Larvik 7. juni 2011Alice Sporstøl
2
UNINETT FAS SIN ROLLE
UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer)
Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler
Ikke-kommersiell formålsparagraf
Eid av Kunnskapsdepartementet
3
UNINETT FAS SIN ROLLE
Koordinere kundesiden Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg
Endringer / forbedringer
SUHS-konferansen
Kontraktsoppfølging Endringer / Forbedringer
Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon
4
UNINETT FAS SIN ROLLE
E-postliste / samarbeidsarena
Koordinere utrulling av Basware PM
Avvikle Visma Proceedo
Avvikle Contempus Invoice
5
FAS sitt prosjektteam - BFS
Alice Sporstøl, Prosjektleder og overordnet ansvarlig for tjenesten
Gunn H. Strand, kompetanse på PM og innleid 50 % fra UiA ut 2011.
Bernt Skjemstad, ansvarlig for leveransene innfor BI og eFaktura
----- Terje Aandalen, kompetanse på BI og da
spesielt i relasjon til integrasjon mot Agresso------ Alf Hansen – daglig leder Jon Strømme – vikarierende leder for ØA-
programmet
6
Representanter fra rettighetshaverne
Arbeidsutvalg (arbeidsgruppe) Gunn H. Strand, UiA Tone Vatne, HiVolda Tina Taucher (leder), HiO Bent Morten Kristensen, HiT
Prioriteringsråd (styringsgruppe) Jan Aasen (leder), HiL Kjetil Helland, UiA Britt-Jorunn Langøy, Hve Unni Stensvik, UiN
7
Systemleverandør
Basware vant kontrakten på grunn av laveste pris Men….brukervennlighet var også viktig,
jfr. økonomisjefsmøtet i Volda i fjor.
8
Om kontrakten
Inngått mellom Basware og UNINETT FAS, på vegne av rettighetshaverne
34 rettighetshavere Egen tilslutningsavtale m/Basware Egen avtale med Uninett FAS ”TROFAST-
avtalen”)
Inngått for 8 år (28.06.10 – 27.06.18)
Rammeavtalen lagt ut i KGV-verktøyet
9
Avtalehierarki
10
Prosess og systemstøtte – Anskaffelse-til-betaling
www.uninett.no/atb
Match
skan/
tolk
E-fakt
11
BFS
BFS = Bestillings- og fakturasystem
Basware PM = Purchase Management, bestillingsmodulen (23 stk) PM Admin (for administratorer) PM Client (for bestillere/godkjennere)
Basware.Invoice (BI) = fakturamodulen (31 stk)
12
Kostnader - Prinsipp
Hovedprinsipp: Mest mulig direkte fakturering mellom Basware og UH-institusjonene.
Oversikt over hvilke kostnader som kommer, når de kommer og fra hvem kan finnes på UNINETT FAS sine hjemmesider:http://www.uninett.no/fas/prising
13
Kostnader generelt
Høyere kostnader i anskaffelsesprosjektet + 1. året.
Koordinering (anskaffelse + utrulling)
Integrasjoner Forbedringer/tilpasning (spesielt 1.
år)
14
Priseksempel
Mellomstor institusjon (årlig, inkl mva) Kun B.I: 40.000,- Både B.I. og PM: 55.000,-
Transaksjonskostnader Pris pr skannet og tolket faktura: 7,30 Pris elektronisk faktura: 3,75 Pris pr ordre: 1,25
15
Basware.Invoice
Basware.Invoice = Contempus.Invoice
”Integrasjon” mot PM (bestilling) Felles brukeradministrasjon med mer
Ny driftsleverandør
Ny skanningspartner, Nets Skanning Tolkning (Basware underavd. i
England)
16
Status B.I.
Problemer med skanning/tolkning For dårlig oppløsning
Ny skanner satt opp i februar Fakturaer er blitt borte eller havnet feil
En felles fil byttet ut med en fil pr inst. April Sperre for at fakturaer kan slettes/endres
hos tolketjenesten. 28. Mai
Ustabilt driftsmiljø Bytte av driftsleverandør. 11. april
Overvåking av tjenester
17
Tidligere løsning
Fakt
Fakt
Fakt
P.BoxUH 1
P.BoxUH 2
P.BoxUH 3
Skanning
Tolkning
B.I. UH 1
B.I. UH 2
B.I. UH 3
Nets S&CBasware
(India)(England)
18
Ny løsning
Fakt
Fakt
Fakt
P.BoxUH 1
P.BoxUH 2
P.BoxUH 3
Skanning
Tolkning
B.I. UH 1
B.I. UH 2
B.I. UH 3
NetsS&CBasware
19
Hva har tatt så lang tid?
