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Implantação de um Sistema ERP para Gestão Orçamentária e Financeira em uma
Instituíção do Terceiro Setor A Luz da Lei 13.019-2014
FABRÍCIO AQUINO DOS SANTOS
Escola Superior de Administração, Marcketing e Comunicação (ESAMC)
ANA LÚCIA FONTES DE SOUZA VASCONCELOS
Universidade Prebiteriana Mackenzie (UPM)
VALMOR SLOMSKI
Universidade de São Paulo (USP)
HENRIQUE FORMIGONI
Universidade Prebiteriana Mackenzie (UPM)
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo apresentar a implantação de um sistema de gestão Enterprise
Resource Planning (ERP) que permite procedimentos e controles no processo de execução
orçamentária das Entidades sem fins Lucrativos (ESFL), possam atender sua prestação de
contas, garantindo a conformidade, confiabilidade e tempestividade, consonante a Lei nº
13.019/2014 Novo Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Cívil. O estudo é uma
ação intervencionista na Casa da Criança e do Adolescente (CCAVA) do interior Paulista que
atua em três projetos assistenciais, com crianças e adolescentes, mantidos através de recursos
públicos e de recursos próprios: Acolhimento, Janela Aberta, Família Acolhedora, e um quarto
denominado República ainda em fase de planejamento. O levantamento de dados foi através de
um acompanhamento in loco semanalmente junto ao departamento financeiro/administrativo
da entidade do 1º semestre do ano de 2019. Este estudo implantou os módulos financeiro e
orçamentário do ERP Conta NPO© (Non Profit-Organization), criado especificamente para o
terceiro setor. Dentre os resultados alcançados destacamos que o tempo dos fechamentos
financeiros mensais, de um atraso médio de 3 meses para 1 mês. Também foi possível medir e
acompanhar dentro de cada mês o resultado financeiro segregados por projetos e, eliminou-se
o processo de retrabalho na digitação de toda a movimentação financeirade forma unificado dos
processos financeiro e orçamentário. O ERP permite exportar as informações em formato de
planilhas com leiaute do Livro Diário Contábil, permitindo que os próximos passos,
desenvolver uma integração com o sistema de contabilidade terceirizado. O estudo buscou
implantar um ERP que fosse de custos de manutenção e implementação financeiramente
acessível da ESFL, permitindo gerir os recursos financeiros patrimoniais e orçamentários dos
projetos sociais e base para que as ESFL implantar boas práticas de gestão e de governança.
Palavras-chave: Terceiro Setor. ERP. Prestação de Contas. Marco Regulatório das
Organizações da Sociedade Civil.
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1 Introdução
Este estudo aplicado na modalidade intervencionista tem como objetivo demonstrar as
contribuições de melhoria dos controles da execução orçamentária e financeira para a gestão no
processo de prestação de contas, utilizando uma ferramenta ERP a luz do Novo Marco
Regulatório das Organizações da Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014.
A relevância do estudo tem como pressuposto as demandas estabelecidas pelo Novo
Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014
(MROSC), contribuindo para os controles e geração das informações necessárias na prestação
de contas da execução das atividades do Terceiro Setor.
O sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) denominado Conta NPO©
(Non Profit-Organization) permite a automação e integração das operações financeiras e
concomitantemente com a sua execução orçamentária, para apoio na prestação de contas dos
recursos públicos empenhados nos projetos assistenciais, em conformidade das diretrizes do
MROSC. Na busca de implementar a cultura da gestão orçamentária e criar elementos de
informações para apoiar os processos decisórios das Entidades sem Fins Lucrativos (ESFL),
garantindo que os atributos da informação contábil a tempestiva, confiabilidade,
compreensibilidade e comparabilidade. (Marion, 2012). Com a execução orçamentária sendo
realizada em conjunto com a movimentação financeira (pagamentos e recebimentos), o sistema
permite a comparação entre os gastos realizados versus os orçados e também, garantir que toda
a sua movimentação financeira (contas a pagar, contas a receber e tesouraria), possam ser
integrados com a Contabilidade, eliminando os retrabalhos para o fechamento das
demonstrações financeiras.
Este estudo classifica-se como sendo exploratório e explicativo, com abordagem
qualitativa baseado na observação e levantamento das atividades do setor financeiro do 1º
semestre do ano de 2019, acompanhando a movimentação do contas a pagar, receber, controle
do fluxo de caixa, controle tesouraria, bem com a execução orçamentária segregados em
projetos assistenciais e para captação de recursos, recebendo recursos públicos (municipal e
federal) e próprios através de eventos e vendas de produtos junto à comunidade. O estudo será
uma ação intervencionista em uma Entidade Sem Fins Lucrativos, atuando com três projetos
assistenciais, voltados as crianças e adolescentes. O levantamento de dados será através de um
acompanhamento in loco semanalmente, realizando o levantamento e interagindo com a
diretoria e coordenação financeira da ESFL estudada.
