INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS PRIMER SEMESTRE 2012
•Mejora en la administración de los PUNTOS DE VENTA.•Fortalecimiento económico en los negocios. (Capital de trabajo)•Mejoramiento del comportamiento financiero en los puntos de venta.•Se ha logrado una mejor planeación y distribución de los recursos.•Se ha logrado unificar la planeación de presupuestos de ingresos y gastos.•Organización administrativa y contable de los negocios.•Direccionamiento con responsabilidad social empresarial.•Pagos oportunos al personal y satisfacción de necesidades básicas.•Medidas de protección Personal – Laboral. (Control)•Seguridad en el trabajo e integridad física. (Sisbén, EPS)•Mejoramiento en la calidad de los productos y en la prestación del servicio.
ANÁLISIS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CADA OBJETIVO
Descripción
ACTIVIDADES EJECUTADAS
•Capacitación al personal administrativo de los negocios acerca de la misión, visión de la empresay su estructura. De igual manera, mínima capacitación en los temas que comprenden laadministración de un negocio.•Se establecieron procedimientos y se difundieron a los administradores para presentación desoportes contables (facturas de compra, facturas de venta y reportes de efectivo).•Se estrecharon relaciones comerciales con nuevos proveedores para realizar las compras.•Ubicación de registradoras en los puntos de ventas.•Capacitación al personal administrativo sobre el manejo de las registradoras.•Elaboración de catálogo para cada negocio de acuerdo a los productos que se comercializan,teniendo en cuenta el catálogo nacional de precios.•Adecuación y mejoramiento físico de los locales comerciales.•Apertura y adecuación de nuevos locales.
TOMA DE DECISIONES (Dificultades, Sugerencias)
Dificultades
•Garantizar la estabilidad del personal.•En algunas oportunidades falta de compromiso del personal.•Elaboración de contratos de arrendamiento por los requisitos exigidos por las inmobiliarias parasu legalización.•Matrícula de establecimientos de comercio.•Falta de compromiso para garantizar el apoyo a las actividades de FACE S.A.S.•Falta de sensibilización en las personas para que vean la importancia de la labor de FACE.
Sugerencias
•Agilización en trámites (Contratos, Industria y comercio).•Contar con mas apoyo de los directores departamentales y asesores.
RESULTADOS(Exitosos, Favorables, Aceptables) Explicar el por qué
Favorables: No se ha cumplido con la meta financiera (Consignaciones).
Numero de departamentos visitados: 14
Numero de negocios mejorados: 22
Apertura de nuevos negocios: 10
DEPARTAMENTO MEJORAMIENTO APERTURAANTIOQUIA 4 3ATLANTICO 2CORDOBA 2
CESAR 2NORTE SDER 2 1
CHOCO 1RISARALDA 4 1
CALDAS 2 1VALLE 4 1
GUAJIRA 2
MEJORAMIENTO Y APERTURA DE NEGOCIOS
DEPARTAMENTO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
ANTIOQUIA 7.007.468 7.148.922 6.685.127 7.650.000 10.691.166 7.070.450
SANTANDER 1.400.000 3.604.000
NORTE DE S/DER 1.665.000 2.623.000 2.850.600 3.779.450 6.514.306 4.604.000
CAUCA 4.507.181 4.918.055 9.404.571 9.271.646 8.803.507 7.028.326
VALLE 17.933.675 12.119.225 10.398.840 15.771.000 16.480.600 11.418.235
QUINDIO 5.367.850 6.871.100 5.971.950 8.651.400 7.169.701 5.718.000
RISARALDA 6.882.200 5.980.000 3.200.000 13.859.000
CALDAS 8.078.190 4.169.324 1.986.750 1.575.000
ATLANTICO 1.956.350 2.843.000 1.614.144 2.075.459 859.937 1.012.964
INGRESOS / UTILIDADES
DEPARTAMENTO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
HUILA 4.714.750 5.741.400 5.095.000 6.239.000 5.364.666
TOLIMA 7.000.000 6.360.250 6.471.950 5.528.450 8.084.200 7.821.350
CORDOBA 1.826.400 5.689.320 1.770.300
CESAR 2.861.089
CAQUETA 1.200.000 2.500.000 2.439.026
BOLIVAR 1.397.300 1.873.650 1.271.871 611.193 760.000 633.000
MAGDALENA 11.619.100 2.529.000 3.203.550 2.758.730
NARIÑO 1.137.800 2.645.450 3.239.850 2.086.650 2.930.550 2.179.808
BOYACA 1.318.800 6.124.300 9.223.000 5.165.291 4.528.550 8.276.225
META 5.016.400 3.353.700 11.103.850 7.008.850 7.270.300 18.809.434
CHOCO 1.826.400 2.618.650 2.245.000
CUNDINAMARCA 8.782.750 2.734.000 4.721.300
PARTICIPACION Y CONTRIBUCION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Y DIRECCIONES DEPARTAMENTALES
•Poca colaboración por parte de los equipos de trabajo.•Desconocimiento a cerca de lo que es FACE .•Se programan actividades extras en los negocios y se recibe poco apoyo.•Los colaboradores están en sus diferentes roles en la parte política , y las personas que nos podríanapoyar esperan a cambio una retribución en lo económico.• Falta de motivación de las direcciones departamentales.
NOTA: No tomarlo como algo general.
ACCIONES EMPRENDIDAS(Estrategias utilizadas para Crecer, Mejorar y Corregir)
Se han mejorado los negocios físicamente y se ha dado apertura a nuevos puntos de ventas, seredistribuyeron los espacios ya que en algunos casos se contaba con un mínimo espacio para laatención a los clientes y ello generaba incomodidad, se han implementado estrategias y métodosde control y mejora continua logrando así que los clientes den su opinión favorable enreconocimiento a la mejora en la calidad del servicio y el producto.
