“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU”
UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDESFACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CONTABILIDAD Y FINANZAS
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO - COSO
DOCENTE:
MBA. VICTOR QUINTANA PALACIOS
CARRERA PROFESIONAL:
CONTABILIDAD Y FINANZAS
PRESENTADO POR:
MARIELA HUACCHO SANCHEZ
SUSY JANET MONTOYA PEÑA
YOLANDA VENTURA LIMACHE
RONY PAUCAR MALDONADO
HUANCAYO - 2016
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AUDITORIA GUBERNAMENTAL
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
TAYACAJA
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INDICE
Página
Síntesis Gerencial del InformedeDiagnóstico 3
I Reseña Histórica 6II Antecedentes 7III Origen del Diagnóstico 11IV Propuesta y Programa de Trabajo 11V Objetivos del Diagnóstico 11VI Marco Legal 12VII Trabajo realizado en la primera Sub Etapa 12VIII Trabajo realizado en la segunda Sub Etapa 13IX Trabajo realizado en la tercera Sub Etapa 13X Trabajo realizado en la cuarta Sub Etapa 16XI Observaciones al Sistema de Control Interno 47XII Procesos Críticos de las Unidades Orgánicas 48XIII Diagnóstico del Sistema de Control Interno 51XIV Conclusión del Diagnóstico 53
XV Recomendaciones 54
XVI Esquemas de Observaciones y Recomendaciones 63
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TAYACAJA DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SÍNTESIS GERENCIAL DEL INFORME
MATRIZ COSO
NIVELES DE IMPLEMENTACION
0 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10INEXISTENTE INICIAL EN PROCESO DE
IMPLEMENTACION
IMPLEMENTADO
AVANZADOOPTIMIZADO
APLICANDO LOS PRINCIPIOS EN LAS DIFERENTES AREAS
PRINCIPIOS NIVELES DE IMPLEMENTACIONENTORNO DE CONTROL 0 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10
1. Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
2. Ejerce responsabilidad de supervisión.
3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
4. Demuestra compromiso para la competencia.
5. Hace cumplir con la responsabilidad.
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EVALUACION DE RIESGOS
1. Especifica objetivos relevantes.
2. Identifica y analiza los riesgos.
3. Evalúa el riesgo de fraude.
4. Identifica y analiza cambios importantes.
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ACTIVIDADES DE CONTROL
1. Selecciona y desarrolla actividades de control.
2. Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
3. Se implementa a través de políticas y procedimientos
4. Usa información Relevante
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FORMACION Y COMUNICACION
1. Comunica internamente
2. Comunica externamente
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MONITOREO1. Conduce evaluaciones
continuas y/o independientes.
2. Evalúa y comunica deficiencias.
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Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Tayacaja efectuado en el presente año, para efectuar el DIAGNOSTICO del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Tayacaja; por lo que procedimos a ejecutar el Plan de Trabajo propuesto de Control Interno.Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas:
• Liderazgo de la AltaDirección• Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
implementar su sistema de ControlInterno• OrganizaciónGerencialpredispuestaydecididoapoyoalaimplementación.• Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la
identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como el brindar información de la manera más rápida yespontánea.
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOPara la formulación del Diagnóstico que estamos presentando se ha revisado la normativa
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interna que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad, tanto la que se encuentra publicada en la página web institucional como aquella proporcionada por la Municipalidad Provincial de Tayacaja, además de la evaluación de los cuestionarios y de la revisión de la información proporcionada, así como de las entrevistas realizadas a los señores Gerentes, Sub Gerentes y Funcionarios de la Institución;concluyendo:
AMBIENTE DE CONTROLLa Municipalidad Provincial de Tayacaja, cuenta con un sistema de control interno reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visión y Misión.Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la organización. La Alta Dirección apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los ciudadanos dela Provincia de Tayacaja y cumplir con los Objetivos.Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo.En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso de desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel destacado, los elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y Valores Éticos”, “Órgano de Control Institucional” y “Comunicaciónexterna.”Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas para la formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.
EVALUACION DE RIESGOSA la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos.
ANALISIS FODA DE LA MPT
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ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIALLos Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los recursos o archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas; documentación y revisión de procesos, actividades y tareas; controles para tecnologías de la información y comunicación vienen desarrollándose adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminación del Plan Estratégico Institucional.Es imperativo una normativa interna para la implementación de la evaluación del desempeño del personal que considere indicadores adecuados a la Visión y Misión de la Municipalidad.Es imperativo una normativa interna para la implementación de la metodología “costo- beneficio”
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a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichos controles.
INFORMACION Y COMUNICACIÓNLos elementos de información y comunicación se dan en la organización en calidad y suficiencia.Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha establecido un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para gestionar sus funciones de manera eficiente.Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas y documentos normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de todos los manuales, reglamentos y directivas necesarios.Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con que se cuenta para incentivar su uso eficaz.
SUPERVISIÓNSe desarrollan las actividades de prevención y monitoreo. La OCI cumple su papel de controlador posterior.El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva aconcluir que este componente se encuentra desarrollado.
DIAGNÓSTICOLa Municipalidad Provincial de Tayacaja, excepto por los elementos indicados en observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento y mejora.
Asimismo, es de recomendar que la implementación y/o reforzamiento de las observaciones y procesos críticos, en armonía con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de continuar con la dinámica desarrollada, así como por la naturaleza temporal y circunstancial del diagnóstico presentado.
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INFORME N° 4
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TAYACAJA
I RESEÑAHISTÓRICA
La Provincia de Tayacaja, está localizada en la región de Huancavelica, ocupa un sector de los Andes Centrales del País.
Pampas (también conocido como Pampa Tayacaja es una ciudad peruana, capital de la provincia de Tayacaja, en el departamento de Huancavelica. El número de habitantes del distrito homónimo es de 10.880 hab. En un área de 109,07 km y su densidad poblacional es de 99,75 hab./km. El área metropolitana de Pampas abarca parte de los distritos de Ahuaycha, Daniel Hernández y el distrito homónimo y está ubicada dentro de la sub-cuenca del Valle Opamayo, Se encuentra ubicada entre las coordenadas. UTM 8613.80 Km. N - 8673.50 Km. N y 468JO Km. E y las coordenadas geográficas 12°24'y de Latitud Sur y 74° 34' de Latitud Oeste de Greenwiclh, con una altitud variable entre 911 a 4,814 ms.n.m.; sus límites son por el norte y oeste con la región Junín, por el sur con las provincias de Huancavelica y Chur campa y por el este con la provincia de Huata de la región Ayacucho.
Pampas fue fundada el 21 de junio de 1825, pero se conoce que en el territorio que hoy abarca la provincia a la que pertenece, junto a las provincias de Huancavelica y Acobamba, se encuentran las evidencias más remotas de presencia humana en el departamento de Huancavelica, representadas por los hallazgos de cuevas y abrigos rocosos. El grupo étnico que destacó en este lugar fue el reino de los tayaccasas Esta ciudad y en general la provincia a la que pertenece es mencionada como una de las más antiguas del Perú, se conoce que, el 18 de junio de 1594, Lázaro Yupa Inca Vacachi Yndio ladino figura como gobernador y cacique principal de Pampas. Pampas empezó a poblarse desde que se creó la más importante parroquia de la zona, llamada «Parroquia San Pedro de Pampas» Fue epicentro de varios sucesos importantes como los servicios prestados al Ejército Libertador en su tránsito desde Junín al Campo de Ayacucho. También se reconoce su paso importante de villa a ciudad.
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Cada 8 de diciembre y 20 de enero, se realiza la más importante festividad religiosa de esa zona, denominada Fiesta Patronal de la Virgen Purísima. 9 En esta ciudad se realiza, oficialmente cada domingo, la Feria Dominical, lugar donde se exponen y venden productos procedentes de la zona, además de artículos de abarrotes; calzados y ropas procedentes de Huancayo y Lima.4 También es conocida por sus extensos pastizales y su aporte al Perú de reconocidos artistas como Carlos Zúñiga Segura, César Yauri Huanay, Horacio Monge Pineda entre otros. Entre sus íconos arquitectónicos están el Parque Ecológico Infantil de Chalampampa, que presenta dos monumentos históricos de los personajes más sobresalientes de la provincia de Tayacaja: Daniel Hernández y Santiago Antúnez de Mayolo, el Óvalo de la Cultura, situado en la entrada a esta ciudad el mirador de la ciudad y la alameda Grau.
