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eAdmin 學校行政管理工具
Digital Routing 文件傳遞系統啟動指引 (中學版 適用)
開始使用 Digital Routing 文件傳遞系統前,請細看以下步驟,管理人員需按以下步驟設
定系統。
設定系統︰
基本設定 (文件指示、傳遞文件指示、系統屬性)
日常工作︰
新增文件傳遞
簽署文件傳遞 (作出相應回應行動)
檢視已完成的文件傳遞
其他功能︰
列印、儲存草稿、檢視已完成文件傳遞
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A. 系統設定
步驟一:設定系統管理員 (由 eClass 管理員)
1. 登入 內聯網
2. 進入 學校基本設定 > 身份角色
3. 按「+」,增設新的身份角色 (如︰Digital Routing Admin)
4. 按入剛新增的身份角色,於 「成單名單」 新增用戶;
5. 於 「模組管理權限」內點選「文件傳遞管理」,按「儲存」
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步驟二:進入文件傳遞
所有教職員用戶均可以經由 學校行政管理工具 或 主頁「文件傳遞」圖示
進入文件傳遞。
1. 登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞
步驟三:設定模組「系統特性」 (電郵通知)
1. 進入 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞 > 設定 > 系統特性
2. 按 「編輯」>「啟用 」
有新傳遞到達用戶 :當有新傳遞建立後,系統自動發送電郵通知用戶。
於自己建立的傳遞中有新回應:當建立者發放的傳遞有新的回應,系統自
動發送電郵通知建立者。
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步驟四:建立「預設文件指示」
每個傳遞必須要填寫文件指示,指引接收者在該項目上需要作出的回應。
有兩種建立模式:
一) 公眾:文件傳遞管理員可預先設定學校常用指引,作公眾的文件指示。
二) 個人1:用戶可製作個人常用的文件指示。
1. 進入 設定 > 預設文件指示
2. 選擇文件指示建立模式
公眾的文件指示
按「公眾」>「新增」
個人的文件指示
按「個人」>「新增」
3. 建立文件指示
加入「標題」和 相關「內容 」,按「呈送」。
1備註: 每位教職員用戶也可以設立個人的文件指示。
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步驟五:建立「預設傳遞指示」
建立一份文件傳遞時,可設立多於一輪傳遞給予不同的接收者。
如有需要,可填寫傳遞指示,指引該輪傳遞的接收者作出的相關回應行動。
有兩種建立模式:
一) 公眾:文件傳遞管理員可預先設定學校常用指引,作公眾的傳遞指示。
二) 個人2:用戶可製作個人常用的傳遞指示。
1. 進入 設定 > 預設傳遞指示
2. 選擇傳遞指示建立模式
公眾的傳遞指示
按「公眾」>「新增」
個人的傳遞指示
按「個人」>「新增」
3. 建立傳遞指示
加入「標題」和 相關「內容 」,按「呈送」。
2備註: 每位教職員用戶也可以設立個人的傳遞指示。
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B. 日常工作
步驟一:進入文件傳遞 所有教職員用戶均可以經由 學校行政管理工具 或 主頁「文件傳遞」圖示
進入文件傳遞。
1. 登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞
2. 製作文件傳遞
於 文件傳遞 > 管理 > 現有文件傳遞 , 按「新增」
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步驟二: 新增文件傳遞內容
1. 輸入文件傳遞「標題」。
2. 選擇「文件指示」範本 或 輸入有關文件指示。
3. 選擇文件來自「檔案上載」/ *「電子文件」/「實質地點」/「N.A.」。
I. 「檔案上載」:用戶從自己的電腦選擇檔案上載
II. *「電子文件」:從電子文件模組內選擇檔案
III. 「實質地點」:供參考的文字性資料 ,如:飲水機 (不能移動的物品)
IV. 「N.A.」,不適用
4. 「允許參與者新建傳遞」:讓接收者可以在項目中建立新一輪傳遞。
5. 「標籤」:方便日後搜尋相同標籤字眼的項目。
6. 完成後按「下一步」繼續。
* 需購買 eClass 的 電子文件 (Digital Archive) 模組,才可使用相關功能。
填寫文件標題
填寫文件指示
選擇文件
增加標籤
選擇預設指示
選擇有關檔案
