KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 1
KULÜP YÖNETİM KOMİTESİ
EL KİTABI
ULUSLAR ARASI ROTARY 2430.BÖLGE
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 2
İÇİNDEKİLER
Giriş
1 Komite Görev ve Sorumlulukları 5
Kulüp Programları 5
Rotaryenlerle İletişim 8
Dostluk 9
Devam 10
2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı 11
Komiteniz 12
Hedef Belirleme 12
Bütçe 14
İletişim 14
3 Kaynaklar 16
Bölge Asamblesi Tartışma Soruları 19
Bölge Asamblesi Çalışma Tabloları 20
Bu, Kulüp Yönetimi El Kitabı’nın 2012 baskısıdır. 2013-14, 2014-15 ve 2016-17 dönemlerinde kulüp
komiteleri tarafından kullanılması için hazırlanmıştır. Bu yayındaki bilgiler, standart Rotary Kulübü
Ana Tüzüğü, önerilen Rotary Kulübü İç Tüzüğü, Uluslararası Rotary İç Tüzüğü, Rotary Yöntem ve
Kuralları ve Rotary Vakfı Yöntem ve Kurallarına dayanmaktadır. Kesin yönergeler için, lütfen bu
kaynaklara başvurun. Yasama Konseyi, UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti
tarafından bu dokümanda yapılan değişiklikler bu yayında belirtilmiş olan yöntem ve kuralları
geçersiz kılmaktadır.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 3
Giriş
Kulüp Yönetimi Komitesi El Kitabı, Rotary kulübü yönetim komitelerine hedef
belirlemelerinde yardımcı olabilmek ve kulüplerinin etkinliklerini arttırmakta sahip oldukları
sorumlulukları anlamalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Komite sorumlulukları
yasalara, kültürel uygulamalara ve belirlenen kulüp prosedürlerine göre değişiklik gösterdiği
için bu yayında yer alan önerileri kulübünüzün ihtiyaçlarına göre uyarlamalısınız.
Bu yayın üç bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde komitenizin temel sorumlulukları
tanımlanmıştır. İkinci bölümde komite başkanı olarak özel sorumluluklarınız açıklanmıştır.
Üçüncü bölümde ise size ve komite üyelerine yararlı olabilecek kaynaklar yer almaktadır. Bu
üç bölümün sonunda bölge asamblesinden önce doldurulacak tartışma soruları ve orada
kullanılacak çalışma tabloları bulunmaktadır, bu nedenle bu el kitabını yanınızda getirmeyi
unutmayın.
Her komite, komite ve sorumlulukları hakkında genel bilgiler ve hem sizi hem komite
üyelerini destekleyecek olan kaynaklar sunan bir el kitabına sahiptir (Kulüp yönetimi, üyelik,
halkla ilişkiler, hizmet projeleri ve Rotary vakfı).
Bu el kitabının ek kopyaları www.rotary.org adresinden ücretsiz olarak indirilebilir. Bu el
kitabı Kulüp Görevlileri Seti (225-EN)’nin bir parçasıdır. Ancak, UR Kataloğundaki her bir el
kitabı ayrı olarak satın alınabilir.
Kulübünüze liderlik etmek için hazırlanırken Rotary kulübünüzün Uluslararası Rotary’nin bir
üyesi olduğunu unutmayın. Bu üyelik ile kulübünüz dünya genelindeki 34,000’in üzerinde
Rotary kulübüne bağlanır ve dokuz dildeki yayınlar, www.rotary.org adresinde yer alan
bilgiler, Rotary Vakfı’nın bağışları ve genel merkezlere yedi uluslararası ofisteki personel
desteği de dâhil olmak üzere organizasyonun hizmet ve kaynaklarına erişme hakkına sahip
olur.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 4
Yorumlar
Bu el kitabı veya UR’nin eğitim kaynaklarından herhangi biri ile ilgili soru
veya görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL.60201-3698
USA
E-posta: [email protected]
Telefon: +1 847 866 3000
Faks: +1 847 866 9446
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 5
1 Komite Görev ve Sorumlulukları
Kulüp yönetimi komitesinin görevi, kulübün etkili çalışmasına ilişkin
etkinlikler düzenlemektir. Bir Rotary Kulübü, etkin işleyiş ile toplumuna
hizmet edebilir, üyelerini muhafaza edebilir ve kulüp, bölge ve Uluslararası
Rotary için liderler yetiştirebilir.
Kulüp yönetimi komitesinin aşağıda özetlenen sorumlulukları bu bölümün
ilerleyen sayfalarında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Kulübün yıllık hedeflerine ulaşabilmek için komite hedeflerini
geliştirin.
