Jakarta, Januari 2015
Laporan Akuntabilitas Kinerja
Biro Umum Tahun 2014
DAFTAR ISI
Hal
aman
ii
Kata Pengantar .......................................................................................... i
Daftar Isi .................................................................................................... ii
Daftar Bagan dan Tabel ............................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang .............................................................................. 1
B. Gambaran Organisasi Biro Umum ................................................... 2
C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues) .................................. 4
BAB II PERENCANAAN KINERJA ............................................................ 6
A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum ......................... 6
B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014 ..................... 8
C. Ihktisar IKU Biro Umum Tahun 2014 .............................................. 9
BAB III CAPAIAN KINERJA ...................................................................... 18
A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Resntra) Biro Umum
Tahun 2010-2014 ......................................................................... 20
B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014 ........................................ 24
C. Akuntabilitas Keuangan ................................................................ 50
BAB IV PENUTUP .................................................................................... 52
A. Pengaruh Kinerja ......................................................................... 53
B. Kendala ....................................................................................... 54
C. Upaya Mengatasi Kendala ............................................................. 54
DAFTAR BAGAN DAN TABEL
Hal
aman
iii
A. DAFTAR BAGAN
Bagan 1.1 : Struktur Organisasi Biro Umum ............................................ 4
B. DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 20134 ............ 9
Tabel 2.2 : Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014 ............ 11
Tabel 3.1 : Kategori Pencapaian Kinerja................................................. 19
Tabel 3.2 : Capaian Kinerja Renstra Biro umum untuk Periode
2010-2014 .......................................................................... 20
Tabel 3.3 : Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014 ...... 25
Tabel 3.4 : Perbandingan antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1
Tahun 2014 ........................................................................ 26
Tabel 3.5 : Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan
dan Keprotokoleran per Klasifikasi Tahun 2013 ..................... 26
Tabel 3.6 : Perbandingan antara Realisasi Kinerja IKU 1 s.d. Tahun 2014
Dengan Target Jangka Menengah dalam Dokumen Renstra
Biro Umum Tahun 2010-2014 .............................................. 28
Tabel 3.7 : Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 2
Tahun 2014 ........................................................................ 29
Tabel 3.8 : Pendistribusian Surat/Berkas selama Tahun 2014 .................. 30
Tabel 3.9 : Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 3
Tahun 2014 ........................................................................ 31
Tabel 3.10 : Rincian Realisasi Paket Pengadaan Tahun 2014 ..................... 32
Tabel 3.11 : Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan Tahun 2014 ........ 32
Tabel 3.12 : Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 4
Tahun 2014 ........................................................................ 34
Tabel 3.13 : Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013 ............. 37
Tabel 3.14 : Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 5
Tahun 2014 ........................................................................ 39
Tabel 3.15 : Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014 ..................................... 50
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
alam rangka pelaksanaan Tap. MPR RI Nomor
IX/MPR/1998 dan Undang-undang Nomor 28 Tahun
1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan
Bebas Dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, maka diterbitkan Inpres
Nomor 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Dalam ketentuan tersebut dinyatakan bahwa azas-azas umum
penyelenggaraan negara meliputi kepastian hukum, azas tertib
penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan,
azas proporsionalitas dan profesionalitas serta akuntabilitas. Dari 7
(tujuh) azas-azas umum penyelenggaraan negara tersebut dinyatakan
bahwa azas akuntabilitas merupakan azas paling utama yang
mensyaratkan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan
penyelenggara Negara harus dipertanggungjawabkan kepada
masyarakat dan rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Inpres Nomor 7 Tahun 1999 mewajibkan setiap instansi
pemerintah sebagai unsur penyelenggara negara mulai dari pejabat
eselon II ke atas untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
pokok dan fungsinya yang dipercayakan padanya berdasarkan Rencana
Strategis (RENSTRA) dan Penetapan Kinerja yang dirumuskan
sebelumnya.
Pertanggungjawaban dimaksud disampaikan kepada atasan
masing-masing, kepada lembaga-lembaga pengawasan dan penilai
akuntabilitas yang berkewenangan, dan akhirnya kepada Presiden
selaku Kepala Pemerintahan serta dilakukan melalui sistem
akuntabilitas dan media pertanggungjawaban yang harus dilaksanakan
secara periodik dan melembaga.
Dalam kaitan dengan hal tersebut, maka disusun Laporan
Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Sekretariat Kabinet Tahun 2014
sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja dan penggunaan sumber
daya yang dihasilkan dan digunakan oleh Biro Umum.
D
Hal
aman
2
B. Gambaran Organisasi Biro Umum
a. Kedudukan, Tugas , Dan Fungsi
Mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010
tentang Sekretariat Kabinet, Sekretaris Kabinet telah menetapkan
Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, yang telah diubah
dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 4 Tahun 2012
(Perseskab).
Berdasarkan Perseskab tersebut, maka kedudukan, tugas dan
fungsi Biro Umum adalah sebagai berikut:
1. Kedudukan
Biro Umum dipimpin oleh Kepala Biro Umum yang berada di
bawah dan bertanggungjawab kepada Deputi Bidang
Administrasi.
2. Tugas
Biro Umum diberikan tugas untuk melaksanakan
penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi
serta pengendalian persuratan, ketatausahaan pimpinan dan
perbantuan, penyelenggaraan acara dan keprotokoleran
Sekretaris Kabinet, penomoran Peraturan Presiden, Keputusan
Presiden, Instruksi Presiden, Peraturan Sekretaris Kabinet,
Keputusan Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan
lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet, penyelenggaraan
dukungan pelayanan teknis dan administrasi pengadaan barang
dan jasa, penatausahaan barang milik negara, penyiapan dan
pelayanan kerumahtanggaan, pemeliharaan barang, bangunan
dan kendaraan, serta pelayanan umum lainnya di lingkungan
Sekretariat Kabinet.
3. Fungsi
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Umum
menyelenggarakan fungsi:
Hal
aman
3
a) Penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan
administrasi, ketatausahaan pimpinan dan perbantuan,
serta pengendalian persuratan;
b) Penyelenggaraan acara dan keprokoleran Sekretaris
Kabinet;
c) Penomoran Peraturan Presiden, Keputusan Presiden,
Instruksi Pesiden, Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan
Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan lainnya di
lingkungan Sekretariat kabinet;
d) Pelaksanaan dukungan pelayanan teknis dan administrasi
pengadaan barang dan jasa, serta penatausahaan barang
milik negara;
e) Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi penyiapan
dan pelayanan kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan
perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya,
termasuk komputer beserta perangkat lunaknya,
bangunan, kendaraan, serta sarana dan prasarana lainnya
di lingkungan Sekretariat kabinet;
f) Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi pelayanan
umum lainnya; dan
g) Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi
Bidang Administrasi.
b. Struktur Organisasi
Untuk melaksanakan tugas, fungsi tersebut, sesuai Perseskab
Nomor 1 Tahun 2011, Kepala Biro Umum dibantu oleh:
1. Bagian Tata Usaha dan Protokol, yang terdiri atas:
a) Subbagian Persuratan dan Penomoran;
b) Subbagian Tata Usaha Pimpinan; dan
c) Subbagian Acara dan Protokol.
2. Bagian Pengadaan, yang terdiri atas:
a) Subbagian Lelang; dan
b) Subbagian Pengadaan Langsung.
3. Bagian Rumah Tangga, yang terdiri atas:
Hal
aman
4
a) Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara; dan
b) Subbagian Penyiapan dan Pelayanan.
4. Bagian Pemeliharaan, yang terdiri atas:
a) Subbagian Barang dan Bangunan; dan
b) Subbagian Kendaraan.
Secara rinci, struktur organisasi Biro Umum, dapat dilihat
pada bagan berikut:
Bagan 1.1
Struktur Organisasi Biro Umum
C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues)
Biro Umum sebagai salah satu unit yang berkedudukan dibawah
Deputi Bidang Administrasi, berperan dalam rangka peningkatan
kepuasan dan kualitas atas pelayanan teknis dan administrasi di
lingkungan Sekretariat Kabinet. Peningkatan kepuasan dan kualitas
tersebut diwujudkan melalui pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Namun, disadari bahwa peningkatan kepuasan dan kualitas
pengguna layanan sulit untuk diwujudkan tanpa dukungan kebijakan
dan sistem yang baik. Untuk itu, Biro Umum mulai tahun 2014 telah
meningkatkan kerja sama dan koordinasi dengan internal Sekretariat
Kabinet maupun dengan instansi lain terkait untuk melakukan
Hal
aman
5
peningkatan atas pelayanan teknis dan administrasi secara bertahap
dan berkelanjutan. Perwujudan peningkatan kepuasan dan kualitas
yang telah dilakukan, antara lain:
a) Mendukung pelaksanaan e-government yaitu dengan pembangunan
dan pengembangan Sistem Informasi Dokumen dan Alur Kerja
(SIDA) atau Document and Workflow Management System (DWMS).
Sistem ini merupakan perangkat lunak yang berfungsi sebagai alat
untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi;
b) Telah melaksanakan penetapan Peraturan Presiden 54 tahun 2010
pasal 14 ayat 1 bahwa Kementerian/Lembaga/Departemen/Instansi
diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat
memberikan pelayanan/pembinaan dibidang Pengadaan
Barang/Jasa. ULP dimaksud, saat ini secara structural masih
melekat pada Bagian Pengadaan di Biro Umum.
c) Telah dilakukan alih status Barang Milik Negara kepemilikan
Sekretariat Negara menjadi Barang Milik Negara Sekretariat
Kabinet.
