Arbeidsmarktplatform Primair Onderwijs1
HANDREIKING SCANVerbeter uw meerjarenformatie-beleidsplan
ARBEIDSMARKTPLATFORM PO. Van en voor werkgevers en werknemers
1
2
HANDREIKING SCAN
VERBETER UW
MEERJARENFORMATIE-BELEIDSPLAN
Arbeidsmarktplatform PO is het platform van de PO sector en is er voor iedereen in het
primair onderwijs. De doelgroepen van het Arbeidsmarktplatform zijn werknemers en
werkgevers in het PO, zoals schoolbestuurders, schoolleiders, leraren en HRM/Arbo
functionarissen, leden van de P(G)MR, de landelijke sociale partners en de
regiobestuurders van vakbonden.
Het platform is opgericht om de doelgroepen te ondersteunen bij vraagstukken op het
gebied van arbeidsmarkt- en personeelsbeleid in het primair onderwijs. Daarnaast
faciliteert het activiteiten en projecten en ondersteunt het projecten die vanuit de sector
zelf zijn geformuleerd.
3
Inhoud
1. Inleiding ......................................................................................................... 4
Uitgangspunten en visie ......................................................................... 4
Een goed gesprek .................................................................................. 5
Producten ............................................................................................. 5
2. Scan en verbeter uw formatieplan en proces .................................................. 6
Visie, doel en opbouw ............................................................................. 6
Voorbeeld inhoudsopgave meerjaren-formatiebeleidsplan ........................... 7
Tabel met toetsingskader en uitgangspunten ............................................. 9
Productie, proces en tijdsplanning ...........................................................11
Productie .............................................................................................11
Besluitvorming .....................................................................................13
3. Gebruiksaanwijzing van de scan ................................................................... 14
4. Inhoudelijk gesprek over ken- en stuurgetallen ........................................... 18
Ad a. Ontwikkeling leerlingenaantal.........................................................19
Ad b. Leerlingen per formatieplaats .........................................................19
Ad c. Personele kosten als percentage van de rijksbijdrage ........................20
Ad d. Rentabiliteit .................................................................................20
Ad e. Liquiditeit ....................................................................................21
Appendix .......................................................................................................... 22
Bijlage 1. Stand in het land ............................................................................... 22
Wie maakt de plannen? .........................................................................22
Formats ...............................................................................................22
Geen standaard ....................................................................................23
Instrumenten .......................................................................................23
Resultaat onderzoek meerjaren-formatieplannen ......................................24
Bijlage 2. Formatiebeleid en formatieplan in de CAO ........................................ 26
Bijlage 3. Projectgroep en Klankbordgroep meerjaren-formatieplanning ......... 27
4
1. Inleiding
Deze handreiking biedt handvatten aan werkgevers, werknemers, (G)
MR(-en) en andere belanghebbenden, die een rol hebben bij het opstellen,
vaststellen en beoordelen van het meerjaren-formatiebeleidsplan (MFBP).
De sociale partners, verenigd in het Arbeidsmarktplatform PO, zijn eind
2015 een project gestart om het meerjaren-formatiebeleid in het primair
onderwijs solider te maken. Aanleiding vormde het onderzoek naar
sociale plannen1 in het primair onderwijs. In een situatie van krimp,
dalende werkgelegenheid en overleg over sociale plannen, blijkt dat veel
van de huidige plannen niet leiden tot vruchtbaar overleg en transparante
besluitvorming.
Uitgangspunten en visie
Uitgangspunt voor het Arbeidsmarktplatform PO is dat de schoolbesturen
een eigen verantwoordelijkheid hebben om een meerjaren-
formatiebeleidsplan en een jaarlijks formatieplan op te stellen. Concreet
gaat het om een document dat:
- helder is over de toewijzing van personeel binnen financiële kaders,
- de dialoog tussen bestuurder (werkgever) en personeel (team & MR) verbetert,
- rekening houdt met wettelijke regelingen, zoals de Wet op het primair onderwijs (WPO), de CAO PO en Wet Werk en Zekerheid.
Een kwalitatief goed MFBP draagt bij aan een beleidsrijke inzet van
beschikbare middelen. Het plan hangt nauw samen met de
(meerjaren)begroting, het taakbeleid, het functiebouwwerk en
maatregelen rond de toe- of afname van werkgelegenheid.
Schoolbesturen moeten het opstellen en vaststellen van het formatieplan
inbedden in de onderwijskundige beleidsontwikkeling, de HR-
beleidsontwikkeling en de (financiële) planning- & controlcyclus. Formeren
is begroten en begroten is formeren: met het formatieplan legt het
bestuur een groot deel van de kosten voor het volgende (kalender)jaar
vast.
Een MFBP geeft antwoord op de volgende vragen:
- Wat wil ik (met mijn organisatie en personele en financiële
middelen)?
1 Onderzoek ‘Ervaringen met sociale plannen’, ITS 2014, in opdracht van Arbeidsmarktplatform PO
5
- Wat kan ik (gelet op schaarste aan middelen)?
- Wat moet ik (gelet op wet- en regelgeving)?
Het formatieplan dient niet alleen te voldoen aan regelgeving, zoals de
CAO PO. Het is ook de personele vertaling van de organisatiedoelstellingen
op het gebied van resultaatgericht onderwijs, goed werkgeverschap en
verantwoorde financiële exploitatie.
Een goed gesprek
Veel bestuursformatieplannen besteden slechts in beperkte mate aandacht
aan het meerjaren-formatiebeleid. De omgevingsverkenning, de relatie
tussen onderwijskundige ambities en inzet van middelen en de
duidelijkheid over aannames en uitgangspunten worden vaak vergeten2.
