PAMERAN, CONFEX, PAMERAN, CONFEX, EXPOEXPO
PAMERAN, CONFEX, PAMERAN, CONFEX, EXPOEXPO
Istilah-istilah :• Trade show ……• Exhibiton• Exposition (Expo)• Conference-Exhibition (Confex)• Scientific/Technical ConferenceNote : di Amerika Serikat kegiatan ini
dirangkum dengan nama Trade Show
Kegiatan Utamanya :• Memasarkan gagasan, produk dan jasa
pelayanan dalam suatu kegiatan (event)
Note :Kegiatan (event) ini menyatukan leveransir, produk, alat-alat (equipment), jasa pelayanan dalam satu ruang lingkup dan suasana untuk menggelar peragaan pameran dan persidangan konferensi terkait, yg akhirnya memberi kesempatan kepada pengunjung dan peserta untuk menikmati kegiatan gabungan ini.
Tempat Kegiatan :• Convention Center (Pusat Konvensi)• Ruang Pameran (Exhibition Hall)• Ruang Sidang Konfrensi• Hotel Besar
Note :Suatu kesempatan bagi perancang persidangan konvensi, kelompok pemasok (supplier) dan para peserta pameran (exhibitor) bekerja sama secara fisik memamerkan produk, meningkatkan disiplin ilmu sosial dan pemasaran industri.
Kegunaan efektif dari kegiatan berbagai jenis
pameran, sbb :• Menarik dan menemu kenali prospek
baru• Pelayanan pelanggan-pelanggan baru• Memperkenalkan produk baru• Mengetahui informasi produk unggulan• Memacu semangat dan citra korporasi
Pembagian Booths untuk para exhibitor dapat
dilakukan :• Pendaftar pertama dilayani
pertama (fair)(First Come First Serve)
• Point System• Lottery System• Advance sales
Pelaku-pelaku pameran :
• Pengelolaan Pameran• Pengelolaan Pameran Korporasi• Pelayanan Pameran• Pengelolaan Balai Pameran/Pusat
Konvensi
Manajer Pameran :• Pelaksana pengelolaan pameran yang
bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran
• Tugas Pokoknya :- Membuat perumusan konsep dan
pengembangan bisnis pameran, termasuk penjualan dan pemasarannya, periklanan dan promosinya.
Manajer Pameran Korporasi :
• Pengelolaan pameran korporasi.• Tugas pokoknya :- Bertanggungjawab atas kelancaran
penyelenggaraan pameran dari segi aspek-aspek media pemasarannya.
- Melakukan perjalanan dari pameran ke pameran dimana saja pameran diselenggarakan.
Pelayanan Pameran (Trade Show Service):
• Kelompok yang mengerjakan segmen-segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) atau lazim disebut dekorator/kontraktor umum (general kontraktor)/kontraktor pelayanan pameran (exposition service kontraktor)
• Cakupan tugasnya a.l :- Kereta angkut barang (drayage), utiliti, stan,
dinding, karpet, furnitur sewaan, bantuan logistik kebutuhan stan pameran.
Manajer Balai Pameran/Pusat Konvensi :• Menyediakan ruangan pameran
terbuka (a freestanding exhibit hall), pusat konvensi yg komprehensif, ballroom dan ruang tempat pameran.
Kesimpulan :• Hubungan pelaku-pelaku utama industri
pameran ini terletak pada asosiasi/korporasi atau manajer pameran yang melahirkan kegiatan program pameran sebagai suatu event.
• Tugas penting Manajer Pameran :1. Menyakinkan para peserta pameran
(exhibitor) bahwa pameran pasti berlangsung sukses.
2. Bahwa anggota asosiasi/korporasi dan industri terkait memang merasa perlu menghadiri pameran dimaksud.
PELAKSANAAN PAMERAN
• Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barang-barang, produk, ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk dijual.
• Jenis Pameran dapat dibagi kedalam berbagai kriteria.
• Berdasarkan Teritorialnya: (1) Pameran Nasional (2) Pameran Internasional
• Pameran Nasional bisa diadakan di luar negeri (misalnya Pameran Jepang di Amerika Serikat, USA Expo di Indonesia)
• Dari segi barang yang dipamerkan ada pameran vertikal dan pameran horizontal
• Pameran Vertikal menggelar satu jenis produk
• Pameran Horizontal menggelar berbagai jenis produk.
• Dari segi ukurannya pameran bisa dikategorikan kecil, sedang atau besar terdiri dari dua atau tiga dimensi:
– Pameran tempel (poster)– Pajangan di atas meja– Pameran di hotel– Pameran distan-stan (booths)– Pameran di bangunan bebas– Pameran diluar bangunan (dilapangan
terbuka) , contoh pameran dirgantara (pesawat-pesawat terbang)
Note : Pameran2 ini a/ pameran yang
penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi.
Alasan-alasan penggabungan kegiatan
confex :• Untuk tambahan penghasilan ( langsung
atau tidak langsung)• Sponsor tambahan dalam penyelenggaraan
konferensi• Menarik perhatian industri dan menambah
jumlah delegasi• Keuntungan hubungan masyarakat dilihat
dari kacamata media massa• Menambah pengalaman bagi para peserta
delegasi.
Keuntungan bagi exhibitor dalam
gandengan confex :• Kesempatan biaya jual yang
rendah• Target peserta dan pengunjung
dapat diperkirakan dengan akurat.• Pemahaman terhadap
keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji.
• Asosiasi dapat menekan biaya pengeluaran karena ditanggung bersama 50% - 50% antara anggota2 dan sponsor, atau 25% - 25% (=50%) asosiasi dan 50% sponsor.
• Bila keuangan asosiasi, pameran dapat diselenggarakan dengan lebih bergengsi dengan menghadirkan pembicara, hiburan lebih meriah dan berbobot.
Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran :
• Otoritas pemrakarsa pameran.• Aturan main dlam tata-tertib pameran.• Lokasi dan waktu pameran.• Jadwal pameran.• Penyewaan stan-stan (booths)• Impor sementara barang-barang pameran• Instalasi telepon dan listrik untuk pameran
• Membangun dan membongkar stan-stan (booths)
• Perjanjian pembayaran (sewa maupun beli)• Barang-barang dari pemasok.• Furnitur• Kebersihan dan pemeliharaan• Sekuriti• Asuransi• Pembatalan• Tanda-tanda pengenal bagi semua staf,
petugas, peserta, sekuriti.• Legalitas hukum program kegiatan
pameran.
SYARAT LOKASI DAN BIAYA
• PENENTUAN LOKASI• Cukup luas• Rasio ruang kosong dan luas areal lokasi 50:50• Perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak
tentu bentuk• Peraturan bangunan setempat (pemerintah
setempat) dimana loaksi berada harus mendapat perhatian khusus.
• Tanyakan contoh pameran sebelumnya.
PENDAFTARAN• Perusahaan2 peserta pameran menyerahkan
formulir pendaftaran keikitsertaan mereka dengan DP sbb :
• 30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan
• 40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka
• 30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka
BIAYA-BIAYA• Harga tetap per M2• Harga khusus untuk area (hall)• Harga lebih murah untuk build up & break
down days• Penalti (denda) untuk keterlambatan atau
mendahului waktu yang telah ditetapkan• Harus ada perkiraan pengeluaran dan
pendapatan dari sewa, jual beli kebutuhan alat dan perlengkapan pameran
Top Related