[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Buku Panduan Administrator
Office Automation System
Perum Peruri
< Snapshot Menu Persuratan Perum Peruri>
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109
Versi 1.0 ● 1 November 2009
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Hak Cipta©
Hak Cipta © eBdesk Limited
Hak cipta dilindungi Undang-Undang. Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit
PerwakilanPT. eBdesk Indonesia, Kantor PemasaranMenara Sudirman lantai 19Jl. Jend. Sudirman Kav 60Jakarta, Indonesia 12190Phone +62-21-5270669Fax +62-21-5204438Email: [email protected]
Pusat TeknologieBdesk CorporationJl. Raden Patah 21Bandung, Jawa Barat, Indonesia 40132Phone +62-22-2502423Fax +62-22-2533792Visit: http://www.ebdesk.com
Layanan Online Home http://www.ebdesk.com/E-mail [email protected]
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | i
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
DAFTAR ISI
Hak Cipta©.................................................................................................................................iPerwakilan...........................................................................................................................iPusat Teknologi.................................................................................................................iLayanan Online.................................................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii1 Pendahuluan..................................................................................................................1
1.1 Login Office Automation System Perum Peruri........................................................11.2 Logout Office Automation System Perum Peruri......................................................1
2 Sub Menu Surat Masuk..............................................................................................22.1 Mencatat Surat Masuk dan Meneruskan Surat Masuk..............................................22.2 Menerima Surat Masuk.............................................................................................62.3 Menerima Disposisi Surat Masuk.............................................................................8
3 Sub Menu Surat Keluar............................................................................................103.1 Surat Keluar Umum.................................................................................................11
3.1.1 Membuat Konsep Surat Keluar Umum...............................................................113.1.2 Draft Surat Keluar Umum...................................................................................143.1.3 Inbox Surat Keluar Umum..................................................................................20
3.1.3.1 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper..............203.1.3.1.1 Kirim ke Pengorektor.............................................................................223.1.3.1.2 Kirim Surat.............................................................................................233.1.3.1.3 Edit Surat................................................................................................243.1.3.1.4 Pengarsipan Surat..................................................................................24
3.1.3.2 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper25
3.1.3.2.1 Tombol Koreksi......................................................................................253.1.3.2.2 Tombol Approve Surat...........................................................................263.1.3.2.3 Tombol Surat Diteruskan.......................................................................27
3.2 Surat Kuasa..............................................................................................................283.2.1 Draft Konsep Surat Kuasa....................................................................................30
3.2.1.1 Draft Surat Kuasa untur User TU / Rokominper........................................303.2.1.2 Draft Surat Kuasa untur User Non TU / Non Rokominper........................30
3.3 Surat Keterangan......................................................................................................313.3.1 Membuat Konsep Surat Keterangan...................................................................31
4 Sub Menu Pembuatan Konsep Surat..................................................................354.1 Pemilihan Jenis Konsep Surat..................................................................................354.2 Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)....................................................................37
4.2.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal).............................................374.2.2 Tampilan Keputusan............................................................................................434.2.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan...............................................................44
4.2.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan.....................................................................454.2.3.2 Tampilan Draft Konsep Keputusan............................................................474.2.3.3 Pengecekan Hasil Koreksi..........................................................................474.2.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox Konseptor........................................................47
4.2.3.4.1 Melihat Tampilan Keputusan.................................................................484.2.3.4.2 Melihat Hasil Koreksi Keputusan..........................................................484.2.3.4.3 Edit Keputusan.......................................................................................494.2.3.4.4 Update Nomor Surat...............................................................................50
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | ii
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.2.3.4.5 Pengiriman Keputusan Ke Penandatangan.............................................504.2.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep Keputusan..................................................514.2.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi Surat..........................................514.2.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi.................................................524.2.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil Koreksi...............................................524.2.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan...................................................................53
4.2.3.4.6 Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi.............................534.3 Konsep Keputusan Tipe 2 (Pasal)............................................................................55
4.3.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Pasal).....................................................554.3.2 Tampilan Keputusan............................................................................................614.3.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan...............................................................62
4.3.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan.....................................................................634.3.3.2 Tampilan Draft Konsep Keputusan............................................................654.3.3.3 Pengecekan Hasil Koreksi..........................................................................654.3.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox Konseptor........................................................65
4.3.3.4.1 Melihat Tampilan Keputusan.................................................................664.3.3.4.2 Melihat Hasil Koreksi Keputusan..........................................................664.3.3.4.3 Edit Keputusan.......................................................................................674.3.3.4.4 Update Nomor Surat...............................................................................684.3.3.4.5 Pengiriman Keputusan Ke Penandatangan.............................................68
4.3.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep Keputusan..................................................694.3.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi Surat..........................................694.3.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi.................................................704.3.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil Koreksi...............................................704.3.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan...................................................................71
4.3.3.4.6 Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi.............................714.4 Konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)....................................................73
4.4.1 Pembuatan Konsep SPPD....................................................................................744.4.2 Draft SPPD...........................................................................................................81
4.4.2.1 Draft SPPD user TU / Rokominpers...........................................................814.4.2.1.1 Kirim ke Pengoreksi...............................................................................824.4.2.1.2 Update ke Inbox.....................................................................................834.4.2.1.3 Edit Surat................................................................................................84
4.4.2.2 Draft SPPD user Non TU / Non Rokominpers...........................................844.4.2.2.1 Kirim ke Pengoreksi...............................................................................85
4.4.2.2.1.1 Koreksi Surat...................................................................................874.4.2.2.1.2 Pengesahan Surat.............................................................................884.4.2.2.1.3 Surat Diteruskan..............................................................................89
4.4.2.2.2 Kirim Ke TU...........................................................................................904.4.2.2.3 Edit Surat................................................................................................93
4.4.2.3 Inbox SPPD................................................................................................944.4.2.4 Inbox SPPD User TU / Rokominpers.........................................................94
4.4.2.4.1 Tombol Kirim Surat...............................................................................964.4.2.4.2 Tombol Edit Surat..................................................................................964.4.2.4.3 Tombol Pengarsipan Surat.....................................................................96
4.5 Konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB).........................................................974.6 Konsep Surat Perintah............................................................................................100
4.6.1 Pembuatan Konsep Surat Perintah.....................................................................1004.6.2 Folder Draft Non TU..........................................................................................106
4.6.2.1 Kirim Surat Ke Pengoreksi.......................................................................107
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | iii
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.6.2.2 Kirim Surat Ke TU...................................................................................1084.6.3 Folder Inbox User TU........................................................................................109
4.6.3.1 Pengiriman Surat dari Inbox User TU.....................................................1114.6.3.2 Pengubahan (Editing) Surat......................................................................1124.6.3.3 Pengarsipan Surat.....................................................................................112
4.6.4 Inbox Non TU....................................................................................................1124.7 Konsep Surat Instruksi...........................................................................................1144.8 Konsep Surat Pengumuman..................................................................................1154.9 Konsep Surat Telefax Versi Inggris.......................................................................1164.10 Konsep Surat Telefax Versi Indonesia...................................................................1174.11 Konsep Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal ).......................................................1184.12 Konsep Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )...............................................................1194.13 Konsep Surat Perjanjian.........................................................................................120
5 Sub Menu Disposisi.................................................................................................1216 Sub Menu Surat Masuk..........................................................................................1227 Sub Menu Surat Keluar..........................................................................................1238 Sub Menu Nota Dinas.............................................................................................124
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | iv
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
DAFTAR GAMBAR