Daarnaast zijn de plannen vaak (te) omvangrijk, (te) gedetailleerd en
missen ze een goede afstemming tussen wenselijkheid en betaalbaarheid
van de formatie. Niet-ingewijde lezers kunnen de besluiten over formatie
daardoor opvatten als ad-hoc besluiten. Dit roept eerder weerstand op
dan begrip. Een goed MFBP draagt volgens ons bij aan de dialoog en aan
het draagvlak voor de lastige maatregelen die u als werkgever soms moet
nemen. Een goed MFBP biedt ook overwegingen aan de MR en aan
medewerkers, om deze maatregelen te bespreken en te accepteren. Met
de scan kunnen u en uw medewerkers bij de bespreking van de
meerjaren-formatieplanning het gesprek voeren over die onderdelen waar
het om gaat. De scan biedt u ook handvatten om daarbij de juiste vragen
stellen.
Producten
Deze handreiking biedt antwoord op vragen zoals: Welke aspecten komen
aan de orde in het MJFB en welke niet? Wie maakt de plannen voor de
organisatie? Zijn er formats in omloop? Welke instrumenten worden er
gebruikt? Deze handreiking stipt vier producten aan die binnen het project
meerjarenformatieplanning zijn ontwikkeld. De meeste aandacht gaat
daarbij uit naar het digitale instrument, de scan. Deze tool is een
belangrijk handvat om het MJFB te verbeteren en het gesprek hierover
aan te gaan.
De vier producten zijn:
2 Onze conclusie uit het -beperkte- onderzoek naar de stand van de formatiebeleidsplanning in het land.
6
1. Een digitaal instrument “Scan en verbeter uw meerjaren-
formatiebeleidsplan”, waarmee u zelf de kwaliteit van uw
formatiebeleidsplan toetst en naar een hoger niveau kunt tillen.
2. Selectie en introductie van ken- en stuurgetallen. Hiermee kunt u op
vijf essentiële punten de ontwikkeling van de personele en financiële
exploitatie volgen. Deze ken- en stuurgetallen vormen de basis voor een
dieper gesprek over het meerjaren-formatieplan.
3. Een overzicht van instrumenten die externe partijen aanbieden om een
MFBP op te stellen. Dit biedt u de mogelijkheid om landelijke cijfers te
verzamelen en na te denken over het format dat u wilt gebruiken voor uw
eigen meerjaren-formatiebeleidsplan.
4. De stand in het land van de kwaliteit van 40 formatieplannen van
kleine, middelgrote en grote schoolbesturen. Dit onderzoek heeft geleid
tot een lijst met 12 basiscriteria voor een goed formatieplan.
2. Scan en verbeter uw formatieplan en proces
Visie, doel en opbouw
De scan is bedoeld om u als gebruiker inzicht te geven in de
verbetermogelijkheden van het formatieplan en het formatieproces. In de
scan onderscheiden we vier hoofdcategorieën: beleidscontext, visie op
formatie, betaalbaarheid en transparantie. Deze hoofdcategorieën werken
we uit in 13 subcategorieën. Achter iedere subcategorie vindt u een
uitgangspunt en een toelichting. U vindt een overzicht in de volgende
tabel.
Deze tabel is in het Excel-instrument (de feitelijke scan) uitgewerkt in 38
ja/nee-vragen. Door de scan te doorlopen, de toelichtingen te lezen en
deze te vergelijken met uw eigen situatie en formatieplan, krijgt u inzicht
in wat al goed gaat en wat u kunt verbeteren. Het instrument biedt
tekstvoorbeelden, maar geen blauwdruk of integrale good practice (voor
zover die al bestaat).
U kunt de aanpak ook gebruiken als een inhoudsopgave voor een goed
formatieplan. Hieronder ziet u een voorbeeld van een inhoudsopgave met
de kernvragen per paragraaf. U bent natuurlijk vrij om uw eigen opzet te
kiezen. Deze aanpak is bedoeld als leidraad en hulpmiddel, niet als
sjabloon.
7
Voorbeeld inhoudsopgave meerjaren-formatiebeleidsplan
1. Beleidscontext
1.1 Terugblik
Start uw MFBP met een terugblik op het bestaande beleidsplan?
1.2 Integrale beleidsinput
Legt u in het MFBP een duidelijke relatie met de strategische doelstellingen
van de organisatie op de domeinen onderwijs, personeel en financiën?
Legt u in het MFBP een relatie met de verschillende onderdelen van het
personeelsbeleid?
Legt u in uw plan een relatie met het financieel beleid en de
meerjarenbegroting?
1.3 Omgevingsverkenning
Bevat het plan een analyse van in- en externe factoren die van invloed zijn op
formatieve keuzes?
1.4 Kengetallen en (streef)cijfers
Maakt u in uw plan gebruik van ken- en stuurgetallen? Een kengetal geeft de
waarde van een kenmerkende factor weer. Een streefgetal vertaalt de
(verbeter)doelstelling in een getal of percentage.
2. Visie op formatie
2.1 Reikwijdte
Beschrijft het MFBP hoe uw bestuur de vervangingsarbeid organiseert en
financiert?
Heeft u zicht op de omvang en aard van de mobiliteit op middellange termijn?
Bevat uw plan informatie over het functiebouwwerk of functiehuis en over de
realisatie van de functiemix?
Als er sprake is of gaat worden van boventalligheid in de planperiode,
onderbouwt u dat in het plan?
Beschrijft het MBFP de inzet van al uw personeel op de scholen, bovenschools
en elders?
Beschrijft u de omvang en samenstelling van de flexibele schil?
2.2 Benodigde formatie
Bevat uw formatieplan een onderbouwing van het aantal benodigde functies
per categorie, nu en in de nabije toekomst?
De CAO PO schrijft voor dat een bestuur kiest om de regeling Ontslagbeleid of
Werkgelegenheidsbeleid te volgen. Voor welke regeling heeft u gekozen?
U heeft gekozen voor Werkgelegenheidsbeleid. Als er ontslag uit vaste dienst
noodzakelijk wordt, heeft u dit dan onderbouwd en de vervolgstappen
beschreven?