Haftalık ve özel programlar düzenleyin.
Kulüp bültenlerini çıkarın ve kulüp web sitesinin devamlılığını
sağlayın.
Kulüp sekreterinin kulüp devamını izlemesine yardımcı olun.
Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik edin.
Bu kulübün etkin işleyişi ile ilgili diğer faaliyetleri yürütün.
Aşağıdaki sorumlulukları okurken yönetim yılınızda, komitenizin hedeflerini,
hangi eylem planının uygulanacağını ve hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu
düşünün.
Kulüp yönetimi
komitesinin işi
kulüp ve mesleki
hizmet
Avenülerinin
faaliyetlerini de
içerir.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 6
Bu el kitabı Rotary e-kulüplere de uygulanabilir. Eğer bir e-kulüp üyesi iseniz
Standart Rotary Kulüp Tüzüğündeki her farklı kulüp için ayrılan bölümlere
bakın. Ayrıntılı bilgi için Rotary E-Kulüpler için Bilmek Zorunda
Olduklarınız’a bakın veya Kulüp ve Bölge Destek temsilcinize danışın.
Kulüp Programları
Kulüp yönetimi komitesi kulüp toplantılarının programını geliştirmekten
sorumludur. Bu programlar kulüp üyelerine kulübe, topluma ve dünyaya
hizmet sağlayan faaliyetlere katılımları için gerekli olan motivasyonu
artırmasına ve bilgiyi sağlamasına yardımcı olur. Etkin programlar planlamak
için:
Programları önceden taslak haline getirin.
Programları üyelerin ilgi alanlarına, mevcut kulüp projelerine,
faaliyetlere ve toplumun ihtiyacına göre hazırlayın.
Komite üyeleri arasında, program düzenleme sorumluluklarını
dönüşümlü yapın.
Özel günleri, haftaları ve ayları takip edin ve göz önünde bulundurun.
Planlanan programlar iptal edildiği takdirde, üyelerin Rotary
deneyimlerini konuşması ya da Rotary Video Dergi koleksiyonundan
bir bölüm göstermek gibi alternatif planlar hazırlayın.
Kulübünüze bağlı olarak, toplantılar bir saat veya biraz fazla olabilir.
Aşağıdaki örnek gündemlerden birini kulübünüzün ihtiyacına göre uygulayın.
Komitenin çeşitli
sorumluluklarını
özellikle kalabalık
bir kulüpseniz,
yerine getirmek
için alt komiteler
kurulabilir.
Programlarınızı
Rotary takvimiyle
örtüşecek şekilde
planlayın.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 7
90 Dakikalık Toplantı
Etkinlik Süre
Toplantıya Davet 5 dk.
Yemek ve Dostluk Zamanı 30 dk.
Başkan’ın konuşması 20 dk.
Misafir Rotaryenlerin
ve konukların tanıtımı
Duyurular
Komite raporları
Kulüp işleri
Program 30 dk.
Konuşmacının tanıtımı
Konuşmacının sunumu
Başkanın kapanış konuşması 5 dk.
ve dağılma
Kulüp asambleleri. Haftalık programlara ek olarak kulüp yönetimi komitesi,
başkan ve sekreterin talimatları doğrultusunda kulüp asamblelerinin
planlanmasından sorumludur.
Bir kulüp asamblesi, tüm kulüp üyelerinin kulübünün programlarını ve
faaliyetlerini tartışması ve üyeleri eğitmek açısından bir fırsat demektir. Çoğu
kulüp yılda dört veya altı defa kulüp asamblesi yapar. Yeni üyelerin katılımı
teşvik edilmelidir. Kulüp asamblelerinde üyeler:
Proje ve faaliyetlerle ilgili beyin fırtınası yaparlar.
Kulübün kuvvetli ve zayıf noktalarıyla elindeki fırsatları gözden
geçirirler.
Hedefleri koyarlar ve eylem planları oluştururlar.
Komite faaliyetlerini koordine ederler.
Rotary hakkında daha fazla bilgi edinirler.
60 Dakikalık Toplantı
Etkinlik Süre
Toplantıya Davet 5 dk.
Yemek ve Dostluk Zamanı 30 dk.
Başkan’ın konuşması
Konukların ve
Rotaryenlerin tanıtımı
Duyurular
Komite raporları
Kulüp işleri
Program 20 dk.
Konuşmacının takdimi
Başkanın kapanış konuşması 5 dk.
ve dağılma
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 8
Asambleleri planlamadan önce, toplantıların ilgi uyandırması ve ilginç olması
için üyelerden fikir edinin. Aşağıdaki gibi sorular sorun:
Kulübümüzün beğendiniz tarafları nelerdir?
