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La gestione del protocollo informaticoClassificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti
Seminario ANAI-ASL RMF Civitavecchia
Bracciano, Ospedale Padre Pio
13 giugno 2011
Silvia Trani
Parte del materiale didattico a cura della Prof.ssa Mariella Guercio
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Temi (1)
I. Il sistema documentario: ruolo e nuova centralità
- definizioni e riflessioni generali
II. I requisiti archivistici: funzioni, regole e strumenti
della gestione documentale
- le fasi della gestione documentale: attività e strumenti
-la valutazione, la selezione, la conservazione e lo scarto
- gli obblighi secondo il Codice dei beni culturali e del
paesaggio (dlgs 42/2004 e successive modifiche)
- il trasferimento e il versamento
- il piano di conservazione
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Temi (2)
III. I requisiti organizzativi: strutture, ruoli e
responsabilità
- il Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei
flussi documentali e degli archivi
- il responsabile del Servizio
IV. Accesso, consultabilità e tutela della riservatezza e
della privacy
- il quadro normativo
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Temi (3)
V. Il manuale di conservazione
- riflessioni introduttive: ruolo e funzione del manuale di
gestione
- riferimenti normativi
- linee guida per la stesura
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I
Il sistema documentario:
ruolo e nuova centralità
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Definizioni e riflessioni generali (1)
sistema documentario
profilo fisico/oggettivo (corpus documentario funzionalmente strutturato e organizzato che un soggetto
produce/acquisisce nell’esercizio delle sue funzioni)
e profilo logico/organizzativo (regole, procedure e strumenti per la produzione, gestione e conservazione del
corpus documentario)
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Definizioni e riflessioni generali (2)
componente essenziale del sistema informativo dell’ente
per il supporto ai processi decisionali
per la “testimonianza” delle attività svolte
per la conservazione e valorizzazione del patrimonio di informazioni e suo uso avanzato (grazie alle nuove
tecnologie)
fini amministrativi e di trasparenza
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Definizioni e riflessioni generali (3)
ed ancora componente essenziale della “memoria” della
collettività (obblighi conservativi dell’ente)
fini di ricerca
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Definizioni e riflessioni generali (4)
gestione documentale
funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto
una struttura organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-
documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza
amministrativa
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Definizioni e riflessioni generali (5)
gestione documentale e conseguenze teoriche-concettuali
1. “autonomia” della gestione documentale
� comunità scientifica internazionale (dottrina anglosassone):
separazione record management dall’archivio
� comunità scientifica nazionale: spostamento della funzione
archivistica dalla fase conservativa a quella gestionale
(necessità di intervento anche al momento della creazione
dei documenti, coerentemente con la concezione unitaria
dell’archivio come complesso organico)
11
Definizioni e riflessioni generali (6)
2. ampliamento e ripensamento dei confini e ruoli
disciplinari
� nuova interpretazione dell’archivio come componente del più
ampio sistema documentario (insieme dei documenti prodotti /
acquisiti e complesso di principi, regole e strumenti di governo)
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Definizioni e riflessioni generali (7)
3. novità/specificità delle attuali riflessioni teoriche
�tentativo di descrivere analiticamente il contesto di
produzione e gestione dei documenti
�di formalizzarlo in modelli capaci di rappresentare i principi,
regole e strumenti che sovrintendono alla gestione documentale
(anche a seguito dell’impatto delle nuove tecnologie che hanno
comportato un’accelerazione nell’evoluzione delle forme
organizzative e nella razionalizzazione processi di lavoro)
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Definizioni e riflessioni generali (8)
la funzione documentaria come strumento di innovazione per l’amministrazione “digitale”
1. introduzione diffusa di ICT implica in ogni settore una continua revisione dell’esistente in termini di:
�superamento di criticità tradizionali, ma anche di quelle indotte dall’innovazione sfruttamento di potenzialità
� valutazione della specificità e complessità degli oggetti su cui si interviene
2. necessità di comprendere in cosa consista l’amministrazione “digitale”e quanto si prestino i sistemi documentari a sostenerla senza indebolire le proprie originarie funzioni di certezza
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Definizioni e riflessioni generali (9)
le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
1. interventi ripetuti del legislatore nella definizione di
principi, strumenti e regole finalizzati a coniugare la qualità delle
trasformazioni con l’efficienza, la trasparenza e un utilizzo facile
degli strumenti che le tecnologie ci rendono disponibili
2. i sistemi documentari sono sempre stati al centro della
normativa, ma assai poco al centro degli investimenti
pubblici e della ricerca a livello di mercato
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Definizioni e riflessioni generali (10)
3. efficacia delle disposizioni insoddisfacente per
�incapacità di sostenere il processo di regolamentazione con
interventi di guida operativa
�valutazione limitativa, molto “tradizionale” (certamente non
sostenuta da una dimensione interdisciplinare) e semplificata
delle stesse potenzialità dell’innovazione tecnologica in termini
di miglioramento dei processi, di integrazione delle informazioni
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Definizioni e riflessioni generali (11)
4. continue trasformazioni normative sono segno della difficoltà di far decollare, progettare e realizzare concretamente e con successo i processi di innovazione legati ai programmi di e-government (progettato il futuro con i limiti e i difetti del presente; pianificati interventi minimali)
5. organizzazioni pubbliche hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza i processi di innovazione per
�mancanza di risorse
�cautela
�ostilità all’innovazione
�insufficiente comprensione delle potenzialità
�consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere
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Definizioni e riflessioni generali (12)
insuccessi dei progetti
1. sopravvalutazione delle soluzioni tecnologiche e di una
regolamentazione tecnica dettagliata che non si sono tradotte in
soluzioni qualificate e innovative
2. rallentamento dei processi formativi e delle attività di
ricerca, (necessità di formazione continua e di sviluppo di
strumenti di gestione documentaria avanzati)
18
Definizioni e riflessioni generali (13)
3. rinuncia con il CAD a sostenere un quadro normativo
unitario che tenga conto di una produzione documentaria
necessariamente ibrida, di un approccio multi e interdisciplinare
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Definizioni e riflessioni generali (14)
criticità sottovalutate
1. frammentazione tradizionale dei processi amministrativi non è automaticamente superata dagli interventi di innovazione tecnologica e organizzativa se non è accompagnata da una gestione unitaria che tenga insieme e governi i processi di innovazione, le motivazioni generali e le finalità specifiche (es. organizzando e gestendo con facilità ed efficienza fascicoli in relazione, se opportuno, con i procedimenti amministrativi o loro fasi)
2. trasformazioni organizzative e processi di informatizzazione non maturati e non coordinati creano danni pari (o maggiori) ai ritardi che si vorrebbero colmare
20
Definizioni e riflessioni generali (14)
3. obiettivi istituzionali, esigenze funzionali e aspettative
personali devono essere contemperati e armonizzati nella
gestione dei processi di innovazione delle PA
4. rilevanza del ricorso a personale tecnico e professionalizzato
(in parte sottolineata nelle indicazioni dal D.P.R. 445/2000) è
stata spesso ignorata
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Definizioni e riflessioni generali (16)
qualità nell’esercizio della funzione documentale dipende
1. dal grado di attendibilità e di interazione del sistema
documentario e dei documenti nella fase di formazione e
gestione
�organizzazione stabile (mediante la classificazione /
fascicolazione)
�controllo sulle responsabilità
�certezza dei dati sulla produzione/acquisizione dei documenti
�interoperabilità tra le componenti
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Definizioni e riflessioni generali (17)
2. dall’autenticità dei documenti e delle informazioni per
l’accesso ai documenti
�nello spazio (trasmissione)
�e nel tempo (conservazione)
3. dalla capacità di garantire l’accessibilità nel tempo
�mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e
del sistema documentario
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Definizioni e riflessioni generali (18)
individuare e adottare corretti requisiti funzionali
� tecnico-archivistici (modelli di gestione dei
flussi, criteri di formazione e ordinamento del
sistema documentario)
� organizzativi (strutture, responsabilità, risorse
umane)
� tecnologici (definizione di architetture,
valutazione dei prodotti, monitoraggio)
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II
I requisiti archivistici:
funzioni, regole e strumenti della gestione documentale
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (1)
un modello basato su
� quadro normativo
� standard e linee guida nazionali e internazionali
� dottrina archivistica
� progetti e ricerche nazionali e internazionali
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (2)
quadro normativo
� l. 241/1990 (procedimento amministrativo e diritto di accesso) e successive modifiche (l. 15/2005, dpr184/2006)
� dpcm 31 ott. 2000 (regole tecniche protocollo informatico)
� dpr 445/2000 (TU sulla documentazione amministrativa; capo IV-Sistema di gestione informatica dei documenti)
� deliberazione CNIPA 11/2004 (riproduzione e conservazione sostitutiva: abr.)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (3)
� dpr 68/2005 (PEC) e successive modifiche
� d.lgs 82/2005 (codice dell’amministrazione digitale) e successive modifiche (d.lgs 235/2010)
� l. 124/2007 (sistema di informazione per la sicurezza e nuova disciplina del segreto)
� d.lgs 196/2003 (codice in materia di protezione dei dati personali)
� d.lgs 42/2004 (codice dei beni culturali) e successive modifiche
� dpr 37/2001 (commissioni di sorveglianza)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (4)
standard e linee guida nazionali e internazionali
� UNI/ISO 15489-1:2006, Gestione dei documenti di
archivio-Parte 1: Principi generali; UNI/ISO TR 15489-
2:2007, Gestione dei documenti di archivio-Parte 2: Linee
guida (guida applicativa di UNI/ISO 15489-1:2006)
� Progetto AURORA (Amministrazioni unite per la
redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche
nel protocollo informatico)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (5)
� Model Requirement for the Management of Electronic Records
(MoReq): 2001 (MoReq1); 2008 (MoReq 2); 2010
(nuova versione MoReq)
� International Council on Archives, Principles and
Functional Requirements for Records in Electronic Office
Environments, 2008
� International Council on Archives: ISAD (G), ISAAR
(CPF), ISDF
30
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (6)
i 3 momenti “convenzionali” nella teoria italiana
� archivio corrente = documenti attivi in corso di
trattazione
� archivio di deposito = documenti semi-attivi
� archivio storico = documenti inattivi
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (7)
i 4 momenti “convenzionali” nella teoria tedesca
(sviluppata anche nel mondo anglosassone)
� “registratura corrente”
� “registratura di deposito”
� “prearchivio” (o “archivio intermedio” della teoria francese)
� “archivio” = documenti che hanno superato le 3 fasi iniziali e sono conservati permanentemente
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (8)
archivio corrente
momento originario nel quale la documentazione
� si registra
� si classifica
� si conserva
� si gestisce
33
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (9)
prevalenza valore giuridico-amministrativo-legale dei
documenti
interesse primario dell’ufficio produttore
responsabilità conservazione dell’ufficio produttore
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (10)
archivio di deposito
momento intermedio nel quale
�si accolgono le pratiche concluse dall’archivio corrente
� si conserva la documentazione per il tempo ritenuto necessario dall’ufficio produttore (in base a necessità interne e alla normativa generale)
� si conserva per 40 anni la documentazione ritenuta di “interesse storico”
� si deve garantire la fruizione (individuazione e accesso) da parte delle strutture interne
35
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (11)
“ diminuzione” del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti
“ crescita” del valore di testimonianza storica dei documenti
“ diminuzione” interesse primario dell’ufficio produttore
“ crescita” interesse delle strutture o dell’Amministrazione deputate/a alla salvaguardia del patrimonio documentario
responsabilità conservazione della struttura interna competente in materia di tenuta delle carte semi-attive
36
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (12)
archivio storico
momento finale nel quale la documentazione
�si conserva permanentemente
� si ordina/riordina e inventaria
� si rende fruibile all’utenza esterna
� si valorizza
37
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (13)
“ diminuzione” del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti
“ crescita” del valore di testimonianza storica dei documenti
interesse e responsabilità della struttura interna competente in materia di conservazione della
documentazione storica o dell’Amministrazione deputata alla salvaguardia e conservazione del patrimonio
documentario (AS)
38
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (14)
le diverse fasi di esistenza dell’archivio non
contrastano il principio dell’unitarietà
dell’archivio
suddivisioni in fasi =
diverse procedure gestionali e diversi strumenti
39
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (15)
il modello italiano di gestione documentale
1. realizzazione di sistemi di protocollo informatico e
sostituzione dei registri di protocollo cartacei (445/2000)
2. realizzazione di sistemi informativi automatizzati
finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi (445/2000)
40
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (16)
3. requisiti del sistema di gestione informatica dei documenti�garantire la sicurezza e l’integrità del sistema� garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita�fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali�consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati
41
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (17)
�consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle
informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati,
nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali
�garantire la corretta organizzazione dei documenti
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio
adottato
42
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (18)
4. AOO (445/2000; dpcm 31 ott. 2000)
5. Servizio per la gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi(445/2000; dpcm 31 ott.
2000)
43
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (19)
registrazione dei documenti
identificazione univoca e data certa
di acquisizione / formazione
(445/2000; dpcm 31 ott. 2000)
registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti e
spediti e per tutti i documenti informatici
( “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti”)
registrazione particolare di altre tipologie documentarie
(deliberazioni, fatture, ecc.)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (20)
classificazione e organizzazione dei documenti
“attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti,
protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) di un soggetto
produttore secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto con la finalità principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenza all’interno di un fascicolo o di una
unità archivistica definita”
“attribuire a ciascun documento un indice (indice di classificazione) desunto da una struttura di voci (piano di
classificazione)”
45
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (21)
piano di classificazione
“schema generale di voci sistematicamente ordinate, stabilite in
modo uniforme, rispondenti ai bisogni funzionali (e non alla
struttura organizzativa in continua trasformazione) del soggetto
produttore e articolate tendenzialmente in modo gerarchico al
fine di identificare, appunto secondo uno schema logico-
sistematico che va dal generale al particolare, l’unità archivistica”
46
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (22)
per affrontare adeguatamente l’attività di corretta
formazione dell’archivio (cartaceo i digitale) è
indispensabile predisporre un quadro/piano di
classificazione o titolario coerenti sulla base di
un’adeguata analisi delle funzioni e delle attività del
soggetto produttore
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (23)
�il sistema di classificazione è lo strumento che permette di
organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico
con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione
interessata (dpcm 31 ott. 2000)
�nel mdg deve essere riportato anche il sistema di
classificazione, con l’indicazione delle modalità di
aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai
tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,
anche in riferimento all’uso di supporti sostitutivi (dpcm 31 ott.
