Languages
Pages
Legal
Unfold your potential
Verhuismanagement
Bob Verdonck
Dag van Facility
Management
26/03/2015
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
2
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
3
Zowel voor de organisatie als voor de medewerkers is verhuizen een speciale gebeurtenis.
Als facility manager wenst u
− Dat de nieuwe werkomgeving een verbetering is
− Dat de medewerkers zo weinig mogelijk hinder ondervinden
− Dat de bedrijfsprocessen zo snel mogelijk hervat kunnen worden
Onderdelen van dit seminarie:
− Hoe bereidt u een verhuis voor?
− Hoe verloopt het verhuisproces?
− Praktische tips en tools
0. Doelstellingen
4
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
5
Een verhuisproject wordt geïnitieerd door:
− Plaatsgebrek (of te veel ruimte)
− Een reorganisatie van het bedrijf
− De integratie van diverse diensten en/of bedrijven
− Een optimalisatie van de bedrijfsmiddelen
− ...
Belangrijk
− Duidelijkheid over de structuur, over positie en functies van personen
− Impact is groot, maakt een verhuisproject moeilijker en werkt vertragend
1. Initiatie van een verhuisproject 1.0. Inleiding
6
Masterplanning = macro space planning = in kaart brengen van de vastgoedscenario’s
Een aanpassing van de bedrijfsstrategie heeft een impact op de bedrijfsstructuur, wat op zich een impact kan hebben op de fysieke locatie van personen en dus op de gehele gebouwen-portefeuille
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
7
Een masterplanning is steeds kost gedreven :
− In relatie tot de oppervlakte
− In relatie tot de kwaliteit
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
8
Bij de opmaak van een masterplanning worden verschillende stappen doorlopen:
AS IS
TO BE
gebouwen behoeften
Kloofanalyse
Vergelijking scenario’s
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
9
Bij de opmaak van een masterplanning worden verschillende stappen doorlopen:
De gebouwen in de scope (AS IS) worden onderworpen aan diverse analyses
− Technische staat :
Conditiestaatmetingen volgens NEN 2767
De gebouwen ondergaan een ‘screening’ op de technische toestand
De nodige toekomstige inversteringsbudgetten worden geïdentificeerd
Score Beoordeling Omschrijving Acties nodig
1 Uitstekend Nieuwbouw of incidentele gebreken, aanvaard bij oplevering na levensduur
2 Zeer goed Incidenteel beginnende veroudering 5-10 jaar
3 Goed Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling niet gevaar 1-5 jaar
4 Matig Functievervulling van bouw- of installatie-elementen incidenteel in gevaar 6 maand - 1 jaar
5 Slecht Veroudering is onomkeerbaar, gevaarlijke of onwettige situaties 1-6 maand
6 Zeer slecht Technisch rijp voor de sloop of onmiddellijke vervanging noodzakelijk Onmiddellijk
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
10
− Ruimtelijke analyse :
Volgens NEN 2580 (oppervlakte) / NEN 8021 (functionaliteit)
De gebouwen ondergaan een ‘screening’ op de ruimtelijke efficiëntie:
Afmetingen
Modulemaat
Netto/bruto
Eerste daglicht
…
Geeft een beeld van de toekomstige mogelijkheden van het gebouw
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
11
− Kwalitatieve analyse :
De ligging en bereikbaarheid van het gebouw
Woonplaatsanalyse
De uitstraling van het gebouw
…
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
12
In kaart brengen van de behoeften (TO BE):
Achterhalen van de visie op het vastgoed
In kaart brengen van de behoeften
Peilen naar de evolutie inzake het vastgoed
Controle van het beheer van het vastgoed binnen de organisatie
Kloofanalyse: vergelijking tussen de behoeften en de beschikbare panden
De mogelijke scenario’s worden in kaart gebracht na voorgaande analyse
− ‘Do-nothing’ scenario
− Optimalisatie binnen de bestaande gebouwen ifv groei
− Gedeeltelijke of volledige afstoten van de bestaande gebouwen
− Verhuis naar een “nieuw” gebouw
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
13
Verschillende scenario’s met elkaar vergelijken om beslissing te ondersteunen
− Financieel aan de hand van een ‘NPV-analyse
In functie van waardering, horizon, kosten & opbrengsten, ...
Nadelen zijn de vele assumpties : eindwaarde, actualisatievoet, kostenramingen, ...
− Haalbaarheid
Gerelateerd aan de visie is het betrokken scenario wenselijk
Op basis van meerdere criteria: ligging, bereikbaarheid, mobiliteit, imago, ...
FINANCIELE DATA OVER PERIODE VAN 10 JAAR (geïnd) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5
Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw
Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (niet geïnd.) -37.250.000 -26.850.000 -43.250.000 -31.150.000
Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (geïnd.) -38.740.000 -27.924.000 -44.980.000 -32.396.000
Hoofdgebouwen - Eenmalige investeringen, kosten -7.978.504 -10.717.893 -11.771.456 -20.203.551 -21.760.227 -6.424.414 -4.722.995 -6.424.414 -4.722.995 -32.011.081
Hoofdgebouwen - Facilitaire kosten -9.507.073 -9.452.248 -9.474.178 -9.456.223 -8.237.389 -8.785.418 -7.222.559 -8.785.418 -7.222.559 -8.228.667
Nevengebouwen - Kosten tijdelijke herlocatie -7.554.008 -8.846.844
Nevengebouwen - Kosten huidige locatie BCH -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186
Totaal uitgaven -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -55.746.018 -41.665.740 -61.986.018 -46.137.740 -50.882.778
Verkoopsopbrengst (niet geïnd.) 13.200.000 13.200.000 13.200.000 13.200.000
Verkoopsopbrengst (geïnd.) 13.728.000 13.728.000 13.728.000 13.728.000
Totaal uitgaven + verkoopsopbrengst (geïnd.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778
Eindwaarde na 10 jaar 36.252.944 38.971.360 40.152.402 38.971.360 55.496.507 44.443.629 32.063.315 53.456.802 38.567.091 59.734.236
