Institut für den
öffentlichen Sektor e. V.
Hamburger Vergabetag
Workshop IV: Pflicht zur
elektronischen Ausschreibung
– Wie verändert die
e-Vergabe die öffentliche
Beschaffung
23. Januar 2015
eVergabe
Mehr Effizienz oder mehr
Probleme? – Darstellung und
Einschätzung der neuen EU-
Vorgaben
Dr. Moritz Püstow
KPMG Law
Hamburg, 23. Januar 2015
2© 2015 KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, assoziiert mit der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einem Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International
Cooperative („KPMG International“), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Der Name KPMG, das Logo und „cutting through complexity“ sind
eingetragene Markenzeichen von KPMG International.
Elektronische Vergabe, RL 2014/24
ab
18. April 2016
spätestens* ab
18. Okt. 2018
(2017 für zentrale
Vergabestellen)
* hierfür ist Aufschiebung
durch deutschen
Gesetzgeber erforderlich
Elektronischer Zugang zu Vergabeunterlagen (Art. 53)
Öffentliche Auftraggeber müssen unentgeltlich einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten elektronischen Zugang zu den Vergabeunterlagen
anbieten
Die Bekanntmachung muss einen Hinweis auf die entsprechende Internet-
Adresse enthalten
Ausnahmen vom elektronischen Zugang bei besonderen Sicherheits- oder
technischen Gründen
Elektronische Angebotsabgabe (Art. 22)
Grundsatz der elektronischen Kommunikation:
Angebote (und Teilnahmeanträge!) sind elektronisch abzugeben
Ausnahmen von elektronischer Kommunikation bei besonderen Sicherheits-
oder technischen Gründen
Auftraggeber müssen Integrität der Daten und Vertraulichkeit sichern
Angebote und Teilnahmeanträge dürfen erst nach Fristablauf „geöffnet“ werden
Ausnahmen bei Vertraulichkeit und besonderen technischen Anforderungen
Mündliche Kommunikation zu unwesentlichen Bestandteilen bleibt bei
ausreichender Dokumentation möglich
Entsprechende Regelungen auch in der Sektorenrichtlinie 2014/25, vgl. Art. 40, 71 und 73
ABER: abweichende Regelungen in der Konzessionsrichtlinie 2014/23: hier grds. Elektronischer Zugang zu
den Vergabeunterlagen, aber Wahlrecht des Konzessionsgebers hinsichtlich der Kommunikation im
Übrigen, vgl. Art. 29, 34 – weitergehende Verpflichtung durch deutschen Gesetzgeber möglich.
ABER: Vorwirkung der Richtlinie? vgl. OLG Düsseldorf v. 19.11.2014, Verg 30/14 -> hier nein!
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Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE), RL 2014/24
Eignungsnachweise können vom Bewerber zum Abruf durch Auftraggeber auf
gebührenfreien nationalen Datenbanken hinterlegt werden, Art. 59 Abs. 5
RL 2014/24
Auftraggeber müssen – bei Aufschiebung durch Gesetzgeber – ab18. Oktober
2018 auf Datenbanken in anderen Mitgliedstaaten zugreifen
Wettbewerb: Sicherung des europaweiten Wettbewerbs durch Vereinheitlich
des Eignungsnachweises
Vereinfachung: Auftraggeber akzeptieren die EEE als vorläufigen Nachweis
der Zuverlässigkeit, wirtschaftlichen und fachlichen Leistungsfähigkeit
Art. 59 RL 2014/24: (Ausschließlich) elektronische Form auf Grundlage eines
von der Kommission noch festzulegenden Standardformulars
Art. 61 RL 2014/24: Auftraggeber verlangen in erster Linie Nachweise, die von
e-CERTIS abgedeckt sind
Stärkung PQ-
Verzeichnisse
Idee
Form der EEE
Akzeptanz der
EEE
Akzeptanz der EEE durch Auftraggeber ab 18. April 2016
Verwendung EEE-Formular bis 18. April 2016, Pflicht zur elektronischen
Erstellung der EEE – bei Aufschub durch Gesetzgeber – spätestens ab 18.
