KONSEP PENERAPAN SISTEM MENEJEMEN MUTU ISO
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajement Mutu Terpadu
Dosen Pengampu : Drs. Eko Nusantoro, M.Pd.
Zakki Nurul Amin, S.Pd.
Oleh Kelompok 12:
Abdul kholiq 1301412110
Tyas Ayu Prafitri 1301412117
Elvia Purwaningrum DP 1301412118
JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2014
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmat, taufiq dan
hidayahNya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan karya ilmiah ini.
Kedua kalinya sholawat serta salam tetap tercurahkan kepada junjungan kita nabi
Muhammad SAW yang telah mengarahkan kita kepada agama yang diridloi Allah
SWT yakni agama Islam.
Karena anugerah dan bimbingan-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini yang
merupakan salah satu tugas dari mata kuliah Manajement Mutu Terpadu. Kami
menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini banyak sekali terdapat banyak
kekurangan. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang
sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat bagi kami khususnya dan kepada para pembaca umumnya.
Semarang, 19 juni 2014
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................i
KATA PENGANTAR ..........................................................................................ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG ....................................................................................1
B. RUMUSAN MASALAH ................................................................................1
C. TUJUAN...........................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN
KONSEP PENERAPAN MENEJEMENT MUTU ISO………………………..3
JENIS PENGGUNAAN ISO…………………………………………………...6
STRUKTUR ORGANISASI DALAM PENERAPAN QMS ISO………..…...9
TAHAPAN -TAHAPAN QMS ISO…………………………………………...10
HAMBATAN DALAM MENERAPKAN QMS ISO………………………....11
BAB III PENUTUP
KESIMPULAN ....................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................19
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pembangunan suatu bangsa tidak akan pernah berhenti dan selesai.
Bangsa Indonesia tidak pernah berhenti membangun sektor pendidikan
dan perindustrian atau yang lainnya dengan maksud agar kualitas sumber
daya manusia yang dimiliki mampu bersaing secara global. Jika demikian
halnya, persoalan unggulan kompetitif bagi lulusan suatu institusi
pendidikan misalnya sangat perlu untuk dikaji dan diperjuangkan
ketercapaiannya dalam proses belajar mengajar oleh semua lembaga
pendidikan sehingga lembaga pendidikan yang bersangkutan mampu
menegakkan akuntabilitas kepada lingkungannya. Untuk dapat melakukan
hal - hal yang demikian, lembaga pendidikan perlu melakukan berbagai
upaya ke arah peningkatan kualitas secara berkesinambungan.
Tanpa ada peningkatan kualitas secara berkesinambungan,
pembangunan pendidikan akan terjebak pada upaya sesaat dan hanya
bersifat tambal sulam. Sebaliknya, agar sector-sektor di Indonesia mampu
mendorong semua proses maka harus direncanakan dan diprogramkan
secara sistematis dan ada peningkatan kualitas secara berkesinambungan.
Suatu lembaga akan terus eksis bila produk yang dihasilkan dapat
memberikan kepuasan bagi para pelanggannya. untuk mempertahankan
eksistensi, maka perlu jaminan kepuasan pelanggan dan proses perbaikan
berlanjut harus senantiasa diupayakan.
Upaya yang perlu dilakukan yaitu dengan menerapkan Sistem
Manajemen Mutu Standar Internasional ISO 9001:2008. Dalam Sistem
Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 bertujuan mewujudkan
kebutuhan pelanggan melalui manajemen proses yang standar dan
konsisten. Manajemen proses yang demikian diatur aplikasi dan
implementasinya dalam 8 (delapan) Klausul ISO serta akan dibuktikan
efektifitasnya dengan adanya Audit Internal dan Eksternal maka jalannya
proses pendidikan dapat dipantau dan terukur tingkat pencapainnya.
1
Dengan demikian layanan pendidikan mampu memenuhi kebutuhan
kompetensi peserta didik sesuai tuntutan kepuasan pelanggan dan mampu
menghasilkan lulusan yang dapat bersaing secara global
B. RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1.Apakah Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu ISO?
2.Apakah jenis-jenis pengguna ISO ?
3.Apakah struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO ?
4.Apakah tahap-tahap QMS ISO ?
5.Apakah hambatan dalam menerapkan QMS ISO ?