Kulübümüzü daha dinamik yapmak için ne gibi fikirleriniz var?
Üyeleri, kulüp faaliyetlerine sokmak için yöntemler nelerdir?
Zaman Çizelgesi Amaç
Bölge asamblesinden hemen sonra Bölge Asamblesinde geliştirilen planları anlatmak,
(1 Temmuzdan önce) gözden geçirmek ve tartışmak gelecek dönem başkanı
yönetir)
1 Temmuzdan sonra Dönem için bir stratejik planı tartışmak ve kabul etmek
Guvernör resmi kulüp Ziyarete hazırlık yapmak
ziyaretinden iki hafta önce
Resmi ziyaret sırasında Bölge guvernörüyle kulüp hakkında konuşmak
Rotary dönemi yarıyılda Kulübün hedefleriyle ilgili yaptıklarını gözden geçirmek
(ocak/şubat) ve dönemin geri kalan kısmı için plan yapmak
Nisan veya Mayıs Açık tartışma fırsatı yaratmak
Rotaryenlerle İletişim
Kulüp yönetimi komitesinin bir diğer önemli sorumluluğu kulüp bültenleri,
sosyal medya ve web sitesi aracılığıyla üyelerle iletişim kurmaktır. Bu, üyeleri
haftalık kulüp toplantılarında değinilmeyecek Rotary haberleri hakkında
bilgilendirmeye devam etmede esastır. Kulüp bülteni ve web sitesi şu
amaçlarla kullanılmalıdır;
Haftalık kulüp toplantılarını duyurmak
Gelecekteki kulüp faaliyetlerinin bir zaman çizelgesini sunmak
Kulüp hedef, plan ve projelerini tartışmak
Kulüp ve bölge toplantılarının öne çıkan olaylarını rapor etmek
Üyelerin yaşamlarındaki önemli olaylara yer vererek dostluğu arttırmak
Kulübün ve uluslararası Rotary’nin karşı karşıya bulunduğu kritik
sorunları ele almak
Kulüp bülteninde
Rotary işaretlerini
kullanmak için bilgi
almak UR Visual
Identity Cards da
mevcuttur.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 9
Kulüp hizmet projelerini ve üye katılımını desteklemek
Kulüp web sayfasını, bloglarını ve bültenlerini güçlendirmek için uluslararası
Rotary www.rotary.org adresinde aşağıdaki araçları size sağlamaktadır:
RSS besleme: Düzenli olarak kayıtlı kullanıcılara gönderilen Güncel
Rotary Haberleri.
Rotary Görüntüleri: Rotary projelerini, programları ve tüm dünyadaki
Rotaryenleri gösteren bir fotoğraf albümü.
Web duyuruları: Rotary faaliyetlerini ve kaynaklarını tanıtan online
duyurular – değişik boyutlarda çıktı alınabilme imkanı vardır.
Internet PSA’ları: Parasız olarak dergilerde veya gazetelerde yer alması
için Animasyon İnsanlık Eylem’de ilanları
Bir sosyal paylaşım sitesi yoluyla kulüp üyeleriyle irtibatlaşmak proje ve
faaliyetlere katılımı artırabilir. Uluslararası Rotary’nin resmi paylaşım
sayfalarını ziyaret edin (Facebook, LinkedIn, Flickr ve YouTube). Buradan
Rotary ile ilgili görüntüleri, videoları ve öyküleri paylaşabilirsiniz.
Kişisel bilgi için şifreli alanları kullanarak üye kimliklerini koruma altına alın.
Eğer kulüp web sayfasındaki domain isminde “Rotary” varsa, kulübünüzü
tanımlayan dilin de olmasını sağlayın örneğin, (www.kulüpismi.org ). Rotary
ile ilgili tüm işaretlerin lütfen RI Visual Identitiy Guide’a bakın.
Dostluk
Dostluk Rotary kulüplerinin teşvik ettiği samimiyete dayanır. Üyeleri kulüp
faaliyetlerinde ve projelerinde aktif tutan genellikle budur. Kulüp yönetimi,
dostluğun her kulüp toplantısının, projesinin ve faaliyetinin bir parçası olmasını
sağlamalıdır. Dostluk aşağıdaki yöntemlerle geliştirilebilir:
Sosyal paylaşım ağı etkinlikleri tasarlayın.
Yeni üyeleri, ziyaretçileri ve konuşmacıları karşılamak ve tanıtmak için
her hafta farklı bir üye seçin.