PORCENTAJE ALCANZADO (Calificar de 1 a 10) FACTORES QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS
(Problemas, imprevistos , razones y el por que)• 6• Falta de tiempo, porque a veces se presentan diferentes situaciones en el mismoinstante, por lo tanto se deja de prestar atención alguno que pudo ser importante paracualquier resultado .•Daños en los activos fijos (neveras, enfriadores, licuadoras).•Falta de recursos financieros para la compra de activos fijos.•Las personas, por la falta de compromiso, hay que estar en permanenteacompañamiento para que se cumplan las tareas y esto genera desgaste y conlleva adilatar el tiempo para cumplir con las metas.•Falta de un perfil comercial para tener apoyo y así cumplir con las expectativas y darrespuesta oportuna a las solicitudes.• Falta de análisis y seguimiento al costo de los productos por falta de tiempo.•Falta de acompañamiento, seguimiento y capacitación a los administradores.•Cruce y saturación de actividades hechas por los diferentes empresas. (Mira, Red,FMLMI)
RECOMENDACIONES
•Sensibilización desde la parte directiva nacional a los directores departamentales.•Resaltar la importancia de FACE en cada una de las regiones.•Métodos y herramientas para lograr sensibilización en las personas y garantizar masapoyo.•Definir y aclarar el compromiso y las responsabilidades de la dirección comercial deInversiones FACE S.A.S., con los procesos de MIRA.•Capacitar el personal administrativo (Puntos de venta) en todos los procesos. Crear unformato administrativo general para todos lo negocios.•Optimizar las audio conferencias logrando un contacto continuo con todos losdepartamentos y no solo con las regionales.•Que el director comercial departamental cuente con un apoyo para que le apoye con losnegocios ya que el tiempo no es suficiente para cumplir con la parte administrativa yoperativa. Este perfil haría seguimiento y estaría pendiente de la mejora continua en cadapunto de venta. (Analizar en que dptos es necesario).
GRACIAS
INFORME DE GESTIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO INVERSIONES FACE
TEMAS A TRATAR
• INTRODUCCIÓN
• RECURSOS FISICOS
• INVENTARIOS DE ELEMENTOS DE TRABAJO
• MANEJO DE INVENTARIOS DE CAFETERIA Y ASEO
• CORRESPONDENCIA DE DOCUMENTOS Y CARGA
• MENSAJERIA
• SISTEMA DE LIMPIEZA
• AHORRO DE ENERGÍA
• CRECIMIENTO AREAS DE TRABAJO
• ADMINISTRACION DE AREAS PARA LA REALIZACION DE REUNIONES Y RESTAURANTE
• SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES
• MODIFICACIONES DE LAS OFICINAS
• DISTRIBUCION PERIODICO MIRA Y MIRA MAS
• SUSCRIPCIONES PERIODICO MIRA
• PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012
INTRODUCCIÓN
RECURSOS FÍSICOS
• IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA
• PERSONAS RESPONSABLE
• RESULTADO
INVENTARIO DE ELEMENTOS DE TRABAJO
• OBJETIVO
• PROCESO
• PROYECCIÓN
MANEJO DE INVENTARIO DE CAFETERÍA Y ASEO
CORRESPONDENCIA
• ¿POR QUÉ?
• ¿QUÉ SE ESPERA?
• ¿CON QUIÉN ?
• ¿CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?
• ¿CÓMO ES EL CONTROL?
MENSAJERÍA
SISTEMA DE LIMPIEZA
AHORRO DE ENERGÍA
• ¿CUÁL ERA EL PROBLEMA?
• ¿ES LA CAMPAÑA?
• ¿QUÉ RESULTADO HA TENIDO?
• ¿CÓMO LO HAN TOMADO LOS FUNCIONARIOS?
CRECIMIENTO ÁREAS DE TRABAJO
• CRECIMIENTO
• NEGOCIOS Y PRODUCTOS INSTITUCIONALES: DE 3 A 5
• FUNDACION ENCAUSA: DE 1 A 2
• ADMINISTRACION: DE 1 A 3
NUEVAS ÁREAS DE TRABAJO
• COMUNICACIONES: 2 FUNCIONARIOS
• BIBLIAS: 2 FUNCIONARIOS
• REGISTRADORAS: 1 FUNCIONARIO
• MENSAJERÍA: 2 FUNCIONARIOS
• TALENTO HUMANO: 1 FUNCIONARIO
• SOPORTE TECNOLÓGICO: 1 FUNCIONARIO
• COMPRAS: 1 FUNCIONARIO
SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES
MODIFICACIÓN DE LAS OFICINAS
DISTRIBUCIÓN PERIÓDICO MIRA Y MIRA MÁS
SUSCRIPCIÓN PERIÓDICO MIRA
PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012
• ARREGLOS LOCATIVOS
• BAÑOS
• MANTENIMIENTO SILLAS
• PROBLEMAS ELÉCTRICOS
• CAMPANA COCINA
• LAVADO TAPETE
• PUERTA DE ENTRADA
ÁREA DE TECNOLOGÍA Y DESARROLLO
Progreso y desarrollo Seguridad de la red Hardware y Software
Progreso y desarrollo
Objetivo:
Crear una plataforma unificada y documentada para la optimización y correcto uso de los recursos mediante procesos.
Procesos:
Establecer métodos y estrategias para definir tiempos de respuesta, canalización de solicitudes.
Proceso Enero - Julio
• Se evalúa la red, las fallas y las diferentes adecuaciones que sele realizan.
• Se evidencia que no hay información de los equipos, el cableadoestructurado no esta debidamente marcado.
• Las inalámbricas se encuentran en un recinto cerrado y por ellola señal decae con frecuencia.
• Se observa que no hay un conducto o canal para solicitar losservicios de soporte a usuario.
• No hay licenciamiento en equipos con Windows.
Proceso Enero - Julio
• Reparación de equipos.
• Información de los equipos.
• Ing. Rene Salamanca.
• Reinstalación de varios equipos en diferentes áreas.
• Se instala antivirus de Microsoft validando las licencias.