8
U heeft gekozen voor Ontslagbeleid. Als er volgens u ontslag uit vaste dienst
noodzakelijk wordt, heeft u dit dan onderbouwd en de vervolgstappen
beschreven?
Is het formatieplan duidelijk over de procedures in het kader van Duurzame
Inzetbaarheid?
Houdt u in het formatieplan rekening met de implicaties van de Wet Werk en
Zekerheid?
2.3 Allocatiemodel
Beschrijft het plan welk deel van de baten naar de scholen gaat en welk deel
bovenschools wordt ingezet?
3. Betaalbaarheid
3.1 Bekostigingsbasis
Licht u de keuze voor een bepaald prognosemodel van het aantal leerlingen
toe met bronvermelding?
Bevat het formatieplan de ontwikkeling van het aantal leerlingen van t-2 jaar
tot t+ 4 jaar?
Maakt u de aannames expliciet over de OCW lumpsumbekostiging (met name
ontwikkeling GPL)? En hanteert u een onzekerheidsmarge?
Houdt u rekening met de geldende opheffingsnormen in de gemeenten waar
de scholen staan?
Heeft u informatie over de ontwikkeling van de gewogen gemiddelde leeftijd
van het onderwijzend personeel in uw plan opgenomen?
3.2 Personele budget
Maakt u in het formatieplan duidelijk hoe het deel van het budget dat voor
formatie beschikbaar is tot stand komt?
Maakt het plan onderscheid tussen structurele en incidentele baten?
3.3 Personele kosten
Biedt u inzicht in de ontwikkeling van personeelsformatie naar volume (fte) en
prijs(loonkosten)?
3.4 Formatieve ruimte/krapte
Expliciteert u de gekozen aannames in het formatieplan?
Als er frictie bestaat tussen gewenste en betaalbare formatie, beschrijft het
bestuur wat oorzaak en gevolg is.
Bevat uw formatieplan een recente risicoanalyse?
4. Transparantie
4.1 Leesbaarheid
Hanteert u criteria voor de leesbaarheid van het rapport?
Bevat het document een samenvatting met conclusies en besluiten?
Is het document niet langer dan 15 pagina's, exclusief eventuele bijlagen?
Maakt het document duidelijk hoe de formele besluitvorming verloopt?
9
4.2 CAO-proof
Heeft uw plan tenminste betrekking op de komende vier jaar?
Stelt het bestuur vóór 1 mei het formatiebeleidsplan voor het nieuwe
schooljaar vast ?
Verantwoordt u de verhouding tussen het aantal leerlingen per fte OP per
brin?
Heeft u in uw plan een relatie gelegd met de meerjarenbegroting?
Deze inhoudsopgave is gebaseerd op de uitgangspunten en criteria die opgesteld
zijn voor het ontwikkelen van de scan.
Tabel met toetsingskader en uitgangspunten
HOOFDCATEGORIE SUBCATEGORIE UITGANGSPUNT TOELICHTING
Beleidscontext Terugblik Het formatiebeleid is cyclisch en
voortschrijdend
Het plan bevat een terugblik op het vorige formatieplan,
waarin onder meer wordt gemeld of de daarin opgenomen doelstellingen
zijn gerealiseerd.
Beleidscontext Integrale
beleidsinput
Formatie-inzet volgt
(ander) beleid
Het plan legt een concrete
relatie met beleidsplannen van de organisatie:
strategisch onderwijskundig beleid, personeelsbeleid en financieel beleid.
Beleidscontext Omgevings-verkenning
Externe factoren beïnvloeden het
formatiebeleid
Het plan bevat een analyse van in- en externe kansen en
bedreigingen.
Visie op formatie Kengetallen en
(streef)cijfers
Onderbouwing met
cijfers vergroot inzicht en overtuigt
Het plan bevat ken - en
stuurgetallen, en een analyse hiervan, wat uitmondt in
conclusies en acties.
Visie op formatie Reikwijdte Het gaat over de
totale personele inzet
Het formatieplan beschrijft de
gehele formatie: reguliere arbeid en vervangingsarbeid, op de scholen en elders in de
organisatie, door personeel in dienst en ingehuurd.
Visie op formatie Benodigde formatie
De gewenste omvang wordt
onderbouwd
Het plan maakt duidelijk welke formatie (en in welke
categorieën) gewenst is per onderdeel en totaal.
Visie op formatie Allocatiemodel Rekenregels voor beschikbaar budget per kostenplaats
Het plan maakt duidelijk hoe het totaal aan beschikbaar formatiebudget wordt
verdeeld over de organisatieonderdelen.
Betaalbaarheid Bekostigingsbasis Leerlingprognose Historische
10
geeft zicht op
structurele inkomsten
leerlingenaantallen en
prognoses (marktaandeel) zijn opgenomen, worden onderbouwd, geanalyseerd
en van bestuurlijke conclusies en acties voorzien.
Betaalbaarheid Personele budget Het beschikbare personele budget is
onderbouwd
Het plan legt uit waarom een deel van de totale baten
wordt besteed aan de personeelsformatie.
Betaalbaarheid Personele kosten Loonkostenbegroting plus aanvullende kosten van beleid
Naast het volume en de prijs (Gemiddelde Personeels Kosten (GPK)) is er zicht op
de kosten van duurzaam personeelsbeleid, de
functiemix, vervanging en ontslag.
Betaalbaarheid Formatieve ruimte
Bestuur is verantwoordelijk voor afwegen van
wensen en budget
Het plan bevat een analyse van de match (of het gat) tussen beschikbaar budget
en de gewenste formatie, met conclusies en acties.
Transparantie Leesbaarheid Betrokkenen bij de medezeggenschap
begrijpen het plan en kunnen de voorgenomen
besluiten beoordelen
Het plan geeft inzicht in de gehanteerde aannames, is
logisch opgebouwd, goed leesbaar en beknopt (meer informatie in de bijlagen).