Pampas fue identificado como centro poblado a inicios del siglo XVIII y fue fundada el 21 de junio de 1825. Tres años después, el 11 de abril una ley dada por el congreso peruano otorga a este poblado el título de villa, teniendo en cuenta las vejaciones que sufrió la tropa española durante la guerra de la independencia en el pueblo de Pampas, capital de la provincia de Tayacaja. Y por los servicios prestados al Ejército Libertador en su tránsito desde Junín al glorioso Campo de Ayacucho».
El 2 de enero de 1857 se crea la Municipalidad de Tayacaja, integrada por siete regidores, Ley dada por la Convención Nacional y suscrita por el presidente.
Provisorio de la República, el Libertador Ramón Castilla. Se conoce que uno de los primeros alcaldes provinciales de Tayacaja fue don Celestino Marchant, el año 1893.
Tayacaja cuenta con una superficie de 3 564.50 Km2. que equivale al 16.1% de la superficie total de la Región Huancavelica; en ella existen un total de 711 Centros Poblados y 150 Comunidades Campesina Tituladas y distribuidas en el ámbito de la provincia.
Su actividad principal es la agricultura y ganadería.
La Municipalidad tiene como objetivos institucionales:
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Fortalecer las capacidades del Gobierno Local, como instancia estratégica para el Proceso de Descentralización y el Desarrollo de Tayacaja, logrando crecientes niveles de competitividad.
Optimizar la calidad y eficiencia de los servicios de Limpieza Pública, Parques, Jardines y SeguridadCiudadana,así como el mejoramiento de la infraestructura local.
Regular, controlar y mejorar el Proceso de Disposición Final de Residuos Sólidos y la emisión de elementos contaminantes de la atmósfera y elambiente.
Coordinar y fortalecer el sistema de Seguridad Ciudadana con la participación de la Sociedad Civil y la PolicíaNacional.
Fortalecer el desarrllo de la economía en la zona mediante el apoyo a agricultores y ganadores, fomentando la venta de sus productos.
Orientar a la administración municipal hacia su modernización y desarrollo, con una adecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, mejorando la comunicación con la población, implementando sistemas informáticos que nos acerquen a lamisma.
Promover la asistencia social a la familia y la colectividad con el fin de protegerla de desequilibrios sociales, estableciendo acciones para la ejecución de programas sociales y alimenticios, con participación deella.
Fortalecer las relaciones de la Municipalidad, a través de la participación de la sociedad civil.
Promover y fomentar la cultura, el deporte y educación, así como el turismo sostenible y regular los servicios a estefin.
ANTECEDENTES
La Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.
Control InternoControl Interno, según las “Normas de Control Interno”, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:
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Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de laentidad, así como la calidad de los servicios públicos quepresta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudieraafectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a susoperaciones. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de laInformación. Fomentar e impulsar la práctica de valoresinstitucionales. Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por
losfondosybienespúblicosasucargooporunamisiónuobjetivoencargadoyaceptado.
Tipos de Control Interno ControlPrevio ControlSimultáneo o Concurrente ControlPosterior
Sistema de Control InternoSistema de Control Interno, según la Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el Personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales queprocura.
Aportes del Sistema de Control Interno Contribuye a diseñar una estructura organizativa de acuerdo con la misión y los objetivos de
laEntidad. Es una herramienta administrativa potente y muy efectiva para la gestión de la
Administración Pública delPaís. Propicia en toda la organización una cultura organizacional basada en valores éticos,
donde se privilegie la conducta del titular (Alta Gerencia) y los funcionarios en relación al compromiso para con el ControlInterno.
Estimulalaresponsabilidadenelcumplimientodelosobjetivosdentrodelosparámetrosy lineamientos preestablecidos por elEstado.
Contribuye a la formalización o actualización y cumplimiento de los reglamentos y manuales.
Impulsa la formulación de los perfiles para cada cargo, estableciendo para ello, las competencias generales y competenciasespecíficas.
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Contribuye a efectuar los correctivos oportunos en losprocesos. Impulsaelrespetoporlatransparenciaeneldesarrollodelasoperacionesdelaentidad. Desarrollalamotivacióndelpotencialhumanoparaellogrodelosobjetivosdelaentidad. RespetoporlaindependenciadelafuncióndelÓrganodeControlInstitucional. Coadyuva a que la Alta Dirección disponga adecuadamente de sus recursos y coordinar su
funcionamiento. Impulsa la fidelidad de la información, a la efectividad de las operaciones y actividades, al
cumplimiento de la normativa y a la salvaguarda de activos con acciones y actividades de control previo, simultáneo yposterior.
Dotar de herramientas parauna apropiada administración de los Recursos Humanos. ContribuyealaadministracióndelosriesgosinternosyexternosdelaEntidad, facilitándole
deherramientasytécnicasparaello.(flujosdeprocesos,matrizdeprobabilidadeimpacto). Evaluación de desempeño (de la Entidad, grupal, individual). Generaunacorrienteparadocumentar, controlar, evaluarymejorarlosprocesos. Incentivalosprincipiosdemodernización(simplificacióndeltiempodelosprocesos)
Responsable de la implementación del Sistema de Control InternoCabe precisar, que de acuerdo al Art.7° de la Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República General de la República – CGR y el Art. 4° de la Ley 28716, Ley de Control Interno para las Entidades Públicas del País, el responsable de la implementación o montaje del Sistema de Control Interno, es el Titular de la Entidad, por lo tanto en aplicación de la Filosofía de la Dirección, es quien tiene que comprometerse con el Control Interno en laOrganización.
Involucramiento de otros actores de la Organización en el Sistema de Control InternoSi bien es cierto corresponde al Titular de la Entidad, la Implementación del Sistema de Control Interno, sin embargo, debe señalarse que la responsabilidad de su funcionamiento y mantenimiento le corresponde a toda la organización, es decir, la Alta Dirección (Consejo Directivo, Dirección Ejecutiva, Comité Consultivo, Órganos de Asesoramiento), de la Gerencia Media (Órganos de Línea, Órganos de Apoyo y otras Oficinas) y de los Niveles Operativos (Todos los trabajadores o servidores públicos de Oficina).
Normas de Control interno a que se refiere la RC N° 320-2006-CG.Son lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del Control Interno en las áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades del Estado.Puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en el desempeño y en su economía, prevenir pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en públicas.
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Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado a que se refiere la RC N° 458-2008-CG.La Guía es un documento orientador para la implementación de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno, establecido en las Normas de control Interno, además de promover la aplicación de una estructura de control interno uniforme que se adapte a cada Entidad.
Compromiso de la Alta DirecciónLa Municipalidad Provincial de Tayacaja ya cuenta con el compromiso de la Alta Dirección para el Desarrollo y ejecución de las actividades específicas referidos a la sensibilización del personal de la Municipalidad de Tayacaja, respecto de la Implementación de las normas de control interno aprobadas por la Contraloría General de la República, con R.C.Nº320-2006-CG.
Constitución del Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial de TayacajaEstando a lo dispuesto en la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado; Ley N° 29743, que modifica el Artículo 10° de la Ley 28716 y, en armonía con los lineamientos determinados en la Guía aprobada con RC N° 458-2008-CG; La Municipalidad Provincial de Tayacaja constituyó el Comité de Control Interno, el cual está integrado
actualmente por los siguientes funcionarios:
CPC Monika Puente Palomino -Presidente CPC Karina Cañabi Mercado–Auditor Srta. Estrella Pérez Rojas -Secretaria
El mismo que está encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del Sistema de Control Interno y su eficaz mejoramiento a través de la mejora continua.
El mencionado comité ha elaborado el presente informe de diagnóstico teniendo en consideración el informe final de los Consultores para la implementación del sistema de control interno, contratados para apoyar al Comité.
Fases del Proceso de Implementación
FASE I: PLANIFICACIÓN: 3 Sub fases (Compromiso de la Alta Dirección, Diagnósticoy Plan deTrabajo);
FASE II: EJECUCIÓN: 2 Sub fases (Implementación a nivel de Entidad e Implementación a nivel deProcesos);
FASE III: EVALUACIÓN: 2 Sub fases (Evaluación a nivel de Entidad y/o Evaluación a nivel deProcesos).
III. ORIGEN DEL DIAGNOSTICOAdjuntamos nuestra propuesta para ejecutar el diagnóstico para la implementación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodología y lineamientos expuestos en la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG.
IV. PROPUESTA DETRABAJOPresentada nuestra propuesta para efectuar el diagnóstico para la implementación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodología y lineamientos dispuestos en la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG. y aceptada que fuera en los aspectos planteados (Ejecución del diagnóstico en cuatro sub etapas).
V. OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO: ObjetivoGeneral
Determinar la consistencia del actual Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Tayacaja, respecto de las Normas de Control Interno vigentes, aprobadas por la Contraloría General de laRepública.
Objetivos específicos Determinar la consistencia del Sistema de Control Interno establecidos en la
Municipalidad Provincial de Tayacaja, por cada uno de los componentes de la Estructura de Control Interno establecido en la Resolución CG Nº 458-2008-CG: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y; Supervisión, siguiendo la metodología, en los aspectos generales, ofrecida en la indicadaResolución.
Evaluar los controles establecidos a nivel deprocesos. Determinar las debilidades, fortalezas y riesgos en los procesos de las unidades
orgánicas de la Municipalidad Provincial de Tayacaja.
VI MARCOLEGAL Constitución Política delPerú LeyN°23934 Ley de creación delaMunicipalidad Provincial de Tayacaja el 21 de Junio de 1825.
Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de laRepública
LeyN°27806,LeydeTransparenciayaccesoalainformaciónpública Ley N° 27 972, Ley Orgánica deMunicipalidades Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades delEstado Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las entidades
delEstado Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG, Guía para laimplementación Del Sistema de Control Interno en las Entidades delestado Ley N° 29743, Ley que modifica el Artículo 10° de la Ley N°28716
VII TRABAJO REALIZADO EN LA PRIMERA SUBETAPAEl presente informe es el resultado de una serie de actividades realizadas en cuatro Sub Etapas:
Las actividades desarrolladas en la primera Sub Etapa fueron las siguientes:
Se solicitó al Comité de Control Interno, la información correspondiente para los trabajospreliminares;
Se verificó la información alcanzada por laentidad; Se efectuaron coordinaciones con el Comité de Control Interno de la Municipalidad
Provincial de Tayacaja para la ejecución de actividades de compromiso y concientización:- Con los señores Gerentes, a efectos de comunicarles la decisión del Titular de la
Municipalidad de dar inicio al proceso de Implementación del Sistema de Control Interno a que se refiere la Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG; presentar a los Consultores para la ejecución del diagnóstico del Sistema de Control Interno actual; y la necesidad de designar a los Coordinadores de cada Unidad Orgánica.
- Con los señores Coordinadores de las Unidades Orgánicas, a efectos de comunicar la decisión del Titular de dar inicio al proceso de Implementación del Sistema de Control Interno y la comunicación de la función fundamental a realizar por los Coordinadores: Brindar al Comité de Control Interno, información relacionada a los procesos y/o sub-procesos de susrespectivasUnidades Orgánicas, desarrollando los cuestionarios propuestos para el diagnóstico del Sistema de Control Interno.
Se efectuaron coordinaciones para las designaciones de coordinadores de cada Unidad Orgánica de la Municipalidad Provincial de Tayacaja.
VIII TRABAJO REALIZADO EN LA SEGUNDA SUBETAPALas actividades desarrolladas en la segunda Sub Etapa fueron las siguientes:
Formulación del Formato y desarrollo de encuestas de verificación con los lineamientos propuestos en la RC N° 458-2008-CG, de los cinco componentes del Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación ySupervisión;Las encuestas fueron resueltas por los señores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores de las diversas Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Tayacaja, con respuestas “SI”, o “NO”, o “N/A”.
IX TRABAJO REALIZADO EN LA TERCERA SUBETAPALas actividades desarrolladas en la tercera Sub Etapa fueron las siguientes:
a. Se coordinó con el Comité de Control Interno, respecto del resultado de las encuestas y de los cuestionarios desarrollados por los Coordinadores de las Unidades Orgánicas, así como del resultado de la revisión de los Informes.
b. Tabulaciones de resultados obtenidos, excepto valoración y observaciones- recomendaciones, que se realizaron en la cuartaetapa.
c. Se efectuó la concordancia normativa del sistema de control interno de las Unidades Orgánicas de la MPT, que se muestra en el cuadro siguiente:
Componente / Factor de Control Interno Normativa / Parámetro Registro verificación
AMBIENTE DE CONTROL
Filosofía de la Dirección
Principios y valores empresariales contenidos en el Plan Operativo y otros documentos de gestión www.munitayacaja.gob.pe
Integridad y Valores ÉticosDirectiva: Principios y Valores que rigen la Conducta Ética Laboral del Personal de la MPT aprobada.
www.munitayacaja.gob.pe
Administración estratégicaPlan Operativo Institucional www.munitayacaja.gob.pe
Estructura organizacional
Ordenanza que Aprueba modificaciones y actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y CAP www.munitayacaja.gob.pe
Administración de los recursos humanos
Resolución que aprueba el Reglamento Interno de Trabajo del Personal de la MPT www.munitayacaja.gob.pe
Competencia profesional Cuadro de Asignación de Personalwww.munitayacaja.gob.pe
Asignación de autoridad y responsabilidadOrdenanza que Aprueba modificaciones y actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y CAP www.munitayacaja.gob.pe
Órgano de Control Institucional
Funciones definidas MOF y en OCIs aprobado por la CGR
Artículo 18° Ley 27785 y Resolución de Contraloría N° 459-2008-CGR aprueba Reglamento OCIs
EVALUACION DE RIESGOS
Planeamiento de la administración de riesgos No se ha identificado norma interna que regule este aspecto
No aplicable
Identificación de los riesgosNo se ha identificado norma interna que regule este aspecto
No aplicable
Valoración de los riesgosNo se ha identificado norma interna que regule este aspecto
No aplicable
Respuesta al riesgoNo se ha identificado norma interna que regule este aspecto
No aplicable
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos de autorización y aprobaciónOrdenanza que Aprueba modificaciones y actualizaciones de documentos de gestión ROF, MOF y CAP www.munitayacaja.gob.pe
Segregación de funcionesManual de Organización y Funciones (MOF)
En descripción funciones del MOF
Evaluación costo-beneficio Existen mecanismos de evaluación para cumplimiento de objetivos, metas e indicadores, sujetos a Directivas internas
Parcialmente en Plan Operativo Anual y procedimientos de gestión institucional
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
Resolución que aprueba el Plan Seguridad de la Información www.munitayacaja.gob.pe
Verificaciones y conciliaciones
No se ha identificado norma interna que regule este aspecto
No aplicable
Evaluación de desempeñoExisten indicadores de medición de desempeño de la gestión operativa institucional
Parcialmente en POI Plan Operativo Institucional Anual
Rendición de cuentas
Existen mecanismos de evaluación para la rendición de cuentas, sujetas a directivas internas de la MPT, pendiente de
Parcialmente en Plan Operativo Anual y procedimientos de gestión institucional
formalización interna de detalle
Documentación de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas se encuentran definidas, establecidas y documentadas – MAPRO
Manual de Procedimientos (MAPRO)
www.munitayacaja.gob.pe
Revisión de procesos, actividades y tareasExisten indicadores de medición de desempeño de la gestión operativa institucional
Parcialmente en Plan Operativo Institucional– POI y procedimientos existentes en las áreas www.munisantanita.gob.pe
Controles de tecnologías de Información y comunicación
Resolución de Gerencia que aprueba Plan Seguridad de la Información www.munitayacaja.gob.pe
INFORMACION Y COMUNICACIÓNFunciones y características de la información Resolución de Gerencia que aprueba Plan
Seguridad de la Información www.munitayacaja.gob.pe
Información y responsabilidad
Resolución de Gerencia que aprueba “Uso del Correo Corporativo” y “Plan Seguridad de la Información”
www.munitayacaja.gob.pe
Calidad y suficiencia de la información
Resolución de Gerencia que aprueba “Uso del Correo Corporativo” y “Plan Seguridad de la Información”
www.munitayacaja.gob.pe
Sistemas de información
No se han identificado procedimientos formales que señale el requerimiento de opinión a los usuarios sobre los sistemas de información de la Entidad
No aplicable
Flexibilidad al cambioNo se han identificado procedimientos formales que señale el requerimiento de opinión a los usuarios sobre los sistemas de información de la Entidad
No aplicable
Archivo institucional
Directiva de Procedimientos generales para la asignación y control de bienes patrimoniales de la MPT” aprobada.
www.munitayacaja.gob.pe
Comunicación interna
Resolución de Gerencia que aprueba “Uso del Correo Corporativo” www.munitayacaja.gob.pe
Comunicación externa
Resolución de Gerencia que aprueba “Normas para la publicación y actualización de información en el Portal Institucional y el Portal de Transparencia estándar de la MPT”
www.munitayacaja.gob.pe
Canales de comunicación
Resolución de Gerencia que aprueba “Normas para la publicación y actualización de información en el Portal Institucional y el Portal de Transparencia estándar de la MPT”
www.munitayacaja.gob.pe
X TRABAJO REALIZADO EN LA CUARTA SUBETAPA
En esta cuarta Sub Etapa, se desarrollóla actividad de Entrevistas finales a los señores Gerentes, Sub Gerentes y Funcionarios de cuyos resultados se han obtenido los insumos finales que nos ha permitido culminar las tabulaciones demostrativas de la consistencia del Sistema de Control Interno de la MPT, por cada uno de los componentes de la Estructura de Control Interno establecido: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación, y Supervisión, con la metodología, en los aspectos generales, indicada en la Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG; evaluar los controles establecidos a nivel de procesos; y determinar las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos de las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Tayacaja.
