Initiation à la comptabilité générale
Les opérations de dépenses
Les opérations de recettes
De l’exécution du budget à l’inscription chez le comptable
documentation
• Les annexes techniques
• Le plan comptable 2008
• Le « gavard » gestion financière chez berger levrault
• Sites internet présentés lors des interventions des 5 et 9 septembre 2008
L’organisation financière en EPLE
• Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables
Le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettesL'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables
• Principe d'autonomie administrative et budgétaire des EPLE membres du groupement (personnalité morale)
• Principe d'unité de caisseArt 44 du règlement général sur la comptabilité publiqueAménagement au principe: la comptabilité générale de chaque établissement rattaché est tenue séparément par l'agent comptable
Mandat 39
La comptabilité en partie double
• Qu’est-ce qu’un compte?– C’est le reflet de la situation financière à une date
précise (ex: Compte 6011 qui retrace tous les mandats de denrées alimentaires)
– Il appartient à la nomenclature utilisée en comptabilité budgétaire ( classe 1,2,3,6 et 7) ou en comptabilité générale (classe 4, 5 et 8)
– On peut le formaliser par un compte en « T ». Il possède un débit, un crédit, un solde qui est soit débiteur soit créditeur soit nul
6011
Mandat 8
CREDITDEBIT
Le cumul des opérations faitesau débit est supérieur au cumul des
opérations faites au crédit
La différence entre le cumul du débitet le cumul du crédit =
Le solde débiteur
Solde débiteur
CREDITDEBIT
Solde créditeur
Le cumul des opérations faitesau crédit est supérieur au cumul des
opérations faites au débit
La différence entre le cumul du débitet le cumul du crédit =
Le solde créditeur
Si le cumul des opérations faites au crédit est égal au cumul des opérations faites au débit alors le solde est nul
Les comptes en T
Par convention le Débit est à GaucheEt le Crédit à Droite
Exemple du compte 6011 1er mandat le 9 janvier 2008 : 600 euros 2d mandat le 20 janvier 2008 : 2326 euros Ordre de reversement le 30 janvier : 200 euros• Sur la situation des dépenses engagées les charges nettes sont de :
2726 euros (2926 diminués de 200 euros)
CREDITDEBIT
6011
600
En comptabilité générale
Les écritures ont été passées avec une date de prise en charge (au fur et à mesure de la réception des titres de dépense)
Le cumul des opérations faitesau débit et au crédit
Solde débiteur
Correspond ici à la situation du
compte R2 6011
• Pour un compte utilisé par des
chapitres différents
(Compte 6068 par exemple),
cela représenterait le cumul des opérations de
tous les comptes 6068
de tous les chapitres
9/01/08
20/01/08
30/01/08
2326200
2926 200
2726
La comptabilité en partie double• Comment fonctionnent les comptes ? :
• jamais tout seuls– Si l’on passe une écriture de débit sur un compte, on passe
obligatoirement une écriture de crédit sur un autre compte.– Pourquoi ? :– 1) faciliter les recoupements et éviter les malversations– 2) Matérialiser la dualité de chaque transaction comptableexemple avec un mandat de denrées alimentaires de 300 € passé
aujourd’hui• Le comptable réceptionne le mandat en l’inscrivant au débit du
C/6011: il retranscrit ainsi l’opération budgétaire dans la comptabilité de l’établissement .
• et constate la dette de l’établissement vis-à-vis des fournisseurs au crédit du compte 4012, dette dont il acquittera l’établissement en procédant au paiement.
• *C’est la prise en charge du comptable
la classe 6 et 7 : exécution du budget
• La classe 6 = Tous les comptes de dépenses. Les mandats sont inscrits au débit et les ordres de reversements au crédit.
• La classe 7 = Tous les comptes de recettes. Les ordres de recettes sont inscrits au crédit et les ordres de réduction au débit.
– Ce sont des comptes dits de résultatils correspondent à l’exécution budgétaire
Les comptes sont organisés en « classes » (1,2,3,4,5,6,7,8) qui donnent son premier chiffre au son premier chiffre au
comptecompte
LES OPERATIONS QUOTIDIENNES de l'AGENT COMPTABLE
Ce sont toutes les opérations comptables qui découlent de l'activité de l'ordonnateur. il convient de distinguer deux types d'opérations comptables : automatiques et manuelles.
