Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 1 – wprowadzenie (2h)
Literatura przedmiotu
1. Argyle M., Psychologia stosunków międzyludzkich, 2. Aronson E., Człowiek istota społeczna, 3. Berne E., W co grają ludzie, 4. Cialdini E.B., Wywieranie wpływu na ludzi, 5. Dawson R., Sekrety udanych negocjacji 6. Goleman D., Inteligencja emocjonalna, 7. Hogan K., Psychologia perswazji, 8. Nęcki Z., Komunikacja międzyludzka, 9. Nęcki Z., Negocjacje w biznesie, 10.Pease A., Język ciała, 11.Thiel E., Mowa ciała zdradzi więcej niż tysiąc słów,
Definicja komunikacji
Komunikacja – proces wymiany znaczeń między ludźmi za
pośrednictwem wspólnego zestawu symboli
Komunikowanie jest procesem porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami. Proces ten odbywa się na różnych poziomach, przy użyciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki.
Definicja komunikacji
Praktyczna definicja komunikacji obejmuje następujące
elementy:
1. Jednostki, które mają ze sobą kontakt społeczny. Kontakt może mieć charakter bezpośredni lub zdalny.
2. Wspólne środki komunikacji. Środkiem tym jest najczęściej język, ale ważna jest również mowa ciała, w tym: gestykulacja,
kontakt wzrokowy,
ton głosu,
umiejętnośc wywoływania wzruszenia,
wygląd,
wyraz twarzy,
postawa,
bliskość,
ustawienie głowy.
Definicja komunikacji
Praktyczna definicja komunikacji obejmuje następujące
elementy:
3. Przekazanie komunikatu w sposób jasny i zrozumiały. Komunikat należy wyrażać jasno , aby ułatwić odbiorcy jego zrozumienie i pokonać wszelkie przeszkody fizyczne.
4. Zrozumienie komunikatu przez odbiorcę. Komunikacja powinna być procesem dwustronnym.
Cechy komunikowania
Komunikowanie jest specyficznym procesem społecznym, ponieważ odnosi się przynajmniej do dwóch jednostek i przebiega zawsze w środowisku społecznym.
Komunikowanie zachodzi w odpowiednim kontekście społecznym, determinowanym przez liczbę i charakter uczestników procesu. Może to być kontekst:
interpersonalny,
grupowy,
instytucjonalny,
publiczny,
masowy lub
międzykulturowy.
Cechy komunikowania
Jest to proces kreatywny, polegający na budowaniu nowych pojęć i przyswajaniu wiedzy o otaczającym świecie.
Komunikowanie ma charakter dynamiczny, polega na przyjmowaniu, rozumieniu i interpretowaniu informacji.
Jest to proces ciągły, trwa od chwili narodzenia człowieka, aż do jego śmierci.
Komunikowanie jest procesem symbolicznym, posługuje się symbolami i znakami. Aby mogło dojść od porozumienia się uczestników niezbędna jest wspólnota semiotyczna, czyli operowanie tymi samymi znakami i symbolami.
Cechy komunikowania
Jest to proces interakcyjny, między jego uczestnikami wytwarzają się określone stosunki, które mogą mieć charakter partnerski (komunikowanie symetryczne) lub opierać się na stosunku dominacji i podporządkowania (komunikowanie niesymetryczne lub komplementarne).
Komunikowanie jest zasadniczo celowe i świadome, działaniem każdego uczestnika procesu kierują określone motywy.
Komunikowanie jest nieuchronne, ludzie zawsze i wszędzie będą się komunikować ze sobą bez względu na ich uświadamiane lub nie uświadamiane zamiary.
Cechy komunikowania
Komunikowanie jest procesem złożonym, czyli wieloelementowym i wielofazowym, może mieć charakter:
dwustronny lub jednostronny,
werbalny lub niewerbalny,
bezpośredni, medialny lub pośredni.
W przeciwieństwie do pewnych procesów fizycznych czy chemicznych komunikowanie jest nieodwracalne, nie da się go cofnąć, powtórzyć czy zmienić przebiegu.
Elementy procesu komunikowania
Do stałych elementów procesu komunikowania zalicza się:
Kontekst;
Uczestników;
Przekaz ;
Kanał;
Szumy;
Sprzężenie zwrotne.
Elementy procesu komunikowania
Kontekst – to warunki, w jakich odbywa się proces komunikowania.
Aspekt fizyczny – wyznaczany przez otoczenie.
Aspekt historyczny – uczestniczy odwołują się do zaistniałych w przeszłości epizodów.
Aspekt psychologiczny – odnosi się do sposobu, w jaki uczestnicy procesu postrzegają się nawzajem.
Aspekt kulturowy – jest systemem wiedzy, która jest udziałem relatywnie dużej grupy ludzi, łączy w sobie wierzenia, wartości, symbole i zachowania, uznawane przez tę zbiorowość.
Elementy procesu komunikowania
Uczestnicy – w transakcyjnym procesie komunikowania odgrywają rolę nadawców i odbiorców.
Proces sformalizowany – role uczestników są z reguły jednoznacznie określone i niewymienialne.
Proces nieformalnego komunikowania się – role uczestników są jednoczesne i wymienne.
Elementy procesu komunikowania
Przekaz (komunikat) - stanowi kompleksową strukturę, na którą składają się:
Znaczenia,
Symbole,
Kodowanie i dekodowanie,
Forma i organizacja.
Elementy procesu komunikowania
Znaczenia – czyste idee i uczucia, istniejące w ludzkich umysłach, przekładane są na znaczenia, które muszą być dzielone z pozostałymi uczestnikami procesu.
Symbole – są to słowa, dźwięki, działania, dzięki którym znaczenie jest oznajmiane innym jednostkom.
Kodowanie – proces transformowania idei i uczuć w symbole i ich organizacja.
Dekodowanie – proces odwrotny do kodowania, tj. transformowanie zakodowanego przekazu w idee i uczucia.
Forma i organizacja – związane są z kompleksową strukturą komun ikatu.
Elementy procesu komunikowania
Kanał – droga przekazu i środki transportu, za pomocą których przekaz pokonuje drogę od nadawcy do odbiorcy.
W komunikowaniu bezpośrednim ludzie mogą używać wszystkich pięciu zmysłów sensorycznych: słuch, wzrok, dotyk, zapach i smak.
W komunikowaniu pośrednim kanały te są zredukowane do wzroku i słuchu.
Elementy procesu komunikowania
Szumy – źródło zakłóceń .Może mieć charakter:
– zewnętrzny – wiąże się z otoczeniem zewnętrznym procesu komunikowania, jak nieodpowiednia temperatura, hałas itp.;
– wewnętrzny – uczucia i predyspozycje psychiczne uczestników procesu komunikowania, jak ból, zmęcznie, ale także uczucie złości, nienawiści, stereotypy i uprzedzenia;
– Semantyczny – jest konsekwencją zamierzonego lub niezamierzonego złego użycia przez nadawcę znaczenia, które blokuje jego precyzyjne odkodowanie przez odbiorcę.