BAB II PERENCANAAN KINERJA
Hal
aman
6
A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum
elaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum, dilakukan
berdasarkan pasal 300 Perseskab Nomor 1 tahun 2011
yang telah diperbaharui dengan Perseskab Nomor 4 Tahun
2012. Agar pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut efektif,
Biro Umum berpedoman pada dokumen perencanaan yang terdapat
dalam Rencana Strategis (Renstra) Biro Umum Tahun 2010-2014, dan
Penetapan Kinerja Tahun 2014.
1. Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014
Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014 yang telah
diperbaharui pada tahun 2011 merupakan perencanaan jangka
menengah Biro Umum yang berisi tentang gambaran sasaran atau
kondisi hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu lima tahun oleh
Biro Umum beserta strategi yang akan dilakukan untuk mencapai
sasaran sesuai dengan tugas, fungsi, dan peran yang diamanahkan.
Penyusunan Renstra Biro Umum telah mengacu pada Renstra
Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014, yang telah direvisi pada
tahun 2011, khususnya pada program Dukungan Manajemen dan
Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya. Secara ringkas substansi
Renstra Biro Umum dapat diilustrasikan sebagai berikut:
1. Visi
Visi Biro Umum adalah “Menjadi Biro yang andal dalam
menyelenggarakan dukungan dan pelayanan teknis dan
administrasi secara cepat, tepat, dan akuntabel kepada
Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan
Sekretariat Kabinet”.
Visi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum
sebagai unit kerja Sekretariat Kabinet yang menyelenggarakan
dukungan dan pelayanan teknis dan administrasi bagi unit
kerja lainnya yang ada di Sekretariat Kabinet dengan pelayanan
yang prima. Pelayanan yang prima tersebut antara lain adalah
P
pemberian pelayanan secara cepat/responsif, tepat, aman,
akurat, dan akuntabel. Untuk mendukung visinya tersebut Biro
Umum menerapkan prinsip-prinsip good governance dalam
pelaksanaan tugas dan fungsinya seperti transparansi,
partisipasif, akuntabilitas, sesuai aturan hukum, keadilan, dan
kejujuran (fairness).
Adanya visi ini diharapkan Biro Umum mampu mengantisipasi
dan menghadapi setiap tantangan yang ditemui di masa depan
sekaligus meningkatkan kualitas kinerja secara maksimal
dalam rangka memberikan dukungan dan pelayanan kepada
Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan
Sekretariat Kabinet.
2. Misi
Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, Biro Umum telah
menetapkan Misi, yaitu ”Meningkatkan kualitas dukungan
dan pelayanan teknis dan administrasi kepada Sekretaris
Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat
Kabinet”.
Misi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum dalam
memberikan dukungan dan pelayanan teknis administrasi
kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan
Sekretariat Kabinet harus semakin baik. Hal ini juga berarti,
pelayanan yang dilakukan oleh Biro umum harus dapat
memberikan kepuasan yang optimal dan terus meningkat
secara gradual. Dukungan pelayanan teknis dan administrasi
harus lebih cepat dalam pelaksanaannya, tepat sasaran, terjaga
kerahasiaannya, dan mempunyai tingkat akurasi yang tinggi,
sehingga dapat memberikan kepuasan yang tinggi kepada
pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Tujuan
Berdasarkan visi dan misi yang telah ditetapkan, Biro Umum
menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam
jangka waktu sampai tahun 2014, yaitu Meningkatnya
kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di
bidang ketatausahaan dan keprotokolan, pengadaan
barang dan jasa, kerumahtanggaan dan pemeliharaan,
kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Kabinet. Dengan diformulasikannya
tujuan tersebut, maka Biro Umum dapat secara tepat
mengetahui hal-hal yang harus dilaksanakan oleh organisasi
dalam mencapai visi dan misinya.
4. Sasaran Strategis
Berdasarkan atas tujuan tersebut, selanjutnya Biro Umum
menjabarkannya dalam sasaran strategis yang akan dicapai
secara tahunan selama periode Renstra, yaitu Terwujudnya
peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan
administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokolan,
Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan
kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-
unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet.
B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum 2014
Penetapan Kinerja pada dasarnya adalah pernyataan komitmen
yang merepresentasikan tekad dan janji untuk mencapai kinerja yang
jelas dan terukur dalam rentang waktu satu tahun dengan
mempertimbangkan sumberdaya yang dikelolanya. Tujuan khusus
penetapan kinerja, antara lain adalah untuk meningkatkan
akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur sebagai wujud nyata
komitmen antara penerima amanah dengan pemberi amanah sebagai
dasar penilaian keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi, menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi
kinerja aparatur, dan sebagai dasar pemberian reward atau
penghargaan dan sanksi.
Biro Umum telah membuat penetapan kinerja tahun 2014,
dengan indicator kinerja dan target tahunan yang mengacu pada
Renstra Biro Umum tahun 2010-2014. Penetapan kinerja tersebut
dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2.1
Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target
(1) (2) (3)
Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet
Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan
Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran
1 hr
100%
Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan
80%
Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN
100%
Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
75%
C. Ikhtisar IKU Biro Umum Tahun 2014
Dalam Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum, ditetapkan
indikator kinerja utama (IKU), serta target yang akan dicapai dalam
satu tahun untuk mengukur pencapaian sasaran strategis.
IKU Biro Umum ditetapkan pertama kali pada pada tahun 2008
dan telah mengalami beberapa kali perubahan dan penyempurnaan.
IKU Tahun 2014 ditetapkan dengan merujuk kepada Renstra Biro
Umum Tahun 2010-2014.
Apabila dibandingkan dengan IKU dari tahun 2010, terdapat
beberapa perubahan.Pada tahun 2011, adanya reorganisasi Sekretariat
Kabinet pada pertengahan tahun, menyebabkan perubahan struktur di
dalam Biro Umum, sehingga dilakukan penyesuaian dengan struktur
baru.
Sedangkan pada tahun 2013, perubahan dilakukan terhadap
beberapa indikator, yang dapat lebih menggambarkan pencapaian
kinerja Biro Umum karena semakin berkembangnya kebutuhan-
kebutuhan terkait dukungan administrasi dan teknis layanan di Biro
Umum.
Kemudian pada tahun 2014, untuk lebih dapat mengukur kinerja
pelayanan yang dilakukan oleh Biro Umum, terdapat beberapa indikator
yang diubah, menjadi indikator kepuasan layanan.
Gambaran perubahan IKU Sekretariat Kabinet tersebut dapat
dilihat pada skema perbandingan berikut:
Tabel 2.2
Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014
IKU Tahun 2010 dan Awal 2011 IKU Perubahan Tahun 2011 dan
2012 IKU tahun 2013 IKU Tahun 2014
1. a. Kecepatan
b. Ketepatan
Pemenuhan permintaan sarana
dan prasarana dalam hal
pengadaan dan
pendistribusiannya berupa BMN
dan Barang Persediaan
1. a. Kecepatan
b. Ketepatan
Pemenuhan permintaan
pengadaan sarana dan prasarana
berupa BMN dan Barang
Persediaan
1. a. Kecepatan
b. Ketepatan
tindak lanjut pemenuhan
permintaan pengadaan sarana
dan prasarana berupa BMN dan
barang persediaan
2. Persentase pengadaan
barang/jasa sesuai rencana
1. Persentase kesesuaian paket
pengadaan barang/jasa dengan
rencana pengadaan
2. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pemenuhan permintaan
pemeliharaan/perbaikan sarana
dan prasarana
2. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pemenuhan permintaan
pemeliharaan/perbaikan sarana
dan prasarana
3. a. Kecepatan
b. Ketepatan
tindak lanjut pemenuhan
permintaan
pemeliharaan/perbaikan sarana
dan prasarana
Digabung dengan layanan
keprotokoleran, kerumahtanggaan
(jamuan dan perlengkapan rapat)
2. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pemenuhan permintaan
kerumahtanggaan (jamuan dan
perlengkapan rapat)
3. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pemenuhan permintaan
kerumahtanggaan (jamuan,
perlengkapan rapat, BMN, dan
barang persediaan)
4. a. Kecepatan
b. Ketepatan
tindak lanjut pemenuhan
permintaan kerumahtanggaan
(jamuan, perlengkapan rapat,
BMN, dan barang persediaan)
2. Akurasi Laporan BMN yang
dijadikan sebagai bahan laporan
pertanggungjawaban pelaksanaan
pengelolaan BMN
IKU Tahun 2010 dan Awal 2011 IKU Perubahan Tahun 2011 dan
2012 IKU tahun 2013 IKU Tahun 2014
4. Kecepatan uploading
data/informasi:
a. PUU
b. Kepegawaian
c. Press Release Hasil Sidang
Kabinet
d. Pengumuman CPNS
e. Pengumunan Lelang
f. Berita Seskab
Indikator ini dihapus sejak Restrukturisasi Organisasi Sekretariat kabinet pada Mei 2011
5. Jumlah pengakses data/informasi
6. Jumlah dokumen yang diunduh
7. Persentase keberlanjutan
pelayanan (continuity of service)
4. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pelayanan administrasi
ketatausahaan dan protokoleran
5. a. Kecepatan
b. Ketepatan
pelayanan administrasi
ketatausahaan dan protokoleran
3. Kecepatan pelayanan
administrasi ketatausahaan
4. Persentase pelaksanaan
pendistribusian surat yang tepat
sasaran
5. Persentase kepuasan layanan tek-
nis administrasi keprotokoleran,
kerumahtanggaan, serta pemeli-
haraan/perawatan alat perleng-
kapan kantor dan barang lainnya
Berikut akan diuraikan tentang penyempurnaan sasaran dan
indikator sasaran yang menjadi dasar penetapan IKU di atas.