Las observaciones encontradas, como resultado de las entrevistas, cuestionarios de verificación y revisión de la documentación, se confrontaron con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno aprobadas por la CGR, estimando unavaloración.
A continuación se exponen las tabulaciones demostrativas, por cada componente.
CONFRONTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL DE LA MPT, CON LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROLLa calidad del ambiente de control es el resultado de la aplicación de los factores que lo conforman. El mayor o menor grado de aplicación de éstos, fortalece o debilita el ambiente y la cultura de control, influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad.
1.1. Filosofía de la DirecciónLa filosofía y estilo de la Dirección comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la ética, así como una clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño, entreotros.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Filosofía de la Dirección 7Requisito Desarrollado
sistemáticamente
1La Dirección muestra interés de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a través de políticas, documentos, reuniones, charlas y otros medios
8 Requisito Conforme
2
La Dirección reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividadeslaborales
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
3La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de laentidad 7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
4Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores, variaciones frente a los resultados contables, dejándose evidencia mediante actas
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
5La Dirección proporciona el apoyo logístico y de personal para un adecuado desarrollo de las labores de control 6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6La Dirección demuestra una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI 9
Requisito Conforme
OBSERVACIONNo obstante que se ha evidenciado el apoyo y compromiso de la Alta Dirección de la MPT, para el establecimiento de las Normas de Control Interno, la misma que ha sido puesta en conocimiento del personal de las distintas unidades orgánicas; es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia de reforzar el Sistema de Control Interno actual.
1.2 Integridad y valoreséticosLa integridad y valores éticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión. El Titular o Funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Integridad y valores éticos 7.2Requisito Conforme
7 La entidad cuenta con un código de Ética debidamente aprobado, y difundido mediante talleres o reuniones 7 Requisito Desarrollado
sistemáticamente
8La administración ha difundido la "Ley del Código de Ética de la Función Pública" 7 Requisito Desarrollado
9 Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas 6 Requisito Desarrollado
sistemáticamente10 La Dirección demuestra un comportamiento ético, poniendo en
práctica los lineamientos de conducta de la entidad 9 Requisito Conforme
11 Se sanciona a los responsables de actos ilegales de acuerdo con las políticas definidas por la Dirección 7
Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONES No obstante que la Entidad cuenta con el Código de Ética de la Función Pública;
conforme a los resultados de la encuesta, no están debidamente divulgados al personal de la MPT que revelan parcialmente conocer suexistencia.
Si bien es verdad que la Entidad viene cumpliendo con la normativa establecida con relación al Código de Ética de la Función Pública, lo que es conocido por más de la mitad del personal; sin embargo, es necesario reforzar el tema con capacitación para el personal que aún no la harecibido.
1.3. AdministraciónestratégicaLas entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
5.83 Requisito Desarrollado sistemáticamente
12La Dirección ha difundido y es de conocimiento general la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la entidad
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
13La Dirección asegura que todas las Áreas, Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
14Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se elaboran, conservan y actualizan según procedimiento documentado
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
15Todas las unidades orgánicas evalúan periódicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvíos
4 Requisito Desarrollado parcialmente
16La entidad ha formulado el análisis de la situación con participación de todas las gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de los servicios
7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
17Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres están dentro de los niveles esperados
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONNo obstante que la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización viene formulando el Plan Estratégico Institucional, en el que se consigna la misión, visión y los objetivos estratégicos institucionales; un porcentaje elevado del personal evidencia un desconocimiento del mismo y consecuentemente de sus objetivos estratégicos.
1.4. EstructuraorganizacionalEl titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de sumisión.
ORGANIGRAMA – ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Estructura organizacional 5.17 Requisito Desarrollado sistemáticamente
18 La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la base de la misión, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la realidad
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
19 El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas
5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
20 La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado 7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
21 Todos las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignación de Personal (CAP)
5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
22 La Gerencia se asegura de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la entidad
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
23 Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos de información 2
Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONES:El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
Los funcionarios de las Unidades Orgánicas deben brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización, suministrando información base de sus unidades para la formulación y/o actualización de los instrumentos normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad.
Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a fin de consolidar la información que reciba de las unidades y proceda a la formulación y/o actualización del Plan Estratégico Institucional (PEI), Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
1.5. Administración de los recursoshumanosEs necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Administración de los Recursos Humanos 4Requisito Desarrollado parcialmente
24La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal
4 Requisito Desarrollado parcialmente
25Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos
2 Requisito No Desarrollado
26Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
27La entidad elabora anualmente un plan de formación y capacitación del personal, con la participación de todas las áreas
2 Requisito No Desarrollado
28La escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONES El área de personal no cuenta con un clasificador de cargosactualizado, El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del
desempeño.
1.6. CompetenciaprofesionalEl titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Competencia profesional 6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
29 Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo)
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
30 El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
31 El titular, funcionarios y demás servidores son conocedores de la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del control interno
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
1.7. Asignación de autoridad yresponsabilidadEs necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Asignación de autoridad y responsabilidad 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
32 La autoridad y responsabilidad del personal están claramente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
33 Estos documentos normativos son revisados periódicamente con el fin de ser actualizados o mejorados
5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
34 Todo el personal conoce sus responsabilidades y actúa de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden 7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.8. Órgano de ControlInstitucionalLa existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional, contribuye de manera significativa al buen ambiente de control.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Órgano de Control Institucional 7.33 Requisito Conforme
35El Órgano de Control evalúa los controles de los procesos vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajo
8 Requisito Conforme
36 Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI 7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
37 El OCI evalúa periódicamente el sistema de control interno dela Entidad
7Requisito Desarrollado sistemáticamente
RESUMENAMBIENTE DE CONTROL
N° ELEMENTO VALORACIÓN ESTADO
1.1 Filosofía de la Dirección 7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.2 Integridad y Valores Éticos7.2
Requisito Conforme
1.3 Administración Estratégica5.83 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.4 Estructura Organizacional5.17 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.5 Administración de los Recursos Humanos4 Requisito Desarrollado parcialmente
1.6Competencia Profesional
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1.8Órganos de Control Institucional
7.33 Requisito Conforme
PROMEDIO 6.07 Requisito Desarrollado sistemáticamente
COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOSLa evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, incluyendo: Planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos.El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad seancumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo. La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de la entidad.
2.1. Planeamiento de la administración deriesgosEs el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreodecambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Planeamiento de la Administración de Riesgos 2 Requisito No Desarrollado
1Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos
2 Requisito No Desarrollado
2 La Alta Dirección (Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos 2 Requisito No Desarrollado
3 El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas áreas, como en la asignación de responsabilidades y monitoreo de los mismos
2 Requisito No Desarrollado
4 La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgos
2 Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONLa Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
2.2. Identificación de losriesgosEn la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Identificación de Riesgos 2 Requisito No Desarrollado
5 Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo 2 Requisito No Desarrollado
Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividades
2 Requisito No Desarrollado6
7Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o procesos 2 Requisito No Desarrollado
8En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)
2 Requisito No Desarrollado
OBSERVACIÓNLa Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
.
2.3. Valoración de losriesgosEl análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Valoración de riesgos 2 Requisito No Desarrollado
9En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad deocurrencia)
2 Requisito No Desarrollado
10En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)
2 Requisito No Desarrollado
11 Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, 2 Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONLa Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
2.4. Respuesta alriesgoLa administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Respuesta al riesgo 2 Requisito No Desarrollado
12Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados
2 Requisito No Desarrollado
13Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos
2 Requisito No Desarrollado
OBSERVACIONESLa Municipalidad no cuenta con un plan de administración de riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
RESUMEN
EVALUACIÓN DE RIESGOS
N° ELEMENTO VALORACIÓN ESTADO
2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos 2 Requisito No Desarrollado
2.2Identificación de Riesgos
2 Requisito No Desarrollado
2.3 Valoración de Riesgos2 Requisito No Desarrollado
2.4 Respuesta al Riesgo2 Requisito No Desarrollado
PROMEDIO2 Requisito No Desarrollado
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIALEl Titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control.Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con éste propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad.Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio.Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de laentidad..