Bir Rotary kulübünü
UR’nin parasız mobil
uygulamasından
arayın. Apple
uygulama dükkânı ve
Android marketteki
adı Rotary Club
Locator’dır
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 10
Bölgedeki, çevredeki ve dünyadaki diğer Rotary kulüpleri ile
ilişkilerinizi güçlendirin.
Kulüp dostluk ve yardım faaliyetlerine eşlerin ve aile üyelerinin
katılımını sağlayın.
Toplantılarda tanışıklığı kolaylaştıran, isimlerin yazılı olduğu yaka
kokartlarını takın
Üyelerin birbirleriyle tanışabilmeleri için oturma düzenlerini
dönüşümlü olarak değiştirin.
Rotary ailesi. Rotary ailesi: Rotaract, Interact, Inner Wheel, Rotary Vakfı
programı mezunları, Gençlik Değişimi öğrencileri ve Rotaryenlerin aile
üyelerinden oluşur. Rotaryenlere ve Rotary üyelerinin ailelerine ihtimam
göstermek için:
Doğum günleri ve yıl dönümlerini hatırlayın.
Hasta ve yalnız olduklarında ya da zorluk çektiklerinde destek olun.
Ailelerinde vefat olması durumunda acılarını paylaşın.
Doğumlarda, evliliklerde ve mezuniyetlerde onları kutlayın.
Devam
Kulüp yönetimi komitesi devamsızlık takibini yapma, katılım sağlanmayan
toplantıların nasıl telafi edileceği ve devamı teşvik konularında sekretere
yardım etmekle sorumludur. Düzenli devam aşağıdakilere dikkat edilerek
sağlanır:
Haftalık toplantıların uygun ve ilgi çekici olmasını sağlayarak
Üyeleri bir komiteye atayarak ya da onlara yerine getirmeleri için özel
görevler vererek
Üyeleri kaçırdıkları toplantıları telafi etmeye teşvik ederek
Üyeleri arayarak kulüp toplantılarına niçin katılmadıklarını öğrenerek
Devam oranları mükemmel olan üyeleri takdir ederek
Mazeret bildiriminde
telafi yapma
imkanları için
Standart Rotary Club
Constitution madde
9’a bakın.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 11
Üyeliğin sonlandırılması. Bir Rotaryen üyeliği, kulüp yönetim kurulunun
istisna tanımaması durumunda, aşağıdaki nedenlerden bir ya da daha fazlasına
bağlı olarak sonlandırılabilir:
Üyelik aidatının 30 gün içinde ödememek
Rotary yılının her iki yarısında olağan kulüp toplantılarının en azından
yüzde 30’una katılmamak
Yönetim kurulunun onayı olmadan arka arkaya dört olağan kulüp
toplantısına katılmamak
Devam raporları. Her ayın son toplantısından sonra 15 gün içinde aylık
devam raporunu guvernöre göndermek için kulüp sekreterinizle çalışın
(Bölgesi olmayan kulüpler, devam raporlarını uluslararası Rotary’ye
göndermelidir).
65 yaşını doldurup ya da üstünde olan Rotaryenlerin, Rotary yaşı ile gerçek
yaşı toplam 85 veya üstü olursa ya da üye UR’de yönetici görevi yapıyorsa,
bunlar kulübün devam oranı raporunda gösterilmemelidir.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 12
2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı
Komite başkanı olarak döneminize hazırlanmak için kulübün yönetim kurulu
ve üyeleri bölgeniz ve uluslararası Rotary tarafından sizden ve komitenizden
neler bekleneceğini öğrenir.
Görevinize başlamadan önce yapmanız gereken birkaç şey var. Bölge
asamblesindeki eğitim toplantılarına ek olarak
Görevi devredecek komite başkanıyla toplantı yapmalısınız.
Kulübünüzün usul ve kurallarından haberdar olmak için kulüp
içtüzüğünü gözden geçirmelisiniz.
Kulübünüzün stratejik planını gözden geçirip, onu desteklemek için
yıllık hedefler geliştirmelisiniz.
Gelecek dönem başkanıyla birlikte komite üyelerinizi seçip onları
döneme hazırlamalısınız.
Gerekirse alt komiteler seçmeli (programlama, kulüp bülteni ve web
sayfası, dostluk, devam)
Dönem için bir iletişim planı hazırlamalısınız
Komiteniz için kulübünüzün hangi ek görev ve sorumluluklar olduğunu
saptamalısınız.