Het bevat een goede samenvatting met
voorgenomen besluiten. Het plan schetst het productie- en besluitvormingsproces.
Transparantie CAO-proof Het formatiebeleid voldoet aan de CAO-
artikelen
Het plan heeft betrekking op minimaal vier jaar, is
gebaseerd op de meerjarenbegroting en wordt
jaarlijks geactualiseerd. Het beschrijft keuzes over ontslag- en
werkgelegenheidsbeleid, Risicodragend deel van de
formatie (RDDF)-plaatsing, mobiliteit, functiemix en
duurzame inzetbaarheid.
11
Productie, proces en tijdsplanning
Deze paragraaf gaat verder in op de productie van, en het
besluitvormingsproces rond het (meerjaren-) bestuursformatieplan
(MFBP). Het formatieplanningsproces is één van de ingewikkeldere
processen binnen een organisatie voor primair onderwijs. Het is daarom
belangrijk om gestructureerd en planmatig te werken en actoren en
termijnen vooraf te benoemen. Een strakke tijdsplanning is daarbij
onontbeerlijk.
Productie
Bij productie van het plan zijn mensen uit ‘de lijn’ en ‘de staf’ van de
organisatie betrokken. De ‘lijn’ verwijst naar het College van Bestuur en
de schooldirecteuren (of varianten op dit model) en in bepaalde situaties
ook de Raad van Toezicht, het hoofd bedrijfsbureau en meerscholen- of
clusterdirecteuren. Met de ‘staf’ worden onder meer de
(beleids)medewerker(s) Financiën en Personeel op het bedrijfsbureau en
de medewerker(s) Personeels- en Salarisadministratie bedoeld. Deze
staffunctionarissen kunnen, als er sprake is van uitbesteding, ook
werkzaam zijn bij het onderwijsadministratiekantoor. Een speciale,
onafhankelijke rol is weggelegd voor de controller, die onder meer de
kwaliteit, de samenhang en het proces bewaakt.
Het advies is aan om één persoon te belasten met de coördinatie van het
proces. Welke persoon dit is hangt af van de inrichting van uw organisatie.
Het zou bijvoorbeeld de beleidsmedewerker Personeel kunnen zijn.
Houd bij de productie van het plan rekening met vier aspecten:
- informatie verzamelen: actuele interne en externe gegevens bij elkaar brengen en analyseren, als basis voor de planvorming,
- beleidskaders (her)ijken: beleidsuitspraken en uitgangspunten op hun actuele waarde beoordelen en eventueel bijstellen,
- taken verdelen: wie doet wat en wat is het resultaat? - proces plannen: wat moet wanneer gebeuren en wanneer klaar zijn?
Deze vier aspecten, die elk vanuit een eigen invalshoek elementen van het
proces tonen, staan hieronder toegelicht.
12
Bronnen van informatie Opmerkingen
Leerlingenprognoses Diverse prognose-instrumenten
Actuele personele bezetting
Loonkostenbegroting voor de planperiode
Bijvoorbeeld. op basis van doorlopende verplichtingen
Natuurlijk verloop personeel Pensionering, ontslag, etc.
Personeelsbehoefte (vanuit strategische personeelsplanning)
Kaders Opmerkingen
Vastgestelde (meerjaren)begroting, inclusief eventuele Kaderbrief
Vastgesteld beleid over de inzet van financiële (school)reserves
Hierin is vastgelegd of, en zo ja, op welke wijze reserves ingezet kunnen worden in
het op te stellen plan
Uitspraken over hoe consequenties
van wet- en regelgeving in het plan verwerkt dienen te worden
Bijvoorbeeld herbenoemingsverplichtingen,
de Wwz, Functiemix, etc.
Allocatiemodel De (reken)regels die gehanteerd worden om te bepalen op welke formatie elke
school recht heeft, alsmede bovenschools wordt ingezet.
Rollen De manier en het moment waarop lijn- en stafmedewerkers betrokken zijn bij het proces
Taak- en rolverdeling Voorbeelden
Vaststellen beschikbare bekostiging
Oktober (staf of Administratie Kantoor (AK))
Vaststellen gewenste hoeveelheid in te zetten formatie / verplichtingen aan zittend
personeel (werktijdfactor (wtf) en kosten)
November (staf of AK, bestuur)
Analyse (mis)match beschikbaar budget en gewenste uitgaven /
zittend personeel
December, januari (staf of AK, bestuur)
Schrijven van het (concept)plan,
inclusief voorstellen voor het oplossen van fricties (verplichte en vrijwillige mobiliteit)
Februari, maart, april (beleidsmedewerker)
Vaststelling van het plan (na advisering directeuren en (G)MR)
1 Mei of, in overleg met (G)MR, uiterlijk voor de zomervakantie (bestuur)
Proces en planning Voorbeelden
Uitvoering van de vorige
productie- en besluitvormingscyclus evalueren
September (alle betrokkenen o.l.v. het CvB
of de coördinator van het formatieproces)
Planning van de productie- en September (CvB)
13
besluitvormingscyclus vaststellen
Bronnen van informatie verzamelen, kwaliteit en
volledigheid vaststellen
Oktober, november (coördinator formatieproces en controller)
Kaders vaststellen November, december
(beleidsmedewerkers, CvB)
Opstellen concept MFBP.
Uitwerking. Confrontatie van wensen / zittend personeel en budget per school. Fricties en te
ondernemen acties vaststellen.
Januari, februari, maart
(beleidsmedewerkers, CvB, directeuren)
Inspraak en besluitvorming April, mei (GMR, CvB)
Besluitvorming
Sluitstuk van de besluitvorming is de vaststelling van het MFBP door het
CvB. Hieraan gaat instemming door de personeelsgeleding van de GMR
vooraf. In vrijwel alle gevallen zal het document ook in het
directeurenoverleg aan de orde zijn gesteld. Sommige organisaties voeren
één op één formatiegesprekken met de directeuren, om de wensen en
mogelijkheden te bespreken. In een tweede ronde bespreken zij
vervolgens het definitieve formatiebudget en de personele invulling. Als
het goed is hebben de GMR en de directeuren ruim een halfjaar daarvoor
op dezelfde wijze de Kaders kunnen bespreken.