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步驟三:新增發送對象及設定傳遞行動
1. 選擇文件傳遞「發送的對象」。
2. 可以選擇文件傳遞中「只可檢視用戶」。
3. 可選擇「傳遞指示」範本 或 輸入有關傳遞指示。
4. 提供選項給接收的對象。
I. 提供網上回條(若設置此項,則用戶必須填寫網上回條)**可參考備註
II. 允許留下意見或評論**可設定是否公開回應給其他使用者觀看
III. 允許加入附件**可設定是否公開回應給其他使用者觀看
5. 設定傳遞的「生效日期」。
I. 「基於時段」(設定日期時間)
II. 「立即開始傳遞」
6. 「不允許多人同時編輯意見或評論 」:此設定可令用戶在指定時間內,不能同
時編輯意見或作評論。
7. 選擇傳遞「狀況」,按「呈送」於生效日期發佈 或 儲存為「草稿」。
填寫文件標題
選擇對象
選擇對象回應形式
傳遞開始的生效時間
於指定時間內,不能同時編輯意見或評論
選擇狀況:發佈文件傳遞 或 儲存草稿
可選擇只檢視用戶
可選擇預設傳遞指示
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備註:回條類型:條列或表格 (下載範例製作有關回條)
用戶名稱顯示設定:「 顯示用戶名稱」或 「隱藏用戶名稱」
檢測回條統計數字:「隨時」/「遞交回條後」/「傳遞終結後」/「永不」
I. 類型一: 條列
i. 在「條列」旁「按此下載範例」下載有關範例
ii. 製作相關回條題目及選項
iii. 回條類型:選擇「條列」並上載有關範例
iv. 預覽有關回條內容
問題類型 題目/標題 選項
NA 顯示文字 /
MC (選擇題) 問題內容 選項資料
MMC (多項選擇
題)
問題內容 選項資料
SQ( 短答題) 問題內容
LQ (長答題) 問題內容
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II. 類型二:表格
i. 在「表格」旁「按此下載範例」下載有關範例
或 按 「說明」顯示更多類型及應用範例下載
ii. 製作相關回條題目及選項
iii. 回條類型:選擇「表格」並上載有關範例
iv. 預覽有關回條內容
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步驟四:建立多於一輪傳遞 (不是必須)
新增文件傳遞時,建立者可以立即設定多於一輪傳遞。
於第一輪傳遞中,當所有的跟進者完成「簽署/確認」的傳遞後,系統便會自動發
送所有回應到下一輪用戶跟進。
1. 按左下角 建立多於一輪傳遞 。
2. 系統會出現下一個傳遞設定視窗。
3. 設定下一輪傳遞,有兩種形式。
I. 參照步驟三內的設定
II. 按右上角 複製現有傳遞設定。
i. 在小視窗中,選擇複製現有傳遞後,按「呈送」。
ii. 在複製設定後,用戶可再作修訂。
III. 如想刪除下一輪傳遞,可按右上角的 。
填寫文件標題
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步驟五:接收文件傳遞
1. 跟進者收到文件後,登入 eClass 主頁,會出現文件傳遞的提示。
2. 經由 學校行政管理工具 或 主頁「文件傳遞」圖示 進入文件傳遞。
登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞
3. 跟進者收到新文件後,按項目標題進入傳遞內容。
傳遞會依據跟進狀況以不同顏色顯示。
填寫文件標題
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4. 跟進者可下載附件檔案、作出相應回應並簽署確認。
5. 建立傳遞者可按「進行中」/「尚未查看」,發送提示電郵到跟進用戶。
6. 當項目狀況為綠色(已簽署或回應的項目),建立傳遞者可按
「完成文件」整存傳遞項目。
7. *按[存檔]儲存檔案到「電子文件」模組內。
* 需購買 eClass 的 電子文件 (Digital Archive) 模組,才可使用相關功能。
按此下載文件
填寫回條並簽署確認
寫下意見或評論/上載附件
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C. 其他功能
1. 列印文件傳遞---列印各傳遞項目內用戶跟進狀況資料。
2. 文件傳遞草稿---檢視已儲存的文件傳遞草稿 或 製作文件傳遞草稿
3. 已完成文件傳遞---檢視已整存的傳遞項目。
i. 可按進項目標題,重新開放文件。
如需參考相關模組的文件,可以於 eClass 首頁右上角,按 進入文件下載。如需要客戶
支援,可電郵至 [email protected] 或致電 3913 3122。
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