e-Invoicing
Online Billing
Inhoud
Welkom bij Online Billing 3
Registratie voor Online Billing 4
eInvoicing en ePayment 10
Aanmelden 11
Nieuwe facturen bekijken 13
Zoeken en sorteren 15
Facturen betalen 17
Statusoverzichten bekijken 22
Facturen betwisten 25
Klantnummers toevoegen 29
Wachtwoord aanpassen 31
Registratie annuleren 33
Systeemspecificaties 34
Voor vragen over Online Billing, contacteer:
Email:
Tel.:
welkom bij Online Billing van TNT
Administratie kan flink wat tijd vragen.
Bovenop de honderden zaken waar u dagelijks mee bezig bent, is het laatste wat u wilt een berg papier- en archiveringswerk.
Wat u wel wilt, is snelheid en eenvoud.
Om op deze behoefte in te spelen, hebben we een elektronische applicatie ontwikkeld waarmee u eenvoudig en snel al uw facturen, creditnota’s, statusoverzichten en betalingen centraal kunt beheren.
Deze oplossing – Online Billing – is slimmer, sneller, groener én gebruiksvriendelijk.
In deze gebruikershandleiding vindt u alles wat u moet weten over TNT’s Online Billing systeem – de meest efficiënte manier om uw TNT-account te beheren.
registratie voor Online Billing van TNT
Ga naar www.tnt.com/be en kies Online Billing uit het ‘Online zakendoen’ menu. U komt op de Online Billing loginpagina terecht. Kies nu de optie ‘Registreren’ en volg de instructies.
Deze gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres) zullen worden gebruikt worden om uw account te creëren. Kies uw taal en geef uw TNT klantnummer in. Het land wordt automatisch ingevuld. Het opgegeven e-mailadres is het adres waarop u wenst gecontacteerd te worden eenmaal u de registratie voor het Online Billing systeem volledig hebt doorlopen. Dit e-mailadres wordt verder in het registratieproces als standaard e-mailadres gebruikt.
De gekozen gebruikersnaam mag nog niet gekend zijn in onze systemen en moet 6 tot 50 karakters tellen. We raden aan een generiek e-mailadres te kiezen als gebruikersnaam. Het wachtwoord moet bestaan uit cijfers en letters en minstens 6 karakters tellen. Als u alle verplichte velden (met een *) hebt ingevuld, klik op Verder.
Registreren voor Online Billing kan snel en eenvoudig.
1. Persoonlijke gegevens
registratie voor Online Billing van TNT
Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen.
2. Aanmelding
registratie voor Online Billing van TNT
Indien u meerdere klantnummers wilt registreren, herhaal dezelfde stappen en klik op ‘Bevestig’ nadat u alle klantnummers hebt toegevoegd.
2. Aanmelding
registratie voor Online Billing van TNT
Aanvaard de Algemene Voorwaarden door het vakje onder de voorwaarden aan te vinken. Klik op ‘Bevestig’ om de registratie af te ronden.
3. Voorwaarden
registratie voor Online Billing van TNT
U hebt u nu met succes geregistreerd voor Online Billing. Druk op ‘Print bevestiging’ om de registratiegegevens af te drukken. Binnenkort ontvangt u een activatiemail met uw inloggegevens.
4. Bevestiging
registratie voor Online Billing van TNT
Klik de link uit de activatiemail open binnen de 24 uur na ontvangst. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in om uw registratie te activeren.
5. Welkom bij Online Billing
eInvoicing en
ePayment Online Billing van TNT maakt de verwerking en betaling van uw facturen stukken eenvoudiger en minder tijdsrovend.
Met enkele muisklikken krijgt u toegang tot alle aan uw klantnummer gelinkte gegevens zonder facturen te moeten opzoeken in archiefkasten of manueel gegevens te moeten invullen.
Ontvang uw facturen online
Word per e-mail geïnformeerd wanneer nieuwe facturen beschikbaar zijn
Download facturen en statusoverzichten als PDF of Excel bestand
Raadpleeg uw facturen en statusoverzichten 24/7/365
Betaal uw facturen online
Creëer disputen en volg de afhandeling ervan op
aanmelden voor Online Billing van TNT
Ga naar www.tnt.com/be, kies Online Billing uit het ‘Online zakendoen’ menu en meld u aan voor Online Billing. U kunt ook rechtstreeks naar www.express.tnt.com/onlinebilling/login gaan.
