systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 1/16
Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane
„Aby zrozumieć, jak działają
systemy klasy ERP, należy najpierw zrozumieć,
jak funkcjonuje biznes”
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 2/16
Obszary Funkcjonalne• Historyczny podział biznesu na struktury
organizacyjne• Przedsiębiorstwo produkcyjne ma kilka
obszarów funkcjonalnych• Obszary funkcjonalne składają się z różnych
funkcji biznesowych• Funkcje biznesowe – czynności związane z
biznesem realizowane w ramach obszaru funkcjonalnego przedsiębiorstwa
• Podstawowe obszary funkcjonalne:– Marketing i Sprzedaż– Produkcja i Gospodarka Materiałowa– Księgowość i Finanse– Zasoby Ludzkie
Marketing i sprzedaż –funkcje biznesowe
• Marketing• Przetwarzanie zleceń sprzedaży• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM)• Obsługa klienta• Prognozowanie sprzedaży• Reklama
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 3/16
Produkcja i gospodarka materiałowa – funkcje biznesowe
• Zaopatrzenie• Odbiór towarów• Transport / logistyka• Szeregowanie produkcji• Wytwarzanie• Remonty i utrzymanie ruchu
Finanse i księgowość – funkcje biznesowe
• Księgowość finansowa• Przydział i kontrola środków finansowych• Planowanie i zarządzanie budżetem• Zarządzanie przepływem środków finansowych
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 4/16
Zasoby ludzkie – funkcje biznesowe
• Rekrutacja• Zatrudnianie• Szkolenia• Płace• Motywowanie
Procesy biznesowe
• Tendencja ostatnich lat• Proces biznesowy – zbiór czynności, które na
podstawie danych wejściowych jednego lub kilku typów generują dane wyjściowe istotne z punktu widzenia klienta
Procesdane
wejściowedane
wyjściowe
„Myślenie kategoriami procesów biznesowych pozwala menadżerom spojrzeć na własną
organizację z punktu widzenia klienta”
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 5/16
Przykład
• Informacja dotycząca produktów firmy, aby wybrać odpowiedni zestaw
• Łatwość i szybkość składania zamówienia
• Finansowanie przez firmę co najmniej do chwili odbioru
• Szybka dostawa poprawnie skonfigurowanego i działającego komputera
• 24 godzinna pomoc ze strony sprzedawcy
• Sposób nabycia przez firmę komponentów komputera
• Sposób wykonania• Sposób sprzedaży• Droga jaką pokonał
dostawca w drodze do domu klienta
Zakup komputera
Co Co interesuje klienta?klienta? Co klienta nie interesuje?
Klient chce się cieszyć z posiadania działającego komputera nabytego za
rozsądną cenę
Przykład cd.
• Usterka powstała w czasie transportu• Dział obsługi klienta przyjmuje uszkodzone
urządzenie - funkcja• Naprawa i ponowna dostawa do klienta –
proces• Klient podczas procesu zakupu i odbioru
komputera patrzy na firmę jakby „w poprzek” obszarów funkcjonalnych
• Menadżerowie biznesu starają się patrzeć na operacje w swojej firmie z punktu widzenia zadowolonego klienta
• Obszary funkcjonalne powinny być zintegrowane
Funkcje i procesy
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 6/16
Przykład cd.
• Sprzedaż – aktualne informacje na temat produkowanych
komputerów
• Produkcja – szczegółowe informacje na temat zamówionego
komputera
• Finanse– szczegółowe informacje na temat klienta
• Obsługa klienta– szczegółowe informacje na temat zamówionego
komputera
• Zintegrowane Systemy Informatyczne
Integracja
Procesowy obraz biznesu
Sprz
edaż
Księg
ow
ość
Zaku
py
Pro
dukc
ja
Logis
tyka
Zamówienie klienta
Zlecenie materiałowe
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 7/16
Obszary funkcjonalne i procesy biznesowe
na przykładzie małej firmy
Marketing i sprzedaż
• Funkcje:– opracowywanie produktów
• nieformalne na podstawie analizy sprzedaży i opinii klientów
– określanie ceny produktów• na podstawie danych z Produkcji i Gospodarki materiałowej,
pozwala określić opłacalność produkcji
– promowanie produktów– przyjmowanie zamówień od klientów– udział przy tworzeniu prognoz popytu
• analiza archiwalnych rejestrów sprzedaży w celu wykrycia nieoczywistych trendów
– identyfikacja, pozyskiwanie i utrzymanie stałych klientów• badanie zdolności kredytowych stałego klienta na podstawie
rejestru sprzedaży i aktualnych danych z Księgowości
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 8/16
Produkcja i Gospodarka materiałowa