C. TUJUAN
1.Mengetahui Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu
ISO
2.Mengetahui jenis-jenis pengguna ISO
3.Mengetahui struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO
4.mengetahui tahap-tahap QMS ISO
5.mengetahui hambatan dalam menerapkan QMS ISO
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. KONSEP PENERAPAN MANAJEMEN MUTU ISO
Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu ISO
ISO 9000 series adalah standard quality manajemen yang dibentuk
berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176)
pada 1979. ISO-9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard
quality manajemen, yang di susun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan
secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standard memperkenalkan
persyaratan-persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin
konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan
jasa kepada pasar.
Persyaratan-persyaratan tersebut dapat dipenuhi dengan jalan
membangun standard-standard yang tersusun sebagai sistem manajemen
kualitas. Konsistensi terhadap semua kebutuhan dan persyaratan konsumen
setiap waktu adalah sangat penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas
pelanggan. Jika perusahaan kita tidak melaksanakan hal tersebut akan
membuat pasar dan pelanggan akan berpaling dari kita dan berpindah
kepada saingan kita.
ISO-9000 seri mampu memberikan keuntungan dalam manajemen
kualitas bagi semua organisasi ,baik organisasi besar maupun kecil,
organisasi masyarakat atau swasta tanpa terlalu mencampuri bagaimana
organisasi itu harus berjalan.
ISO-9000 menerangkan persyaratan-persyaratan apa yang harus
dipenuhi bukan bagaimana cara memenuhi persyaratan tersebut. Hal ini
memungkinkan adanya persamaan standart bagi semua organisasi atau
perusahaan tapi memberikan celah bagi organisasi tersebut untuk
menyesuaikan organisasinya sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan
orgainasi tersebut yang berbeda dengan organisasi lainnya.
Dengan penerapan ISO-9000 dengan benar maka organisasi akan
mampu membangun perusahaannya sehingga mempunyai kemampuan
3
penyediaan barang dan pelayanan yang sesuai dengan keiniginan dan
kebutuhan. Hal ini akan membuat perusahaan lebih menarik bagi pelanggan
baik lama atau baru dan meningkatkan kepercayaan mereka bahwa
perusahaan mampu memenuhi harapan atau tuntutan mereka.
Perlu diketahui ISO-9000 merupakan standar manajemen mutu
bukan standar produk, sehingga perusahaan yang telah mendapat sertifikat
ISO 9000 tidak dapat mempublikasikan atau mengiklankan bahwa
produknya telah memenuhi standar internasional.
Selain itu untuk menjamin bahwa ISO 9000 dapat menyesuaikan
dengan perkembangan jaman maka setiap 6 tahun akan diadakan review dan
revisi terhadap standard ISO. Saat Ini ISO 9000-2000 adalah yang terbaru
dengan revisi dan pengurangan pada beberapa point. ISO 9000 seri
mempunyai 3 standard yaitu : ISO 9001, ISO 9002 and ISO 9003.
Pentingnya Sistem Manajemen Kualitas
Gelombang globalisasi ekonomi akibat AFTA, GATTS, APEC,
WTO, dan lain sebagainya, telah menciptakan kancah kompetisi yang
semakin bebas dan ketat. Proteksi yang sebelumnya menjadi benteng bagi
produk barang dan jasa dalam negeri, akan hilang diterjang arus liberalisasi.
Produk barang dan jasa luar negeri akan bebas masuk ke pasar domestik.