2 Problema de Pesquisa e Objetivo
Justifica-se a implantação do sistema de gestão em garantir que as informações possam
serem extraídas de forma rápida, segura através de relatórios e extratos padronizados ou
permitir a extração de informações que possam ser bases para a modelagem de planilhas de
controles específicas, buscando contribuir para melhorar o processo de prestação de contas
junto aos sistemas e plataformas públicas de prestação de contas. A ferramenta de gestão a ser
implantada, foi desenvolvida atendendo as necessidades dos controles e da forma que as
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informações precisam serem geradas a luz do novo marco regulatório das Entidades do Terceiro
Setor. Permitirá que a ESFL possa trabalhar com uma integração entre o financeiro e a excução
orçamentária, e permitindo um processo de envio de informação à contabilidade terceirizada,
de forma mais ágil através de uma padronização dos documentos financeiros e planilhas, que
podem ser extratídas do sistema em formato de Diário Contábil.
As ESFL trabalham atendendo chamamentos públicos para a prestação de algum tipo
de serviço assistencial e em muitos casos os recursos disponibilizados pelo setor público são
escassos e pré-determinado em tipos de despesas que podem serem gastos os recursos ou o
limite de valores que podem serem gastos para o custeio da administração da causa (rubricas e
numerários marcados). As regras deste chamamento público são definidas a através de
licitações públicas, condicionado assim as ESFL a prestarem um serviço dentro das regras do
escopo de cada projeto proposto.
A Lei Federal 13.019/2014 MROSC, traz no seu Artigo 22 desta lei, prevê a necessidade
de planejamento prévio da parceria público-privada (Governo e Entidades):
Deverá constar do plano de trabalho de parcerias celebradas mediante termo de
colaboração ou de fomento: I - descrição da realidade que será objeto da parceria,
devendo ser demonstrado o nexo entre essa realidade e as atividades ou projetos e metas
a serem atingidas; II - descrição de metas a serem atingidas e de atividades ou projetos
a serem executados; II-A - previsão de receitas e de despesas a serem realizadas na
execução das atividades ou dos projetos abrangidos pela parceria; III - forma de
execução das atividades ou dos projetos e de cumprimento das metas a eles atreladas;
IV - definição dos parâmetros a serem utilizados para a aferição do cumprimento das
metas. (Casa Civil, 2014)
A luz do Marco Regulatório do Terceiro Setor prevê que os convênios público-privado,
serão celebrados com um planejamento das ações e consequentemente a necessidade de realizar
a prestação contas de como os recursos foram gastos e se eles estão compatíveis com o que foi
planejado, criando desta forma um trinômio de ações, controle e diagnóstico, buscando
maximizar positivamente o impacto social dos projetos dentro do orçamento de gastos
previstos.
Na figura 1 é demonstrado o que podemos chamar do trinômio que o MROSC apresenta
como regra, onde o plano de trabalho como peça central e obrigatória para o estabelecimento
das parceiras e na sequência a necessidade do controle, diagnóstico e solução.
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Figura 1.Trimonio do MROSC.
Com a entrada em vigor do MROSC os entes federativos passaram a editar regras mais
especificas, como por exemplo, instituir modelo informatizado, para que as ESFL passem a
realizar suas prestações de contas, permitindo por exemplo, que administrações públicas nos
níveis municipais, adotem sistemas para o gerenciamento dos convênios e parcerias público
privada terceirizado as ESFL para a prestação de algum serviço essencial para a sociedade.
Vários sistemas públicos para que as entidades possam informar sua prestação de contas,
estão sendo criados, seguindo modelos como o Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de
Repasse do Governo Federal (Sincov), que foi criado no ano de 2008 para controlar as
transferências voluntárias de recursos da União nos convênios firmados com Estados, Distrito
Federal, Munícipios e também diretamente para entidades privadas sem fins lucrativos.
Os sistemas permitem um ganho na transparência das informações perante a sociedade,
indicando como e onde os recursos públicos foram gastos na execução das parcerias públicos
privadas firmadas. No contexto do governo brasileiro, o artigo 8º da Lei 12.527/2011 (Lei de
Acesso à Informação – LAI), estabelece que as informações de interesse coletivo ou geral
devem ser obrigatoriamente divulgadas. (TCU, 2016).
Neste sentido do processo de informatização das prestações de contas, a internet e busca
de sistemas que possam interagir entre as plataformas digitais e atender as demandas das ESFL,
passaram a serem considerados dentro do planejamento das atividades das ESFL.