Les opérations comptables automatiques: QUE SE PASSE –T'IL DANS LE LOGICIEL GFC ?
Réception des mandats (DEBIT classe 6 / CREDIT classe 4) et des titres de recettes (DEBIT classe 4/ CREDIT classe 7)
Envoi des disquettes de paiement au trésor ( DEBIT classe 4/ CREDIT classe 5 )
Envoi au trésor des bordereaux d'encaissement des chèques reçus ( DEBIT classe 5/ CREDIT classe 4)
LES OPERATIONS DE DEPENSES
• Opérations faites chez l'ordonnateur:L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui fait naitre une obligation et une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…)
La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…)
Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…)
C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur.
LES OPERATIONS DE DEPENSES
Chapitre A1 - Activ. éduc. Pédago.Compte Code gestion Crédits ouvertsCharges brutesO.Reversementcharges nettesEngagementsDisponible
6. Anglais 194.74 352.15 200.00 152.15 18.00 24.59
Documentation 940.09 815.16 815.16 115.00 9.93
Charges communes 3 687.17 3 482.20 3 482.20 204.97
Espace numérique des savoirs 1 200.00 1 200.00 1 200.00 0.00
Education physique 1 001.42 960.00 960.00 41.42
Fête de la science 137.68 137.68 137.68 0.00
Gymnase 4 066.00 4 566.00 500.00 4 066.00 0.00
Histoire et géographie 274.80 210.00 210.00 55.00 9.80
Lettres 229.20 201.78 201.78 27.42
Mathématiques, sc.physiques 1 182.98 152.00 152.00 900.00 130.98
Photocopies 8 042.45 7 631.77 7 631.77 410.68
21 156.53 19 809.02 700.00 19 109.02 1 133.00 914.51
Chapitre C- Entretien
Compte Code gestion Crédits ouvertsCharges brutesO.Reversementcharges nettesEngagementsDisponible
6063 Fourniture de petit matériel d'entretien1 400.00 957.12 957.12 18.00 424.88
615 Contrats 18 500.00 15 200.00 15 200.00 3 300.00 0.00
Entretien courant 11 000.00 8 562.00 8 562.00 228.00 2 210.00
Subv. Travaux urgents 17 000.00 5 628.00 5 628.00 11 372.00
47 900.00 30 347.12 0.00 30 347.12 3 546.00 14 006.88
L’outil du gestionnaire: la situation des dépenses engagées Exemple de présentation d’un chapitre A1 organisé par code de gestion
et C par compte et codes de gestion
Comptes et codes de gestionTels que votés
Montants votés = autorisation de dépenseMontants mandatés = livraisons ou prestations effectuées
et factures payées
Montants engagés = le bon de commande a été faitEt engage donc l’établissement
(par la signature de l’ordonnateur) Ces sommes sont donc utilisées
Ce qui reste à utiliser compte tenu des sommes déjà payées
Et des sommes engagées
• L’EPCP permet au chef d’établissement de signer et exécuter immédiatement tout marché recensé sans soumettre à l’autorisation du conseil d’administration chaque contrat ou commande (donc tous les bons de commandes).
• Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaireet comptable de la dépense, disponibilité des crédits, ...), le contrôle du comptable sur l'EPCP consiste exclusivement àvérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n’a pas dépassé le montant prévu par l’EPCP adopté par le conseil d’administration.
L’EPCP et le comptable
Opérations faites chez le comptable
• Prise en charge des mandats par le comptable
• C'est la phase de régularité. Le comptable a une mission de contrôle (qualité de l'ordonnateur, disponibilités des crédits, existence et validité des pièces justificatives fournies, exacte imputation des dépenses…).
Le mandat est réceptionné en compta générale soit directement pour l'établissement siège, soit par une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché.