Menghadapi situasi seperti ini, terdapat dua pilihan bagi para pelaku usaha
jasa konstruksi dan jasa konsultansi yaitu masuk dalam arena kompetisi atau
keluar arena kompetisi. Kedua keputusan tersebut memiliki konsekuensi
yang sama beratnya. Memasuki arena kompetisi tanpa kekuatan dan
strategic sama saja dengan bunuh diri. Keluar dari arena kompetisi tidak
berarti luput dari hempasan gelombang globalisasi, malahan boleh jadi
dampaknya lebih dahsyat dari pada ikut bertarung pada era kompetisi
tersebut. Strategi kompetisi yang paling dapat diandalkan oleh pelaku usaha
jasa konstruksi dan jasa konsultansi adalah “strategi kualitas”. Oleh karena
itu, para pelaku usaha jasa konstruksi dan konsultansi harus terus berusaha
untuk mengembangkan konsepsi dan teknologi kualitas, sejalan dengan
kecenderungan globalisasi. Diantara alternatif pilihan yang ada, nampaknya
4
sistem manajemen kualitas ISO9000 dan Total Quality Management (TQM)
adalah pilihan yang tepat dan efektif bagi para pelaku usahajasa konstruksi
dan konsultansi. TQM mengembangkan konsep kualitas dari sudut pandang
pengguna jasa konstruksi dan jasa konsultansi yang mengartikan kualitas
adalah kesesuaian. Bila suatu konstruksi prasarana atau infrastruktur
dibangun, dibiayai dan digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna jasa
(pemerintah dan masyarakat) sesuai dengan persyaratan, maka dapat
dikatakan berkualitas. Persyaratan yang dimaksudkan adalah sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan penggunaj asa. Oleh karena itu dalam konsep
TQM, pengguna jasa bukan hanya diartikan sebagai pembeli bangunan,
tetapi diartikan juga sebagai proses berikutnya dan pihak yang menentukan
persyaratan. Usaha-usaha peningkatan dan pengendalian kualitas pada
awalnya hanya dalam lingkup penyedia jasa dan pengguna jasa. Sehingga
diperlukan pihak ketiga yang sifatnya independen. Kehadiran pihak ketiga
ini dianggap lebih obyektif dan dapat diterima kedua belah pihak. Sehingga
memunculkan lembaga akreditasi di beberapa negara dengan menggunakan
produk standar seperti: ASTM, JIS, BS dan lain sebagainya. Untuk
memberikan jaminan pada semua pihak yang terlibat dalam perdagangan
global (termasuk pelayanan jasa konstruksi/ konsultansi) bagi pihak
pengguna jasa, diperlukan pihak ketiga yang independen dan dapat diterima
semua pihak. Demikian sedikit kupasan mengenai hubungan globalisasi,
jasa konstruksi, konsultansi dengan manajemen kualitas.
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS)
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek
standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari
suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau
persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi
menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik
5
umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut
(Gaspersz, 2001, pp.10-11):
a) Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari
aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat
didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai
berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju
keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang
memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan
dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu
kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based
quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
b) Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja.
Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap
standar-standar kerja.
c) Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan
sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat
reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas
tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga
sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan
korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan
dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop
system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi
terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
d) Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan
(objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses
(processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan
pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for
feedback and feedforward).
6
B. JENIS PENGGUNAAN ISO
Karakteristik Pelayanan
Ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh pelayanan menurut Zemke
(dalam Ratminko dan Atik, 2005:3) yaitu:
a. Konsumen memiliki kenangan atau memori atas pengalaman menerima
pelayanan, yang tidak bisa dijual atau diberikan kepada orang lain.
b. Tujuan penyelenggaraan pelayanan adalah keunikan, setiap konsumen
dan
setiap kontak adalah dianggap sesuatu yang “spesial”.
c. Suatu pelayanan terjadi pada saat tertentu, ini tidak dapat disimpan di
gudang atau dikirimkan barang contohnya.
d. Konsumen melakukan control kualitas dengan cara membandingkan
harapan dan pengalaman yang diperolehnya.
Jenis- jenis pengguna iso
A. ISO 31000:2009
Menentukan prinsip dan pedoman umum manajemen risiko. ISO
31000:2009 dapat digunakan oleh publik, swasta atau komunitas
perusahaan, asosiasi, kelompok atau perorangan. Oleh karena itu, ISO
31000:2009 adalah tidak spesifik untuk setiap industri atau sektor.
ISO 31000:2009 dapat diterapkan di seluruh kehidupan organisasi,
dan untuk berbagai kegiatan, termasuk strategi dan keputusan,
operasional, proses, fungsi, proyek, produk, jasa, dan aset. ISO
31000:2009 dapat diterapkan untuk semua jenis risiko, apapun sifatnya,
apakah positif atau negatif memiliki konsekuensi.
Meskipun ISO 31000:2009 menyediakan pedoman generik, tidak
dimaksudkan untuk mempromosikan keseragaman manajemen risiko di
organisasi. Desain dan pelaksanaan rencana dan kerangka kerja
manajemen risiko perlu memperhitungkan kebutuhan beragam organisasi
tertentu, yang khusus tujuan, konteks, struktur, operasi, proses, fungsi,
proyek, produk, layanan, atau aset dan praktik tertentu yang dipekerjakan.
Hal ini dimaksudkan bahwa ISO 31000:2009 dimanfaatkan untuk
7
menyelaraskan proses manajemen risiko dalam standar yang ada dan
masa depan. Ini menyediakan pendekatan umum untuk mendukung
standar yang berhubungan dengan risiko tertentu dan / atau sektor, dan
tidak menggantikan yang standar.
B. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu di
mana suatu organisasi
* Perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan
produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang dan
peraturan yang berlaku, dan
* Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan
sistem yang efektif, termasuk proses untuk perbaikan berkesinambungan dari
sistem dan kepastian kesesuaian dengan pelanggan dan persyaratan undang-
undang dan peraturan yang berlaku.
Semua persyaratan ISO 9001:2008 yang generik dan dimaksudkan untuk
berlaku bagi semua organisasi, tanpa menghiraukan jenis, ukuran dan produk
yang disediakan.
Apabila persyaratan mana pun (s) ISO 9001:2008 tidak dapat diterapkan
karena sifat organisasi dan produknya, ini dapat dipertimbangkan untuk
pengecualian.
Dimana pengecualian dibuat, klaim kesesuaian dengan ISO 9001:2008
yang tidak dapat diterima kecuali pengecualian ini terbatas pada persyaratan
dalam Pasal 7, dan pengecualian tersebut tidak mempengaruhi kemampuan
organisasi, atau tanggung jawab, untuk menyediakan produk yang memenuhi
pelanggan dan hukum yang berlaku dan peraturan.
B. ISO 14001:2004 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen
lingkungan agar organisasi untuk mengembangkan dan melaksanakan
kebijakan dan tujuan yang memperhatikan persyaratan hukum dan
persyaratan lainnya yang organisasi, dan informasi tentang aspek
lingkungan yang signifikan.
8
Hal ini berlaku untuk aspek-aspek lingkungan yang diidentifikasi
oleh organisasi mereka yang dapat mengendalikan dan orang-orang yang
dapat mempengaruhi. Ia tidak sendiri negara kriteria kinerja lingkungan
tertentu.
ISO 14001:2004 adalah berlaku untuk semua organisasi yang ingin
menetapkan, menerapkan, memelihara dan memperbaiki sistem
manajemen lingkungan, untuk menjamin sendiri kesesuaian dengan
kebijakan lain lingkungan, dan untuk menunjukkan sesuai dengan ISO
14001:2004 oleh
a) membuat penentuan-diri dan deklarasi diri, atau
b) mencari konfirmasi kesesuaian dengan pihak yang memiliki
kepentingan dalam organisasi, seperti pelanggan, atau
c) mencari konfirmasi deklarasi diri-oleh pihak di luar organisasi, atau
d) mencari sertifikasi / registrasi sistem manajemen lingkungan dengan
organisasi eksternal.
Semua persyaratan dalam ISO 14001:2004 yang dimaksudkan
untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem manajemen lingkungan.
Luasnya aplikasi akan tergantung pada faktor-faktor seperti kebijakan
lingkungan organisasi, sifat kegiatan, produk dan jasa dan lokasi dimana
dan kondisi di mana fungsi. ISO 14001:2004 juga menyediakan
bimbingan informatif pada penggunaannya.
C. Struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO
Struktur Organisasi setiap perusahaan berbeda – beda dan semuanya selalu
bergantung pada kebutuhan dan keputusan manajemen perusahaannya. Berikut
contoh posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah
perusahaan manufaktur :
Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah
posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi
Departemen QMS berada di bawah Direktur :
1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki
fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di
9
mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung
disampaikan kepada Direktur.
2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan
kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil
keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi
mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau
kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit
penasihat (advisor) perusahaan.
3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan
pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam
perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau
Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan
investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan
prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept,
Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur /
pimpinan perusahaan tertinggi.
Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu
ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan sebelum membentuknya. Hal ini
perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping)
pekerjaan masing – masing jabatan.
D. Tahap-tahap QMS ISO
Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas. Terdapat beberapa tahapan
dalam menerapkan suatu sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut
(Gaspersz, 2001, pp. 11-17) :
1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang
akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari
manajer-manajer senior.
4. Menugaskan wakil manajemen (management representative).
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem
10
6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang.
7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
8. menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam
organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam
manual kualitas (buku panduan).
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-
prosedur.
11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau
prosedur terperinci.
12. Memperkenalkan dokumentasi.
13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.
14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas.