Bu el kitabının
arkasında bulunan
tartışma sorularını
bölge asamblesine
hazırlanmak için
cevaplandırın.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 13
İyi bir hazırlık sizi verimli ve başarılı bir yıla götürecektir. Görevi
devraldığınızda, aşağıdaki temel sorumluluklarınız olacaktır:
Komitenizin bütçesini yönetmek
Çok kulüplü etkinliklerde veya girişimlerde kulübünüzdeki diğer
komitelerle veya bölge komitenizle birlikte çalışmak
Düzenli komite toplantılarını ve etkinliklerini planlamak ve yürütmek
Komite hedeflerinizle ilgili durumu izlemek ve komite etkinliklerini ve
ilerlemeyi kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve tüm kulübe bildirmek.
Komiteniz
Yıl başlamadan önce boşlukları doldurmak üzere komite üyelerini seçmek ve
planlama toplantıları düzenlemek için gelecek dönem başkanıyla birlikte
çalışın. Mümkünse, devamlılığı sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca
aynı komitede görevlendirilmelidirler. Yeni üyeleri seçerken aşağıdaki
özelliklere dikkat edin:
Organizasyon becerileri
Rotary yönetim ve kuralları bilgisi
İletişim ve yazma becerilerine sahip olma
Tasarım veya yayıncılık deneyimine sahip olma
Bilgisayar ve internet becerileri
Komiteniz oluşturulduğunda, bu komiteyi gelecek Rotary dönemine
hazırlamak sizin sorumluluğunuzdur. Üyelerin ilgi alanlarıyla becerilerini
saptayın ve ona göre görevlendirmelerinizi yapın. Komite üyelerini aşağıdaki
yollarla hazırlayabilirsiniz.
Yeni üyeleri kulübün stratejik planıyla ilgili komitenin devam eden
etkinlikleri ve planları konusunda bilgilendirerek
Daha deneyimli üyeleri yeni komite üyeleriyle birlikte çalıştırarak
Bölge rehberini kullanarak diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile
iletişimi teşvik ederek
Komiteniz için gerekli olan kaynakları paylaşarak
Üyelere bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek
Kulüp sekreteri ve
sayman, kulüp
yönetimi
komitesinin üyeleri
olmalıdır. Kulüp
başkanı tüm
komitelerin doğal
üyesi olarak görev
yapar.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 14
Hedef Belirleme
Komite başkanı olarak, kulüp stratejik planını desteklemek için yıllık hedefler
belirlemek ve bunlara ulaşılmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bölge
asamblesinde gelecek dönem başkanınız ve diğer gelecek dönem görevlileriyle
hedef belirleme konusunda birlikte çalışma fırsatınız olacaktır. Uluslararası
Rotary kulüplerin hedeflerini Member Access’i kullanarak iletebilmesi için bir
online araç geliştiriyor.
Etkili hedefler. Yıllık hedeflerin, komitenin becerilerini ve kulübün ilgi
alanlarını yansıttığından emin olun. Hedefler paylaşılabilir, ölçülebilir, zorlu,
ulaşılabilir ve zamana bağlı olmalıdır.
Eylem planı. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir
eylem planı geliştirmek için kulüp liderleri ve komite üyeleriyle birlikte çalışın.
Aşağıdaki aşamalar bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olabilir:
Her bir aşama için zaman dilimi belirleyin.
Her aşamayı uygulamaktan sorumlu olan kişileri belirleyin.
Her aşamada kaydedilen ilerlemeyi ve başarıyı ölçmenin kriterlerini
belirleyin
Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgenizden ve UR’den
edineceğiniz kaynakları ve araçları dikkate alın.
Gerekiyorsa, önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını
değerlendirerek değişiklikler yapın.
Hedeflerinize ulaşma yönünde sürekli bir ilerleme olmasını sağlamak için
hedeflerini düzenli olarak değerlendirin ve gerekiyorsa yeniden düzenleyin.
Motivasyon. Komite başkanı olarak sorumluluğunuzun bir parçası komite
üyelerinizin motivasyonunu korumaktır. Genel motive edici faktörler şunlardır:
Bu hedefin yararlı olacağına güvenmek
Dostluk ve ağ paylaşımı fırsatları
Hedefin ulaşılabilir olduğu ve projenin veya etkinliğin başarılı olacağı
inancı
Üyelerin deneyimlerini kullanmalarını fırsat sağlayan görevler
Kulüpler için Etkin
Bir Kulüp Olmak:
Kulüp Liderlik
planınız ve Stratejik
Planlama Rehberi
gibi çeşitli planlama
araçları vardır.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 15
Komite hedeflerine yönelik çalışırken gösterilen çabaların ve harcanan
zamanın takdir edilmesi
Bu motive edici faktörleri kullanmak, üyelerin Rotary’ye olan bağlılıklarının
sürdürülmesine ve kulüp etkinliklerine sürekli katılımı teşvik etmeye yardımcı
olabilir.