3.1. Procedimientos de autorización yaprobaciónLa responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Procedimiento de Autorización y Aprobación* 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
1 Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos.
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
2Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.2. Segregación defuncionesLa segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir,un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad otarea.
ELEMENTOS VALORACIÓN
ESTADO
Segregación de funciones* 5.5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
3 Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido
asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo
7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
4
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de
Fraude4 Requisito Desarrollado Parcialmente
OBSERVACIONNo se ha evidenciado acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
3.3. Evaluacióncosto-beneficioEl diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Evaluación Costo-Beneficio* 5.5Requisito Desarrollado
sistemáticamente
5El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los beneficios esperados 5.5
Requisito Desarrollado sistemáticamente
6Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener
5.5Requisito Desarrollado
sistemáticamente
OBSERVACIONNo se ha evidenciado el desarrollo de una cultura de evaluación “costo-beneficio”, que brinde seguridad razonable de que el costo de la implementación del control supere al beneficio que se esperaobtener.
3.4. Controles sobre el acceso a los recursos oarchivosEl acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*6.2
Requisito Desarrollado sistemáticamente
7Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos
8 Requisito conforme
8 El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros
7Requisito Desarrollado
sistemáticamente
9 Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
10 Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos
4 Requisito Desarrollado Parcialmente
11Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos
6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
OBSERVACIÓNNo se ha evidenciado Directiva Interna, que norme la identificación o selección y medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.
3.5. Verificaciones yconciliacionesLos procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisiónposterior.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Verificaciones y conciliaciones* 6Requisito Desarrollado
sistemáticamente
Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONNo hay evidencia del desarrollo Direccionado de estas actividades, excepto la información financiera y Presupuestal.
3.6. Evaluación dedesempeñoSe debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidadaplicable
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Evaluación de Desempeño* 2Requisito no Desarrollado
14 La entidad cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas
2Requisito no Desarrollado
15 La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes
2 Requisito no Desarrollado
OBSERVACIÓN
No se ha evidenciado normativa interna para la evaluación de desempeño.
3.7. Rendición decuentasLa Entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos
Página30
institucionales, así como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Rendición de cuentas7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
16 La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición decuentas
5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
17 La administración exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su personal
7Requisito Desarrollado sistemáticamente
18Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de cuenta 9
Requisito conforme
OBSERVACIÓNNo se ha evidenciado Directiva interna, que norme la entrega y rendición de fondos por comisión de servicio del personal.
3.8. Documentación de procesos, actividades ytareasLos procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Documentación de procesos, actividades y tareas* 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
19El personal conoce qué procesos involucran a su unidad orgánica y qué rol le corresponde en los mismos
7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
20Los procesos , actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones
5Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIÓNEl Manual de Procedimientos - MAPRO, se encuentra pendiente de actualización.
3.9. Revisión de procesos, actividades ytareasLos procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Revisión de procesos, actividades y tareas* 6Requisito Desarrollado sistemáticamente
21 Se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente 5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
22Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias
7 Requisito Desarrollado sistemáticamente
OBSERVACIONEl Manual de Procedimientos-MAPRO, se encuentra en pendiente de actualización.
3.10. Controles para las Tecnologías de la Información yComunicacionesLa información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de información, tecnología asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones 6.33 Requisito Desarrollado sistemáticamente
23 Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
24Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)
8Requisito Conforme
25 Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la información
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
26 La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
27 El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
28Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales) 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
29Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente
6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
30Los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso 8 Requisito Conforme
31La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)
6Requisito Desarrollado sistemáticamente
32Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
33La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones. 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
34 La entidad ha establecido controles para la adquisición paquetes software 6Requisito Desarrollado sistemáticamente
RESUMENACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
N° ELEMENTO VALORACIÓN ESTADO
3.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.2 Segregación de Funciones 5.5
3.3 Evaluación Costo-Beneficio 5.5 Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.4 Controles de Acceso a los Recursos o Archivos 6.2Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.5 Verificaciones y Conciliaciones 6 Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito No Desarrollado3.6 Evaluación de Desempeño 2
Requisito Desarrollado sistemáticamente
3.7
3.8
3.9
Rendición de Cuentas
Tareas
Revisión de Procesos, Actividades y Tarea
Controles para las Tecnologías de Información y
7
6
6
Requisito Desarrollado sistemáticamente
Requisito Desarrollado sistemáticamente
COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓNSon los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad.La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades
4.1. Funciones y características de lainformaciónLa información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión.
Requisito Desarrolladosistemáticamente5.65PROMEDIO
Requisito Desarrolladosistemáticamente6.333.10 Comunicaciones
Documentación de Procesos, Actividades y
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Funciones y características de la información* 7.5 Requisito Conforme
1La información Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones 8 Requisito Conforme
2Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información
7 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.2. Información yresponsabilidadLa información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Información y responsabilidad 7.5 Requisito Conforme
3Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas
8 Requisito Conforme
4Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades
7Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
4.3. Calidad y suficiencia de lainformaciónEl titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características conlasquedebecontartodainformaciónútilcomopartedelsistemadecontrolinterno.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Calidad y suficiencia de la información 7.5 Requisito Conforme
5 La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades 8 Requisito Conforme
6 Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información 7 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.4. Sistemas deinformaciónLos sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Sistemas de información 5Requisito Desarrollado Sistemáticamente
7La entidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de susactividades 5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
8Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras
5Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.5. Flexibilidad alcambioLos sistemas de información deben ser revisados periódicamente, y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la Entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Flexibilidad al cambio 5Requisito Desarrollado Sistemáticamente
9 Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento
5Requisito Desarrollado Sistemáticamente
OBSERVACIÓNNo se ha evidenciado Informe de revisión de los sistemas de información, ni normativa interna que norme el procedimiento.
4.6. ArchivoinstitucionalEl titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Archivo institucional 5Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
10La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación e información generada por la entidad
5Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
11La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)
5Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
12 Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado 5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
OBSERVACIÓNNo se ha evidenciado Directiva interna que norme la administración de la información que emite la Municipalidad
4.7. ComunicacióninternaLa comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Comunicación interna 6.67Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
13La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna 8
Requisito Conforme
14La administración mantiene actualizado a la Alta Dirección respecto del desempeño, desarrollo riesgos, principales iniciativas y cualquier otros eventos resultantes
4 Requisito Desarrollado Parcialmente
15 La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal
8Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
OBSERVACIÓNNo se ha evidenciado Directiva interna que norme la evaluación del desempeño
4.8 ComunicaciónexternaLa comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Comunicación externa 7.33 Requisito Conforme
16La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional
8 Requisito Conforme
17El portal de transparencia de la entidad se encuentra adecuadamenteactualizado 6 Requisito Desarrollado
18La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública)
8 Requisito Desarrollado
4.9 Canales decomunicaciónLos canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Canales de comunicación 7Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
19 Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas
7Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
20Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna 7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
RESUMENINFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
N° ELEMENTO VALORACIÓN ESTADO
4.1Funciones y Características de la Información 7.5 Requisito Conforme
4.2 Información y Responsabilidad 7.5 Requisito Conforme
4.3 Calidad y Suficiencia de la Información 7 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.4 Sistemas de Información 5 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.5 Flexibilidad al Cambio 5 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.6 Archivo Institucional 5 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.7 Comunicación Interna 6.67 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
4.8 Comunicación Externa 7.33 Requisito Conforme
4.9 Canales de Comunicación 7 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
PROMEDIO 6.44 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
COMPONENTE SUPERVISIÓNEl sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento.Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.