SASARAN: Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan
teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan
keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, pemeliharaan, dan
kerumahtanggaan kepada Sekretaris kabinet dan unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Kabinet
Pada kurun waktu pelaksanaan Rencana Strategis Biro Umum
Tahun 2010 – 2014, rumusan sasaran ini telah mengalami
penyempurnaan pada pertengahan tahun 2011. Penyempurnaan
tersebut dilakukan dengan:
1. menambahkan bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, serta
mengubah bidang perlengkapan menjadi pengadaan barang/jasa;
dan
2. menghapuskan sasaran kedua yang ditetapkan tahun 2010, yaitu
terwujudnya peningkatan kecepatan aksesibiltas penyediaan
informasi yang dihasilkan Sekretariat Kabinet kepada
stakeholders.
Penyempurnaan tersebut dimaksudkan untuk menyesuaikan
dengan tugas dan fungsi Biro Umum hasil reorganisasi yang ditetapkan
dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet. Berdasarkan
reorganisasi, Biro Umum mendapat mandat untuk melaksanakan
dukungan layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan
keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, pemeliharaan, serta
kerumahtanggaan. Sedangkan pengelolaan sistem informasi yang
sebelumnya berada di bawah Biro Umum menjadi unit kerja tersendiri.
Pencapaian sasaran ini diukur melalui beberapa indikator, yang
dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Indikator pertama “Kecepatan pelayanan administrasi
ketatausahaan”.
Penetapan target kecepatan pelayanan pada indikator sasaran
disesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan dan telah disepakati,
yaitu 1 (satu) hari).Kecepatan pelayanan administrasi ketatausaha-
an diukur berdasarkan:
a) Surat/berkas masuk pengukurannya terhitung 1 hari dengan
uraian sebagai berikut:
1) Diterima oleh Sub BagianPersuratan dan Penomoran;
2) Mengagendakan surat atau dokumen pada database dan
menuliskan nomor agenda pada surat;
3) Memilah dan menyusun surat atau dokumen berdasarkan
prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat
Rahasia);
4) Menyampaikan surat atau dokumen sesuai alamat yang
dituju di lingkungan Sekretariat Kabinet;
5) Menyampaikan surat atau dokumen melalui Sub Bagian
Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan
arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya
disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris
Kabinet yang padat); dan
6) Setelah berkas diterima oleh Sub Bagian Tata Usaha
Pimpinan, dilakukan pencatatan disposisi Sekretaris Kabinet
kedalam database dan segera didistribusikan kepada unit
kerja yang terkait sesuai disposisi Sekretaris Kabinet.
b) Memorandum masuk dari unit kerja pemroses pengukurannya
terhitung 1 hari dengan uraian sebagai berikut:
1) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan menerima pengajuan
surat/memorandum untuk Sekretaris Kabinet dan
mengecek kelengkapan berkas surat/memorandum. Apabila
ada kekurangan akan dikembalikan oleh staf untuk
dilengkapi;
2) Mengagendakan surat/memorandum pada data base dan
menuliskan nomor agenda pada surat/memorandum serta
memilah dan menyusun surat/memorandum berdasarkan
prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat
Rahasia);
3) Menyampaikan surat/memorandum melalui Sub Bagian
Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan
arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya
disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris
Kabinet yang padat);
4) Setelah berkas diterima dilakukan pencatatan disposisi
Sekretaris Kabinet kedalam data base. Apabila berkas
tersebut berbentuk:
(a) memorandum, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
memberikan nomor kemudian berkas segera dikirim
kepada Presiden/Wakil Presiden/Mensesneg.
(b) Surat keluar, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
akan mengembalikan kepada unit pemproses
(Deputi/Waseskab) sesuai dengan disposisi Sekretaris
Kabinet untuk segera diberikan penomoran surat dan
dikirim oleh Sub Bagian Persuratan dan Penomoran.
c) Surat/berkas Keluar pengukurannya terhitung 1 hari dengan
uraian sebagai berikut:
Apabila Sekretaris akan mengirimkan surat atau dokumen
maka prosedur penomorannya dilakukan sama seperti Halnya
penerimaan surat dari pihak atau instansi lain.
d) Pelaksanaan keprotokolan memiliki target 100%.
Pengukurannya dihitung apabila kegiatan yang akan
dilaksanakan ditentukan oleh kesesuaian jadwal yang telah
diagendakan dan pelaksanaannya tidak bersamaan dengan
jadwal pendampingan terhadap Presiden RI.
Kegiatan Sekretaris Kabinet diagendakan dalam bentuk
Rencana Acara Bulanan Sekretaris Kabinet meliputi a)
pendampingan kunjungan kerja; b)menerima audiensi; c)
menghadiri undangan – undangan seperti menghadiri
pernikahan, penganugerahan penghargaan, upacara resmi
kenegaraan, upacara pembukaan dan peresmian; d) siding
kabinet; dan e) melakukan peninjauan.
2. Indikator kedua “Persentase pelaksanaan pendistribusian surat
yang tepat sasaran”
Indikator ketepatan pelaksanaan pendistribusian surat yang
tepatsasaran digunakan apabila tindaklanjut dari administrasi
pendistribusiantelah disampaikan kepada yang orang/jabatan
dituju dalam surat/disposisi dan sesuai dengan materi yang
disampaikan.
Untuk indikator sasaran ini, ditetapkan targetnyaadalah 100%.
Penetapan target tersebut, diambil dengan perhitungan seluruh
jenis surat, disposisi, danberkas yang diterima dapat ditindaklanjuti
seluruhnya.
3. Indikator ketiga “Persentase kesesuaian paket pengadaan
barang/jasa dengan rencana pengadaan”
Target yang ditetapkan untuk kesesuaian pelaksanaan pengadaan
barang/jasa adalah 80%. Target ini dihitung dengan
membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai
rencana dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan sesuai
Rencana Umum Pengadaan (RUP) Tahun 2014.
Metode penghitungannya adalahsebagaiberikut:
4. Indikator keempat “Akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai
bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan
pengelolaan BMN”
Barang Milik Negara (BMN) meliputi:1) barang yg dibeli/diperoleh
atas beban APBN dengan jenis belanja, antara lain: a)
BelanjaBarang (52), b) Belanja Modal (53), c) BelanjaHibah (56), d)
BelanjaSosial (57), dan e) Belanja Lain-lain (58); dan 2) barang yang
Jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai rencana
Jumlah paket pengadaan yang direncanakan X 100%
berasal dari perolehan lain yang sah, antara lain: a)
hibah/sumbangan atau yang sejenis, b) pelaksanaan
perjanjian/kontrak, c) berdasarkan ketentuan undang-undang, dan
d) berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh
kekuatan hokum tetap.
Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN), dalam hal pelaksanaan
pencatatan, inventarisasi dan revaluasi aset harus ada dilakukan
koordinasiyang baik, sehingga dalam siklus pengelolaan aset, yaitu
mulai dari proses perencanaan dan diakhiri dengan
pertanggungjawaban/pelaporan aset dapat dinilai akuntabilitasnya
dan memberikan nilai tambah/nilai guna bagi pemerintah. Oleh
karena itu, akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan
laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN
dijadikan indicator kinerja utama Biro Umum.
5. Indikator kelima “Tingkat kepuasan layanan teknis dan
administrasi keprotokolan, kerumahtanggaan, serta
pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan
barang lainnya”
Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap
pelayanan Biro Umum diperlukan penilaian mandiri (self
assessment) yang mengacu kepada Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/25/M.PAN/2/2004
mengenai Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan
Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi pemerintah, dengan
beberapa penyesuaian.
Tingkat kepuasan layanan dihitung melalui penyebaran kuesioner
kepada Sekretaris Kabinet (untuk layanan keprotokolan), serta unit-
unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet (untuk layanan
kerumahtanggaan dan pemeliharaan).
BAB III CAPAIAN KINERJA
Hal
aman
18
aporan kinerja merupakan ikhtisar yang menjelaskan secara
ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun
berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan dalam rangka
pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Dengan
demikian laporan kinerja merupakan bentuk akuntabilitas dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi
pemerintah atas penggunaan anggaran. Hal terpenting yang diperlukan
dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi
serta pengungkapan secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran
kinerja. Pengukuran kinerja tersebut dimaksudkan sebagai hasil dari suatu
penilaian yang sistematik dan didasarkan pada kelompok indikator kinerja
yang berupa indikator-indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan
dampak.
Pengukuran kinerja merupakan aktivitas pembandingan antara
sesuatu dengan alat ukurnya. Dalam hal ini proses pengukuran kinerja
merupakan suatu proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai
keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program,
kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan
visi, misi dan strategi instansi.
Pengukuran kinerja di lingkungan instansi pemerintah dilakukan
sesuai dengan peran, tugas, dan fungsi masing-masing instansi
pemerintah, sehingga dilakukan secara berjenjang dari tingkatan unit kerja
sampai pada tingkatan tertinggi organisasi suatu instansi. Guna mengatasi
berbagai kerumitan pengukuran di berbagai tingkatan dan agregasinya,
digunakan beberapa indikator kinerja utama (IKU) yang dipilih diantara
berbagai indikator yang paling dapat mewakili dan menggambarkan apa
yang diukur.
Guna mendapatkan hasil yang komprehensif, proses pengukuran
kinerja selain memuat analisis capaian kinerja juga dilengkapi dengan
evaluasi atas hasil capaian kinerja tersebut. Evaluasi ini bertujuan untuk
mengetahui progress realisasi kinerja yang dihasilkan maupun kendala dan
L
Hal
aman
19
tantangan yang dihadapi dalam mencapai sasaran, serta menilai efisiensi,
efektivitas, keekonomisan maupun perbedaan kinerja (gap), sebagai umpan
balik untuk mengetahui pencapaian implementasi perencanaan strategis
maupun perencanaan kinerja.
