
Data: Agosto de 2009
Elaborado por: Paula Leal
Verificado Página: 184
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de cessão de espaço
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Colaboradores do NGAC
4 a).e b) Recepção e verificação da facturação, em conformidade com cada um dos contratos vigentes
Mensalmente Recepção e confirmação dos documentos
Registo da cópia das facturas
NCC NGAC NCC NGAC
Colaboradores do NGAC
4 c) Controlo interno dos montantes a receber
Trimestralmente
Pedido de listagens
Registo de informação/ Mapas de execução
NT NGAC Coord. NGAC
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Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 4- Núcleo de Reprografia
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 186
Aprovado
Capítulo 4 – Núcleo de Reprografia
Processo 1 – Reprodução de testes e exames
Compete ao Núcleo de Reprografia (NR) a reprodução dos testes/exames de avaliação
dos discentes do IST de forma segura e confidencial.
Subprocesso 1.1 – Recepção de testes/Exames
Sempre que necessário o docente pertencente ao corpo docente da disciplina dirige-se
pessoalmente (ou por alguém que o represente) ao NR solicitando a respectiva
reprodução de documentos, para tal:
Entrega de documentos em envelope fechado e sujeito a identificação
Registo assinado de entrega assinado pelo docente respectivo (ou alguém que o
represente)
Recepção dos documentos assinada pelo Trabalhador do NR
Subprocesso 1.2 – Reprodução e entrega de testes/Exames
Reprodução efectuada por um Trabalhador do NR
Registo assinado do trabalhador que efectuou a reprodução
Colocação dos documentos em envelope lacrado
Registo assinado do trabalhador do NR que lacrou o envelope
Registo assinado do trabalhador do NR que entregou o envelope lacrado
Registo assinado pelo docente (ou alguém que o represente) que levantou o envelope
lacrado
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 4- Núcleo de Reprografia
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 187
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Reprodução de Testes e Exames
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NR
1.1 – Recepção de Testes/Exames
Sempre que necessário/ 1 dia ùtil
Preenchimento de folha de registo de entrega e de recepção
Material para reprodução/ registo dos intervenientes
Responsável da disciplina, Docente do IST
Assistente Operacional do NR
Responsável da disciplina, Docente do IST
Coord NR/Assistente Operacional NR
Coordenador do NR
1.2 – Reprodução e entrega de Testes/Exames
Sempre que necessário/ 1 dia ùtil
Preenchimento de folha de registo de recepção e de entrega
Reprodução Material/registo dos intervenientes
Assistente Operacional do NR
Responsável da disciplina, Docente do IST
Responsável da disciplina, Docente do IST
Coord/Assistente Operacional NR
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 188
Aprovado
Capítulo 5 – Núcleo de Serviços Gerais
Processo 1 - Marcação de Serviços de Transporte IST
A marcação de serviços de transporte com a carrinha ou o autocarro é efectuada no
Núcleo de Serviços Gerais, podendo ser enviado para o E-mail: [email protected] .
Estão actualmente disponíveis:
A) Uma carrinha de 8+1 lugares (excluído o lugar do motorista), em regime de
aluguer externo
B) Um autocarro de 35 lugares (excluindo o lugar do motorista).
Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar em cada caso:
• Os pedidos de marcação de A) e B) devem ser submetidos por escrito ou
por e-mail, com indicação do período requerido, local do serviço e tipo de
viatura. No pedido deve ser indicado o e-mail de contacto do responsável
pelo pedido.
• Nos pedidos de marcação A) deverá ser indicado se o serviço é com ou sem
condutor (motorista IST), no caso de ser sem condutor haverá lugar ao
preenchimento de impresso.
• Quando houver disponibilidade e o pedido de marcação for aceite, a reserva
será confirmada por e-mail.