• Inscription des écritures dans les livres de comptes (les chapitres et codes de gestion disparaissent)
Comptabilité généraleComptabilité budgétaire
DépensesEngagementLiquidation
Mandatement
Prise en chargedu comptable
GFC OrdoDocuments
GFC ComptaRéception des écrituresValidation
Disquette
TRANSFERT
TRANSFERT
2726 2726
6011 4012
Opérations
informatique
Écritures générées
La prise en charge du comptable
ComptabilitéÉtablissement
rattaché
Dans l’établissementd’origine Comptabilité
Établissementsupport
DépensesEngagementLiquidationMandatement
Prise en chargedu comptable
GFC OrdoDocumentsFichier d’écritures
GFC ComptaRéception des écrituresValidation
TRANSFERT
TRANSFERT
Validation
2953.93 2953.93
6067 4012
Opérations
informatique
Écritures générées
Regroupement comptable
Mandats
Examen des comptes au 21 janvier
Reports depuis le 1er janvier 600.00 3 200.00 3 200.00
Mandat du 21 janvier 2 726.00 2 726.00
Cumuls 3 326.00 0.00 3 200.00 5 926.00
Soldes 3 326.00 2 726.00
6011 4012
=cumul de toutes les écritures passées avant l’inscription de l’écriture
de ce jour
• Pourquoi mouvementer le débit du compte de classe 6 :
• Le débit c’est ce que l’on doit faire ou ce que l’on doit à quelqu’un, au débit on inscrit les charges que l’on a et les
dépenses à faire les concernant (le débit est un flux sortant)
• Au solde créditeur du 4012, la sommes de 2899 euros indique que nous n’avons pas encore payé le fournisseur
Chapitre 744 - SUBVENTION COLLECTIVITES PUBLIQUES
Compte Code gestionPrévisions
de recettes
Recettes
brutes
Annulati
on de
recettes
Recettes
nettes
Moins
value
Plus
value
74421 Dotation fonctionnement 122 523.00 52 300.00 52 300.00 70 223.00
74428 Travaux urgents 17 000.00 17 000.00
Travaux internat 18 500.00 18 500.00
74438 Subv Spécifique 30 000.00 32 001.49 2 001.49
188 023.00 52 300.00 0.00 84 301.49 105 723.00 2 001.49
Chapitre R2 - SERVICE ANNEXE D'HEBERGEMENT
Compte Code gestionPrévisions
de recettes
Recettes
brutes
Annulati
on de
recettes
Recettes
nettes
Moins
value
Plus
value
70621 PRODUITS SCOLAIRES-FORFAITS 138 846.40 105 243.00 432.00 104 811.00 34 035.40
7065 HEBERGEMENTS 24 057.61 24 057.61 24 057.61
70888 AUTRES PRODUITS ANNEXES 1 051.61 1 051.61 1 051.61
74431 SUBV. DU DEPARTEMENT 2 000.00 2 000.00 2 000.00
74438 AUTRES SUBV DEPARTEMENT 12 400.00 12 324.00 12 324.00 76.00
74461 Subvention union européenne 1 393.68 2 524.00 2 524.00 1 130.32
179 749.30 147 200.22 432.00 146 768.22 34 111.40 1 130.32
Le suivi des recettes :La situation des recettes
Comptes et codes Tels que votés
Montants votés = recettesAutorisées permettant les dépensesMontant des recettes faites
Recettes dont les titres ne Sont pas faits
Recettes supplémentairesLes dépenses concernant
Ces recettes seront autoriséesPar Décision budgétaire
modificative
LES OPERATIONS DE RECETTES
• Opérations chez l'ordonnateur:
Constatation de la recette (acte qui fait naître un droit au profit de l'établissement : état effectifs élèves, convention d'hébergement…)
Liquidation de la recette ( vérification du montant du droit : avis aux familles..)