Gambar A.1-1 Pembuatan Konsep Surat................................................................................26Gambar A.1-2 Menu Pilihan Jenis Surat.................................................................................27Gambar A.2-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU.............................27Gambar A.2-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU....................................27Gambar A.2-3 Form Konsep Keputusan Tipe 1.....................................................................28Gambar A.2-4 – Pilihan Jenis Nomor Surat............................................................................28Gambar A.2-5 – Tampilan Ikon Kalender..............................................................................29Gambar A.2-6 Tampilan Pop-up Kalender.............................................................................29Gambar 2.2-7 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa..........................................29Gambar 2.2-8 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date..................................29Gambar 2.2-9 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan...............................................30Gambar A.2-10 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN...............................................................................................................31Gambar A.2-11 Tampilan Daftar Produk Hukum...................................................................31Gambar A.2-12 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan.......................................................31Gambar A.2-13 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai............................................................32Gambar A.2-14 Tampilan Konsep Keputusan........................................................................34Gambar A.2-15 Tampilan Folder Draft Konseptor TU..........................................................35Gambar A.2-16 Form Perubahan Konsep Keputusan.............................................................36Gambar A.2-17 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft.............37Gambar A.2-18 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi........................................37Gambar A.2-19 Tampilan Inbox Konseptor TU.....................................................................38Gambar A.2-18 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox......................38Gambar A.2-21 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi.............................................................39Gambar A.2-22 Tampilan Catatan Hasil Koreksi...................................................................39Gambar A.2-23 Tampilan Pembuatan Nomor Surat...............................................................40Gambar A.2-24 Tampilan Inbox Penandatangan....................................................................41Gambar A.2-25 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan.......................41Gambar A.2-26 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi....................................................42Gambar A.2-27 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan...................................43Gambar A.2-28 Tampilan Folder Archive Konseptor............................................................43Gambar A.2-29 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi...............................................................44Gambar A.3-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU.............................45Gambar A.3-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU....................................45Gambar A.3-3 Form Konsep Keputusan Tipe 2.....................................................................46Gambar A.3-4 – Pilihan Jenis Nomor Surat............................................................................46Gambar A.3-5 – Tampilan Ikon Kalender..............................................................................47Gambar A.3-6 Tampilan Pop-up Kalender.............................................................................47Gambar A.3-7 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa.........................................47Gambar A.3-8 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date.................................47Gambar A.3-9 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan..............................................48Gambar A.3-10 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN...............................................................................................................49Gambar A.3-11 Tampilan Daftar Produk Hukum...................................................................49Gambar A.3-12 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan.......................................................49Gambar A.3-13 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai............................................................50Gambar A.3-14 Tampilan Konsep Keputusan........................................................................52Gambar A.3-15 Tampilan Folder Draft Konseptor TU..........................................................53 No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | v
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar A.3-16 Form Perubahan Konsep Keputusan.............................................................54Gambar A.3-17 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft.............55Gambar A.3-18 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi........................................55Gambar A.3-19 Tampilan Inbox Konseptor TU.....................................................................56Gambar A.3-18 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox......................56Gambar A.3-21 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi.............................................................57Gambar A.3-22 Tampilan Catatan Hasil Koreksi...................................................................57Gambar A.3-23 Tampilan Pembuatan Nomor Surat...............................................................58Gambar A.3-24 Tampilan Inbox Penandatangan....................................................................59Gambar A.3-25 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan.......................59Gambar A.3-26 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi....................................................60Gambar A.3-27 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan...................................61Gambar A.3-28 Tampilan Folder Archive Konseptor............................................................61Gambar A.3-29 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi...............................................................62Gambar A.4-1 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh non-TU.......................63Gambar A.4-2 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh TU..............................63Gambar A.4-3 Tampilan Form Pembuatan Konsep SPPD.....................................................64Gambar A.4-4 Tampilan Pilihan Jenis Nomor SPPD.............................................................65Gambar A.4-5 Tampilan Ikon Kalender.................................................................................65Gambar A.4-6 Tampilan Jenis Pilihan SPPD.........................................................................65Gambar A.4-7 Tampilan Daftar Produk Hukum.....................................................................66Gambar A.4-8 Tampilan Daftar Pegawai................................................................................67Gambar A.4-9 Tampilan Daftar Jenis Kendaraan...................................................................68Gambar A.4-10 Tampilan Data Perjalanan Dinas...................................................................69Gambar A.4-11 Contoh Preview Surat Perintah Perjalanan Dinas.........................................70Gambar A.4-12 Pesan Proses Penyimpanan Kedalam Folder Draft.......................................71Gambar A.4-13 Tampilan Menu Draft User TU.....................................................................71Gambar A.4-14 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................72Gambar A.4-15 Tampilan Lembar Koreksi............................................................................72Gambar A.4-16 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi..................................................73Gambar A.4-17 Pesan Pengiriman ke Inbox Konseptor.........................................................73Gambar A.4-18 Tampilan Menu Inbox Konseptor.................................................................74Gambar A.4-19 Tampilan Menu Draft User Non TU.............................................................74Gambar A.4-20 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................75Gambar A.4-21 Tampilan Lembar Koreksi............................................................................75Gambar A.4-22 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi..................................................76Gambar A.4-23 Menu Pesan Pengiriman ke Pengoreksi........................................................76Gambar A.4-24 Tampilan Menu Inbox Pengoreksi................................................................77Gambar A.4-24 Tampilan Menu Catatan Pengoreksi.............................................................77Gambar A.4-26 Menu Pesan Pengiriman Hasil Koreksi ke Konseptor..................................78Gambar A.4-27 Pesan Proses Pengesahan Konsep SPPD......................................................78Gambar A.4-28 Contoh Lembar Koreksi................................................................................79Gambar A.4-29 Contoh Menu untuk Meneruskan Surat........................................................79Gambar A.4-30 Pesan Pengiriman Surat yang Berhasil Diteruskan.......................................80Gambar A.4-31 Tampilan Menu Pengiriman Surat ke TU oleh Konseptor Non TU.............80Gambar A.4-32 Tampilan Pesan Proses Pengiriman ke TU oleh Konseptor Non TU...........81Gambar A.4-33 Tampilan Inbox TU.......................................................................................81Gambar A.4-34 Contoh Preview SPPD dengan Lampiran....................................................82Gambar A.4-35 Contoh Lampiran SPPD................................................................................83Gambar A.4-36 Tampilan Menu Inbox User TU....................................................................84
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | vi
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar A.4-37 Pesan Mengenai Lampiran SPPD.................................................................84Gambar A.4-38 Fasilitas Pembuatan Nomor SPPD................................................................85Gambar A.4-39 Fasilitas Pengambilan Nomor BackDate......................................................85Gambar A.4-40 Pesan Pembuatan dan Pemakaian Nomor SPPD..........................................86Gambar A.4-41 Pesan Pengiriman SPPD ke Tujuan Surat.....................................................86Gambar A.6-1 Tampilan Form Konsep Surat Perintah...........................................................90Gambar A.6-2 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan Biasa..........................................91Gambar A.6-3 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan a.n..............................................92Gambar A.6-4 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan u.b..............................................92Gambar A.6-5 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan Biasa...........................................93Gambar A.6-6 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan a.n...............................................94Gambar A.6-7 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan u.b...............................................95Gambar A.6-8 Pesan Proses Penyimpanan Surat Perintah.....................................................96Gambar A.6-9 Tampilan Folder Draft User Non TU..............................................................96Gambar A.6-10 Contoh Lembar Koreksi................................................................................97Gambar A.6-11 Contoh Isian Lembar Koreksi.......................................................................97Gambar A.6-12 Contoh Isian Lembar Koreksi.......................................................................98Gambar A.6-13 Pesan Proses Pengiriman Surat ke Pengoreksi.............................................98Gambar A.6-14 Tampilan Menu Pengiriman ke TU..............................................................99Gambar A.6-15 Pesan Proses Pengiriman Surat ke TU..........................................................99Gambar A.6-16 Tampilan Inbox User TU............................................................................100Gambar A.6-17 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor Biasa....................100Gambar A.6-18 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor BackDate..............101Gambar A.6-19 Pesan Proses Pembuatan Nomor Surat.......................................................101
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | vii
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
1 Pendahuluan
1.1 Login Office Automation System Perum Peruri
1.2 Logout Office Automation System Perum Peruri
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 1
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2 Sub Menu Surat Masuk
Sub Menu SUrat masuk berfungsi untuk mencatat surat – surat yang masuk ke Rokominper
atau TU Peruri, User dapat memasukkan data-data surat masuk tersebut dan meneruskan ke
pejabat Unit Kerja Terkait. Sub Menu surat Masuk hanya bisa diakses oleh user dari
Rokominper atau TU Peruri.
2.1 Mencatat Surat Masuk dan Meneruskan Surat Masuk
Pada Sub Menu Surat Masuk ini, user dapat mencatat surat masuk yang diterima oleh Unit
Kerja Rokominper atau TU Peruri. Tampilan awal pada Sub Menu Surat Masuk dapat
ditampilkan pada gambar di bawah ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 2
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh user pada sub menu Surat Masuk ini antara
lain :
1. Pilih Jenis Agenda, klik tombol Drop Down List , terdiri dari jenis Agenda Masuk
Eksternal (M), Agenda Masuk Internal (IN), Agenda Telefax (FAX)
2. Tekan tombol , maka otomatis system akan memberikan nomor surat
sesuai dengan jenis Agenda yang dipilih.
3. Isi Indeks dengan menekan tombol maka akan tampil daftar Indeks seperti berikut :
4. Pilih Kategori Indeks atau Jenis Indeks atau pilih Langsung jenis indeks yang dimaksud
dengan menekan tombol radio button ( ).
5. Tekan tombol untuk melihat daftar indeks di halaman berikutnya dan tekan
tombol untuk melihat daftar Indeks di halaman sebelumnya.
6. Tekan tombol untuk menambahkan Indeks Surat, tekan tombol
untuk menutup layar daftar Indeks.