Dato Aktivitet
Uke 2-4 Forespørsel til Basware på prisestimat for overgang til flere filer (flere purringer sendt)
Uke 5 Purring m/konkret svar: ”Møte med Nets gj.ført, avventer nå kostn.estimat (har purret)”
Uke 6 Tilbud ikke godtatt, dialog Basware og avklaring med styringsgruppe
Uke 6 Endelig bestilling sendt
Uke 7 ”NETS er i gang med å sette opp endringer og melder at de skal være klart til test i slutten av neste uke (uke 8)”
Uke 9 - 10
3-4 purringer m/lovnad opp test av oppsett
Største problem – felles fil !
20
Hva har tatt så lang tid?
Dato Aktivitet
Uke 11
Uninett klargjør skriv for innkalling til møte med Basware – ø. forankring i styringsgruppe
Uke 12
Møte fredag i styringsgruppe/prioriteringsråd m/diskusjon om videre fremdrift/aksjonspunkter
Uke 13
Innkalling til Basware sendt med beskjed om å møte i Trondheim mandag uke 15
Uke 14
Her jobber Basware….!!!
Uke 15
Nytt driftsmiljø samt overgang til flere filer for overføring av data iverksatt
Uke 16
Påske – test av oppsett
21
Videre oppfølging
√ Dialog med Basware√ Supportavd.
√ Rapport over supportsaker hver måned sendes oss
√ Vi oversender skjema over det vi har fanget opp
√ Brev sendt til adm.dir. i mai√ Krav om erstatning√ Oppetid ikke overholdt i hht kontrakt
√ Informasjon til institusjonene via e-postliste ”bfs-sb” og eventuelt også ”okonomisjefer-hs”
22
Elektronisk faktura
Faktura tilsendt på e-post er ikke E-faktura Må være på et spesielt filformat (xml) og leses inn
felt for felt. Eks.:
<Leverandørnavn><Adresse><Postnr><Poststed> <Sum>
Fordeler: Høyere kvalitet Høyere effektivitet Lavere kostnader Miljøet spares
23
Elektronisk faktura, status
April 2011 = 4,3% av alle fakturaer
Potensialet er på ca. 25%, men stadig økende
22 leverandører leverer allerede elektronisk til en/flere institusjoner
27 av 29 institusjoner er i gang med en/flere leverandører
Vi kjører en ny innsatsrunde mot institusjoner og leverandører i sommer
24
Elektronisk faktura
Komme i gang:1. Ta kontakt med en leverandør du
ønsker å motta elektronisk faktura fra; overlever ferdig utformet informasjon med detaljer.
2. Motta testfaktura fra leverandør. Ser alt ok?
3. Gå i produksjon = fakturaer kommer nå elektronisk
Psst…! ”BFS-prosjektet sponser hjelp hos Basware ut 2011”
25
Bestillingsmodul
Årsaker til at flere av dere har valgt bestillingsmodulen: Unngå kjøp utenfor avtaler
Flere bruker avtalen => bedre priser
Registrering av og kontroll på mottatte varer Kontroll på at det man har betalt for har man
også mottatt
Unngå feilleveranser Redusert leveringstid blir billigere for
leverandøren => bedre priser
Kontroll & besparelse!
26
Bestillingsmodul
Dokumenterte innkjøp Rapporter viser hvem som har kjøpt hva
og når (Riksrevisjonen).• Regnskapet viser nødvendigvis ikke dette
Redusere aktiviteter som ikke gir verdiskapning/informasjon
Eks: Hva koster det dersom X antall personer bruker 0,5-1,0 time pr uke for å handle rekvisita?
27
Bestillingsmodul
Priskontroll Ikke matchede fakturaer kan skyldes feil
pris fra leverandør
Godkjente innkjøp• Godkjent av den som har
budsjettdisp.myndighet
28
Bestillingsmodul - utrulling
Pilotene – i drift 1. pulje – i drift (6. mai) 2. pulje – i drift (23. mai) 3. pulje – 31. oktober (?)