Pengukuran persentase capaian kinerja dihitung menggunakan
beberapa rumus yang disesuaikan dengan karakteristik komponen
realisasinya, yaitu:
1. Semakin tinggi realisasi menunjukkan pencapaian kinerja yang semakin
baik. Untuk hal ini, digunakan rumus:
2. Semakin tinggi realisasi menunjukkan semakin rendah pencapaian
kinerja. Untuk hal ini, digunakan rumus:
Penilaian atas capaian kinerja Biro Umum tahun 2014 menggunakan
kategori capaian kinerja dengan skala ordinal, sebagaimana yang
ditetapkan pada tahun-tahun sebelumnya, yaitu:
Tabel. 3.1 Kategori Pencapaian Kinerja
No. Rentang Capaian Kinerja Kategori Pencapaian Kinerja
1. ≥ 100 Memuaskan
2. 85% - < 100% Sangat Baik
3. 70% - < 85% Baik
4. 55% - < 70% Cukup Baik
5. < 55% Kurang Baik
Rumus 2 Persentase pencapaian Realisasi
rencana tingkat capaian
Rencana – (Realisasi - Rencana)
= Rencana× 100%
Rencana
Persentase pencapaian Realisasi
rencana tingkat capaian
Rumus 1 Realisasi
= Rencana × 100%
Hal
aman
20
A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Renstra) Biro Umum
Tahun 2010-2014
Pencapaian tujuan Biro Umum dapat digambarkan melalui
capaian sasaran strategisnya selama periode jangka menengah
maupun jangka panjang. Tahun 2014 merupakan tahun terakhir
pelaksanaan Renstra Biro Umum Tahun 2010—2014. Oleh karena
itu, perlu diungkapkan informasi kinerja terkait resume/rekapitu-
lasi pencapaian tujuan jangka menengah 2010—2014.
Pencapaian tujuan tersebut dapat digambarkan dalam
capaian beberapa indikator sasaran strategis Renstra Biro Umum
selama periode 5 (lima) tahun terakhir yaitu 2010—2014, yang
digambarkan dengan uraian sebagai berikut:
Tabel. 3.2 Capaian Kinerja Renstra Biro Umum untuk Periode 2010-2014
No Indikator Kinerja Sasaran
Strategis
Capaian Kinerja (%)
2010 2011 2012 2013 2014
1. Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan sarana dan prasarana
a. Pengadaan
(pengukuran indikator hanya sampai 2013)
1) BMN 107,14 102,52 104,56 112 -
2) Barang Persediaan 106,25 106,67 117,07 107,86 -
b. Pendistribusian
(pengukuran indikator hanya sampai 2010)
1) BMN 100 - - - -
2) Barang Persediaan 100 - - - -
2. Ketepatan pemenuhan permintaan sarana dan prasarana dalam hal:
a. Pengadaan
(pengukuran indikator hanya sampai 2013)
1) BMN 100 105,18 111,11
100 - 2) Barang Persediaan
100 100 100
Hal
aman
21
No Indikator Kinerja Sasaran
Strategis
Capaian Kinerja (%)
2010 2011 2012 2013 2014
b. Pendistribusian
(pengukuran indikator hanya sampai 2010)
1) BMN 111,11 - - - -
2) Barang Persediaan 100 - - - -
3. Persentase kesesuaian
paket pengadaan barang/
jasa dengan rencana
pengadaan
(indikator ini baru ada
tahun 2013)
- - - 100 58
4. Kecepatan tindak lanjut
pemenuhan permintaan
pemeliharaan/perbaikan
sarana dan prasarana
(pengukuran indikator
hanya sampai 2013)
100 100 102,66 124,33 -
5. Ketepatan pemenuhan per-
mintaan pemeliharaan/
perbaikan sarana dan
prasarana
(pengukuran indikator
hanya sampai 2013)
77,16 112,34 125 124,33 -
6. Kecepatan tindak lanjut
pemenuhan permintaan
kerumahtanggaan (jamuan
dan perlengkapan, BMN,
dan barang persediaan)
(pengukuran indikator
hanya sampai 2013)
200 100 102 132 -
7. Ketepatan pemenuhan
permintaan kerumah-
tanggaan (jamuan dan
perlengkapan, BMN, dan
barang persediaan)
106,98 119,61 117,65 100 -
Hal
aman
22
No Indikator Kinerja Sasaran
Strategis
Capaian Kinerja (%)
2010 2011 2012 2013 2014
(pengukuran indikator
hanya sampai 2013)
8. Akurasi laporan BMN yang
dijadikan sebagai bahan
pertanggung-jawaban akan
pelaksa-naan pengelolaan
BMN
(indikator ini baru ada
tahun 2014)
- - - - 83,33
7. Kecepatan uploading data/informasi:
(pengukuran indikator hanya sampai 2010)
a. PUU 228,57 - - - -
b. Kepegawaian 160 - - - -
c. Press Release Hasil
Sidang Kabinet
100 - - - -
d. Pengumuman CPNS 100 - - - -
e. Pengumuman Lelang 171,87 - - - -
f. Berita Setkab 28,57 - - - -
8. Jumlah pengakses data/
informasi
(pengukuran indikator
hanya sampai 2010)
178,06 - - - -
9. Jumlah dokumen yang
diunduh
(pengukuran indikator
hanya sampai 2010)
100 - - - -
10. Persentase keberlanjutan
pelayanan (continuity of
service)
(pengukuran indikator
hanya sampai 2010)
99,99 - - - -
Hal
aman
23
No Indikator Kinerja Sasaran
Strategis
Capaian Kinerja (%)
2010 2011 2012 2013 2014
11. Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan terhadap
(indikator ini baru ada tahun 2011)
a. Ketatausahaan - 133,33 100 100 100
b. Keprotokoleran - -
12. Ketepatan pelayanan administrasi
(indikator ini baru ada tahun 2011)
(pengukuran indikator hanya sampai 2013)
a. Ketatausahaan - 100 100 100 -
b. Keprotokoleran 99,62
13. Persentase pelaksanaan
pendistribusian surat yang
tepat sasaran
(indikator ini baru ada
tahun 2014)
- - - - 100
14. Persentase kepuasan
layanan teknis dan
administrasi
keprotokoleran,
kerumahtanggan, serta
pemeliharaan dan
perawatan alat
perlengkapan kantor dan
barang lainnya
(indikator ini baru ada
tahun 2014)
- - - - 104,24
Data pada tabel di atas menunjukkan bahwa capaian kinerja Biro
Umum selama 5 (lima) tahun terakhir memang berfluktuasi, meskipun
demikian masih menunjukkan trend yang positif ke arah peningkatan
capaian kinerja. Secara umum rata-rata capaian indikator kinerja
utama dan indikator kinerja penunjang lainnya cukup memuaskan, dan
apabila terdapat penurunan hal itu disebabkan adanya perubahan
target yang cukup subtansial dibandingkan tahun sebelumnya sehingga
mempengaruhi angka capaian. Selain itu, terdapat kondisi lain yang
Hal
aman
24
mempengaruhi besaran capaian kinerja antara lain perbedaan/
perubahan metode dan instrumen pengukuran, perluasan cakupan
kinerja yang diukur, peningkatan requirement/persyaratan kinerja, dan
lain-lain. Meskipun demikian, sejumlah capaian kinerja Biro Umum di
tahun 2014 cenderung meningkat dibandingkan tahun-tahun
sebelumnya.
Dalam rangka peningkatan capaian kinerja jangka pendek,
menengah, maupun jangka panjang, Biro Umum telah melakukan
upaya perbaikan terhadap manajemen kinerja Biro Umum secara terus-
menerus dan berkesinambungan.
B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014
Sasaran strategis yang ingin dicapai Biro Umum adalah
Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis
dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran,
Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan kerumah-
tanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Kabinet. Sasaran strategis tersebut dicapai
dengan 5 (lima) indikator kinerja yang telah ditetapkan pada tahun
2014.Dari indikator kinerja tersebut,dipilih indikator sasaran yang
dianggap paling strategis dan mencerminkan core business Biro Umum
sebagai dasar penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU).
Capaian IKU Biro Umum Tahun 2014 direpresentasikan oleh
capaian indikator sasaran yang berhubungan langsung atau yang
dijadikan dasar penetapan IKU serta ditunjang indikator lain yang juga
memberikan kontribusi bagi pencapaian IKU tersebut. Dari sasaran
strategis yang telah ditetapkan, indikator sasaran keseluruhannya
merupakan IKU yang harus dicapai oleh Biro Umum.
Gambaran pencapaian IKU Biro Umum periode Januari s.d.
Desember 2014, secara ringkas dapat dilihat pada tabel berikut:
Hal
aman
25
Tabel. 3.3 Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014
No. Indikator Kinerja
Utama Target Realisasi
% Capaian
Kategori Capaian Kinerja
1. Kecepatan pelayanan admnistrasi ketatausahaan
1 hari 1 hari 100 Memuaskan
2. Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran
100% 100% 100
Memuaskan
3. Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan
80% 46,40 58,00 Cukup Baik
4. Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan pengelolaan BMN
100% 83,33% 83,33 Baik
5. Persentase kepuasan layananteknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
75% 78,18% 104,24% Memuaskan
Penjelasan secara rinci tabel di atas, dapat dilihat pada uraian
masing-masing capaian IKU sebagai berikut:
1. IKU 1 “Kecepatan Pelayanan Administrasi Ketatausahaan”
Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi
kinerja capaian IKU pertama Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
table berikut:
Hal
aman
26
Tabel 3.4 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1
Tahun 2014
Indikator Kinerja Target Realisasi %
Capaian
Kecepatan pelayanan
administrasi ketatausahaan
1 hari 1 hari 100%
Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan
dihitung menggunakan rumus 2, dengan realisasi sebesar 1 hari,
dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan
kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian
untuk sasaran ini adalah memuaskan.