Cumulatie 16.971.180 17.005.033 17.110.583 7.515.400 16.148.698 2.425.611 4.125.576 5.198.784 6.157.351 8.851.458
NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288
Delta NPV 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198
CALCULATIE FINANCIELE SCORES
Budget - Totaal uitgaven + verkoopsopbr. (geïnd.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778
Budget - Delta 0 -2.684.563 -3.760.057 -12.174.197 -20.066.047 -22.736.255 -8.655.977 -28.976.255 -13.127.977 -31.601.015
Budget - Berekening scores 31.601.015 28.916.451 27.840.958 19.426.818 11.534.968 8.864.760 22.945.038 2.624.760 18.473.038 0
Budget - Omrekening scores 1,00 0,92 0,88 0,61 0,37 0,28 0,73 0,08 0,58 0,00
Budget - Scores 5,00 4,58 4,41 3,07 1,83 1,40 3,63 0,42 2,92 0,00
NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288
NPV - Delta 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198
NPV - Berekening scores 15.251.454 14.629.986 14.430.499 6.129.890 10.636.083 0 4.370.809 309.785 4.622.399 3.565.256
NPV - Omrekening scores 1,00 0,96 0,95 0,40 0,70 0,00 0,29 0,02 0,30 0,23
NPV - Scores 5,00 4,80 4,73 2,01 3,49 0,00 1,43 0,10 1,52 1,17
VERGELIJKINGSMATRIX (afgeronde scores) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5
Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw
Criteria Gewicht
Budget 25 25,00 23,00 22,00 15,50 9,00 7,00 18,00 2,00 14,50 0,00
NPV 15 15,00 14,40 14,10 6,00 10,50 0,00 4,20 0,30 4,50 3,60
Comfort na implementatie 30 15,00 24,00 25,50 24,00 30,00 27,00 24,00 30,00 27,00 30,00
Impact op de organisatie 10 5,00 5,00 5,00 5,00 6,00 9,00 9,00 9,00 9,00 6,00
Haalbaarheid 20 12,00 16,00 16,00 16,00 10,00 10,00 10,00 12,00 12,00 16,00
72,00% 82,40% 82,60% 66,50% 65,50% 53,00% 65,20% 53,30% 67,00% 55,60%
FINANCIELE DATA OVER PERIODE VAN 10 JAAR (geïnd) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5
Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw
Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (niet geïnd.) -37.250.000 -26.850.000 -43.250.000 -31.150.000
Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (geïnd.) -38.740.000 -27.924.000 -44.980.000 -32.396.000
Hoofdgebouwen - Eenmalige investeringen, kosten -7.978.504 -10.717.893 -11.771.456 -20.203.551 -21.760.227 -6.424.414 -4.722.995 -6.424.414 -4.722.995 -32.011.081
Hoofdgebouwen - Facilitaire kosten -9.507.073 -9.452.248 -9.474.178 -9.456.223 -8.237.389 -8.785.418 -7.222.559 -8.785.418 -7.222.559 -8.228.667
Nevengebouwen - Kosten tijdelijke herlocatie -7.554.008 -8.846.844
Nevengebouwen - Kosten huidige locatie BCH -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186
Totaal uitgaven -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -55.746.018 -41.665.740 -61.986.018 -46.137.740 -50.882.778
Verkoopsopbrengst (niet geïnd.) 13.200.000 13.200.000 13.200.000 13.200.000
Verkoopsopbrengst (geïnd.) 13.728.000 13.728.000 13.728.000 13.728.000
Totaal uitgaven + verkoopsopbrengst (geïnd.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778
Eindwaarde na 10 jaar 36.252.944 38.971.360 40.152.402 38.971.360 55.496.507 44.443.629 32.063.315 53.456.802 38.567.091 59.734.236
Cumulatie 16.971.180 17.005.033 17.110.583 7.515.400 16.148.698 2.425.611 4.125.576 5.198.784 6.157.351 8.851.458
NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288
Delta NPV 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198
CALCULATIE FINANCIELE SCORES
Budget - Totaal uitgaven + verkoopsopbr. (geïnd.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778
Budget - Delta 0 -2.684.563 -3.760.057 -12.174.197 -20.066.047 -22.736.255 -8.655.977 -28.976.255 -13.127.977 -31.601.015
Budget - Berekening scores 31.601.015 28.916.451 27.840.958 19.426.818 11.534.968 8.864.760 22.945.038 2.624.760 18.473.038 0
Budget - Omrekening scores 1,00 0,92 0,88 0,61 0,37 0,28 0,73 0,08 0,58 0,00
Budget - Scores 5,00 4,58 4,41 3,07 1,83 1,40 3,63 0,42 2,92 0,00
NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288
NPV - Delta 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198
NPV - Berekening scores 15.251.454 14.629.986 14.430.499 6.129.890 10.636.083 0 4.370.809 309.785 4.622.399 3.565.256
NPV - Omrekening scores 1,00 0,96 0,95 0,40 0,70 0,00 0,29 0,02 0,30 0,23
NPV - Scores 5,00 4,80 4,73 2,01 3,49 0,00 1,43 0,10 1,52 1,17
VERGELIJKINGSMATRIX (afgeronde scores) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5
Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw
Criteria Gewicht
Budget 25 25,00 23,00 22,00 15,50 9,00 7,00 18,00 2,00 14,50 0,00
NPV 15 15,00 14,40 14,10 6,00 10,50 0,00 4,20 0,30 4,50 3,60
Comfort na implementatie 30 15,00 24,00 25,50 24,00 30,00 27,00 24,00 30,00 27,00 30,00
Impact op de organisatie 10 5,00 5,00 5,00 5,00 6,00 9,00 9,00 9,00 9,00 6,00
Haalbaarheid 20 12,00 16,00 16,00 16,00 10,00 10,00 10,00 12,00 12,00 16,00
72,00% 82,40% 82,60% 66,50% 65,50% 53,00% 65,20% 53,30% 67,00% 55,60%
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
14
Case: Integratie Proximus – Belgacom
Before: 600 people
Before: 400 people + classrooms
Before: 3.620 people
Before: 425 people
Before: 750 people
Before: 2.250 people
Paille
Belgacom Towers
TGX
Anderlecht Outdoor Netcenter
Boreal
+600 people
+150 people
1
+2250 people
2
After: 1.200 people
After: 6.020 people
1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning
15
Redenen voor een nieuw kantoorconcept:
− Trend
− Hogere productiviteit
− Veranderingen in de organisatie, (vb. matrixstructuur)
− Betere communicatie en samenwerking
− Lagere kosten
− Hogere flexibiliteit in gebruik en wijzigingen
− Aantrekkingskracht naar medewerkers
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
16
Proces:
− Doorlichting van de organisatie
− Inventaris van de huidige werkmethodes
− Analyse van de (toekomstige) behoeften
− Voorstel tot aanpassing van de werkmethode in overeenstemming met de behoeften en richtlijnen van het management
− Keuze meubilair (nieuw/recuperatie)
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
17
Doorlichten van de organisatie:
− Bubble diagram van de organisatie :
Bepalen van interactie tussen entiteiten
Grootte van de entiteiten
Nabijheidsmatrix & bubblediagram
Staf ABIS K&E Regie Incubatie Communicatie Specifiek
Staf 3 1 3 1 1 Stadssecretaris, kabinetten, managementteam
ABIS 3 1 3 0 1
K&E 1 1 1 0 1 Departement Financiën
Regie 3 3 1 0 1
Incubatie 1 0 0 0 0
Communicatie 1 1 1 1 0
legende 0 nabijheid is niet gewenst
1 nabijheid is niet nodig
2 wekelijks contact
3 dagelijks contact
Nabijheidsmatrix & bubblediagram
Staf ABIS K&E Regie Incubatie Communicatie Specifiek
Staf 3 1 3 1 1 Stadssecretaris, kabinetten, managementteam
ABIS 3 1 3 0 1
K&E 1 1 1 0 1 Departement Financiën
Regie 3 3 1 0 1
Incubatie 1 0 0 0 0
Communicatie 1 1 1 1 0
legende 0 nabijheid is niet gewenst
1 nabijheid is niet nodig
2 wekelijks contact
3 dagelijks contact
Staf (5)
ABIS (21)
Incubatie (36)
Regie (46)
Kennis &
Expertise:
Jur. dienst (20)
Dienst Belastingen
(19)
Dienst Fin. Audit
(3)
Communicatie (45)
Departement Financiën
Stadssecretaris,
kabinetten
Managementteam
Bubble diagram
Stadswacht
(37)
Staf (5)
ABIS (21)
Incubatie (36)
Regie (46)
Kennis &
Expertise:
Jur. dienst (20)
Dienst Belastingen
(19)
Dienst Fin. Audit
(3)
Communicatie (45)
Departement Financiën
Stadssecretaris,
kabinetten
Managementteam
Bubble diagram
Stadswacht
(37)
Micro space planningMicro space planningMacro planning
verd
iepin
g
verd
iepin
g
verd
iepin
g
28 Technieken archives Technieken 28
27 B&I N-1 B&I PMO B&I FEO VOORZITTER PARL WERK ORDEKANTOOR 27
26 JURID DIENST 26
25 25
24 PMO 24
23 B&B insp fin- Rekenhof S&L 23
22 22
21 21
20 20
19 19
18 18
17 Cel Int Betrekkingen S&L A-B-D-E 17
16 * REKENHOF WISSELEN VAN LIFT S&L A-B-D-E 16
15 B&I N-2 P S&L A-B-D-E 15
14 B&I N-2 KMO PatDoc (buitendiensten) 14
13 * B&I Buitendiensten PatDoc (buitendiensten) 13
12 B&I N-2 GO 12
11 11
10 10
9 9
8 Patdoc Patdoc Patdoc 8
7 * AOIF JAN JACOB Intern AuditCel Buitenl InvestB&I (Buiten) 7
6 * B&I_N-2 Invorderingen Technieken 6 6
5 5 5
4 B&I Buitendiensten 4 * 4
3 B&I_N2 Fraude 3 * 3
2 2 * 2
1 Garage + Prev. Geneesk. + Soc. Ass.Regie Der GebouwenResto 1 1
0 Front-Office + Postsortering + S&L Groep C + Chauffeurs BIBLIOTHEEK 0 0
-1 DATACENTER -1
-2 ARCHIEVEN -2
-3 -3
-4 ARCHIEVEN -4
STAATSSECRETARIAAT
S&D
B&B
P&O 2
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
N-3 Fraude (JAN JACOB)
N-3 Fraude (JAN JACOB)
S&D
P&O DIR
P&O 5
P&O 4
P&O 3
B&I FEO
B&I FEO
P&O 1
B&I FEO
TOREN B
ICT - Support Mgt
B&I DCU
Mechanografie
B&I N-2 AOIF
B&I N-2 AOIF
B&I Buitendiensten
B&I N-2 D&A
B&I FEO
Mechanografie
Mechanografie
B&I N-2 D&A
B&I N-2 AOIF
AOIF Jan Jacobplein
ICT - Operations
TOREN C
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
ICT - Service Client
B&I (Buiten)
ICT - Development
ICT - Infrastructure
P&0 (restaurant,cafet., soc. Dienst)
P&O 2
B&I (Buiten)
B&I (Buiten)
TOREN A
N-3 Fraude (JAN JACOB)
B&I_N-2 Invorderingen
B&I FEO
B&I FEO
B&I FEO
B&I N-2 D&A
B&I Buitendiensten
Macro planning
verd
iepin
g
verd
iepin
g
verd
iepin
g
28 Technieken archives Technieken 28
27 B&I N-1 B&I PMO B&I FEO VOORZITTER PARL WERK ORDEKANTOOR 27
26 JURID DIENST 26
25 25
24 PMO 24
23 B&B insp fin- Rekenhof S&L 23
22 22
21 21
20 20
19 19
18 18
17 Cel Int Betrekkingen S&L A-B-D-E 17
16 * REKENHOF WISSELEN VAN LIFT S&L A-B-D-E 16
15 B&I N-2 P S&L A-B-D-E 15
14 B&I N-2 KMO PatDoc (buitendiensten) 14
13 * B&I Buitendiensten PatDoc (buitendiensten) 13
12 B&I N-2 GO 12
11 11
10 10
9 9
8 Patdoc Patdoc Patdoc 8
7 * AOIF JAN JACOB Intern AuditCel Buitenl InvestB&I (Buiten) 7
6 * B&I_N-2 Invorderingen Technieken 6 6
5 5 5
4 B&I Buitendiensten 4 * 4
3 B&I_N2 Fraude 3 * 3
2 2 * 2
1 Garage + Prev. Geneesk. + Soc. Ass.Regie Der GebouwenResto 1 1
0 Front-Office + Postsortering + S&L Groep C + Chauffeurs BIBLIOTHEEK 0 0
-1 DATACENTER -1
-2 ARCHIEVEN -2
-3 -3
-4 ARCHIEVEN -4
STAATSSECRETARIAAT
S&D
B&B
P&O 2
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
N-3 Fraude (JAN JACOB)
N-3 Fraude (JAN JACOB)
S&D
P&O DIR
P&O 5
P&O 4
P&O 3
B&I FEO
B&I FEO
P&O 1
B&I FEO
TOREN B
ICT - Support Mgt
B&I DCU
Mechanografie
B&I N-2 AOIF
B&I N-2 AOIF
B&I Buitendiensten
B&I N-2 D&A
B&I FEO
Mechanografie
Mechanografie
B&I N-2 D&A
B&I N-2 AOIF
AOIF Jan Jacobplein
ICT - Operations
TOREN C
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
PatDoc N-1, N-2, FEO, Comm. Inv., DAVO, CIV
ICT - Service Client
B&I (Buiten)
ICT - Development
ICT - Infrastructure
P&0 (restaurant,cafet., soc. Dienst)
P&O 2
B&I (Buiten)
B&I (Buiten)
TOREN A
N-3 Fraude (JAN JACOB)
B&I_N-2 Invorderingen
B&I FEO
B&I FEO
B&I FEO
B&I N-2 D&A
B&I Buitendiensten
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
18
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
250 MEDEWERKERS
10 – 15 FUNCTIEPROFIELEN
4 - 6 ACTIVITEITSPROFIELEN
10 - 15 WERKPLEKMODULES
# MODULES ifv TIJDS%
SPACE PLANNING
ORGANISATIE
WERKOMGEVING
19
Standaard layout van het werkplek concept
Case: Integratie Proximus – Belgacom
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
20
Case: Integratie Proximus – Belgacom
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
21
1. Initiatie van een verhuisproject 1.2. Nieuw kantoorconcept
22
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
23
Een verhuisproject is de laatste fase van een totaaltraject:
− Een verhuis meestal een gevolg is van een management beslissing of strategie.