7. Setelah memiih Jenis Indeks, maka otomatis akan muncul Kode Indeksnya.
8. Pilih Tanggal Terima Surat dengan menekan tombol Icon Calendar ( )
akan muncul gambar pilihan kalender seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 3
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Klik salah satu tanggal , maka otomatis akan muncul di field tanggal terima sesuai
tanggal yang dipilih.
9. Pilih Sifat Surat, tekan tombol drop down list , maka akan muncul list SIfat Surat yang
terdiri dari : Biasa, Segera, Penting dan Rahasia sebagai berikut :
10. Isi Field Surat dari dengan nama asal surat
11. Isi Field Nomor Surat dengan nomor surat yang diterima
12. Isi Tanggal Surat dengan menekan tombol Icon Calendar ( ) kemudian
pilih tanggal surat sesuai tanggal surat yang tertera pada surat yang diterima.
13. Isi Field Perihal surat yang diterima
14. Isi Field Surat Diteruskan dengan menekan tombol untuk menampilkan Nama,
Jabatan dan Unit kerja penerima surat seperti pada tampilan berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 4
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
15. Isi Lampiran berupa softcopy file dari local harddisk, tekan tombol untuk
menampilkan daftar file di local harddisk computer anda, lalu pilih file yang akan
dilampirkan , tekan tombol jika akan menambah file lampiran.
16. Tekan tombol untuk menampilkan lembar disposisi surat masuk, seperti
pada tampilan berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 5
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
17. Tekan tombol untuk mengirimkan/ meneruskan Surat Masuk ke Pejabat
Unit Kerja Terkait sesuai dengan pilihan Surat Diteruskan.
2.2 Menerima Surat Masuk
Pejabat unit kerja terkait setelah menerima surat masuk, langkah – langkah yang harus
dilakukan adalah :
1. Login portal eBdesk
2. Masuk ke main menu Meja Kerja Pilih Surat Dinas
3. Pilih Tab Persuratan
4. Pilih folder Inbox Surat Masuk, seperti pada gambar di bawah ini :
5. Dari tampilan diatas, pilih surat masuk yang baru diterima dengan menekan tombol
radio button ( ), penerima surat masuk dapat melihat lampiran surat dengan menekan
nama lampiran pada kolom lampiran surat masuk tersebut dan penerima surat masuk
juga dapat melihat lembar disposisi dengan menekan tombol di sebelang paling
kanan surat masuk tersebut maka akan muncul lembar status disposisi surat masuk
sebagai berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 6
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Lembar disposisi ini berfungsi untuk melihat sampai sejauh mana surat masuk itu didisposisikan
6. Pejabat Unit Kerja penerima surat masuk dapat mendisposisikan surat masuk tersebut
dengan menekan tombol , maka akan mucul kotak dialog sebagai berikut :
Dari layar ini masukkan nama tujuan disposisi surat masuk, dengan menekan tombol
maka akan muncul Kotak layar Daftar Pegawai, pilih nama pejabat dan unit kerja
penerima disposisi surat masuk, maka otomatis Jabatan Tujuan Disposisi dan Unit
Tujuan Disposisi akan otomatis terisi. Isi field Isi Disposisi yang biasanya berupa
pesan yang harus dilaksanakan oleh penerima Disposisi seperti berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 7
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Kemudian tekan tombol ., maka akan muncul pesan dalam kotak dialog
sebagai berikut :
tekan OK maka system mengirim surat masuk ke Tujuan Disposisi.
2.3 Menerima Disposisi Surat Masuk
Pejabat unit kerja penerima Disposisi setelah menerima Disposisi surat masuk, dapat
melakukan langkah – langkah sebagai berikut :
1. Login portal eBdesk
2. Masuk ke main Menu Meja Kerja Surat Dinas
3. Pilih Tab Persuratan
4. Pilih Folder Inbox Surat Masuk, tampilan layar sebagai berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 8
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
5. Untuk melihat lampiran dan Lembar Disposisi langkah sama dengan Unit Kerja
Penerima Surat Masuk yang pertama, namun ketika membuka lembar disposisi akan
muncul pesan baru di lembar disposisi seperti berikut ini :
Dari tampilan diatas terlihat pesan pada kolom Isi Disposisi yang diberikan oleh
pemberi Disposisi Surat Masuk.
6. Untuk mengirim dan menerima Disposisi ke pejabat Unit Kerja Terkait langkahnya
sama dengan ketika Pihak pertama Menerima dan Mendisposisikan Surat Masuk.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 9
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
3 Sub Menu Surat Keluar
Pada sub Menu Surat Keluar ini, user dapat membuat dan mengirim surat berjenis surat
keluar. Surat yang termasuk jenis Surat Keluar , yaitu :
1. Surat Keluar Umum
2. Surat Kuasa
3. Surat Keterangan
4. Berita Acara.
Keempat jenis Surat Keluar mempunyai system penomoran yang sama.
Menu ini dapat diakses melalui pilihan menu Meja Kerja > Surat Dinas > Surat Keluar,
maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 10
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Dari tampilan layar diatas user dapat memilih salah satu jenis Surat Keluar yang akan dibuat
Konsepnya. Default tampilan adalah Jenis Surat Keluar Umum.
3.1 Surat Keluar Umum
Surat Keluar Umum merupakan surat keluar yang ditujukan pada pihak luar Peruri atau
internal Peruri yang bersifat umum. Pembuatan konsep Surat Keluar Umum dapat dilakukan
oleh user dari TU / Rokominper maupun user Non TU / Non Rokominper. Pada form
pembuatan Konsep Surat Keluar Umum terdapat perbedaan, user TU dapat member nomor
langsung pada form konsep pembuatan Surat Keluar Umum, sedangkan user Non TU tidak
dapat langsung memberi nomor, karena penomoran ditugaskan kepada unit kerja TU /
Rokominper.
3.1.1 Membuat Konsep Surat Keluar Umum
Terdapat 2 macam form pembuatan Konsep Surat Keluar Umum, form untuk user TU /
Rokominper dan form untuk user Non TU / Non Rokominper.
Perbedaan terletak pada penomoran, gambar di bawah ini adalah form pembuatan konsep
untuk User Non TU / Non Rokominper :
Sedangkan form pembuatan konsep Surat Keluar Umum untuk user TU adalah sebagai
berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 11
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam membuat Konsep Surat Keluar Umum
adalah :
1. Pilih Jenis Bahasa Konsep Surat Keluar Umum yang akan dibuat dengan menekan
tombol pilihan radio button , ada 2 pilihan bahasa yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris.
2. Pilih Jenis Nomor Surat dengan menekan tombol drop down list Jenis Nomor
Surat yang terdiri dari : Nomor Biasa dan Back Date, seperti berikut :
3. Isi Nomor Surat dengan menekan tombol , otomatis system akan
memberi nomor sesuai jenis nomor yang dipilih (Biasa atau Back Date)
4. Pilih Sifat Surat dengan menekan tombol drop down list Sifat Surat yang terdiri dari
Jenis Surat : Penting, Biasa, Segera, Rahasia seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 12
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
5. Isi field Lampiran
6. Isi Perihal Surat Keluar
7. Isi field Kepada (tujuan surat keluar umum)
8. Isi field Isi Surat
9. Tentukan Jenis Tandatangan Biasa, a.n atau u.b, tekan tombol radio button untuk
memilih.
10. Tentukan nama penandatangan dengan menekan tombol untuk menampilkan
Daftar Pegawai.
11. Setelah memilih Nama Pejabat Penandatangan , maka otomatis akan muncul Jabatan
Penandatangan dan Unit Penandatangan akan terisi.
12. Isi Pejabat dan Unit Kerja Tembusan dengan menekan tombol untuk
menampilkan Daftar Pegawai.
13. Tekan tombol untuk menambah Pejabat dan Unit Kerja Tembusan.
14. Isi nama Inisial pengetik atau pembuat konsep surat.
15. Tekan tombol untuk menampilkan preview Konsep Surat Keluar , maka
akan muncul tampilan preview Konsep Surat Keluar seperti contoh berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 13
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
16. Dari form pembuatan Konsep Surat keluar, tekan tombol untuk
menyimpan Konsep Surat Keluar di Persuratan Folder Draft.
3.1.2 Draft Surat Keluar Umum
3.1.2.1. Draft Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper
Folder Draft berfungsi untuk menyimpan Konsep surat tujuannya adalah seorang Konseptor
dapat sewaktu-waktu melakukan perubahan / edit pada Konsep Surat sebelum dikirim ke
Pengoreksi. Untuk membuka Konsep surat di folder Draft , maka langkah – langkah yang
harus dilakukan adalah :
1. Masuk ke menu Surat Dinas Persuratan, ke folder Draft pilih Surat Keluar Umum,
di layar muncul tampilan layar seperti contoh berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 14
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2. Dari tampilan layar ini muncul Konsep Surat yang disimpan di folder Draft , Untuk
melihat Konsep Surat Keluar Umum, langkah – langkahnya adalah :
a. Tekan tombol Radio Button untuk memilih salah satu Konsep
Surat Keluar Umum.
b. Di kolom Lihat Surat tekan untuk melihat Preview Konsep
Surat Keluar.
c. Di ujung sebelah kanan surat terdapat tombol untuk melihat
lembar Koreksi seperti contoh berikut ini :
Lembar Koreksi berfungsi untuk mendapatkan catatan koreksi dari pengoreksi
Konsep Surat.