Rerata waktu penyelesaian administrasi ketatausahaan dan
protokoleran dihitung dengan menggunakan metode rata-rata
sederhana. Perhitungan tersebut melibatkan populasi seluruh
berkas administrasi ketatausahaan yang dihitung reratanya setiap
bulan guna memperoleh rerata keseluruhan (realisasi kecepatan)
penyelesaian berdasarkan kesepakatan yang dibuat pada awal
tahun.
Perhitungan dilakukan terhadap 25.437 berkas masuk,
meliputi 13.572 surat/memo masuk, 887 pengajuan memorandum
keluar, 4.966 pengajuan surat keluar, 5.178 surat yang harus
dikirim, 751 naskah Perpres, Inpres, Kepseskab, dan peraturan dan
keputusan lainnya yang berasal dari unit-unit kerja Eselon I
maupun Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet, dengan rerata
waktu sebagaimana tercantum dalam tabel berikut:
Tabel 3.5 Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan Dan
Keprotokolan Per Klasifikasi
Tahun 2014
Klasifikasi Bidang Berkas Rerata Waktu
Penyelesaian
Ketatausahaan a. Surat masuk dari Luar
Instansi
10.911 13.572 1 hari
Hal
aman
27
Klasifikasi Bidang Berkas Rerata Waktu
Penyelesaian
b. Memo masuk
dari internal
Setkab
2.661
Penomoran surat a. Memo Internal 887 5.853 1 hari
b. Surat Keluar 4.966
Pengiriman surat Surat 5.178 1 hari
Penomoran dan Pengiriman
Perpres, Inpres,
Kepseskab, Serta
Peraturan
Lainnya
a. Inpres 9 751 1 hari
b. Perpres 194
c. Ampres 38
d. Keppres 435
e. Kepseskab 44
f. Perseskab 6
g. Peraturan
Lainnya
25
Protokol 1. Kegiatan
Dalam Negeri
73 83 1 hari
2. Kegiatan
Luar Negeri
10
Jumlah 25.437 1 hari
Rerata waktu penyelesaian administrasi
ketatausahaan
1 hari
Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa dari 5 (lima)
klasifikasi permasalahan administrasi ketatausahaan yang
ditangani Biro Umum, semua diselesaikan dalam waktupaling lama
1 hari. Hal ini mengingat ketatausahaan merupakan pintu masuk
dari semua pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Kabinet,
sehingga kecepatan penyelesaian administrasi kedua hal tersebut
berpengaruh signifikan terhadap kinerja Sekretariat Kabinet.
Apabila dibandingkan tahun sebelumnya, yaitu tahun 2013,
tidak ada perubahan capaian. Hal tersebut dikarenakan
Hal
aman
28
penghitungan kecepatan penyelesaian layanan selama 1 (satu) hari
sudah merupakan standar yang harus dipenuhi oleh Biro Umum.
Mengingat IKU ini pertama kali muncul pada tahun 2011
setelah adanya re-organisasi di Sekretariat Kabinet, yang
menyebabkan bergabungnya ketatausahaan dengan Biro Umum,
perkembangan pencapaian sasaran dapat diketahui melalui
perbandingan dengan kinerja dari tahun 2011-2014, sebagaimana
tabel berikut:
Tabel 3.6
Perbandingan Antara Realisasi Kinerja IKU 1 sampai dengan
Tahun 2014 Dengan Target Jangka Menengah Dalam Dokumen
Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014
Indikator Kinerja
2011 2012 2013 2014
Realisasi
% Capai
an
Realisasi %
Capai
an
Realisasi %
Capai
an
Realisasi %
Capai
an
Kecepatan
pelayanan
administrasi ketatausahaan
10
menit
133,
33 1 hari 100 1 hari 100 1 hari 100
Berdasarkan data pada gambar di atas, dapat dilihat bahwa
capaian tahun 2012-2014 menurun dibandingkan tahun 2011. Hal
ini disebabkan karena perbedaan target dan metode pengukuran.
Pada tahun 2011, target ditetapkan selama 15 (lima belas) menit
dengan realisasi 10 (sepuluh) menit. Sedangkan sejak tahun 2012
target tersebut diubah menjadi 1 (satu) hari. Perubahan target
tersebut dikarenakan sistem informasi persuratan yang digunakan
oleh Biro Umum mengalami pergantian, yaitu dari sistem
mailtracking menjadi Workflow Management System (WMS).
Pada saat menggunakan mailtracking, penyelesaian layanan
ketatausahaan dapat dipantau sampai dengan perhitungan menit,
sehingga dapat lebih akurat dalam mengukur kecepatan
penyelesaian layanan. Namun, dengan digunakannya WMS,
terdapat perbedaan penggunaaan, yang mempersulit perhitungan
Hal
aman
29
kecepatan layanan, sehingga pengukuran hanya dilakukan
berdasarkan catatan manual dengan hitungan hari.
Terkait hal ini, Biro Umum telah beberapa kali meminta
dilakukan perbaikan terhadap sistem WMS, agar dapat melakukan
perhitungan kecepatan layanan secara akurat, tetapi belum ada
tindak lanjut hingga akhir 2014.
2. IKU 2 “Persentase Pelaksanaan Pendistribusian Surat Yang
Tepat Sasaran”
Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi
kinerja capaian IKU kedua Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
table berikut:
Tabel 3.7 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 2
Tahun 2014
Indikator Kinerja Target Realisasi %
Capaian
Persentase pelaksanaan
pendistribusian surat yang tepat sasaran
100 %
(15.380) berkas/surat
100%
(15.877) berkas/surat
100%
Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan
dihitung menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 100%,
dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan
kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian
untuk sasaran ini adalah memuaskan.
Rumusan “tepat sasaran” yang digunakan menekankan
pada telah dilaksanakannyadistribusisurat dengan menyampai-
kannya kepada Pimpinandan untuk selanjutnya dapat ditindak-
lanjuti/diproses oleh unit kerja Eselon I dan Eselon II terkait
berdasarkan arahan Pimpinan. Dengan demikian, semakin banyak
berkas administrasi ketatausahaan yang telah didistribusikan
secara tepat kepada pemangku kepentingan berarti kinerja Biro
Umum semakin tinggi.
Hal
aman
30
Perhitungan dilakukan dari 15.380 surat/berkas yang
masuk, seluruhnya didistribusikan kepada unit kerja Pengolah
secara tepat. Dengan kata lain, tidak ada satu berkaspun yang
didistribusikan bukan kepada unit kerja /stakeholder yang dituju
dalam surat/berkas dimaksud.
Capaian IKU kedua ini tidak dapat dibandingkan dengan
tahun sebelumnya karena IKU ini baru ada pada tahun 2014.
Gambaran lebih rinci terhadap realisasi penanganan
surat/berkas yang didistribusikan tepat sasaran selama tahun
2014, dapat dilihat pada tebel berikut:
Tabel 3.8
Pendistribusian Surat/Berkas Selama Tahun 2014
Bulan Jumlah
surat/berkas
Jumlah berkas yang
didistribusikan tepat sasaran
Persentase realisasi
Januari 1.234 1.280 100%
Februari 1.238 1.279 100%
Maret 1.257 1.298 100%
April 1.345 1.386 100%
Mei 1.143 1.184 100%
Juni 1.270 1.311 100%
Juli 1.371 1.412 100%
Agustus 1.092 1.133 100%
September 1.418 1.459 100%
Oktober 1.409 1.450 100%
November 1.137 1.178 100%
Desember 1.466 1.507 100%
Total 15.380 15.877 100%
Hal
aman
31
3. IKU 3 “Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan
barang dan jasa dengan rencana pengadaan ”
Uraian mengenai perbandinganantara target dan realisasi
kinerja capaian IKU ketiga Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
table berikut:
Tabel 3.9
Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 3 Tahun 2014
Indikator Kinerja Target Realisasi %
Capaian
Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan barang/jasa
dengan rencana pengadaan
80 %
46,40%
58%
Berdasarkan tabel di atas, capaian IKU 3 dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 46,40%, dengan
capaian sasaran sebesar 58%, sehingga berdasarkan kategori
pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU
ini adalah cukup baik.
Kesesuaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa dihitung
dengan membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksana-
kan sesuai rencana dengan jumlah paket pengadaan yang dilaksa-
nakan. Dalam hal ini kesesuaian diukur dengan membandingkan
jenis metode pengadaan yang digunakan dalam pelaksanaan
pengadaan dengan jenis metode pengadaan yang direncanakan
dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). Rencana Umum
Pengadaan (RUP) Sekretariat Kabinet berisi paket-paket pengadaan
yang akan dilaksanakan sekaligus jenis metode pengadaannya yang
ditetapkan oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet
selaku Kuasa Pengguna Anggaran Sekretariat Kabinet
Pada akhir tahun 2014, telah dilaksanakan sebanyak 444
paket pengadaan, meliputi 9 paket dilaksanakan melalui Lelang
Umum/Penunjukan Langsung, dan 435 paket dilaksanakan melalui
Pengadaan Langsung, dengan rincian sebagai berikut:
Hal
aman
32
Tabel 3. 10 Rincian Paket Pengadaan
Tahun 2014
No. Periode LU/TL PL
Jumlah Barang Modal Barang Modal
1. TW 1 4 - 90 1 95
2. TW 2 1 1 94 - 96
3. TW 3 - 1 105 1 107
4. TW 4 2 - 134 10 146
Jumlah 7 2 432 12 444
Berdasarkan hasil di atas, secara keseluruhan persentase
jumlah paket pengadaan yang telah dilaksanakan dibandingkan
dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan adalah sebesar
205,56%.