− Dit neemt niet weg dat, vooraleer deze laatste fase aan te vatten, er ook heel wat voorafgaande voorbereiding vereist.
Project management
Project planning
Communicatie
Macro layout
Space layout
Operationele planning
Tender
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.0. Inleiding
24
Een verhuisproject is de laatste schakel van een totaalproject waarin verschillende deelprojecten al dan niet aan bod komen:
Bij het uitvoeren van het project dient er diverse voorbereidingen te gebeuren :
− Opmaak van een projectplanning
− Opmaak en op elkaar afstemmen van de diverse processen
− Installeren van diverse werkgroepen
− Communicatie (intern en extern)
Interne communicatie
Selectie van een gebouw
Werkplek- concept
Communicatie (intern & extern)
Space layout Meubilair
Contract management
IT & telecom
Verhuisproject
Aanpassingen gebouw
Macro layout
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.1. Project management
25
De stuurgroep:
− Leden : Management, HR, Financieel verantwoordelijke, Programma Manager, Projectleiders werkgroepen
− Rol : Aansturen, coördineren, controleren en oplossen van knelpunten
De werkgroepen:
− Verhuis, geven invulling aan het lastenboek, operationele aansturing verhuis
− Meubilair, geven invulling aan het lastenboek, operationele opvolging leverancier
− Gebouw, zorgen voor de specificatie en de opvolging van de werken
− IT & Telecom, integreren oplossing binnen het concept alsook implementatie
− Communicatie, staan in voor de interne en externe communicatie met alle partijen
− Security en Safety, zien toe op de toepassing van de geldende normen
− …
Deze groep mensen staan samen in voor het welslagen en een correcte uitrol van het project
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.1. Project management
26
Know-how Belgacom - Proximus
Multidisciplinair team van experts
Know-how Freestone
Multidisciplinair
team van experts (Bouwexperts,Architecten, Ingenieurs
Financiële & juridische experts,…)
input
input rapportering en terugkoppeling
Personeel Belgacom en Proximus
informatie-uitwisseling & communicatie
Stuurgroep • de betrokken Directie van Belgacom of zijn afgevaardigde • De betrokken Directie van Proximus of zijn afgevaardigde • het hoofd van de dienst SHE of zijn afgevaardigde • de programma manager van de verhuis • de projectleider van Freestone • een afgevaardigde van de Dienst Gebouwen; • de projectleiders van de werkgroepen ; • iedere uitgenodigde technisch expert.
Werkgroep
Space planning
Werkgroep
IT & telecom
Werkgroep
Move
Werkgroep
Meubilair
Communicatiecel Belgacom
Publieke en economische actoren
ConnectImmo Eigenaar
informatie uitwisseling
informatie uitwisseling
Contractanten (verhuis, meubilair,…)
aansturing & informatie uitwisseling
Projectstructuur
Case: Integratie Proximus – Belgacom
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.1. Project management
27
Case: Integratie Proximus – Belgacom
Maand 1 Maand 2 Maand 6 Maand 7 Maand 8 Maand 9 Maand 10
Maand 3 Maand 4 Maand 5
Verzamelen informatie
Bestelling meubilair
Opmaak Macro Layout
Bepalen van de verhuisprincipes
Communicatie verhuisprincipes aan project groep
Communicatie verhuisprincipes aan SPOCs
Start voorbereiding eerste verhuis personen (10 weken voor eerste verhuis)
Start verhuis
(8 weken voor eerste verhuis)
Installatie Stuurgroep
Opstarten werkgroepen
Opmaak Planning
Aanduiden overige contractors
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.2. Project planning
28
Doel van interne communicatie:
− Informeren van personeel omtrent de genomen beslissingen en werkwijzes
− Informeren van personeel omtrent de impact op hun job en werkplek
Interne communicatie, een continu proces:
− Geen nieuws veroorzaakt wrevel en geruchten
− Personeel overtuigen van bedoelingen van het management
− Uitleg waarom iets kan of niet kan
− Informeren van personeel over verschillende fases
− Informatie omtrent richtlijnen (opruimactie, verhuisbeweging, …)
− Als onderdeel van het veranderingsproces (change)
Doel van externe communicatie:
− Informeren van leveranciers, klanten en andere externe partijen over de verhuis van de organisatie of een deel ervan (bvb. adreswijziging, …)
Tip:
− Maak vooraf een communicatieplan op (wie, wat, wanneer, hoe, …)
− Intern : correcte mix aan middelen (intranet, move memo, brochure, SPOC, …)
− Extern : correcte mix aan middelen (internet, brief, mail, advertentie, …)
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.3. Communicatie
29
Week 1
•Move memo
start verhuis
Opleiding of brochure
•Huisreglement
•Nieuwe apparatuur
•Veiligheid
•Diensten
•Wegwijs in het gebouw
Continue communicatie: FAQ en Intranet
•Concrete planning
•Onthaal eerste dag
•Space Layout
•Meubilair
•ICT
•Filing en archivering
•Het project
•Het gebouw
•Macro Layout
Case: Integratie Proximus – Belgacom
Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 7 Week 6 Week 8 Week 8 Week 10 Week 9
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.3. Communicatie
30
Move memo:
− Aan iedereen verspreiden via mailing of specifieke website op het intranet
− Move spocs zijn aanspreekpunt voor vragen in verband met verhuis en space layout
Specifieke planning:
− 3 à 4 weken voor de verhuizing : freeze van de spacelayout
− 3 weken voor de verhuizing : verspreiding van dozen en move lijsten
− 2 à 3 weken voor de verhuizing :
Verspreiding van de exacte locatie en verhuisdatum door spocs
Iedere spoc is verantwoordelijk voor de namen op de move list
− 1 week voor de verhuizing : verspreiden van etiketten door spocs
Specifieke informatie
− Tip : documenten en zaken die niet meer nodig zijn vooraf verwijderen
− Wat dient te worden ingepakt, door wie?
− Wat dient niet te worden ingepakt?
− Ter beschikking stellen van x dozen en x etiketten per persoon
− Wat dient te worden geëtiketteerd, door wie?