• Uma reserva confirmada poderá ser desmarcada pelo responsável pelo
pedido, sem custos, até cinco dias úteis antes da data prevista para a
realização do serviço.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 189
Aprovado
• Se uma reserva confirmada for desmarcada com uma antecedência inferior a
cinco dias úteis, haverá lugar ao pagamento de 25% dos custos previstos
para o serviço marcado, no caso de A) haverá lugar ao pagamento da
totalidade do serviço.
• A requisição para o pagamento do serviço deve ser entregue no Núcleo de
Serviços Gerais até 5 dias úteis antes da sua realização, sob pena de
cancelamento da reserva.
• O acerto dos valores finais1, em face da quilometragem e duração da
viagem, será efectuado após a realização do serviço.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 190
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Marcação de Serviços de Transporte IST
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
A) Coordenador do NSG B) Secretariado do NSG
1. Marcação de Serviços de Transporte IST
Após o contacto e entrega dos respectivos impressos a efectivar o pedido
Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via correio electrónico ao pedido
Possibilidade de marcação ou não
IST IST Coordenadordo NSG
CG
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 191
Aprovado
Processo 2 - Marcação de Espaços IST
Compete ao Coordenador do Núcleo de Serviços Gerais centralizar o registo de
marcação e utilização do Salão Nobre e do Átrio Central.
Estes espaços destinam-se a satisfazer algumas necessidades de eventos
promovidos pela Escola e desta, em colaboração com entidades que lhe são externas
(públicas ou privadas), podendo ainda satisfazer algumas solicitações externas dentro do
âmbito científico, técnico, cultural ou social.
Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar em cada caso:
• Os pedidos de reserva dos referidos espaços deverão dar entrada no Núcleo de
Serviços Gerais, NSG, de preferência com antecedência mínima de 4 dias úteis,
em impresso próprio devidamente preenchido e assinado pelo responsável da
mesma (impresso disponível para download no website da Direcção Técnica em
http://dtecnica.ist.utl.pt/html/documentos). As marcações são atendidas por
ordem de entrada.
• Ao impresso de reserva deverá ser associada a planta da disposição desejada, e
tratando-se de uma exposição ou similar, uma descrição do material a expor.
• A entrega dos pedidos de reserva deve ser realizada no NSG, localizado no
Pavilhão Central, r/c, porta 0.58 (junto ao serviço de Recepção e Expedição de
Correio), no horário das 9h00 às 12h30 e das 14h00 às 16h30.
• A logística associada aos pedidos de reserva deverão ser do conhecimento
prévio do NSG, nomeadamente:
• Montagem e desmontagem, electricidade, segurança, rede internet, delimitação
do Átrio com placards próprios existentes para o efeito, entre eventuais outros;
• Meios audiovisuais de apoio (a submeter directamente ao Gabinete de
Organização Pedagógica, GOP).
• O horário para a realização de eventos, salvo casos excepcionais autorizados
pelo Conselho Directivo, está limitado ao período entre as 9h00 e as 18h00, dias
úteis.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 192
Aprovado
Não é autorizada a realização de eventos aos sábados, domingos e feriados.
Poderão, no entanto, ser feitas montagens e desmontagens, bem como a colocação de
stands e de placards nestes dias, mediante autorização prévia do Conselho Gestão, após
pedido por escrito do responsável, e com o conhecimento do Gestor do Pavilhão Central.
Em caso de autorização, será dado.
Conhecimento ao Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde, NSHS, com a indicação
do nome completo dos intervenientes com acesso autorizado.
Em casos muito excepcionais, poderão ser autorizados eventos a realizar durante
sábados, domingos e feriados, ou em dias úteis depois das 18h00, desde que o
responsável suporte os custos inerentes aos serviços extraordinários de segurança e
limpeza, entre outros (conforme o apoio logístico também solicitado p.e. ao GOP ou, para
cerimónias protocolares, p.e. ao Gabinete de Comunicação e Relações Públicas, GCRP.