O Comitê Gestor da Internet no Brasil (cgi.br) realiza uma pesquisa com base nas
informações do ano de 2016 sobre o uso da tecnologia no Brasil. A pesquisa Sobre o Uso das
Tecnologias de Informação e Comunicação nas Organizações sem Fins Lucrativo (TIC
Organizações Sem Fins Lucrativo), no seu último estudo publicado em 2017, aponta que as
ESFL que a utilização da internet para prestar contas com a administração pública, figuram
como um dos principais volumes de tráfico na rede.
Na figura 2 da pesquisa TIC mostra que o percentual das organizações que utilizaram a
rede para acessar os serviços do governo, figura como as mais altas da pesquisa, sendo que 33%
utilizam a rede para “enviar relatórios e documentos de prestação de contas com o governo” e
29% para “prestar contas com o governo sobre recursos recebidos”.
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Figura 2. Utilização da internet para acessar serviços administração pública. Fonte: (cgi.br, 2016)
A utilização de sistemas digitais pela administração pública para informação da
prestação de contas com objetivos de otimização de recursos e transparência, utilizando a
internet como meio de consulta e envio de dados, compele as ESFL a investir na implementação
de sistemas que possam permitir a integração da administração das entidades as plataformas
tecnológicas de controles que vem sendo implementadas pela administração pública. E a
reboque desta necessidade, os sistemas também permitiram aos gestores das entidades,
construir relatórios e implementação de indicadores, que passam a fazer parte dentro do
processo decisório.
Diante do exposto este estudo justifica-se a necessidade apresentar soluções para as
ESFL, para realizar a execução orçamentária dentro prestação de contas, que permita controlar
o planejamento orçamentário dos gastos dos projetos sociais delimitados no plano de trabalho
firmado na parceria público-privado.
Portanto este estudo busca responder à seguinte questão:
Quais as contribuições de melhoria dos controles da execução orçamentária e financeira
para a gestão no processo de prestação de contas, utilizando uma ferramenta ERP a luz do Novo
Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014?
Como propósito de pesquisa este estudo busca, demonstrar as contribuições de melhoria
dos controles da execução orçamentária e financeira para a gestão no processo de prestação de
contas, utilizando uma ferramenta ERP a luz do Novo Marco Regulatório das Organizações da
Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014, para atingir o objetivo da pesquisa este
estudo tem por objetivos específicos:
(i) Mapear os processos de controle de execução orçamentária a partir de análises
dos relatórios e planilhas;
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(ii) Identificar as fontes de recursos dos projetos existentes na entidade que constam
no termo de colaboração com poder público, nos contratos de prestação de
serviços, projetos próprios de captação de recursos, dentre outros;
(iii)Classificar as rubricas por natureza dos gastos na execução orçamentária dentro
dos projetos;
(iv) Modelar o plano de contas para controle dos gastos dentro da visão matricial de
resultados orçamentários e patrimoniais no sistema ERP NPO;
(v) Integrar a execução orçamentária e controles financeiros apresentados nos
relatórios de extrato orçamentário de receitas e despesas, a luz do MROSC.
As implicações práticas sobre o tema estão relacionadas a implantação de um sistema
desenvolvido especificamente para atender as particularidades das Entidades do Terceiro Setor,
contemplando as necessidades de gerar informações para prestação de contas, gestão dos gastos
da administração da causa, controlando de forma segregada os valores por recursos próprio e
públicos, controles dos gastos e receitas dos projetos de captação de recursos, realizar a
integração entre o orçamento, financeiro e integração, possibilitando que exista a integração
orçamentária, financeira e patrimonial de forma automática.
As integrações geradas pelo sistema serão efetivadas, baseadas na proposta de uma visão
matricial de gestão dos resultados orçamentários e patrimoniais, contempladas em sua
arquitetura internar. A lógica aplicada por trás da tecnologia produz executa seus processos, de
forma que etapa da execução orçamentária, criem um compliance, permitindo que os gastos
possam ser monitorados conforme a delimitados dos editais de chamamento público, onde são
declarados: como, quando, onde e qual o limite orçado por natureza dos gatos, consumidos em
cada área da administração da causa.
Todas as implicações descritas contribuem para que as ESFL possam planejar, controlar
e prestar contas das suas ações, de forma a garantir transparência e confiabilidade das
informações apresentadas para a sociedade, permitindo ampliar a capacidade de escalabilidade
com vistas a potencializar o impacto social, maximizando o seu alcance dentro do setor
produtivo no terceiro setor.
Segundo Olak e Nascimento “existem três elementos que caracterizam uma nova
postura gerencial e de controle aplicável às organizações não governamentais que são:
“transparência accountability), relatórios de avaliação (desempenho) e instrumentos de
comunicação (relatórios contábeis).” (Olak & Nascimento, p. 13, 2010).
