Rechtliche Grundlagen seit 1. Juli 2011
Welche Regeln müssen beachtet werden?
Prozessbeispiele
Fazit und Kosten-Nutzen-Bewertung
Weiterführende Informationen
Gliederung
1.
5.
2.
3.
4.
e-Invoice - Chancen und Risiken
Geänderte EU-Richtlinie zur Rechnungsstellung vom 13.07.2010
Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen
Keine erhöhten Anforderungen an Papier- oder elektronische Rechnung
Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr
bei elektronischer Rechnungsstellung, aber weiterhin möglich
Innerbetriebliches Kontrollverfahren, das die Echtheit der Herkunft und die
Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit sicher stellt
Umsetzung der EU-MwStSysRL in nationales Recht zum 1. Juli 2011:
BMF-Schreiben „Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung“
Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012
Rechtliche Grundlagen seit 1. Juli 2011
e-Invoice - Chancen und Risiken
Vorsteuerabzugsberechtigung durch
- Besitz der Rechnung und
- Vollständigkeit/Richtigkeit nach § 14 UStG
Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit
verlässlichem Prüfpfad
Elektronische Rechnungsübermittlung erfordert die Zustimmung des
Empfängers (Duldung bei Stillschweigen)
Revisionssichere Archivierung der Rechnung
Vorgaben seitens § 146/147 AO, GoBS und GDPdU
(evtl. zzgl. Verfahrensbeschreibung)
Welche Regeln müssen beachtet werden?
e-Invoice - Chancen und Risiken
Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad
„Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung
mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“
Kernfrage: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung/Ware?
Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt,
richtiger Zahlungsempfänger?
Prüfpfad:
Welche Regeln müssen beachtet werden?
e-Invoice - Chancen und Risiken
Lesbarkeit der Rechnung
Herkunft der Rechnung (Authentizität)
Unversehrtheit des Inhalts (Integrität)
Sachliche Richtigkeit der Rechnung
Rechnung, Buchung und Zahlung müssen sich
aufeinander beziehen (Geschäftsbriefe, Verträge,
Bestellung, Lieferschein)
Form obliegt dem Unternehmen selbst
DirectInvoiceControl bietet die Möglichkeit das innerbetriebliche
Kontrollverfahren lückenlos abzubilden.
Lesbarkeit der Rechnung
„Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form
geschrieben sein.“
Mögliche Darstellungsformen
Welche Regeln müssen beachtet werden?
e-Invoice - Chancen und Risiken
Eher gemeint: menschenlesbar darzustellen
=> Darstellung von Inhalten
=> Darstellung der Pflichtfelder
=> Darstellung in Listenform
Papier
Geeigneter Viewer
Strukturierte Daten
Aufbewahrung/Archivierung
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Papier- und elektronische Rechnung
- Papier kann digitalisiert werden (GoBs)
- Elektronische Rechnung im „originären Format“ (GdPdU)
- Alleiniger Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig
- Sicherstellung von Echtheit, Unversehrbarkeit und Lesbarkeit
Welche Regeln müssen beachtet werden?
e-Invoice - Chancen und Risiken
X
Datenquellen
e-Invoice - Chancen und Risiken
EDIFACT
PDF/A-3(ZUGFeRD)
File System
Bild-Datei Daten-DateienPapier
E-Mail Server
Scannen
1. Rechnungsbeleg als Papier
e-Invoice - Chancen und Risiken
Rechnungs-
prüfung in SAP
Extraktion
Validierung
Archiv
1. Sortierung, Stapeltrennung, Scannen
(Digitalisierung im Format PDF/TIFF)
2. Auslesen der Rechnungsdaten
3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten
sichert hohe Datenqualität
4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten
im Rechnungsprüfungsprozess in SAP
(Workflow, Buchung, Zahlung)
5. Archivierung der Bilddatei
2. Rechnungsbeleg als Bild-Datei
e-Invoice - Chancen und Risiken
Rechnungs-
prüfung in SAP
Extraktion
Validierung
Archiv
1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege
aus E-Mail-Account oder File System
(Bilddatei liegt als PDF/TIFF vor)
2. Auslesen der Rechnungsdaten
3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten
sichert hohe Datenqualität
4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten
im Rechnungsprüfungsprozess in SAP
(Workflow, Buchung, Zahlung)
5. Archivierung der Bilddatei
E-Mail File
3. Elektronische Rechnungsdatei
e-Invoice - Chancen und Risiken
Rechnungs-
prüfung in SAP
Archiv
1. Automatische Abholung der elektronischen
Rechnungsdatei aus E-Mail-Account oder
Filesystem oder e-Invoice Dienstleister
2. EDI-Rechnungsdatenformate sind definiert z.B. als
ELFE, ELMO, AIRPLUS, IFC, etc.