14
3. Gebruiksaanwijzing van de scan
Hoe werkt de scan? Het instrument bestaat uit 39 vragen over uw
formatiebeleid en uw formatieplan. Deze vragen zijn verdeeld over vier
categorieën. De vragen dagen u uit tot een keuze voor ‘ja’ of ‘nee’. Kiest u
voor ‘nee,’ dan kunt u meer over het onderwerp lezen in de tips. Verder
biedt het instrument verwijzingen naar bronnen, links en
voorbeeldtekstjes. Tot slot kunt u een samenvatting van uw ‘scores’,
inclusief toelichting en tips, opslaan en uitprinten.
Hieronder leest u meer over de werking van het instrument.
A. (Sub)categorieën, voortgangsindicator en navigatievenster
De scan bestaat uit 39 vragen, verdeeld over vier categorieën:
- Beleidscontext
- Visie op formatie
- Betaalbaarheid
- Transparantie
a.1. Iedere categorie kent enkele subcategorieën. De oplichtende kleur in de
bovenste balk toont waar u bent in het instrument.
Figuur 1: U bevindt zich in de categorie "Beleidscontext" en subcategorie "Terugblik".
a.2. Bovenin het scherm ziet u (in procenten) hoe ver u gevorderd bent met het
beantwoorden van de vragen.
a.3. Navigatie. De balk is ook een navigatievenster. Als u niet alle vragen wilt lezen, kunt u eenvoudig doorklikken naar een andere categorie of subcategorie. U kunt overigens voor- en achteruit door de vragenlijst heen. Als u halverwege
stopt, kunt u het Excel-document gewoon opslaan onder uw naam en versienummer.
B. Vraag en antwoord
Op de meeste vragen kunt u alleen ‘ja’ of ‘nee’ antwoorden. U kunt gemakkelijk
wisselen tussen ‘ja’ en ‘nee’, om zo de verschillende toelichtingen en tips bij de
antwoorden te lezen. Op het moment dat u naar de volgende vraag gaat, wordt
het laatst gegeven antwoord bewaard. Het antwoord op de vraag vindt u terug
aan het slot van het instrument, in het samenvattende blad, met de daarbij
behorende toelichting.
15
Figuur 2: Vraag of stelling en gekozen antwoord
C. Toelichting op ‘ja’ en ‘nee’
De scan geeft u direct feedback op uw antwoord. Bij een ‘ja’ leest u een
bevestigende herhaling van de vraag. Bij een ontkennend antwoord geeft de
toelichting meer richting en fungeert het als een hulpmiddel voor het schrijven
van uw plan.
Figuur 3: Voorbeeld van een antwoord 'ja’
Figuur 4: Voorbeeld van een antwoord 'nee'
D. Bronnen
Vaak verwijst het instrument u naar documenten die u kunt gebruiken in uw
formatieplan. Deze vindt u onder het kopje ‘Te raadplegen bronnen’, in de
tweede balk.
16
Figuur 5: Voorbeeld van 'Benodigde bronnen' en 'Meer informatie'
E. Meer informatie
Onder ‘Meer informatie’ treft u (een link naar) aanvullende informatie over de
stelling of over de herkomst van de (wettelijke) verplichting.
F. Voorbeeldtekst en voorbeeldtabellen
Als u nog verder scrolt vindt u in een aantal gevallen een extra knop om naar
een voorbeeldtekst te gaan. Deze fragmenten van teksten, tabellen en grafieken
zijn gekopieerd uit bestaande, geanonimiseerde, formatieplannen.
Figuur 6: Voorbeeldtekst
Let op: deze fragmenten dienen ter inspiratie om uw eigen teksten, tabellen en
grafieken in het formatieplan te verbeteren. Ze zijn niet bedoeld om één op één
over te nemen. Het is belangrijk dat u uw eigen woorden kiest, die passen bij de
communicatie in uw organisatie.
17
Daarnaast vindt u in enkele gevallen voorbeeldtabellen uit bestaande
formatieplannen. Deze tabellen ondersteunen voorbeeldteksten, of verduidelijken
het beschreven onderdeel in het formatieplan.
Figuur 7: Voorbeeld tabellen
G. Samenvatting
Heeft u alle vragen doorlopen? Dan komt u bij een samenvattend scherm met de
door u gekozen antwoorden. U kunt de samenvatting eenvoudig printen of
opslaan als PDF. Dit document kunt u gebruiken als een leidraad voor het
opstellen en vaststellen van het meerjaren-bestuursformatieplan.
Figuur 8: Samenvatting
18
4. Inhoudelijk gesprek over ken- en stuurgetallen
Heeft u in uw meerjaren-formatieplan rekening gehouden met belangrijke
ontwikkelingen zoals leerlingenontwikkeling en bekostiging? Om deze
vraag te beantwoorden kunt u een vastgestelde set van ken- en
stuurgetallen gebruiken. Deze kunnen u ook helpen bij gesprekken met
uw directeuren, MR-en en andere betrokkenen. Twee vragen spelen hierbij
een hoofdrol: hoeveel functies zijn er nodig op elk niveau, gelet op de
onderwijsvraag? En is de formatie nu en in de nabije toekomst
betaalbaar?
De essentie van een belangrijke ontwikkeling kunt u eenvoudig en helder
samenvatten in kengetal. Een kengetal is een absoluut getal, een
verhoudingsgetal (percentage), of een indexcijfer. Met een kengetal
beschrijft u de ontwikkeling tot op heden. Met een stuurgetal of
streefgetal geeft u de gewenste situatie in de toekomst weer. Zo maakt u
de (beleids)doelstelling concreet en meetbaar.
