Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen
Debitoren und Mahnwesen
Überblick
Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?
Lernziele
1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung.2 Kontrollen beim Auftragsbearbeitung.3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH.4 Kontrollen in der Debitoren-BH.
Lernziel 1
Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten:
– Anfragen (optional)– Kontaktierung (optional)– Bestellannahme– Versand– Fakturierung
Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Kontakt-Herstellung
Kontakt-Herstellung
AnfrageAnfrage
Bestell-annahmeBestell-
annahme
VersandVersand
FakturierungFakturierung
OptionaleSchritte
Enterprise Resource Planning
Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet.
Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia),
Peoplesoft, Oracle Financials, …
Kundenstammdaten
Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …).
Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können.
Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.
Kundenstammdaten
Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen:
1 Sold-to-customer records2 Ship-to-customer records3 Bill-to-customer records4 Payee customer records
Kundenstammdaten
Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt.
Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein
Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.
Datenfelder
Die master records werden durch Dateneingabe angelegt.
In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken.
In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt.
Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?
Datenfelder
Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points
Datenfelder
Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance
Datenfelder
Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions
Einmalkunden
R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”.
Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich:
Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.
Auftragsbearbeitung in SAP R/3
Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden.
Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.
Lernziel 2
Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen.
Welche Funktionen sind das?– Bestellannahme– Kreditgewährung– Verwaltung der Fertigprodukte
Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
– Versand– Fakturierung– Mahnwesen– Hauptbuchkonten
BestelleingangCustomer
OrderCustomer
Order
SalesOrderSalesOrder
EnterOrderEnterOrder
CreateOrderCreateOrder
Master Price List
Order Database
KreditgewährungSalesOrderSalesOrder
ApproveCredit
ApproveCredit
RetrieveNew Orders
RetrieveNew Orders
Order Database
CreditProcessing
CreditProcessing
ApprovedSales Order
ApprovedSales Order
Credit Files
Approved Order Released
for Further Processing
Lagerverwaltung
PreparePicking
List
PreparePicking
List
PickingList
PickingList
PickOrderPick
Order
Order Database
DeliveryProcessing
DeliveryProcessing
Picking ListWith GoodsPicking ListWith Goods
Inventory Database
To Shipping
VersandPicking ListWith GoodsPicking ListWith Goods
PackingList
PackingListMatch Ship
OrderMatch Ship
Order
DeliveryProcessing
DeliveryProcessing
Packing ListWith GoodsPacking ListWith Goods
Bill ofLadingBill ofLading
Order Database
Finished Goods
Customer
FakturierungBilling
ListBilling
List
Order Database
PrepareJournalEntry
PrepareJournalEntry
PrepareInvoicePrepareInvoice
InvoiceProcessing
InvoiceProcessing
JournalVoucherJournal
Voucher
InvoiceInvoice
Customer
Periodically
General Ledger
Debitoren, Mahnwesen
ControlTotal
ControlTotal
InvoicePosting List
InvoicePosting List
InvoicePostingInvoicePosting
PreparePosting List
PreparePosting List
ReviewPost
ReviewPost
Order Database
General Ledger
Accounts Receivable
Ledger
HauptbuchControlTotal
ControlTotal
JournalVoucherJournal
VoucherAccounts
Receivable
ComparePost
ComparePost
GeneralLedger
Processing
GeneralLedger
Processing
General Ledger
Billing
Lernziel 3
Geschäftsprozesse Debitoren-BH
Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen.
Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.
Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History.
Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.
Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch.
Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung.
Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.
Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein:
1 Open-item processing (Offene Posten)2 Balance-forward processing (eigener
Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)
Lernziel 4
Kontrollen in der
Debitoren-BH
Kontrollen in der Debitoren-BH
Accounts Receivable
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
Cash Receipts
Kontrollen in der Debitoren-BH
InvoicesInvoicesControlTotalsControlTotals
ControlTotalsControlTotals
BillingGeneral Ledger
Accounts Receivable
Kontrollen in der Debitoren-BH
Cash Receipts
ControlTotalsControlTotals
ControlTotalsControlTotals
JournalVoucherJournal
Voucher
JournalVoucherJournal
Voucher
BillingGeneral Ledger
Kontrollen in der Debitoren-BH
ReceivingSales
ReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
CreditMemoCreditMemo
CreditMemoCreditMemo
Billing Accounts ReceivableCredit
Kontrollen in der Debitoren-BH
Customer
StatementsStatements StatementsStatements
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Credit Accounts Receivable
Forderungsabschreibung
Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig.
Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden.
Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).
Forderungsabschreibung
Treasurer
Write-OffMemo
Write-OffMemo
FileFile
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
Credit
Accounts Receivable
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
1
Write-OffMemo
Write-OffMemo
Write-OffMemo
Write-OffMemo1 1
2
3
Forderungsabschreibung
Notifications
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
ControlTotal
ControlTotal
Credit Accounts Receivable
General Ledger
Internal Audit
Write-OffMemo
Write-OffMemo 3
Write-OffMemo
Write-OffMemo 3
ControlTotal
ControlTotal
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht.
Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden.
Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche:
– Postempfang– Zahlungseingang– Debitorenbuchhaltung– Hauptbuch-Kontenführung
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
– Bank– Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu
kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.
Geschäftsprozesse Barverkauf
Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird.
Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.
Geschäftsprozesse Barverkauf
Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt.
Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)?
Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.
Geschäftsprozesse Barverkauf
Welche solche Vorgänge gibt es?– Eine Preisanzeige, die es dem Kunden
ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen– Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls
ihre Rechnungen fehlerhaft sind
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