− Back-up van pc nemen, indien noodzakelijk
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.3. Communicatie
31
Case: Integratie Proximus – Belgacom
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.3. Communicatie
32
Doel van een macro lay-out:
− Inplanten van entiteiten/afdelingen in het gebouw
− Bepalen van ruimtelijke behoeften op macro schaal ( # personen, richtwaarden, …)
Proces:
− Analyse (toekomstige) behoeften per entiteit op ruimtelijk vlak
− Analyse per entiteit van de interactie met andere entiteiten
− Opmaken nabijheidsmatrix en bubble diagram
− Akkoord betrokken entiteiten
Tip:
− Zorg ervoor dat dit steeds vooraf wordt uitgewerkt en volledig is uitgevoerd
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.4. Macro lay-out
33
Case: Integratie Proximus – Belgacom
FL
29 29
28 28
27 MKT Prox CEO OPS GPA FIN 27
26 26
25 Empty MKT 25
24 MKT 24
23 ITN 23
22 22
21 FIN/GRC 21
20 COC 20
19 COP 19
18 18
17 FIN Demo-room 17
16 ITN 16
15 MKT COM/ICO GPA 15
14 Empty 14
13 13
12 12
11 11
10 10
9 9
8 8
7 COP 7
6 6 POP/oms Empty 6
5 5 5
4 4 Empty 4
3 3 FIN/grc CSM/mst 3
2 2 FIN/grc 2
1 1 INS/ctr INS/CPP Labor Scannit 1
0 INS/sec 0
-1 PARKING -1
-2 PARKING -2
-3 PARKING -3
Status BELGACOM TOWERS June 2007
TOWER T TOWER U
VIP MKT BOD STR
Technical space Technical space
Belgacom TV-team MKT MEETING ROOM
BOD/AUD
GHR
GHR
GHR
Empty NWS
ITN/NIS STR/WSD STR/REG
ITN/NIS FIN
COP ITN NWS
ITN/NIS GHR/JCR
Empty FIN
ITN/NIS - ID House SCS
COP/OPE FLS/LEG
ITN/NIS CAT/com FIN/BSV
SCS
ITN/NIS SCS
Empty Empty
ITN/NIS Empty SCS
ITN/IRO SCS Dynamic Office
ITN/NIS SCS
POP Empty
PAVILIONSCS
Empty
ITN/IRO COP/CFO SCS
ITN/ASI SCS/CCA SCS/CCA SCS
INS
ITN/IRO CSM/log-pur INS
ITN/NIS SCS
ITN/NIS COP/CHC
COP/RMO COMMON MEETING ROOMS INS/IFM(DSO)
SCS/pos COMMON AREA INS/ctr
INS/cat
INS/archives
FL FL
29 29
28 TAX 28
27 Prox CEO OPS GPA FIN 27
26 26
25 VIP 25
24 AUD TREA ACC 24
23 23
22 22
21 21
20 20
19 19
18 Legend: 18
17 CE&OE BUSDEV 17
16 PO 16
15 15
14 14
13 IMU 13
12 12
11 11
10 10
9 9
8 8
7 BUSDEV 7
6 6 Empty 6
5 5 5
4 4 4
3 3 3
2 2 RISK 2
1 SHOP 1 CTR Labour 1
0 SEC 0
-1 PARKING -1
-2 PARKING -2
-3 PARKING -3
GS²C
MEETING
GS²C/ MST - CPP - BSF - INV - TRA - IFM
GHR
CCA GHR
GS²C/PURCOP/CHC
SHOP CATERING
SDV/ESS/BI
COMMON AREA
COP USABILITY
CATERING
ARCHIVES
GS²C/ IFM GHR
SDV/SFA
SME
SME GHR
CCA
CCA
COR
LARGE
SDV/SFA
SDV/SFA
LARGE
COM
COR (Dynamic Office)
IDO
COP
MKT
MKT SDV/NIE C&W
SAL
PAVILION
CSPE
SIO/CSC
LEG REG
SIO/SAM
SIO/SAM
SIO/INO
Status BELGACOM TOWERS EoY 2008TOWER T TOWER U
BOD STR
CCA
PRS
CCA
Technical space Technical space
MEETING ROOM
IDO SAL
C&W
BT - SDV/AVO - IDO
CCA
PO
SDV/PSE
FIN/CTR
CCA
CCA
MEETING
FIN/ACC
SAL
CC
IMU
CEI
SDV/ESS/BI
SDV/ITE
SDV/SFA
SDV/ESS/BI SDV/SFA
SIO/SAM
Support Services
COP/RMOSDV/SFA
SDE
CBU
EBU
SDV/B&W
SDV/B&W
SDV/PSE
Kengetallen:
− Nieuw werkplekconcept op 56 verdiepingen (+/- 100.000 m² bruto)
− Totaal aantal verhuisbewegingen : 8.850 moves
− Belgacom : 4.500 moves
− Proximus : 1.900 moves
− Tussenmoves : 2.450 moves
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.4. Macro lay-out
34
Doel van de micro of space lay-out:
− Afstemmen van specifieke behoeften van de betrokken entiteit
− Inplanten van personen en hun inventaris op de definitieve locatie
Proces:
− Op basis van vooropgestelde standaarden en richtlijnen, zeker voor grote groepen
− Met spoc overlopen van :
o De grootte van de te verhuizen groep met mensen
o De specifieke eisen van de entiteit anders dan de standaard (labo’s,…)
o De intekening van wanden en meubilair (voor zover deze aanpasbaar is)
− Vanaf dit ogenblik dient er concreet in contact te worden getreden met de spoc :
o Contactpersoon voor opmaak plannen en goedkeuring
o Verzamelen van de nodige informatie
o Beantwoorden van vragen en de eigen diensten informeren
o Verspreiden van move memo, etiketten
o Aanwezigheid en controle voor, tijdens en na de verhuis
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.5. Space lay-out
35
Tip
− Waarom werken met ruimtestandaarden en indien mogelijk met standaard vloer layout :
o Om gelijkheid tussen de entiteiten te waarborgen en alzo discussies vermijden
o Een modulaire opbouw van de ruimte vereenvoudigt toekomstige wijzigingen
o Resultaat van deze vereenvoudiging : ‘Move people, not furniture”
− Maak een huisvestingscataloog op
− Zorg voor een duidelijke nummering van de lokalen en werkplekken
− Zorg ervoor dat je vooraf een minimaal te bereiken standaard nastreeft (zie werkplekconcept)
− Las een freeze periode in : geen wijzigingen meer vanaf een bepaald tijdstip
o 4 weken : voor het uitvoeren van de bouwkundige aanpassingen
o 8 weken : voor het bestellen van het meubilair
− Stel een spoc aan per entiteit (1 per max 100 personen)
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.5. Space lay-out
36
Standaard vloer layout
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.5. Space lay-out
37
Nummering van de ramen
Raamnummer: - straat palend aan gebouw : onderaan het plan - start linksboven meedraaiend met de klok
Uniek nummer : 02BTB- T13-012 02 Telefoonzone BTB Belgacom Towers Brussel T gebouw T 13 verdieping 13 012 lokaal 012
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.5. Space lay-out
38
Nummering van de werkplekken
W123A W123B
W122A W122B
W122C W122D
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.5. Space lay-out
39
Week 1 Week 2 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 3 Week 4 Week 5
Design Spaceplan
Cleanup offices
Evacuation floor (people)
Evacuation old furniture
Building Works
Update/approve Spaceplan
Start freeze – during 3 weeks
Delivery & Installation new furniture
Installation IT & Telephony
Label - pack
Move
10 weken
Data gathering
moves:
- 1 to 2 floors / week
- 106 persons / floors
- In advance : Installation furniture & ICT