Eisen aan ken- en stuurgetallen
Gelet op het beleidsdoel dat u wilt realiseren dienen de ken- en
stuurgetallen relevant, transparant en aansprekend te zijn. Ook moeten
de achterliggende data eenvoudig en regelmatig beschikbaar zijn. Een
goed stuurgetal kan een landelijke norm zijn, een gemiddelde van een
vergelijkbare groep scholen, of een zelf gekozen streefwaarde. Voor
formatiebeleid- en planning zijn er geen landelijke normen. De ken- en
stuurgetallen van formatieplanningen dienen vooral als interne benchmark
en kompas. Door te werken met enkele goed gekozen ken- en
stuurgetallen, verhoogt u de transparantie en de doelmatigheid van uw
formatiebeleid.
Keuze van kengetallen
Het formatiebeleid hangt samen met beleid op het gebied van onderwijs,
personeel en financiën. Om aan deze verschillende invalshoeken recht te
doen, kunt u werken met de volgende set van vijf kengetallen:
a. Absolute en relatieve verandering van het aantal leerlingen
b. Leerlingen per formatieplaats
c. Aandeel van personele kosten in de rijksbijdrage
d. Rentabiliteit
e. Liquiditeit
19
Ad a. Ontwikkeling leerlingenaantal
In het onderwijs bepaalt het aantal leerlingen de bekostiging, en dus de
financiële ruimte voor het formatieplan. Structurele krimp heeft gevolgen
voor de omvang van de personeelsformatie. Groei vergt voorfinanciering
(uitgaande van t-1 bekostiging door OCW). Het is dus van groot belang
dat u de ontwikkeling van het aantal leerlingen over een langere periode
in kaart brengt. Dat kunt u prima doen door het gebruik van indexcijfers,
waarbij de basis twee tot drie jaar terug gekozen wordt (2014=100). Om
vooruit te blikken kunt u verschillende prognosemodellen gebruiken,
bijvoorbeeld via DUO, Scenariomodel PO, gemeenten en commerciële
partijen. Deze modellen gebruiken veelal dezelfde onderliggende
bevolkingsgegevens. De aannames, bijvoorbeeld over belangstelling en
marktaandeel, kunnen echter verschillen en tot andere uitkomsten leiden.
Vergelijk de uitkomsten zeker ook met de leerlingenprognoses van uw
schooldirecteuren.
Ad b. Leerlingen per formatieplaats
Er zijn twee gangbare varianten: ‘aantal leerlingen per fte onderwijzend
personeel’ en ‘aantal leerlingen per fte’ (directie+oop+op). Beide
kengetallen verbinden keuzes in het onderwijs, over aantal klassen en
groepsgroottes, met die in het formatiebeleid.
Een krimp van het leerlingenaantal leidt doorgaans tot een daling van het
kengetal. Het vormt een voorbode voor mogelijke financiële tekorten, als
de baten dalen en de (personele) verplichtingen gelijk blijven. Een
toename van dit kengetal kan duiden op een stijging van de werkdruk, of
het verlies van werkgelegenheid om de personele exploitatie sluitend te
houden. De toelichting op het onderhandelaarsakkoord en art. 2.7. CAO
PO 14-15 zegt hierover:
“Cao-partijen vinden het van groot belang dat de werkdruk ook wordt
beheerst door het in stand houden van werkgelegenheid en beheersing
van de groepsgrootte. Bij de vaststelling van het bestuursformatieplan
door het bestuur, met instemming van de PGMR, wordt daarom de
verhouding tussen het aantal leerlingen en leraren per school
(brinnummer) verantwoord.”
Ondanks deze afspraak in de cao gaat onze voorkeur uit naar de tweede
variant: delen door totale formatie. Zo kunt u definitieproblemen
vermijden. Wat rekent u bijvoorbeeld wel of niet tot de OP-formatie als de
20
directeur twee dagen voor de klas staat? En wat als u kiest voor meer les-
assistenten? Een landelijke benchmark is er niet. De continuïteitsparagraaf
vraagt alleen een absolute prognose van de benodigde formatie.
Ad c. Personele kosten als percentage van de rijksbijdrage
Dit kengetal is vooral interessant om het aandeel van de personele kosten
in de totale exploitatie te monitoren. Personele kosten neigen namelijk
naar een autonome stijging, door hogere inschaling, uitbreiding van de
formatie en CAO- loonsverhogingen. De personele kosten bestaan uit
loonkosten en overige personele kosten, zoals reis- en verhuiskosten,
deskundigheidsbevordering en bedrijfsgezondheidszorg.
De rijksbijdrage betreft de totale bekostiging door OCW, zoals door DUO
beschikt wordt (lumpsum personeel en materieel, prestatiebox, budget
personeel- en arbeidsmarktbeleid, impulsgebieden, gewichtenregeling,
kleine scholentoeslag, etc.). De gelden van het samenwerkingsverband
vallen hier buiten. OCW publiceert dit kengetal (met enige vertraging) op
DUO Open Onderwijsdata. De benchmark loopt één tot twee jaar achter.
Dit geldt ook voor de variant ‘personele kosten in % van de totale lasten’.
Als de lasten groter zijn dan de baten, vertekent delen door de lasten
bovendien de uitkomst: dan deelt u namelijk op een groter getal en is de
uitkomst minder alarmerend.
Ad d. Rentabiliteit
Sinds de commissie Don is er meer aandacht voor het budgetbeheer van
schoolbesturen. De kengetallen rentabiliteit en liquiditeit spelen in de
financiële bedrijfsvoering en het formatiebeleid een belangrijkere rol dan
solvabiliteit en weerstandsvermogen. Formeren is begroten en begroten is
formeren. Aangezien de bekostiging voor circa 80 tot 85 procent draait om
personele exploitatie en voor 15 tot 20 procent aan materieel, zijn
exploitatietekorten grotendeels het gevolg van stijgende personele lasten.