A publicitação dos eventos poderá ser feita através de:
• Afixação de posters nos placards interiores e/ou exteriores (não será autorizada
a colagem nas paredes, muros exteriores e/ou portões);
• Colocação de faixas: A colocação de faixas, apenas do tipo vertical, no Pavilhão
Central carece de autorização explícita, só podendo ser colocadas nos locais
preparados para essa utilização (estando interditas faixas nas janelas do Salão
Nobre). A colocação de faixas nos restantes edifícios deverá ser acordada
directamente com os respectivos gestores.
• Não serão autorizados pedidos de utilização destes espaços para fins
essencialmente de cariz publicitário ou comercial.
• À excepção de beberetes (tipo porto de honra), o serviço de refeições está
interdito.
• Após confirmação de reserva, deverá ser efectuado o pagamento de utilização
do espaço respectivo através do envio de uma requisição interna ao NSG em
período anterior à realização. Só serão consideradas as desistências, com um
pré-aviso de 10 dias úteis, sob pena de não haver lugar a qualquer reembolso.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 193
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Marcação de Espaços IST
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo
Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Coordenador do NSG e Secretariado do NSG
1. Marcação de Espaços do IST
Após o contacto e entrega dos respectivos impressos a efectivar o pedido
Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via correio electrónico ao pedido
Possibilidade de marcação ou não
IST IST Coordenador do NSG
Conselho de Gestão
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 194
Aprovado
Processo 3 – Recepção e Expedição de Correio
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais recepcionar e registar toda a
correspondência, distribui-la internamente pelas várias entidades e Núcleos
departamentais (através da colocação da mesma no seu cacifo de correio existente para
o efeito, cabendo aos mesmos a tarefa de recolha respectiva), assim como expedir a
correspondência dos serviços do IST (cuja aceitação é feita exclusivamente contra a
entrega de requisição interna assinada pelo responsável da entidade e apresentação do
cartão do centro de custo respectivo, devolvido após conferência).
Estão disponíveis vários tipos de expedição, com diferentes prazos de entrega e
preços dos portes respectivos, mediante requisição própria para o efeito.
Com os objectivos de agilizar a distribuição de correio e de eliminar a fonte de
algumas reclamações, relacionadas com a efectiva recepção de correspondência pelo
destinatário, enunciam-se a seguir os horários e regras de tratamento de
correspondência.
• Recepção de Correio:
o Correio Normal: via Ctt e via correio interno
• Recolha:
o Departamentos, Centros e Órgãos Centrais das 9h00 - 12h00 e depois das
14h30
• Correio Expresso (correio urgente nacional ou internacional)
O destinatário, desde que devidamente identificado (nome completo), será
notificado por telefone interno ou e- mail (caso este conste da base de dados do Fénix),
logo após a recepção do correio, a fim de o poder recolher neste serviço que encerra às
16h30.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 195
Aprovado
A generalidade das empresas de correio expresso exime-se à entrega ao
destinatário indicado pelo expedidor quando, como é o caso do IST, o envio é feito para
moradas com uma área central de recepção.
• Destino: Nacional
o Fora de Lisboa – Os documentos e/ou mercadorias deverão ser depositados
até às 12h00, acompanhados da respectiva requisição e, no caso de
mercadorias, a declaração do respectivo conteúdo e valor comercial.
(Formulário próprio disponível no NSG – Serviço de Recepção e Expedição
de Correio)
o Cidade de Lisboa – Os documentos e/ou mercadorias deverão ser
depositados até às 15h00, acompanhados da respectiva requisição e, no
caso de mercadorias, a declaração do respectivo conteúdo e valor
comercial. (Formulário próprio disponível no NSG – Serviço de Recepção e
Expedição de Correio).
