ENTENDENDO MELHOR OS E-MAILS TEMPLATES
Alex Mendonça e Fábio [email protected]
INFORMAÇÕES GERAIS
– Todos os sites são criados com os modelos de e-mail padrão do ScholarOne
– É responsabilidade dos Administradores revisá-los e editá-los
– Podem também ser criados novos modelos de e-mail conforme necessidade do periódico
VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO DOS MODELOS DE E-MAIL
1. Email Notification & RemindersE-mails de Notificação e Lembretes
2. Invitation EmailsE-mails de convite
3. Invitation Response EmailsE-mails de resposta a convites
4. Decision LettersCartas de Decisão
5. Author RemindersLembretes aos autores
6. System EmailsE-mails do sistema
7. Hyperlink EmailsE-mails de Hyperlink
8. Printable Email LetterheadE-mails de Carta Timbrada
1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS– Linkados às tarefas do processo de peer review
– Facilita as comunicações entre Admins, Editores e Pareceristas
– Geralmente automatizados, com ajustes customizados disponíveis conforme necessidade
• Exemplo: Lembrete de Revisão Atrasada
COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
• Tarefas do Fluxo Original (SW)
• Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW)
• Tarefas do Fluxo de Revisados (RW)
• Tarefas do Fluxo de Aceitos (Quando configurado)
• Tarefas do Fluxo de Artigos Convidados (IW)
COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
Cabeçalho da seção
Nome do Modelo
Editar antes de Enviar
Tarefa
Ativo
Quando a tarefa ocorre?OU
Dias para o lembrete
Modificar
Excluir
2. INVITATION EMAILS– Geralmente são para os Pareceristas
– Às vezes para os Editores
– Requerido para o evento = para a ação ocorrer, esse e-mail precisa ser enviado pelo sistema
– Tags de Detalhes do Manuscrito
* (exceto sites duplo-cego)
– ##INVITE_RESPONSES## tag no e-mailTítulo ##DOCUMENT_TITLE##
Autores ##DOCUMENT_AUTHORS## *
Resumo ##DOCUMENT_ABSTRACT##
Esses são os links que aparecerão no convite para o Parecerista
DICA: Você pode escolher quais links gostaria de ter no seu site
MÚLTIPLOS CONVITES
MÚLTIPLOS CONVITES
3. INVITATION RESPONSE EMAILS
– Acionados quando a resposta ao convite é recebida
• Um e-mail é enviado à equipe do periódico se esse endereço estiver copiado nos campos CC ou BCC
• Resposta online automática
– ##REVIEW_LINK## tag no e-mail usada na resposta de aceito para visualizar o Formulário de avaliação (SchoreSheet)
3. INVITATION RESPONSE EMAILS
E-MAIL ACIONADO QUANDO A RESPOSTA É RECEBIDA
4. DECISION LETTERS– Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema!
– ##COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##EDITOR_RECOMMENDATION##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR_NO_NAME##
– ##CREATE_REVISION_LINK##
– ##CREATE_RESUBMISSION_LINK##
##COMMENTS_TO_AUTHOR##
5. AUTHOR REMINDERS
– Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a submeter uma revisão
– A coluna Reminder Days determina a frequência
6. SYSTEM EMAILS– Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de
Trabalho
– Autores / Coautores
– Autores Convidados MRW
– Contas Relacionadas
– Eventos Diversos- Exemplo:E-mail de Confirmaçãode Submissão ao Autor
AUTOR / COAUTOR
AUTOR CONVIDADO / MRW
RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS
EVENTOS DIVERSOS
7. HYPERLINK EMAILS
São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um link sublinhado.
8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD
O tipo de arquivo deve ser .rtfCertifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf
INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS
É possível fazer o upload de mais de um arquivo se você tiver mais de um modelo de Carta Timbrada
ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL
Na guia Audit Trail será possível visualizar um ícone de impressora próximo a todos os e-mails
PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA
E-MAILS REQUERIDOS
– Direcionados à Decisão: Todos
– Direcionados à Convite: Todos
– Direcionados à Respostas de Convite• Parecerista aceitou o convite
– Sistema-Direcionados• Desatribuição de Parecerista
• Desatribuição de Editor• Manuscrito é retirado
• Manuscrito é “des-submetido”• Decisão imediata de rejeição do Checklist inicial (se
configurado)
EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Modificar/Editar
MODIFICANDO E-MAILS
Documento não disponível significa que uma tag de e-mail está no lugar de um texto e agindo como um
representante de conteúdo
MODIFICANDO E-MAILS
TAGS DE E-MAIL
CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS
CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Editar antes de enviar
Quando ou Dias para o lembrete
QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas
• Pending: O sistema entrou na tarefa, mas ela não foi realizada ainda (Admin Checklist pendente)
• Processing: A tarefa começou, mas não foi finalizada (2 pareceristas aceitaram o convite, nenhum fez o parecer)
• Overdue: Uma tarefa é considerada atrasada quando o prazo dado para sua realização expirou.
• Completed: Tarefa concluída (parecerista submeteu seu parecer)
• Abandoned: Tarefa ainda aberta quando a decisão é tomada (parecerista aceitou, EIC tomou a decisão)
• Rescinded: Retorna o manuscrito ao passo anterior no sistema (rescindir um parecer ou decisão)
QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas
• Dias para o lembrete: 7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias depois da tarefa atrasar
• Dias para o lembrete: -7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias antes da tarefa atrasar
• Dias para o lembrete: 0 significa que o e-mail será enviado automaticamente no dia que a tarefa atrasar
LOCALIZAR E SUBSTITUIR
• Para mudanças gerais nos seus modelos de e-mail:
• Localizar e substituit(apenas texto)