Os três elementos descrito por Olak e Nascimento, (2010), em conjunto, formam uma
importante ferramenta de gestão para as organizações não governamentais; considere-se, no
entanto, o aspecto relativo ao termo “accountability”, na qual podemos classificar este termo
como à obrigatoriedade de prestar contas dos resultados obtidos, da gestão dos recursos
delegado sob a administração das entidades do terceiro setor.
3 Discussão
É notório e recorrência de notícias para a sociedade, que os orçamentos públicos são
cada vez mais escassos, fazendo com que as entidades muitas vezes precisam recorrer a recursos
próprios para fazer frente ao total dos gastos necessários para execução dos projetos sociais.
Elas lançam mão de ações implementando projetos de captação de recursos, com o
objetivo de gerar recursos financeiros com doações da comunidade para suprir os gastos na
execução dos projetos sociais. Este cenário compele as ESFL a serem rígidas quanto suas
prestações de contas ao setor público e a sociedade, também com escassez de recursos
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financeiros, elas precisam controlar rigorosamente seus gastos internamente. Portanto a
implantação de uma cultura orçamentária contribui de forma significativa a atender estas
necessidades de controle.
Não obstante a escassez de recursos para sustentabilidade do negócio e com e os
trabalhos voltados para captação de recursos e com a entrada em vigor do MROSC os entes
federativos passaram a editar regras mais especificas. Para trabalhar com o trinômio de
executar, controlar e diagnosticar, isto compele as ESFL introduza em planejamento estratégico
culturas organizacionais que permitam que elas possam responder as necessidades demandadas.
A proposta desta pesquisa intervencionista é de implantar um sistema ERP concebido
exclusivamente para entidades do terceiro setor, que trabalha em sintonia com as propostas do
MROSC. O sistema permite que a entidade realize a gestão:
(i) Orçamento da administração da causa;
(ii) Controles financeiros (contas a pagar e receber);
(iii) Estabelecer transparência nas prestações de contas para as partes
interessadas (stakeholders);
(iv) Integração dos movimentos financeiros com a contabilidade, adotando
um trabalho com a contabilidade 4.0, na qual os lançamentos contábeis
nascem no momento da realização da execução do orçamento e baixas
do no financeiro.
Esta proposta intervencionista permitirá que as ESFL interajam de forma dinâmica e
tempestiva com o ambiente externo, nas quais as entidades estão inseridas, contribuindo em
agilidade e controles eficientes permitindo determinar um melhor posicionamento estratégico,
facilitando em conduzir as ações corretivas que possam ser necessárias de alguma turbulência
dos cenários internos ou externa. Permitirá a modelagem de cenários projetando necessidade
de investimentos, através da capacidade de estratificação de dados e de realizar comparações,
contribuindo nos processos de elaboração de projetos sociais ou de captação de recursos.
Quando falamos em planejamento, Frezzatti (2017) define:
Planejar consiste em decidir antecipadamente o que deve ser feito. Toda empresa planeja
em alguma intensidade. Algumas se voltam para o longo, médio e curto prazos, outras
nem tanto. O termo controle tem sido utilizado de maneira enfática, pois, na verdade, o
que se pretende no universo empresarial é garantir que decisões tomadas realmente
ocorram. A gestão das organizações considera três diferentes elementos, que são o
planejamento, a execução e o controle. Se o planejamento é inadequado, o controle é
inócuo. Se o planejamento é adequado, mas a filosofia de controle é meramente voltada
para a constatação, existe uma falha importante de retroalimentação. (Frezatti, 2017, p.
7).
Neste estudo foi implantada a proposta de Slomski (2012), na qual criou um modelo de
contabilidade para as entidades do terceiro setor, que diferentemente da contabilidade comercial
adotadas pelas empresas com fins lucrativos, exige-se a adoção de um sistema matricial
composto de um controle orçamentário, financeiro e patrimonial de forma integrada para as
ESFL, como demonstrado no esquema da figura 3, dado que o orçamento representa uma peça
vital para gestão das atividades e controles dos projetos da entidade (Slomski, Rezende, Olak
Alves Cruz, & Olak, 2012, p. 65).
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Figura 3. Contabilidade orçamentária para o terceiro setor. Fonte: (Slomski, Rezende, Olak Alves Cruz, & Olak, 2012, p. 65), adaptado.
Para que ocorra a implantação do sistema e adoção da visão matricial proposta, este
estudo será realizado com atividades in loco, com intervenção semanais atuando em conjunto
e diretamente ao pessoal administrativo-financeiro da entidade e com a empresa fornecedora
do sistema.
4 Fundamentação Teórica
As entidades do terceiro setor são constituídas juridicamente pelo registro do seu
estatuto como associação ou como fundação, com objetivos sociais e sem fins lucrativos (Silva
& Silva, 2008, p. 24).