• Destino: Internacional
o Os documentos e/ou mercadorias deverão ser depositados até às 15h00,
acompanhados da respectiva requisição e, no caso de mercadorias, a
declaração do respectivo conteúdo e valor comercial. (Formulário próprio
disponível no NSG – Serviço de Recepção e Expedição de Correio).
o Chama-se particular atenção para o facto de haver produtos que as
empresas de serviços postais não transportam, conforme o Decreto-Lei n.º
290/2001 de 16 de Novembro.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 196
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Recepção e Expedição de Correio
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem
aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Coordenador do NSG e Assistente Operacional Expedição e Correio
3. Recepção e Expedição de Correio
Após recepção do correio interno e externo
Distribuição pelos diversos departamentos e órgãos centrais
Entrega e recolha de correspondência e encomendas
Exterior IST e de todos os departamentos e órgãos internos do IST
Exterior IST e para todos os departamentos e órgãos internos do IST
Coordenador de Núcleo
Conselho
de Gestão
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Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 197
Aprovado
Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Ce ntral
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais assegurar a distribuição do correio no
Pavilhão Central, esta é efectuada de acordo com os seguintes passos procedimentais:
• Todos os auxiliares do Pavilhão Central asseguram a distribuição do correio, o
apoio às aulas, o apoio ás provas realizadas pelo NPGFC e o apoio à sala de
reuniões.
• A distribuição do correio é assegurada da seguinte forma: às 10h os auxiliares
deslocam-se à secção de Expedição e Correio para recepcionar o correio,
distribuem-no pelos órgãos centrais, das 11 ás 12h distribuem e recolhem o
correio que já existir das secções, tudo o que for correio para o exterior
(encomendas, ctt etc) são encaminhadas para a expedição e correio no Pavilhão
do Jardim Norte.
• Das 14h ás 14.45h inicia-se a recolha pelos serviços do Pavilhão Central por
todos os auxiliares pois todo o correio inclusivamente correio expresso tem de
dar entrada na secção de Expedição e Correio impreterivelmente até ás 15.00h,
caso contrário terão de ser os próprios (serviços) a deslocar-se á secção de
Expedição e Correio, fora dos horários de recolha todo e qualquer correio deve
ser entregue/recepcionado na secção de Expedição no Pavilhão do Jardim Norte
pelos próprios serviços.
• Os auxiliares recolhem/entregam o correio apenas 2 vezes por dia, logo as
entregas entre serviços do Pavilhão Central cumprem os horários das
recolhas/entregas ou terão de ser asseguradas pelos próprios, a única excepção
é o correio do CG, nos casos do correio ser registado, encomendas ou
protocolos é obrigatória a assinatura do próprio ou alguém do serviço que se
responsabilize pela entrega, sob a pena do mesmo ser devolvido á procedência.
• Depois das 15.00h tudo o que existir de correio registado/ encomendas para o
Pavilhão Central é trazido e distribuído até às 16h.
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Direcção Técnica
Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral
Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais
Revisão n.º
Data:
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Data: Agosto de 2012
Elaborado por: Maria Salomé Louro
Verificado Página: 198
Aprovado
• Caso os destinatários não se encontrem os registos/encomendas ficarão
depositadas na sala de correio do Pavilhão Central e será enviada via email uma
informação para o próprio se deslocar a esta sala e recepcionar a referida
encomenda/registo, caso não seja possível a entrega nesse dia, no dia seguinte
será feita uma nova tentativa, ao fim de 48h se estes artigos não forem
levantados serão devolvidos à procedência.
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Verificado Página: 199
Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Distribuição de Correio no Pavilhão Central
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NSG e Assistentes Operacionais do Pavilhão Central
Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Central
Após recepção de correio interno e externo ao IST
Recolha e entrega de correio dos órgãos centrais
Distribuição de correio no Pavilhão Central
Exterior IST e de todos os departamentos e órgãos internos do IST
Exterior IST e para todos os departamentos e órgãos internos do IST
Coordenador de Núcleo
Conselho de Gestão
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Aprovado
Processo 5 – Serviço de Mudanças Do IST
Compete ao Coordenador do Núcleo de Serviços Gerais centralizar o registo de
marcação do serviço de mudanças do IST.