Proyección Agosto - Enero
• Definir políticas generales para el uso de las herramientas.
• Actualización y mantenimiento de los equipos.
• Publicar procedimientos del departamento de sistemas.
• Elaborar un plan de backups.
• Impresora de alto rendimiento.
• Cableado eléctrico de la casa.
• Polo a tierra de la casa.
Seguridad de la red
Contraseñas.
Antivirus
Manejo de la información
Organización de la red
Hardware y Software
Licenciamiento
Proceso de renovacion de hardware
Gestión de Talento HumanoInforme de Gestión I Semestre 2012Paola Andrea López M., Ps.
CONTENIDO
1. Descripción del personal
2. Proceso de selección
3. Proceso de vinculación
4. Proceso de retiro
5. Manual de funciones
6. Gestión del Desempeño
7. Salud ocupacional
8. Formación9. Bienestar organizacional10. Ausentismo Laboral11. Dotación12. Análisis FODA13. Propuestas
1. Descripción del Personal
Vinculados Contrato Laboral
98
Contrato Comercial de Corretaje
7+
TOTAL 105 personas
Distribución por Dependencia
Distribución por género
Promedio de Edad
40 39
2. Proceso de Selección94
Entr
evist
as18
Neg
ocio
s
Identificar perfiles de personas concapacidades administrativas3 ascensosIdentificar irregularidades en el manejo del
personal y de los suministrosGenerar cercanía y confianza de los equipos
de trabajo con la Empresa
• Diseño de entrevista de selecciónestandarizada
• Inclusión de los Jefes InmediatosLogros
• Los coordinadores comprenden laimportancia de identificar el perfil y lasfunciones que ejecutará una persona.
• Los coordinadores involucran a GTH en elproceso de selección y comprendan laimportancia del mismo.
Metas
2. Proceso de Selección
2. Proceso de Vinculación
2. Proceso de Vinculación
• Rediseño del proceso de vinculación.• Rediseño de formatos para el proceso
de vinculaciónLogros
• Entrega inoportuna de toda ladocumentación por parte de losfuncionarios.
• Seguimiento a la activación deservicios por parte de las entidadescorrespondientes.
Limitaciones
2. Proceso de Vinculación
Índice de Rotación17.2 %
Primer Semestre
4. Proceso de Retiro
4. Proceso de Retiro
• Establecer procesos más eficientes yamigables en la desvinculación del personal.Logros
• Lograr mayor involucramiento de losCoordinadores de las ÁreasMetas
• Falta de documentación de los llamados deatención.
• Escasa comunicación de los Coordinadores de lasÁreas con GTH..
Limitaciones
4. Proceso de Retiro
5. Manual de Funciones
Aprobados
Coordinación de Presupuesto Coordinación Administrativa Coordinación de Soporte
Tecnológico Dirección Comercial
Departamental Dirección Comercial Regional Analista de Compras Administradores de Cafetería Auxiliares de Cafetería
Por aprobar
Auxiliares contables Contador Tesorería Coordinación de
Contabilidad
Estructuración del Plan Básico de S.O 2 Visitas de la ARP 3 Capacitaciones en la ARP Conformación del COPASO Exámenes Médicos de Ingreso
A destacar: 4 funcionarias en estado de gestación
7. Salud Ocupacional
8. Formación
Actualización de Temas Laborales Facturación: 12 personas Protocolo: 20 personas Liderazgo en los negocios: 1 persona Argumentación estratégica de ventas: 5 personas ¿Cómo generar una relación a largo plazo con los
clientes?: 3 personas
9. Bienestar Organizacional
• Realización de la primerajornada de bienestarinstitucional.
• Documentar las principalesactividades de la Empresa entorno a los sucesos de la vidamas importante de losfuncionarios.
Logros
Inca
paci
dade
s10. Ausentismo Laboral
67 días Empresa
21 EPS
Inca
paci
dade
s10. Ausentismo Laboral
Lice
ncia
s N
o R
emun
erad
as Enero – Julio 20121. 3 días2. 31 días3. 31 días
10. Ausentismo Laboral
Perm
isos
10. Ausentismo Laboral
Perm
isos10. Ausentismo Laboral
12. FODA
FORTALEZAS GTH es una dependencia reciente que está en construcción de
sus procesos. Dado el crecimiento de la Empresa y los nuevos cargos, es
tiempo de asumir los cambios y gestar una nueva culturaorganizacional.
La Empresa cuenta con un recurso humano conconocimientos y experticia en diversas áreas.
Los funcionarios comparten el mismo sistema de valoreséticos y morales.
12. FODA
OPORTUNIDADES Generar procedimientos que fomenten el trabajo en equipo. Crear un sistema de incentivos basado en el cumplimiento de
metas. Empoderar a los funcionarios en sus cargos y roles, basados
en la estructura organizacional. Posicionar una cultura organizacional definida. Documentar los procesos y replicarlos en el país.
DEBILIDADES Ausencia de una estructura organizacional definida. Falta de reconocimiento y empoderamiento de los nuevos roles y
cargos. Ausencia de un esquema de planeación que permita evaluar el
desempeño individual con relación a las metas de la Compañía. Ajustar las normas de la Compañía a las necesidades de los
trabajadores. Ausencia en la documentación de los procesos y de las
experiencias. Escaso personal en Gestión de Talento Humano.
12. FODA
AMENAZAS Resistencia al cambio por parte de los funcionarios antiguos. Posicionamiento de líneas de negocio sobre el reconocimiento
empresarial. Cambios continuos o no planificados de personal en la organización. Alta rotación en los equipos de trabajo de comercial y negocios, lo
que afecta de manera directa la continuidad en los procesos y elsentido de pertenencia en la Empresa.
Continuar con prácticas que obvien las nuevas coordinaciones sinque exista un medio de corrección ante esas irregularidades.
12. FODA
Mejorar la comunicación con los Asesores, a finde agilizar la entrega de los conceptos delpersonal.
