La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec
CEGO
3 avril 2014
Yannick Roy Direction du soutien aux opérations
Conseiller stratégique
Équipe de la transformation de la formation
La formation à la tâche (Normes et systèmes)
Direction du soutien aux opérations (DSO)2 lignes d’affaires principales
La rédaction des aides à la tâche
Renseignements
Régime de Rentes
Soutien aux enfants
Autres clientèles
Direction du soutien aux opérations (DSO)Ses clients
1090 jours de formation
294 diffusions
1522 apprenants
539 personnes
12 700 pages d’aide à la tâche
3800 m.à.j. par année
(30 %)
http://www.chaostoorder.com/wp-content/uploads/2011/03/IMG_84561.jpg
Ça fonctionnait mais… on devait tout de même se transformer
Mouvements de personnel
(effet domino)
Besoins de formation
Transformation des formations
Clientèleexterne+
Ressources restreintes+
Ça fonctionnait mais… on en profite pour améliorer
•Indicateurs de gestion•Processus et outils •Communication interne-externe •Collaboration avec nos clients•Planification •Encadrement des activités
Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013
• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)
- Mise à jour des outils d’aide à la tâche
- Analyse des tâches et des besoins
- Conception pédagogique
- Sélection des contenus
Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013
• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)
- Flexibilité organisationnelle
- Efficacité et efficience
-25 % - Durées
- Satisfaction des clients
Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013
• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)
Flexibilité organisationnelle
Efficacité et efficience62
diffusions depuis 2010
Économies
1175 j-p. (participants)
300 j-p. (diffusion)
-25 % - Durées
Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013
• Des façons de faire transformées – Processus révisés – Outils de gestion plus performants – Outils de travail plus efficaces
1
La démarche en 3 étapes
Un plan réaliste
2Une équipe de transformation
3Transformer en setransformant
1
La démarche en 3 étapes
Un plan réaliste
2Une équipe de transformation
3Transformer en setransformant
Faire un état de situation réaliste
De décisionDe coordination
De travailOutils de travail
Ressources Produits
Processus
MatériellesHumaines
Ges
tion
Prod
uctio
n
Relations avec les clients
Internes Externes
1aProcessus
Se donner une vision1b
• Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs
Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager
Se donner une vision1b
• Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs
Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager
Comprendre
Employés
Interne/ Externe Interne
Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience
Ma
nd
ats
Te
mp
s/ M
oy
en
s
Développement
· Compétences· Connaissances
Performance
· Planification - indicateurs de gestion
· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise
· Partage de responsabilités
Excellence
· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision
(Re) Devenir (Rester) un Leader
Échanges d’informations
Communication
· Interne (DSO)· Externe (VPSC)
Comprendre
Employés
Interne/ Externe Interne
Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience
Ma
nd
ats
Te
mp
s/ M
oy
en
s
Développement
· Compétences· Connaissances
Performance
· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités
Excellence
· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision
(Re) Devenir (Rester) un Leader
Échanges d’informations
Communication
· Interne (DSO)· Externe (VPSC)
Développement
· Compétences· Connaissances· Talents
Comprendre
Employés
Interne/ Externe Interne
Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience
Manda
tsTem
ps/ Mo
yens
Développement
· Compétences· Connaissances
Performance
· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités
Excellence
· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision
(Re) Devenir (Rester) un Leader
Échanges d’informations
Communication
· Interne (DSO)· Externe (VPSC)
Comprendre
Employés
Interne/ Externe Interne
Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience
Manda
tsTem
ps/ Mo
yens
Développement
· Compétences· Connaissances
Performance
· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités
Excellence
· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision
(Re) Devenir (Rester) un Leader
Échanges d’informations
Communication
· Interne (DSO)· Externe (VPSC)
Rétention/ Mobilisation/ DéfisComprendre
Employés
Interne/ Externe Interne
Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience
Mandats
Temps/ Moye
ns
Développement
· Compétences· Connaissances
Performance
· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités
Excellence
· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision
(Re) Devenir (Rester) un Leader
Échanges d’informations
Communication
· Interne (DSO)· Externe (VPSC)
Accompagn
er Soutenir
Comprendre
Employés
Excellence
· Vision/ Leadership· Meilleures pratiques· Évolution
Interne/ Externe
Performance
· Planification - Indicateurs de gestion· Offre de services - Formation/ aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités
Créer le mouvement 1c
• Appui de la haute direction• Appui de la gestion• Appui des clients
Se donner le temps, les moyens etles mandats
Planifier, s’adapter, avancer 1d
• Accepter que la planification soit vivante et active
• Choisir les projets:– Critères de sélection appropriés– Opportunités
• Se mettre en action rapidement
1
Notre démarche en 3 étapes
Un plan réaliste
2 Une équipe de transformation
3 Transformer en setransformant
Équipe permanente2a
Chargée de projet
Conseillers pédagogiques
Intégrateur multimédia
Conseillers soutien à la tâche
Conseiller stratégique
Équipes projets2b
Chargée de projet
Conseillers pédagogiques
Intégrateur multimédia
Conseillers soutien à la tâche
Conseiller stratégique