Case: Integratie Proximus – Belgacom
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.6. Operationele planning
40
Meubilair
Doel
− Opmaken van een functionele behoefte
− Keuze van het meubilair in functie van het gekozen werkplekconcept
− Selectie van een leverancier
Proces
− Keuze van het meubilair (nieuw of recuperatie) in kader van het nieuwe concept
o Meubilair werkplekken
o Meubilair vergaderzalen
o Meubilair archieven
o Meubilair informele ruimtes
o Meubilair cafetaria
− Opmaken lastenboek (normen, functionele eisen, leveringsvoorwaarden,…)
− Selectie van de leverancier
− Opmaken planning leveringen
Tip
− Zorg ervoor dat de leverancier de verhuissnelheid aankan
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.7. Meubilair
41
Verhuizing
Doel
− Selectie van leveranciers voor het uitvoeren van de verhuizingen
Proces
− Identificeren van diverse verhuisbewegingen en/of -acties
− Aanduiden van bedrijven nodig voor de verhuisbeweging
o Verhuiscoördinatie
o Verhuisbedrijf
o IT (verhuis, back-up,…)
o Bewaking tijdens de verhuis
− Opmaken lastenboek (specifieke eisen, leveringsvoorwaarden,…)
Tip
− Organiseer plaatsbezoek op de vertreksite en aankomstsite
− Geef duidelijke hoeveelheden aan (personen, archieven, dozen, IT, …)
− Parameters die de kostprijs beïnvloeden (tijdstip van verhuizing, verdeling van de taken, toegankelijkheid van de site, transport, relatie ploegbaas / aantal verhuizers, verzekeringen, afwijking op opgegeven aantallen, …)
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.7. Tendering
42
Verbouwingswerken
Doel
− Selectie van leveranciers voor het uitvoeren van de verhuizingen
Proces
− Opmaak lastenboeken
o Afwerking (schrijnwerk, wanden, plafond, vloerbekleding, …)
o Elektriciteit en bekabeling (verlichting, data, …)
o HVAC
o Beveiliging (acces, intrusion, fire, CCTV, …)
o Restaurant
− Vergelijken offertes en selectie van aannemers
− Opmaak bestelbonnen
− Uitvoering en oplevering
Tip
− Maak een gedetailleerde meetstaat
− Werk met vermoedelijke hoeveelheden
− Veiligheidscoördinatie niet vergeten
2. Voorbereiding van een verhuisproject 2.7. Tendering
43
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
44
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.0. Inleiding
Concrete taken :
− Voorbereidende operationele acties
− IT & Telecom
− Verhuisplanning van projectdelen
− Movelist
− Doorlooptijd van de verhuisbeweging
− Interactie contractors
− De verhuizing
− Nazorg
45
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.1. Voorbereidende operationele acties
Trash days : communicereren over opruimen wat weg mag
− Enkele weken voor de effectieve verhuisdatum
− In functie van het nieuwe kantoorconcept (centrale archieven, paperless, …)
− In functie van ICT-toepassingen (digitale archivering)
− Afvalcontainers voorzien
Inventariseren:
− Inventaris van de behoeften
o Documentenvolume
o Archieven, labo, andere specifieke lokalen, …
o ICT materialen (PC, printer, specifieke netwerkverbindingen, …
o Meubilair (zowel bij verhuis als bij afvoer)
− Inventaris van de personeelsgegevens
o Personeelslijsten (naam, dienst, huidige locatie) (externen niet vergeten!)
o Telefoonnummers
o Lijst met move spocs
46
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.2. IT & Telecom
Voorbereiding :
− Verhuis datacenter en informaticamateriaal
− Verhuis of nieuwe telefooncentrale
Continuïteit van de organisatie verzekeren
− Opmaken van een backup scenario tijdens de verhuis
− Gespecialiseerde ondersteuning vereist
− Risico’s hangen samen met IT-netwerk en methodologie (redundancy)
Verschillende scenario’s
− Gecentraliseerde IT-ruimte :
o Verhuist niet : weinig risico, enkel connectiviteit voorzien
o Verhuist wel : risico beperken door ontdubbeling (op vertrek- en aankomstlocatie) of werken met extern ‘host’ datacenter
− Lokale werkstations verhuizen met de mensen
o Data centraal op servers, geen impact op gebruikers
o Data lokaal op pc, risico beperken door nemen van een backup
Verhuis kan een tijdstip zijn voor reinigen of vernieuwen van pc’s
47
Aanpak gecentraliseerde IT-ruimte
− Providers verwittigen van verhuizing
− Te voorzien meerdere weken tot maanden voor effectieve verhuis
− Ontdubbeling op aankomstlocatie
o Enkel opportuun indien de IT-ruimte aan vernieuwing toe is
o Zeer hoge investeringskost
o Vooraf proefdraaien is een must
− Ontdubbeling in ‘host’ datacenter
o Vermijd investeringskosten
o Biedt mogelijkheid om nadien een redundant of backup te beschikken
o Vooraf proefdraaien is een must
− Om opstartproblemen te vermijden:
o Buiten de werkingsuren verhuizen
o Reëel risico dat er onvoorziene zaken tijdige heropstart verhinderen
Aanpak lokale werkstations
− Afkoppelen buiten de kantooruren veroorzaakt de minste hinder
− Indien overdag eventueel combineren met opleiding
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.2. IT & Telecom
48
Wanneer verhuizen welke entiteiten ingevolge de macroplanning
Herinner je de macroplanning die tijdens de projectvoorbereiding werd opgemaakt
Case: Integratie Proximus – Belgacom
FL
29 29
28 28
27 MKT Prox CEO OPS GPA FIN 27
26 26
25 Empty MKT 25
24 MKT 24
23 ITN 23
22 22
21 FIN/GRC 21
20 COC 20
19 COP 19
18 18
17 FIN Demo-room 17
16 ITN 16
15 MKT COM/ICO GPA 15
14 Empty 14
13 13
12 12
11 11
10 10
9 9
8 8
7 COP 7
6 6 POP/oms Empty 6
5 5 5
4 4 Empty 4
3 3 FIN/grc CSM/mst 3
2 2 FIN/grc 2
1 1 INS/ctr INS/CPP Labor Scannit 1
0 INS/sec 0
-1 PARKING -1
-2 PARKING -2
-3 PARKING -3
Status BELGACOM TOWERS June 2007
TOWER T TOWER U
VIP MKT BOD STR
Technical space Technical space
Belgacom TV-team MKT MEETING ROOM
BOD/AUD
GHR
GHR
GHR
Empty NWS
ITN/NIS STR/WSD STR/REG
ITN/NIS FIN
COP ITN NWS
ITN/NIS GHR/JCR
Empty FIN
ITN/NIS - ID House SCS
COP/OPE FLS/LEG
ITN/NIS CAT/com FIN/BSV
SCS
ITN/NIS SCS
Empty Empty