Obtener una prueba que permita evaluar laescala de valores de los candidatos en elproceso de selección.
Diseñar pruebas específicas de acuerdo alcargo.
13. PropuestasSe
lecc
ión
de
Pers
onal
Socialización en pro del uso del formato derequerimiento de personal con losCoordinadores de Área.
Crear la base única de hojas de vida. Crear una base única de breve reporte de
entrevista. Establecer un mecanismo para apoyar la
selección de personal de las regiones.
Sele
cció
n de
Pe
rson
al13. Propuestas
Determinar en el mes de octubre de2012, los funcionarios y la nómina de2013.Obtener la aprobación de las políticas de
vinculación de personal.Socializar las políticas de vinculación de
personal.
Vinc
ulac
ión
del P
erso
nal
13. Propuestas
Realizar cada trimestre un seguimientoa las afiliaciones al SGSS de todos losfuncionarios.Entregar a cada nuevo funcionario un
carnet que lo acredite como parte de laEmpresa.Establecer los exámenes médicos
ocupacionales por cargo.
Vinc
ulac
ión
del P
erso
nal
13. Propuestas
Realizar una capacitación dirigida a loscoordinadores con relación al proceso dedesvinculación laboral desde la perspectivajurídica.
Documentar el procedimiento de retiro depersonal.
Establecer un proceso colaborativo entre losCoordinadores de Área y la Coordinación deGestión de Talento Humano para finalizar larelación laboral.
Ret
iro d
elPe
rson
al13. Propuestas
Culminar la documentación de las funciones Incluir dentro de los manuales de funciones la
ubicación del cargo con base en elOrganigrama así como las competenciasprofesionales acorde a ello.
Hacer entrega de los manuales de funciones ysocializarlas al interior de cada área.Man
ual d
e Fu
ncio
nes
13. Propuestas
Se realiza con base en los manuales defunciones:
Identificar la metodología a usar para medir eldesempeño.
Realizar las acciones requeridas para hacer lamedición del desempeño.
Ubicar fechas o periodos específicos para lagestión del desempeño.
Ges
tión
del
Des
empe
ño13. Propuestas
Finalizar la propuesta de Plan de SaludOcupacional para aprobación de la Gerencia.
Elaboración del Panorama de Riesgo de laOficina Principal y de los Negocios en Bogotá.
Tomar los correctivos necesarios de manerapreventiva, independientemente del nivel deriesgo de cada cargo.
Salu
d O
cupa
cion
al13. Propuestas
Establecer y gestionar las actividades delCOPASO y de la Brigada de Emergencias.
Documentar el seguimiento a los funcionariosque, de acuerdo al certificado de aptitudmédica, requieren revisión por parte deespecialistas.
Implementar un programa de pausas activas,liderado por un funcionario de cada área.
Salu
d O
cupa
cion
al13. Propuestas
Elaborar el material de inducción Institucional ycoadyuvar a los coordinadores de área en laelaboración de la inducción específica
Gestionar y documentar una escuela de negociospara las administradoras de cafeterías (40 horas,con cartillas, refrigerios y transporte de losfacilitadores).
Identificar las principales necesidades de lostrabajadores en torno a la capacitación.
Form
ació
n13. Propuestas
Gestionar convenios para que los trabajadoresinteresados en terminar sus estudios desecundaria, lo puedan hacer.
Gestionar convenios para que los trabajadoresinteresados puedan estudiar idiomas.
Elaborar una agenda única de facilitadores a nivelnacional.
Crear un cronograma de capacitación trimestral.
Form
ació
n13. Propuestas
Institucionalizar 3 o 4 jornadas de bienestar Incluir en las actividades al personal de negocios
Bogotá y regiones. Elaborar un breve magazín bimestral que destaque
los logros de cada una de las regiones. Involucrar a los funcionarios en la planeación de las
jornadas de bienestar. Tener un presupuesto asignado para las acciones de
bienestar basadas en las Políticas.
Bie
nest
ar
Org
aniz
acio
nal
13. Propuestas
Revisión de la misión, visión y valores corporativosde Inversiones FACE S.A.S.
Diseño de la estructura organizacional uorganigrama.
Promover la comunicación entre loscoordinadores.
Estimular el trabajo colaborativo entre lascoordinaciones.
Empoderar a los Coordinadores de Área en mediode la Organización.
Cul
tura
O
rgan
izac
iona
l13. Propuestas
Promover el slogan “Inversiones FACE S.A.S, tu Empresa, tu Casa”, como una manera de promover el sentido de pertenencia.
Entregar al personal de los negocios en el país, afiches con la misión, visión y valores corporativos.
Gestionar un sistema de Balance Score Card Cul
tura
O
rgan
izac
iona
l13. Propuestas
MUCHAS GRACIAS
• Este departamento se enfoca en realizar las compras de todos los materialesque requiere la empresa para que pueda llevar acabo satisfactoriamente cada unade sus actividades, además busca mantener buenas relaciones con susproveedores para así asegurar que cumplan de forma oportuna y sin retrasos.
Departamento de Compras
• El departamento de compras a servido como soporte de las diferentes aéreas de inversiones FACE.
• Así mismo ha logrado proporcionar a cada área los recursos necesarios de acuerdo a sus solicitudes y parámetros de la empresa.
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL
138.847.772 32,012,626 209.239.77 124.114.52 92.888.874 140.791.47 70.671.789 16.621.783 654.328.22
COMPRAS
RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTALSeries1 138.847.7 32.012.62 209.239.7 124.114.5 92.888.87 140.791.4 70.671.78 16.621.78 825.188.6
-
100.000.000
200.000.000
300.000.000
400.000.000
500.000.000
600.000.000
700.000.000
800.000.000
900.000.000
RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO
PROYECCIÓN
• Elaborar un informe mensual de las compras realizadas para tener una mejor contabilidad
• Plantear un mejor sistema de entrega eficiente para cada una de las áreas de INVERSIONES FACE.