2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (24)
�gestione dei documenti è l’insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell’ambito del sistema di classificazione adottato; essa è
effettuata mediante sistemi informativi automatizzati (dpr
445/2000)
49
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (25)
� ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee (AOO), assicurando criteri uniformi di
classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione
interna tra le aree stesse (dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (26)
�il sistema di gestione informatica dei documenti deve garantire
la sicurezza e integrità del sistema; garantire la corretta e
puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita; ed
anche fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i
documenti della stessa formati nell’adozione dei provvedimenti
finali; garantire la corretta organizzazione dei documenti
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato
(dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (27)
�l’ operazione di segnatura di protocollo può includere l’indice di classificazione del documento, qualora tale informazione sia disponibile già al momento della registrazione di protocollo (dpr 445/2000)
�le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistemadi gestione informatica dei documenti, oltre a quelle indicate per la registrazione di protocollo e per l’operazione di segnatura di protocollo, prevedono anche le operazioni di classificazione(dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (28)
� le amministrazioni determinano autonomamente e in modo
coordinato per le AOO, le modalità di attribuzione dei
documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo (dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (29)
�il sistema per la gestione dei flussi documentali (oltre a garantire: sicurezza/integrità del sistema; corretta/puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata/uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti formati dalla stessa nell’adozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizione di sicurezza e nel rispetto della tutela delle persone e dei dati personali, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati; corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato) deve fornire informazione sul legame tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui esso èassociato(dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (30)
�il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti conclusi [all’archivio di deposito deve avvenire almeno una volta ogni anno e deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente (dpr 445/2000)
�il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO) deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr 445/2000)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (31)
� gestione informatica dei documenti è l’insieme delle attività
finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché
alla classificazione, organizzazione, assegnazione,
reperimento e conservazione dei documenti amministrativi
formati o acquisiti dalle amministrazione, nell’ambito del
sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate
mediante sistemi informatici (dlgs 82/2005, mod. dlgs
235/2010)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (32)
� la pubblica amministrazione titolare del procedimento può
raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i
dati del procedimento medesimo da chiunque formati (dlgs
82/2005, mod. dlgs 235/2010)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (33)
in sintesi la classificazione
�guida la stabile sedimentazione dell’archivio fin dal momento in cui si forma
�garantisce il controllo di archivi ibridi
�assicura l’identificazione di nuove forme di produzione documentaria che altrimenti potrebbero sfuggire alla identificazione (es. database di natura archivistica)
�sostiene, e in buona sostanza, determina la corretta definizione del necessario vincolo archivistico in ambienti organizzativi complessi (stabilità e completezza alla produzione documentaria nel corso del processo decisionale)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (34)
�assicura la corretta e flessibile gestione dei procedimenti (spesso non riconducibili a un unico fascicolo)
�garantisce l’identificazione dei documenti pervenuti in connessione con le attività svolte
�concorre, con altri sistemi, al reperimento rapido dei documenti (non solo di singoli documenti ma anche dei loro aggregati informativamente giuridicamente significativi) e ne consente l’immediata contestualizzazione interpretativa
�pone premesse utili per la razionale riutilizzazione del contenuto informativo dei documenti e per la costruzione di un patrimonio di conoscenza ed esperienza istituzionale
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (35)
�accresce la possibilità di acquisire informazioni e documenti
coerenti creando collegamenti stabili tra voci diverse o tra
contenuti correlabili
�supporta i processi di selezione (base di qualunque
intervento conservativo)
�facilita l’accesso e la gestione della tutela della privacy,
rendendo possibile allargare le maglie della consultabilità
�fornisce la guida per il riordinamento di archivi disordinati
�consente di definire responsabilità chiare per la gestione
dei documenti e di verificarne l’esercizio
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (36)
obiettivi della classificazione come strumento di
sedimentazione
�individuazione della posizione logica di ogni documento all’interno del sistema documentario secondo criteri rispondenti alle specifiche modalità operative dell’ente (organizzazione archivio)
�collegamento formazione dei documenti e loro conservazione = piani integrati di classificazione/conservazione (selezione programmata e razionale finalizzata all’individuazione delle tipologie di unitàarchivistiche e non dei documenti)
�supporto all’individuazione delle responsabilità specifiche per la gestione documentaria = attribuzione di ogni livello finale del piano di classificazione alla struttura competente
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (37)
l’archivio di deposito
�insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore
� deposito (locale) dove i documenti semiattivi sono conservati
�nella normativa nazionale la permanenza massima è di 40 anni
dall’esaurimento della pratica; in ogni caso si tratta di termini
variabili
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (38)
� la fase semi-attiva è una fase critica e cruciale (“limbo”negli USA, “purgatorio” nell’UK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto di vista fisico che dal punto di vista intellettuale:
a) è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la
sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del
vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca
storico-scientifica
b) indica comunque uno stato provvisorio di conservazione
dei documenti fino alla eliminazione o all’invio nell’archivio
storico
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (39)
ed ancora
��di norma di norma responsabilità delldell’’ufficio che ha prodotto i ufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)
� accesso garantito e rapido (procedure, distanza, garantito e rapido (procedure, distanza, trasmissione)trasmissione)
� ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 dei documenti non modificabile (art. 68 deldel dprdpr 445/2000 e codice b.c. 42/20004): l445/2000 e codice b.c. 42/20004): l’’ordine deve essere ordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perciò identificate nel archivistiche che devono essere perciò identificate nel momento stesso in cui entrano nellmomento stesso in cui entrano nell’’archivio (mantenimento archivio (mantenimento del vincolo archivistico)del vincolo archivistico)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (40)
� mantenimento dell’ordine originario: controllo della
movimentazione
� tempi di conservazione definiti
� gestione: movimentazione; accesso
� elaborazione strumenti di gestione: guide topografiche
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (41)
infine, condizioni ambientali (per gli archivi cartacei)
� locali sani, puliti, aerati (eventuali ricambi d’aria con ventilatori
temporizzati o con richiami d’aria naturali), ragionevolmente sicuri da
intrusione e da rischi di allagamento
�materiali non facilmente infiammabili né tali da favorire l'installarsi
di agenti biologici, chimici o fisici di degrado (sconsigliati pavimenti e
soffitti di legno, tappezzerie, rivestimenti in materiali plastici,
intercapedini collegate con l'ambiente dei locali d'archivio)
� umidità relativa controllata e stabile (valore ideale tra 55% e 65%)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (42)
�temperatura costante (valore ideale 18°, ma le carte si stabilizzano bene anche a temperature inferiori; consentite oscillazioni di + o – 3°rispetto alla temperatura prescelta)
�caratteri strutturali compatibili con il rilevante peso al metro quadro delle scaffalature e delle carte in esse contenute (almeno 600 Kg/m2
per scaffali tradizionali e almeno 1.200 Kg/m2 per scaffalatura compattabile)
�impianto elettrico a norma, con punti luce che non emettano raggi ultravioletti. Utile un interruttore generale accanto alla porta di uscita dell'archivio (gli impianti a ciclo continuo, come quelli di allarme, dovranno essere alimentati a monte e muniti di batteria tampone che ne assicuri il funzionamento per un certo tempo anche in caso diblack-out)
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (43)
� le finestre devono essere provviste di imposte o tapparelle esterne in modo da evitare che i raggi solari sui vetri provochino l’effetto serra. Evitare comunque che l’intensità luminosa, anche indiretta, danneggi i documenti
�da escludere l'esposizione permanente di documenti d'archivio (es. inquadrati e appesi alle pareti) perché gli effetti della luce si sommano nel tempo
� muri del magazzino e porte di comunicazione verso le altre parti dell'edificio: debbono avere caratteristiche diverse a seconda del carico d'incendio del locale
� indispensabili i rilevatori di fumo. L’allarme deve essere collegato a personale in grado di intervenire in qualsiasi momento
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Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (44)
� scaffalature: preferibilmente metalliche, di profondità adeguata alle
dimensioni dei contenitori d’archivio, munite di aperture di aerazione.
Evitare gli armadi a porte scorrevoli e le scaffalature che presentano
sporgenze, bulloni e lamiere taglienti che possono danneggiare i
documenti; se lignee, occorrono periodici trattamenti antiparassitari.
Evitare scaffali alti, meglio quelli il cui ripiano più alto è raggiungibile
senza uso di scala. Piano inferiore ad almeno 15 cm. dal pavimento
per evitare che limitate perdite d'acqua provochino immediatamente
danni ai documenti
� i documenti devono essere consultabili in condizioni di sicurezza in
un locale diverso dal magazzino. Prevedere una semplice attrezzatura
(tavoli, sedie, illuminazione adeguata)
69
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (45)
� eventuale installazione di deumidificatori (prevedere in tal caso un tubo
per lo scarico dell’acqua condensata e una efficiente manutenzione)
�assicurarsi che non possano presentarsi infiltrazioni d'acqua per perdita da
tubazioni (ovviamente evitare di posizionare scaffali d'archivio vicino al
percorso di tubi), per inadeguatezza del tetto o degli infissi (non posizionare
scaffali sotto abbaini o lucernari), per intasamento di tombini e impianti di
scolo, ecc.