Bütçe
1 Temmuz’dan önce, komitenizin hedeflerine ulaşması için hangi fonlara
ihtiyacı olacağını belirlemek için komitenizle ve kulüp saymanıyla birlikte
çalışın. Ayrıca planlanmış fon oluşturma etkinliklerine de yer verin.
Komite fonlarının, işlemlerinin ve raporlarının gözetimini sağlayın ve komite
bütçenizin finansal durumundan sürekli haberdar olun. Kulübünüzün
saymanıyla düzenli olarak toplanarak, bir sorun ortaya çıkması durumunda
önlemler alabilirsiniz.
İletişim
Yıl başlamadan önce kimle, ne zaman ve nasıl iletişim kuracağınızı özetleyen,
aşağıdakilerle kurulan iletişimleri de içeren bir iletişim planı geliştirin.
Komite üyeleri. Komiteler mevcut kaynakları gözden geçirmek ve
belirlemek, süregelen projeleri ve yeni girişimleri tartışmak, komite ve
kulüp hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli
olarak toplanmalıdırlar.
Kulübünüz. Eylem planlarının ve hedeflere yönelik ilerlemenin de yer
aldığı komite etkinliklerini kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve bütün
kulüp üyelerine bildirin.
Diğer komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması diğerlerinin
çalışmalarını etkiler. Kulüp yönetimi komitesi, aşağıdaki kulüp
komiteleriyle çalışmalıdır.
- Üyelik komitesi (yeni üyeleri karşılamak, bunların kulübün
politikalarını ve prosedürlerini öğrenmesini sağlamak ve iştirak
etmelerine yardımcı olmak)
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 16
- Hizmet projeleri ve Rotary Vakfı komiteleri (haftalık
programları ve kulüp bülten güncellemelerini yaklaşan hizmet
etkinlikleriyle ilişkilendirmek)
- Halkla ilişkiler komitesi (üyelerin, kulübün toplum içinde ne
kadar tanındığını ve nasıl yardımcı olabileceklerini bilmesini
sağlamak)
Bölgeniz. Eğer komiteniz yardıma veya bilgi almaya ihtiyaç duyarsa
bölgenizdeki benzer görevliyle ya da guvernör yardımcınızla irtibat
kurun.
Kulüp ve Bölge Destek (CDS) temsilcileri. Yönetimle ilgili
sorularınızı cevaplandırmak için her zaman hazırdır. Bölgenizden
sorumlu CDS’leri öğrenmek için www.rotary.org adresine bakın.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 17
3 Kaynaklar
Komitenizin görevini gerçekleştirmede birçok kaynak mevcuttur. Ya
www.rotary.org adresinden çıktı alın ya da shop.rotary.org’dan sipariş vermek
için [email protected] adresine e-posta atın ya da uluslararası ofisinizden
isteyin.
www.rotary.org – Kulüp yönetimi, üyelik, halkla ilişkiler, hizmet
projeleri ve Rotary Vakfı bilgilerine ve kulüp düzeyinde kaynak arama
sayfalarına bağlantı sağlayarak kulüp görevlilerinin etkin kulüp
faaliyetleri konusunda bilgi toplayabilecekleri için amaçlanan UR web
sayfası.
Club Secretary’s Manual (229)/ Kulüp Sekreteri El Kitabı – Kulüp
sekreterinin sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti’nin
(225) bir unsuru.
Club Treasurer’s Manual (220)/Kulüp Saymanı El Kitabı – Kulüp
saymanının sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti’nin
(225) bir unsuru.
Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan (245)/Etkin Kulüp
Olun: Kulübünüzün Liderlik Planı – Mevcut uygulamaları
değerlendirmek ve yeni fikirler denemek için kulüpleri teşvik eden
yayın.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 18
Manual of Procedure (035)/ Yöntem El Kitabı – Yasama konseyi, UR
Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen
Uluslararası Rotary ve Vakfı’nın usul ve yöntemleri yasama konseyinin
toplantısından sonra her üç yılda bir yayınlanır ve içinde UR tüzük
belgeleri vardır.
Official Directory (007) – UR ve Vakıf yetkilileri, komiteler, kaynak
grupları ve sekretarya çalışanları, bölgelerin ve guvernörlerin tüm
dünyadaki listeleri, bölgelere göre kulüplerin alfabetik dizini ile ilgili
her türlü irtibat bilgisini sağlar (Member Access’ten de ulaşılır).