April 2018 (vgl. Art. 90 RL 2014/24, englische Sprachfassung)
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Elektronische Rechnung, RL 2014/55
Akzeptanz E-
Rechnung,
Art. 7, 11 RL
2014/55
Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch Auftraggeber 18
Monate nach Veröffentlichung der europäischen Norm (27. November 2018) /
30 Monate für subzentrale Auftraggeber (27. November 2019 )
Idee Stärkung des europaweiten Wettbewerbs
Verringerung des Verwaltungsaufwands
Europäische
E-Rechnung
Art. 3 RL 2014/55: Entwicklung einer europäische Norm für die europäische
Rechnungsstellung durch CEN
Veröffentlichung der europäischen Norm bis 27. Mai 2017 durch die
Kommission
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Zeitplan
I/16 II/16 III/16 IV/16 I/17 II/17 III/17 IV/17 I/18 II/18 III/18 IV/18
18. April 2016
elektronischer Zugang zu
Vergabeunterlagen
spätestens 18. Oktober 2018
elektronische Angebotsabgabe
27. November 2018
Akzeptanz europäischer
E-Rechnung
18. April 2016
Akzeptanz Europäische
Eigenerklärung
18. April 2017
Zentrale Beschaffungsstellen:
elektronische Angebotsabgabe
spätestens 18. Oktober 2018
Rückgriff auf Eignungs-
nachweise bei zentralen
Datenstellen
spätestens 18. Oktober 2018
Nutzung e-CERTIS
spätestens 18. April 2018
elektronische Europäische
Eigenerklärung
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Wirtschaftlichkeitspotential
Erhöhung Transparenz und ComplianceBME Studie: >50% der privaten Auftraggeber sehen Transparenz & Compliance durch eVergabe
stark/sehr stark erhöht
Erleichterung des Marktzugangs zu öffentlichen AufträgenKommission: in Norwegen gibt es mit eVergabe mehr Angebote insb.
von KMU und ausländischen Bietern
Verbesserung der Zusammenarbeit mit AuftragnehmernBMVI: Stärkung der Transparenz und Vernetzung bei Bauprojekten durch synchronisierte Datenbasis
- Building Information Modeling
Steigerung der Effizienz des EinkaufsKommission: in Frankreich führt eVergabe zu 10% weniger Verwaltungsaufwand
und 10% weniger Aufwand für juristische Dienste
Senkung der BeschaffungspreiseKommission: 5-20%
Quelle Kommission: Eine Strategie für die e-Vergabe, Europäische Kommission, 20.04.2012 , COM(2012) 179final
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Umsetzungsstrategie
■ Definition Eckpunkte der Vergabestrategie:
Warengruppenstrategie, Nachhaltigkeit- und Qualitätsziele, Lieferantenmanagement,
Materialverfolgung, Gemeinsame Beschaffung, Rahmenverträge, elektronische Kataloge, Eignungs-
und Wertungskriterien
Überprüfung
Vergabe-
strategie
Überprüfung
interne Prozesse■ Definition klarer Verantwortlichkeiten und Prozessabläufe:
Bedarfsträger, Einkauf, Recht, Leitungsebene, Controlling
Definition
elektronischer
Workflow
■ Anpassung des elektronischen Worksflows an Prozesse und Strategie: Banf, Freigabe, Mitzeichnung, Leserechte, Vertraulichkeit und Datenintegrität, IT-Schnittstellen, Vertragsmanagement, Produktverfolgung, Lieferantenmanagement, Planung, Buchhaltung
Anpassung
Vergabeunter-
lagen
■ Signifikante Aufwandsreduktion beim AG durch Standards und lesbare Dokumente des Bieters:Bekanntmachung, Leistungsbeschreibung, Wertungsmartix, Vertrag, Protokoll, Vergabevermerk
Marktfähigkeit■ Starke Marktposition durch einfache und transparente Standards:
Einfachheit für Auftraggeber und Bieter sowie Attraktivität der Ausschreibung
Finanzierung■ Nutzung des eVergabe-Potentials erfordert Investition:
Sicherung Haushaltsmittel, Sicherung Personal, Berater, ÖPP-Modelle, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
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eingetragene Markenzeichen von KPMG International.
Zeitplan
Um die Potentiale der eVergabe zu nutzen und um mehrfache Umstellungen zu vermeiden,
kann ab sofort eine Software genutzt werden, die beide Schritte der eVergabe (Zugang und
Angebotsabgabe) ermöglicht.
EU-Ausschreibungspflicht der Softwarebeschaffung nach § 3 VgV wenn die Gesamtvergütung
für die vorgesehene Leistung (regelmäßig für 48 Monate) über dem Schwellenwert liegt.