A Normas Brasileiras de Contabilidade aplicada ao Setor Público (NBC TSP 1) trata
dos requisitos específicos e gerais discutidos sobre a elaboração e apresentação das
demonstrações contábeis referem-se às entidades, segundo Slomski (2012):
“ apresentação das demonstrações contábeis referem-se às entidades econômicas do
Terceiro Setor, que incluem: entidade administrativa, entidade financeira, entidade
consolidada e grupo com finalidades direcionadas às políticas sociais e/ou objetivos
comerciais. Por exemplo, uma entidade de assistência social, um condômino, ONGs,
associação desportiva, OSCIP, fundações etc.” (Slomski, Rezende, Olak Alves Cruz, &
Olak, 2012, p. 11).
Quanto a finalidade das demonstrações contábeis, que elas sejam úteis a um grande
número de classes e usuários, conforme relata Slomski (2012, p.12), a luz da NBC TSP 1,
entretanto que as informações nas demonstrações devem ser apresentadas de forma: a) Gerar
informações: da posição patrimonial e financeira; do desempenho financeiro e dos fluxos de
caixas; b) Permitam que: avaliar e tomar decisões econômicas sobre alocação de recursos,
demonstrar a existência da accountability da entidade, quanto aos recursos que lhe foram
confiados, fornecendo informações e sobre fontes, destinação e uso de recursos financeiros
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Segundo Costa, Souza e Castro, (2015). “O Terceiro Setor é composto por organizações
privadas, sem fins lucrativos, com propósitos específicos de trazer benefícios coletivos,
provocando, consequentemente, mudanças sociais”. (Costa, de Souza, & Castro, 2015, pp. p.3,
apud OLAK; NASCIMENTO, 2010).
4.1 Teoria da Assimetria Informacional
Nas teorias da administração como a do contrato ou da agência, é impossível não tratar
sobre a Assimetria da Informação. Quando ela é tratada dentro da teoria dos contratos, que
estuda decisões em transação, pressupõe que a assimetria informacional neste caso, uma das
partes possuem melhores informações que o outro, gerando um desequilíbrio entre as transações
que certamente irá gerar uma falha no mercado.
A Teoria da Agência é uma das teorias que fundamentam as relações de governança
pública, da relação, um lado o “principal” e do outro o “agente”, e tendo a evidenciação contábil
como suporte para a prestação de contas (accountability), objetivando mitigar o problema da
assimetria informacional entre Estado e sociedade.
Assim, em linhas gerais, a Teoria da Agência baseia “seus pressupostos em um contrato
social tácito em que o principal (cidadão) encarrega o agente (gestor) de desenvolver alguma
atividade de seu interesse”. (Bairral, Ferreira, & Bairral, 2012, p. 5).
Este “contrato”, porém, são geradores de conflitos das nas relações, como por exemplo
a falta ou dificuldade de acesso as informações de monitoramento dos agentes, divergência
entre os objetivos do principal e do agente, entre outros que de alguma forma possa gerar
conflitos entre as partes relacionadas.
Segundo Hendriksen e Van Breda (p.139, 2007):
O trabalho mais recente na área de teoria da agência tem-se concentrado nos problemas
causados por informação incompleta, ou seja, quando nem todos os estados são
conhecidos por ambas as partes e, assim, certas consequências não são por elas
consideradas. Tais situações são conhecidas como assimetrias informacionais
(HENDRIKSEN & Breda, 2007, p. 139).
Segundo (Bairral, 2012 como citado em Slomski et al, 2008):
A Teoria da Agência é apresentada por como umas das tendências teóricas para os
estudos na gestão pública, pois permite admitir que, ao observar o Estado e suas
entidades sob o conjunto de contratos sociais que representam, verifica-se claramente a
existência de uma relação de agência, em razão da existência de três premissas básicas,
quais 1) o agente (gestor público) dispõe de vários comportamentos possíveis a serem
adotados; 2) a ação do agente afeta o bem-estar de ambas as partes; 3) as ações do agente
dificilmente são observáveis pelo principal (cidadãos), o que leva à existência de
assimetria informacional (informational asymmetry). (BAIRRAL, et al. 2012, p. 15-16,
apud Slomski et. al., 2008, p. 133).
As premissas expostas pelos autores explicam a existência de uma assimetria
informacional entre o agente e principal, surgindo deste ponto a necessidade de avaliar: “se o
agente (gestor público) tomará as decisões que maximizem os interesses do principal (cidadãos)
” (Bairral, Ferreira, & Bairral, p. 16, 2012).
Na figura 4 as relações de entre o a agente e o principal na administração dos recursos
e sua prestação de contas, passando pelos filtros de controles, procedimentos e padronização na
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forma de gerir e prestar contas, gera um mediador que arbitrará os conflitos que possam ser
gerados na relação.
Figura 4. Presença de accontabillity via prestação de contas. Fonte: (BAIRRAL et al. , 2012, p. 16), adaptado.