• Análisis de las ofertas de mercadeo para mejorar los precios dándole prioridad a la calidad de los materiales e insumos que se manejen.
• Conseguir un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas.
PROPUESTAS
• Tener reuniones mensuales con el departamento de contabilidad para tener un mejor inventario.
• Dar por enterado al personal de trabajo el horario de solicitudes y las funciones del departamento de compras.
• Establecer fechas límites para que cada departamento presente solicitudes de compras.
MUCHAS GRACIAS
LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS
LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS
1. Octubre de 2011: Prueba Piloto con Bodega Ferias. Programación 1ra Máquina Registradora para venta de Biblias.
2. Enero de 2012: Empalme con Librería Futuro bodegas Bogotá. Programación 17 Registradoras para ventas de Biblias y negocios cafeterías.
3. Marzo de 2012: Toma de 12 Departamentos a Nivel Nacional y envío de Registradoras para negocios.
ESTADO DE RESULTADOS
DEPARTAMENTOS A PARTIR DE MARZO
1. Atlántico2. Antioquia3. Boyacá4. Bolívar5. Caquetá6. Quindío7. Cauca8. Nariño9. Norte de Santander10. Tolima11. Valle12. Huila
4. Abril de 2012: Toma de 12 Departamentos restantes y envío de Registradoras para negocios.
ESTADO DE RESULTADOS
1. Córdoba2. Sucre3. Cesar4. Meta5. Chocó6. Cundinamarca
7. Risaralda8. Caldas9. Santander10. Magdalena11. Guajira12. San Andrés
DEPARTAMENTOS A PARTIR DE ABRIL
5. Mayo de 2012: Toma de 6 Departamentos faltantes sin Director Comercial, reportan ventas a FACE a partir de Junio.
ESTADO DE RESULTADOS
1. Amazonas2. Arauca3. Casanare4. Guaviare5. Putumayo6. Vichada
COORDINACIÓN DE REGISTRADORAS
ESTADO DE RESULTADOS
Con base en análisis realizado de los negocios a nivel nacional, a partir de junio se han ubicado 48 Registradoras, para un total de 88 en todo el país.
Distribución Registradoras a nivel Nacional
Bogotá: 33 Caquetá: 4 Cauca: 1 Quindio: 1
Valle: 8 Santander: 3 Cundinamarca :1 Risaralda: 1
Meta: 6 Cesar: 2 Choco: 1 Sucre: 1
Antioquia: 6 Cordoba:2 Huila: 1 Guajira: 1
Boyaca: 4 Nariño:2 Magdalena: 1 Bolivar:1
Tolima: 4 Atlantico:2 Norte de Santander: 1 Caldas: 1
PROYECCIÓN COORDINACIÓN REGISTRADORAS
1. Instalación herramienta de Sistema Modem para tener información de ventas e inventarios en línea.
1. Tener cubrimiento con Registradoras en todos los puntos de venta Principales a nivel Nacional.
1. Capacitación personalizada para las personas que manejen las Máquinas Registradoras.
DIFICULTADES Y PROPUESTAS COORDINACIÓN REGISTRADORAS
Se ha presentado inconvenientes en cuanto a presentación de informes.
Las administradoras designan un reemplazo sin la suficiente capacitación para el manejo de la registradora.
Propuesta: Capacitación personalizada a los encargados de manejo de registradoras.
ESTADO DE RESULTADOS
14 de Junio de 2012: Asignación de responsabilidades de manejo Registradoras y Librería.
Paola Andrea Vargas C, asume Librería FACE
Ricardo Patarroyo, ratificado para Coordinación Nacional de Registradoras.
Actividades desde 14 de junio:
LIBRERÍA FACE
LIBRERÍAESTADO DE RESULTADOS
Ventas año 2012:
Enero: $ 45,463,668Febrero: $ 5,765,583Marzo: $ 70,789,692Abril: $ 88,492,905Mayo: $ 141,204,433Junio: $ 72,011,527Julio: $ 103,008,965 Vta SO-FI $ 114,757,000
Total: $ 526,736,773
Valor Inventario:
Contabilidad: $ 620,303,745 (Costo)SO-FI: $ 426,759,062 (Costo)Pte Pago $ 662,257,434 (Costo + IVA – Rte Fte)
LIBRERÍA
PROYECCIÓN
De Agosto a Enero:
1. Consolidar el uso de la plataforma SO-FI en todos los puntos de venta a nivel nacional.
2. Retirar vitrinas de las bodegas de la IDMJI
3. Implementar la venta por catálogo.
4. Optimizar inventarios por punto de venta.
LibreríaDificultades y Propuestas
Se ha encontrado las siguientes dificultades:
1. Personal capacitado para el manejo de Registradoras y SO-FI. Caso Bogotá.Propuesta: Selección de personal apto y/o capacitación intensiva.
2. Intervención Librería y Papelería Futuro en los procesos de Librería FACE.Propuesta: Elaborar un documento por escrito en el que quede establecida la función de Librería y Papelería Futuro.
3. Se agotaron referencias de Biblias de mayor demanda.Propuesta: Compra directa de solo Biblias a Sociedad Bíblica, obteniendo descuentos.
4. Ubicación Registradoras en los puntos a nivel nacional.Propuesta: Asignar registradora a cada punto de venta de Librería.