3.1.2.1.1. Kirim ke Pengoreksi di Folder Draft
Pada Folder Draft untuk mengirim ke Pengoreksi , tekan tombol , maka
akan muncul tampilan seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 15
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
a. Isi Tujuan Kirim ke pengoreksi dengan menekan tombol untuk
menampilkan daftar pegawai dan memilih pejabat dan unit kerja Pengoreksi seperti berikut
ini :
b. Setelah memilih Nama dan Jabatan serta Unit Kerja Pengoreksi, tekan tombol
, otomatis Konsep Surat akan terkirim ke Pengoreksi.
3.1.2.1.2. Update ke Inbox
Pada Folder Draft untuk User dari Rokominpers/ TU maka terdapat tombol
untuk memindahkan konsep surat ke folder Inbox Konseptor. Tujuannya
adalah agar konsep surat dapat diproses selanjutnya di folder Inbox untuk diberi nomor atau
dikirim ke Pejabat unit terkait.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 16
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Dengan menekan tombol maka konsep surat dikirim ke folder Inbox
Konseptor TU sendiri.
3.1.2.1.3. Edit Surat di Folder Draft
Pada folder Draft user atau seorang Konseptor dapat melakukan edit surat sebelum dikirim
atau sesudah mendapat koreksi dari Pengoreksi Konsep Surat Keluar Umum. Untuk
melakukan edit Konsep Surat langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Pada Folder Draft Tekan tombol radio button untuk memilih salah satu jenis surat
Keluar Umum
2. Tekan tombol untuk melakukan edit Konsep Surat , otomatis system akan
menampilkan layar form pembuatan konsep surat dengan data-data yang sudah ada
sebelumnya.
3. Lakukan editing Konsep Surat.
4. Simpan di Draft dengan menekan tombol .
5. Kemudian buka folder Draft di menu Persuratan Draft Surat Keluar Umum, dari
layar tersebut tekan untuk melihat hasil edit Konsep Surat.
3.1.2.2. Draft Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper
Setelah konsep Surat Keluar Umum dibuat oleh user Non TU / Non Rokominpers kemudian
disimpan pada folder Draft, untuk membuka surat di folder Draft maka langkah langkah yang
harus dilakukan adalah :
1. Masuk ke menu Persuratan Draft akan muncul tampilan seperti berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 17
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2. Dari tampilan layar ini muncul Konsep Surat yang disimpan di folder Draft , Untuk
melihat Konsep Surat Keluar Umum, langkah – langkahnya adalah :
a. Tekan tombol Radio Button untuk memilih salah satu Konsep
Surat Keluar Umum.
b. Di kolom Lihat Surat tekan untuk melihat Preview Konsep
Surat Keluar.
c. Di ujung sebelah kanan surat terdapat tombol untuk melihat
lembar Koreksi seperti contoh berikut ini :
3.1.2.2.1. Kirim ke Pengoreksi
Tombol Kirim ke pengoreksi berfungsi untuk seorang konseptor dari Unit Kerja selain dari
TU/Rokominpers mengirim konsep surat ke pejabat pengoreksi di unit kerja itu sendiri.
Langkah – langkah yang dilakukan adalah :
1. Pilih salah satu surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button
2. Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 18
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
1. Dari tampilan ini isikan Tujuan Kirim ke Pengoreksi dengan menekan tombol
untuk menampilkan dan memilih Unit Kerja dan Jabatan Pengoreksi pada Daftar
Pegawai. Tanggal Kirim akan terisi otomatis dengan Tanggal hari ini.
2. Tekan tombol untuk mengirim ke Pengoreksi, maka akan muncul
pesan seperti berikut :
, tekan OK
3.1.2.2.2. Kirim ke TU
Tombol Kirim ke TU berfungsi untuk melakukan pengiriman Konsep Surat ke TU untuk
diproses oleh TU selanjutnya. Langkah yang harus dilakukan :
1. Pilih salah satu surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button
2. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat Unit Kerja di
TU/Rokominpers, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
3. Tanggal kirim akan terisi tanggal hari ini, untuk mengisi Tujuan Kirim tekan tombol
untuk memilih pejabat di Unit TU
4. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat dan Unit Kerja TU /
Rokominper.
3.1.2.2.3. Edit Surat Keluar Umum
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 19
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tombol Edit Surat di Draft Surat Keluar Umum berfungsi untuk melakukan edit Konsep
Surat Keluar Umum. Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Pilih salah satu jenis surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button
2. Tekan tombol untuk melakukan edit Konsep Surat Keluar Umum, maka
system akan menampilkan form Edit konsep Surat Keluar Umum dengan data – data
yang sudah ada sebelumnya
3. Lakukan pengeditan
4. Tekan untuk menyimpan hasil edit ke folder Draft.
3.1.3 Inbox Surat Keluar Umum
3.1.3.1 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User TU / Rokominper
Folder Inbox untuk user TU / Rokominpers dapat dilihat pada tampilan sebagai berikut :
Pada Folder Inbox Surat Keluar Umum user dapat melakukan hal – hal sebagai berikut :
1. Untuk melihat preview surat tekan pada kolom Lihat Surat
2. Tombol untuk menampilkan Lembar Monitor seperti berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 20
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Lembar monitor ini berfungsi untuk memonitor perjalanan koreksi surat Keluar Umum.
3. Jika ditemukan ada satu atau beberapa surat yang belum diberi nomor, maka pada
kolom Nomor Surat akan muncul artinya surat tersebut harus diberi nomor
oleh TU / Rokominpers , langkah yang harus dilakukan untuk memberi nomor surat
adalah :
a. Pada kolom Nomor surat tekan untuk
memberikan nomor surat, akan tampil kotak dialog sebagai berikut :
b. Dari tampilan tersebut pilih jenis nomor surat yang akan
digunakan, yaitu Biasa atau Nomor Back Date dengan menekan tombol drop down
list Jenis Nomor.Untuk Nomor Biasa akan otomatis terisi tanggal hari ini.
c. Untuk memilih nomor Back Date (nomor mundur),
maka akan muncul kotak dialog seperti berikut : No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 21
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
d. Setelah memilih Nomor Back Date , tekan icon
Kalender untuk memilih tanggal mundur
e. Tekan tombol untuk mengambil nomor
mundur yang ada cadangannya.
f. Tekan tombol untuk melakukan Update
Nomor. Akan muncul kotak dialog seperti berikut :
g. Tekan Ok. Maka otomatis nomor Surat Keluar Umum
akan terupdate di Inbox.
3.1.3.1.1 Kirim ke Pengorektor
Tombol Kirim ke Pengorektor berfungsi untuk mengirimkan ke Pengoreksi surat Keluar
Umum di Unit Kerja Non TU / Rokominpers. Langkah – langkah yang harus dilakukan
adalah :
1. Pilih salah satu jenis Surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button
2. Tekan tombol , maka akan muncul layar seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 22
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
a. Pilih salah satu Surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button .
b. Tekan tombol , maka user harus memilih pejabat dan
Unit Kerja Pengorektor di luar TU / Rokominpers, dengan menekan tombol maka
akan muncul daftar pegawai, tekan tombol untuk menambah pejabat dan
Unit Kerja Pengorektor.
c. Tekan tombol untuk mengirim ke pengorektor, akan muncul kotak
dialog seperti berikut :
, Tekan OK
3.1.3.1.2 Kirim Surat
Tombol berfungsi untuk mengirim surat ke Tujuan Surat, setelah menekan
tombol tersebut muncul kotak dialog seperti berikut :
Tekan tombol OK jika yakin akan mengirim ke Tujuan Surat, maka akan muncul kotak
dialog seperti berikut :
Jika tekan Cancel user membatalkan pengiriman, akan muncul kotak dialog seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 23
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tekan OK untuk kembali ke Layar Inbox Surat Keluar Umum.
3.1.3.1.3 Edit Surat
Tombol Edit Surat berfungsi untuk mengedit surat , langkah – langkah yang harus dilakukan
adalah :
1. Pilih salah satu Surat Keluar Umum yang akan di edit dengan menekan tombol Radio
Button
2. Tekan tombol , maka akan tampil form Surat Keluar Umum yang sudah
ada data – datanya dan user dapat melakukan edit di form tersebut
3. Tekan tombol untuk menyimpan kembali Konsep Surat yang sudah
diedit , hasil edit dilihat di folder Draft .