Este serviço destina-se a satisfazer algumas necessidades de mudanças dentro da
Escola.
Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar:
• Os pedidos de reserva da equipa de mudanças deverão dar entrada no Núcleo
de Serviços Gerais em impresso próprio devidamente preenchido e assinado
pelo responsável (impresso disponível para download no website da Direcção
Técnica em http://dtecnica.ist.utl.pt/html/documentos). As marcações são
atendidas por ordem de entrada.
• Ao impresso do pedido de mudança deverá fazer-se acompanhar pela descrição
do material a transportar
• A entrega dos pedidos da equipa de mudanças deve ser realizada no NSG,
localizado no Pavilhão Central, r/c, porta 0.58 no horário das 9h00 às 12h30 e
das 14h00 às 16h30.
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Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Serviço de Mudanças do IST
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NSG e Assistentes Operacionais do NO
Processo 5 – Serviço de Mudanças do IST
Após o contacto e entrega dos respectivos impressos a efectivar o pedido
Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via email ao pedido
Possibilidade de marcação ou não
IST IST Coordenador de Núcleo
Conselho de Gestão
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Aprovado
Processo 6 – Monitorização de Bens
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir a monitorização de bens
mobiliários em colaboração com o Núcleo de Património solicita a no sentido de
verificarmos todo o material para abate, o que fazemos sempre que nos foi solicitado.
Depois de verificado,
Ou confirmámos o auto de abate com o Núcleo de Património ou se o material
ainda estava em bom estado foi pelo Núcleo de Serviços Gerais acondicionado num
armazém para o efeito e posteriormente distribuído a quem nos solicitou. De qualquer
forma o Núcleo Património é sempre informado de qual é o destino do material em
questão.
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Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Monitorização de Bens
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NSG e Secretariado do NSG
Processo 6 – Monitorização de Bens
Após o contacto dos serviços
Verificação in loco do material disponibilizado
Possibilidade de reaproveitamento e armazenagem de bens mobiliários
Todos os serviços do IST
Núcleo de Património
Coordenador de Núcleo
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Aprovado
Processo 7 – Monitorização de Contratos de OutSourc ing
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir a monitorização dos contratos de
Outsourcing inerentes aos Espaços Exteriores, Pavilhão Central, Pavilhão do Jardim
Norte, Pavilhão do Sul e Infantário. Este processo segue os seguintes passos:
Subprocesso 7.1 - Serviços de Higienização e Limpeza Pavilhão Central / Pavilhão
Jardim Norte / Pavilhão do Jardim sul e Infantário
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar uma série de
actividades que as empresas de Outsourcing têm de realizar de acordo com o contratado,
como por exemplo a lavagem dos vidros interiores e exteriores do pavilhão do jardim
norte, sul, infantário e pavilhão central, sobretudo neste último onde os vidros do primeiro
andar que requerem a presença de uma grua e cortes de alguns lugares de
estacionamento.
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a vitrificação e lavagem
de mármores, interiores e exteriores do pavilhão central bem como a limpeza de
candeeiros em todos os pavilhões supra citados, que implica o corte momentâneo de
corredores. Nos meses de interrupção de actividade académica e período de férias dos
funcionários, é realizada uma limpeza “ mais profunda” quer nos espaços comuns quer
nos gabinetes e salas de aula.
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar o cumprimento dos
turnos de limpeza da empresa de Out Sourcing.
Os enceramentos, lavagem de escadarias, lavagem de pavimento à pressão, lavagem de
paredes, lavagem de candeeiros ou a lavagem de vidros são actividades realizadas ao fim
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de semana e ao final do dia devido ao transtorno que causam na actividade normal dos
pavilhões, o que é assegurado pela supervisão do Núcleo de Serviços Gerais.