Önerilen Rotary Kulüp İçtüzükleri ve Standart Rotary Kulüp Tüzüğü –
Yöntem el kitabında ve www.rotary.org adresinde mevcut olan güncel
versiyon.
Rotary Leader – Rotary kulüp ve bölge görevlileri için iki ayda bir
yayınlanan online haber dergisi.
The Rotarian(Veya Rotary bölgesel dergisi) – Kulüp ve bölge projeleri,
UR yönetim kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında bilgi veren
UR’nin aylık resmi dergisi buna ek olarak, tüm dünyada Rotaryenlere
bilgi veren 25 dilde yayınlanan 30 bölgesel dergi.
RI Visual Identity Guide (547) – Rotary sembollerinin doğru ve uygun
kullanımı ve her düzeyde Rotary yayının tasarımı için uyulması
gereken kurallar.
Strategic Planning Guide - Uzun vadeli ve kısa vadeli hedefleri
destekleyen, kulüplere bir vizyon veren online araç
Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies – UR
yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından UR Tüzük
ve içtüzüklerinin desteğiyle belirlenen usuller ve yöntemler ve her
mütevelli heyeti toplantısını takiben yeniden gözden geçirilir.
İnsan Kaynakları
Ya bölge guvernörünüzden ya da www.rotary.org adresinden Official
Directory’ye bakarak irtibat bilgisi edinin.
District Governor – (Bölge Guvernörü) – Kulübünüzü daha etkili
kılmak için stratejiler önermekle yükümlü UR görevlisi
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 19
Assistant Governor (Guvernör Yardımcısı) – Görevlendirildikleri
kulüplerin yönetiminde guvernöre yardımcı olarak atanan Rotaryen.
Guvernör yardımcınız üç ayda bir kulüp ziyareti yapacaktır. Tüm
sorularınıza cevap vermeye ya da öneriler bulunmaya hazırdır.
Other Club Committee Chairs in your district ( Bölgenizde bulunan
diğer kulüplerin Komite başkanları) – Kulübünüzün projelerinde ve
faaliyetlerinde destek yardımından bulunmak üzere kaynak görevi
görebilecek olan görevliler.
Geçmiş dönemlerdeki kulüp komite başkanları ve görevlileri –
Döneminizi planlarken size tavsiyelerde bulunabilen ve komite
faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilebilen bilgili Rotaryenler.
Rotary koordinatörleri – Belli bir bölgede bir kaynak olarak hizmet
vermek için UR başkanı tarafından atanan Rotaryen.
UR Kulüp ve Bölge Destek Temsilcileri – UR Dünya Merkezindeki
görevliler veya uluslararası ofislerde çalışanlar, yönetimsel soruları
cevaplandırmak ve diğer problemleri yetkili UR ve vakıf görevlisine
izlemekten sorumlulardır. www.rotary.org/cds adresinden kendi
temsilcinizi bulun.
İrtibat Merkezi – Soruları cevaplandırmak üzere hazır bulunan bir ekip.
[email protected] adresinden ulaşılabilir ya da ücretsiz (ABD
ve Kanada içinde) 866-9-Rotary (866-976-8279)’dan telefonla
aranabilir. Kuzey Amerika dışındaki Rotaryenler kendi uluslararası
ofisleriyle irtibatlarını devam ettirmelidir.
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 20
Bölge Asamblesi İçin
Bölge Asamblesi Tartışma Soruları
Aşağıdaki soruları düşünürken, fikirleri mukayese etmek için görevi devredecek ve
devralacak kulüp görevlileriyle konuşun.
Kulüp yönetimi komitesinin sorumlulukları nelerdir ve başkan olarak sizin sorumluluklarınız
nelerdir?
Komiteniz kulübün stratejik planını nasıl destekleyecek?
Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik etmek için ne tür faaliyetler planlayacaksınız?
Kulüp programlarını nasıl ilginç yapabilir ve uygun hale sokabilirsiniz?
Kulüp üyeleriyle iletişim için neler planlıyorsunuz? Hangi tür medya kulübünüz için daha iyi
olur?
Komite üyelerinin görevlerini yapmalarına nasıl yardımcı olabilirsiniz?
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 21
Bölge Asamblesi İçin
Çalışma Tablosu 1: Notlar
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 22
Bölge Asamblesi İçin
Çalışma Tablosu 2: Hedefler
Bu çalışma sayfasını uzun vadeli bir hedef taslağını ve uzun vadeli hedefinize ulaşmak için üç
yıl içindeki yıllık hedeflerinizin taslağını çıkarmak için kullanın. Hedefleriniz;
Paylaşılır (Bir hedef koymaya ve bu hedefi gerçekleştirmek için stratejiler geliştirmeye ortak
olanlar bunu uygulamakla mükelleftir.)
