Effektiv dokumenthanteringEffektiv dokumenthantering till iScala.
Elektronisk Faktura HanteringElektronisk Faktura Hantering
SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012ULRIKA WALDNER IT GROUPBO VILBERN IT GROUPBO VILBERN IT GROUP
IT Groupp
IT Group ISE AB
IT Group Solutions IT Group Konsult
Konsult Tilläggsprogram Affärssystem iScalatill Affärssystem
2
DDS Digital Document SystemDDS – Digital Document System
• Elektronisk lagring och återsökning avKundfakturor (endast för iScala)( )
Journaler (endast för iScala)
Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)
Arkiv (generell lagring av dokument)
3
DDS LeverantörDDS Leverantör
• Utvecklat dokumenthanteringssystem utifrån ERP‐systemet istället för tvärt omy
• Inga dubbellagringar
Lå ERP h l k h• Låter ERP‐systemet hantera regelverken och kontroller
• Djupt integrerat med ERP‐systemet
K l tt i täll t fö k k d ERP• Kompletterar istället för konkurrerar med ERP‐systemet
4
5
6
Dokument flödeDokument‐flöde
Tolkning av:Köpare
Eller
i Molnet
- Köpare- Leverantör- Fakturanummer
Fakturadatum i Molnet- Fakturadatum- Belopp- Momsbelopp- Plus flera fält
I egen miljöPlus flera fält
7
Komplett lösning för alla fakturaformat
DDSPapper
Fax ReadSoft
Ver
e‐mail
Web
XML
DatafångstEx
rif
XML
‐ Finvoice‐ Svefaktura
tra
ier
‐ OIOXML
‐ EBXML
m fl
ing‐m.fl g
- Finns leverantören i ERP-systemet?- Är fakturanumret redan registrerat?- Finns inköpsordernumret i ERP-systemet?- Finns attestantlistan i DDS?
Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetEn faktura kommer till företaget, som en‐Pappersfaktura – skannas inpp
DDS ‐ idag ‐Tolkad faktura – internt eller externt ‐EDI Faktura– kompletterad med mall
1 32 I‐ordiSC
Preliminär bokning i iScala
derCA
LADefinitiv bokning i iScala
Klar för betalning
9
1. Registrera nya fakturor
10
2 Koppla till inköpsorder2. Koppla till inköpsorderKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedelKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedel
11
2 För kontering av faktura2. För kontering av faktura
Attestlistorna styr vilka som skall attestera på raden ochhela fakturan utifrån fakturans belopphela fakturan utifrån fakturans beloppValet av attestlista kan styras av redovisningsdimensionen,eller person eller manuellt
12
3. Attestering3. Attestering
Vid attesten kan systemet kontrollera och filtrera1. Vilka konton och dimensioner man får kontera på2. Vilka kontokombinationer, som lagts upp i iScala3. Beloppsmaximerat på attestantnivå
13
4 Faktura attestering4. Faktura attestering
14
5 Definitivbokning5. Definitivbokning
15
SökfunktionenSökfunktionen
16
EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering
• I dag– Effektivt sätt att elektroniskt beskriva och förmedla attesteringen av fakturor i organisationen.g
– Decentralisera arbetet (och också lägga det utanför ERP‐systemet)utanför ERP systemet).
– Elektronisk lagring av fakturorna, inklusive alla händelser dokumenterade för lätt åtkomsthändelser dokumenterade, för lätt åtkomst
17
Vad innebär det?Vad innebär det?
• Ingen sortering och arkivering av fakturor• Ingen överföring av fakturor till arkivpärmar vid årsskiftet
• Lätt tillgänglighet till fakturorna i företaget– Minskat jobb för ekonomiavdelningenj g– Snabbare korrekta svar
• Ökar kontrollen och minskar felkällorna• Underlättar för revisorn vid årsbokslutet• Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)
EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering
Nä t t• Nästa steg– Tolkning (externt/internt) finns idag, men minskar i betydelse
• På fakturanivå vid större volymer (och lite EDI)• På radnivå (tveksamt om man har inköpsorder)
– EDI har man länge talat om ‐ nu verkar det komma• SvefakturaSvefaktura
– Nu gäller det att minska attesteringen!!– C:a 20 till 30 % av fakturorna är redan attesterade innan (hyresavtal, försäkringar, el debiteringar etc.)försäkringar, el debiteringar etc.)
– Integrera EFH till övriga delar av företaget• Analys‐ och beslutsstödssystem• Generell arkivering• Generell arkivering
– För iScala – attestering före istället för efter inköpet
19
Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetSteg 1‐minimera attesteringenSteg 2 ‐ gör attest vid källan
Ko
DDSVersion 3.3
DDSArkiv
1 32 I‐ord
ntrakt
iSC
Preliminär bokning i iScala
derCA
LADefinitiv bokning i iScala
Klar för betalning
20
KontraktshanteringKontraktshantering
21
Några kunderNågra kunder
22
FrågorFrågor
23
Top Related