A lavagem de escadarias, pavimento e zonas circundantes aos ecopontos e
compactadora é realizada ao fim de semana e à semana sempre que se justifique.
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a limpeza e
manutenção dos espaços exteriores. Nos arruamentos é necessário verificar que a
varredura mecânica se faz durante a noite e a varredura manual durante a hora de
expediente. É também necessário verificar que a limpeza dos cinzeiros dispersos pelo IST
é efectuada diariamente e os trabalhos de desentupimento e limpeza de caleiras e
sarjetas são efectuados, sobretudo aos fins-de-semana.
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais reportar junto do Núcleo de Segurança e
Higiene a necessidade de desratizações e desbaratizações no campus do IST bem como
acompanhar o Núcleo de Segurança e Higiene na avaliação de riscos aos edifícios supra
citados.
Subprocesso 7.2 - Serviços de Higienização, Limpeza e Embelezamento,
Arruamentos e Espaços Verdes
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a limpeza da caruma
existente nos telhados do pavilhão do jardim sul, infantário e pavilhão do jardim norte pois
esta entope as caleiras dos respectivos pavilhões. As caleiras também têm de ser limpas
por várias vezes durante o ano.
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar os cortes necessários a
ramos de árvores em todo o Campus Alameda.
O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a aplicação de produtos
químicos para a remoção de ervas daninhas bem como a remoção física das mesmas em
todo Campus Alameda.
Cabe ao Núcleo de Serviços Gerais verificar o trabalho de interiores realizado pela
empresa de Out Sourcing como a manutenção das plantas existentes bem como a
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substituição de algumas que apresentam um aspecto menos bonito. No exterior há uma
continuação dos habituais trabalhos de manutenção dos espaços verdes, como a rega, a
remoção de ervas daninhas e o corte de alguns extractos velhos ou danificados de
árvores que têm de ser monitorizados e verificados diariamente.
É da responsabilidade diária do Núcleo de Serviços Gerais garantir que a recolha
de lixos verdes pela empresa de Outsourcing é efectuada.
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Aprovado
Mapa do Processo
Descrição do Processo: Monitorização de Contratos de OutSourcing
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NSG e Secretariado do NSG
Subprocesso 71 e 7.2
Diariamente Verificação in loco do serviço contratado
Confirmação ou não do serviço contratado
Empresas de OutSourcing
NGAC Coordenador de Núcleo
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Processo 8 – Procedimentos Administrativos transver sais ao Núcleo
Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir todo o suporte administrativo
inerente aos restantes procedimentos do núcleo, assim procede-se da seguinte forma:
• Mensalmente são verificadas e actualizadas, se for caso disso, as Tabelas de
Preço de todos os serviços existentes.
• Mensalmente é elaborado um ficheiro com todo o correio expedido de forma a
realizar estatísticas mais concretas sobre os gastos mensais de todo o tipo de
correio do IST, nacional, internacional, azul, registado e expresso.
• Mensalmente são elaborados ficheiros acerca de custos / benefícios de todo o
tipo aluguer de viaturas do IST de acordo com os serviços realizados.
• Mensalmente são elaborados ficheiros acerca de custos / benefícios de todo o
tipo aluguer de viaturas do IST de acordo com os serviços realizados.
• Mensalmente são enviadas à contabilidade todas as requisições internas
provenientes dos serviços prestados pelo Núcleo de Serviços Gerais
(Motoristas; Expedição e Correio, Mudanças, Aluguer de Espaços e Material),
posteriormente procede-se ao arquivo.
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Mapa do Processo
Descrição do Processo: Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova
Recepcionado de:
Expedido para:
Coordenador do NSG e Secretariado do NSG
Processo 8 – Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo
Mensalmente
Com os dados recolhidos no final de cada mês são elaborados ficheiros; dados enviados para Contabilidade
Informação mensal disponível acerca de custos / benefícios dos serviços prestados
NSG Contabilidade
Coordenador de Núcleo
Conselho de Gestão
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