Namun, karena yang dihitung adalah kesesuaian dengan
rencana, maka harus dilihat lebih lanjut apakah paket pengadaan
yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun
sebelumnya, dalam hal pemilihan metode pengadaannya.
Berdasarkan hasil telaah tersebut, dapat dilihat rincian
pengadaan yang sesuai dengan rencana, sebagaimana tabel berikut:
Rincian jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan selama
tahun 2014, dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel. 3.11 Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan
Tahun 2014
Periode Jumlah Rencana
Pengadaan
Pengadaan Yang
Dilaksanakan
Pengadaan Yang Sesuai
Rencana
Realisasi
(%)
TW 1 LU/TL 14
46 4
95 4
51 53,68 PL 32 91 47
TW 2 LU/TL 14
74 2
96 2
42 43,75 PL 60 94 40
Hal
aman
33
Periode Jumlah Rencana
Pengadaan
Pengadaan Yang
Dilaksanakan
Pengadaan Yang Sesuai
Rencana
Realisasi
(%)
TW 3 LU/TL 10
56 1
107 1
37 34,58 PL 46 106 36
TW 4 LU/TL 4
40 2
146 2
76 52,05 PL 36 144 74
Jumlah 216 444 206 46,40
Berdasarkan tabel di atas, realisasi pelaksanaan pengadaan
yang sesuai rencana sebesar 46,40%. Mengingat target yang
ditetapkan adalah 80%, maka capaiannya adalah 58%. Apabila
dibandingkan dengan tahun 2013, terjadi penurunan sebesar 42%.
Hal ini dikarenakan perbedaan metode pengukuran yang dilakukan.
Pada tahun 2013, pengukuran hanya dilakukan dengan
membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan
dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan. Jika
pengukuran tersebut yang digunakan, maka pada tahun 2014
terjadi kenaikan yang cukup signifikan, yaitu sebesar 105,56%.
Namun, pengukuran pada tahun 2014 lebih dititikberatkan
pada paket pengadaan yang sesuai dengan rencana, dalam hal ini
metode pengadaannya, dengan pertimbangan agar dapat lebih
mengukur kinerja Biro Umum, khususnya pengadaan, secara lebih
akurat. Karena banyaknya jumlah paket pengadaan yang
dilaksanakan tidak berbanding lurus dengan perbaikan kinerja.
Dengan metode pengukuran tersebut, dari 444 paket
pengadaan yang dilaksanakan di tahun 2014, ternyata hanya 206
paket yang sesuai rencana atau sebesar 46,40%.
Besarnya persentase pengadaan yang dilaksanakan tidak
sesuai dengan rencana menggambarkan bahwa perlu dilakukan
perbaikan terhadap proses perencanaan pengadaan yang dilakukan,
dengan mempertimbangkan kondisi internal organisasi, maupun
Hal
aman
34
perubahan anggaran yang terjadi pada tahun berjalan. Dengan
memaksimalkan proses perencanaan, diharapkan pelaksanaan
pengadaan di tahun berikutnya akan terlaksana sesuai dengan
rencana.
4. IKU 4 “Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan
laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan
BMN”
Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi
kinerja capaian IKU keempat Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
table berikut:
Tabel 3.12 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 4
Tahun 2014
Indikator Kinerja Target Realisasi %
Capaian
Akurasi laporan BMN
yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban
akan pelaksanaan pengelolaan BMN
100 %
100%
100%
Berdasarkan tabel di atas, capaian IKU 4 dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 83,33%, dengan
capaian sasaran sebesar 83,33%, sehingga berdasarkan kategori
pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU
ini adalah baik.
Akurasi laporan BMN dihitung dengan membandingkan
kesesuaian antara data yang diinput oleh Biro Umum dalam
penyusunan Laporan BMN Anaudited dengan data yang tersaji
dalam Laporan BMN hasil audit BPK (Audited). Berdasarkan
indikator tersebut, tingkat akurasi ditetapkan dengan menghitung
persentase ketidaksesuaian data yang ada dalam Laporan BMN.
Pada tahun 2014, target yang ditetapkan untuk akurasi
sebesar 100%. Penetapan target ini disebabkan penatausahaan
Hal
aman
35
BMN yang tertib, akurat, dan konsisten mutlak diperlukan untuk
menyediakan informasi yang dapat dipercaya tentang posisi
keuangan suatu instansi pemerintah secara keseluruhan. Hasil
penatausahaan BMN nantinya juga dapat digunakan untuk
penyusunan neraca pemerintah pusat setiap tahunnya,
perencanaan kebutuhan pengadaan dan pemeligaraan BMn setiap
tahun, serta pengamanan administrasi BMN. Selain itu, BMN
mempunyai porsi nilai yang cukup besar dalam Neraca Laporan
Keuangan Sekretariat Kabinet, sehingga keakuratan dalam
pelaporan dan pertanggungjawabannya dapat secara signifikan
mempengaruhi pemberian opini Laporan Keuangan oleh BPK.
Laporan BMN yang diukur keakuratannya adalah Laporan
BMN Tahun 2013. Hal tersebut dikarenakan penyusunan dan audit
Laporan BMN Tahun 2013 dilakukan pada tahun 2014.
Laporan BMN merupakan laporan yang mencakup seluruh
aspek BMN yang ditatausahakan dan dikelola oleh Biro Umum
Sekretariat Kabinet selaku Unit Akuntansi Kuasa pengguna Barang
(UAKPB). Laporan ini disusun menggunakan sistem aplikasi sebagi
alat bantu guna mempermudah dalam melakukan Penatausahaan
BMN.
Laporan BMN terdiri atas:
a) Neraca;
b) Laporan Barang Persediaan;
c) Laporan Aset Tetap (Intrakomptabel, Ekstrakompatbel, dan
Gabungan);
d) Laporan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP);
e) Laporan Aset Tak Berwujud;
f) Laporan Barang Bersejarah;
g) Laporan Kondisi Barang;
h) Laporan Penyusutan;
i) Laporan Barang Hilang yang Telah Diusulkan Penghapusanya
kepada Pengelola Barang;
Hal
aman
36
j) Laporan Barang Rusak Berat yang telah Diusulkan
Penghapusannya kepada Pengelola Barang;
k) Laporan Barang Bantuan Pemerintah yang Belum Ditetapkan
Statusnya (BPYBDS);
l) Catatan atas Laporan Barang Milik Negara;
m) Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) internal SAK-SIMAK pada
UAKPB;
n) Laporan PNBP yang terkait Pengelolaan BMN;
o) Arsip Data Komputer (ADK).
Prosedur penyusunan Laporan BMN berawal dari input yang
berupa dokumen sumber, yang diperoleh melalui entry data.
Dokumen sumber yang dimaksud adalah:
a) Untuk transaksi Saldo Awal, dokumen sumber yang diperlukan
meliputi catatan dan/atau Laporan BMN periode sebelumnya
dan apabila diperlukan dapat dilakukan inventarisasi.
b) Untuk transaksi perolehan/pengembangan/penghapusan,
dokumen sumber yang diperlukan meliputi Berita Acara Serah
Terima BMN, Bukti Kepemilikan BMN, Dokumen pengadaan
dan/atau pemeliharaan BMN (Surat Perintah Membayar
(SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), Faktur Pembelian,
Kuitansi, Surat keterangan Penyelesaian Pembangunan, Surat
Perintah Kerja (SPK), dan Surat Perjanjian/Kontrak), Surat
Keputusan Penghapusan, dokumen pengelolaan BMN, serta
dokumen lain yang sah.
Adapun rincian data yang dimasukkan serta kesalahan yang
terjadi dalam laporan BMN Tahun 2013, adalah sebagai berikut:
Hal
aman
37
Tabel 3.13 Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013
No. Uraian
Jumlah Input
(Anaudited)
(Rp)
Jumlah hasil
audit (Audited)
(Rp)
Kesesuaian
Ya Tidak
1. Saldo Awal 5.708.737.996 5.708.737.996 v
2. Mutasi Masuk
a. Persediaan 0 14.364.003.345 v
b. Peralatan dan
Mesin
8.984.892.354 8.984.892.354 v
c. Aset tetap
dalam Renovasi
0 0
d. Aset Lainnya 465.388.600 465.388.600 v
e. Aset Tetap
Lainnya
77.582.020 77.582.020 v
f. Alih Status 44.505.723.231 44.505.723.231 v
3. Mutasi Keluar
a. Persediaan 1.233.158.213 15.051.248.558 v
b. Peralatan dan
Mesin
o 0 v
c. Aset tetap
dalam Renovas
o 0 v
d. Aset Lainnya o v
e. Aset Tetap
Lainnya
o v
Setelah dicermati lebih mendalam, kesalahan terjadi pada
penginputan Mutasi Barang Persediaan, baik yang masuk maupun
yang keluar. Sedangkan di mutasi lainnya tidak ada kesalahan
penginputan yang terjadi. Berdasarkan hal tersebut, dari target
akurasi sebesar 100%, dapat dicapai realisasi sebesar 83,33%. hal
itu dikarenakan dari 12 jenis data yang diinput, jumlah kesalahan
Hal
aman
38
data sebanyak 2 jenis yang artinya persentase tingkat kesalahan
dalam Laporan BMN sebesar 16,67%.
