FACTORES CLAVES PARA ORGANIZAR SU PROPIO DESPACHO CONTABLE
Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.
Despacho Contable: “Organización de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria”
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Me falta experiencia pero tengo un título
No tengo clientes, pero
tengo los recursos para tener oficina
Definición del sueño vs realidad
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Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos.
Como emprendedor de un despacho contable se requiere:Plan para evitar obstáculosPlan a donde vamos y cómo lo vamos a lograrOrden y precisión en las accionesConfiar en los planeamientos y presupuestos.
PLAN DE NEGOCIOS
Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…
HACIA LA META!!!
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Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo.Iniciar un despacho contableFortalecer el despacho contableEspecialización y alianzas estratégicasEs momento de que el despacho crezcaContratar personal más especializadoEs el momento de ser el Director General
Plan de negociosDiagnóstico personal
CapacidadesAspectos económicos
Viabilidad de la ideaDespacho contableServicio externo sin oficina formalServicios brindados después de la
jornada laboral Crecimiento y diversificación del
DespachoCOLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA6
Plan de negociosDetallar la naturaleza propia de la idea
Oportunidad de iniciar el proyectoCuáles beneficios tendrán los clientes?Cuáles servicios se pueden brindar?
DiagnósticoFoda
Fortalezas con las que se cuentaOportunidades externas que favorecenDebilidades que debo mejorarAmenazas que no favorecen la idea
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Plan de negociosPlan de Mercadeo
Definir el nicho o sector empresarialMezcla de mercadeo
Precios bajos vs precios competitivos
Forma de promocionarseDefinir la imagen
Valores- Misión – Visión- Colores- Logo
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ANALISIS DEL MERCADO
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¿Conoce cuáles serán los clientes? ¿Entiende sus necesidades y deseos?
¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán?
¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio?
¿Tiene un plan efectivo de promoción? ¿Sabe cómo comparar su negocio con la
competencia?¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para
la gente a la que se propone servir?
Ideas Fundamentales
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Crear marca: posicionamiento y la diferenciaciónForma de tratar al clienteEl servicio que se brindaEl servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado.
Identificación con un logo, imagen, valores
Ideas FundamentalesPromocionarse como expertos: opciones
sutiles.Colaboraciones con medios de comunicación
especializados o generales.Asesoramiento constanteConstante actualización de directrices
legales y tributarias.Darse a conocer en grupos organizados o
profesionales.Estar donde está el clienteDar clases o escribir artículos y libros
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Ideas Fundamentales
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Cuáles son las necesidades de nuestros clientes?Cumplimiento de obligaciones
tributariasExactitudPuntualidadResponsabilidadCostos bajosAhorro
El fracaso en la confección de un logo….
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Plan de negociosPresupuesto
VentasServicios de contabilidadServicios de auditoríaServicios tributariosCertificacionesConsultorías
GastosGastos inicialesGastos fijosGastos Variables
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ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS
Aspectos Normativos y Tributarios
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Cuál es la figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión?
Diferencias:Impuesto de rentaGastos deduciblesFinanciamientoLibros legalesImpuesto a las SociedadesMercadeoDesarrollo de una marca
PROFESIONALES LIBERALES?
IMPUESTO POR PAGAR
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Monto exento y créditos
familiares
INGRESOS 8,400,000.00 Menos 25% Gastos 2,100,000.00
RENTA GRAVABLE 6,300,000.00
Impuesto por pagar 440,200.00 Impuesto por pagar 630,000.00 Menos créditos Impuesto Neto 440,200.00 Impuesto Neto 630,000.00
PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA
Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes
Gastos relacionados a la actividad económica
Cuales gastos generaría un despacho contable?
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Alquiler de oficina (porcentaje si es la casa de habitación)
Agua, electricidad y teléfonosPapelería y útiles de oficinaDepreciación de mobiliario y equipo de
cómputoDepreciación de VehículoMantenimiento de Vehiculo y SegurosMantenimiento de oficinaGastos de publicidad
Cuales gastos generaría un despacho contable?
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Servicio de mensajeríaServicio de LimpiezaAtención a clientes (gasolina,
parqueos, peajes)Viáticos por servicios brindados Gastos de Representación***Seguros INS contra robos o incendio
sobre mobiliario y equipo de la oficinaGastos financieros por préstamos
(Despacho)
Si se tienen colaboradores
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SalariosBeneficios laborales (aguinaldo,
cesantía, pago de vacaciones)Gastos CCSSServicios Profesionales que no generen
relación de dependenciaPóliza de Riesgos de Trabajo INS
Gastos no autorizados
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Gastos relacionados a la supervivenciaSupermercadosColegiaturas de hijosGastos médicosGastos de recreaciónGimnasios, salones de bellezaVestimenta
Área de producción
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Preguntas fundamentales: ¿Qué se requiere para ordenar todos
los procesos y producir lo que el mercado quiere?