�controllare l'umidità di risalita dai muri (inutile impermeabilizzare la
superficie dei muri, meglio un intonaco traspirante se non si può eliminare
del tutto il problema alla fonte)
�se non si può in alcun modo evitare che tubazioni varie attraversino il
locale, lasciarle a vista per una migliore ispezionabilità. e munirle di una
grondaia che scarichi le eventuali perdite senza danni per i documenti
70
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (46)
� preferibile (ed economico) difendersi passivamente grazie a una buona coibentazione dei locali (es. muri spessi, lato nord dell'edificio). Eventuale impianto di riscaldamento/raffreddamento tale tuttavia da non provocare pericoli all’archivio (in particolare si segnalano i rischi che possono provenire da termosifoni ad acqua e da resistenze elettriche; da evitare la vicinanza della caldaia ai locali d’archivio)
�per la sicurezza antincendio attenersi alle prescrizioni dei Vigili del fuoco
�posizionare estintori (preferibilmente del tipo a polvere polivalente) in perfetta efficienza sia all’interno sia all’ingresso dei locali d'archivio
�prevedere inoltre la cartellonistica indicante vie di fuga e posizione degli impianti antincendio
71
Le fasi della gestione documentale: attività
e strumenti (47)
� prevedere la periodica spolveratura degli scaffali, la pulizia e
l'eventuale disinfestazione dei locali
�far rimuovere e sostituire periodicamente i prodotti antiparassitari e
derattizzanti
�non ingombrare l'archivio con oggetti incongrui (pacchi di moduli
in bianco, bandiere, sedie rotte…) specialmente se infiammabili
�utilizzare carta permanente (grammatura adeguata) per i documenti
destinati alla conservazione di lungo termine
�non conservare i documenti su carta chimica (fax e telex in
particolare)
72
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (1)
la proliferazione dei documenti una nuova emergenza
�l’eccesso di carte impedisce l’accesso
� lo scarto è stato a lungo considerato dagli archivisti solo in
termini di mutilazione dell’archivio, una operazione negativa: la
teoria archivistica ha sottovalutato il problema e non ha
sviluppato per tempo criteri adeguati di valutazione dei
documenti
73
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (2)
� lo sviluppo di un ambiente di natura elettronica anche per i
sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia
adeguata, principi definiti, strumenti evoluti
� lo sviluppo dell’outsourcing, cioè del trasferimento a terzi
delle funzioni di gestione dei documenti (inclusa l’attività di
selezione) richiede la definizione di parametri certi e di
standard di qualità per l’assunzione di decisioni e il controllo
dei costi
74
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (3)
� la valutazione è l’attività di analisi delle tipologie
documentarie per deciderne i termini di conservazione
� la selezione è la decisione circa la durata e la destinazione
finale dei documenti in base alla loro funzionalità archivistica:
distruzione/conservazione
�lo scarto è il risultato della selezione nel caso in cui i
documenti siano destinati alla distruzione
75
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (4)
la selezione
� tradizionalmente è basata sul concetto di utilitàamministrativa: come attività archivistica autonoma distinta dalle altre attività di gestione dei documenti nasce solo con la Rivoluzione francese (criteri radicali di distruzione di tutto ciò che costituiva testimonianza del feudalesimo)
�in passato il problema della selezione era limitato nella quantità e nella qualità: pochi documenti finali ufficiali, dotati di pubblica fede: titoli legali di proprietà e diritti
76
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (5)
�i criteri di selezione erano impliciti nelle procedure quotidiane
di archiviazione: i documenti di sintesi sostituivano sempre
quelli analitici precedenti, destinati alla eliminazione (il caso
delle tavolette d’argilla)
�è stata a lungo considerata una mutilazione dell’archivio o,
nella migliore delle ipotesi, un compromesso tra il principio
teorico della conservazione integrale e la necessità pratica di
scartare.
77
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (6)
�non esiste un fondamento obiettivo ed assoluto
�il fondamento va ricercato nel criterio di selezionare per la
conservazione permanente quei documenti necessari per lo
svolgimento dell’attività in corso e per la piena comprensione delle funzioni istituzionali del soggetto
produttore: i documenti destinati alla distruzione non sono
inutili sul piano amministrativo, néprivi di valore storico; sono meno essenziali per la conoscenza e la valutazione delle funzioni
dell’ente produttore e del modo concreto dell’esercizio delle funzioni medesime svolte
78
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (7)
�nelle democrazie moderne si selezionano i documenti per la
conservazione anche con lo scopo di rendere chiaro e leggibile il
processo di assunzione delle decisioni politiche, di natura
generale (trasparenza)
79
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (8)
�la selezione èquindi il risultato della attivitàdi valutazione dei documenti per deciderne i termini di conservazione, ovvero la
durata dei documenti in base a criteri di funzionalitàarchivistica, che sono fissati in base a fini probatori,
amministrativi, informativi e di ricerca (supporto delle decisioni
presenti e future, mezzo di prova legale, surrogato dell’atto o del fatto che il documento rappresenta)
�la selezione è sempre il risultato di un’attivitàdi valutazione di contenuto, ma in modo indiretto e in base al contesto
amministrativo di riferimento: si valuta la funzione che i
documenti svolgono
80
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (9)
�obiettivo finale: la conservazione permanente dei documenti
necessari a testimoniare l’attività istituzionale dell’ente
produttore, identificare cioè il valore archivistico dei documenti
e selezionarli su tale base
�obiettivo subordinato: risolvere problemi di ridondanza e
mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed
esterna
81
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (10)
alcune indicazioni generali
� scarto copie senza annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e completezza
�conservazione dei documenti originali e primari con esclusione solo di alcuni materiali preparatori
�conservazione del contenuto giuridico (della notizia): si possono distruggere i documenti primari e originali se le notizie contenute siano a loro volta contenuti in altri documenti originali destinati alla conservazione
82
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (11)
�possono essere scartati documenti analitici di cui si
conservino documenti riassuntivi (es. documenti contabili
analitici i cui dati si ritrovano in libri contabili)
�conservazione di tutti i repertori (es. registri di protocollo)
83
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (12)
� valutare la funzione del documento:
a) amministrativa: documenti definiti rispetto alle attivitàistituzionali (statuti, deliberazioni, verbali, circolari, bilanci, rapporti, promemoria generali)
b) legale: documenti individuati sulla base dell’ordinamento giuridico (diritti e obblighi dei singoli, siano essi il personale dell’ente o gli utenti esterni, impegni verso terzi, ecc.): contratti, titoli, ecc.
c) fiscale/contabile: documentazione che testimonia le modalità di impiego, distribuzione e controllo delle risorse finanziarie (fatture, mastri, mandati, libri cassa, ecc.)
84
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (13)
� selezionare per la conservazione o distruzione intere serie
(selezionare per serie): di norma la selezione non si applica
a singoli documenti ma a raggruppamenti omogenei di
documenti e fascicoli (serie archivistiche)
� oppure adottare tecniche di campionatura, peraltro molto
contestate dal punto di vista teorico (Romiti le giustifica
solo nella pratica, perché il risultato è quello di conservare
spezzoni frammentari di archivi: metodo antiarchivistico)
85
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (14)
� la tecnica di campionatura può essere:
a) su base soggettiva: qualitativo o statistico
b) su base oggettiva: casuale: secondo cadenze numeriche
(es. 1 ogni 10), presuppone criteri numerici di
identificazione dei documenti. Richiede una difficile
valutazione scientifica dei documenti nel caso di dati
quantitativi complessi; sistematica: individuazione di un
criterio seguito sistematicamente (es. tutti i fascicoli
individuali che inizino con una determinata lettera);
finalizzata: campioni che si riferiscono a individui o
argomenti scelti
86
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (15)
� verificare la complementarietà e le lacune di serie documentarie prodotte da uffici in corrispondenza reciproca
� individuazione dei documenti “vitali”: tecnica diffusa inNordamerica (ora prevista anche in Europa, ad esempio dagli organi comunitari) di intervento preventivo in caso di disastro (riguarda, generalmente, non più del 4% del patrimonio documentario): si seleziona per una conservazione in duplice copia il materiale che è necessario per dare continuità all’attività dell’ente; richiede un continuo aggiornamento e revisioni periodiche
87
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (16)
la selezione può
� precedere e/o seguire il versamento (meglio se precede)
� essere affidata agli archivisti o condivisa con gli
amministratori degli enti produttori
� richiedere l’esistenza di strumenti generali di guida (piani di
conservazione)
88
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (17)
� alcuni tempi di conservazione sono fornite dalla normativa:
a) norme di natura amministrativo-contabile: 10 anni (fatture, note di addebito e accredito, estratti conto, registridi magazzino, pagamenti a terzi, piani dei conti, registri prescritti per legge, docc. su operazioni bancarie come mandati) in base all’art. 2220 del codice civile le scritture contabili e la corrispondenza relativa devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione
b) nel caso di documentazione fiscale: le norme prevedevano come termine di conservazione l’obbligo fino a che non erano definiti gli accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta; le nuove norme sui procedimenti amministrativi hanno stabilito termini inderogabili di 5 anni
89
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (18)
c) documenti relativi al personale: normativa del Consiglio di
amministrazione dell’ INPS (1966) a fini interni: fascicoli
personali per 40 anni dopo il pagamento dell’ultima rata di
pensione diretta o indiretta (di fatto equivale alla conservazione
illimitata); cartellini orario, documentazione relativa ai concorsi:
10 anni (esclusi gli atti generali e i verbali delle commissioni per
cui èprevista la conservazione illimitata)
90
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (19)
la selezione in ambiente digitale
�necessario programmare la selezione nella fase di creazione dei documenti, anche se non in modo automatico
�necessario dare sistematicità ai criteri di selezione implicita che distinguono i documenti “ufficiali” di un ente dal materiale documentario che circola all’interno dell’ente in modo informale o improprio: il decentramento e il venir meno delle gerarchie, oltre allo sviluppo di sistemi elettronici di comunicazione rendono impossibile il controllo gerarchico centralizzato
91
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (20)
�è operazione continuativa, a causa dei problemi di
obsolescenza tecnologica (ogni migrazione richiede una tacita
autorizzazione alla conservazione): la conservazione è
un’attività positiva
�la selezione richiede strumenti di guida e orientamento che
seguono il documento in tutte le fasi di gestione
�necessario definire precocemente e in dettaglio la natura dei
documenti, la loro funzione, le responsabilitànell’ente
92
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (21)
� un monitoraggio costante deve essere sviluppato soprattutto con riferimento al cambiamento del contesto tecnologico: in alcuni casi può essere necessario procedere a una seconda valutazione in caso di difficile fattibilità “tecnica”della conservazione: il monitoraggio può determinare conseguenze sulla documentazione da conservare e sui termini di trasferimento
� nuove attività e competenze sono necessarie per la preparazione fisica e logica dei documenti elettronici per la selezione (copiatura, migrazione, ecc.) e il trasferimento (informazioni descrittive: termini di trasferimento, elenco delle componenti, documentazione tecnica e archivistica per il trattamento)
93
La valutazione, la selezione, la
conservazione e lo scarto (22)
lo scarto
�differito
�in itinere
�preordinato (piano di conservazione)
94
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP(1)
sono beni culturali
�le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni,
agli altri enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed
istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di
lucro, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o
etnoantropologico.
�gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli
altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed
istituto pubblico
95
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (2)
interventi vietati
�i beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o
adibiti ad usi non compatibili col loro carattere storico o
artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro
conservazione
�gli archivi non possono essere smembrati
96
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (3)
interventi soggetti ad autorizzazione Ministero BBCC
�lo scarto dei documenti
�il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi
organici di documentazione
�lo spostamento degli archivi correnti dello Stato, degli enti ed
istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione
97
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (4)
obblighi conservativi
� lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché
ogni altro ente ed istituto pubblico
a) hanno l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione
dei beni culturali di appartenenza
b) “fissano i beni cultuali di loro appartenenza, ad eccezione
degli archivi correnti, nel luogo di loro destinazione”
c) hanno l’obbligo di conservare archivi nella loro organicità,
di ordinarli (di inventariare i propri archivi storici, costituiti
da documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni)
98
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (5)
obblighi di versamento agli AS dei documenti conservati
dalle amministrazioni statali
�versamento agli AS di documenti relativi ad affari esauriti da
oltre 40 anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la
conservazione; liste di leva e di estrazione versati 70 anni dopo
l’anno di nascita della classe cui si riferiscono; archivi notarili
versano atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio
professionale anteriormente all’ultimo centennio
�AS possono accettare versamenti di documenti più recenti
quando vi sia pericolo di dispersione o danneggiamento
99
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (6)
� nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto; le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti
�archivi di uffici statali soppressi (…) sono versati agli AS a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto oin parte, ad altri uffici
�commissioni di sorveglianza con il compito di vigilare [sorvegliare] sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti, di curare i versamenti, di identificare gli atti di natura riservata; gli scarti sono autorizzati dal Ministero beni culturali
100
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (7)
custodia coattiva
� il Ministero BBCC ha facoltà di far trasportare e
temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali
mobili (quindi anche gli archivi di deposito) al fine di garantirne
la sicurezza, assicurarne la conservazione o impedirne il
deterioramento
101
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (8)
violazioni
(incluso lo scarto di documenti non autorizzato) sono punite
�con la nullità degli atti giuridici
�con l’arresto da sei mesi a un anno
�con l’ammenda da euro 775 a 38734,50
si sottolinea che anche la cancellazione di documenti elettronici
è considerato scarto e deve essere quindi autorizzata
102
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (9)
commissioni di sorveglianza (dpr 37/2001)
�costituzione
�composizione
�periodicità riunione
�responsabilità dei dirigenti degli uffici in merito alla conservazione e corretta gestione degli archivi e alla regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi
�documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalla commissione di sorveglianza sugli archivi e approvati dall’Amministrazione archivistica
103
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (10)
�per i documenti da proporre per lo scarto devono essere
elaborati: 1) relativi elenchi; 2) relazione illustrativa contenente
le motivazioni dello scarto, l’ indicazione della data iniziale e finale di ciascuna serie, nonchédella quantità, almeno approssimativa, dei documenti da eliminare. Elenchi e relazione
illustrativa devono essere trasmessi all’Amministrazione archivistica che deve inviare, entro 120 giorni dal ricevimento, il
nulla osta comprese le modalitàdi scarto (documenti bruciati, macerati o ceduti in libero uso)
�delega al sovrintendente dell’ACS o al direttore dell’AS per il rilascio del nulla osta
104
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (11)
�le modalitàdi cessione degli atti d’archivio di cui è stato disposto lo scarto vengono stabilite da ciascuna
amministrazione anche attraverso le organizzazioni di
volontariato o la CRI
�le eventuali somme ricavate dalla cessione dovranno essere
versate alla Tesoreria dello Stato
�le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera
consultazione sono inoltrate al Ministero dell’ interno che si deve pronunciare entro 90 giorni
105
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (12)
elenco per lo scarto
�consistenza materiale (UA o UC)
�peso (per la presa in carico)
�descrizione materiale (tipologia ed estremi cronologici)
�motivazione scarto
106
Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (13)
modello elenco scarto
ELENCO DEG LI ATTI CH E SI PRO PO NG ONO PER L ’EL IM INAZI O NE
N . d’ordi
ne
C lassificazione (1)
Descrizione degli atti (2)
Estrem i cronologici
N . pezzi (3)
Peso in Kg.