Um dos autores que estudam o problema da assimetria de informação Akerlof (1970),
descreveu a relação entre os agentes como “market for ‘lemons” (mercado de limões). O termo
utilizado pelo autor referia-se ao mercado de automóveis dos Estados Unidos, na qual o termo
‘lemons’ (limão), remetia a carros de baixa qualidade, onde a assimetria informacional estava
inserida na negociação entre os agentes vendedores e compradores, na qual o agente desejando
vender, poderá não oferecer as informações de forma clara, sobre a qualidade do veículo por
exemplo, provocando uma desigualdade, deixando o comprador com incertezas no momento
da compra, visto que os preços médios dos veículos são regulados pelo mercado. (Cruz, 2010).
Cruz (2010) levando em consideração o conceito de Akerlof (1970), diz:
“se os principais (doadores) são inseguros sobre como os agentes (gestores) dessas
instituições usam os seus recursos, o fornecimento dessas contribuições pode diminuir.
Entretanto, talvez seja possível que os administradores de organizações de alta
qualidade possam aumentar as doações recebidas se eles fornecerem sinas para
comunicar a qualidade do seu desempenho organizacional”. (Cruz, 2010, p. 46).
A criação de relatórios financeiros e disclosure que possam revelar as informações de
forma transparente, são necessários devido da ocorrência da assimetria informacional, gerado
pelo conflito de agência entre os gestores e os investidores externos no caso das ESFL.
Neste sentido a contabilidade pública governamental e não governamental,
desenvolvem modelos de prestação de contas, com intuito de reduzir os riscos e incertezas da
assimetria informacional, onde o cidadão (principal) e o gestor públicos (agentes dos entes
federativos) ou sociedade (principal) e o gestor da entidade do terceiro setor (agente). (Slomski,
Teoria do agenciamento no estado: uma evidenciação da distribuição da renda econômica
produzida pelas entidades públicas de administração direta, 1999).
A luz da Lei 11.391 de 2014, conhecido novo Marco Regulatório do Terceiro Setor
(MROSC), trouxe diretrizes claras quando aos relatórios de prestação de contas, que é um
conjunto de documentos disponibilizados pelos dirigentes das entidades as partes interessadas
(stakeholders), entretanto a prestação de contas deve ser alicerçada com alguns elementos, que
podem variar a cada órgão que ESFL deve “prestar contas”. Neste sentido através de força de
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lei, o MROSC determina uma simetria informacional entre os stakeholders (públicos ou
privados) e as entidades que, por hora recebem os recursos para manutenção da causa.
O quadro 1 apresenta uma sugestão do Manual de Procedimentos para o Terceiro
Setor (Andrade, et al., 2015):
Tabela 1. Sugestão do CFC dos elementos para prestação de contas a luz do MROSC.
As entidades sem fins lucrativos ainda deverão apresentar as demonstrações contábeis,
além de outras informações de ordem legal e trabalhista, como as outras organizações, de
acordo com a ITG 2002 – Entidade sem Finalidade de Lucros, as demonstrações contábeis que
devem ser elaboradas pela Entidade sem Finalidade de Lucros são o Balanço Patrimonial, a
Demonstração do Resultado do Período, a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido,
a Demonstração dos Fluxos de Caixa e as Notas Explicativas, conforme previsto na NBC TG
26 ou na Seção 3 da NBC TG 1000, quando aplicáveis.
5 Conclusão e Contribuições
Como propósito deste estudo é de uma pesquisa intervencionista busca, demonstrar as
contribuições de melhoria dos controles da execução orçamentária e financeira para a gestão no
processo de prestação de contas, utilizando uma ferramenta ERP e a luz do Novo Marco
Regulatório das Organizações da Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014, que
por sua trouxe a obrigatoriedade de ser elaborado um planejamento prévio na elaboração dos
projetos sociais, que constará da proposta da parceria público-privada firmada entre o poder
público e as ESFL e de que posteriori realizar a prestação de contas da forma estabelecida entre
as partes.
No âmbito da gestão da organização do terceiro setor, as prestações de contas, item
importante da gestão, devem obedecer a períodos curtos, para análise do orçamento previsto
versus o gasto realizado, período este de máximo trinta (30) dias. Em tal contexto, o uso de
programas de controle da prestação de contas e, sólido sistema de informações gerenciais é de
fundamental importância na gestão de organização que não visa lucro, com objetivo social. No
âmbito da gestão das fontes de fornecimento de recursos, atenção para adequação às formas
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próprias de prestação de contas, por meio de manual de prestação de contas, que deve definir
dois contextos diferentes de Prestação de Contas – âmbito interno ou externo (Arantes
Normanha Filho, et al., 2013)
Este trabalho apresenta um modelo de implantação de um sistema ERP para controle do
orçamento, financeiro e prestação de contas que foi especialmente desenvolvido para
organizações do terceiro setor.