Elementy procesu komunikowania
Sprzężenie zwrotne – reakcja odbiorcy na komunikat po jego odkodowaniu.
W komunikowaniu bezpośrednim mamy sprzężenie bezpośrednie (natychmiastowe).
W komunikowaniu pośrednim mamy sprzężenie pośrednie (opóźnione).
Poziomy komunikowania w społeczeństwie wg. McQuaila
Mało przypadków
Dużo przypadków
Komunikowanie masowe
Komunikowanie organizacyjne/ instytucjonalne
Komunikowanie międzygrupowe
Komunikowanie grupowe
Komunikowanie interpersonalne
Komunikowanie intrapersonalne
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 2 - Sposoby, formy i typy komunikowania się (3h)
Sposoby komunikowania się
Komunikowanie interpersonalne- bezpośrednie
Komunikowanie interpersonalne- medialne
Komunikowanie pośrednie - masowe
Sposoby komunikowania się
Komunikowanie interpersonalne- bezpośrednie
KONTEKST
A B
NADAWCA ODBIORCA KOMUNIKAT
KANAŁ
SZUM INFORMACYJNY
SPRZĘŻENIE ZWROTNE (NATYCHMIASTOWE)
Sposoby komunikowania się
KONTEKST
A B
NADAWCA ODBIORCA KOMUNIKAT
KANAŁ MEDIALNY
SZUM INFORMACYJNY
SPRZĘŻENIE ZWROTNE (OPÓŹNONE)
Komunikowanie interpersonalne- medialne
Sposoby komunikowania się
KONTEKST
A B
NADAWCA ODBIORCA
SZUM INFORMACYJNY
SPRZĘŻENIE ZWROTNE (OPÓŹNONE II RZĘDU)
Komunikowanie pośrednie - masowe
POŚREDNIK
KOMUNIKAT X KOMUNIKAT X`
KANAŁ GATE-KEEPER
C
Formy komunikowania
Język jako podstawowy środek komunikowania werbalnego jest używany aby: – określać, etykietować, wyznaczać i definiować myśli,
uczucia, przedmioty, doświadczenia w celu wymiany ich z innymi ludźmi;
– oceniać rzeczy, ludzi, uczucia zgodnie z posiadanym systemem postaw i wartości;
– prezentować i dyskutować wyniki własnych życiowych doświadczeń, mówić o przeszłych wydarzeniach, o teraźniejszości i ewentualnych, hipotetycznych sytuacjach, które zaistnieją w przyszłości;
– pozwala dzielić się doświadczeniami, dziedzictwem i wizją przyszłości;
– mówić o języku, jego składni, strukturze.
Formy komunikowania
Konotacja – ujawnia obszar emocji, uczuć i wartości związanych z poszczególnymi słowami.
Dekonotacja – oznacza bezpośrednie znaczenie słowa, które pozwala je zidentyfikować.
Formy komunikowania
FORMA USTNA Zalety: • stwarza dogodne warunki do nawiązania kontaktów
komunikacyjnych na poziomie faktycznym; • jest skuteczne na poziomie instrumentalnym i
afektywnym; • pozwala na ukierunkowanie, sugerowanie oraz
natychmiastową reakcję uczestniczących stron.
Formy komunikowania
FORMA USTNA Wady: • problem z dekodowaniem przekazu na poziomie semantycznym; • polaryzacja, czyli tendencja do wyrażania skrajnych opinii; • etykietowanie, czyli widzenie problemów przez ich nazywanie, a nie
analizowanie; • mieszanie faktów i wniosków, traktowanie wniosków na równi z
rzeczywistymi faktami; • przesadna pewność siebie, przypisywanie sobie cech eksperta
znającego się na wszystkich problemach; • Statyczna ocena, czyli brak umiejętności weryfikacji opinii
dotyczących nieustannie zmieniających się elementów rzeczywistości;
• Klasyfikowanie i nieodróżnianie, czyli przypisywanie ludziom i zdarzeniom tych samych cech.
Formy komunikowania
FORMA PISEMNA
Zalety:
• częściej ma charakter formalny niż nieformalny;
• stosowana jest praktycznie na każdym poziomie procesu porozumiewania się ludzi;
• trwałość;
• możliwość starannego przygotowania.
Wady:
• Brak możliwości wytwarzania bezpośredniego sprzężenia zwrotnego.
Formy komunikowania
FORMA PISEMNA
W komunikowaniu interpersonalnym: • list klasyczny lub e-mail; • faks; • telex; W komunikowaniu instytucjonalnym: • oficjalne pisma:
– polecenie; – rozkaz; – instrukcja działania; – akty prawne; – rozporządzenia; – decyzje; – postanowienia.
W komunikowaniu masowym: • media drukowane; • internet
Formy komunikowania
Komunikowanie niewerbalne tworzy kilka grup sygnałów:
1. Kinezjetyka
2. Parajęzyk
3. Samoprezentacja
4. Dotyk
5. Proksemika
6. Chronemika
7. Elementy otoczenia
Formy komunikowania
Kinezjetyka mowa ciała
mimika twarzy
gestykulacja
ruchy ciała
spojrzenie
kontakt wzrokowy
przyjmowane pozy
Formy komunikowania
Parajęzyk 1. Cechy wokalne głosu:
ton
barwa
wysokość
natężenie
głośność
modulacja
tempo mówienia
2. Interferencje wokalne – wzajemne oddziaływanie dwóch lub więcej cech głosu oraz wszelkie dźwięki poza językowe: „uf”, „ach”, „eee”.
Formy komunikowania
Samoprezentacja – wygląd fizyczny
– budowa ciała
– ubranie
– fryzura
– makijaż
– biżuteria i noszone dodatki
Elementy te dają dużo informacji o jednostce i czasami już na wstępie przesądzają o relacjach komunikacyjnych.
Formy komunikowania
Dotyk – uścisk dłoni;
– poklepywanie;
– obejmowanie drugiej osoby.
Dotyk świadczy o stosunku emocjonalnym i zależy od: – uprzejmości;
– kultury osobistej;
– wychowania;
– preferencji jednostki;
– kontekstu kulturowego.
Formy komunikowania
Proksemika – zastosowanie dystansu interpersonalnego i relacji przestrzennych między komunikującymi się osobami, wynikające ze struktury i z charakteru formalnego bądź nieformalnego przestrzeni oraz przedmiotów tam się znajdujących.
Formy komunikowania
Chronemika – wykorzystuje czas jako sygnał komunikacyjny, np.:
– punktualność;
– oczekiwanie;
– czas trwania.
