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Gestin del Tiempo del
Proyecto
Expositor: Julio Antonio Garayar Rocha, PMP
Agenda
Introduccin
Planificar la gestin del cronograma
Definir las actividades
Establecer la secuencia de actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar del cronograma
Introduccin
Planificacin Control
6.2 Definir las actividades
6.3 Secuenciar las
actividades
6.5 Estimar la duracin de
las actividades
6.7 Controlar el
cronograma
6.4 Estimar los recursos de
las actividades
6.1 Planificar la gestin del
cronograma
6.6 Desarrollar el
cronograma
Buenas prcticas para obtener estimados
Estimados deben basarse en la EDT para mejorar la precisin. Estimados deben ser realizados en lo posible por la persona que
va ha realizar el trabajo.
Informacin histrica de pasados proyectos es la clave para mejorar los estimados.
Una lnea base debe ser mantenida y no cambiada excepto por cambios aprobados para el proyecto.
Cambios son aprobados por un sistema integrado de control de cambios.
Estimados son mas precisos si se descomponen en paquetes ms pequeos de trabajo.
Introduccin
Buenas prcticas para obtener estimados
Acciones correctivas y preventivas deben ser recomendadas cuando ocurran problemas.
Un gerente de proyecto nunca debe aceptar requerimientos de la gerencia sin antes analizar las necesidades del proyecto, obtener
sus propios estimados y reconciliar cualquier tipo de diferencia para
producir estimados realistas.
Padding no es una practica aceptable para gestionar proyectos.
El gerente de proyectos debe cumplir con los estimados acordados.
El gerente de proyectos debe saber que hacer cuando recibe los estimados.
El gerente de proyectos debe mantener los estimados realistas.
Introduccin
6.1 Planificar la gestin
del cronograma
6.1 Planificar la gestin del cronograma
Entradas
.1 Plan para la direccin del
proyecto
.2 Acta de constitucin del
proyecto.
.3 Factores ambientales de la
empresa
.4 Activos de los procesos de
la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de experto
.2 Tcnicas analticas
.3 Reuniones
Salidas
.1 Plan de gestin del
cronograma
6.1. Planificar la gestin del alcance
6.1 Planificar la gestin del cronograma
Plan de gestin del cronograma
Es un plan subsidiario del plan para la direccin del proyecto. Establece el criterio y las actividades para planificar, monitorear y controlar
el cronograma.
6.2 Definir las Actividades
6.2 Definir las actividades
Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma.
.2 Lnea base del alcance.
.3 Factores ambientales de la
empresa.
.4 Activos de los procesos de
la organizacin.
Tcnicas y
Herramientas
.1 Descomposicin
.2 Planificacin gradual
.3 Juicio de expertos
Salidas
.1 Lista de actividades
.2 Atributos de la
actividad.
.3 Lista de hitos
6.2 Definir las actividades - Consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas
para elaborar los entregables del proyecto.
6.3 Secuenciar las
Actividades
6.3 Secuenciar las actividades
Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lista de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Lista de hitos.
.5 Enunciado del alcance
del proyecto
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7 Activos de los procesos de
la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Mtodos de
diagramacin por
precedencia (PDM)
.2 Determinacin de
dependencia
.3 Aplicacin de adelantos
y atrasos
Salidas
.1 Diagramas de red del
cronograma
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
6.3 Secuenciar las actividades - Consiste en identificar y documentar las relaciones entre
las actividades del proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
Herramientas y Tcnicas
Mtodo de
Diagramacin por
Precedencia (PDM)
Determinacin de dependencias
Establecimiento de la secuencia de las actividades
Herramientas y Tcnicas
6.4 Estimar los Recursos de
las Actividades
6.4 Estimar los recursos de las actividades
Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lsta de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Calendario de recursos.