Rentabiliteit meet het exploitatieoverschot of -tekort ten opzichte van de
totale baten. Dit percentage zou volgens OCW en de inspectie langjarig
gemiddeld positief moeten zijn. Bij een rijk bestuur kan door (hoge) baten
op vermogen de rentabiliteit positief zijn, maar het verschil tussen baten
en lasten wel negatief. De betaalbaarheid van de formatie kan dan in het
geding komen als de reserves afnemen.
21
Ad e. Liquiditeit
Een exploitatietekort leidt tot dalende liquiditeit (afgezien van
afschrijvingen en dotaties). Als de liquiditeit te laag wordt, kan de school
of het bestuur op een gegeven moment de rekening of de salarissen niet
meer betalen en gaat de school failliet. Het kengetal liquiditeit geeft aan in
hoeverre een organisatie op korte termijn aan zijn betalingsverplichtingen
kan voldoen. Het wordt berekend als vlottende activa of schulden op korte
termijn.
Een liquiditeit groter dan 1 kunt u als voldoende beschouwen. OCW houdt
een bandbreedte aan tussen de 0,5 en 1,5 en publiceert dit kengetal ieder
jaar via DUO Open Onderwijsdata. Veel besturen rapporteren elk kwartaal,
naast het saldo baten en lasten, ook de eigen liquiditeitsontwikkeling.
De verplichte continuïteitsparagraaf in de jaarrekening bevat zowel een
meerjarenbegroting als een prognosebalans. Hiermee kunt u de
toekomstige rentabiliteit en liquiditeit berekenen. U bent niet verplicht om
dit te doen.
22
Appendix
Bijlage 1. Stand in het land
Wij zijn het project Meerjaren-formatieplanning gestart omdat er naast
goede, helaas ook minder veel goede plannen in omloop zijn. De
besluitvorming rond de formatieplanning moet transparant zijn en
integraal en cijfermatig onderbouwd. Een kwalitatief goed MFBP is daarbij
belangrijk. Voordat u begint met het verbeteren van het MFBP, zijn er
antwoorden nodig op vragen als: wie maakt de plannen voor de
organisatie? Zijn er formats in omloop? Welke instrumenten gebruiken
we? Welke aspecten komen aan de orde en welke niet? Deze paragraaf
behandelt deze vragen/ Daarbij vallen geregeld verschillen op tussen
kleine (1-3 scholen), middelgrote (4-10) en grote besturen (>10 scholen).
Wie maakt de plannen?
De grootte van de (staf)organisatie van het schoolbestuur bepaalt vaak
wie het plan maakt. Kleine schoolbesturen besteden het meeste werk uit
aan administratiekantoren (AK), of zij gebruiken een format dat door het
AK of een besturenorganisatie is ontworpen. Bij de grotere schoolbesturen
bereiden stafleden van HRM of Financiën het formatieplan voor. De
directie en het bestuur komen later in het proces in beeld. Onze indruk is
dat de makers van het plan meestal niet de beslissers zijn. De controller
moet in dit proces een regisserende en verbindende factor zijn.
Formats
Vaak gebruiken schoolbesturen standaard formats, variërend van een
vaste inhoudsopgave tot geheel uitgewerkte sjablonen die als
invuloefening kunnen dienen. De formats worden geleverd door
onderwijsadministratiekantoren3 zoals Dyade, Groenendijk, Helder
Onderwijs (voorheen OSG), maar soms ook door andere dienstverleners
zoals besturenorganisaties (Verus, Vosabb, VBS). Die formats zijn vrij
uitgebreid (tot 50 pagina’s) en gaan vaak dieper in op bekostigingsdetails,
3 De tien grootste onderwijsadministratie kantoren in Nederland zijn benaderd, net als andere
organisaties die hulp bieden bij begroting en formeren. Er is een standaardvragenlijst toegestuurd
met het verzoek om het door hen gebruikte format ter beschikking te stellen. Daar is weinig
respons op gekomen. Het is onbekend waarom de kantoren de door hen gebruikte instrumenten
en methodieken niet ter beschikking willen stellen ter publicatie.
23
regelgeving en andere harde aspecten. De beleidsmatige kaders,
aannames en afwegingen komen vaak minder aan bod.
Geen standaard
Een standaardaanpak voor het maken van een formatieplan bestaat er
niet. Dat ligt ook niet voor de hand, gezien de diversiteit in de sector PO
en de uiteenlopende opvattingen over het nut van het formatieplan.
Sommige organisaties integreren het formatieplan geheel of gedeeltelijk in
de begrotingscyclus en beperken het verplichte formatieplan tot één of
twee pagina’s in Excel. Andere organisaties gebruiken het
formatieplanningsproces als focuspunt voor hun onderwijskundige
koers en de inzet van middelen en mensen.
Instrumenten
Andere instrumenten die schoolbesturen gebruiken zijn onder meer
begrotings- en allocatie-instrumenten, loonkostenbegrotingen,
prognosemodellen van leerlingen en personeel (scenariomodel PO, DUO
data,) en prognosemodellen van formatie (FoLeTa). In geval van RDDF
(bepalen risico dragend deel van de formatie) gebruikt men ook modellen
om de ontslagruimte bij het Participatiefonds uit te rekenen.
Wat staat er wel of niet beschreven of uitgerekend in een MFBP? Welke
aspecten treffen wij aan en welke zouden wij graag aan willen treffen?
Samen met de stuurgroep en klankbordgroep uit het PO-veld (zie bijlage
1.) hebben wij een toetsingskader met 12 aspecten opgesteld. Deze
indiceren of er antwoorden geformuleerd moeten worden op drie vragen:
Wat wil ik (met mijn organisatie en personele en financiële middelen)?
Wat kan ik (gelet op schaarste aan middelen)? Wat moet ik (gelet op wet-
en regelgeving)? De 12 aspecten staan verwoord in de volgende tabel.