Ordonnancement ( ordre donné par l'ordonnateur au comptable de poursuivre le recouvrement :émission de l'ordre de recette)
LES OPERATIONS DE RECETTES
Opérations chez le comptable:Prise en charge de l'ordre de recette après vérification de la régularité de l'opération ( existence d'un arrêté de subvention, vote tarifs appliqués et délibération CA ,caractère exécutoire de l'acte autorisant la recette…)Le recouvrement incombe à l'agent comptable qui est tenu de procéder à toutes les diligences nécessaires au risque de mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Le titre de recette est réceptionné en comptabilité générale, soit directement pour l'établissement siège, soit par le biais d'une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattachéExemple d’un ordre de recettes de produits scolaires. Le comptable l’inscrit au crédit du C/70621 Et au débit du C/4112 ( familles-frais scolaire-exercice courant) qui constate les créances de l’établissement, créances dont il assurera le recouvrement si besoin par voie contentieuse.
Comptabilité générale
Comptabilité budgétaire
RecettesConstatation de droitsLiquidation
Ordres de recettes
Prise en chargedu comptable
GFC OrdoDocuments
GFC ComptaRéception des écrituresValidation
Disquette
TRANSFERT
TRANSFERT
Validation
5340 5340
4112 70621
Opérations
informatique
Écritures générées
GFE
GFC ComptaRéception des créances
TRANSFERTDisquette ou
Examen des comptes70621 et 4112
Reports depuis le 1er janvier
Ecriture du présent ordre de recette 5 340.00 5 340.00
Cumuls 5 340.00 5 340.00
Soldes 5 340.00 5 340.00
70621 4112
Correspond à la recette faite sur les familles pour faire fonctionner le
service annexe d’hébergement (R2)
CorrespondÀ la liste des
Créances c’est-à-dire aux sommes à recouvrer par le comptable : aujourd’hui, le montant est
égal à l’ordre de recette parce que nous n’avons pas encore encaissé (les avis aux familles viennent tout juste d’être postés)
Les ordres de reversement
Reports depuis le 1er janvier 600.00 3 200.00 3 200.00
Mandat du 21 janvier 2 326.00 2 326.00
Paiement le 22 Janvier 2 326.00
Reversement du 30 janvier 200.00 200.00
Cumuls 2 926.00 200.00 5 726.00 5 526.00
Soldes 2 726.00 200.00
6011 4012
Ordre de reversement du 30 janvier (un fournisseur à qui l’on a payé une facture par erreur qui doit nous rembourser la somme de 200 euros)
Reports depuis le 1er janvier 600,00
Mandat du 21 janvier 2 326,00
Reversement du 30 janvier 200,00 200,00
Cumuls 2 926,00 200,00 200,00
Soldes 2 726,00 200,00
6011 4632
Si nous avions diminué la charge en passant par le 4012Le solde du compte
du4012 devient anormalement débiteur
Différences entre ordre de reversement et certificat de réimputation
Réponse:
• Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier)
Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense)
mdt800 800
50 ordre reversement 50
6011 4012 4632
Au cours du même exercice budgétaire
Réponse:
• Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier)
Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense)
100 100
100
7583 OU 77182 4632 5
Au cours de l’ exercice N+1
or
• Certificat de réimputation: transfert d’une dépense ou une recette d’un compte de charge ou de produit vers un nouveau compte suite à une erreur initiale
Possible avant clôture de l’ exercice
Les ordres d’annulation de recettes
Reports depuis le 1er janvier 5 340,00 5 340,00
Ordre d'annulation de recette 220,00 220,00
Cumuls 220,00 5 340,00 5 340,00 220,00
Soldes 5 120,00 5 120,00
70621 4112
• Se passent au même compte de classe 4 que les ordres de recettes mais au Crédit
La réforme des comptes trésor au 1/01/08• Un compte trésor ouvert pour chaque établissement
membre du groupement ( sauf pour les GRETA et CFA qui n’ont pas la personnalité morale)
• Chaque EPLE disposera d'un cadre complet en classe 4 et classe 5
• Une exception : Le compte 531 ( caisse) sera uniquement ouvert dans la comptabilité de l'établissement support
• La technique comptable des comptes de liaison permettant le suivi de la trésorerie ( 513/452 ) n'existera au 1/01/08 que pour retracer les éventuelles opérations effectuées pour le compte d'établissements rattachés en numéraire sur la caisse de l'établissement support. Il y aura donc un 452. dans la compta de l'établissement support et un 5132 dans les établissements rattachés et un 5133 dans les GRETA.