E. HAMBATAN DALAM MENERAPKAN QMS ISO
Kebanyakan program perbaikan kualitas gagal karena satu dari dua alasan
berikut :
Program – program itu memiliki sistem manajemen kualitas tetapi tiada
keinginan besar dari manajemn puncak untuk menerapkannya, atau manajemen
puncak memiliki keinginan untuk menerapkannya tetapi tiada sistem manajemen
kualitas padaoraganisasi tersebut. Berdasarkan studi dari berbagai pustaka
manajemen kualitas, Masters (1996) mengemukakan hambatan pengembangan
sistem manajemen kualitassebagai berikut:
1.Ketiadaan komitmen dari manajemen.
2.Ketiadaan pengetahuan atau kekurangpahaman tentang manajemen kualitas.
3.Ketidakmampuan mengubah kultur perusahaan
4.Ketidaktepatan perencanaan kualitas.
5.Ketiadaan pendidikan dan pelatihan berkelanjutan.
6.Ketidakmampuan membangun suatu learning organization yang memberikan
perbaikan terus – menerus.
7.Ketidakcocokan struktur organisasi serta departemen dan individu yang
terisolasi.
11
8.Ketidakcukupan sumber daya.
9.Ketidaktepatan sistem penghargaan dan balas jasa bagi karyawan.
Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu perusahaan
saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan
berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri
bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produk barang/jasa
yang diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik
dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi
kualitas barang/jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan
mutu, sehingga mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen
tersebut penerapan Sistem Manajemen Kualitas rupa-rupanya tidak dapat
dihindari lagi.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses sertifikasi ISO
9001:2008. Secara umum adalah sebagai berikut :
1) Gap Analysis. Hal ini dilakukan sesaat setelah ISO 9001:2008
dicanangkan untuk mulai diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap
analisis adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian system yang sedang
dijalankan dengan standar terkait yang harus dipenuhi.
2) Executive Briefing. Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam
sebuah laporan ringkas untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif
organisasi dari level pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai
dengan kebutuhan organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek
sertifikasi ISO 9001:2008). Tujuan dilakukannya executive briefing ini
adalah untuk mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana
kebutuhan akan pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang
harus dipersiapkan untuk proses sertifikasi nanti.
3) Training. Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa
melaksanakan system dengan benar dan efektif. Pemahaman setiap
anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam
proyek sertifikasi menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan
proses sertifikasi. Beberapa materi dasar yang harus difahami adalah :
12
1.Pengenalan ISO 9001:2008, Pengenalan umum tentang ISO
9001:2008 Quality Management System, yaitu penjelasan prinsip-
prinsip dasar, sejarah perkembangan, dan standar ISO 9001:2008
2.Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki
dokumen, teknik Penyusunan Business Proses, Quality Manual,
Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi dan besaran organisasi).
3.Teknik implementasi ISO 9001:2008 secara efektif. Jika diperlukan,
lakukan training beberapa Quality Tools dan PDCA concept untuk
menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001:2008
4.Penyusunan Dokumen. Proses penyusunan dokumen merupakan
tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan sebelumnya. Hanya
ada 6 dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian,
kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan
dengan besaran organisasi dan kebutuhan lapangan, termasuk di
dalamnya pemahaman member terhadap proses implementasi sistem.
Semakin banyak yang memahami system ISO 9001:2008 dengan baik,
semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya.
Jika banyak member yang belum faham secara pasti system ISO
9001:2008, maka penjelasan langkah kerja dan proses terdokumentasi
lainnya perlu dibuat lebih detail untuk menghindari kesalahan
interpretasi yang berdampak pada potensi tidak seragamnya
pelaksanaan sistem di setiap departemen. Adapun dokumen yang
harus disiapkan antara lain adalah :
1.Level 1, Quality Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama
pelaksanaan system prosedur level dokumen dibawahnya.
2.Level 2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system
berbasis pada Business Process yang terjadi dalam organisasi.
3.Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-
langkah kerja, dan standar lapangan yang harus dipatuhi oleh
pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan
13
teknis, memuat gambar-gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja
yang diminta oleh rantai proses.
4.Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3).
Formulir kosong yang disiapkan untuk mencatat data-data hasil
pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan
semacamnya. Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk
membedakan secara tegas bahwa blank form termasuk dalam kategori
dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil
pemantauan proses termasuk ke dalam kategori catatan mutu. Walau
ada perbedaan pendapat tentang level dokumen untuk blank form, hal
ini tidaklah krusial selama fungsi dan interpretasinya tidak
menyimpang atau rancu.