Zeitplan:
18. April 2016: Elektronischer Zugang zu Vergabeunterlagen
Januar 2016 – April 2016: Implementierung und Training
Juni 2015 – Dezember 2015: Auswahl Software (Verhandlungsverfahren)
Januar 2015 – Mai 2015: Entwicklung Einkaufsstrategie
Elektronischer
Zugang VGU,
18.04.2016
Elektronische
Angebotsabgabe,
18.10.2018
EEE, 18.10.2018;
E-Rechnung,
27.11.2018
Vorbereitung +
Auswahl Lösung
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eingetragene Markenzeichen von KPMG International.
Die Folien dienen ausschließlich als allgemeiner Leitfaden; sie können
keine fallbezogene Rechtsberatung ersetzen und sind weder umfassend
noch ohne weiteres als Grundlage wirtschaftlicher Entscheidungen
geeignet. Falls Sie die von KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH zur
Verfügung gestellten Informationen als relevant für ihre Zwecke
ansehen sollten, liegt es in Ihrem ausschließlichem Verantwortungs-
bereich, diese Informationen durch eigene Untersuchungen auf
inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen und zu erweitern, ehe Sie auf ihrer
Grundlage wirtschaftliche Entscheidungen treffen.
Disclaimer
Institut für den
öffentlichen Sektor e. V.
Hamburger Vergabetag
Workshop IV: Pflicht zur
elektronischen Ausschreibung
– Wie verändert die
e-Vergabe die öffentliche
Beschaffung
23. Januar 2015
- Der Weg zur eVergabe bzw. xVergabeunter Einbeziehung eines Praxisbeispiels
- Vor- und Nachteile der Vergabeplattform
Zeitvorgaben der EU lt. Vergaberichtlinie 2014/24/EU
Oberschwellige Auftragsvergaben sind spätestens ab dem
18.10.2018 komplett elektronisch über Vergabeplattformen
abzuwickeln !
Die schrittweise Einführung erfolgt in der Zeit vom 18.04.2016
bis zum 18.10.2018 !
Begriffserklärungen
- Die Vergabeplattform wickelt die Aufträge internetseitig in Papier
und/oder elektronisch ab.
- Die eVergabe ist die elektronische Abwicklung der
Auftragsvergaben.
- Bei der xVergabe handelt es sich um eine Schnittstelle, die
verschiedene Plattformen unterschiedlicher Betreiber einheitlich
anspricht. Bieter und Bewerber benötigen dann „nur“ den
Zugang zu einer Plattform.
.
Folie 3
XVergabe
Folie 4
Was soll die Vergabeplattform bieten ?
- Den Zugang zur “e- und xVergabe“
- Geringerer Zeit- und Arbeitsaufwand (effektiv einsetzbar)
- Rechtssicherheit
- Einen möglichen Plattformwechsel vor Einführung der xVergabe
- Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Einführung der xVergabe
- Steigerung der Bewerberzahlen
- Ein Formularmanagement mit dem VHB Bund, dem HVA B-StB und
manuell erstellten Formularen
- Vergabeunterlagen elektronisch und in “Papierform“
- Beantwortung der Bieter – und Bewerberfragen
Folie 5
Welche Arten von Plattformen bietet der Markt ?
1.Das Angebot ist bezogen auf die Submission !
- Zeitraum:
Veröffentlichung bis Angebotsöffnung zzgl. der Info- und Absageschreiben
- Formularsätze:
VHB Bund, HVA(B)-StB Bund, auch umfangreiche eigene Formulare
- Nutzer-/Rollenkonzept
- Einfache Handhabung
- Angemessene Kosten für die Vergabestelle und die Bewerber
- Umsetzung mit geringem Aufwand und kurzer Vertragslaufzeit
- Umfassende digitale Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte
Folie 6
Welche Arten von Plattformen bietet der Markt ?
2. Die angebotene Vergabeplattform bzw. die maßgeschneiderte
IT-Lösung wickelt alle in den Vergabestellen ablaufenden
Tätigkeiten elektronisch ab !
- Hohe Kosten und hoher Organisations- und Zeitaufwand
bei der Einführung und jeder folgenden organisations- bzw.
rechtsbedingten Systemanpassung
- Erschwerter Betreiberwechsel aufgrund der o.g. Gründe
Folie 7
Wie bediene ich bzw. wie funktioniert eine Vergabeplattform ?