NEGOCIOS
INFORME ENERO A JULIO DEL 2012
LILIANA BOLAÑOMARIA ELENA FOREROERNESTO RENEROGIOVANY SANCHEZ
1. CAFETERIAS
Vinculación de administradores. Organización de personal (cafetería y cocina) por turnos. Base o presupuesto semanal para compra de insumos. Envío de soportes y registro en el SOFI
CAFETERIA ADMINSTRADOR (A) ADMINISTRADORAltamira Claudia Sierra CafeteríaBosa Griselda Hernandez CafeteríaGalán Liliana Beatriz Duarte CafeteríaKennedy Cafetería Ruby Falla CafeteríaKennedy Fruteria Derlys Acosta FRUTERIA-BIBLIASKennedy Panadería Eusebio Montaña PANADERIASanta Lucia 1 Ruby Oyola RESTAURANTESanta Lucia 2 Estefany Bocanegra CafeteríaSantander Nubia Yolanda Barrera RESTAURANTESoacha Dora Medina Cafetería-BIBLIASUsme Luz Marina Gil Cafetería-BIBLIASCarvajal Cafetería- Biblias
CAFETERIAS ZONA SURLiliana Bolaño
CAFETERIA ADMINSTRADOR (A) ADMINISTRADORCalle 80 Yalile Gamez Cafetería-BIBLIAS
EngativaLucy Esperanza Castro Daza Cafetería-BIBLIAS
Ferias 1 Angelica Patricia Gonzalez CafeteríaFerias 2 Marina Zapata FRUTERIAFerias 3 Janeth Roncancio RESTAURANTEFerias 4 Blanca Rojas PANADERIAFontibón Blanca Castro CafeteríaLisboa Dufay Florez Cafetería-BIBLIASOrquídeas Barbara Mejía Cafetería-BIBLIASPrado Hilda Guevara Cafetería-BIBLIASSuba Centro Luz Angela Castiblanco Cafetería-BIBLIASSuba Rincón Maria Elvia Quiroga Cafetería-BIBLIAS
CAFETERIAS ZONA NORTEErnesto Renero
UTILIDAD CAFETERÍASCAFETERIA FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO METAAltamira 754.590 1.460.132 1.395.900 95.000 50.000 245.000 1.200.000Bosa 4.390.000 4.360.000 4.113.000 3.334.000 4.240.000 4.500.000Calle 80 2.121.280 978.000 1.759.000 832.714 1.089.334 2.000.000Engativa 686.000 1.065.900 560.000 600.100 187.200 2.000.000Ferias 1 718.000 246.250 158.440 657.000 337.000 2.000.000Ferias 2 0 260.000 1.000.000 612.500 90.500 2.000.000Ferias 3 977.000 3.130.000 3.083.400 5.686.800 6.557.758 5.000.000Ferias 4 506.550 977.750 336.000 1.063.500 1.307.550 2.000.000Fontibón 687.000 1.967.650 2.031.000 2.059.650 273.000 3.000.000Galán 4.079.900 5.985.000 3.994.000 1.668.000 1.962.000 837.000 3.000.000Kennedy Cafetería 3.372.900 6.949.100 5.734.000 5.141.000 4.518.202 3.704.947 5.500.000Kennedy Fruteria 712.200 1.004.200 468.500 311.748 496.123 1.300.000Kennedy Panadería 4.232.000 5.913.000 4.727.000 4.917.000 5.107.000 5.000.000Lisboa 166.000 153.000 1.015.800 98.000 0 0 1.200.000Orquídeas 841.000 613.076 1.977.900 827.000 0 2.500.000Prado 749.500 1.184.750 634.000 871.300 0 1.600.000Santa Lucia 1 302.450 3.153.000 0 0 0 3.000.000Santa Lucia 2 150.430 376.350 0 0 0 1.500.000Santander 2.850.000 1.875.000 2.250.000 3.300.000 5.000.000Soacha 7.461.500 2.890.000 207.000 2.201.500 1.003.000 4.000.000Suba Centro 300.000 1.749.000 3.000.000 1.407.000 800.000 1.199.000 2.500.000Suba Rincón 1.187.000 1.141.000 550.000 150.000 0 0 1.600.000Usme 110.500 74.300 94.150 101.300 255.900 1.200.000TOTALES 10.701.390 41.854.718 48.098.750 30.432.490 32.829.314 30.230.312 62.600.000
MES UTILIDAD
FEBRERO 10.701.390
MARZO 41.854.718
ABRIL 48.098.750
MAYO 30.432.490
JUNIO 32.829.314
JULIO 23.068.262
TOTAL 186.984.924
UTILIDAD CAFETERIASACUMULADO DE FEBRERO A JULIO 2012
CAFETERIA INVERSIONES FACE SAS
Su actividad se realiza en las instalaciones de FACE SAS.
Manejo de los recursos y proceso de contabilización.
Utilidad
CAFETERIA ORQUIDEAS, NUEVA UBICACIÓN DE 15 PUESTOS A 160.
CAFETERIA PRADO VERANIEGO, NUEVA UBICACIÓN DE 12 PUESTOS A 50 Y PROXIMA AMPLIACION.
CAFETERIA CARVAJAL, NUEVA.
PANADERIA KENNEDY, AMPLIACION Y REMODELACION.
SUBA CENTRO, PARQUEADERO NUEVO, CAFETERIA, BIBLIAS, PRODUCTOS INSTITUCIONALES NUEVA UBICACIÓN.
SUBA CENTRO, PANADERIA Y PIZZERIA, NUEVAS EN LUGAR ACTUAL.
CALLE 80, EN NEGOCIACION NUEVA UBICACIÓN, CAFETERIA Y PARQUEADERO NUEVO.
PROYECTOS
2. PARQUEADEROSUTILIDAD
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
FERIAS I 2.764.000 2.422.500 3.233.000 2.499.500 3.182.500 3.495.500 3.549.000
FERIAS II 1.417.500 867.000 1.695.500 1.513.000 1.792.000 1.828.000 1.205.000
FERIAS III 449.000 1.464.500 1.530.500 1.321.500 1.755.000 1.387.000 1.383.000
KENNEDY 1.646.000 1.689.500 2.353.000 2.012.500 2.629.500 2.202.000 2.298.500
SANTA LUCIA 2.095.000 2.004.500 2.483.000 2.131.500 2.721.500 2.060.000 2.101.500
ENGATIVA 2.976.000 2.670.000 3.407.500 2.772.000 3.466.500 2.817.500 2.673.000
TOTALES 11.347.500 11.118.000 14.702.500 12.250.000 15.547.000 13.790.000 13.210.000
UTILIDAD PARQUEADEROSACUMULADO DE ENERO A JULIO 2012
PARQUEADERO UTILIDAD
FERIAS I 21.146.000
FERIAS II 10.318.000
FERIAS III 9.290.500
KENNEDY 14.831.000
SANTA LUCIA 15.597.000
ENGATIVA 20.782.500
TOTAL 91.965.000
3. MI TIENDAVENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES
UTILIDAD ACUMULADA ENERO A JULIO 2012
MI TIENDA UTILIDADFERIAS 8.060.000 SANTANDER 146.000 SUBA CENTRO 172.000 GALAN 209.500 TOTAL 8.587.500
PRODUCTOS INSTITUCIONALES, VENTA ANIVERSARIO.