Ölçülebilir (Hedef takip edilebilir somut bir amaç sunmalıdır)
Zorlayıcı (Hedef, kulübünüzün geçmişte başardıklarının ötesine geçebilecek kadar iddialı
olmalıdır)
Ulaşılabilir (Rotaryanlar mevcut kaynaklarla hedefi gerçekleştirebilmelidirler)
Zamanlı ( Hedefin bir zaman sınırı ve zaman çizelgesi olmalıdır)
Uzun vadeli hedef ( kulübünüzün gelecek üç yıl için olan hedefi)
1. Yılki yıllık hedef:
2. Yılki yıllık hedef:
3. Yılki yıllık hedef:
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 23
Bölge Asamblesi İçin
Çalışma Tablosu 3: Eylem Planı
Aşağıdaki boşluğa hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfasından bir tane yıllık hedef yazın.
Sonra, hedeflerinizi gerçekleştirmek için gereken eylem adımlarını belirleyin.
Yıllık Hedef
Eylem Adımı Kim Sorumlu
Olacak?
Bu adım ne kadar
sürecek?
Süreç nasıl
ölçülecek?
Hangi Kaynaklara
sahipsiniz?
1.
2.
3.
4.
5.
Gerekli Kaynaklar:
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 24
Bölge Asamblesi İçin
Çalışma Tablosu 4: Kulüp Yönetimi Komitesi Vaka Çalışması
Aşağıdaki vaka çalışmalarını okuyun ve soruları cevaplandırın. Sayfa 21’deki vaka çalışması
eylem planını kullanarak bir plan oluşturun.
Vaka Çalışması 1
Willabee Rotary kulübünün 45 faal üyesi var. Son zamanlarda haftalık toplantılara devam
önemli ölçüde düştü. Bazı üyelerin, haftalık toplantıların sıkıcı olduğu konusunda
şikâyetlerini istiyorsunuz. Kulüp yönetimi komitesi başkanı olarak, bu konuyla
ilgileniyorsunuz.
Haftalık kulüp toplantılarını daha ilginç hale getirmek kulüp üyelerinin katılımını sağlamak
için neler yaparsınız?
Vaka Çalışması 2
Kulübünüz kısa bir süre önce bir anket yapıyor ve üyelerin haftalık toplantılardaki
beklentilerinin neler olması gerektiğini bilmediklerini öğreniyorsunuz. Hatta üyelerin mevcut
projelerden de kafaları karışmış.
Kulüp üyeleriyle daha etkin iletişim sağlamak için neler yapabilirsiniz?
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 25
Vaka Çalışması 3
Komite üyeleriniz, kulübünüzün haftalık toplantısı programıyla ilgili üyelerin fikirlerini
alıyor.
Başkan olarak, komite üyelerini bir çözüm bulmak için nasıl bir araya getirip bir liderlik
yapabilirsiniz?
Vaka Çalışması 4
Kulübünüzde kliklerin meydana geldiğini fark ediyorsunuz. Kulübünüze yeni üyeler ve
konuklar davet etmek istiyorsunuz.
Üyeler arasında dostluğu teşvik etmek için hangi yolları uygularsınız?
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 26
Bölge Asamblesi İçin
Vaka Çalışması Eylem Planı
Eylem Adımı Kim Sorumlu
Olacak?
Bu adım ne kadar
sürecek?
Süreç nasıl
ölçülecek?
Hangi Kaynaklara
sahipsiniz?
1.
2.
3.
4.
5.
Kulübünüzde uygulayabileceğiniz neler öğrendiniz?
Gerekli kaynaklar
KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 27
Bölge Asamblesi İçin
Çalışma Tablosu 5: Problem Çözme Rehberi
Problem çözme rehberinizi geliştirmek adına Etkili “Rotary Kulüpleri için Planlama
Rehberi’ni ve Bölüm 2’deki hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfalarını kullanın.
Kulübünüzün hedeflerini analiz edin ve hedeflerinizi gerçekleştirirken karşılaşabileceğiniz
potansiyel zorluklar üzerinde düşünün. Daha sonra bu zorlukların üstesinden gelebileceğiniz
çözümler üretin.
Hedef Potansiyel Zorluk Hangi Kaynaklar
Mevcut?
Yönetim
Üyelik
Halkla İlişkiler
Hizmet Projeleri
Rotary Vakfı
Diğer
Top Related