Krijgt u van ons een e-mail dat er een nieuwe factuur beschikbaar is voor u, dan kunt u in de e-mail op de link (www.express.tnt.com/onlinebilling/login) klikken. Geef vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Log in. Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten, klik dan op ‘Wachtwoord vergeten?’. We sturen vervolgens een e-mail
naar uw generiek e-mailadres (als u dit als gebruikersnaam hebt gekozen) of naar het adres dat u heeft opgegeven om notificaties op te ontvangen. Als we niet over een e-mailadres beschikken, sturen we de e-mail naar het e-mailadres dat voor uw bedrijf staat geregistreerd.
U kunt langs verschillende wegen toegang krijgen tot Online Billing.
aanmelden voor Online Billing van TNT
Klik op ePayment om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te checken of disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen. Klik op eInvoicing om al uw facturen en creditnota’s van de laatste 26 weken te bekijken (in diverse bestandsformaten).
Na de aanmelding komt u op de Online Billing homepage terecht.
toegang tot uw nieuwe facturen
Nadat u bent aangemeld voor eInvoicing krijgt u automatisch een overzicht van alle nieuwe facturen en creditnota’s te zien. Deze kunt u in verschillende formaten raadplegen: • Als PDF. Dit is een elektronische versie van de originele factuur die exact dezelfde informatie bevat als de originele factuur . U kunt deze vervolgens afdrukken, emailen of faxen.
• Als CSV, XLS of XML. Deze bestandsformaten kunt u rechtstreeks in uw boekhoudprogramma importeren. Om een factuur in het gewenste formaat te bekijken, klik op het gewenste formaat naast de respectievelijke factuur.
Om verschillende facturen tegelijk te downloaden (maximum 10), selecteer de bestandsformaten, klik op ‘Downloaden’. Vervolgens wordt een ZIP file gecreëerd. Nadat u een factuur hebt gedownload of bekeken, wordt de f actuur naar ‘Alle documenten’ verplaatst.
Raadplegen
toegang tot nieuwe facturen
Om items te verwijderen uit het overzicht met ‘Nieuwe documenten’, selecteer het te verwijderen item en klik op ‘Verwijderen uit Nieuwe documenten’. Het geselecteerde item wordt vervolgens als gelezen gemarkeerd en verplaatst naar ‘Alle documenten’.
Verwijderen
zoeken en sorteren
Om een document op te zoeken dat u eerder al hebt bekeken, klik op ‘Alle documenten’. U kunt vervolgens zoeken op: • Klantnummer • Factuurnummer • Factuurdatum • Documenttype
Opzoeken
zoeken en sorteren
Facturen kunnen in oplopende of aflopende volgorde worden weergegeven, in onderstaande categorieën: • Klantnummer • Factuurnummer • Factuurdatum • Documenttype • Bedrag • Betalingsdatum
Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren.
Met eInvoicing kunt u facturen tot 26 weken bewaren vanaf de datum van registratie. Na 26 weken wordt de oudste factuur verwijderd. We raden u dan ook aan facturen te downloaden en op te slaan op uw computer.
Sorteren Archiveren
betaling van uw facturen
Selecteer ePayment op de Online Billing homepage om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te bekijken en te downloaden, en disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen.
Selecteer de facturen en alle eraan gelinkte creditnota’s die u wenst te betalen. Wenst u slechts een deel te betalen, verander dan het betalingsbedrag van de geselecteerde factu(u)r(en) . Klik op ‘Verder’.
ePayment Facturen selecteren
betaling van uw facturen
Selecteer uw betaalmethode uit de drop down lijst. Kies vervolgens het betaalproduct. Klik op ‘Verder’.
Betaalmethode
betaling van uw facturen
Geef uw betaalgegevens voor de geselecteerde betaalmethode in. Klik op ‘Verder’.
Betaalgegevens
betaling van uw facturen
Wacht even terwijl uw betaling wordt verwerkt.
Verwerking
betaling van uw facturen
Nadat uw betaling met succes werd verwerkt, krijgt u een bevestigingsboodschap te zien, alsook de betalingsreferentie. Print deze betalingsbevestiging af voor uw archief. Klik op ‘Terug naar facturen’ om naar de openstaande facturen te gaan.
Bevestiging
bekijken van betaalde facturen
Om de facturen te bekijken die u reeds hebt betaald, selecteer de status ‘Verwerkt’ en de periode waarbinnen u wenst te zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’.