.5 Registro de riesgos
.6 Estimados de costo de
las actividades
.7 Factores ambientales de la
empresa
.8 Activos de los procesos de
la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de experto
.2 Anlisis de alternativas
.3 Datos de estimacin
publicados
.4 Estimacin ascendente
(Bottom up).5 Software de gestin de
proyectos
Salidas
.1 Requisitos de
recursos de las
actividades
.2 Estructura de
desglose del recursos.
(RBS).
.3 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
6.4 Estimar los recursos de las actividades - Consiste en estimar el tipo y las cantidades
de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
Estimacin ascendente
Cuando no se puede estimar una actividad con un gradorazonable de confianza, el trabajo de la actividad se
descompone en mayor detalle, se estiman los recurso de cada
una de las partes inferiores y luego se suman.
Estimacin de los recursos de las actividades
Herramientas y Tcnicas
6.5 Estimar la duracin de
las actividades
6.5 Estimar la duracin de las actividades
Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma.
.2 Lista de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Requisitos de recursos
de la actividad.
.5 Calendarios de recursos
.6 Enunciado del alcance
del proyecto
.7 Registro de riesgos
.8 Estructura de desglose
del recurso (RBS)
.9 Factores ambientales de la
empresa
.10 Activos de los procesos
de la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Estimacin anloga
.3 Estimacin parametrica
.4 Estimacin por tres
valores
.5 Tcnicas grupales de
toma de decisin
.6 Anlisis de reserva
Salidas
.1 Estimados de la
duracin de las
actividades
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
6.5 Estimar la duracin de las actividades - Consiste en establecer aproximadamente la
cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.
Estimacin Paramtrica
Tcnica que utiliza relacin entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos.
Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la informacin de costos y recursos. Los modelos
pueden ser simples (la construccin de casas residenciales
costara cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos.
Los modelos paramtricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la
informacin histrica usada para desarrollar el modelo fue
precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran
proyecto as como para uno pequeo).
Estimacin de la duracin de las actividades
Herramientas y Tcnicas
Estimacin tres valores
Estimacin de la duracin de las actividades
Herramientas y Tcnicas
Ms probable (DM)
La duracin ms probable de la actividad se basa en una evaluacin realista del esfuerzo necesario para el trabajo
requerido.
Optimista (DO)
La duracin optimista de la actividad se basa en el anlisis del mejor escenario posible para esa actividad
Pesimista (DP)
La duracin pesimista de la actividad se basa en el anlisis del peor escenario posible para esa actividad
Estimacin tres valores
Estimacin de la duracin de las actividades
Herramientas y Tcnicas
Duracin esperada (DE) de la actividad o PERT se calcula:
DE = DO + 4DM + DP / 6
Desviacin Estndar de la actividad se calcula:
DE = DP- DO / 6
Varianza de la actividad se calcula:
[DP-DO/6]2
Estimacin tres valores
Herramientas y Tcnicas
Ejercicio : Calcular el rango de estimacin del proyecto en das.
Actividad DP DM DO PERT Desviacin
Estndar
Varianza Rango de
Estimacin
A 47 27 14 28.167 5.500 30.250 22.667 33.667
B 89 60 41
C 48 44 39
D 42 37 29
Estimacin de la duracin de las actividades
170.167 10.060 101.196 160.107
180.227
Anlisis de Reserva
Estimacin de la Duracin de las Actividades
Herramientas y Tcnicas
Reserva de tiempo para contingencia (colchn).
Pueden ser un porcentaje de la duracin de la actividad,una cantidad fija de periodos, o calcularse mediante el anlisis cuantitativo de riesgos.
La reserva puede usarse en forma total o parcial, reducurse o eliminarse cuando haya informacin ms precisa.
6.6 Desarrollar el
Cronograma
6.6 Desarrollar el Cronograma
Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lsta de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Diagrama de red del
cronograma del proyecto.
.5 Requisitos de recursos
de la actividad.
.6 Calendario de recursos
.7 Estimados de la
duracin de la actividad
.8 Declaracin del alcance
del proyecto.