(4)
M otivazioni dell’elim inazione
(5)
Data __________________ Firm a (6)____________________ NOTE 1) Si riporta la classificazione che le unità archiv istiche possiedono 2) Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i docum enti 3) O ltre alla quantità, specificare anche la qualità dei contenitori (cartelle,fa ldoni,scatole, pacchi, sacchi… ) 4) Il peso può anche essere indicato complessivam ente per tutte le unità che si propongo per lo scarto 5) Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la docum entazione alternativa che viene conservata 6) Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilità d i chi firma, apponendo il timbro dell’Ente
107
Il piano di conservazione (1)
di fronte all’emergenza della quantità della produzione
documentaria, la capacità di selezione in modo tempestivo,
corretto dal punto di vista legale ed efficiente è strategica, ma ha
bisogno di strumenti specifici
� controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli
� controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli nel corso del tempo
� sviluppo tempestivo di criteri di analisi e valutazione dei documenti ai fini della conservazione/eliminazione
� sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione che connettano le fasi di formazione dell’archivio alla loro tenuta nell’archivio di deposito e storico)
108
Il piano di conservazione (2)
il piano di conservazione
� documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi
di attività, semiattività e inattività e il destino ultimo dei
documenti (dpr 445/2000 art. 68)
� uno strumento che permette la:
a) distruzione immediata (anche con procedure abbreviate)
dei documenti ritenuti inutili
b) protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o
storico
c) formalizzazione del trasferimento di responsabilità
109
Il piano di conservazione (3)
d) riduzione delle spese per attrezzature e locali
e) soddisfazione della trasparenza amministrativa
f) dimostrazione dell’assolvimento di obblighi legali connessi
alla conservazione
110
Il piano di conservazione (4)
� nel mdg deve essere riportato anche il sistema di
classificazione, con l’indicazione delle modalità di
aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai
tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,
anche in riferimento all’uso di supporti sostitutivi (dpcm 31
ott. 2000)
�il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative
a procedimenti conclusi deve avvenire almeno una volta ogni
anno e deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i
fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente (dpr
445/2000)
111
Il piano di conservazione (5)
� il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO)
deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di
selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei
beni culturali (dpr 445/2000)
112
Il piano di conservazione (6)
requisiti di un piano di conservazione
� integrazione con il piano di classificazione e fascicolazione (dpr 445/2000)
� identificazione dei formati dei documenti
� identificazione delle responsabilità conservative
� identificazione delle responsabilità in materia di accesso
� indicazione della periodicità dei trasferimenti /versamenti
� indicazione delle procedure e strumenti per i trasferimenti / versamenti
� monitoraggio e aggiornamento continuo
113
Il piano di conservazione (7)
interventi in caso di assenza del piano di conservazione
sono interventi necessari in situazioni di emergenza, in assenza
di interventi periodici e di strumenti di controllo, in caso cioè di
accumulo; oppure per la predisposizione di nuovi strumenti di
gestione in assenza di una conoscenza adeguata del materiale
documentario e delle procedure seguite
114
Il piano di conservazione (8)
strumenti
�creazione di un gruppo di lavoro con personale specializzato
autorevole (funzioni di ricognizione, valutazione, elaborazione
di soluzioni complessive e parziali e/o intermedie, ad esempio
proprio per la selezione)
�questionario/ricognizione dei depositi/interviste
�ricognizione vera e propria
115
Il piano di conservazione (9)
ricognizione
� studio preliminare: recupero e analisi di normativa interna, organigrammi, elenchi e repertori (per strutture); richiede cooperazione con il personale, un elenco dei referenti, l’individuazione e la valutazione dei centri di protocollazione, il recupero di dati di sintesi sul materiale conservato e distrutto
�censimento fisico: individuazione di un referente autorevole ed esperto, colloqui preliminari guidati da domande preconfezionate, visite in loco ad uffici e depositi, individuazione e studio dei meccanismi di trasferimento e degli strumenti di archiviazione e di ricerca esistenti, raccolta di esigenze e interrogativi
�compilazione di elenchi di conservazione/scarto per serie
116
Il piano di conservazione (10)
Aerea informazioni fondo / serie
1.codice identificativo
2.definizione del livello
3.provenienza (ufficio/unità op.)
4.denominazione/descrizione
5.estremi cronologici
6.collocazione
7.consistenza
8.strumenti di corredo/consultazione
9.stato di conservazione/ordinamento
10.destinazione finale (scarto, conservazione permanente, altro)
modello scheda
ricognizione
Area informazioni Ente
1. Denominazione ente
produttore
2. Indirizzo
3. Ubicazione archivio (piano,
locale, settore)
117
Il trasferimento e il versamento (1)
trasferimento
� passaggio fisico o logico dall’archivio corrente all’archivio di
deposito
�passaggio anche di responsabilità
118
Il trasferimento e il versamento (2)
versamento
� passaggio fisico o logico dall’archivio di deposito all’archivio
storico (40 anni dopo la chiusura della pratica)
�passaggio anche di responsabilità (all’interno dello stesso
soggetto produttore; o tra due soggetti diversi, produttore e
conservatore)
�preceduto dalla selezione / scarto
119
Il trasferimento e il versamento (3)
� trasferimento all’archivio di deposito
a) responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve provvedere, almeno una volta ogni anno, al trasferimento dei fascicoli o serie documentarie relativi a procedimenti conclusi presso un apposito archivio di deposito
b) trasferimento attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente
c) responsabile del servizio deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito (dpr 445/2000)
120
Il trasferimento e il versamento (4)
� disposizioni per la conservazione nell’archivio di deposito
a) il Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora e aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato col sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali
b) deve essere tenuta traccia di movimentazioni e richieste di prelevamento
c) per l’archiviazione e custodia dei documenti contenenti dati personali di applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali (dpr 445/2000)
121
Il trasferimento e il versamento (5)
�versamento
a) documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l’accesso, negli AS competenti per territorio o nella separata
sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr
445/2000)
122
Il trasferimento e il versamento (6)
strumenti e procedure
� elenchi di trasferimento
�elenchi di versamento
�verbali sottoscritti dal soggetto che versa e dal soggetto che riceve
� procedure e regole per la movimentazione
123
Il trasferimento e il versamento (7)
elenchi di versamento (per serie)
� corretta denominazione delle voci
�predisposizione di rinvi e indici
�attività di normalizzazione dei termini
�indicazione della forma giuridica della natura del documento
�elaborazione di elenchi diversi per facilitare la consultazione
�analisi attenta della corrispondenza e qualità del materiale
conservato
124
III. I requisiti organizzativi:
strutture, ruoli e responsabilità
125
Il Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli
archivi (1)
� ciascuna amministrazione istituisce un Servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali
e degli archivi in ciascuna delle AOO; il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa AOO (445/2000)
126
Il Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli
archivi (1)
in particolare, il Servizio svolge i seguenti compiti
(dpr 445/2000)
� attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni� garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del 445/2000�garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo
127
Il Servizio … (2)
�cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile
�conserva le copie di cui agli artt. 62 e 63 (informazioni sistema, registro emergenza), in luoghi sicuri differenti
� garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli e le attività di gestione degli archivi
�autorizza le operazioni di annullamento degli elementi di registrazione di protocollo
128
Il Servizio … (3)
�vigila sull’osservanza delle disposizioni del T.U. parte del
personale autorizzato e degli incaricati
�elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi,
integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei
criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni
culturali e successive modificazioni ed integrazioni; dei
documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del
movimento effettuato e della richiesta di prelevamento
129
Il responsabile del Servizio (1)
� al Servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione
�il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile
�il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica
130
Il responsabile del Servizio (2)
�almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione (dpr 445/2000)
� adozione, dopo la nomina del responsabile del servizio e sulla sua proposta, del manuale di gestione (dpcm 31 ott. 2000)
� definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico(dpcm 31 ott. 2000)
131
Il responsabile del Servizio (3)
obiettivi e compiti particolari del responsabile del Servizio
�le PPAA provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:a) predisporre lo schema del manuale di gestione
�proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche previste dal decreto
�predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzatie con il responsabile della sicurezza dei dati personali (dpcm 31 ott. 2000)
132
Il responsabile del Servizio (4)
le altre figure
�il responsabile del procedimento (l. 214/1990 e successive
modifiche)
�il responsabile del trattamento dei dati personali (dlgs
196/2003)
� il responsabile della conservazione (delibera CNIPA
11/2004; CAD)
133
IV. Accesso, consultabilità e tutela della riservatezza e della privacy
134
Il quadro normativo (1)
�l. 241/1990, e successive modifiche: disposizioni in materia di procedimento amministrativo e di diritto all’accesso dei documenti amministrativi
�Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003): trattamento dei dati personali relativamente alla documentazione amministrativa e alla ricerca storica
�Codice dei beni culturali e del paesaggio, (d.lgs. 42/2004), artt. 122-127: accesso ai documenti per la ricerca storica
135
Il quadro normativo (2)
l. 241/1990, e successive modifiche
� disciplina il diritto di accesso ai documenti della PA,
anteriormente al loro versamento negli AS, per la tutela di
interessi giuridicamente protetti (rilevanti)
136
Il quadro normativo (3)
� le limitazioni all’accesso salvaguardano:
a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni internazionali
b) la politica monetaria e finanziaria
c) l’ordine pubblico e la prevenzione e repressione della
criminalità
d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi e imprese
137
Il quadro normativo (4)
�esclusione dal diritto di accesso
a) per i documenti coperti da segreto di Stato e nei casi di
segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti ai
sensi della legge
b) nei procedimenti tributari
c) nei confronti dell'attività della pubblica amministrazione
diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione
d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi
138
Il quadro normativo (5)
�obblighi delle amministrazioni
a)individuare le categorie di documenti sottratti all'accesso
b)fissare, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale
periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso
139
Il quadro normativo (6)
�con regolamento il Governo può prevedere casi di sottrazione all'accesso per garantire
a) sicurezza e difesa nazionale, sovranità nazionale e relazioni internazionali
b) politica monetaria e valutaria
c) tutela dell'ordine pubblico, prevenzione e repressione della criminalità
d) riservatezza di persone fisiche e giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale
e) l'attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all'espletamento del relativo mandato
140
Il quadro normativo (7)
�Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi (mod.