VILLAVICENCIO 9.167.000
CALI 3.926.000
MEDELLIN 4.080.000
BOLIVAR 2.051.000
QUINDIO 4.613.000
BOYACA 2.117.000
CAQUETA 1.350.000
TOTAL 27.304.000
IMPLEMENTAR VENTA INSTITUCIONAL EN TODOS LOS FOROS.
PUNTOS DE VENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES
A NIVEL NACIONAL
4. BOUTIQUE EN BOGOTAUTILIDAD DE ENERO A JULIO 2012
BOUTIQUE UTILIDAD
GALAN 3.000.000
SUBA CENTRO 600.000
UTILIDAD 3.600.000
INTRODUCCIÓN
El presente documento se ha elaborado por el Departamento deNegocios con el objetivo de identificar los avances y logroscorrespondiente al primer semestre del 2012 y la proyección para elsegundo semestre del mismo año, tendiente a mejorar la rentabilidadde los negocios.
ANTECEDENTES
FACTORES INTERNOS
FortalezasDebilidades
FACTORES EXTERNOS
OportunidadesAmenazasFODA
METODOLOGÍA
Mediante el método de Observación se realizó trabajo de campo, visitas a las diferentes cafeterías
HALLAZGOS
Alto volumen de inventariosIncumplimiento reiterados de los proveedoresAusencia de control de las diferentes actividades productivasDeficientes practicas de seguridad e higieneFalta sentido de pertenenciaÍndice alto de rotación en el equipo de trabajoLargas jornadas laborales
RESULTADOS
Desplazamiento de intermediario de Productos desechablesMULTIDIMENSIONALES
Mejoramiento de ProductosNESTLE - caféDisminución de extenuantes jornadas laboralesTamales- chorizos – PandebonosDiversificación de productosColombina (Helados- Dulces)
RESULTADOS
CONTROL DE INVENTARIOS DE DESECHABLES
Creación centro de acopio pequeñoNuevo formulario de pedido, con control de inventario, y Aumento de los productos a solicitar (abarrotes)Método comparativo en el momento de realizar el pedidoAumento de los productos en lista para el pedido
PERSONAL CAFETERÍA
Charlas con control de Asistencia
Calidad de Servicio, Flujo del Servicio, Manejo de Quejas y ObjecionesPolíticas de Operación, Tips de Seguridad e Higiene, cuidémoslo comoSi fuera nuestro, campaña al cero desperdicioMisión, Visión, Objetivos
PERSONAL DE CAFETERÍA
Diseño de Encuestas de Calidad de ServicioDiseño de formato de Sugerencias para el BuzónUniformes en la etapa de culminación
PROYECCIONES
Culminar la etapa de instalaciones de maquinas de NestleTiempos estimados Agosto 31 Bogotá
BOGOTA
18 Maquinas Alegria (grande)6 Máquinas Real (pequeña)
PROYECCIONES
Nivel Nacional- Base de datos enviada por el Señor Diego Giraldo17 Máquinas Alegría (grandes)24 Máquinas Real (pequeñas)
MULTIDIMENSIONALES
Coordinación el Señor Diego Giraldo según su criterio para Distribución a nivel Nacional
PROYECCIONES
Someter a Estudio de las Directivas pertinentes, siguientes proyectos
1. Estandarización de recetas2. Realización de Presupuesto de Productos desechables para cada cafetería2. Centro de Producción de pan, empanadas3. Centro de Acopio de Insumos (desechables y productos no perecederos)
Como una unidad de negocio 4. Implementación y puesta en marcha de programa de reciclaje de café, aceite e
Icopor.
PROYECCIONES
Se adelantan conversaciones con la DistribuidorasDIEZ, y Zuluaga y Soto, con el ánimo de ampliar nuestroPortafolio de productos y en búsqueda de mejores preciosY respuesta de servicio de mas corto tiempo
RESULTADOS
• Se inicia Comunicaciones desde Enero 18 con la convención de Comerciales.
• Conocimiento e identificación de las regiones y sus negocios.
• Trámite de consignaciones de bases de negocios.
• Atención generalizada en las solicitudes de las regionales comerciales.
• Se traslada Comunicaciones a las oficinas de INVERSIONES FACE S.A.S el 4 de Abril e ingresapersona para apoyar y dividir las regiones.
COMUNICACIONES 1
Atlántico : Luz Janet Pineda
Bolívar (Cartagena)
César (Valledupar)
Córdoba (Montería)
Guajira (Riohacha)
Sucre ( Sincelejo)
San Andrés
Quindío : Diana Prieto
Antioquia : Luz Helena León
Caquetá : Diana Patricia Gómez
Chocó : Gloria Indira Mosquera
Risaralda : Cecilia Perdomo Romero
COMUNICACIONES 2
Nariño: Ana Leidy Ruíz Dulce
Boyacá: Lucrecia Alvarado
Cauca: Fabiola Chica
Cundinamarca : Sandra Bibiana Vargas
Meta: Jhon Carlos Pineda García
Valle : Nasly López
Santander y Nte de Santander: Esmeralda Parada
Huila : Viviana Sánchez
Tolima : Viviana Triviño
Audio conferencias, semanales.