3.1.3.1.4 Pengarsipan Surat
Tombol ini berfungsi untuk mengarsipkan surat yang sudah dikirim ke Tujuan Surat,
kemudian User dari TU / Rokominpers bertugas mengarsipkan surat tersebut. Langkah –
langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Pilih salah satu Surat Keluar Umum yang ada diarsipkan dengan menekan tombol
radion button
2. Tekan tombol untuk mengarsipkan surat, maka akan muncul kotak
dialog seperti berikut ini :
Tekan OK untuk mengarsipkan, otomatis surat akan diarsipkan dan dapat dilihat di folder
Persuratan Archive Surat Keluar.
Jika Surat Keluar Umum tersebut belum dikirim ke tujuan surat, ketika menekan tombol
maka akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 24
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
3.1.3.2 Folder Inbox Surat Keluar Umum untuk User Non TU / Non Rokominper
Inbox untuk non TU / Rokominpers berisi surat – surat yang hasus dilakukan Koreksi,
Approve atau Diteruskan. Tampilan layar sebagai berikut :
Dari tampilan ini user non TU yang bertindak sebagai Pengoreksi dapat melakukan hal – hal
sebagai berikut :
1. Tekan tombol radio button untuk memilih salah satu jenis Surat Keluar Umum.
2. Tekan tombol untuk menampilkan preview surat Keluar Umum.
3.1.3.2.1 Tombol Koreksi
Penerima Surat Keluar Umum dapat melakukan Koreksi pada Surat yang diterima. Tombol
Koreksi berfungsi untuk memberikan catatan koreksi pada Surat Keluar Umum Langkah –
langkah yang harus dilakukan untuk mengirim catatan koreksi adalah sebagai berikut :
1. Pilih salah satu surat Keluar Umum dengan menekan tombol radio button
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 25
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2. Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut :
3. Dari tampilan ini Tanggal Koreksi akan terisi otomatis tanggal hari ini.
4. Isikan Catatan Koreksi
5. Tekan tombol untuk mengirim catatan koreksi ke Konseptor.
6. Tekan OK untuk, kotak dialog tertutup, catatan koreksi terkirim ke konseptor.
3.1.3.2.2 Tombol Approve Surat
Tombol Approve Surat berfungsi untuk melakukan persetujuan / Approve terhadap surat
Keluar Umum tersebut, setelah Approve maka otomatis surat akan terkirim ke Inbox Surat
Keluar user TU . Tekan tombol maka akan muncul kotak dialog seperti
berikut :
Jika menekan Cancel maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 26
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Jika menekan OK maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :
Maka surat yang sudah di approve terkirim ke Inbox Surat Keluar Umum User
TU/Rokominpers. Status surat akan bertambah pada kolom Status Surat , seperti berikut ini :
3.1.3.2.3 Tombol Surat Diteruskan
Tombol Surat Diteruskan berfungsi untuk meneruskan surat agar dikoreksi oleh Pejabat dan
Unit Kerja lain. Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Pilih salah satu surat Keluar umum dengan menekan tombol radio button
2. Tekan tombol untuk meneruskan ke Unit kerja dan Pejabat
pengoreksi berikutnya. Maka akan muncul tampilan seperti berikut :
3. Isi Tujuan Diteruskan dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar
Pegawai. Pilih Pejabat Unit Kerja yang akan menerima koreksi surat Keluar Umum.
4. Tekan tombol untuk mengirim ke Tujuan Diteruskan Surat Keluar Umum.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 27
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
3.2 Surat Kuasa
Form pembuatan Konsep Surat Kuasa terdapat 2 macam, yaitu : form untuk user TU /
Rokominper dan Non TU / Non Rokominper. Perbedaan terletak pada pemberian nomor,
User TU dapat langsung memberikan nomor, sedangkan user Non TU harus mengirimkan ke
Unit Kerja TU / Rokominper untuk diberi nomor setelah konsep selesai dibuat dan dikoreksi.
Untuk membuat konsep Surat Kuasa , langkah- langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Pilih jenis nomor surat Kuasa , tekan tombol drop down list Jenis Nomor yang
terdiri dari : Nomor Biasa dan Back date. Default tampilan adalah terisi Tanggal hari ini.
Nomor Surat Kuasa akan terisi otomatis.
2. Jika memilih Nomor Back Date, tekan tombol icon kalender untuk memilih
tanggal mundur.
3. Tekan tombol untuk mengambil nomor Back Date, otomatis nomor
surat Kuasa akan terisi.
4. Isi Pemberi Kuasa dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai
untuk memilih Pejabat dan Unit Kerja Pemberi Kuasa.
5. Isi Penerima Kuasa dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai
untuk memilih Pejabat dan Unit Kerja Penerima Kuasa.
6. Isi Organisasi Pemberi Kuasa
7. Isi Alamat Organisasi Pemberi Kuasa
8. Isi Organisasi Penerima Kuasa
9. Isi Alamat Organisasi Penerima Kuasa
10. Isi Hal/ Tugas yang akan dilimpahkan ke penerima kuasa
11. Isi Rincian Tugas untuk penerima kuasa
12. Isi Penutup Surat Kuasa
13. Isi Initial Pengetik
14. Tekan tombol untuk menampilkan preview Surat Kuasa, seperti tampilan
berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 28
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
15. Dari form pembuatan Konsep Surat Kuasa tekan tombol untuk
menyimpan Konsep Surat Kuasa di folder Draft. Akan muncul kotak dialog seperti
berikut ini :
Tekan OK , system akan menyimpan Konsep Surat Kuasa di Persuratan Folder
Draft Konseptor.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 29
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
3.2.1 Draft Konsep Surat Kuasa
Folder Draft Surat Kuasa berfungsi untuk menyimpan Surat Kuasa yang sudah dibuat oleh
Konseptor. Untuk mengakses Draft Surat Kuasa masuk ke Menu Surat Dinas Persuratan
Draft Surat Kuasa.
Untuk Draft Surat Kuasa juga terdapat 2 macam :
1. Draft Surat Kuasa User TU / Rokominpers
2. Draft Surat Kuasa User Non TU / Non Rokominper
3.2.1.1 Draft Surat Kuasa untur User TU / Rokominper
Draft Surat Kuasa untuk User TU / Rokominpers berisi tombol – tombol :
1. Kirim ke Pengoreksi
2. Update ke Inbox
3. Edit Surat
Ketiga tombol diatas penjelasan untuk langkah – langkah penggunaan sama dengan yang
terdapat pada proses Draft untuk Surat Keluar Umum.
3.2.1.2 Draft Surat Kuasa untur User Non TU / Non Rokominper
Pada Draft Konsep Surat Kuasa untuk User non TU / Non Rokominpers fungsinya untuk
menyimpan Konsep Surat Kuasa , terdapat 3 tombol yaitu :
1. Kirim ke Pengoreksi
2. Kirim ke TU
3. Edit Surat
Ketiga tombol diatas penjelasan untuk langkah – langkah penggunaan sama dengan yang
terdapat pada proses Draft untuk Surat Keluar Umum.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 30
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
3.3 Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah salah satu jenis kelompok Surat Keluar, yang mempunyai
penomoran yang sejenis dengan Surat Keluar lainnya seperti Surat Keluar Umum, Berita
Acara dan Surat Kuasa. Konsep Surat Keterangan dapat dibuat oleh user TU / Rokominper
dan User Non TU / Non Rokominper. Perbedaan terletak pada penomoran dimana user TU /
Rokominper dapat langsung memberikan nomor surat Keterangan, sedangkan user Non TU /
Rokominper tidak.
3.3.1 Membuat Konsep Surat Keterangan
Untuk mengakses Form Surat Keterangan , pilih Menu Surat Dinas Pilih Surat Keluar
Pilih Surat Keterangan, seperti berikut ini :
maka akan muncul tampilan form Pembuatan Konsep Surat Keterangan sebagai berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 31
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Langkah – langkah pembuatan Konsep Surat Keterangan adalah sebagai berikut :
1. Field Jenis Penomoran ,isi jenis penomoran jika akan diberi nomor surat sekarang,
Pilihan Jenis Penomoran adalah Biasa dan Back Date. Jika memilih Jenis Penomoran
Biasa maka tekan tombol , maka nomor akan terisi otomatis. Jika memilih
Jenis Penomoran Back Date maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Untuk memasukkan Nomor Back Date, tekan icon Kalender, double click tanggal
mundur yang dipilih ,tekan tombol jika cadangan nomor sudah habis
maka muncul pesan sebagai berikut : No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 32
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Jika tidak ada pesan tersebut maka nomor otomatis akan terisi.
2. Field Jenis Penomoran ,isi jenis penomoran jika akan diberi nomor surat sekarang,
3. Masukkan field Ditetapkan Di, berisi Nama tempat ditetapkan Surat Keterangan
tersebut.