5.1 Prevención ymonitoreoEl monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Actividades de prevención y monitoreo 6.5Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
1En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello
7Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
2 Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos(monitoreo)
6Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
5.2 Seguimiento deResultadosCuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.
ELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Seguimiento de resultados 6.67Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
3Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección
6Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
4 Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas 7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
5 Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por elOCI 7
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
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5.3 Compromiso deMejoramientoELEMENTOS VALORACIÓN ESTADO
Compromiso de mejoramiento 6Requisito Desarrollado
Sistemáticamente
6 La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente 5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
7 Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas 5
Requisito Desarrollado Sistemáticamente
8Se implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento
8 Requisito Conforme
RESUMENSUPERVISIÓN
N° ELEMENTO VALORACIÓN ESTADO
5.1 Actividades de Prevención y Monitoreo6.5 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
5.2 Seguimiento de Resultados 6.67 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
5.3 Compromiso de Mejoramiento 6 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
PROMEDIO 6.39 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
Estado Descripción Valoración
Requisito No desarrollado (Insuficiencia Crítica)
El requisito no ha sido desarrollado por la MPT a través de la gestión y otrasActividades
0 – 2
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
El requisito es desarrollado parcialmente a través de actividades de gestión de los procesos no sistemáticas ni documentadas o como buenas prácticas del personalresponsable.
3 – 4
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
El requisito es desarrollado sistemáticamente de acuerdo a lo requerido por la norma, aunque restan algunas pocas actividades a través de actividades o controles por implementar para el logro de los resultadosefectivos.
5 – 7
Requisito Conforme (Satisfactorio)
El requisito es cumplido con resultados efectivos a través de actividades programadas sistemáticamente.
8 – 10
El Grado de acercamiento encontrado durante el diagnóstico se resume en la tabla de Valoración por Componente y Elemento que se muestra acontinuación:
VALORACIÓN OBTENIDA POR COMPONENTE Y ELEMENTO DEL SCIREQUISITO VALORACIÓN
PUNTAJEVALORACIÓNMAXIMA
1.1 Filosofía de la Dirección 7 10
1.2 Integridad y Valores Éticos 7.2 101.3 Administración Estratégica 5.83 101.4 Estructura Organizacional 5.17 101.5 Administración de los Recursos Humanos 4 101.6 Competencia Profesional 6 101.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad 6 101.8 Órgano de Control Institucional 7.33 102.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos 2 102.2 Identificación de Riesgos 2 102.3 Valoración de Riesgos 2 102.4 Respuesta al Riesgo 2 103.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación 6 103.2 Segregación de Funciones 5.5 103.3 Evaluación de Costo-Beneficio 5.5 103.4 Controles sobre el acceso a los Recursos o Archivos 6.2 103.5 Verificaciones y Conciliaciones 6 103.6 Evaluación de Desempeño 2 103.7 Rendición de Cuentas 7 103.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 6 103.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 6 103.10 Controles para Tecnologías de la Información y Comunicación 6.33 104.1 Funciones y características de la Información 7.5 104.2 Información y Responsabilidad 7.5 104.3 Calidad y suficiencia de la Información 7. 104.4 Sistemas de Información 5 104.5 Flexibilidad al Cambio 5 104.6 Archivo Institucional 5 104.7 Comunicación Interna 6.67 104.8 Comunicación Externa 7.33 104.9 Canales de Comunicación 7 105.1 Actividades de Prevención y Monitoreo 6.5 105.2 Seguimiento de Resultados 6.67 105.3 Compromiso de Mejoramiento 6 10
Para la ponderación de los factores de cada uno de los componentes, en armonía con los principios y buenas prácticas internacionales sobre la materia, se ha establecido una escala con asignación de la calificación y su puntaje correspondiente, adoptado en función a mi criterio profesional, la misma que se muestra a continuación:
COMPONENTE VALORACIÓN ESTADO
AMBIENTE DE CONTROL 6.07 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
EVALUACIÓN DE RIESGOS2 Requisito no Desarrollado
ACTIVIDADES DE CONTROL 5.65 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 6.44 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
SUPERVISIÓN 6.39 Requisito Desarrollado Sistemáticamente
PROMEDIO 5.32 Adecuado
FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
De la Contrastación con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisión de la Documentación y la Cultura de la Organización se han determinado Fortalezas y Debilidades que deben ser tomadas en cuenta para la Implementación del Sistema de Control Interno.
COMPONENTE DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS
AMBIENTE DE CONTROL
COMPROMISO DE LA ALTADIRECCIÓNINTEGRIDAD Y VALORES
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA No se encuentra difundido y no es de conocimiento general la misión, visión y objetivos
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL No se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
No ha elaborado el plan anual de formación y capacitación del personal
COMPETENCIA PROFESIONALORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
COMPONENTE DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS
EVALUACIÓN DE RIESGO
Plan de actividades para la administración de losriesgos
El plan de actividades para la administración de los riesgos
Compromiso de la alta DirecciónSe encuentra en proceso de implementación.
OCI
COMPONENTE DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Acciones de rotación de personal en puestos susceptibles de riesgo o fraude
no se ha evidenciado Directiva interna sobre acciones de rotación de personal
Rendición de cuentasControles de acceso a los recursos oarchivos
Desarrollo de cultura “costo-beneficio”
Controles para las tecnologías de información y comunicación
No se ha evidenciado Directiva interna de cultura de evaluación “costo-beneficio”
Evaluación de desempeño
No se ha evidenciado Directiva interna sobre evaluación de desempeño
COMPONENTE DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Sistemas de información Funciones y características de la información
No se ha evidenciado Directiva interna
Información y responsabilidad
Flexibilidad al cambio Calidad y suficiencia de la información No se ha evidenciado Directiva
interna sobre revisión de sistemas de información
Comunicación externa
Archivo Institucional No se ha evidenciado Directiva interna que norme la administración de la información
COMPONENTE DEBILIDADES FORTALEZAS CAUSAS
SUPERVISIÓN
Autoevaluaciones para planes de mejora Actividades de prevención y monitoreo
No se ha evidenciado Directiva interna sobre autoevaluaciones para proposiciones de planes demejora.
Seguimiento de resultados
Compromiso de mejoramiento .
Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas:• Liderazgo de la AltaDirección• Entendimiento, voluntad y decisión de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
implementar su sistema de ControlInterno• OrganizaciónGerencialpredispuestaydecididoapoyoalaimplementación.
• Buena predisposición del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la identificación de procesos críticos para una consecuente mejora de la gestión, así como el brindar información de la manera más rápida yespontánea.
XI OBSERVACIONES AL SISTEMA DE CONTROLINTERNO
EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:1. Es evidente la necesidad de unreforzamiento de capacitación al personal, a fin de
optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de ControlInterno.
2. El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MPT, que revelan parcialmente conocer suexistencia.
3. El Plan Estratégico Institucional se encuentra en proceso de actualización en la Oficina de Planificación, Presupuesto yRacionalización.
4. ElManualdeOrganizaciónyFunciones(MOF),noseencuentraactualizado.5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentraactualizado.6. El área de personal no cuenta con un clasificador de cargosactualizado,7. EláreadepersonalnocuentaconunaDirectivaparalaevaluacióndedesempeño.
EN EL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS8. La Municipalidad no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos que contenga
actividades de identificación, valoración y respuesta a losriesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL9. No se ha evidenciado Directiva para acciones de rotación de personal asignado en
puestos susceptibles a riesgos defraude.10. No se ha evidenciado Directiva de evaluación “costo-beneficio”, que brinde seguridad
razonable de que el costo de la implementación del control no supere al beneficio que se esperaobtener.
11. No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso noautorizado.
12. No se ha evidenciado Directiva que norme el procedimiento deverificaciones de ejecución de procesos, actividades ytareas.
13. No se haevidenciadoDirectiva, que norme la entregayrendición defondospor comisión deservicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN14. No se ha evidenciado Directiva que norme la revisión de los sistemas deinformación.15. No se ha evidenciado Directiva que norme la administración de la información que emite
laMunicipalidad
XII PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADESORGÁNICAS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓNUnidad Orgánica: Logística y Servicios Generales
Planificación de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de bienes yservicios.Falta de planificación adecuada ocasiona controversia funcional con la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización, demora en la atención de los requerimientos, demora en la entrega de las conformidades y malestar en el cumplimiento de pago a proveedores.
Carencia de un local o espacio para cochera y taller demaestranza.Dificulta un control adecuado de la salida y retorno así como del estado de las unidades vehiculares.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad Elaboración de Estados Financieros Trimestrales y Anuales. Por
información fuenteinoportuna.Por recepción de conciliaciones bancarias con atraso.Por actualizaciones realizadas cercanas a la fecha de presentación.
Conciliación de Cuentas Trimestrales porCobrarPor diferencias entre los reportes de Tesorería y Rentas, a nivel de detalle.
Conciliación entre Libro bancos y las conciliacionesbancariasPor diferencias entre rubro caja y bancos y Tesorería.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería Custodia dedinero
Falta o inadecuada seguridad interna en plataforma de atención al contribuyente.