¿Deseamos ser líderes del servicio? ¿Qué se necesita para satisfacer las
necesidades de los clientes? ¿Qué forma básica debe adoptar
nuestra estrategia?
Organización
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Preguntas fundamentales:
¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones?
¿Cómo se deben diseñar los puestos?
¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos?
Aspectos organizativos…Crear un equipo que inspire total confianza y
aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador)
Delegación que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay más de una persona que le puede resolver un problema.
Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente.
Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística.
Apoyar la formación y el crecimiento profesionalCOLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA24
ASPECTOS FINANCIEROS
Área financiera
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Preguntas fundamentales: ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? ¿Cuál es la rentabilidad que se puede
lograr? ¿Cuáles son los costos y gastos
asociados? ¿Cuál es el presupuesto que todos en
la organización debemos alcanzar?
Recordemos….
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Cuentas bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar
Presupuesto de gastos separadoMezcla de deudas del negocio vs deudas familiaresGastos del negocio vs gastos familiaresDefinición de ingresos del dueñoSi se toma dinero… préstamoMuchas personas pueden colaborar y cumplir más
de un rol pero solo una persona se encargará del $$$
Cautelosos en decisiones importantes de inversión
DEFINICION DE PRECIOS
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Horas Laborables diarias 8Horas Facturables 5 60%Horas por semana 25Horas por mes 105
Horas de un servicio contabilidad 5
Cantidad de contabilidades 21
CALCULO DE HORAS
Definición de precio:PUNTO DE EQUILIBRIO
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Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables
• Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales
• Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo.
COSTOS VARIABLES
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Costos VariablesMensajería 6,000.00 Presentación papelería 1,000.00
Total 7,000.00
Costos Fijos
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600,000.00 Salario108,000.00 18.00% CCSS49,980.00 8.33% Aguinaldo
757,980.00 Gasto total
Salario
Gastos Fijos MensualSalario 757,980.00 Alquiler de oficina 200,000.00 Servicios públicos 25,000.00 Teléfono 25,000.00 Papelería y utiles de oficina 15,000.00 Internet 9,500.00 Combustible y transporte 80,000.00 Afiliaciones 4,500.00
TOTAL 1,116,980.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
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Precio Contabilidad 60,000.00 Margen de Contribución Precio- Costo Variable
Punto Equilibrio Gastos fijos 1,116,980.00 Margen 53,000.00
Punto Equilibrio = 21.07509434
Cantidad de contabilidades que necesito para cubrir los gastos totales
COSTO DE HORA PROFESIONAL
SALARIOS I SEMESTRE 2011
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Salario Mínimo del Contador…. ¢283.944.47 (TMED)
Auxiliar de Contabilidad…………. ¢266.658.97
Grado Académico Según decreto actual Diplomado ¢ 377.937.81 Bachiller ¢ 428.670.94Licenciado ¢ 514.422.75
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Costo de oportunidad 650,000.00
Ingreso neto anual 7,800,000.00 Aguinaldo 650,000.00 Aporte CCSS 1,404,000.00 Remuneración total 9,854,000.00
Gastos Operativos 4,800,000.00
Total de Gastos 14,654,000.00 Total horas facturadas anuales 1,250.00 Costo por hora 11,723.20
Costo por hora
Lo que podríamos ganar en relación de dependencia
Límite inferior para determinar el precio por hora
Cobro de servicios de contabilidad externos?
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Definición de horas Definición de servicios por brindarDefinición de responsabilidadesMonto definido por el Colegio de
Contadores Privados:Hora Profesional ¢ 13.596.20 (2006)
Formalización de los servicios ofrecidos
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Confección de Contratos formalesTipo de servicios ofrecidosPlazoPrecioResponsabilidadesConfidencialidadRevisión de Tarifa
CUIDADO DE LOS CLIENTES
Servicios: la tendencia actual
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En esencia, el cliente percibe el nivel de
calidad del servicio como la diferencia entre
el servicio que espera y el servicio que
recibe.
Por eso siempre debemos combinar un
servicio y
un producto, no vender solo uno de los dos.
Las determinantes de un servicio de calidad actual son:
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Confiabilidad: implica la constancia y
coherencia del desempeño.
Capacidad de respuesta: se refiere a la
disposición o actitud de los empleados para
proporcionar el servicio.
Competencia: significa poseer las habilidades y
conocimientos necesarios para proporcionar el
servicio.
Acceso: implica facilidad de acercamiento y
contacto
Las determinantes de un servicio de calidad actual son:
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.Cortesía: significa amabilidad, respeto, consideración y
actitud amistosa en el momento de brindar el servicio.
Comunicación: significa mantener a los clientes
informados en un lenguaje que puedan entender.
Credibilidad: implica confianza, convencimiento y
honestidad.
Seguridad: es estar libre de peligros, riesgos o dudas con
respecto al servicio.
Entender al cliente: significa hacer un esfuerzo por
entender sus necesidades.
CONCLUSION
42
En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer.Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes…
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