Uiteindelijk is daar een 13de aspect aan toegevoegd: procesmatig. De
verdere uitwerking staat op pagina 19.
24
Resultaat onderzoek meerjaren-formatieplannen
Vervolgens hebben wij ongeveer 35 formatiebeleidsplannen verzameld in
het PO-veld:
a. via een brief aan 60 willekeurig geselecteerde schoolbesturen in het PO
en SO (in 3 verschillende groepen van klein, middel en groot), met de uitnodiging om hun plan toe te sturen; dit leverde 15 plannen op.
b. via de klankbordgroep en bestaande netwerken van de PO-raad; dit leverde 10 plannen op.
c. van het internet en andere bronnen; dit leverde ook 10 plannen op.
Deze 35 plannen hebben wij op een schaal van 1-4 beoordeeld op de
hierboven genoemde 12 aspecten, die volgens de klankbordgroep
bijdragen aan een degelijk en bruikbaar formatieplan. Hieraan is bij de
beoordeling een 13deaspect toegevoegd: procesmatig.
Hoewel dit niet leidt tot een hard onderbouwd kwaliteitsoordeel, geven de
scores een indruk van de kwaliteit van formatieplannen in de sector PO.
De (subjectieve) scores zijn gemiddeld genomen niet hoog. De
bandbreedte zit tussen de 1,32 (terugblik) en 2,68 (reikwijdte), bij een
maximum van 4.
De volgende twee tabellen geven de rangorde aan in uitkomsten per
aspect.
Hier concluderen wij uit dat de ‘harde’ kant relatief beter scoort (meer dan
2,4 punten) en de beleidsmatige en procesmatige aspecten in de
formatieplannen niet goed zijn uitgewerkt. Dit inzicht hebben wij
meegenomen bij de ontwikkeling van de scan.
25
1 Terugblik 1,32
2 Beleidsinput 2,2
3 Omgevingsverkenning 2,08
4 Bekostigingsbasis 2,48
5 Reikwijdte 2,68
6 Budget totaal 2,64
7 Allocatiemodel 2,56
8 Benodigde formatie 2,4
9 Fricties 2,48
10 Ken- en stuurgetallen 1,56
11 Transparant 2,16
12 Procesmatig 2,2
13 CAO-proof 2,56
Scores op aspecten toetsingskader
Scores van hoog naar laag
Reikwijdte 2,68
Budget totaal 2,64
Allocatiemodel 2,56
CAO-proof 2,56
Bekostigingsbasis 2,48
Fricties 2,48
Benodigde formatie 2,4
Beleidsinput 2,2
Procesmatig 2,2
Transparant 2,16
Omgevingsverkenning 2,08
Ken- en stuurgetallen 1,56
Terugblik 1,32
26
Bijlage 2. Formatiebeleid en formatieplan in de CAO
De CAO maakt een gradueel onderscheid tussen (meerjaren-
)formatiebeleid en het jaarlijkse formatieplan. In de praktijk gaat het vaak
om hetzelfde document, waarbij het eerste deel meer beleidsmatig is en
het tweede concreter en cijfermatiger. Sommige besturen produceren
twee documenten: een meerjaren-formatiebeleidsplan en een jaarlijks
formatieplan waarin ze vier jaar vooruit kijken. De standaardomschrijving
van een MFBP in een sociaal plan luidt: ‘Het formatiebeleid op
bestuursniveau en een overzicht van de verwachte beschikbare formatie
(personeelsbudget), de beoogde organisatiestructuur en een aanduiding
van de te onderscheiden functies naar aantal, aard en niveau, voor
minimaal de komende vier schooljaren’.
27
Bijlage 3. Projectgroep en Klankbordgroep Meerjaren-
formatieplanning
Deze handreiking en de scan “scan en verbeter uw meerjaren-
formatiebeleidsplan’ zijn tot stand gekomen met behulp van de inbreng
van de leden van de klankbordgroep en de projectgroep.
Voornaam Achternaam Organisatie
Klankbordgroep Wim Rongen Almeerse Scholengroep
Klankbordgroep Auke de Roos AOb
Klankbordgroep Paul Hellings AOb
Klankbordgroep Arnold van Horssen AOb
Klankbordgroep Willem Jan van Keulen ATO scholengroep
Klankbordgroep Edwin Buse Basisschool Esmoreit
Klankbordgroep Jan van den Dries FvOv
Klankbordgroep Gerard Voesten Lijn 83 primair onderwijs
Klankbordgroep Jacqueline Dubbe Montessori
Klankbordgroep Willemijn Kuijper Montessorischool Oosterhout
Klankbordgroep Anneke Lalkens Openbaar Onderwijs Groep
Groningen
Klankbordgroep Pien Verwilligen PO-raad
Klankbordgroep Monique Smits SKBO
Klankbordgroep Astrid Evers SPCO
Klankbordgroep Liny Demandt voorzitter commissie onderwijs AVS
Projectgroep Reinier Goedhart PO-raad
Projectgroep Bert de Waal AOb
Projectgroep Michel Everink OPONOA
Projectleider Tiny Rompen Arbeidsmarktplatform PO
Projectleider extern Jan Looise Infinite Financieel bv
Project ondersteuner
extern
Corné Henniphof Infinite Financieel bv
Arbeidsmarktplatform Primair Onderwijs2
ARBEIDSMARKTPLATFORM PRIMAIR ONDERWIJS
PostadresPostbus 556
2501 CN Den Haag
BezoekadresLange Voorhout 132514 EA Den Haag
T 070 376 58 10
www.arbeidsmarktplatformpo.nlinfo@ arbeidsmarktplatformpo.nl
www.arbeidsmarktplatformpo.nl
ARBEIDSMARKTPLATFORM PRIMAIR ONDERWIJS is het kennis-en expertisecentrum van de arbeidsmarkt in het primair onderwijs. Samen met de sector bevordert het een gezonde arbeidsmarkt.
Top Related