Os ganhos dos controles com a implementação do sistema sobre as rotinas da entidade,
permitirá gerar ganhos com redução ou facilitar a mitigação de riscos na execução das
atividades operacionais, na gestão do fluxo de caixa, gestão da execução orçamentária a luz do
MROSC e permitir uma implementar uma maior transparência (accontability).
O projeto de implantação do sistema será concluído no final de 1º semestre de 2019 e
durante o desenvolvimento deste artigo, a entidade já está incluindo as operações da execução
das despesas orçamentárias.
Para melhor exemplificar a matriz dos projetos desenhada e parametrizada no ERP para
a CCAVA, a figura 5 demonstra a estrutura matricial configurada na proposta do artefato, na
qual os projetos estão subordinados a grupos de custeio segregados: Administração da Causa,
Administração Executiva, Administração de Captação de Recursos.
Figura 5. Matriz orçamentária por projetos
As figuras de 5 a 9 são as representações gráficas do acompanhamento do Orçamento
versus Despesas Realizadas da movimentações do 1º Trimestre-2019, referente aos três projetos
sociais desenvolvidos pela entidade, os Projetos de Administração da Causa: Acolhimento (
ACO), Janela Aberta (JÁ) e Família Acolhedora (FA) e também controle dos gastos
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administrativos de forma segredas, que são tratados neste estudo com as nomenclaturas de:
Administração Executiva e Administração de Marketing e Captação de Recursos.
Todos os ganhos esperados pela implantação do sistema e também dos ganhos
resultados baseados no referencial teórico, o conjunto de todas estas ações permitirá que a
entidade possa realizar um salto na qualidade da sua gestão, com controles mais refinados das
movimentações orçamentárias dos seus projetos, garantindo a segurança e transparência no
desenvolvimento da administração da causa com zelo e responsabilidade social.
Figura 5. Comparativo extraído do sistema ERP – Projeto ACO
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Figura 6. Comparativo extraído do sistema ERP – Projeto JA
Figura 7. Comparativo extraído do sistema ERP – Projeto FA
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Figura 8. Comparativo extraído do sistema ERP – Administrativo
Figura 9. Comparativo extraído do sistema ERP – Administração Marketing
Este estudo buscou responder à questão de pesquisa sobre quais são as contribuições de
melhoria dos controles da execução orçamentária e financeira para a gestão no processo de
prestação de contas, utilizando uma ferramenta ERP à luz do Novo Marco Regulatório das
Organizações da Sociedade Civil Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014.
A implantação do sistema ERP permitiu que a entidade pudesse implantar padrões,
rotinas e boas práticas de controladoria nos processos administrativo financeiro, elevando os
níveis dos controles patrimoniais e orçamentário, atualizada e alinhada com uma nova cultura
organizacional a luz do MROSC.
Investindo em controles de gestão possibilita que a entidade possa implementar uma
governança adaptada as novas necessidades, com controles internos integrados, que garantiria
de uma forma mais ampla, não somente o cumprimento das obrigações legais, mas demonstrar
cada vez mais transparência aos stakeholders, por meio de divulgações de informações mais
claras e diferenciadas, valorizando a importância do engajamento dos investidores na causa
social.
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O Instituto de Governança Corporativa (IBGC) em parceria com Grupo de Institutos
Fundações e Empresas (GIFE), estipulam como melhores práticas para o terceiro setor os
controles internos no processo de gestão.
[...] o executivo principal, auxiliado pelos demais órgãos de controle vinculados ao
Conselho, é responsável pela elaboração e proposição para aprovação de sistemas de
controles internos que monitorem o cumprimento dos processos operacionais e
financeiros, assim como os riscos de não conformidade. A eficácia de tais sistemas deve
ser revista, no mínimo, anualmente. Esses sistemas de controles internos deverão
também estimular que os órgãos da administração encarregados de monitorar e fiscalizar
adotem atitude preventiva, prospectiva e proativa na minimização e antecipação de
riscos [...]. ((IBGC) e (GIFE), 2014) (p.56).
O conhecimento dos controles internos é necessário por ser base de qualquer Programa
de Integridade. Desta forma, para conhecer o processo de gestão de uma organização, é
necessário colher informações advindas de seus controles. (MELO e VASCONCELOS, 2017,
p. 20).
Os controles internos são mecanismos adotados pela organização para orientá-la para
gerir suas atividades ou contribuir no processo decisório. Também permitem que seja
implementado um Programa de Integridade, que demonstraria uma melhor integridade voltados
a gestão dos financiadores. O programa de integridade é um programa de compliance específico
para prevenção, detecção e remediação dos atos lesivos previstos na Lei 12.846/2013, que tem
como foco, além da prevenção de ocorrência de suborno, também de fraudes nos processos de
licitação e execução de contratos com o setor público. (MELO, VASCONCELOS, p.22, 2017;
CGU, p.6 2015).