.9 Registro de riesgo
.10 Asignaciones de
personal del proyecto
.11 Estructura de desglose
del recurso (RBS)
.12 Factores ambientales de
la empresa
.13 Activos de los procesos
de la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Anlisis de red del
cronograma
.2 Mtodo de la ruta crtica
.3 Mtodo de la cadena
crtica
.4 Tcnicas de optimizacin
de recursos
.5 Tcnicas de modelado
.6 Aplicacin de adelantos
y atrasos
.7 Compresin del
cronograma
.8 Herramienta de
planificacin
Salidas
.1 Lnea base del
cronograma.
.2 Cronograma del
proyecto
.3 Datos del cronograma
.4 Calendarios del
proyecto
.5 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto.
.6 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
6.6 Desarrollar el Cronograma - Consiste en analizar el orden de las actividades, su
duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.
Ejercicio : Ruta Crtica
Actividad Actividad
Predecesora
Estimado en
Meses
Comienzo 0
D Comienzo 4
A Comienzo 6
F D,A 7
E D 8
G F,E 5
B F 5
H G 7
C H 8
Fin C,B 0
Ejercicio : Ruta Crtica
1. Cul es la duracin de la ruta crtica?
2. Cul es la holgura de la actividad B?
3. Cul es la holgura de la actividad E?
4. Cul es la holgura de la actividad D?
5. Para disminuir la duracin del proyecto, el
patrocinador ha ofrecido retirar la actividad E
del proyecto, haciendo que la actividad D sea
predecesora de las actividades G y F. Cul
ser el resultado?
Tcnicas de optimizacin de recursos
Desarrollo del cronograma
Herramientas y Tcnicas
Nivelacin de recursos
Se aplica a un modelo de cronograma que ya ha sido analizado por medio del mtodo de la ruta crtica.
Se usa para analizar situaciones en las que se dispone de recursos compartidos o crticos, necesarios solo en ciertos momentos o para
mantener el uso de recursos en un nivel constante.
6.7 Controlar el
Cronograma
6.7 Controlar el Cronograma
Entradas
.1 Plan para la direccin del
proyecto
.2 Cronograma del proyecto.
.3 Datos sobre el desempeo
del trabajo.
.4 Datos del cronograma
.5 Activos de los procesos de
la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Revisiones del
desempeo.
.2 Software de gestin de
proyectos
.3 Tcnicas de optimizacin
de recursos
.4 Tcnicas de modelado
.5 Ajuste de adelantos y
atrasos
.6 Compresin del
cronograma
.7 Herramienta de
planificacin
Salidas
.1 Informacin sobre el
desempeo del trabajo
.2 Proyecciones del
cronograma
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto.
.5 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.6 Actualizaciones de los
activos de los procesos
de la organizacin
6.7 Controlar el Cronograma - Proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto
para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.
Herramientas y Tcnicas
Revisiones del Desempeo
Las revisiones del desempeo permiten medir, comparar yanalizar el desempeo del cronograma, en aspectos como
las fechas reales de inicio y finalizacin, el porcentaje
completado y la duracin restante para el trabajo en
ejecucin.
Control del Cronograma
Software de gestin de proyectos
Posibilita hacer seguimiento de las fechas reales versus las fechas planificadas.
MS-Proyect, Primavera, etc.
Control del cronograma
Herramientas y Tcnicas
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Variacin del cronograma (SV) e ndice de rendimiento del cronograma (SPI).
Especialmente para los paquetes de trabajo y las cuentas de control.
Se calculan, documentan y comunican a los interesados del proyecto.
Control del cronograma
Resultados
Preguntas?
Bibliografa
Gua del PMBOK, quinta edicin. Captulo 6
Gestin del Tiempo del Proyecto.
Administracin profesional de Proyectos, La Gua. Yamal Chamoun.
Muchas Gracias