5.Implementasi. Proses implementasi menjadi core process dalam ISO
9001:2008 Quality Management System. Oleh sebab itu perlu
pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam organisasi, mulai
dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi hingga
lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan
proses realisasi produk.
6.Training Internal Audit, Pembekalan yang ditujukan kepada team
inti proyek sertifikasi ISO 9001:2008 yang dipersiapkan untuk
menjadi internal auditor system manajemen mutu.
7.Pelaksanaan Internal Audit. Sesuai prinsip PDCA, proses internal
audit menjadi sangat penting posisinya untuk memastikan
keberlangsungan system ISO 9001:2008 dilaksanakan secara
konsisten dan effective oleh setiap lini organisasi.
8.Rapat Tinjauan Manajemen. Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan
dalam ISO 9001:2008 adalah pengawasan langsung oleh Top
management melalui aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam
rapat ini dilakukan evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan
proses efektifitas implementasi sistem dan rekomendasi proyek
perbaikan yang harus dilakukan, seperti tertuang dalam pasal
14
9.Pemilihan & Penetapan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi adalah
lembaga yang dinyatakan sah secara international untuk mengaudit
implementasi sistem ISO 9001:2008. Lembaga ini juga telah
diakreditasi oleh badan akretidasi sistem yang diakui oleh lembaga
ISO secara international. Pemilihan badan sertifikasi menjadi otoritas
penuh organisasi perusahaan yang bersangkutan. Di Indonesia, ada
banyak badan sertifikasi ISO 9001:2008 seperti SGS, Lloyd Register,
BVQI, TUV, dan yang lainnya.
10. Audit Badan Sertifikasi. Inilah proses yang ditunggu-tunggu,
audit oleh badan sertifikasi yang akan menentukan layak atau tidaknya
pelaksanaan system ISO 9001:2008 di organisasi kita dibandingkan
dengan standar yang harus dipenuhi menurut ISO 9001:2008.
Ada beberapa langkah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi,
diantaranya adalah :
1.Pre-Audit. Proses permulaan yang merupakan pilihan bagi organisasi. Langkah
ini boleh ada atau bisa juga tidak dilakukan karena sesungguhnya bukan
merupakan proses formal dari sistem audit yang harus dilalui. Tujuannya adalah
untuk melihat lebih awal proses implementasi sistem dalam perusahaan . Output
dari audit ini menjadi masukan untuk perbaikan sistem sebelum audit sertifikasi
secara formal. Pendek kata proses pre-audit bertujuan untuk membantu
perusahaan dalam mengukur kekuatannya untuk maju menuju proses sertifikasi
audit.
2.Document Audit. Proses ini disebut juga sebagai stage-1 audit, merupakan
aktifitas audit formal oleh badan sertifikasi dengan konsentrasi mengkonfirmasi
kesesuaian antara dokumen yang kita buat dengan standar yang dipersyaratkan
oleh sistem.
3.Final Audit. Proses inti dari audit sertifikasi, bertujuan mengkonfirmasi
pelaksanaan system ISO 9001:2008 baik aplikasi lapangan secara langsung,
sistem pendataan dalam pemantauan proses, analisa kesesuaian proses, proses
improvement yang dilakukan dibandingkan dengan persyaratan yang ditetapkan
dalam standard ISO 9001:2008
15
Akhir dari proses Final Audit adalah berupa rekomendasi auditor apakah
organisasi layak mendapat sertifikasi ISO 9001:2008 atau tidak layak. Selanjutnya
adalah proses internal Badan sertifikasi untuk mengeluarkan sertifikat ISO
9001:2008.
Jika rangkaian proses sertifikasi telah selesai maka layaklah organisasi
menyematkan logo badan certifikasi dan nomor sertifikat pada dokumen resmi
organisasi perusahaan. Peran Konsultan Konsultan adalah lembaga independen
yang tidak terkait dengan badan sertifikasi manapun, berfungsi membantu
organsasi dalam rangkaian proses di atas. Peran utama konsultan hampir mirip
seperti peran dosen pembimbing skripsi yang melayani konsultasi mahasiswanya
hingga lulus dalam tahapan penyusunan skripsi yang menjadi syarat kelulusan
seorang sarjana.