• Funkcje– planowanie produkcji
• na podstawie prognoz popytu opracowanych przez Marketing i Sprzedaż
– zakup surowców• zlecenia zakupu (termin, wielkość, rodzaj surowca) są
określone na podstawie planu produkcji
– przygotowanie wyrobów (hot-dogów)• według ściśle określonej receptury (specyfikacji
materiałowej• receptura i plan produkcji stanowią dane wejściowe, na
podstawie których Zakupy ustalają zlecenia zakupu • rejestry produkcji posłużą P/GM oraz F/K przeprowadzić
analizę kosztów wykonania jednego hot-doga i porównać z tym ile powinien kosztować wg. receptury
Księgowość i finanse• Funkcje:
– rejestrowanie surowych danych dotyczących transakcji:
• sprzedaży• zakupu surowców• płac• płatności otrzymanych od klienta
– podsumowywanie danych finansowych w celu określenia rentowności stoiska i wspomagania decyzji
– rejestry sprzedaży używane do prognozowania popytu przez P/GM, prognozy używane przy podejmowaniu decyzji kadrowych i ustalaniu planów produkcji
– rejestry należności używane do kontroli kredytu poszczególnych klientów oraz do monitorowania polityki udzielania kredytów przez firmę
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 9/16
Zasoby ludzkie
• Funkcje:– rekrutacja
• na podstawie prognoz popytu można określić liczbę niepełnoetatowych pracowników potrzebnych do pomocy w godzinach/dniach szczytu
– szkolenia– ocena pracowników– wynagradzanie
• zależne od warunków panujących na rynku pracy, ZL powinny śledzić te warunki
– analiza kosztów zatrudnienia• na podstawie danych z F/K oraz P/GM można określić
celowość zatrudnienia dodatkowych pracowników w porównaniu z zakupem urządzeń do bardziej zautomatyzowanych sposobów produkcji
Obszary funkcjonalne systemu informacyjnego
• Jakie dane wejściowe?
• Jakie dane wyjściowe?
• Jaki rodzaj danych?
• Jak ludzie korzystają z danych?
• Jakie zależności występują pomiędzy poszczególnymi obszarami funkcjonalnymi?
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 10/16
Marketing i Sprzedaż• Klient zgłasza swoje zamówienie telefonicznie, faksem,
e-mailem, przez witrynę WWW, osobiście itp.• Dane są wprowadzane do systemu automatycznie lub
ręcznie przez pracowników M/S• Zlecenie sprzedaży przesyłane do P/GM dla celów
planowania• Zlecenie sprzedaży przesyłane do F/K w celu
wystawienia rachunków• Dane zlecenia sprzedaży mogą być użyte przez M/S do
analizy trendów sprzedaży • Wycena produktu
Koszt jednostkowy + marża procentowa = cena produktu
• Jednostkowy koszt wytworzenia produktu wymaga informacji z F/K, a te z kolei są oparte na danych z P/GM
F/K
Relacje pomiędzy M/S a innymi obszarami funkcjonalnymi
M/S
P/GM
KlientZLzamówienia
stan zamówienia
wymagania prawne,informacja o pracy
prognozy popytu,zamówienia
dane o dostępności produktu,stan zamówienia
analiza kosztów/zysków
dane zamówienia
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 11/16
Produkcja i Gospodarka materiałowa
Plany produkcyjne o rożnym horyzoncie i szczegółowości– długoterminowe
• mogą się rozciągać na okres dłuższy niż 1 rok• używane do:
– planowania rozwoju wydajności firmy (nowe budynki, sprzęt itp.)– planowania potrzeb kadrowych (rekrutacja i szkolenie nowych
pracowników)
– średnioterminowe• mogą rozciągać się na kilka miesięcy• używane do:
– planowania potrzeb materiałowych dla produkcji długoterminowej – określania terminów realizacji i wielkości zakupów materiałów– planowania zdolności produkcyjnych (zatrudnianie pracowników
tymczasowych i/lub wypłaty za nadgodziny)– planowania wielkości produkcji dla określonych grup produktów
• oparte są na prognozach popytu i wielkości dostępnych zapasów
Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.– krótkoterminowe
• zazwyczaj określane na podstawie planów średnioterminowych• dotyczą przeważnie pojedynczych (rzadziej grup) produktów• mogą również uwzględniać takie zmiany jak:
– niespodziewane zlecenia– absencja pracowników– awarie maszyn– problemy z dostawą materiałów itp.
– plany produkcji oparte są na pochodzących z M/S informacjach o bieżącej i przewidywanej sprzedaży
– plany zakupu materiałów opierają się na:• planach produkcyjnych• spodziewanych dostawach• czasie realizacji dostaw• bieżącym poziomie zapasów
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 12/16
Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.
