Vaše jistota na trhu IT
Implementace elektronické důvěryhodné spisovny
Pavel Pačes
říjen 2009
Vaše jistota na trhu IT
Zpracování elektronických dokumentů
Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání.
Aplikace xy
Vaše jistota na trhu IT
Situace►Dlouhodobá archivace papírových
dokumentů je běžnou praxí►O dlouhodobé archivaci elektronických
dokumentů se hodně mluví, o její potřebě není diskuse
►Vznikl nový obor, s velkou dynamikou, dosud není ustálený.
►Zabývá se primárně digitálními dokumenty, ale také dokumenty z digitalizace
Vaše jistota na trhu IT
Elektronická spisovna►Řeší potřebu dlouhodobého a
důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace.
►Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv
Vaše jistota na trhu IT
Elektronická spisovna
►Systém poskytující důvěryhodné střednědobé (případně i časově neomezené) uložení digitálních a digitalizovaných dokumentů ze ● spisových služeb, ● agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), ● a ostatních systémů produkujících dokumenty
podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění.
Vaše jistota na trhu IT
Elektronická spisovna - Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu
Systémy
původce
pro vznik a
vyřizování
Dokumentů
Podatelna
Výpravna
Spisová služba
Odborné aplikace
DMS / ECM
….
SkartaceDůvěryhodná
kopie
Důvěryhodné uložení
Dlouhodobý elektronický
archiv
Sběr dokumentů (Digitalizace)
Dlouhodobá archivace
Vznik a vyřizování
Listinná
Datové zprávy
Externí subjekty
Vznik dokumentu
a vyřizování
Důvěryhodné Uložení
(Střednědobé)
Vyřazení
Dlouhodobé uložení
Elektronická spisovna
Dlouhodobý elektronický
archiv
Vaše jistota na trhu IT
Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů
► Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem.
► Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení.
► Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).
Vaše jistota na trhu IT
Základní funkce uložení v El. spisovně
►Zajištění neměnnosti uložených informací►Zajištění důvěryhodnosti
● jednotlivých dokumentů● infrastruktury ES
►Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnostiPředcházení problémům vzniklým generačními změnami
HW a SW
►Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů
Vaše jistota na trhu IT
Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů
Filozofický pohled:
►Fakta: ● neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob
ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu
● Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW
►Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!
Vaše jistota na trhu IT
Proč dlouhodobé ukládání?
►Běžná rizika uchovávání informací:● Nefungující software● Nefungující hardware● Změna obsahu● Smazání obsahu
►Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení:
● degradace nosiče● zastarávání hardware● zastarávání formátu ● zastarávání SW technologií a principů● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků
Vaše jistota na trhu IT
Zastarávání médií, HW a SW
►Média – opatření proti zastarávání● vytvoření vhodných podmínek pro uložení● volba vhodného média - kombinace médií● obměna médií před vypršením životnosti● vytvoření bezpečnostních kopií ● kontrola uložení – periodická detekce chyb
►Zastarávání HW a SW● systematická správa a údržba HW, aktualizace SW● včasná migrace před morálním zestárnutím –
každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.
Vaše jistota na trhu IT
DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti
► Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. ● Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro
dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.)
● Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu
● Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován!
► Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů● Periodická kontrola konzistence uložených dat● Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) ● Dva různé typy médií● Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity ● Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly ● Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle
rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.
Vaše jistota na trhu IT
DESA - zajištění důvěryhodnosti
► Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek.
► Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).
Vaše jistota na trhu IT
►Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem
►Časové razítko je periodicky obnovováno ►Systém poskytuje funkce pro ověření
důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek)
►Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu
DESA - zajištění důvěryhodnosti
Vaše jistota na trhu IT
SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)
Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů
SIP
DIP
Administrace
PŮVODCE
BADATEL
dotazyvýsledky
MANAGEMENT
Příjem Přístup
Správa dat
DM
Archivní úložiště
AS
Plánování uchovávání
žádosti
AIP
Popisné info
Vaše jistota na trhu IT
Architektura
Kontrola Vstup
Backup
Provozní úložiště
Systém správy dat (DM)
Přístup
Procesní řízení a administrace
Řídící Systém Spisovny
Archivní úložiště (AS)
Systémová a síťová infrastruktura
dotazy a výsledky
Balíček SIP
Balíček AIP
Vaše jistota na trhu IT
Datový obsah – způsob uložení
► Základní ukládací jednotka = informační balíček► Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument)► Metadata:
● Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku,
kategorizace, …● Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu
uložených elektronických dokumentůPříklad: technické údaje o uložených digitálních
objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty
● Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků,Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu
(dokument, příloha, …)
► Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)
Vaše jistota na trhu IT
Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW?
►SW + HW + lidi + metodika
Software
PŮVODCIKONZUMENTI
Administrátoři, správci
Elektronická spisovna
Hardware
Top Related