3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung
und regelbasierte Verarbeitung der Daten im
Rechnungsprüfungsprozess in SAP
(Bilddatei für Workflow bereitstellen)
4. Archivierung der Rechnungsdatei
und der optionalen Bilddatei
EDI-Datenformat
4. Elektronische Rechnungsdatei
e-Invoice - Chancen und Risiken
Rechnungs-
prüfung in SAP
Archiv
1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege
aus E-Mail-Account oder File System
(Bilddatei & XML im Containerformat PDF/A-3)
2. Standard ZUGFeRD
Zentrale User Guidelines des Forums elektr.
Rechnung Deutschland (Weitere Informationen: www.ferd-net.de)
3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung
und regelbasierte Verarbeitung der Daten im
Rechnungsprüfungsprozess in SAP
(Bilddatei für Workflow bereitstellen)
4. Archivierung der PDF-Datei
PDF/A-3
Die Umsetzungsvarianten im Überblick
e-Invoice - Chancen und Risiken
Rechnungsprüfung in SAP
Extraktion
Validierung
Archiv
Bild-Datei
Rechnungsdaten
Bild-Datei & Rechnungsdaten
Bild-Datei Rechnungsdatenformat & Bilddatei
Optional:
Bilddatei erstellen
DatenformatePapier E-Mail File
Bilddatei & XML
integriert
EDIFACT PDF/A-3(ZUGFeRD)
Schnelle Projektumsetzung, geringer techn.
Aufwand
Lieferanten fordern zunehmend PDF per E-Mail
Reduzierte Scan-Arbeitszeit, aber keine
Einsparung der Arbeitsschritte Datenextraktion,
Validierung und Rechnungsprüfung/Kontierung
Initialer Aufwand, um Prozesse und Formate
abzustimmen und technisch einzurichten
(EDI optional: Lookalike-Dokument erzeugen)
Arbeitsschritte Datenextraktion,
Validierung entfallen
Hohe Automation bei der Rechnungsprüfung,
automatische Kontierung und Buchung erreichbar
Kosten-Nutzen-Bewertung der Varianten
e-Invoice - Chancen und Risiken
E-Mail File
Datenformate
EDIFACT PDF/A-3(ZUGFeRD)
Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses
Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge und -ausgänge
Kosteneinsparungspotenzial
Abschaffung Papierarchiv
Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche
Umwelt
Elektronische Rechnung als Mehrwert
e-Invoice - Chancen und Risiken
Definition e-Invoicing Folie 17
Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV) Folien 18-20
Stellvertreterdokument – Lesbarkeit Folie 21
Weitere rechtliche Grundlagen im Internet Folie 22
Übersicht weiterer Informationen
e-Invoice - Chancen und Risiken
E-Invoicing umfasst alle Bereiche der elektronischen
Rechnungserstellung und des papierlosen Versandes der
Rechnungsdaten unabhängig vom Format mittels E-Mail, EDI,
PDF/A-3 (ZUGFeRD) oder Internet
E-Invoicing ist eine moderne, zuverlässige, sichere, rechtskonforme
und papierlose Methode zum Austausch von Rechnungen für Güter,
Dienstleistungen und andere Transaktionen
Definition e-Invoicing
e-Invoice - Chancen und Risiken
(1) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des
Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz
7 UStG).
Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten
Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich
Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und
Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung
elektronisch übermittelt werden soll.
Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z.B. in
den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch
nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die
Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und
damit stillschweigend billigen.
Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011
e-Invoice - Chancen und Risiken
Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
(2) Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG
ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt
und empfangen wird.
Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des
Rechnungsempfängers - frei in seiner Entscheidung, in welcher
Weise er elektronische Rechnungen übermittelt.
Elektronische Rechnungen können z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei-
oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28.
4. 2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-
Download oder per EDI übermittelt werden.
Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-
Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als
Papierrechnung.
Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011
e-Invoice - Chancen und Risiken
Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
(3) Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß
übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des
Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind
auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach
§ 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sind.
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn
die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die
Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn
die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der
Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.
Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011
e-Invoice - Chancen und Risiken
Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
§ 14 UStG
(…) Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche
Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten,
XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen
Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat
nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.
Stellvertreterdokument - Lesbarkeit
e-Invoice - Chancen und Risiken
Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
Bitkom: Vereinfachte Regeln für die elektronische Rechnunghttp://www.bitkom.org/de/presse/74532_72944.aspx
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Abschnitt 14.4 http://www.kurs-magazin.de/content/dft,588,471440
ZUGFeRDhttp://www.ferd-net.de
Elektronische Rechnunghttp://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Rechnung
Der EU-Binnenmarkt – Elektronische Rechnungsstellunghttp://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/index_de.htm
Weitere rechtliche Grundlagen
e-Invoice - Chancen und Risiken
AFI - P.M. Belz Agentur für Informatik GmbHJulius-Hölder-Straße 39, 70597 Stuttgart, Germany
Telefon +49 711 72842 100, Fax +49 711 72842 4884
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