ITN/NIS Empty SCS
ITN/IRO SCS Dynamic Office
ITN/NIS SCS
POP Empty
PAVILIONSCS
Empty
ITN/IRO COP/CFO SCS
ITN/ASI SCS/CCA SCS/CCA SCS
INS
ITN/IRO CSM/log-pur INS
ITN/NIS SCS
ITN/NIS COP/CHC
COP/RMO COMMON MEETING ROOMS INS/IFM(DSO)
SCS/pos COMMON AREA INS/ctr
INS/cat
INS/archives
FL FL
29 29
28 TAX 28
27 Prox CEO OPS GPA FIN 27
26 26
25 VIP 25
24 AUD TREA ACC 24
23 23
22 22
21 21
20 20
19 19
18 Legend: 18
17 CE&OE BUSDEV 17
16 PO 16
15 15
14 14
13 IMU 13
12 12
11 11
10 10
9 9
8 8
7 BUSDEV 7
6 6 Empty 6
5 5 5
4 4 4
3 3 3
2 2 RISK 2
1 SHOP 1 CTR Labour 1
0 SEC 0
-1 PARKING -1
-2 PARKING -2
-3 PARKING -3
GS²C
MEETING
GS²C/ MST - CPP - BSF - INV - TRA - IFM
GHR
CCA GHR
GS²C/PURCOP/CHC
SHOP CATERING
SDV/ESS/BI
COMMON AREA
COP USABILITY
CATERING
ARCHIVES
GS²C/ IFM GHR
SDV/SFA
SME
SME GHR
CCA
CCA
COR
LARGE
SDV/SFA
SDV/SFA
LARGE
COM
COR (Dynamic Office)
IDO
COP
MKT
MKT SDV/NIE C&W
SAL
PAVILION
CSPE
SIO/CSC
LEG REG
SIO/SAM
SIO/SAM
SIO/INO
Status BELGACOM TOWERS EoY 2008TOWER T TOWER U
BOD STR
CCA
PRS
CCA
Technical space Technical space
MEETING ROOM
IDO SAL
C&W
BT - SDV/AVO - IDO
CCA
PO
SDV/PSE
FIN/CTR
CCA
CCA
MEETING
FIN/ACC
SAL
CC
IMU
CEI
SDV/ESS/BI
SDV/ITE
SDV/SFA
SDV/ESS/BI SDV/SFA
SIO/SAM
Support Services
COP/RMOSDV/SFA
SDE
CBU
EBU
SDV/B&W
SDV/B&W
SDV/PSE
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.3. Verhuisplanning
49
Wanneer verhuizen welke entiteiten ingevolge de macroplanning
Case: Integratie Proximus – Belgacom
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.3. Verhuisplanning
50
De movelist bevat alle gegevens waarover diverse uitvoerders dienen te beschikken :
− Algemeen:
o Contactgegevens van de spoc
o Verhuisdatum
o Samenvattende gegevens over aantallen en/of nieuw te voorziene installaties
− Specifiek:
o Namen van de te verhuizen personen
o Gegevens omtrent de vertreklocatie en aankomstlocatie
o Type ICT materiaal
o Type Telefonie incl. tel nummer
o Volgnummer
o Specifieke acties voor de betrokken te verhuizen persoon
− Commentaren:
o Hierin kunnen bijkomende inlichtingen worden vermeld die van belang zijn
o Bvb. indien permanentie nodig blijft, de indeling van de te verhuizen groepen
o Bewaak dit deel goed zodat dit efficiënt blijft voor de uitvoerders
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.4. Move lijsten
51
Case: Integratie Proximus – Belgacom
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.4. Move lijsten
52
Elke verhuisbeweging wordt als een projectdeel beschouwd
Voor elk projectdeel wordt er een detailplanning opgemaakt :
− De verwijdering van het oude meubilair en resterende materialen
− De bouwkundige aanpassingen vnl. binnenafwerking en refreshing
− De aanpassingen aan de data-bekabeling
− De levering en installatie van het meubilair
− De plaatsing van telefonie
− De schoonmaak van de kantoren en plaatsen groenvoorzieningen
Elementen die de doorlooptijd beïnvloeden :
− Levertermijnen materialen en meubilair
− Beschikbaarheid laad- en loskade alsook liften (zeker in gebouwen in gebruik)
− Werktijden, overdag of buiten werkuren (dit laatste duurder maar sneller)
− In bestaande gebouwen kan men met resterende mensen op de betrokken verdieping elders heen, oorzaak van tussenverhuizen
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.5. Doorlooptijd verhuisbewegingen
53
Voorbeeld planning van een projectdeel operationeel
Case: Integratie Proximus – Belgacom
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.5. Doorlooptijd verhuisbewegingen
54
Ervoor zorgen dat geen zaken verloren gaan en op de juiste plaats terecht komen
Inpakken en uitpakken:
− Door personeel (of verhuizers)
− Gemiddeld 2 dozen per lm documenten
Etiketten:
− Bestemming (nummering) + eventueel datum, naam
− Kleur per bestemming bvb. gebouw / verdieping
− Items zonder etiket worden niet verhuisd
− Tip: prioritaire etiketten voor de continuïteit van de werkzaamheden
Verhuisketting:
− Eigen aan elke verhuisfirma
− Bepalende factoren: liftcapaciteit, toegankelijkheid, hulpmiddelen (rolwagens, containers, …), los- en laadkade, …
− Tip: verhuizen van boven naar beneden
Verhuiscoördinator:
− Aanwezigheid vereist tijdens de verhuizing in geval van problemen / vragen
− Aansturen verhuizers
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.6. De verhuizing
55
• algemene informatie verschaffen betreffende de verhuis
• verdelen van stickers en inpakmateriaal
• controleren van het inpakken & labelling (timing & procedure)
• organiseren van het inpakken van gemeenschappelijke filing en uitrusting
• rapporteren van mogelijke problemen
• antwoorden bieden op vragen
• communicatie betreffende de algemeen geldende regels
• rapporteren van problemen
• vragen stellen
DEPARTEMENT
• SPOC van het departement
• verzamelen van departementale informatie
• doorspelen van complexe vragen en problemen
• informatie betreffende de verhuis
• oplossen van problemen
• vragen beantwoorden
MOVE TEAM
VERHUISCOÖRDINATOR
Taken van een VERHUISCOÖRDINATOR:
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.6. De verhuizing
56
Een formele afsluiting heeft tot doel :
− Een eindpunt van het project voorzien zodat er geen interferentie ontstaat met nieuwe andere projecten
− Oplevering van het project ten aanzien van de eindgebruiker, bemerkingen niet nodeloos laten aanslepen
− Antwoord bieden op de vraag : “Work delivered as agreed”
− Eventueel een evaluatie bruikbaar voor toekomstige projecten “Lessons learned”
− Een financiële afsluiting met bijhorende reporting “Match plans to reality”
− Openstaande elementen die tijdens het project bleven liggen afhandelen
Tip
− Het gebrek aan een formeel afsluiten is de meest nagelaten actie (=fout) bij het beëindigen van een opdracht/project
Onderscheid maken tussen :
− Het afronden van een verhuisbeweging als onderdeel van het verhuisproject