GERENCIA DE RENTASSub Gerencia de Administración Tributaria
Información al contribuyente en temastributariosPor falta de capacitación.
Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria Fiscalización de casa habitación y/o zonaindustrial Emisión de Resoluciones de determinación y demultas Oficios de requerimientos y depresunta
Por falta de personal y/o capacitación.Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización y Licencias
Autorización de Licencia deFuncionamientoPor desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación
Autorización para la Ubicación de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios. Porinstalacionesdeanunciospublicitariossinautorizaciónysinmedidasnormadas.
Elaborar y Mantener Actualizado el Registro de lasMYPES.Por carencia de registro histórico sistematizado y carencia de personal.
GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANOUnidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro y Habilitaciones Urbanas
Catastro de los Predios delDistrito. Elaboración de expedientes técnicos de habilitación urbana deoficio. Verificación de predios insitu Orientación y recepción adecuada de documentación para trámitesmunicipales Emisión de constancias de posesión para factibilidad de serviciosbásicos.
Por falta de personal especializado y/o capacitación.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas y Control Urbano Expedición de Licencia de obras para edificaciones (diferentes modalidades). Recepción de expedientesincompletos Fiscalización y control urbano de obras mediante la supervisiónconstante.
Por falta de conciencia de la población para solicitar licencias, falta de ética profesional de proyectistas y falta de personal.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas Evaluación de las liquidaciones de obraspúblicas
No se cuenta con documentación completa
GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIALSub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente
Reclutamiento de personal para los servicios de barrido de calles y mantenimiento de áreasverdesEscasa oferta de mano de obra
Mantenimiento de áreasverdesPor cambio climático y entrega de herramientas fuera de tiempo
Recojo de residuos sólidos (basura en las calles) fuera del horario derecojo
Por actitud negativa de los vecinos al cumplimiento de las disposiciones Municipales.GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION
Conciliación de ingresos y gastos- Evaluación Presupuestal.
XIII DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO
CRITERIOS METODOLÓGICOSLa formulación del presente Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Tayacaja, se ha realizado siguiendo la metodología y los lineamientos establecidos “ Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado”, es decir se haefectuado: Recopilación y estudio selectivo de la información y documentación disponible sobre las
medidas, disposiciones, procedimientos y prácticas instituidas por la Entidad como parte de su Sistema de Control Interno, así como toda la normatividad interna o externa vinculada con el control internovigente.
Revisión de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los ejecutivos y funcionariosclaves,y pruebas operativas a los controles identificados.
Validación de resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los funcionarios responsables.
Identificación de debilidades yfortalezas. Determinación del nivel de implementación y adecuación de la estructura de control interno,
en línea con los componentes y subsistemas de control establecidos, identificando, analizando y concluyendo, en los aspectossiguientes:o El nivel de desarrollo, organización y grado de madurez del Sistema de Control Interno
actual.o Los estándares o elementos de control que conforman el sistema existente y su grado de
formalidad.o Las deficiencias, vacíos y oportunidades de mejora que presenta el Sistema de Control
Interno (en su conjunto) enoperación.o La metodología de control de gestiónestratégica.o Los ajustes o adecuaciones que deben efectuarse eimplantarse.o Una estimación de los recursos económicos y de personal requerido para la
implementación de las deficiencias, vacío y oportunidades antes mencionadas, las cuales serán presentadas en un Plan deAcción.
Asimismo, la metodología empleada ha considerado el uso de técnicas de indagación, inspección, cálculo, confirmación, observación, entre otras; así como la aplicación de las herramientas de recolección de información desarrolladas especialmente para este propósito en la Municipalidad Provincial de Tayacaja, como son: encuestas de percepción, entrevistas de contrastación por componentes y factores y cuestionarios de control interno por procesos, orientados en conjunto a la evaluación y determinación del grado de madurez del control
internodelaEntidad,tantoanivelgeneralcomoporsusunidadesorgánicasconformantes.
AMBIENTE DE CONTROL1. La Municipalidad Provincial de Tayacaja cuenta con un sistema de control interno
reconocidoportodoelpersonalinvolucradoenelcumplimientodelaVisiónyMisión.2. Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la
organización.3. La Alta Dirección apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y las
mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con calidad a los ciudadanos del Distrito de Santa Anita y cumplir con losObjetivos.
4. Se cuenta con un soportenormativo referido a las actividades de control preventivo.5. En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrándose en proceso
de desarrollo, el componente de “evaluación de riesgos” y en tanto que en un nivel destacado, los elementos de control referidos a “filosofía de la Dirección”, “Integridad y Valores Éticos”, “Órgano de Control Institucional” y “Comunicaciónexterna.”
6. Con respecto a la norma “Administración de Recursos Humanos”, requiere de políticas para la formación y capacitación del personal, y algunas unidades orgánicas no cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de susactividades.
EVALUACION DE RIESGOSA la fecha, la Municipalidad aún no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodología COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL1. Los Procedimiento de Autorización y Aprobación; controles sobre el acceso a los recursos o
archivos, verificaciones y conciliaciones; rendición de cuentas; documentación y revisión de procesos, actividades y tareas; controles para tecnologías de la información y comunicación vienen desarrollándose adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminación del Plan Estratégico Institucional.
2. Es necesario una normativa interna para la implementación de la evaluación del desempeño del personal que considere indicadores adecuados ala
3. Visión y Misión de laMunicipalidad.
4. Es necesario una normativa interna para la implementación de la metodología “costo- beneficio” a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichoscontroles.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN1. Loselementosdeinformaciónycomunicaciónsedanenlaorganizaciónencalidady
suficiencia.
2. Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha establecido un perfil para acceder a la información que le es pertinente conocer para gestionar sus funciones de maneraeficiente.
3. Sin embargo se cuenta solo con información de algunos manuales, directivas y documentos normativos a disposición del personal, ameritando la formulación de todos los manuales, reglamentos y directivasnecesarios.
4. Amerita reforzar la capacitación en el manejo del sistema de información con que se cuenta, para incentivar su usoeficaz.
SUPERVISIÓNSe desarrollan las actividades de prevención y monitoreo. La OCI cumple su papel de controlador posterior.El componente de “Supervisión” obtiene una calificación de Bueno, resultado que nos lleva a concluir que este componente se encuentra desarrollado.
XIV CONCLUSIÓN DELDIAGNÓSTICO
La Municipalidad Provincial de Tayacaja, excepto por los elementos indicados en observaciones y procesos críticos, que ameritan implementación y/o reforzamiento a nivel de entidad o de proceso, según corresponda; cuenta con un sistema de control interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones prioritarias actuales de la Alta Dirección, su reforzamiento ymejora.
XV RECOMENDACIONES
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR A NIVEL DE ENTIDAD
EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1. Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de ControlInterno.
2. Divulgación conveniente del Código de Ética al personal de laMPT.3. Culminación del Plan Estratégico Institucional, divulgarlo convenientemente al personal,
reenmarcando la Misión, Visión y sus objetivosestratégicos.4. Actualizar el Manual de Organización y Funciones(MOF).5. Actualizar el Manual de Procedimientos(MAPRO).6. Formulación de un Clasificador de Cargos actualizado, para la Unidad dePersonal7. Formulación de una Directiva para la Evaluación delDesempeño.
EN EL COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS8. Implementación de un Plan de Administración de Riesgos, alineado a la metodología
COSO, que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a losriesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL9. Formulación de una Directiva que norme acciones de rotación del personal asignado a
puestos susceptibles a riesgos defraude.10. Formulación de una Directiva de Evaluación “costo- beneficio” al reforzamiento del Sistema
de Control Interno, a efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrán con dichoscontroles.
11. Formulación de una Directiva de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso no Autorizado.
12. Formulación de una Directiva de Verificaciones de Ejecución de Procesos, Actividades y Tareas.13. Formulación de una Directiva, que norme la Entregay Rendición deFondos por
Comisión deServicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION
14. Formulación de una Directiva que norme el Procedimiento para la Revisión de los Sistemas deInformación.
15. Formulación de una Directiva que norme la Administración de la Información que emite laMunicipalidad
IMPLEMENTACION A NIVEL DE PROCESOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIONUnidad Orgánica: Logística y Servicios Generales
Efectuar una adecuada Planificación de requerimientos de bienes yservicios. Implementar un local para cochera y taller demaestranza.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Contabilidad Entregar a Contabilidad la información pertinente para la Elaboración de Estados
Financieros Trimestrales y Anuales, en fechaoportuna. Tesorería y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de detalle. Tesorería entregueaContabilidad Información conciliada de LibroBancosy
EstadosBancarios
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Tesorería Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero yvalores.