29
Gevinstrealisering, tilrettelagt
Ett system (B.I og PM) Felles brukeradministrasjon Bedre mulighet for matching Fra PM går det en sjekk mot BI for å
begrense budsjettenheter man kan bestille mot
30
Gevinstrealisering, tilrettelagt
Integrasjoner Agresso/BI (begge veier)
Videreføring av fjorårets
FEIDE Enklere/sikrere pålogging
31
Gevinstrealisering, tilrettelagt
Markedsplassen Ehandel.no Tilrettelagt for å få artikler fra
leverandører enklere tilgjengelig i systemet
E-faktura Tilrettelagt for enklere å få aktivert
leverandører som kan levere på xml-format
32
Gevinstrealisering, tilrettelagt
Samarbeid (koordinering)
I anskaffelsesfasen• Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper
og prioriteringsråd/styringsgruppe
I driftsfasen• Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper
og prioriteringsråd/styringsgruppe
Felles kontrakter• HiST/HiNT• Uninett-avtalene
33
Gevinstrealisering, tilrettelagt
Felles prosess for leverandøraktivering E-faktura
Det avsettes midler til tilpasning/ videreutvikling
• Personell• Penger
34
Gevinstrealisering, tilrettelagt
SUHS- konf: Workshop for IT-ledere og innkjøpere – anskaffelse
Workshops for
bestillingsmodulen til høsten?
35
Gevinstrealisering, forutsetning
Det må brukes dedikerte ressurserdedikerte ressurser på å få satt opp og vedlikeholdt systemet samt opplæring
Organisasjonsendringer MÅMÅ gjøres i tillegg !!!! UTFORDRING!
Anbefaler å kjøre dette som eget prosjekt. Prosjektet trenger forankring i ledelsenforankring i ledelsen !
Bestillingene må registreres i systemet (det må brukes – hele tiden!)
36
Gevinstrealisering,effekt
Færre feil Riktige priser, antall, lev.adresse osv.
både hos kjøper og lev. => Lavere priser
Etterprøvbarhet mulig (bedre kontroll)
Mer effektiv administrasjon (?)
37
Gevinstrealisering, måling
Påstand:”Det som ikke blir målt blir oftest heller ikke satt fokus på!”
Mål og resultatindikatorer http://www.e-handel.prosjektveiviseren.no/
dokumenter/maal-og-resultatindikatorer
38
Gevinstrealisering, måling
Krav Resultat etter X ant mdr
Resultat etter X ant mdr
%-andel matching
%-andel elektroniske bestillinger
%-andel elektroniske fakturaer
%-andel leverandører i PM
Antall bestillere før og etter innføring av system
Noen forslag til måleparametre:
39
Gevinstrealisering, måling
Innkjøp må gjøre sine egne målinger Eksempel:
Statistikk over hvilke leverandører handler vi mye av (dvs. mange artikler), som vi ikke har kontrakt med?
Statistikk over hva slags type artikler som kjøpes
Forutsetter bruk av systemet!
40
Veien videre, generelt
Fokus på innkjøp, i tiden… Innkjøp/anskaffelse er et område hvor
det skal være mulig å spare gjennom effektivisering og reduksjon av kostnader og feil
Tror ikke slike bestillingssystemer vil ”forsvinne”
Påtrykk fra offentlige myndigheter
Bestillingsmodulen blir verktøyet man forholder seg mest til…
41
Veien videre for BFS
Ordresvar i PM (?) E-faktura Next Generation (2 år?) Studentsamskibnaden/kantine Bokhandlere Leverandøraktivering for
kataloger på markedsplassen tar lang tid…
42
Veien videre for BFS
Matching Ny integrasjon mellom BI og
Agresso kommer Ny kontoplan
43
Tips!
Sjekk budsjett for planlagte kjøp over 100’
Ved bruk av felles avtaler med kommuner, er det viktig at de også benytter system
Bestillingsmodulen, start med å få inn Uninettavtalene
Budsjettdisp.ansv.på kurs i off.anskaff.
44
Sist, men ikke minst…
Velkommen Velkommen
til til
SUHS-konferanseSUHS-konferanse
ii
Trondheim 2.-4. november Trondheim 2.-4. november 20112011
Rica Hotel Nidelven Rica Hotel Nidelven
Top Related