Formy komunikowania
Elementy otoczenia – takie jak, np.:
– temperatura,
– oświetlenie,
– kolor,
Mogą wpływać na zachowanie się ludzi, stymulować ich bądź odstraszać.
Formy komunikowania
Funkcje komunikacji niewerbalnej: 1. Zastępowania – sygnały niewerbalne, określane jako „emblematy” ,
takie jak charakterystyczny ruch ręką lub głową, gest, znak, mogą być stosowane w miejsce słów i zdań, zastępując je.
2. Uzupełniania - sygnały niewerbalne, nazywane „ilustratorami”, uzupełniają komunikat werbalny, precyzują go, są komplementarne w stosunku do niego.
3. Ekspozycji - sygnały niewerbalne, nazywane „pozami”, pozwalają na okazanie uczuć i emocji w znacznie większej skali niż jest ich rzeczywisty stan, akcentują je i eksponują, wyolbrzymiają, lub w przeciwnym kierunku, ciało nadawcy ukrywa prawdziwe myśli i uczucia, ukazują znacznie mniej emocji.
4. Regulacyjna - sygnały niewerbalne, nazywane „regulatorami”, mogą być użyte do kontroli i regulacji płynności konwersacji lub transakcyjnego komunikowania.
5. Moderująca - sygnały niewerbalne, zwane „adapterami” służą do łagodzenia napięć, jakie jednostka przeżywa. Występują w formie np.,: drapania się po głowie, klepania po nodze, ściskania dłoni, obgryzania paznokci.
Formy komunikowania
Różnice między komunikacją werbalną a niewerbalną: – komunikowanie niewerbalne jest znacznie bardziej dwuznaczne; – komunikowanie niewerbalne ma charakter ciągły; – komunikowanie niewerbalne odbywa się wieloma kanałami i
angażuje wszystkie zmysły; – komunikowanie niewerbalne nie ma struktury, bądź jest bardzo
słabo zarysowana; – komunikowanie niewerbalne ma charakter pozalingwistyczny; – komunikowanie niewerbalne jest analogowe (forma i treść są ze
sobą powiązane i wzajemnie się warunkują) a komunikowanie werbalne jest digitalne (forma i treść nie są ze sobą powiązane)
– komunikowanie niewerbalne daje wgląd w stany emocjonalne; – komunikowanie niewerbalne jest spontaniczne, a stosowane w nim
sygnały są nabyte w drodze naturalnej obserwacji otoczenia; – znaczenie komunikatu niewerbalnego jest zdeterminowane
kulturowo.
Typy komunikowania
Komunikowanie informacyjne
Komunikowanie perswazyjne
Komunikowanie obronne
Komunikowanie podtrzymujące
Typy komunikowania
Komunikowanie informacyjne – podstawowym celem jest kreowanie wzajemnego porozumienia i zrozumienia między uczestnikami procesu, dzielenia się wiedzą, wyjaśnianie i instruktaż, przy założeniu, że nadawca nie ma żadnych intencji wpływania na postawy i zachowania odbiorców.
Typy komunikowania
Komunikowanie informacyjne – metody informacyjne:
1. Narracja
2. Opis
3. Demonstracja
4. definiowanie
Typy komunikowania
Komunikowanie informacyjne – zasady:
1. Kreatywność
2. Wiarygodność
3. Nowośc informacji
4. Doniosłość informacji
5. Położenie nacisku na informację
6. Wykorzystnaie pomocy wizualnych
Typy komunikowania
Komunikowanie perswazyjne – to kompleksowy, interakcyjny proces, w którym nadawca i odbiorca są połączeni werbalnymi i niewerbalnymi symbolami, poprzez które perswadujący próbuje wpłynąć na drugą osobę po to, aby zmienić jego reakcje, zachowania, ukształtować nowe postawy lub zmodyfikować już istniejące i sprowokować do akcji/działania.
Typy komunikowania
Komunikowanie perswazyjne
Wyróżnia się 3 typy perswazji:
1. przekonująca
2. nakłaniająca
3. pobudzająca
Typy komunikowania
Komunikowanie perswazyjne - proces celowy, w którym nadawca ma określone intencje, takie jak:
1. zmiana istniejących postaw;
2. wzmocnienie istniejącej postawy;
3. uformowanie nowej, nie istniejącej dotychczas postawy.
Typy komunikowania
Komunikowanie perswazyjne
W. McGuire wyróżnił 6 faz w procesie perswazyjnym:
1. Ekspozycji
2. Uruchomienia uwagi
3. Zrozumienia
4. Refleksji
5. Zapamiętywania
6. Zmiany postaw
Typy komunikowania
Komunikowanie perswazyjne - zasady
1. Sprecyzowanie celów
2. Stosowanie logicznej argumentacji
3. Rozpoznanie istniejących systemów postaw i wzorów zachowań odbiorców
4. Posługiwanie się językiem motywującym do działania
5. Budowanie i rozwijanie wiarygodności
6. Prezentacja komunikatu w przekonujący sposób
7. Obalenie przeciwnych argumentów
Typy komunikowania
Komunikowanie obronne – wywołane jest cechami postaw nadawcy. Do najważniejszych z nich zaliczyć można:
– Wartościowanie i osądzanie odbiorcy;
– Manipulację, podstęp i wyrachowanie;
– Chęć sprawowania kontroli;
– Neutralność;
– Demonstrowanie poczucia wyższości;
– Pokazywanie dużej pewności siebie.
Typy komunikowania
Komunikowanie podtrzymujące – związane jest z zachowaniem nadawcy, który zachęca odbiorcę do kontynuacji kontaktów. Zachowania służące podtrzymaniu to: – opis sytuacji;
– orientacja na rozwiązanie problemu;
– spontaniczność przekazu i reakcji;
– empatia;
– równość nadawcy i odbiorcy;
– warunkowość treści komunikatu.
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 3 - Modele komunikacyjne (1h)
Modele komunikacyjne – modele podstawowe
Model aktu perswazyjnego Lasswella (1948)
NADAWCA
Kto mówi?
KOMUNIKAT
Co mówi?
KANAŁ Za
pośrednictwem jakiego
kanału mówi?
ODBIORCA
Do kogo mówi?
EFEKT
Z jakim skutkiem
mówi?