Terjadinya kesalahan dalam pemasukkan data di Laporan
BMN, disebabkan karena:
1. Pada awal penyusunan laporan, nilai mutasi Barang Persediaan
sebesar Rp.14.364.003.345,- tidak dicantumkan karena saldo
mutasi tersebut 0 (nol), yang artinya semua barang yang masuk
telah dikeluarkan seluruhnya. Namun, berdasarkan hasil audit
BPK, walaupun mutasi habis, harus tetap dimasukkan nilainya
dalam Laporan BMN yang disusun. Oleh karena itu, dalam
Laporan BMN Audited terdapat perubahan nilai mutasi masuk
Barang Persediaan berdasarkan Pembelian sebesar
Rp.14.364.003.345,-, dan nilai mutasi keluar barang Persediaan
sebesar Rp. 15.051.248.558,-.
2. Selain itu, ternyata berdasarkan opname fisik BPK di kantor Staf
Khusus Presiden, masih terdapat buku cetakan yang belum
dibagikan kepada masyarakat senilai Rp.545.913.000,-.
Berdasarkan pencatatan, barang tersebut sudah dikeluarkan
nilainya, tetapi karena barang tersebut belum dibagikan, BPK
menganggap barang tersebut masih ada di gudang. Oleh karena
itu, dalam Laporan BMN Audited, terdapat penambahan saldo
akhir Barang Persediaan dari Rp.1199.382.402,- menjadi
Rp.1.745.295.402,-.
Hasil capaian IKU 4 ini tidak dapat dibandingkan dengan
tahun-tahun sebelumnya, karena IKU ini baru ada di tahun 2014.
Pada prinsipnya akurasi Laporan BMN dapat ditinjau dari beberapa
indikator, tetapi untuk tahun ini, hanya satu indikator yang dipakai
yaitu kesesuaian antara data yang diinput (dalam artian jumlah
nilai barang), dengan data hasil audit BPK (berdasarkan hasil
opname fisik). Namun, di tahun-tahun mendatang akan terus
diupayakan perbaikan-perbaikan agar capaian sasaran untuk
akurasi Laporan BMN menjadi semakin tinggi karena semakin kecil
Hal
aman
39
tingkat kesalahannya, sehingga kinerja yang dilakukan semakin
baik dan akuntabel.
5. IKU 5 ” Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi
keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan
perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya”
Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi
kinerja capaian IKU kelima Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
table berikut:
Tabel 3.14 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 5
Tahun 2014
Indikator Kinerja Target Realisasi %
Capaian
Tingkat kepuasanlayanan teknis dan administrasi keprotokoleran,
kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat
perlengkapan kantor dan barang lainnya
75 %
78,18%
104,24%
Berdasarkan tabel di atas, capaian IKU 5 dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 78,18%, dengan
capaian sasaran sebesar 104,4%, sehingga berdasarkan kategori
pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU
ini adalah memuaskan.
Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan
terhadap pelayanan Biro Umum diperlukan penilaian mandiri (self
assessment) dengan maksud untuk memberikan masukan sebagai
upaya peningkatan kinerja pelayanan Biro Umum.
Adapun penetapan target untuk indikator ini memang belum
bisa ditetapkan secara optimal, karena, selain merupakan indikator
yang baru ada di tahun 2014, juga masig memerlukan atau mencari
mekanisme serta standar pengukuran yang tepat atau sebaiknya
digunakan.
Hal
aman
40
Sehubungan dengan hal itu, penetapan target terkait dengan
indikator kepuasan ditetapkan sebesar 75%, dengan asumsi bahwa
masih banyak perbaikan yang perlu dilakukan oleh Biro Umum
dalam memberikan pelayanan.
Pengukuran tingkat kepuasan stakeholder terhadap layanan
Biro Umum dilakukan dalam 2 (dua) bagian. Untuk layanan
keprotokolan, pengukuran dilakukan kepada Sekretaris Kabinet,
yang dalam hal ini diwakili oleh Ibu (Istri Sekretaris Kabinet).
Sedangkan untuk layanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan
dilakukan kepada unit kerja Eselon I, dan Eselon II di lingkungan
Sekretariat Kabinet.
Survei yang dilakukan dengan memberikan 12 (dua belas)
pertanyaan yang berkaitan dengan tingkat kepuasan stakeholder
mengenai layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Survei tingkat
kepuasan ini mengacu pada pemberian layanan yang berkualitas,
yaitu:
1. Prosedur pelayanan.
2. Persyaratan Pelayanan.
3. Kejelasan petugas pelayanan.
4. Kedisiplinan petugas pelayanan.
5. Tanggung jawab petugas pelayanan.
6. Kemampuan petugas pelayanan.
7. Kecepatan pelayanan.
8. Keadilan mendapatkan pelayanan.
9. Kesopanan dan keramahan petugas.
10. Kepastian jadwal pelayanan.
11. Kenyamanan lingkungan.
12. Keamanan pelayanan
Pengukuran tingkat kepuasan dilakukan dalam 5 (lima)
kriteria, yaitu untuk kategori tidak puas diberi nilai persepsi 1,
kurang puas diberi nilai persepsi 2, puas diberi nilai persepsi 3,
sangat puas diberi nilai 4, dan sangat puas sekali diberi nilai
persepsi 5.
Hal
aman
41
Dari 134 (seratus tiga puluh empat) kuesioner yang
disebarkan, yang kembali sebanyak 62 (enam puluh dua) kuesioner.
Banyaknya kuesioner yang tidak kembali dikarenakan, para
responden, khususnya dari Staf Khusus Presiden, dan Utusan
Khusus Presiden, telah habis masa tugasnya sebelum kuesioner
disebarkan, sehingga hanya sebagian kecil yang dapat mengisi
kuesioner.
Berikut adalah responden dari kuesioner kepuasan pimpinan
dan unit kerja di lingkungan sekretariat kabinet terhadap pelayanan
Biro Umum dengan hasil survei sebagai berikut:
1. Bagaimana tingkat kepuasan Saudara terkait dengan
kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh Bagian
Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang
Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan
dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali 8%
Sangat Puas 34%
Puas 52%
Kurang Puas 5%
Tidak Puas 1%
2. Kesamaan persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanannya
yang diberikan oleh Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan
dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan
8%
34%
52%
5% 1%
Prosedur Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
42
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan),
Biro Umum?
Sangat Puas Sekali 6%
Sangat Puas 32%
Puas 54%
Kurang Puas 5%
Tidak Puas 3%
3. Kejelasan dan kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga
(Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan
Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian
Gedung dan Bangunan), Biro Umum yang memberikan
pelayanan?
Sangat Puas Sekali 8%
Sangat Puas 26%
Puas 51%
Kurang Puas 11%
Tidak Puas 4%
6%
32%
54%
5% 3%
Persyaratan Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
43
4. Kedisiplinan staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian
Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian
Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung
dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali 4%
Sangat Puas 25%
Puas 57%
Kurang Puas 11%
Tidak Puas 3%
5. Tanggungjawab staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian
Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian
Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung
dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali 9%
Sangat Puas 31%
8%
26%
51%
11%
4%
Kejelasan Petugas Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
4%
25%
57%
11%
3%
Kedisiplinan Petugas Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
44
Puas 57%
Kurang Puas 3%
Tidak Puas 0%
6. Kemampuan staf Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan
dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan),
Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali 3%
Sangat Puas 31%
Puas 63%
Kurang Puas 3%
Tidak Puas 0%
7. Kecepatan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah
Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik
Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan
Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
9%
31%
57%
3% 0%
Tanggungjawab Petugas Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
3%
31%
63%
3% 0%
Kemampuan Petugas Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
45
Sangat Puas Sekali 5%
Sangat Puas 26%
Puas 41%
Kurang Puas 25%
Tidak Puas 3%
8. Keadilan untuk mendapatkan pelayanan dari Bagian Rumah
Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik
Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan
Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali 3%
Sangat Puas 28%
Puas 57%
Kurang Puas 11%
Tidak Puas 1%
5%
26%
41%
25%
3%
Kecepatan Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
3%
28%
57%
11%
1%
Keadilan Mendapatkan Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
46
9. Kesopanan dan keramahan staf pada Bagian Rumah Tangga
(Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan
Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian
Gedung dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan
pelayanan?
Sangat Puas Sekali 14%
Sangat Puas 26%
Puas 52%
Kurang Puas 6%
Tidak Puas 2%
10. Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu pelayanan yang
dilakukan Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan
Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan),
Biro Umum?
Sangat Puas Sekali 4%
Sangat Puas 25%
Puas 54%
Kurang Puas 14%
Tidak Puas 3%
14%
26%
52%
6% 2%
Kesopanan dan Keramahan Petugas Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
47
11. Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan khususnya pada
Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian
Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian
Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro
Umum?
Sangat Puas Sekali 6%
Sangat Puas 18%
Puas 65%
Kurang Puas 11%
Tidak Puas 0%
12. Keamanan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah
Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik
Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan
Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
4%
25%
54%
14%
3%
Kepastian Jadwal Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
6%
18%
65%
11%
0%
Kenyamanan Lingkungan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
48
Sangat Puas Sekali 6%
Sangat Puas 26%
Puas 65%
Kurang Puas 3%
Tidak Puas 0%
Pada survei tahun 2014, capaian tertinggi diperoleh dari
aspek “Kenyamanan lingkungan” dan “Kenyamanan pelayanan”.
Kedua aspek tersebut mendapatkan jumlah yang sama yaitu 65%
responden dengan menjawab puas.
Adapun hal yang perlu mendapat perhatian dan perbaikan
adalah terkait “Kecepatan pelayanan”, yang dirasakan oleh para
responden masih kurang cepat dimana terhadap pertanyaan ini
responden menjawab puas sebesar (41%). Sedangkan terkait dengan
pertanyaan mengenai “Kejelasan petugas pelayanan”, responden
menjawab puas sebesar 51%, yang artinya pentingnya kejelasan dan
kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan
Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro
Umum yang memberikan pelayanan atas kebutuhan unit kerja.