Om de lijst met reeds betaalde facturen te downladen, klik op ‘Downloaden’. U wordt vervolgens gevraagd om de lijst als CSV bestand te downloaden.
Om de betalingsgegevens van deels betaalde facturen te bekijken, klik op het reeds betaalde bedrag van de factuur die u wenst te bekijken.
Betaalde facturen Downloaden Betalingsgegevens
U kunt facturen in oplopende of aflopende volgorde sorteren, op volgende categorieën: • Referentie • Referentiedatum • Documentnummer • Bedrag Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren.
Om alle openstaande facturen in een lijst te bekijken, klik op ‘Overzicht’.
Om een overzicht van alle openstaande facturen te downloaden, klik op ‘Overzicht’. U kunt vervolgens kiezen tussen Excel of CSV. Op de overzichtspagina kunt u ook kiezen om het overzicht af te drukken.
bekijken van openstaande facturen
Openstaande facturen Detailoverzicht Downloaden
Selecteer het jaar waarvoor u de saldi wenst te bekijken.
Om één van de items te checken, klik op het bedrag in de kolommen debet, credit of saldo.
Om de omzet in een extra kolom te tonen, selecteer ‘Omzet weergeven’ uit de drop down lijst.
bekijken van saldi & posten
Saldi Detailoverzicht Omzet verbergen/weergeven
Selecteer ‘Openstaande facturen’ uit het menu. Klik op de ‘Actie’-knop naast de factuur waarvoor u een dispuut wenst te creëren.
disputen creëren en opvolgen
Factuur selecteren
Selecteer een reden uit de drop down lijst en plaats up opmerkingen in het vrije tekst veld. Geef duidelijk aan voor welke zending van de factuur u een dispuut wilt aanmaken. Klik vervolgens op ‘Verzenden’.
disputen creëren en opvolgen
Dispuut creëren
U ontvangt een bevestiging wanneer uw dispuut werd aangemaakt. Om de afhandeling ervan te volgen, klik op ‘Disputen’ in de linkernavigatie.
disputen creëren en opvolgen
Bevestiging dispuut
Om alle disputen uit het verleden te bekijken, selecteer ‘Alle’ bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’. Om louter disputen te bekijken die momenteel openstaan, selecteer ‘Openstaand’ bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’.
Om de details van een dispuut te bekijken of een bericht naar TNT te sturen in verband met een dispuut, klik op het dispuutnummer in de eerste kolom.
disputen creëren en opvolgen
Disputen Detailoverzicht
toevoegen van extra klantnummers
Om extra klantnummers toe te voegen aan uw Online Billing gebruikersnaam, selecteer ‘Uw profiel’ op de Online Billing homepage. Selecteer ‘Extra klantnummer registreren’.
Op deze pagina kunt u ook klantnummers ontkoppelen van uw gebruikersnaam. Selecteer het klantnummer dat u wenst te verwijderen en klik op ‘Klantnummer verwijderen’. Om terug te gaan naar de Online Billing homepage, klik op ‘Terug’.
Extra klantnummers registreren Klantnummer verwijderen
toevoegen van extra klantnummers
Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen. Klik op ‘Klantnummer toevoegen’.
Klantgegevens
wijzigen van uw wachtwoord
Om uw wachtwoord te wijzigen, selecteer ‘Wachtwoord beheer’ op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op ‘Wijzig wachtwoord’.
Wachtwoord wijzigen
wijzigen van uw wachtwoord
Geef uw bestaand wachtwoord in en vervolgens twee maal uw nieuw wachtwoord. Klik op ‘Opslaan’.
Wachtwoord wijzigen
afmelden voor Online Billing
Om uw registratie voor Online Billing te annuleren, selecteer ‘Wachtwoord beheer’ op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op ‘Afmelden’ en bevestig.
Registratie annuleren
specificaties
Om Online Billing te gebruiken, zijn volgende systeemspecificaties vereist:
Vereist: Web browsers
Laatste versie van Microsoft Internet Explorer 7 of later, en van Firefox 3
Om facturen als PDF te bekijken
Adobe Acrobat v9.0 en Adobe Reader v8.0
Om de gegevens van de facturen te downloaden
Microsoft Excel 97 en later
Minimumvereisten:
Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 of XP Professional
Processor – 500 MHz
RAM – 64 MB
Schermresolutie 800x600 en 16 bit kleurkwaliteit
Top Related