4. Isi Surat Keterangan dengan mengetik seperti biasa pada tempat yang telah
disediakan.
5. Pilih Jenis TandaTangan ,pilihan terdiri dari jenis tanda tangan Bisa, a.n (atas nama)
atau u.b (untuk beliau). Pilih salah satu jenis tanda tangan dengan menekan tombol radio
button .
6. Isi field Nama Penandatangan, dengan menekan tombol untuk menampilkan
Daftar Pegawai, pilih Nama, Jabatan dan Unit Kerja.
7. Field Jabatan Penandatangan terisi otomatis setelah memilih Nama Penandatangan
pada Daftar Pegawai.
8. Field Unit Penandatangan terisi otomatis setelah memilih Nama Penandatangan
pada Daftar Pegawai.
9. Isi field Tembusan Kepada Yth dengan menekan tombol untuk menampilkan
Daftar Pegawai, pilih Pejabat yang akan mendapat tembusan Surat Keterangan. Tekan
tombol untuk menambah Pejabat yang mendapat Tembusan Surat
Keterangan.
10. Isi field Inisial Pengetik dengan inisial nama pembuat konsep Surat Keterangan.
11. Tekan tombol untuk menampilkan preview Surat Keterangan, maka
akan muncul tampilan preview seperti contoh berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 33
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
12. Tekan tombol untuk menyimpan konsep Surat Keterangan pada folder
Draft.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 34
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 35
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4 Sub Menu Pembuatan Konsep Surat
4.1 Pemilihan Jenis Konsep Surat
Pada sub Menu BuatKonsepSurat user dapat membuat konsep dari suatu surat yang akan
dikirim. Menu ini dapat diakses melalui pilihan menu Meja Kerja > Surat Dinas >
BuatKonsepSurat (Gambar A.1-1).
Gambar 4.1-1 Pembuatan Konsep Surat
Pilih jenis surat yang akan dibuat pada dropdown PILIH jenis konsep surat seperti
ditunjukkan pada Gambar A.1-2. Jenis surat yang dapat dibuat adalah surat :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 36
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )
Keputusan Tipe 2 ( Pasal )
SPPD
SPTB
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Pengumuman
Telefax Versi Indonesia
Telefax Versi Inggris
Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )
Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )
Surat Perjanjian
Gambar 4.1-2 Menu Pilihan Jenis Surat
4.2 Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)
Proses penanganan pembuatan Keputusan ini berdasarkan pada alur proses yang ditunjukkan
pada Gambar A.2-1 untuk pembuatan konsep keputusan oleh non TU dan Gambar A.2-2
untuk pembuatan konsep keputusan oleh TU.
Gambar 4.2-3 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 37
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-4 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU
4.2.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)Pembuatan konsep keputusan yang tidak menggunakan pasal dapat dilakukan dengan
memilih form isian Keputusan Tipe 1 (Non Pasal). Gambar A.2-3 menunjukkan tampilan dari
form pembuatan konsep keputusan tipe 1.
Gambar 4.2-5 Form Konsep Keputusan Tipe 1
a) Pada bagian Pilih Jenis Nomor, terdapat dua pilihan yaitu Biasa dan Nomor Back
Date (Gambar A.2-4). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 38
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
tanggal sebelum tanggal pembuatan konsep surat. Nomor Biasa dipilih jika tanggal
konsep surat adalah tanggal saat konsep surat dibuat.
Gambar 4.2-6 – Pilihan Jenis Nomor Surat
b) Jika konsep yang dibuat akan bernomor Back Date, Isi bagian Pada Tanggal dengan
tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar A.2-
5) yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar A.2-6)
Gambar 4.2-7 – Tampilan Ikon Kalender
Gambar 4.2-8 Tampilan Pop-up Kalender
c) Pengisian bagian Nomor Surat dilakukan dengan memilih tombol Nomor Biasa
(Gambar A.2-7) atau Nomor Back Date (Gambar A.2-8). Jika penomoran surat tidak
dilakukan pada saat pembuatan konsep, maka penomoran surat akan diberikan oleh
Tata Usaha /Rokominpers.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 39
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-9 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa
Gambar 4.2-10 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date
d) Perihal keputusan yang akan dibuat, ditulis pada bagian yang ditunjukkan pada
Gambar A.2-9.
Gambar 4.2-11 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan
e) Pada bagian MENIMBANG, jika terdapat lebih dari satu bahan pertimbangan,
gunakan tombol Tambah (Gambar A.2-10) untuk menambah bagian text penulisan
pertimbangan tersebut.
f) Pada bagian MENGINGAT dan MEMPERHATIKAN, gunakan tombol Daftar
Produk Hukum (Gambar A.2-11) untuk melakukan pemilihan produk hukum yang
menjadi dasar keputusan.
a. Pilih jenis produk hukum kemudian pilih tombol Add untuk menambahkan
produk hukum tersebut pada draft keputusan.
b. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar produk hukum.
Gunakan tombol Tambah untuk menambah bagian text untuk penulisan.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 40
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-12 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN
Gambar 4.2-13 Tampilan Daftar Produk Hukum
g) Pada bagian MENETAPKAN, isi bagian text penulisan dengan isi ketetapan untuk
draft keputusan (Gambar A.2-12).
h) Isi pada bagian Ditetapkan Di dengan nama lokasi/kota tempat dibuatnya keputusan.
i) Isi bagian Nama Penandatangan dengan memilih ikon untuk menampilkan
daftar pegawai beserta jabatannya (Gambar A.2-13). Tampilan daftar pegawai dapat
dipilih berdasarkan Nama, Jabatan, maupun Unit Kerja.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 41
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-14 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan
Gambar 4.2-15 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai
a. Tulis nama pegawai yang akan menandatangani konsep keputusan tersebut
pada bagian Nama.
b. Atau, pilih jabatan maupun unit kerja yang akan ditampilkan masing-masing
pada bagian Jabatan dan Unit Kerja.
c. Pilih tombol Search untuk menjalankan pencarian.
d. Pilih tombol Default untuk menghapus isian yang telah ada sebelumnya.
e. Tekan tombol untuk memilih nama pegawai yang akan menandatangani
konsep keputusan. Pilih tombol Add untuk menambahkan nama tersebut pada
draft keputusan.
f. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar nama karyawan
j) Bagian Jabatan Penandatangan beserta unit kerjanya akan secara otomatis terisi
pada saat nama penandatangan sudah diisi.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 42
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
k) Pilih Nama Pengontrol dengan langkah yang sama dengan bagian pengisian Nama
Penandatangan.
l) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep keputusan tipe
1 tersebut.
m) Isi Lampiran dengan menekan tombol Browse untuk menampilkan file dari lokal
hard disk. Pilih file yang akan dilampirkan. Gunakan tombol Tambah untuk
melampirkan file lebih dari satu.
n) Setelah form konsep keputusan terisi, terdapat tiga (3) pilihan tombol untuk
melanjutkan proses terhadap form tersebut.
a. Pilih tombol Save Draft jika form tersebut akan disimpan terlebih dahulu
pada folder Draft.
b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep keputusan yang akan
dibuat.
c. Pilih tombol Kirim untuk melanjutkan proses pembuatan keputusan tipe 1.
Draft konsep ini akan kemudian dikirim ke nama pengontrol.
Masing-masing pilihan tombol dijelaskan dibagian selanjutnya dibawah ini.
4.2.2 Tampilan Keputusan Setelah tombol Tampilan pada form yang ditampilkan pada Gambar A.2-12 dipilih maka
konsep keputusan yang telah dibuat akan ditampilkan dilayar. Contoh tampilan pembuatan
konsep keputusan ditunjukkan pada Gambar A.2-14.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 43
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-16 Tampilan Konsep Keputusan
4.2.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan Setelah tombol Save Draft pada form yang ditampilkan pada Gambar A.2-12 dipilih, maka
konsep keputusan yang telah dibuat akan disimpan pada folder Draft Konseptor. Contoh
tampilan folder Draft Konseptor ditunjukkan pada Gambar A.2-15.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 44
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-17 Tampilan Folder Draft Konseptor TU
Bagian selanjutnya menerangkan langkah-langkah yang dapat dilakukan pada draft konsep
keputusan di folder Draft.
4.2.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan Perubahan terhadap isi draft konsep masih dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit
Surat pada contoh Gambar A.2-15 setelah memilih tombol radio button pada pilihan draft
konsep yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan pada Gambar A.2-
16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian A.2.1
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 45
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-18 Form Perubahan Konsep Keputusan
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 46
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.2.3.2 Tampilan Draft Konsep KeputusanUntuk melihat tampilan draft konsep keputusan pada folder draft, pilih link Lihat untuk draft
konsep yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-17). Contoh tampilan draft
konsep seperti ditunjukkan pada Gambar A.2-14.