• Pochodzące z P/GM informacje o poziomie produkcji:– właściwe:
• umożliwiają zamawianie materiałów w razie potrzeby• przyczyniają się do redukcji kosztów magazynowania• mogą zredukować koszty dodatkowych zapasów i zdolności
produkcyjnych
– niewłaściwe:• prowadzą do ryzyka braku materiałów na składzie• przyczyniają się do opóźnień dostaw i produkcji• mogą przyczyniać się do wzrostu kosztów magazynowania, gdy
firma stosuje technikę „safety stock” dla zapewnienia ciągłości produkcji
• F/K określają koszty produkcji (materiały, robocizna, energia, nadgodziny itp.) wyrobów gotowych na podstawie rejestrów produkcji prowadzonych przez P/GM
Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.
• Dane z P/GM mogą wspomagać funkcje Sprzedaży przez dostarczenie informacji na temat tego co zostało wyprodukowane i dostarczone
– automatyczne systemy powiadamiające– internetowe systemy śledzące dostawy
• W przypadku planów długoterminowych, kadra kierownicza może chcieć wglądu w raporty przedstawiające wielkość produkcji i sprzedaży na podstawie danych o produkcji i zapasach
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 13/16
P/GM
Dostawcy
Relacje między P/GM a innymi obszarami funkcjonalnymi
F/K M/S
dostępnośći dostawy
materiałów
zamówienia na materiały
i energię
dane o dostępności produktu,stan zamówienia
dane o sprzedaży,analiza kosztów produkcji
plany produkcyjne,materiały i zapasy
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
ZL
wymagania prawne,informacja o pracy
prognozy popytu,zamówienia
Finanse i księgowość
• F/K rejestruje transakcje handlowe firmy w księdze głównej na odpowiednich kontach– należności od klientów– wpływy gotówkowe lub przelewem– zobowiązania wobec dostawców– wypływy gotówkowe itd.
• Podsumowania danych o transakcjach w postaci raportów przedstawiających sytuację finansową i rentowność firmy
• M/S dostarcza informacji o sprzedaży• P/GM dostarcza danych o produkcji i zapasach• ZL dostarcza danych o płacach i zasiłkach• Dokładność i aktualność danych w F/K zależy od
dokładności i aktualności danych w M/S i P/GM
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 14/16
Finanse i księgowość cd.
• Pracownicy M/S potrzebują danych z F/K do określenia możliwości kredytowania klienta– jeśli zamówienie spowoduje przekroczenia limitu
kredytowego klienta, M/S powinien dostrzec, że saldo należności klienta jest za wysokie i wstrzymać realizację nowych zamówień do momentu obniżenia tego salda
– jeśli księgowość zbyt wolno rejestruje sprzedaż lub płatności klientów, wówczas salda należności są często nieaktualne
– nieaktualne dane o należnościach mogą sprawić, że:• przydzielimy kredyt klientowi, który już przekroczył limit
kredytowy i być może nigdy nie spłaci swojego rachunku• odmówimy kredytowania klienta, którego obecne saldo
należności jest poniżej limitu kredytowego, narażając firmę na pogorszenie stosunków z tym klientem
Relacje pomiędzy F/Ka innymi obszarami funkcjonalnymi
F/K
M/S
Klient płatności
faktury,noty kredytowe
wymagania prawne,informacja o pracy,
dane o płacach i zasiłkach
dane sprzedaży,analiza kosztów produkcji
plany produkcyjne,materiały i zapasy
analiza kosztów/zysków
dane zamówienia
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
ZL
P/GM
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 15/16
Zasoby ludzkie
• Rekrutacja pracowników dla wszystkich obszarów funkcjonalnych na podstawie:– prognoz potrzeb kadrowych– wymaganych umiejętności– informacji o wynagrodzeniu jakie firma może
zaoferować
• Nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa odnośnie:– rekrutacji– szkoleń– wynagrodzeń– awansowania– zwalniania itd.
Zasoby ludzkie cd.
• Odpowiedzialność za terminowe szkolenia pracowników
• Kontrola i nadzór nad zdobywaniem lub odnawianiem uprawnień pracowników dotyczących głównych umiejętności (obsługa sprzętu lub posługiwanie się materiałami itp.)
• Obliczanie wynagrodzeń
• Opracowanie systemu podwyżek i premii
• Opracowanie pakietu socjalnego
• Opracowanie systemu motywacyjnego
systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006
Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 16/16
Zasoby ludzkie cd.
• ZL wymagają dokładnych i aktualnych danych z innych obszarów funkcjonalnych
• Przykład:– ZL powinny utrzymywać dane o umiejętnościach
wymaganych do wykonywania określonej pracy i obowiązującej dla tego stanowiska stawce
– Dane te mogą być użyte do oceny wydajności i wynagrodzeń pracowników
– Taka analiza może pomóc w uniknięciu utraty wartościowych pracowników z powodu zbyt niskiej pensji
Relacje pomiędzy ZLa innymi obszarami funkcjonalnymi
F/K
M/S
wymagania prawne,informacja o pracy
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
ZL
P/GM
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe
wymagania prawne,informacja o pracy
koszty płac i zasiłkówwymagania prawne,informacja o pracy
Top Related