Seguimiento a los temas de:
Librería
Soportes Contables
Contratos
Registradoras
Anticipos
SO-FI
• Administradores del programa SO-FI:
Creación usuarios
Aprobación presupuestos
Revisión programa.
• Comunicación con el ingeniero/programador.
• En el mes de Abril inician los ingresos al SO-FI.
• En el mes de Junio se hacen correcciones y se implementan:
Cuentas Contables en la Ejecución de gastos
RESULTADOS
PROYECCIÓN
Establecer el SO-FI, para los informes financieros con cuadre de Ingresos, gastos y utilidad.
Corregir con el acompañamiento del Departamento de Contabilidad falencias en los soportes
e ingresos contables. Seguimiento y análisis financiero a región con sus diferentes negocios.
PROPUESTAS
Propender una comunicación fluida con el departamento de contabilidad y las comerciales regionales.
Evaluar periodicamente a los comerciales regionales en cuanto a solicitudes de comunicación.
Información clara en los procesos.
CONTRATOS
RESULTADOS
Se inicio el día 7 de Mayo.
Procesos no elaborados.
Identificación de los locales a nivel nacional.
Elaboración de informe del estado de los contratos.
Clasificación de los contratos.
Arrendamiento
Depósito
Comunicación y diligenciamiento de los contratos.
CONTRATOS BOGOTÁ
BARRIO CONTRATOS CONTRATOSELABORADOS
Altamira 1 1
Calle 80 1 1
Engativá 1 0
Galán 1 0
Lisboa 1 0
Orquideas 1 0
Prado 1 1
Santa Lucia 1 1 0
Santa Lucia 2 1 1
Santander 1 0
Suba Centro 1 0
Suba Rincon 1 0
Usme 1 0
TOTAL 13 4
CONTRATOS REGIONES
DEPARTAMENTO CONTRATOS CONTRATOS ELABORADOS
Antioquia 5 2
Atlántico 1 0
Boyacá 2 1
Caldas 1 0
Caquetá 4 1
Cauca 1 0
Cesar 2 0
Choco 3 1
Córdoba 1 0
Meta 1 1
Norte de Santander 1 1
Quindio 2 2
Risaralda 3 2
Valle 6 3
TOTAL 33 14
46
58
TOTAL CONTRATOS 104
ArrendamientoDepósito
DIFICULTADES
Las inmobiliarias exigen varios documentos por tratarse de una empresa ubicada en Bogotá.
Para cambios de nombre en el contrato, aumentan el valor del arriendo.
El arrendador no quiere hacer contrato con la Empresa.
El vencimiento de algunos contratos estan próximos a vencer, sí se hace el cambio se debeasumir valor de las multas.
Hay contratos que son verbales y el arrendador no está interesado en legalizar.
En algunos casos por no cumplir con los requísitos de las Inmobiliarias, se elaboraráncontratos de subarriendo.
Retraso en los estudios de contratos con las inmobiliarias.
PROYECCIÓN
Finalizar los contratos de Arrendamiento y Depósito.
Revisión y seguimiento de los contratos.
GRACIAS
SOLUCIONES GRÁFICASFACE
EJECUTIVOS• Andrés Sarmiento• Andrés Rodríguez• Anderson Lanuza• Ixchel Espinoza• Carolina Aldana (Foros)• Víctor Hoyos• Betty Ulloa• Katherine Solórzano• Andrea Bejarano(Regiones)• Marcos Hernández • Moisés Bohórquez• Jesús Lugo• Jefferson Zuluaga• Cristian Cruz
CREATIVOS • Andrés Clavijo• Diego Silva• Johanna Infante• Jonathan López• Diana García• Miller Espitia
OPERATIVOS • Angie Serrano
(Soporte)• Alejandra Peña
(cartera)• Lina Castañeda(Marketing)
COORDINACIÓN COMERCIAL
• Luz Dary León Z
GESTIÓN ENERO - JULIO
INFORME DE 2012LINEA DE NEGOCIO: PERIODICO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
$1.172.000 $9.070.662 $8.801.645 $21.613.775 $13.129.336 $10.723.166 $9.074.900
LINEA DE NEGOCIO: AGENCIA
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
$0 $3.549.000 $2.632.972 $1.258.694 $7.292.287 $439.900 $3.543.700
LINEA DE NEGOCIO: EVENTOS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
$0 $0 $0 $0 $28.227.634 $1.717.900 $500.000
PERIÓDICO
MES % VALOR
ENERO 1,5% $1.172.000
FEBRERO 12% $9.070.662
MARZO 11% $8.801.645
ABRIL 29% $21.613.775
MAYO 17% $13.129.336
JUNIO 14% $10.723.166
JULIO 12% $9.074.900
• Proyección:Esperamos que con este nuevo magazín se logre aumentar las ventas en un gran porcentaje ya que este producto nos brinda muchas facilidades para lograr este objetivo y así darle una mayor sostenibilidad y efectividad al magazín. Se ha logrado crear estrategias comerciales que nos permitan posicionar su nombre, contenido y así mismo lograr una efectividad monetaria.
AGENCIA
MES % VENTAS
ENERO 0% $0
FEBRERO 18% $3.549.000
MARZO 14% $2.632.972
ABRIL 6% $1.258.694
MAYO 38% $7.292.287
JUNIO 2% $439.900
JULIO 18% $3.543.700
• Proyección:Trabajar en el periodo de agosto a enero en darle mas efectividad a las ventas de estos productos. Dando a conocer todos los productos que contiene esta línea de negocios.
EVENTOS
MES % VENTAS
ENERO 0% $0
FEBRERO 0% $0
MARZO 0% $0
ABRIL 0% $0
MAYO 92% $28.227.634
JUNIO 5% $1.717.900
JULIO 1% $500.000
• Proyección:Ya que es una actividad a en la cual que no es a corto o inmediato plazo se tiene planeado para el periodo restante dos eventos con los cuales esperamos tener una efectividad del 100% y asi poder traer a la empresa los resultados esperados.
GRACIAS
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