Gambar 4.2-19 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft
4.2.3.3 Pengecekan Hasil KoreksiUntuk melihat catatan dari pengoreksi, ada notifikasi yang ditulis di bagian kanan daftar surat
(Gambar A.2-18). Pilih View pada kolom surat yang akan dilihat isi koreksinya. pilih … ?
Gambar 4.2-20 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi
4.2.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox KonseptorPada saat konseptor memutuskan bahwa draft keputusan yang dibuat tersebut sudah siap
untuk disebarkan, maka draft konsep tersebut penyimpanan nya dapat dipindahkan kedalam
folder Inbox sebagai konsep keputusan dengan memilih tombol Masukkan ke Inbox pada No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 47
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
contoh Gambar A.2-18. Contoh tampilan pada Inbox konseptor ditunjukkan pada Gambar
A.2-19.
Gambar 4.2-21 Tampilan Inbox Konseptor TU
4.2.3.4.1Melihat Tampilan Keputusan Untuk melihat tampilan konsep keputusan pada folder Inbox, pilih link View Surat untuk
konsep keputusan yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-20). Contoh
tampilan konsep keputusan seperti ditunjukkan pada Gambar A.2-14.
Gambar 4.2-22 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox
4.2.3.4.2Melihat Hasil Koreksi Keputusan Untuk melihat catatan dari pengoreksi, pilih View pada kolom Lihat Koreksian seperti
ditunjukkan pada Gambar A.2-21. Contoh tampilan catatan hasil koreksi konsep keputusan
oleh Pengoreksi dapat dilihat pada Gambar A.2-22. Pada bagian ini, … ? No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 48
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-23 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi
Gambar 4.2-24 Tampilan Catatan Hasil Koreksi
4.2.3.4.3Edit Keputusan Perubahan terhadap isi konsep keputusan masih dapat dilakukan dengan memilih tombol
Edit Surat pada contoh Gambar A.2-21 setelah memilih tombol radio button pada pilihan
konsep keputusan yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan seperti
pada Gambar A.2-16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian
A.2.3.1
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 49
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.2.3.4.4Update Nomor Surat Pada saat pembuatan konsep keputusan, nomor surat bisa saja masih dikosongkan oleh
konseptor. Setelah surat selesai dikoreksi, surat bisa dikirimkan ke bagian TU/Rokominpers
untuk mendapatkan nomor surat. Pembuatan nomor surat ini dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Pilih link Update No pada contoh tampilan A.2-21. Tampilan pembuatan nomor surat
ditunjukkan pada Gambar A.2-23.
2) Pilih tombol Update Nomor untuk mendapatkan nomor surat yang akan ditampilkan
pada bagian Nomor Surat pada Gambar A.2-23.
3) Tutup tampilan pembuatan nomor surat dengan memilih ikon di bagian kanan atas
tampilan tersebut.
Gambar 4.2-25 Tampilan Pembuatan Nomor Surat
4.2.3.4.5Pengiriman Keputusan Ke PenandatanganSetelah proses koreksi surat selesai dilakukan, surat akan dikirimkan ke penandatangan. Pada
contoh tampilan A.2-21, pilih tombol Kirim Surat ke Penandatangan. Selanjutnya surat
akan dikirim ke dalam Inbox pejabat penandatangan surat tersebut. Pada Inbox
Penandatangan, akan terlihat tampilan seperti contoh Gambar A.2-24.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 50
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-26 Tampilan Inbox Penandatangan
Selanjutnya berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox
Penandatangan.
4.2.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep KeputusanUntuk melihat isi surat yang akan ditandatangani, penandatangan dapat memilih link Lihat
Surat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.2-24). Contoh tampilan surat sama seperti yang
ditunjukkan pada Gambar A.2-14.
4.2.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi SuratJika penandatangan ingin memberi catatan untuk perbaikan surat yang akan ditandatangani
tersebut sebelum ditandatangani, pilih tombol Beri Note Koreksi.
Gambar 4.2-27 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan
Berikut langkah-langkah pengisian dan pengiriman koreksi surat tersebut :
1) Isi catatan koreksi surat pada bagian Isi Koreksi. No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 51
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim catatan koreksi ke dalam Inbox Konseptor.
3) Setelah proses pengiriman berhasil dilakukan, tampilan Inbox akan kembali seperti
pada contoh Gambar A.2-24.
4.2.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi Jika untuk melakukan koreksi dipandang perlu untuk meminta saran pengoreksi lain, surat
dapat diteruskan kepada yang bersangkutan untuk dikoreksi dengan memilih tombol Surat
Diteruskan (Gambar A.2-26).
Gambar 4.2-28 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi
Berikut langkah-langkah pengiriman surat ke Pengoreksi lain :
1) Isi alamat surat Pengoreksi pada bagian Tujuan Pengoreksi dengan memilih ikon
.
2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim surat tersebut ke dalam Inbox Pengoreksi.
3) Langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox Pengoreksi untuk surat tersebut
sama seperti dijelaskan di bagian …..
4) Setelah proses pengiriman berhasil dilakukan, tampilan Inbox akan kembali seperti
pada contoh Gambar A.2-24.
4.2.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil KoreksiSetelah penandatangan menyetujui surat yang akan ditandatanganinya, secara sistem
persetujuan ini dilakukan dengan memilih tombol Approve Koreksian Surat pada contoh
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 52
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
tampilan A.2-24. Setelah proses persetujuan secara sistem dilakukan, pengecekan hasil
persetujuan dilakukan dengan cara : …
Gambar 4.2-29 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan
4.2.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan Setelah proses penandatanganan surat selesai dilakukan, selanjutnya surat akan diarsipkan
terlebih dahulu sebelum disebarkan. Untuk mengarsipkan surat, pilih tombol Pengarsipan
Surat pada contoh Gambar A.2-21. Selanjutnya surat akan di kirim kedalam folder Archive
dari Konseptor (Gambar A.2-28)
Gambar 4.2-30 Tampilan Folder Archive Konseptor
4.2.3.4.6Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi Draft konsep surat yang dikirim Konseptor untuk Pengoreksi akan dikirim kedalam Inbox
Pengoreksi (Gambar A.2-29). Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menindaklanjuti
surat yang dikirim, sama seperti yang telah dijelaskan di bagian A.2.3.4.5.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 53
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.2-31 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 54
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.3 Konsep Keputusan Tipe 2 (Pasal)
Proses penanganan pembuatan Keputusan ini berdasarkan pada alur proses yang ditunjukkan
pada Gambar A.3-1 untuk pembuatan konsep keputusan oleh non TU dan Gambar A.3-2
untuk pembuatan konsep keputusan oleh TU.
Gambar 4.3-32 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh non-TU
Gambar 4.3-33 – Aliran Penanganan Pembuatan Keputusan oleh TU
4.3.1 Pembuatan Konsep Keputusan Tipe 1 (Pasal)Pembuatan konsep keputusan yang menggunakan pasal dapat dilakukan dengan memilih
form isian Keputusan Tipe 2 (Pasal). Gambar A.3-3 menunjukkan tampilan dari form
pembuatan konsep keputusan tipe 2.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 55
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-34 Form Konsep Keputusan Tipe 2
a) Pada bagian Pilih Jenis Nomor, terdapat dua pilihan yaitu Biasa dan Nomor Back
Date (Gambar A.3-4). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi
tanggal sebelum tanggal pembuatan konsep surat. Nomor Biasa dipilih jika tanggal
konsep surat adalah tanggal saat konsep surat dibuat.
Gambar 4.3-35 – Pilihan Jenis Nomor Surat
b) Jika konsep yang dibuat akan bernomor Back Date, Isi bagian Pada Tanggal dengan
tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar A.3-
5) yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar A.3-6)
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 56
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-36 – Tampilan Ikon Kalender
Gambar 4.3-37 Tampilan Pop-up Kalender
c) Pengisian bagian Nomor Surat dilakukan dengan memilih tombol Nomor Biasa
(Gambar A.3-7) atau Nomor Back Date (Gambar A.3-8). Jika penomoran surat tidak
dilakukan pada saat pembuatan konsep, maka penomoran surat akan diberikan oleh
Tata Usaha /Rokominpers.
Gambar 4.3-38 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Biasa
Gambar 4.3-39 Tampilan Tombol Pembuatan Nomor Surat Back Date
d) Perihal keputusan yang akan dibuat, ditulis pada bagian yang ditunjukkan pada
Gambar A.3-9.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 57
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-40 Tampilan Bagian Pengisian Perihal Keputusan
e) Pada bagian MENIMBANG, jika terdapat lebih dari satu bahan pertimbangan,
gunakan tombol Tambah (Gambar A.3-10) untuk menambah bagian text penulisan
pertimbangan tersebut.
f) Pada bagian MENGINGAT dan MEMPERHATIKAN, gunakan tombol Daftar
Produk Hukum (Gambar A.3-11) untuk melakukan pemilihan produk hukum yang
menjadi dasar keputusan.
a. Pilih jenis produk hukum kemudian pilih tombol Add untuk menambahkan
produk hukum tersebut pada draft keputusan.
b. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar produk hukum.