Também buscou-se contribuir para demonstrar a importância na ampliação dos
investimentos das entidades do terceiro setor na implementação em sistemas de gestão, para
que os padrões de controles possam ser elevados, contribuindo para a divulgação das prestações
de contas alinhadas com o MROSC, mas também que seja um artefato para atrair novos
patrocinadores.
As entidades do terceiro setor buscam não ter dependência exclusiva apenas dos
recursos públicos. É de suma importância o estabelecimento de projetos de captação de
recursos, que devem, além de arrecadar recursos financeiros, promover na sociedade
engajamento na participação das atividades da entidade. Também é muito importante
demonstrar os atributos aos patrocinadores, dentro dos critérios de Legitimidade, Poder e
Urgência, evidenciando a eles que a entidade prioriza as demandas de controles e gestão dos
recursos doados, atribuindo a esta relação, um alto nível de “Saliência de stakeholders, que é
definida, por sua vez, como o grau de prioridade dado pelo gestor às demandas das partes
interessadas”. (FNQ, 2017).
Neste sentido os estudos antecedentes apontam que dentro dos três atributos relativos
aos stakeholders (Poder, Legitimidade e Urgência) abordados neste estudo, para a sociedade
ainda não é clara quanto ao peso destes atributos para as entidades do terceiro setor.
A figura 10 demonstra uma pesquisa sobre os “atributos e influência por categorias dos
stakeholders”. (HOURNEAUX, 2010, p. 130).
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Figura 10. Atributos e influência dos stakeholders Fonte: Adaptado. (HOURNEAUX, 2010, p. 130)
Na figura 11 complementa-se as análises dos dados obtidos na figura anterior (figura
25), classificando as categorias de stakeholders de acordo com a média geral obtida nos três
atributos.
Figura 11. Classificação dos stakeholders de acordo com a média da categoria Fonte: Adaptado. (HOURNEAUX, 2010, p. 131)
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Os dados representados nas figuras 10 e 11, demonstrando o resultado que os
Consumidores e Clientes estão em primeiro lugar, tanto em termos de atributos
individualmente, como em influência, conforme a média geral dos três. Os Acionistas e os
Empregados (segundo e terceiro respectivamente), têm os segundos postos nos três atributos
individualmente, o mesmo que ocorre com as ONGs (último colocado). Os resultados dão
indícios de que, os respondentes enxergam os principais stakeholders claramente como os mais
importantes, não interessando o atributo que seja analisado. Outra possibilidade poderia ser que
os respondentes da pesquisa, não analisaram, de fato, cada um dos atributos segundo suas
definições. (Hourneaux, 2010)
[...] Nota-se, no entanto, que aparentemente, há diferenças na composição da influência
dessas categorias, Enquanto para os Clientes e Consumidores, os atributos de maior
peso, na ordem, São Poder, Legitimidade e Urgência. Por outro lado, para outras
categorias, como ONGs, por exemplo, praticamente não diferença entre os atributos
(Hourneaux, p.130, 2010).
Tal fato pode ser interpretado como uma dificuldade na diferença da percepção entre os
atributos, ou então, uma similaridade real dos atributos para essas categorias, o que não é
considerado na literatura
O sistema ERP Conta NPO pode ser considerado um artefato de tecnologia social, que
apresenta baixo custo de manutenção, não requer investimentos em redes e servidores, seu uso
é de forma intuitiva simples, requerendo um treinamento de baixa complexidade, utiliza
terminologias e recursos específicos para ao terceiro setor.
Pode-se implantar o sistema em diversas organizações, ampliando o estudo de casos e
medir a eficiência da ferramenta comparada aos controles utilizados. Pode-se medir o tempo de
fechamento mensal da movimentação financeira, ou seja, analisar como o sistema contribui
para manter em dia o processo de execução orçamentária, integrado com o financeiro e a
contabilidade.
Finalmente, após a aplicação massiva dos estudos propostos, pode-se avaliar a
contribuição do artefato na Casa da Criança, levando em consideração o curto espaço de tempo
necessário de sua parametrização e início de utilização pelos os usuários, ganho na eliminação
da redundância de gerar informações em planilhas paralelas à documentação física para o envio
ao escritório de contabilidade, elevados números de relatórios e demonstrativos nativos no
sistema, eliminando a necessidade de criar diversos controles paralelos, pela tempestividade no
fechamento das informações da execução orçamentária e também pelo retorno, segurança e
benefícios sobre o uso dos software ERP.
Conclui-se que o ERP Conta NPO implantado nesta intervenção ajuda a resolver os
problema de controle e gestão orçamentária a luz das novas necessidades implementadas pelo
novo marco regulatório do terceiro setor.
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