Masa Bhakti 2013/2014Masa Bhakti 2013/201419-20 Oktober 201319-20 Oktober 2013
Assalaamu’alaikumAssalaamu’alaikumKenalkan Identitas penyajiKenalkan Identitas penyaji
nama lengkap Dian Diawan, S.Pd.Inama lengkap Dian Diawan, S.Pd.I Lebih aman saya tulis DianLebih aman saya tulis Dian Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2, Desa Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2, Desa
Cileles - Jatinangor, Cileles - Jatinangor, 085659725372,, 085659725372,, 45363 45363
email: email: [email protected]@yahoo.com
[email protected]@gmail.com
motto : Sabar, Ikhlas, Tawakalmotto : Sabar, Ikhlas, Tawakal
Semangati hidup dengan;Semangati hidup dengan;
اناصالتونسكومحييوممتللهاربالعلماناصالتونسكومحييوممتللهاربالعلم
ينين
AdministrasiAdministrasi
berasal dari kata; Ad & Ministrare.berasal dari kata; Ad & Ministrare. yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan
yang menunjang pelaksanaan yang menunjang pelaksanaan pemerintahan/organisasi.pemerintahan/organisasi.
kegiatan-kegiatan administrasi yang kegiatan-kegiatan administrasi yang dimaksud, dilakukan untuk menunjang dimaksud, dilakukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok kelancaran pelaksanaan tugas pokok sebuah pemerintahan/organisasi.sebuah pemerintahan/organisasi.
dalam hal ini organisasi yang dimaksud dalam hal ini organisasi yang dimaksud adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra Sekolah.Sekolah.
Administrasi pada sebuah organisasi Administrasi pada sebuah organisasi merupakan merupakan darahdarah yang berfungsi untuk yang berfungsi untuk mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh organ tubuh.organ tubuh.
Apabila pelaksanaan administrasi kurang Apabila pelaksanaan administrasi kurang baik, maka dapat mengurangi baik, maka dapat mengurangi hemohemoglobinglobin dalam darah yang sehingga menjadikan dalam darah yang sehingga menjadikan organisasi tidak mampu melaksanakan organisasi tidak mampu melaksanakan tugas-tugas pokoknya secara optimal.tugas-tugas pokoknya secara optimal.
Proses Dokumen OrganisasiProses Dokumen Organisasi Pengertian Pengertian DokumenDokumen;; semua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetaksemua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetak surat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangansurat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangan warkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keteranganwarkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keterangan
Segi fungsi dokumen;Segi fungsi dokumen; dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam
proses penyelesaian pekerjaan,proses penyelesaian pekerjaan, dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan
dalam penyelesaian pekerjaan.dalam penyelesaian pekerjaan.
Penyimpanan dokumen;Penyimpanan dokumen; penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN,penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN, untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan
karakteristik dokumen itu sendirikarakteristik dokumen itu sendiri untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan
yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang panas atau lembabpanas atau lembab
Dasar Surat MenyuratDasar Surat Menyurat
Peranan Peranan SuratSurat;; Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat
sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.bersangkutan.
Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki tertulis “tertulis “hitam di atas putihhitam di atas putih” apabila terjadi ” apabila terjadi perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.
Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.
Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau digunakan sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.
Bagian-bagian SuratBagian-bagian Surat
Kepala suratKepala surat Nomor suratNomor surat Tanggal suratTanggal surat LampiranLampiran Perihal suratPerihal surat Alamat yang ditujuAlamat yang dituju Salam pembukaSalam pembuka Isi suratIsi surat Salam penutupSalam penutup Nama organisasi yang mengeluarkan suratNama organisasi yang mengeluarkan surat Jabatan penandatangan suratJabatan penandatangan surat Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab suratTanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat Tembusan (apabila diperlukan)Tembusan (apabila diperlukan)
Kepala SuratKepala Surat Nama instansi, organisasi, badan atau lembagaNama instansi, organisasi, badan atau lembaga Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode posAlamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos Logo organisasiLogo organisasi
Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten NganjukDinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten Nganjuk
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUKSEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUK
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419
Nomor SuratNomor Surat Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah
ditetapkanditetapkan Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk
menspesifikasikan suratmenspesifikasikan surat
Contoh;Contoh;
Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009
Tanggal SuratTanggal Surat Menyebutkan tanggal pembuatan suratMenyebutkan tanggal pembuatan surat Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan
sesuai dengan ejaan yang disempurnakansesuai dengan ejaan yang disempurnakan Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu
menyebutkan kota.menyebutkan kota.