Modele komunikacyjne – modele podstawowe
Model przekazu sygnałów Shannona i Weavera (1948)
ŹRÓDŁO INFORMACJI
NADAJNIK
ŹRÓDŁO ZAKŁÓCEŃ
ODBIORNIK ADRESAT
PRZEKAZ SYGNAŁ
NADANY
SYGNAŁ
ODEBRANY PRZEKAZ
Modele komunikacyjne – modele podstawowe
Model trójkątny Newcomba (1953)
X
A B
A – nadawca X – otoczenie społeczne
B – odbiorca ABX – system
Modele komunikacyjne – modele podstawowe
Model wspólnoty doświadczeń Schramma (1954)
PRZEKAZ
PRZEKAZ
KODUJĄCY
INTERPRETUJĄCY
DEKODUJĄCY
DEKODUJĄCY
INTERPRETUJĄCY
KODUJĄCY
Modele komunikacyjne – modele podstawowe
Model komunikowania masowego wg. Schramma (1954)
KODUJĄCY
INTERPRETUJĄCY
DEKODUJĄCY INTERPRETUJĄCY
KODUJĄCY
Dopływ informacji ze źródeł
Sprzężenie zwrotne
Wiele
identycznych
komunikatów
PUBLICZNOŚĆ ŚRODKÓW
MASOWEGO PRZEKAZU
KAŻDY ODBIORCA:
DEKODUJE
INTERPRETUJE
KODUJE
KAŻDA GRUPA REINTERPRETUJE
OTRZYMANE KOMUNIKATY
Modele komunikacyjne – modele przepływu informacji
Model „ukłucia podskórnego”
MEDIA MASOWE
Bezpośredni efekt na publiczność
Modele komunikacyjne – modele przepływu informacji
Model dwóch etapów komunikowania
MEDIA MASOWE
PUBLICZNOŚC ŚRODKÓW MASOWEGO PRZEKAZU
LIDERZY
I ETAP
II ETAP
Modele komunikacyjne – modele przepływu informacji
KLASYCZNY MODEL „UKŁUCIA PODSKÓRNEGO”
FUNKCJONALNY MOPDEL DWÓCH ETAPÓW KOMUNIKOWANIA
EFEKT BEZPOŚREDNI EFEKT POŚREDNI
SILNE MEDIA SŁABE MEDIA
SPOŁECZEŃSTWO WYIZOLOWANE SILNY KONTAKT MIĘDZY JEDNOSTKAMI
KOMUNIKOWANIE PERSWAZYJNE KOMUNIKOWANIE OPARTE NA RYTUAŁACH
METODOLOGIA PSYCHOLOGICZNA METODOLOGIA SOCJOLOGICZNA
MASY SPOŁECZNE WYALIENOWANE I ZATOMIZOWANE
MASY SPOŁECZNE PLURALISTYCZNE I WSPÓŁZALEŻNE
Modele komunikacyjne – modele efektu długoterminowego
Model procesu agenda-setting McCombsa i Showa
WYDARZENIE (źródło)
WYBÓR NEWSÓW/WARTOŚĆ
TYP MEDI ÓW PREZENTUJĄCYCH NEWSY
TYP NEWSU
STOPIEŃ EMFAZY DOSTĘP DO MEDIÓW Komunikacja masowa
DOSTĘP DO INNYCH JEDNOSTEK
Komunikacja interpersonalna
POTRZEBA BYCIA POINFORMOWANYM
ZAINTERESOWANIE ODBIORCÓW (wiedza)
WIEDZA SPOŁECZNA
ZACHOWANIA SPOŁECZNE
Modele komunikacyjne – modele efektu długoterminowego
Model uzależnienia od mediów Ball-Rokeach i Defleura
SYSTEM SPOŁECZNY SYSTEM MEDIALNY
Publiczność środków masowego przekazu
(stopień uzależnienia od informacji)
EFEKTY Poznawczy Afektywny
Zachowania
Modele komunikacyjne – modele efektu długoterminowego
Interakcyjny model komunikowania masowego (lata 90 XX w.)
ŹRÓDŁO
ODBIORCA
ODBIORCA
ŹRÓDŁO
SPRZĘŻENIA
ZWROTNEGO
KANAŁ
KANAŁ SPRZĘŻENIA ZWROTNEGO
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 4 - Umiejętność słuchania, czytania, pisania. Sztuka zadawania
pytań, prowadzenia dyskusji, zebrań.(1h)
Umiejętność słuchania
Słuchanie nazywane jest „zapomnianą umiejętnością”. Polega ono nie tylko na tym, żeby słyszeć drugą osobę, ale również uważnie i świadomie analizować to, co ona mówi.
Niezdolność do słuchania może objawiać się poprzez: – Słuchanie selektywne
– Ciągłe przerywanie rozmówcy
– Pogrążanie się w marzeniach
– Łatwe rozpraszanie się
– Lenistwo intelektualne
– Zwracanie uwagi na rzeczy nieistotne
Umiejętność słuchania
Cechy charakterystyczne dobrego słuchacza: – Uważnie słucha, gdy kto inny mówi
– Interesuje się osobami spotkanymi po raz pierwszy, próbując znaleźć z nimi wspólny język
– Wierzy, że od każdego można dowiedzieć się lub nauczyć czegoś wartościowego
– Przywiązuje większą wagę do tego, co rozmówca ma do powiedzenia, niż do jego wyglądu lub głosu
– Ciekawią go ludzie, pomysły i rzeczy
– Zachęca rozmówcę do kontynuacji poprzez kontakt wzrokowy, skinienie głową itp.
– Sporządza notatki z tego co usłyszał
– Zna własne uprzedzenia i stara się je kontrolować, aby obiektywnie oceniać to, co mówią inni
– Okazuje cierpliwość osobom, które nie są zbyt komunikatywne
– Nikt nigdy nie zwraca mu uwagi, że nie słucha
– Jest otwarty na poglądy i punkty widzenia innych
Umiejętność słuchania
Dobry słuchacz: – Chętnie słucha co mówią inni
– Potrafi uchwycić główne przesłanie słyszanej wypowiedzi
– Umie interpretować znaczenie słów
– Rozważnie ocenia informacje
– Odpowiednio reaguje na to co słyszy
Aktywne słuchanie wymaga – Zadawania pytań
– Oceny dowodów przedstawionych przez rozmówcę
– Uświadomienia sobie własnych uprzedzeń i przyjętych z góry założeń
– Wsłuchiwania się w informacje przekazywane między wierszami.
Umiejętność czytania
Czytanie przypomina aktywne słuchanie. Również w tym przypadku trzeba poświęcić czas, zaangażować umysł i zwrócić uwagę na wszystko, co ciekawe i użyteczne.
Należy zastanowić się, które materiały trzeba, warto lub można przeczytać w związku ze swoimi potrzebami i ambicjami.
Szybkie czytanie jest użyteczne, ale tylko wtedy, gdy towarzyszy mu szybkie zrozumienie tekstu.
„Na kursie szybkiego czytania nauczyłem się czytać, biegnąc wzrokiem od
góry do dołu przez środek strony. Przeczytałem Wojnę i Pokój w ciągu dwudziestu minut. Było tam coś o Rosji.”