con l. 15/2005)
a) non più nominata con decreto del presidente della
Repubblica su proposta del Presidente del Consiglio e sentito il
Consiglio stesso, ma con decreto del presidente del Consiglio
sentito il Consiglio
b) non più 16 ma 12 membri
141
Il quadro normativo (8)
+ Regolamento (il dpr 184/2006)
Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai
documenti amministrativi, in base all’art. 23 della l. 15/2005
142
Il quadro normativo (9)
Codice in materia di protezione dei dati personali
il primo esempio, su scala internazionale, di un riordinamento
generale di una materia complessa e mutevole, segnando il
passaggio da una situazione di frammentazione legislativa a un
sistema unitario
143
Il quadro normativo (10)
Parte I: disposizioni generali
Parte II: trattamento dei dati in ambito giudiziario, forze di
polizia, difesa e sicurezza dello Stato, ambito pubblico
(l’accesso ai documenti dell’amministrazione), sanitario,
istruzione, scopi storici, statistici e scientifici, lavoro e
previdenza sociale, sistema bancario finanziario e assicurativo,
comunicazione elettroniche, libere professioni e investigazione
privata, giornalismo ed espressione letteraria e artistica,
marketing
Parte III: tutela amministrativa e giurisdizionale
dell’interessato e sanzioni
144
Il quadro normativo (11)
principi
�chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano
�garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali e della dignitàdella persona (con part. riferimento alla riservatezza, identitàpersonale, diritto alla protezione dei dati personali)
�diritti e liberta (modalità per loro difesa)
�obblighi dei titolari del trattamento dei dati personali (adempimenti)
�principio di necessità nel trattamento dei dati
145
Il quadro normativo (12)
definizioni
� trattamento: operazione/operazioni concernenti la raccolta,
registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione,
elaborazione, selezione, estrazione, raffronto, uso, blocco,
comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dati
personali
�dato personale: informazione relativa a p.f., p.g., ente o
associazione identificati o identificabili anche indirettamente
mediante riferimento a altra informazione
�dato identificativo: dato personale che permette
l’identificazione diretta dell’interessato
146
Il quadro normativo (13)
�dati sensibili: dati personali idonei a rivelare l’origine razziale
ed etnica; le convinzioni religiose, filosofiche, ecc.; le opinioni
politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere
religioso, filosofico, politico; lo stato di salute; la vita sessuale
�dati giudiziari: dati personali idonei a rivelare provvedimenti
in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni
amministrative dipendenti da reati e relativi carichi pendenti, o
la qualità di imputato o indagato ai sensi del CP
�titolare: p.f., p.g., PA, ecc. cui competono le decisioni in
ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati
personali e agli strumenti usati, ivi compreso il profilo della
sicurezza
147
Il quadro normativo (14)
�responsabile: p.f., p.g., ecc., proposta dal titolare al
trattamento di dati personali
�interessato: p.f., p.g., ecc., cui si riferiscono i dati personali
�comunicazione: dare conoscenza di dati personali a uno o
più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal titolare,
dal responsabile, ecc., in qualunque forma mediante la loro
messa a disposizione o consultazione
�diffusione: dare conoscenza di dati personali a uno o più
soggetti indeterminati
148
Il quadro normativo (15)
�dato anonimo: non più associabile a un interessato
identificato o identificabile
�blocco: conservazione di dati personali con sospensione
temporanea di ogni altra operazione del trattamento
�scopi storici: finalità di studio, indagine, ricerca di figure, fatti
e circostanze del passato
�scopi statistici: finalità di indagine statistica o di produzione di
risultati statistici
�scopi scientifici: finalità di studio e di indagine finalizzata alo
sviluppo e conoscenza scientifica
149
Il quadro normativo (16)
diritti dell’interessato
�ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile
�ottenere indicazioni su:
a) origine dati
b) finalità e modalità del trattamento
c) estremi identificativi del titolare, responsabile, ecc.
d) soggetti o categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza
� ottenere aggiornamento, rettificazione e integrazione dei dati
150
Il quadro normativo (17)
�ottenere cancellazione, trasformazione in forma anonima o
blocco in caso di dati trattati in violazione di legge, compresi
quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli
scopi per i quali sono stati raccolti e trattati
�opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento
dei dati personali che lo riguardano anche se pertinenti allo
scopo della raccolta
151
Il quadro normativo (18)
i diritti dell’interessato non possono essere esercitati
�in materia di antiriciclaggio
�in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive
�in materia di commissioni parlamentari d’inchiesta
�in materia di politica monetaria e valutaria, sistema di
pagamenti, controllo intermediari e mercati creditizi e finanziari
�se possono creare pregiudizio nello svolgimento di indagini
difensive o nell’esercizio del diritto in sede difensiva
�in materia di giustizia
152
Il quadro normativo (19)
inoltre non possono essere esercitati quando il trattamento
è effettuato
�da organi di PS
�da organi finalizzati alla tutela dell’ordine pubblico e della
sicurezza pubblica, della prevenzione, accertamento e
repressione reati
in questi casi però i dati personali devono essere
conservati separatamente da quelli registrati per finalità
amministrative
153
Il quadro normativo (20)
modalità esercizio diritti
�richiesta e consenso dell’interessato
i diritti di persone decedute possono essere esercitate da
chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dell’interessato
o per ragioni familiari meritevoli di protezione
154
Il quadro normativo (21)
se la richiesta è rivolta a un esercente professione sanitaria
o a un organismo sanitario i dati personali possono essere
noti all’interessato solo per il tramite di un medico
designato dall’interessato o dal titolare trattamento
gli esercenti professioni sanitarie e gli organi sanitari
pubblici non devono richiedere il consenso all’interessato
e la raccolta risponde allo svolgimento delle funzioni
istituzionali
155
Il quadro normativo (22)
i dati personali devono essere trattati
�in modo lecito e secondo correttezza
�raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi
�esatti e se necessario aggiornati
�pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alla finalità per le
quali sono stati raccolti o trattati
�conservati in una forma che consenta l’identificazione
dell’interessato per un tempo non superiore a quello necessario
agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati
156
Il quadro normativo (23)
codice deontologia
�sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta
per determinati settori (giornalisti, storici-archivisti, in mabito
SISTAN)
�controllati e pubblicati su GU dal Garante
157
Il quadro normativo (24)
cessazione trattamento dati personali
�distrutti
�ceduti a altro titolare ma per trattamento compatibile agli
scopi per i quali sono stati raccolti
�conservati per fini esclusivamente personali e non destinati
alla comunicazione o diffusione
�conservati o ceduti a altro titolare per scopi storici, statistici o
scientifici
158
Il quadro normativo (25)
trattamento dati sensibili
�consentito sono se autorizzato da espressa disposizione di
legge e per finalità di rilevante interesse pubblico
�se il trattamento non è previsto da disposizioni di legge i
soggetti pubblici possono richiedere al Garante l’autorizzazione
�devono essere verificati periodicamente (esatti, aggiornati,
pertinenti, completi, non eccedenti e indispensabili rispetto alle
finalità perseguite)
159
Il quadro normativo (26)
trattamento dati su stato di salute e vita sessuale
�conservati separatamente dagli altri dati personali
�i dati su stato di salute non possono essere diffusi
160
Il quadro normativo (27)
misure di sicurezza
�obblighi di sicurezza: dati personali custoditi e controllati per
ridurre al minimo i rischi di una loro distruzione, perdita,
accesso non autorizzato
�in caso di trattamento con strumenti elettronici: procedure di
autenticazione; gestione credenziali di autenticazione; sistema di
autorizzazioni; protezione da accessi non consentiti; copie di
sicurezza (tenuta documento programmatico sulla sicurezza)
161
Il quadro normativo (28)
devono essere adottate tecniche di cifratura o di codici
identificati per determinati trattamenti su stato di salute o
vita sessuale effettuati da organismi sanitari
162
Il quadro normativo (29)
notifica trattamento al Garante
trattamento di dati genetici, biometrici …..