Selanjutnya terkait pertanyaan menyangkut “Prosedur Pelayanan”,
hasilnya sebanyak (52%) responden menjawab puas bahwa
pentingnya kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh
Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang
6%
26%
65%
3% 0%
Kenyamanan Pelayanan
Sangat Puas Sekali
Sangat Puas
Puas
Kurang Puas
Tidak Puas
Hal
aman
49
Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan
Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum.
Untuk memperoleh hasil penghitungan akhir, setiap jawaban
dari responden diberi bobot nilai sesuai dengan kategori jawaban,
kemudian dilakukan pengolahan data dengan mengacu pada
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
KEP/25/M.PAN/2/2004 mengenai Pedoman Umum Penyusunan
Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi
pemerintah, dengan beberapa penyesuaian.
Dari hasil perhitungan tersebut atas, dapat jua disimpulkan
bahwa kepuasan unit kerja terhadap pelayanan Biro Umum sebesar
78,875%. Tingkat kepuasan tersebut melebihi target yang
ditetapkan yaitu 75%, dengan capaian sebesar 104, 25%. Namun,
walaupun tingkat kepuasan tersebut telah melebihi target yang
ditentukan, bukan berarti tidak ada kritik, masukan, atau saran
dari pengguna layanan terhadap kinerja Biro Umum. Kritik,
masukan, dan saran tersebut, antara lain:
1. Perlu dilakukan pengecekan dan pembuatan daftar kebutuhan
setiap bulan untuk memastikan perlengkapan atau peralatan
kantor tersedia.
2. Agar pelayanan yang diberikan selama ini dapat ditingkatkan.
Perlu dilakukan evaluasi ke setiap unit kerja terhadap kelayakan
barang - barang yang masih atau tidak dapat dipakai dan
diinventarisir untuk segera penggantiannya. Contohnya:
melakukan inventarisir perangkat komputer untuk kemudian
dilakukan peremajaan kembali, mengingat banyak perangkat
komputer yang berusia hampir 10 tahun. Kemudian dilakukan
pemeriksaan "berkala secara rutin" terhadap perangkat
komputer yang ada, dapat secara triwulan; Melakukan perbaikan
dan pemeliharaan AC secara berkala, sehingga memberikan
kenyamanan dalam bekerja.
Hal
aman
50
3. Perlu peningkatan pelayanan dan peningkatan kemampuan
Sumber Daya Manusia.
C. Akuntabilitas Keuangan
Akuntabilitas keuangan merupakan pertanggungjawaban lembaga
publik untuk menggunakan dana publik secara ekonomis, efisien dan
efektif, tidak ada pemborosan dan kebocoran dana, serta korupsi. Oleh
karena itu, fokus pengukuran pada fungsi dan kegiatan pada suatu unit
organisasi dimana setiap kegiatan yang ada harus dapat diukur
kinerjanya dan setiap penggunaan anggaran untuk membiayai kegiatan
tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan.
Gambaran umum tentang realisasi anggaran dan kinerja
Sekretariat Kabinet tahun 2013 dapat dijelaskan dalam tabel sebagai
berikut:
Tabel 3.15 Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014
Sasaran Pagu Realisasi
%
Terwujudnya peningkatan kualitas
dukungan pelayanan teknis dan
administrasi di bidang
ketatausahaan dan keprotokoleran,
Pengadaan barang dan jasa,
pemeliharaan, dan kerumah-
tanggaan kepada Sekretaris
Kabinet dan unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Kabinet
19.952.984.000
17.596.592.839
88,19
Pada awal tahun 2014, Biro Umum mendapatkan alokasi
anggaran sebesar Rp.23.203.632.000,-, tetapi anggaran yang
dipergunakan untuk mencapai sasaran hanya sebesar
Rp.19.952.984.000,-, dengan realisasi di akhir tahun sebesar
Rp.17.596.592.839,-. Belum optimalnya realisasi anggaran, yaitu hanya
88,19% dikarenakan masih kurang matangnya perencanaan anggaran,
sehingga pada saat pelaksanaan angaran sering terjadi revisi anggaran,
Hal
aman
51
bahkan ada anggaran yang pada akhirnya tidak dipergunakan, karena
tidak sesuai kebutuhan.
Untuk mengatasi hal ini, perlu dilakukan upaya-upaya perbaikan,
khususnya dalam merencanakan anggaran kegiatan agar pada saat
pelaksanaannya semua dapat terealisasi dengan baik.
Hal
aman
13
BAB IV PENUTUP
Hal
aman
52
eberhasilan dalam pencapaian tugas dan fungsi oleh setiap
instansi pemerintah merupakan suatu tuntutan yang harus
dipenuhi. Untuk memperoleh gambaran keberhasilan tersebut,
setiap instansi pemerintah diwajibkan menyiapkan, menyusun, dan
menginformasikan capaian kinerjanya secara tertulis dalam bentuk LAKIP
sesuai Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999. Laporan akuntabilitas
kinerja secara tepat dan terukur dalam bentuk LAKIP diperlukan agar
capaian kinerja suatu instansi pemerintah dapat tercermin secara jelas.
Laporan Akuntabilitas Kinerja pada hakekatnya dimaksudkan untuk
menjawab atau menerangkan mengenai kinerja suatu instansi pemerintah
dan tindakan pimpinan organisasi kepada pihak yang memiliki kewenangan
untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban. Akuntabilitas kinerja
merupakan pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan suatu
instansi pemerintah atas pelaksanaan tujuan dan sasaran organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam kaitan tersebut, Biro Umum menyusun LAKIP Tahun 2014
yang sekaligus merupakan bentuk pertanggungjawaban dari pelaksanaan
program dan kegiatan selama kurun waktu Tahun 2014.
LAKIP ini diharapkan dapat menjadi informasi mengenai kinerja Biro
Umum sekaligus menjadi bahan masukan bagi peningkatan akuntabilitas
kinerja pada masa yang akan datang. Peningkatan kinerja ini diperlukan
agar Biro Umum dapat lebih meningkatkan tugas dan fungsinya dalam
rangka berperan memberikan dukungan teknis dan administrasi di bidang
ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumah-
tanggaan, dan pemeliharaan.
Rekomendasi bagi Perbaikan Kinerja
Dalam melaksanakan tujuan, program, sasaran, dan kegiatan
berdasarkan RKT Biro Umum Tahun 2014, Biro Umum menghadapi
beberapa permasalahan/kendala. Kendala-kendala tersebut perlu diatasi
pada Tahun 2015. Rencana untuk mengatasi akan mempertimbangkan
K
Hal
aman
53
juga arah kebijakan dan strategi dalam Renstra Sekretariat Kabinet 2015-
2019 dan Renstra Biro Umum 2015-2019 yang akan disusun. Rencana
tersebut tidak dapat dilakukan oleh Biro Umum sendiri, tapi juga
membutuhkan dukungan dan kooordinasi dengan unit-unit kerja di
Lingkungan Sekretariat Kabinet (Biro Kepegawaian, Organisasi, dan Tata
Laksana, Biro Perencanaan dan Keuangan, serta unit-unit kerja lain).
Upaya-upaya tersebut perlu direncanakan dan diimplementasikan secara
terkoordinasi dan harmonis agar berhasil.
A. Pengaruh Kinerja
Pada Tahun 2014 upaya Biro Umum dalam mewujudkan
Sasaran Strategis Pertama dipengaruhi, antara lain oleh:
1. Komitmen Biro Umum dalam meningkatkan kualitas kinerja
melalui penyempurnaan visi, misi, sasaran strategis, kebijakan,
program, kegiatan, indikator kerja, dan IKU dalam kurun
waktu 2011-2014 sesuai penyempurnaan Renstra dan RKT, PK,
IKU Deputi Bidang Administrasi dan Sekretariat Kabinet.
2. Penyusunan Standar Pelayanan Internal di lingkungan Biro
Umum yang akan menetapkan pedoman untuk pemenuhan
dukungan layanan teknis dan administrasi bidang
ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa,
kerumahtanggaan, dan pemeliharaan.
Adapun kondisi dan dan situasi yang berpengaruh pada
Sasaran Strategis adalah sebagai berikut:
1. Peran dan posisi Biro Umum dalam pemberian dukungan
layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan
keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumahtanggaan,
dan pemeliharaan
2. Meningkatnya peran Sekretariat Kabinet sebagai Kabinet
Manajemen sehingga berpengaruh pada meningkatnya
kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas dan fungsi.
Hal
aman
54
B. Kendala
Meskipun capaian kinerja telah melampaui target yang
ditetapkan, namun dalam pengukuran tingkat capaian sasaran
strategis masih ditemui kendala umum, yaitu, antara lain:
1. Terkait dengan sumber daya manusia, program peningkatan
kualitas sumber daya manusia (capacity building) belum
optimal, demikian juga dari sisi kuantitas perlu penambahan
pegawai, baik staf maupun pegawai administrasi.
2. Belum adanya Standar Pelayanan sehingga berpengaruh
terhadap pemberian layanan kepada unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Kabinet.
3. Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana
penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi belum optimal.
C. Upaya Mengatasi Kendala
1. Sosialisasi Renstra, RKT, PK dan IKU Sekretariat Kabinet,
Deputi Bidang Administrasi dan Biro pada pejabat dan pegawai
di lingkungan Biro Umum.
2. Peningkatan kualitas (capacity building) dan kuantitas sumber
daya manusia.
3. Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasanana
penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi.
4. Pengelolaan anggaran berbasis kinerja
Top Related