Woody Allen
Umiejętność czytania
Aby czytać efektywnie należy: – Wiedzieć, w jakim celu się czyta
– Przygotować pytanie, na które szuka się odpowiedzi
– Pamiętać o pytaniach podczas czytania
– Szukać w tekście tego co najważniejsze
– Podchodzić krytycznie do dowodów, objaśnień i wniosków
– Sporządzać notatki
– Porównywać doświadczenia autora tekstu z własnymi
– W razie potrzeby powrócić od lektury
– W miarę możliwości omówić poznany materiał z innymi osobami
– Przemyśleć to co się przeczytało
Umiejętność pisania
Trzy najważniejsze elementy tekstu pisanego to: – Struktura i układ
– Treść
– Styl i ton.
Pisanie należy traktować jak mówienie do kogoś za pośrednictwem papieru. Tekst pisany powinien być więc zgodny z zasadami dobrej komunikacji ustnej: 1. Jasny
2. Zaplanowany i przygotowany
3. Prosty
4. Żywy
5. Naturalny
6. Zwięzły
Umiejętność pisania
Pisząc list handlowy należy zadbać, aby:
• Był jasny i zrozumiały
• Zawierał wyliczenia uszeregowane w najlepszym możliwym porządku
• Miał odpowiedni styl i ton
• Znalazły się w nim najbardziej odpowiednie słowa i zwroty
• Był napisany poprawnie pod względem gramatyki i ortografii
• Miał atrakcyjny układ
Umiejętność pisania
Pisemne raporty powinny spełniać zasady: 1. Jeżeli raport ma być samodzielnym dokumentem, a nie tylko
uzupełnieniem odprawy lub prezentacji, nie można ograniczać się do prostego memorandum.
2. Raport powinien:
• Zaczynać się wstępem objaśniającym jego cele i podstawy
• Mieć tytuł odzwierciedlający jego główny cel
• Mieć strukturę książkową, z odpowiednio ponumerowanymi i oznaczonymi częściami, rozdziałami i podrozdziałami
• Zawierać zwięzłą i przejrzyście uporządkowaną cześć informacyjną
• Kończyć się wnioskami i zaleceniami
• Informować o przyjętych założeniach
• Zawierać dodatek z dokładnymi danymi
• Być opatrzony ilustracjami objaśniającymi omawiane zagadnienia.
3. Tekst powinien łatwo się czytać, a to znaczy, że trudno go napisać.
Umiejętność pisania
4. Zastosuj w nim regułę pisania raportów wg. Churchilla: • Wypisz najważniejsze punkty w postaci krótkich, zwięzłych paragrafów
• Zamieść szczegółowe dane i statystyki w załączniku
• O ile to możliwe, na piśmie przedstaw tylko nagłówki i rozwiń je później ustnie
• Unikaj niejasnych, bełkotliwych sformułowań, w miarę możliwości używaj stylu dalekiego od oficjalnego
• Pamiętaj, że zwięzłe sformułowanie treści sprzyja jasności myślenia
5. Oceń jakość i efektywność raportu, odpowiadając na poniższe pytania: • Czy układ i struktura są przejrzyste i czytelne?
• Czy treść raportu jest kompletna?
6. Po napisaniu raportu trzeba sprawdzić, czy: • Jest obiektywny?
• Z góry dostarcza odpowiedzi na ewentualne krytyczne uwagi?
• Jest efektywny z biznesowego punktu widzenia?
• Nikogo nie obraża?
• Jest zrozumiały nie tylko dla fachowców?
• Ma pozytywny i konstruktywny wydźwięk?
• Informuje jakie decyzje mają zostać podjęte i przez kogo?
Sztuka zadawania pytań
Typ pytań Zastosowanie Pułapki
Pytania typu tak-nie (Czy przeczytałeś ten raport?)
W celu sprawdzenia faktów
Odpowiedzi mogą być zbyt ogólnikowe
Pytania zamknięte (Od kiedy tu pracujesz?)
W celu ustalenia faktów lub pozyskania danych
Pytania takie mogą kojarzyć się z przesłuchaniem i nie pozwalają na dyskusję
Pytania otwarte (Co sądzisz o postępach w swojej karierze?)
W celu otwarcia dyskusji oraz pozyskania informacji lub pomysłów
Odpowiedzi mogą być mało konkretne i niezwiązane z tematem
Pytania naprowadzające (Czy nie sądzisz, że powinieneś to zrobić kilka tygodni temu?)
Tylko w celu skierowania rozmowy na odpowiednie tory
Odpowiedzi mają zwykle niewielką wartość
Pytania sugerujące odpowiedź (Co sądzisz o idiotycznych planach dyrektora generalnego, dotyczących ekspansji na Europę?)
Pytań takich należy unikać, chyba że są one w zamierzony sposób prowokacyjne
Pytanie takie mają często ukryty podtekst i mogą wywołać reperkusje
Sztuka zadawania pytań
Typ pytań Zastosowanie Pułapki
Pytania podpowiadające (I co wtedy zrobiłeś?)
Dla naprowadzenia rozmówcy na odpowiednie tory oraz dokładniejszego zrozumienia tego, co mówi interlokutor
Pytanie może przedwcześnie uciąć interesującą odpowiedź na pytanie otwarte
Pytania sondujące (Jaki był dokładnie Pański zakres odpowiedzialności dotyczący budżetu w Kanadzie?)
W celu uzyskania konkretnych informacji
Pytania takie mogą kojarzyć się z przesłuchaniem
Pytania odbijające (W tym czasie miałaś wszystkiego dosyć?)
W celu dokładniejszego objaśnienia poprzedniej odpowiedzi
Należy uważać, aby pytanie nie zmieniło sensu poprzedniej odpowiedzi
Pytania typu „co…, jeśli… ?” (A gdybyśmy otworzyli biuro w Zatoce, to byłby Pan zainteresowany?)
Dla przedstawienia rozmówcy hipotetycznej sytuacji i naprowadzenia jego myśli na nowe tory
Pytanie może sprawić, że rozmówca poczuje się postawiony pod ścianą; pozwala na zebranie tylko hipotetycznych informacji
Prowadzenie dyskusji, zebrań
Dyskusja – sztuka racjonalnego i spokojnego prowadzenia sporów.
- Panowie, rozumiem, że wszyscy całkowicie zgadzamy się z podjętą decyzją.
Alfred P. Sloan, szef koncernu General Motors, ogarnął wzrokiem menedżerów wyższego szczebla zasiadających przy stole konferencyjnym. Wszyscy skinęli głowami na znak zgody.
- w takim razie – kontynuował Sloan – proponuje odłożenie dalszej dyskusji do następnego zebrania. Dajmy sobie czas, aby choć trochę zrozumieć, o co w tej decyzji chodzi, tak abyśmy mogli się ze sobą nie zgadzać.
Prowadzenie dyskusji, zebrań
Aby zebranie było udane potrzebne są: – Plan
– Nieformalna atmosfera
– Aktywne uczestnictwo wszystkich zebranych
– Cel
– Lider
Elementy zebrania, o których musi pamiętać każdy prowadzący:
– Cel przedstawiony uczestnikom po punktualnym rozpoczęciu zebrania
– Plan, czyli program zebrania rozpisany w czasie
– Prowadzenie dyskusji w sposób sprawny i efektywny
– Wyciągnięcie wniosków
– Zakończenie, czyli uzyskanie akceptacji uczestników dla podjętych decyzji oraz punktualne zamkniecie zebrania.