•Principe de l’unicité de caisse
•Chaque établissement dispose de son chéquier
Nouveau schéma depuis le 1/01/08
Tous les comptes de la classe 5( sauf le 531 ) 5151 = solde du relevé trésor
Toujours débiteurTrésorerie du collège
5132 retracera lesOpérations d’encaissement et de décaissement de numéraires faites à l'agenceComptable pour le compte duCollège rattaché
Tous les comptes de la classe 5 5315151 = solde du relevé trésor
Toujours débiteurTrésorerie du lycée
452. (subdiviséPar établissement rattaché)Retracera les opérationsD'encaissement et de décaissement de Numéraires faites pour le compte du collège rattaché
Les comptes du collège rattaché Les comptes de l’établissement support
Soldedébiteur
Soldecréditeur
=
Le paiement• Exemple 1Exemple 1:
• Pour payer les fournisseurs du mandat précédemment réceptionné au 6011, le comptable fait un chèque ou envoie la disquette de paiement à la trésorerie.
• Dans le même temps, il inscrit la somme de 2326€ au débit du 4012 (il solde le compte des dettes de l’établissement) et au crédit du 5159 (chèques à payer)
ComptabilitéGénéraleComptabilité budgétaire
Opérations
informatique
Écritures générées
Paiement
GFC ComptaRéception du paiementRèglement
Disquette trésor
2326 2326
4012 5159
Le paiement
ComptabilitéÉtablissement
rattaché
Dans l’établissementd’origine
ComptabilitéÉtablissement
supportOpérations
informatique
Écritures généréesX X
4012 5159
A partir du 1er janvier 2008, PAIEMENT dans un établissement rattaché
Paiement
GFC ComptaRéception du paiementRèglement
Le paiement: Le comptable paye le fournisseur et annule la dette de l’établissement
Reports depuis le 1er janvier 3 625.00 3 625.00 3 200.00 5 526.00
PAIEMENT 2 326.00 2 326.00
Cumuls 3 625.00 5 951.00 5 526.00 5 526.00
Soldes 2 326.00
5159 4012
Correspond aux chèques faitsOu aux disquettes envoyées non Encore inscrits sur le relevé trésor
Opération de
paiement
le recouvrement (encaissement)
• Exemple 2:
• Le comptable encaisse une demi-pension de 50€ en espèces et 2 chèques de demi-pension de 75 euros (soient 150 euros), versés par des familles
• Il inscrit la somme en espèces au crédit du C/4112 et au débit du 531 (caisse), et la somme par chèque au crédit du C/4112 et au débit du C/5112 (chèques envoyés en compensation)
Comptabilitégénérale
Comptabilité budgétaire
Opérations
informatique
Écritures générées
Encaissement
GFC ComptaFiche quotidienned’encaissement
Bordereau chèques
50 50150
1505112
531 4112
Le recouvrement
ComptabilitéÉtablissement
rattaché
Dans l’établissementd’origine
ComptabilitéÉtablissement
supportOpérations
informatique
Écritures générées
Encaissement
GFC ComptaFiche quotidienned’encaissement
Bordereau chèques
X X
5112 ou 5151 4
A partir du 1er janvier 2008, RECOUVREMENT dans un établissement rattaché
Le recouvrement : Le comptable encaisse des fonds et éteint une créance
Reports depuis le 1er janvier 367.00 218.00 5 340.00
Ecriture de la fiche d'encaissement 50.00 200.00
Cumuls 417.00 218.00 5 340.00 200.00
Soldes 199.00 5 140.00
5 000.00 5 000.00150.00
5 150.00 5 000.00
Soldes 150.00
5112
531 4112
CorrespondÀ la liste des
Créances (les 200 euros ayant été automatiquement enlevés des créancesConcernées par l’acte d’encaissement)
Correspond au montantDes espèces contenues dans
La caisse
CorrespondAux bordereaux de chèques envoyés
À la trésorerie non encore portésSur le relevé trésor
Opération d’encaisseme
nt
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