GERENCIA DE RENTAS
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Administración Tributaria Reforzar la capacitación para brindar Información al contribuyente en temas tributarios.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria Reforzar el apoyo de personal y capacitación adecuada para el desarrollo de los
indicadosprocesos.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Comercialización y Licencias Medidas de persuasión u otro mecanismo, contra el desarrollo de giros comerciales
incompatibles con lazonificación Medidas de persuasión u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios
publicitarios sin autorización y sin medidasnormadas. Implementar el registro histórico sistematizado y apoyo depersonal.
GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Catastro y Habilitaciones Urbanas Apoyar con personal especializado y capacitado convenientemente para el desarrollo de los
procesosindicados.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Privadas y Control Urbano Concientizar: A la población para solicitar licencias; a proyectistas para comportamiento
ético y brindar apoyo de personal necesario, para el desarrollo de los procesosindicados.
Unidad Orgánica: Sub Gerencia de Obras Públicas Disposición para la presentación-recepción de documentacióncompleta.
GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIALUnidad Orgánica: Sub gerencia de Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio Ambiente
Incentivar y/o motivar demanda de mano deobra. Disposición para entrega-recepción de herramientas en formaoportuna. Disposición para campaña de concientización a los vecinos a la adopción de actitud positiva
en el cumplimiento de las disposicionesMunicipales.
GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION Coordinación permanente para la correcta ejecución del Presupuesto, corolario de una
adecuada Planificación de requerimientos de bienes yservicios.
ROL DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICASLos funcionarios de las Unidades Orgánicas deben brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización, suministrando información base de sus unidades para la formulación y/o actualización de los instrumentos normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que serán necesarias ejecutar en función a la misión, visión y objetivos estratégicos de la Municipalidad.
Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a fin de consolidar la información que reciba de las unidades y proceda a la formulación y/o actualización del Plan Estratégico Institucional(PEI), Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
AL COMITÉ DE CONTROL INTERNOLa implementación y/o reforzamiento de las observaciones y procesos críticos, en armonía con los requisitos establecidos en las Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIÓN), a fin de continuar con la dinámica desarrollada, así como por la naturaleza temporal y circunstancial del diagnóstico presentado.
XVI ESQUEMAS DE OBSERVACIONES Y PROCESOSCRÍTICOS
ESQUEMA DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO
Componente de Control Interno Observaciones Recomendaciones de Implementación
AMBIENTE DE CONTROL
Necesidad de un reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
Reforzamiento de capacitación al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilización, respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
El Código de Ética no está debidamente divulgado al personal de la MPT, que revelanparcialmenteconocersuexistencia.
Divulgar convenientemente el Código de Ética al personal de la MPT.
El Plan Estratégico Institucional se encuentra en proceso de actualización en la Oficina de Planificación, Presupuesto y Racionalización.
Actualizar el Plan Estratégico Institucional.
El Manual de Organización y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
Actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF),
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
Actualizar el Manual de Procedimientos (MAPRO).
El área de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado,
Actualizar el Clasificador de Cargos de la Unidad de Personal.
El área de personal no cuenta con una Directiva para la evaluación del desempeño.
Formular una Directiva de “Evaluación del Desempeño”.
Evaluación de RiesgosLa Municipalidad no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
Implementar un Plan de Administración de Riesgos que contenga actividades de identificación, valoración y respuesta a los riesgos.
Actividades de Control GerencialNo se ha evidenciado Directiva para acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos defraude.
Formular una Directiva para acciones de rotación de personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
No se ha evidenciado Directiva de evaluación “costo-beneficio”.
Formular una Directiva de “Evaluación “Costo-Beneficio””, que brinde seguridad razonable de que el costo del reforzamiento del control Interno no superará al beneficio queque se espera obtener.
No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.
Formular una Directiva de “Medidas de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso No Autorizado”.
No se ha evidenciado Directiva que norme el procedimiento de verificaciones de ejecución de procesos, actividades y tareas.
Formular una Directiva de “ Procedimiento de Verificaciones de Ejecución de Procesos, Actividades y Tareas”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la entrega y rendición de fondos por comisión de servicio.
Formular una Directiva de “Entrega y Rendición de Fondos por Ccomisión de Servicio”.
Información y ComunicaciónNo se ha evidenciado Directiva o Instructivo de manejo del Sistema de Información con que cuenta la Municipalidad, para su uso eficaz por parte del personal.
Formular un Instructivo de “Manejo del Sistema de Información de la Municipalidad Provincial de Tayacaja”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la revisión de los sistemas de información.
Formular una Directiva que de “Revisión de los Sistemas de Información de la Municipalidad Provincial de Tayacaja”.
No se ha evidenciado Directiva que norme la administración de la información que emite la Municipalidad
Formular una Directiva de “Administración de la Información que Emite la Municipalidad Provincial de Tayacaja”
ESQUEMA DE PROCESOS CRÍTICOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS
Unidades Orgánicas Procesos Críticos Recomendaciones de Implementación
Logística y Servicios GeneralesPlanificación de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de bienes y servicios, especialmente a fines del ejercicio.
Efectuar una adecuada Planificación de requerimientos de bienes y servicios.
Local para cochera y taller de maestranza.
Implementar un local para cochera y taller demaestranza.
ContabilidadElaboración de Estados Financieros Trimestrales yAnuales.
Entregar a Contabilidad la información pertinente para la Elaboración de Estados Financieros Trimestrales y Anuales, en fechaoportuna.
Conciliación de Cuentas Trimestrales por Cobrar
Tesorería y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de detalle.
Conciliación entre Libro bancos y Estados bancarios
Tesorería entregue a Contabilidad Información conciliada de Libro Bancos y Estados Bancarios
Tesorería Custodia de dinero y valores Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero y valores.
Administración TributariaInformación al contribuyente en temas tributarios
Reforzar la capacitación para brindar Información al contribuyente en temas tributarios.
Fiscalización Tributaria Fiscalización de casa habitación y/o zona industrial - Emisión de Resoluciones de determinación y de multas - Oficios de requerimientos y de presunta
Reforzar el apoyo de personal y capacitación adecuada para el desarrollo de los indicadosprocesos.
Comercialización y LicenciasAutorización de Licencia de Funcionamiento Medidas de persuasión u otro mecanismo,
contra el desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificación
Autorización para la Ubicación de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios.
Medidas de persuasión u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios publicitarios sin autorización y sin medidas normadas.
Elaborar y Mantener Actualizado el Registro de las MYPES.
Implementar el registro histórico sistematizado y apoyo depersonal.
Catastro y Habilitaciones UrbanasCatastro de los Predios del Distrito de Pampas- Elaboración de expedientes técnicos de habilitación urbana de oficio - Verificación
Apoyar con personal especializado y capacitado convenientemente para el desarrollo de los procesosindicados.
de predios in situ - Orientación y recepción adecuada de documentación para trámites municipales - Emisión de constancias de posesión para factibilidad de servicios básicos.
Obras Privadas y Control UrbanoExpedición de Licencia de obras para edificaciones en distintas modalidades - Recepción de expedientes incompletos - Fiscalización y control urbano de obras mediante la supervisión constante.
Concientizar: A la población para solicitar licencias; a proyectistas para comportamiento ético y brindar apoyo de personal necesario, para el desarrollo de los procesos indicados.
Obras PúblicasEvaluación de las liquidaciones de obras públicas
Disposición para la presentación-recepción de documentación completa.
Limpieza Pública, Áreas Verdes y Medio AmbienteReclutamiento de personal para los servicios de barrido de calles y mantenimiento de áreasverdes
Incentivar y/o motivar demanda de mano de obra
Mantenimiento de áreas verdes Disposición parar entrega.recepción de herramientas en formaoportuna
Recojo de residuos sólidos(basura en las calles) fuera del horario de recojo
Disposición para campaña de concientización a los vecinos a la adopción de actitud positiva en el cumplimiento de las disposiciones Municipales.
Planificación, Presupuesto y RacionalizaciónConciliación de ingresos y gastos Coordinación permanente para la correcta
ejecución del Presupuesto, corolario de una adecuada Planificación de requerimientos de bienes yservicios.
Evaluación Presupuestal La evaluación presupuestal debe ser permanente para verificar si lo programado coincide con lo ejecutado
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