Prowadzenie dyskusji, zebrań
Przypadek Pana X, czyli jak nie należy prowadzić zebrań
1. Zebrania prowadzone przez Pana X nigdy nie zaczynają się i nie kończą
punktualnie. Pan X w arogancki sposób nie szanuje czasu innych ani ich sugestii i opinii.
2. Pan X z wielkim upodobaniem słucha własnego głosu. Nigdy nie mówi zwięźle i konkretnie, a zdolności do słuchania innych raczej nie przejawia.
3. Pan X rzadko przygotowuje program zebrania na piśmie i nigdy nie udostępnia go wcześniej uczestnikom. Planuje wszystko w ostatniej chwili, zwykle tuż przed rozpoczęciem.
4. Pan X nie panuje nad przebiegiem zebrania. Pozwala swoim faworytom mówić bez ograniczeń i nie robi nic, aby zapobiec przeskakiwaniu z jednego tematu na drugi.
5. Pan X daje do zrozumienia, że jego dział jest w firmie najważniejszy, a celem prowadzonych przez niego zebrań jest często przeciwdziałanie decyzjom dla tego działu niekorzystnym.
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 5 - Komunikowanie społeczne w organizacji (2h)
Komunikowanie społeczne w organizacji
Każda organizacja funkcjonuje w trzech podstawowych typach otoczenia:
– rynkowym
– społeczno-politycznym
– wewnętrznym
Każdy z typów otoczenia, z którymi przedsiębiorstwo się komunikuje tworzy odrębny obszar komunikacyjny o własnych celach, instrumentach, treściach przekazu, badaniach, interakcjach.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Oddziaływanie na otoczenie rynkowe polega na dotarciu do potencjalnych i rzeczywistych konsumentów z przekazem o wytwarzanych przez nie produktach.
Tworzy ono obszar komunikacji marketingowej.
Istotą tej komunikacji jest poszukiwanie stałych nabywców dla towarów i usług oferowanych w warunkach konkurencji oraz ciągłego różnicowania się form zaspakajania potrzeb nabywców.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Relacje przedsiębiorstwa z otoczeniem społeczno-politycznym tworzą obszar komunikacji public relations.
Polega ona na pozyskiwaniu i podtrzymywaniu zrozumienia, sympatii i poparcia tych, którymi przedsiębiorstwo jest zainteresowane w celu maksymalnego dostosowania do nich swoich celów i działalności tak, aby osiągnąć lepszą współpracę ze społeczeństwem, a przez to aby skuteczniej realizować swoje interesy.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Trzeci obszar zastosowań komunikacji społecznej, obszar wewnętrzno-organizacyjny, związany jest ściśle z otoczeniem wewnętrznym przedsiębiorstwa.
Zasadniczym celem komunikowania w tym obszarze jest zapewnienie przepływu informacji pomiędzy członkami organizacji.
Treścią przekazu są informacje związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Cały obszar relacji tego komunikowania określa się terminem networks.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Dla pełnego wykorzystania potencjału trzech obszarów komunikowania postuluje się ich integrację, której istota sprowadza się do:
– Integracji zawartości polegającej na tym, by wszystkie instrumenty odnoszące się do tych samych adresatów są jednolite pod względem treści przekazu;
– Integracji formalnej, wyrażającej się w wykorzystaniu tych samych sloganów, jednolitej kolorystyki, stylistyki czyli tzw. corporate identity;
– Integralności planistycznej, polegającej na właściwym zaplanowaniu stosowania poszczególnych instrumentów przekazu w czasie, tak aby różne środki wzajemnie się wspierały.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Zintegrowana komunikacja przedsiębiorstwa
Public relations Komunikacja marketingowa
Komunikacja wewnętrzna
instrumenty instrumenty instrumenty
badania
informacja
interakcja
badania
informacja
interakcja
badania
informacja
interakcja
Otoczenie społeczno-polityczne
Otoczenie rynkowe
Otoczenie wewnętrzne
Komunikowanie społeczne w organizacji
Każda organizacja ma takie cechy, jak:
– Czas istnienia
– Hierarchia
– Komunikacja formalna i nieformalna
Komunikowanie społeczne w organizacji
Treść komunikatów przekazywanych w firmie powinna dotyczyć:
1. Wykonania zadania: • Cele (główne, ogólne i szczegółowe)
• Plany
• Postępy i widoki na przyszłość
2. Utrzymanie zespołu: • Zmiany w strukturze zespołu i ich wdrażanie
• Metody usprawniania pracy zespołowej
• Etos i wartości
3. Potrzeby jednostki: • Płace i warunki zatrudnienia
• Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz świadczenia pracownicze
• Edukacja i szkolenia
Komunikowanie społeczne w organizacji
W każdej organizacji niezbędna jest komunikacja we wszystkich kierunkach:
– z góry na dół
– z dołu do góry
– poziomo.
Komunikowanie społeczne w organizacji
Kluczowe kompetencje
Kompetencje
Zdolności
Zasoby Wartość
zasobów
Trudność
imitacji
Hierarcha zasobów przedsiębiorstwa
Komunikowanie społeczne w organizacji
Komunikowanie się w zarządzaniu
Planowanie
Organizowanie
Kierowanie ludźmi
Kontrolowanie
Ocenianie
Komunikowanie się Grupa
pracownicza Osiągnięcia
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 6 - Strategie komunikacji społeczne j w organizacji (2h)
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Cel
Wybór odbiorców przekazu
Sposoby postępowania Instrumenty działania
Do kogo? Jak?
Za pomocą czego?
Strategia
komunikacji
społecznej
Co?
Schemat treści strategii komunikacji społecznej w organizacji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Określenie odbiorców przekazu
Otoczenie rynkowe: 1. Nabywcy produktów organizacji –
rzeczywiści i potencjalni 2. Konsumenci czy użytkownicy tychże
produktów
Otoczenie społeczno-polityczne: Część społeczeństwa, pozostająca
w bliższej lub dalszej współzależności z organizacją
Otoczenie wewnętrznych struktur zasobów ludzkich:
Tworzą je wszyscy uczestnicy procesów wytwórczych
niezależnie od formy prawnej ich powiązań z organizacją
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Sposoby postępowania
Wyrażają orientację na różnorodne zachowania komunikacyjne mieszczące się w systemie komunikacji społecznej z uwzględnieniem ich specyficznych właściwości. Sposoby postępowania określają zachowania nadawców w ujęciu zarówno treściowym, jak i formalnym przy uwzględnieniu ich wzajemnych relacji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Środki przekazu
Obejmują one zachowania, przedmioty i urządzenia, które mogą pełnić funkcję znakową lub utrwalać i przenosić w czasie i przestrzeni wszelkie nośniki tej funkcji. W czynniku tym najważniejsze znaczenie posiadają: • Styczność społeczna nadawcy i odbiorcy • Trwałość przekazu • Rodzaj i charakter przekazu
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie oparte na kryterium odbiorców przekazu
Strategie komunikacji marketingowej Strategie komunikacji public relations Strategie komunikacji wewnątrzorganizacyjnej
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji marketingowej
Istotą tej strategii są cele rynkowe organizacji. Ma ona służyć tworzeniu takich sposobów postępowania i środków przekazu, za pomocą których: • organizacja przekazuje na rynek informacje charakteryzujące
wytwarzane przez nią produkty, • kształtuje potrzeby nabywców, • ukierunkowuje popyt oraz • zmniejsza jego elastyczność cenową.