− Het beëindigen van het verhuis project in z’n geheel
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.7. Nazorg
57
Het afronden van een verhuisbeweging als onderdeel van het verhuisproject:
− Met de spoc:
o Overlopen van de move list op inconsistenties met reële verhuis
o Welke bijkomende acties te nemen ingevolge de “freeze” periode
− Met de eindgebruikers:
o Opmaken van een evaluatie van de verhuisbeweging
− Met de contractanten:
o Doorgeven van de vastgestelde bemerkingen, wat is goed en wat kan beter
o Oplossen van de resterende operationele bemerkingen
− Met het projectteam:
o Overlopen van de actielijst naar aanleiding van het overleg met de spoc
o Doornemen van de evaluatie en verbeteren, “evalueren om te evolueren”
Tip
− Hou deze fase zo kort mogelijk, zowel naar uitvoering als naar afhandeling toe
− Communiceer duidelijk en snel over de bemerkingen
o Koppel hieraan de te nemen acties
o Vermeld aan wie de acties zijn toegewezen en wanneer deze worden uitgevoerd
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.7. Nazorg
58
Het beëindigen van het verhuisproject in z’n geheel :
− Met de contractanten:
o Overlopen van de resterende acties nog uit te voeren
o Nazicht van bestellingen in backorder en afhandelen van facturatie
− Met het projectteam:
o Opmaak van een eindrapport incl. projectbarometer
o Contract management (schoonmaak, afval, post, bewaking, onderhoud, …)
o Afsluiten huidige/oude gebouwgebonden contracten
o Opmaken nieuwe gebouwgebonden contracten
− Met het management:
o Presentatie van een eindrapport incl. projectbarometer
Tip:
− Zorg ervoor dat de mensen betrokken met het dagelijkse beheer na het project voldoende worden geïnformeerd :
o Bij voorkeur werd een leidinggevende reeds tijdens het project mee betrokkken
o Inwijden in doelstelling van het project zodat waarde ervan niet verloren gaat
o Ter beschikking stellen van de nodige documenten en contactgegevens
3. Uitvoering van een verhuisproject 3.7. Nazorg
59
0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscoördinatie 4. Varia (checklist en handige tools)
Inhoud
60
4. Varia 4.1. Interne verhuisbeweging
61
4. Varia 4.2. Checklist - Verhuizing
Verhuisgegevens
− Hoeveelheden per persoon
Documenten : 1 hoge kast = 6 lm of 1,5 m³ of 12 dozen
Meubelen : 1 bureel + 1 bureelstoel + 1 hoge kasten: 3 m³
− Aantallen
o Hou rekening met plaatsen meubilair, pc’s, telefonie, nazorg, …
o Eén verhuisbeweging
o Verhuis met meubilair : 75 personen per dag
o Verhuis zonder meubilair : 150 personen per dag
o Meerdere verhuisbewegingen
o Verhuis met meubilair : 50 personen per dag
o Verhuis zonder meubilair : 100 personen per dag
62
4. Varia 4.3. Checklist - Communicatie
Wat dient er te worden gecommuniceerd ?
− Het project
o Doel van het project
o Welke entiteiten verhuizen
o Projectstructuur (taken, verantwoordelijken, contactpersonen)
− Globale en concrete planning (startdatum, voorbereidingsperiode, …)
− Wegwijs in het gebouw
o Algemeen (oppervlakte, technieken, voorzieningen)
o Omgeving + bereikbaarheid
o Typeverdieping
o Faciliteiten en principes (parkings, sociale voorzieningen, rokerslokalen, …)
− Macro Layout:
o Wie behoort tot welke dienst
o Welke entiteit gaat naar welk verdiep
− Space Layout : type-inplanting
− Meubilair (principes, type, extra voorzieningen, …)
− Principes ICT, filing en archivering
63
Wat dient er te worden gecommuniceerd ?
− Move memo:
o Verhuisprincipes, concrete afspraken, code per persoon/lokaal
o Inplantingsplan van de verdieping
o Onthaal eerste werkdag
− Huishoudelijk reglement
− Opleiding nieuwe apparatuur (liften, nieuwe toestellen, …)
− Veiligheid:
o Procedures, verantwoordelijken, evacuatie
o Toegangscontrole, badges, camera’s, toegangsuren
o Tijdsregistratie
− Diensten:
o Sociale dienst, verpleging
o Technische hulp
o Economaat
o Postbedeling
o Afvalbeleid
4. Varia 4.3. Checklist - Communicatie
64
Nazorg: behandelen van problemen tijdens de eerste dag door een steward:
− De nieuwe locatie
bvb. ingang, nieuwe werkplek, restaurant, coffee corner, copy corner, …
− Problemen aan het (nieuwe) gebouw
bvb. lekken, sanitair, verwarming, koeling, …
− Uitrusting van het gebouw:
bvb. HVAC, verlichting, zonnewering, …
− Werking van de (nieuwe) telefoon
− Werking van de PC
− Verkeerd geplaatste dozen, voorwerpen
Leegmaken gebouw:
− Volledig leegmaken
− Herstellen van de oorspronkelijke staat (plaatsbeschrijving)
− Niet te onderschatten: wat met oud-meubilair?
4. Varia 4.4. Checklist - nazorg
65
4. Varia 4.5. Survey evaluatie verhuis
Average Survey Results
45%
94%98% 97% 97%
85%80%
95%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
RES
PONDEN
TS
Q1
: Com
mun
ication
Q2
: Res
ources
Q3
: Deliver
ies
Q4
: Ser
vice
Q5
: IT
Q6
: Te
leph
ony
Q7
: Clean
ing
Resu
lts (
%)
RESULT
FLOOR INVITATIONSRESPONDENTS Question 1 Question 2 Question 3 Question 4 Question 5 Question 6 Question 7
U4 77 29 100% 100% 97% 100% 96% 86% 82%
T21 110 59 86% 96% 95% 98% 83% 86% 95%
T23 83 38 97% 95% 97% 100% 94% 73% 100%
GENERAL QUOTATION INFORMATION
Question 1 : Vond je de berichtgeving omtrent je verhuizing toereikend?
Question 2 : Heb je minstens een week voor de verhuizing de nodige etiketten en dozen ontvangen?
Question 3 : Is materiaal waarop je etiket hebt geplakt onbeschadigd en op juiste bestemming toegekomen?
Question 4 : Waren de verhuizers klantgericht?
Question 5 : Was je pc om 9 uur ’s ochtends, dag van de verhuizing, op nieuwe desk geïnstalleerd en gebruiksklaar?
Question 6 : Was je telefoontoestel na de verhuizing gebruiksklaar?
Question 7 : Heb je na de verhuizing een correct schoongemaakte werkomgeving aangetroffen?
66
4. Varia 4.6. Projectbarometer
67
Unfold your potential
Freestone NV (tel. 02/453.95.50) – [email protected]
Bob Verdonck (tel. 0476/23.54.64) - [email protected]
Top Related