Formateur à la tâche
Formateur normes
Rédacteur
Expert contenu
Décideur client
Équipes projets2b
Chargée de projet
Conseillers pédagogiques
Intégrateur multimédia
Conseillers soutien à la tâche
Conseiller stratégique
Formateur à la tâche
Formateur normes
Rédacteur
Expert contenu
Décideur client
L’équipe de transformation 20132
Chargée de projet
Conseillers pédagogiques
Intégrateur multimédia
Conseillers soutien à la tâche
Conseiller stratégique
Formateur à la tâche
Formateur normes
Rédacteur
Expert contenu
Décideur client
1
Notre démarche en 3 étapes
Un plan réaliste
2 Une équipe de transformation
3 Transformer en setransformant
Notre démarche en 3 étapes
3 Transformer en setransformant
Une équipe de transformation
1 Un plan réaliste
2- Façons de faire
1- Formation
2
Se donner des principes de travail 3.1a
• Concrétiser la vision dans les projets
• Orienter les stratégies
• Encadrer le développement
• Concrétiser la vision
• Orienter les stratégies
• Encadrer le développement
Se donner des principes de travail 3.1a
• Analyser et utiliser les tâches comme base du contenu
• Impliquer les ressources client dans nos travaux
• Réviser les aides à la tâche avant la conception
• Mettre les apprenants en action en favorisant le traitement de cas réels
Se donner un processus de travail 3.1b
• Expliquer les étapes de travail
• Définir les rôles et responsabilités
• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients
• Expliquer comment le travail sera fait
• Définir les rôles et responsabilités
• Expliquer les efforts et les durées
Se donner un processus de travail 3.1b
Découpage pédagogique
Découpage
pédagogique/Devis
Conception
Matériel et outils de formation
Planification
Planificationintégrée
Stratégie Logistique
Diffusion
Bilan
Bilan de formation
Analyse
Recommandations
Stratégie de formation
Participants
• Expliquer les étapes de travail
• Définir les rôles et responsabilités
• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients
Se donner un processus de travail 3.1b
• Expliquer les étapes de travail
• Définir les rôles et responsabilités
• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients
Se donner un processus de travail 3.1b
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser les principes de travail
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Processus de tâche
Ateliers d’identification des tâches et procédures
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Fichier d’analyse des procédures
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Fichier d’analyse des procédures
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Fichier d’analyse des procédures
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Ratios utilisés (rédaction AO)
Modification simple
Modification complexeNouvelle simple
Nouvelle complexe
1 j-p.
1,5 j-p.
2,5 j-p.
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Ratios utilisés (formation)
Analyse et recommandation
20 à 50 j-p. Conception pédagogique
De 13 à 20 / 1**Concepteur expert de contenu
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
Se donner des outils de travail 3.1c
• Encadrer la production
• Assurer une uniformité entre les projets
• Concrétiser vos principes de travail
La technologie, un moyen et non une fin 3.1d
Besoins = moyens • Formation en salle• Classe virtuelle• Elearning• Capsule de formation• Etc.
Notre démarche en 3 étapes
3 Transformer en setransformant
Une équipe de transformation
1 Un plan réaliste
2
2- Façons de faire
1- Formation
Profiter du momentum
• Profiter de l’élan créé par la transformation des formations pour transformer les façons de faire– Processus– Outils de gestion– Outils de travail
• Planifier des rencontres de travail
3.2a
Mandats en fonction des besoins
Donner des mandats en parallèle des projets de transformation • Concevoir un lexique pédagogique • Élaborer des processus et outils de
travail • Tester des idées ou des solutions• Etc.
3.2b
1 2 3
Donc quand vous aurez à vous transformer
Plan
État de situation
Vision
Appuis
Mandats
Moyens
Équipe
Permanente
De projets
Transformer²
Principes
Processus
Outils
Mandats en
Formations
Merci
? !
Annexe 1 Étapes et intervenants
Étapes Intervenants - DSO Intervenants - Client1. Analyse et recommandations
a. Analyse préliminaire (tâche et le contexte)
Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »
Formateur « normes »RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Gestionnaire clientExpert de contenu clientIntervenant de la DÉPA
b. Analyse des procédures
Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »RédacteurÉquipe d’expertise
Expert de contenu client
c. Hypothèse de réflexions
Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »Formateur « normes »
Gestionnaire clientExpert de contenu client
d. Stratégie de formation Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »Formateur « normes »RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Expert de contenu clientIntervenant de la DÉPA
2. Découpage pédagogique Conseiller pédagogiqueFormateurs « systèmes » et « normes »
Annexe 1 Étapes et intervenants
Étapes Intervenants – DSO Intervenants - Client3. Conception
a. Aides à la tâche RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Expert de contenu client
b. Formation Conseiller pédagogiqueFormateurs « systèmes » et « normes »Chefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Expert de contenu client
4. Planification Gestionnaires et chefs d’équipe de la formationResponsable de la planification
Gestionnaire client
5. Diffusion Conseiller pédagogiqueFormateursChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Expert de contenu client (mandats à définir à la phase d’analyse)
6. Bilan Conseiller pédagogiqueFormateursRédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées
Gestionnaire clientExpert de contenu
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