Und nun…..
ein kurzer Blick auf die Eingabemaske einer Plattform an Hand des Beispiels
“Bodenbelagsarbeiten im Kindergartenneubau!
Folie 8
Folie 9
Folie 10
Folie 11
Folie 12
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Folie 14
Folie 15
Vorteile durch die Nutzung einer Vergabeplattform
- Bieterfragen werden systemgesteuert mittels Mail beantwortet
- Zur Ergänzung der Unterlagen reicht eine E-Mail
- Arbeitsschritte werden digital dokumentiert
- Gesetzliche Mindestfristen werden eingehalten
- Keine “Papierberge bewegen“; kein Faxgerät bedienen
- Minimierung der Arbeitszeiten
Folie 16
Wo sind Verbesserungen erforderlich ?
- Bezogen auf Liefer- und Dienstleistungen befindet sich die erforder-
liche Software für Leistungsbeschreibungen noch in der Entwicklung.
- Bundesweit einheitliche Formulare für VOL- und VOB-Vergaben
stehen nicht zur Verfügung.
- VOF-Vergaben werden derzeit nicht ausreichend berücksichtigt.
- Die bundesweit 15 unterschiedlichen Landesvergabegesetze
sind nicht hilfreich.
Folie 17
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Region Hannover
-Team Zentrale Submissionen-
Joachim-E.Warbek
Hildesheimer Straße 20
30169 Hannover
Telefon 0511-616 23208
Mail: [email protected]
Institut für den
öffentlichen Sektor e. V.
Hamburger Vergabetag
Workshop IV: Pflicht zur
elektronischen Ausschreibung
– Wie verändert die
e-Vergabe die öffentliche
Beschaffung
23. Januar 2015
eVergabe
Chancen nutzen:
Prozessoptimierung im Zuge der
E-Vergabe
Clemens Dicks
KPMG AG
Hamburg, 23. Januar 2015
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Kernergebnisse der Studie
■ Reifegrad des Einkauf niedrig
(Bestellabwickler/ Koordinator)
■ Dezentrale Strukturen, zentrale
Steuerungselemente fehlen
■ Ökologie & Soziales im Fokus, keine
Nachhaltigkeitsstrategie
(unstrukturierte Umsetzung)
■ Fokus auf Compliance, nicht auf
Kostensenkungspotenziale
Befähigung des Einkaufs(Rollenverständnis, Strategie, Struktur)
Operationalisierung(Mitarbeiter, Prozesse, Systeme, Steuerung)
&
Kernergebnisse der Studie „Kommunale Beschaffung im Umbruch“
Die KPMG Studie hat gezeigt, dass der Reifegrad der Beschaffung
insbesondere in der kommunalen Kernverwaltung gering ist.
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Handlungsfelder zur Steigerung des Wertbeitrags
Hebel zur Professionalisierung des Einkaufs
Professionalisierungs-
möglichkeiten
im Einkauf
Transparenz &
Steuerung
Elektronische
Verfahrensarten
Vertragsmanagement
Warengruppen-
management
Lieferanten-
management
Basis zur Erhöhung des Reifegrads sind
zielgerichtete (effektiv) und effizient ausgeführte Prozesse!
Ausschreibung Vertragsabschluss (S2C) || Bestellung Zahlung (P2P)
Kontakt
Dr. Moritz Püstow, D.E.A. (Sorbonne)Partner, Rechtsanwalt
KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Tel. +49 30 530199-120
Mobil: +49 172 5821545
Clemens DicksPartner – Procurement Advisory
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Tel. +49 211 475-7706
Mobil: +49 175 93950-25
Institut für den
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Hamburger Vergabetag
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elektronischen Ausschreibung
– Wie verändert die
e-Vergabe die öffentliche
Beschaffung
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17© 2014 Institut für den öffentlichen Sektor e.V. Alle Rechte vorbehalten.
Leitfragen
1. Welche Chancen sehen Sie bei der Einführung der eVergabe?
2. Welche Veränderungen des Vergabeprozesses bzw. der Organisation des Einkaufs
sind aus Ihrer Sicht bei der Einführung der eVergabe sinnvoll?
3. Welche Auswirkungen wird die Einführung der eVergabe auf den Beschaffungsmarkt
haben (zum Beispiel hinsichtlich der Preis- und Bieterstruktur)?
Umfrage Kommunale Beschaffung im Umbruch – Teil 2
teilnehmen auf www.publicgovernance.de/beschaffung !
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