Contoh;Contoh;
10 Oktober 200910 Oktober 2009
Alamat SuratAlamat Surat Diawali dengan kata KepadaDiawali dengan kata Kepada Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth. Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk
menghindari salah alamatmenghindari salah alamat
Contoh;Contoh;
KepadaKepada
Yth. Bpk. Dian Diawan, S.Pd.IYth. Bpk. Dian Diawan, S.Pd.I
didi
TempatTempat
KepadaKepada
Yth. Pengurus OSIS SMA PLUS AL-FALAHYth. Pengurus OSIS SMA PLUS AL-FALAH
Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2
Jatinangor 45363Jatinangor 45363
Isi SuratIsi Surat Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan
hormat,”hormat,” Disusun dengan menggunakan kata-kata Disusun dengan menggunakan kata-kata
yang menarik perhatian, mengarahkan pada yang menarik perhatian, mengarahkan pada maksud surat.maksud surat.
Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca dan aturan penulisan yang benar, dan aturan penulisan yang benar,
Ditutup dengan salam “Hormat kami,”Ditutup dengan salam “Hormat kami,”
Nama Organisasi yang mengeluarkan suratNama Organisasi yang mengeluarkan suratJabatan penandatangan suratJabatan penandatangan surat
Contoh:Contoh:
Pengurus OSIS MTs Al-Falah CilelesPengurus OSIS MTs Al-Falah CilelesKetuaKetua Sekretaris,Sekretaris,
KOKOKOKO ROBERTROBERT
MengetahuiMengetahuiKepala MTs Al-Falah,Kepala MTs Al-Falah,
Hj. LILIS. HR, S.AgHj. LILIS. HR, S.AgPenataPenata
NIP. 19680311 200604 2 002NIP. 19680311 200604 2 002
Pengurusan SuratPengurusan Surat
Proses Proses surat masuksurat masuk dengan buku dengan buku AgendaAgenda Penerimaan surat; diteliti ketepatan Penerimaan surat; diteliti ketepatan
alamat dan menandatangani ekspedisialamat dan menandatangani ekspedisi Penyortiran untuk menentukan prioritas Penyortiran untuk menentukan prioritas
penanganannyapenanganannya Pencatatan kedalam buku agendaPencatatan kedalam buku agenda Pengarahan surat dan penyampaian Pengarahan surat dan penyampaian
suratsurat Penyimpanan ke dalam folder masukPenyimpanan ke dalam folder masuk
BUKU AGENDA SURAT MASUK
No Asal SuratNomorSurat
Tanggalsurat
Tanggalditerima
Isi suratNo
agenda
Proses Proses surat keluarsurat keluar dengan buku dengan buku AgendaAgenda
Pembuatan konsep suratPembuatan konsep surat Pengetikan suratPengetikan surat Pentaklikan, pengecekan kebenaran Pentaklikan, pengecekan kebenaran
suratsurat Pencatatan kedalam buku agendaPencatatan kedalam buku agenda
Pelipatan surat Pelipatan surat Penyampulan suratPenyampulan surat
Pengiriman surat dengan menggunakan Pengiriman surat dengan menggunakan buku EKSPEDISIbuku EKSPEDISI
Penyimpanan arsip surat keluar.Penyimpanan arsip surat keluar.
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Alamat SuratNomorSurat
Tanggalsurat
Isi suratLampiran
suratKode
BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR
TanggalNomorSurat
Dikirim kepada Tanda tangan
Selamat BertugasSelamat Bertugas
Semoga selalu mendapat rahmat Semoga selalu mendapat rahmat dan petunjuk-NYAdan petunjuk-NYA
Kullukum RoinKullukum Roin Wa kullu roin mas’ulun an roiyatihWa kullu roin mas’ulun an roiyatih Setiap kita adalah pemimpinSetiap kita adalah pemimpin Dan setiap pemimpin akan dimintai Dan setiap pemimpin akan dimintai
pertanggungjawaban pertanggungjawaban kepemimpinannyakepemimpinannya
Jadikan Pribadi OSIS menjadi Jadikan Pribadi OSIS menjadi USWAH baik bagi yang lainUSWAH baik bagi yang lain
SSUUKKSSEESS BERSAMA ANDABERSAMA ANDA……
Wassalaamu’alaikum Wassalaamu’alaikum warohmatullahi ta’ala warohmatullahi ta’ala wabarokatuhwabarokatuh
Top Related