Pertimbangan perlu atau tidaknya organisasi meminta jasa konsultan
didasarkan pada seberapa faham elemen organisasi terhadap tahapan-tahapan
penerapan sistem ISO 9001:2008 dan tingkat kesiapan organisasi secara umum
dalam implementasi sistem. Pengukuran kesiapan organisasi bisa dilihat dari 8
prinsip management ISO 9001:2008 seperti yang pernah kita diskusikan
sebelumnya, mulai dari seberapa fokus semua elemen dalam organisasi terhadap
kebutuhan pelanggan, seberapa komitmen pihak top manajemen dalam
keinginannya melaksakan sistem, seberapa terlibat orang-orang yang ada dalam
organisasi atas pelaksanaan ISO 9001:2008 termasuk di dalamnya pemahaman
mereka terhadap system, dan pertanyaan senada yang mampu menggambarkan
kesiapan organisasi dalam melaksanakan system ISO 9001:2008.
Hal yang kerap kali menjadi masalah kritis dalam implementasi sistem
adalah :
1.Lemahnya komitmen top manajemen. Dalam konteks ini, kerap kali top
manajemen tidak terlalu peduli atas kemajuan perkembangan proyek
implementasi system.
2.Lemahnya tim leader proyek sertifikasi ISO 9001:2008, baik secara
pemahaman teori ISO maupun penguasaan lapangan (penguasaan keseluruhan
proses dalam organisasi)
16
3.Kurangnya kepedulian semua elemen organisasi. Hal ini akan menyulitkan pada
tahap implementasi lapangan. Bayangan bahwa ISO adalah milik team leader atau
hanya urusan orang-orang tertentu yang terlibat dalam tim inti haruslah dikikis
habis, sebab tanpa keterlibatan semua orang dalam melaksanakan sistem, maka
mustahil ISO 9001:2008 bisa berjalan sukses seperti yang diharapkan.
Demikianlah pengantar diskusi yang penulis sampaikan dalam catatan
ringan ini, semoga membawa manfaat dan mejadi penyemangat anda yang akan
melenggang menuju proses sertifikasi dan menjadi semangat baru bagi anda yang
telah dan sedang implementasi sistem ISO 9001:2008 susilawati (2005):
1 Waktu yang diperlukan untuk melengkapi penerapan
2 Terlalu banyak pekerjaan tulis-menulis
3 Waktu yang diperlukan untuk tulis menulis
4 Waktu yang diperlukan untuk menulis manual
5 Biaya yang tinggi untuk penerapan
6 Waktu yang digunakan dalam memeriksa pekerjaan sesuai sistem audit
7 Biaya yang tinggi dalam mempertahankan sistem sesuai persyaratan
8 Evaluasi terhadap pengawasan belum dilakukan secara menyeluruh
9 Kurangnya sumber informasi
10 Komitmen pimpinan yang belum sampai keseluruh personel
11 Komitmen pimpinan belum ditindaklanjuti dengan program kerja 2,93 11
12 Pengawasan program kerja yang tidak konsisten
13 Kesulitan menafsirkan standar
14 Kurangnya kerjasama dengan auditor
15 Standar yang kurang jelas
17
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, sebuah organisasi harus
memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat
meningkatkan nilai kompetitif organisasi. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan
oleh organisasi yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem
manajemen mutu merupakan sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara
lebih efektif dan efisien. Keberhasilan organisasi atau perusahaan dapat diukur
dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang diberikan,
bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu
tertentu.
Manajemen mutu kualitas sebagai system implementasi total manajemen
kualitas memberikan gambaran mengenai bagaimana seharusnya sebuah institusi
atau organisasi melakukan manajemen. System manajemen kualitas bermakna
pelaksanaan kualitas secara menyeluruh dalam sebuah kesatuan yang disebut
system. Dalam penerapannya QMS membutuhkan tahapan yang harus
diperhatikan. Karena hal ini terkait kesatuan system yang saling mempengaruhi.
Kemudian ada pula beberapa hal yang berpotensi menjadi hambatan dalam
implementasi QMS tersebut. Maka dalam segala macam bentuk struktur
organisasi QMS harus memperhatikan hal-hal tersebut.
18
DAFTAR PUSTAKA
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000. FOCUS,
JAKARTA
ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/09/sistem-manajemen-kualitas-qms-
definisi.html
http://qualitymanagementsystem.wordpress.com/?s=hambatan&submit=Search
susilawati, connie. 2005. Harapan dan realita sistem manajemem mutu ISO 9000
dalam penerapannya dalam perusahaan kontraktor. Petra christian university
research centre.
19
Top Related