trattamento dati su stato di salute e vita sessuale trattati a fini di procreazione assistita, prestazioni di servizi sanitari
per via telematica relativi a banche dati, indagini epidemiologiche, rilevazione di malattie mentali, infettive e diffusive, sieropositività, trapianti di organi e tessuti,
monitoraggio spesa sanitaria
………………
163
Il quadro normativo (30)
accesso ai documenti amministrativi
in caso di dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita
sessuale l’accesso è consentito se la situazione
giuridicamente rilevante che si intende tutela è di rango
almeno pari al diritto dell’interessato
164
Il quadro normativo (31)
Titolo V-Trattamento in ambito sanitario
(arrt. 75-94)
settore con finalità di rilevante interesse pubblico
� trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di salute:
a) con consenso dell’interessato e anche senza l’autorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati e operazioni indispensabili per perseguire finalità di tutela della salute o incolumità fisica dell’interessato
b) anche senza il consenso dell’interessato e previa autorizzazione del Garante se la finalità suddetta riguarda 1/3 o la collettività
165
Il quadro normativo (32)
� trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di
salute:
a) con consenso dell’interessato e anche senza
l’autorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati
e operazioni indispensabili per perseguire finalità di tutela
della salute o incolumità fisica dell’interessato
b) anche senza il consenso dell’interessato e previa
autorizzazione del Garante se la finalità suddetta riguarda
1/3 o la collettività
166
Il quadro normativo (33)
� informativa e consenso possono intervenire successivamente alla prestazione:
a) in caso di emergenza sanitaria o di igiene pubblica
b) in caso di impossibilità fisica, incapacità di agire o di intendere o volere dell’interessato
c) quando non è possibile acquisire il consenso da chi esercita legalmente la potestà, o da un prossimo congiunto, familiare, convivente,..
d) in caso di rischio grave, imminente e irreparabile, per la salute e per l’interessato
e) ….
167
Il quadro normativo (34)
� comunicazione dati su stato di salute all’interessato
a) solo per il tramite di un medico designato dall’interessato e
dal titolare; questo non si applica in caso di dati forniti in
precedenza dallo stesso interessato
b) il titolare o responsabile possono autorizzare per iscritto le
professioni sanitarie diverse dai medici che nell’esercizio
dei loro compiti intrattengono rapporti diretti con i
pazienti e sono incaricati di trattare dati sullo stato di salute
a rendere noti i medesimi dati all’interessato
168
Il quadro normativo (35)
� prescrizioni mediche
a) ricette medicinali a carico del SSN: redatte secondo un
modello che permette di risalire all’identità dell’interessato
solo in caso di necessità (controllo correttezza
prescrizione; verifiche amministrative; per ricerche
epidemiologiche e di ricerca)
b) ricette medicinali non a carico del SSN: generalità
dell’interessato non indicate; indicato dal medico solo se
ritiene indispensabile permettere di risalire alla sua identità
169
Il quadro normativo (36)
� trattamento dati genetici e donatori di midollo osseo
a) consentito nei casi previsti da apposita autorizzazione
rilasciata dal Garante, sentito il Ministero salute (che
acquisisce il pare del Consiglio superio di sanità)
b) il donatore di midollo osseo ha diritto e dovere di
mantenere l’anonimato
170
Il quadro normativo (37)
� cartelle cliniche
a) comprensibilità dati
b) distinzione tra dati del paziente da quelli di altri (es.
nascituri)
171
Il quadro normativo (38)
inoltre
� richiesta di visione o rilascio copia cartella e acclusa scheda
di dimissione ospedaliera da parte di soggetti diversi
dall’interessato solo se la richiesta è giustificata dalla
documentata necessità:
a) di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di
rango pari a quello dell’interessato
b) di tutelare, in conformità alla disciplina sull’accesso ai
documenti amministrativi, una situazione giuridicamente
rilevante di rango pari a quello dell’interessato
172
Il quadro normativo (39)
� certificato di assistenza al parto
a) si fini della dichiarazione di nascita il certificato è sempre
sostituito da semplice attestazione con i soli dati richiesti
nei registri di nascita
b) il certificato o a cartella clinica se compresivi di dati
personali che rendono identificabile la madre che abbia
dichiarato di non voler essere nominata possono essere
rilasciati in copia integrale a chi vi abbia interesse decorsi
100 anni dalla formazione del documento; durante tale
periodo la richiesta di accesso al certifica o alla cartella può
essere accolta solo se si rende non identificabile la madre
173
Il quadro normativo (40)
trattamento per scopi storici, statistici o scientifici
finalità di rilevante interesse pubblico
174
Il quadro normativo (41)
Codice dei beni culturali e del paesaggio
conferma il principio generale della libera consultabilità dei
documenti conservati negli Archivi di Stato, negli Archivi
storici regionali, provinciali e comunali e in qualunque altro
Istituto pubblico
175
Il quadro normativo (42)
eccezioni alla libera consultazione
� documenti dichiarati riservati, relativi alla politica interna ed
estera dello Stato: liberamente consultabili dopo 50 anni
� documenti contenenti i dati sensibili e i dati relativi a
provvedimenti di natura penale: liberamente consultabili
dopo 40 anni
�dati che rivelano lo stato di salute, la vita sessuale o
rapporti riservati di tipo familiare: liberamente consultabili
dopo 70 anni
176
Il quadro normativo (43)
possibilità di accedere ai documenti con limiti di
consultabilità
�richiesta di autorizzazione alla Commissione consultiva per
le questioni relative ai documenti riservati (costituita dal
prefetto, da un rappresentante del Garante dei dati personali, da
un rappresentante della Commissione per l’accesso ai
documenti amministrativi presso la Presidenza del consiglio dei
ministri, dal sovrintendente all’Archivio centrale dello Stato e da
uno storico contemporaneista)
177
Il quadro normativo (44)
Codice di deontologia e di buona condotta per i
trattamenti di dati personali per scopi storici
distingue le regole di condotta degli archivisti da quelle per i
ricercatori
le regole previste per gli archivisti sono in armonia con i principi
concordati nel Codice deontologico approvato nel Congresso
internazionale degli archivi del 1996 a Pechino
178
Il quadro normativo (45)
archivista
il trattamento dei dati da parte dell’archivista
(acquisizione, conservazione, ordinamento, inventariazione e
comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e
negli Archivi storici degli enti pubblici)
è considerato di rilevante interesse pubblico
179
Il quadro normativo (46)
compiti dell’archivista
�favorire l’acquisizione e la tutela dei documenti
�tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente
�salvaguardare la conformità delle riproduzioni ai documenti originali ed evitano ogni azione diretta a manipolare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati
�assicurare il rispetto delle norme di sicurezza volte ad evitarela distruzione, la dispersione o l’accesso non autorizzato ai documenti
180
Il quadro normativo (47)
compiti dell’archivista nella comunicazione
�promuovere la più larga fruizione dei documenti, favorendo
l’attività di ricerca e l’acquisizione di nuove fonti
�informare i ricercatori dell’eventuale estrazione temporanea di
documenti sottratti alla consultazione
�non diffondere notizie e informazioni riservate, né usare i
documenti riservati di cui si è a conoscenza in virtù della propria
attività, a meno che non ci si assoggetti alle regole previste per i
ricercatori esterni
181
Il quadro normativo (48)
ricercatore
il trattamento relativo alla ricerca e alla diffusione dei dati rientra
nella responsabilità dei ricercatori, che devono assumersi la
responsabilità di un uso dei documenti rispettoso della dignità
delle persone
182
Il quadro normativo (49)
obblighi del ricercatore
� il Codice di deontologia detta regole generali di condotta, disciplina l’accesso agli Archivi pubblici, fissa i criteri per la diffusione dei dati, raccomanda la promozione della conoscenza e dell’applicazione del codice, stabilendo le sanzioni in caso di violazione
�le sanzioni sono applicate dagli Archivi che conservano i documenti e dalle società e associazioni di storici tenute ad applicare il codice. Oltre alla denuncia di reato, la segnalazione delle violazioni può essere presentata al Garante che può adottare sanzioni e provvedimenti di sua competenza
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