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji marketingowej
Cztery podstawowe typy: 1. Strategie informujące o nowym typie 2. Strategie aktywizujące zainteresowanie produktem i
zachęcające od nabycia produktu 3. Strategie komunikujące elementy przewagi
konkurencyjnej i przekonujące od wyboru określonej marki
4. Strategie podtrzymujące lojalność i relacje
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji public relations
Charakter tej strategii można określić za pomocą kilku kluczowych pojęć: • Reputacja • Wizerunek • Odzew społeczny • Wiarygodność • Zaufanie • Harmonia • Poszukiwanie wzajemnego zrozumienia
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji public relations
Strategia ta ma kreować działania zmierzające do pozyskania dobrej reputacji, wzajemnego zrozumienia i harmonii z otoczeniem. Jednym z element ów budowania pożądanych stosunków jest odzew społeczny, czyli reakcje, opinie otoczenia na temat działalności organizacji. Opiera się ona na przekonaniu, że cele organizacji łatwiej jest osiągnąć, gdy ma się poparcie otoczenia i jest się przez nie akceptowanym.
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji public relations
Z punktu widzenia realizowanych celów można wyróżnić trzy typy strategii komunikacji public relations: 1. Strategie zorientowane na wizerunek organizacji obejmujące reputację,
system identyfikacji wizualnej, sponsoring, uczestnictwo w akcjach charytatywnych, zachowania w sytuacjach kryzysowych, uczestnictwo w targach i realizowanie wystaw
2. Strategie skierowane do wewnątrz organizacji uwzględniające współdziałanie z przedsięwzięciami marketingowymi, human relations, informowanie o działalności organizacji
3. Strategie skierowane na zewnątrz organizacji obejmujące kontakty ze społecznością i władzami lokalnymi, informowanie społeczeństwa o aktywności organizacji, relacje inwestorskie, relacje finansowe, public affairs, publicity, imprezy promocyjne.
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji wewnątrzorganizacyjnej
Skuteczność komunikacji w organizacji zależy od czterech czynników: • Formalnych kanałów komunikacji • Struktury władzy • Specjalizacji zadań • Własności informacji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji wewnątrzorganizacyjnej
Czynniki skuteczności komunikacji wyznaczają następujące typy strategii komunikacji: • Strategie komunikacji formalnej opartej na oficjalnych
kanałach przekazu • Strategie komunikacji nieformalnej, nie poddanej rygorom
sformalizowanego przebiegu przekazu informacji • Strategie komunikacji eksponujące struktury organizacji i
narzucające kolejność przebiegu informacji według pozycji i władzy
• Strategie komunikacji oparte na relacjach osobistych członków organizacji niezależnie od miejsca w strukturze
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji wewnątrzorganizacyjnej
Czynniki skuteczności komunikacji wyznaczają następujące typy strategii komunikacji: • Strategie komunikacji zorientowane na zindywidualizowaną
specjalizację zadań poszczególnych członków organizacji • Strategie komunikacji zorientowane na koordynację i
współpracę wszystkich członków organizacji lub różnych ich grup i zespołów
• Strategie komunikacji oparte na ograniczonej własności informacji członków organizacji
• Strategie komunikacji oparte na powszechnej własności informacji wszystkich członków organizacji.
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie oparte na sposobach postepowania w oddziaływaniu komunikacyjnym
Strategie komunikacji oparte na rodzaju intencji nadawcy Strategie komunikacji oparte na kulturze organizacyjnej Strategie komunikacji zróżnicowaniu odbiorców wg ich tradycji, systemów wartości i zwyczajów Strategie komunikacji wynikające z lokalizacji decyzji w organizacji Strategie komunikacji wynikające z rodzaju relacji pomiędzy nadawcami i odbiorcami
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na rodzaju intencji nadawcy
W komunikowaniu informacyjnym: • Strategie nowości • Strategie wiarygodności • Strategie ważności informacji • Strategie akcentowania informacji • Strategie wizualizacji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na rodzaju intencji nadawcy
W komunikowaniu perswazyjnym: • Strategie obietnicy • Strategie groźby • Strategie odwoływania się do opinii ekspertów • Strategie emocji pozytywnych • Strategie emocji negatywnych • Strategie odwoływania się do wzorców i aktywności innych
grup i osób
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na kulturze organizacyjnej
• Strategie hierarhii • Strategie rynku • Strategie klanu • Strategie adhokracji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji wynikające z lokalizacji decyzji w organizacji
• Strategie scentralizowana • Strategie zdecentralizowana
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji wynikające z rodzaju relacji pomiędzy nadawcami i odbiorcami
• Strategie komunikacji jedno kierunkowej i dwukierunkowej • Strategie komunikacji symetrycznej i niesymetrycznej • Strategię komunikowania selektywnego, zaangażowanego,
użyteczności • Strategie komunikacji formalnej i nieformalnej • Strategię komunikacji obronnej i podtrzymującej • Strategię komunikacji bezpośredniej i pośredniej
Strategie komunikacji społecznej w organizacji
Strategie oparte na środkach przekazu Strategie komunikacji oparte na rodzaju percepcji przekazów Strategie komunikacji oparte na charakterze działania środków komunikowania Strategie komunikacji oparte na orientacji technologii środków przekazu
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na rodzaju percepcji przekazów
• Strategie komunikacji z zastosowaniem środków wizualnych • Strategie komunikacji audialnej • Strategię komunikowania audiowizualnej • Strategie komunikacji multimedialnej
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na charakterze działania środków komunikowania
• Strategie komunikacji oparta na środkach prezentacji • Strategie komunikacji eksponująca środki reprezentacji • Strategię komunikacji z dominującym udziałem środków
transmisji
Strategie komunikacji społeczne j w organizacji
Strategie komunikacji oparte na orientacji technologii środków przekazu
• Strategie komunikacji z oddziaływaniem na ludzkie zmysły • Strategie komunikacji z preferowaniem treści • Strategię komunikacji preferującą formy • Strategię komunikacji kontekstu • Strategię komunikacji opartej na relacjach między nadawcą a
odbiorcą
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Wydział Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Komunikacja społeczna
Wykład 7 –wdrażania strategie komunikacji w organizacji
Proces budowy strategii
Misja, Wizja, Cele
Analiza otoczenia Analiza organizacji
Decyzje strategiczne
Realizacje
Kontrola i korekta
Proces budowy strategii
Etap Opis czynności
I. Etap formułowania aspiracji i dążeń
Określanie misji i celów do osiągnięcia w zakresie systemu komunikacyjnego organizacji; Zdeklarowanie stanu docelowego polityki informacyjnej; Dekompozycja celów i sprecyzowanie zadań strategicznych w zakresie systemu komunikacji
II. Etap diagnostyczny
Analiza środowiska egzogenicznego i endogenicznego funkcjonowania strategii komunikacji; Zdefiniowanie nadawców i odbiorców strategii komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji; Ocena struktury organizacyjnej i przepustowości kanałów dystrybucji informacji; Analiza dynamiki i elastyczności systemu
Proces budowy strategii
Etap Opis czynności
III. Etap wyboru strategicznego
Decyzje w zakresie wyboru docelowego modelu komunikacji; Decyzje w zakresie doboru narzędzi i środków komunikacji; Decyzje w zakresie kompetencji i odpowiedzialności w systemie komunikacji; Decyzje w zakresie wskaźników oceny sprawności komunikacji.
IV. Etap wdrożenia, kontroli i korekty
Pilotaż systemu komunikacji; Wdrożenie strategii komunikacji na wszystkich poziomach i we wszystkich obszarach (funkcjonowania) działalności organizacji; Monitoring sprawności funkcjonowania systemu komunikacji; Ocena zgodności ze strategią nadrzędną oraz architekturą organizacyjną; Ewentualne korekty w zakresie systemu komunikacji
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 1.
Zacznij od zdefiniowania strategii informacyjnej i dopiero na
tej podstawie buduj strategię komunikacyjną
W praktyce bardzo często proces budowy systemu
komunikacyjnego rozpoczyna się od platform sprzętowych,
oprogramowania baz danych i sieci bez wcześniejszego
rozpoznania podstaw czyli potrzeb informacyjnych
zarządzania
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 2.
W procesie definicji potrzeb informacyjnych stosuj zasadę
przyporządkowania do jednej z kategorii: obligatoryjne, wykonawcze,
zarządcze (decyzyjne), komplementarne, marketingowe.
Informacje obligatoryjne gromadzi się, przetwarza i udostępnia, gdyż
organizacja jest do tego zobowiązana przez regulacje prawne. Te
informacje są fundamentem zastosowań, jednak nie wyczerpują potrzeb
użytkowników. Potrzebne informacje wykonawcze wynikają z
funkcjonowania organizacji w sferze operacyjnej. Informacje zarządcze
określają menadżerowie jako własne potrzeby informacyjne wynikające z
organizacji i stylu kierowania oraz typu percepcji. Informacje
komplementarne mogą wzbogacać system komunikacji, ale istnieje
również realne zagrożenie, że mogą go zniekształcać i zaburzać. W
końcu informacje marketingowe, to zestaw oficjalnych komunikatów
organizacji dla otoczenia rynkowego, mający na celu kreowanie
wizerunku organizacji i wzmacnianie jej pozycji rynkowej.
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 3.
Unikaj syndromu „ informowania dla informowania” czy w
praktyce tworzenia, przesyłania i udostępniania danych,
które nie dodają żadnej wartości do produktu lub procesu.
Niezwykle często systemy komunikacyjne są „ zaśmiecane”
informacjami bieżącymi o nikłym znaczeniu dla kompletności
zbioru, które w zasadzie nie wymagają całego procesu
obsługi (gromadzenia, przetwarzanie, udostępnianie).
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 4.
Wykorzystuj, gdzie tylko można substrategie, podsystemy
lub małe projekty pilotażowe, jako okazję do lepszego
przygotowania organizacji do wdrożenia każdego nowego
rozwiązania.
Wiele organizacji podejmuje bezkrytycznie wszelkie projekty
opierające się zazwyczaj na niezweryfikowanych
założeniach. Takie podejście zawiera jeden zasadniczy cel.
„załatwić wszystkie problemy za jednym podejściem”.
Tymczasem ryzyko niepowodzenia dużych projektów
wzrasta wraz z ich rozmiarami wykładniczo.
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 5.
Zidentyfikuj źródła informacji (nadawcę) oraz odbiorców; jest
ot najpełniejszy sposób minimalizacji błędów, przyspieszania
procesów przetwarzania i zapewniania elastyczności
strategii komunikacji.
Rejestracja na przykład transakcji magazynowych ulokuj w
magazynie, a nie projektuj obiegu dokumentów między
magazynem, zaopatrzeniem, księgowością i ośrodkiem
informatyki, a dane wynikowe będą wszędzie dostępne
natychmiast.
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 6.
Planowanie informacji i procesów opieraj na potrzebach a
nie na dostępnej technologii.
Jedynie użytkownicy wiedzą, po co i jakiej informacji
potrzebują, nigdy nie zastępuj ich w podejmowaniu tych
decyzji. Jeśli nie chcą powiedzieć ci, czego potrzebują naucz
się z nimi rozmawiać, a nie wymyślaj czegoś, co później w
ich pracy nie będzie miało żadnego sensu.
Zasady tworzenia strategii w zakresie komunikacji i informacji
ZASADA 7.
Możesz stworzyć odpowiednią strategię komunikacyjną pod
warunkiem, że jej autorami będą menadżerowie i
użytkownicy
Tylko oni wiedzą, do czego i jak można wykorzystać
informacje i to oni będą wykonywać zadania organizacyjne w
warunkach i przy wykorzystaniu stworzonych narzędzi.
Pytania na zaliczenie
1. Scharakteryzuj podstawowe elementy procesu komunikacji
2. Przedstaw sposoby komunikowana
3. Przedstaw formy komunikowana
4. Przedstaw typy komunikowana
5. Scharakteryzuj podstawowe modele komunikacyjne
6. Scharakteryzuj modele komunikacyjne przepływu informacji
7. Scharakteryzuj modele komunikacyjne efektu długoterminowego
8. Przedstaw na czym polega umiejętność prowadzenia dyskusji
9. Przedstaw na przykładzie typy pytań
10.Opisz strategie komunikacji public relations
11.Opisz strategie komunikacji marketingowej
12.Opisz strategie komunikacji wewnętrznej
13.Scharakteryzuj zasady tworzenia strategii komunikacji w organizacji
14.Przedstaw etapy budowy strategii komunikacyjnej w organizacji
15.Napisz co to jest zintegrowana komunikacja w organizacji
Top Related