Gunakan tombol Tambah untuk menambah bagian text untuk penulisan.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 58
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-41 Tampilan Bagian Pengisian MENIMBANG, MENGINGAT, dan MEMPERHATIKAN
Gambar 4.3-42 Tampilan Daftar Produk Hukum
g) Pada bagian MENETAPKAN, isi bagian text penulisan dengan isi ketetapan untuk
draft keputusan (Gambar A.3-12).
h) Isi pada bagian Ditetapkan Di dengan nama lokasi/kota tempat dibuatnya keputusan.
i) Isi bagian Nama Penandatangan dengan memilih ikon untuk menampilkan
daftar pegawai beserta jabatannya (Gambar A.3-13). Tampilan daftar pegawai dapat
dipilih berdasarkan Nama, Jabatan, maupun Unit Kerja.
Gambar 4.3-43 Tampilan Bagian Penetapan Keputusan
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 59
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-44 Tampilan Pemilihan Daftar Pegawai
a. Tulis nama pegawai yang akan menandatangani konsep keputusan tersebut
pada bagian Nama.
b. Atau, pilih jabatan maupun unit kerja yang akan ditampilkan masing-masing
pada bagian Jabatan dan Unit Kerja.
c. Pilih tombol Search untuk menjalankan pencarian.
d. Pilih tombol Default untuk menghapus isian yang telah ada sebelumnya.
e. Tekan tombol untuk memilih nama pegawai yang akan menandatangani
konsep keputusan. Pilih tombol Add untuk menambahkan nama tersebut pada
draft keputusan.
f. Pilih tombol Close untuk menutup tampilan daftar nama karyawan
j) Bagian Jabatan Penandatangan beserta unit kerjanya akan secara otomatis terisi
pada saat nama penandatangan sudah diisi.
k) Pilih Nama Pengontrol dengan langkah yang sama dengan bagian pengisian Nama
Penandatangan.
l) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep keputusan tipe
2 tersebut.
m) Isi Lampiran dengan menekan tombol Browse untuk menampilkan file dari lokal
hard disk. Pilih file yang akan dilampirkan. Gunakan tombol Tambah untuk
melampirkan file lebih dari satu.
n) Setelah form konsep keputusan terisi, terdapat tiga (3) pilihan tombol untuk
melanjutkan proses terhadap form tersebut.
a. Pilih tombol Save Draft jika form tersebut akan disimpan terlebih dahulu
pada folder Draft.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 60
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep keputusan yang akan
dibuat.
c. Pilih tombol Kirim untuk melanjutkan proses pembuatan keputusan tipe 2.
Draft konsep ini akan kemudian dikirim ke nama pengontrol.
Masing-masing pilihan tombol dijelaskan dibagian selanjutnya dibawah ini.
4.3.2 Tampilan Keputusan Setelah tombol Tampilan pada form yang ditampilkan pada Gambar A.3-12 dipilih maka
konsep keputusan yang telah dibuat akan ditampilkan dilayar. Contoh tampilan pembuatan
konsep keputusan ditunjukkan pada Gambar A.3-14.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 61
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-45 Tampilan Konsep Keputusan
4.3.3 Penyimpanan Draft Konsep Keputusan Setelah tombol Save Draft pada form yang ditampilkan pada Gambar A.3-12 dipilih, maka
konsep keputusan yang telah dibuat akan disimpan pada folder Draft Konseptor. Contoh
tampilan folder Draft Konseptor ditunjukkan pada Gambar A.3-15.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 62
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-46 Tampilan Folder Draft Konseptor TU
Bagian selanjutnya menerangkan langkah-langkah yang dapat dilakukan pada draft konsep
keputusan di folder Draft.
4.3.3.1 Edit Draft Konsep Keputusan Perubahan terhadap isi draft konsep masih dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit
Surat pada contoh Gambar A.3-15 setelah memilih tombol radio button pada pilihan draft
konsep yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan pada Gambar A.3-
16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian A.3.1
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 63
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-47 Form Perubahan Konsep Keputusan
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 64
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.3.3.2 Tampilan Draft Konsep KeputusanUntuk melihat tampilan draft konsep keputusan pada folder draft, pilih link Lihat untuk draft
konsep yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-17). Contoh tampilan draft
konsep seperti ditunjukkan pada Gambar A.3-14.
Gambar 4.3-48 Pilihan untuk Melihat Draft Konsep Keputusan Pada Folder Draft
4.3.3.3 Pengecekan Hasil KoreksiUntuk melihat catatan dari pengoreksi, ada notifikasi yang ditulis di bagian kanan daftar surat
(Gambar A.3-18). Pilih View pada kolom surat yang akan dilihat isi koreksinya. pilih … ?
Gambar 4.3-49 Pilihan untuk Melihat Notifikasi Adanya Koreksi
4.3.3.4 Pengiriman Draft ke Inbox KonseptorPada saat konseptor memutuskan bahwa draft keputusan yang dibuat tersebut sudah siap
untuk disebarkan, maka draft konsep tersebut penyimpanan nya dapat dipindahkan kedalam
folder Inbox sebagai konsep keputusan dengan memilih tombol Masukkan ke Inbox pada No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 65
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
contoh Gambar A.3-18. Contoh tampilan pada Inbox konseptor ditunjukkan pada Gambar
A.3-19.
Gambar 4.3-50 Tampilan Inbox Konseptor TU
4.3.3.4.1Melihat Tampilan Keputusan Untuk melihat tampilan konsep keputusan pada folder Inbox, pilih link View Surat untuk
konsep keputusan yang akan dilihat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-20). Contoh
tampilan konsep keputusan seperti ditunjukkan pada Gambar A.3-14.
Gambar 4.3-51 Pilihan untuk Melihat Konsep Keputusan Pada Folder Inbox
4.3.3.4.2Melihat Hasil Koreksi Keputusan Untuk melihat catatan dari pengoreksi, pilih View pada kolom Lihat Koreksian seperti
ditunjukkan pada Gambar A.3-21. Contoh tampilan catatan hasil koreksi konsep keputusan
oleh Pengoreksi dapat dilihat pada Gambar A.3-22. Pada bagian ini, … ? No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 66
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-52 Pilihan untuk Melihat Hasil Koreksi
Gambar 4.3-53 Tampilan Catatan Hasil Koreksi
4.3.3.4.3Edit Keputusan Perubahan terhadap isi konsep keputusan masih dapat dilakukan dengan memilih tombol
Edit Surat pada contoh Gambar A.3-21 setelah memilih tombol radio button pada pilihan
konsep keputusan yang akan diubah. Contoh tampilan form perubahan ditunjukkan seperti
pada Gambar A.3-16. Langkah selanjutnya sama seperti yang telah dijelaskan dibagian
A.3.3.1
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 67
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.3.3.4.4Update Nomor Surat Pada saat pembuatan konsep keputusan, nomor surat bisa saja masih dikosongkan oleh
konseptor. Setelah surat selesai dikoreksi, surat bisa dikirimkan ke bagian TU/Rokominpers
untuk mendapatkan nomor surat. Pembuatan nomor surat ini dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Pilih link Update No pada contoh tampilan A.3-21. Tampilan pembuatan nomor surat
ditunjukkan pada Gambar A.3-23.
2) Pilih tombol Update Nomor untuk mendapatkan nomor surat yang akan ditampilkan
pada bagian Nomor Surat pada Gambar A.3-23.
3) Tutup tampilan pembuatan nomor surat dengan memilih ikon di bagian kanan atas
tampilan tersebut.
Gambar 4.3-54 Tampilan Pembuatan Nomor Surat
4.3.3.4.5Pengiriman Keputusan Ke PenandatanganSetelah proses koreksi surat selesai dilakukan, surat akan dikirimkan ke penandatangan. Pada
contoh tampilan A.3-21, pilih tombol Kirim Surat ke Penandatangan. Selanjutnya surat
akan dikirim ke dalam Inbox pejabat penandatangan surat tersebut. Pada Inbox
Penandatangan, akan terlihat tampilan seperti contoh Gambar A.3-24.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 68
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-55 Tampilan Inbox Penandatangan
Selanjutnya berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox
Penandatangan.
4.3.3.4.5.1 Pengecekan Isi Konsep KeputusanUntuk melihat isi surat yang akan ditandatangani, penandatangan dapat memilih link Lihat
Surat pada kolom Lihat Surat (Gambar A.3-24). Contoh tampilan surat sama seperti yang
ditunjukkan pada Gambar A.3-14.
4.3.3.4.5.2 Pemberian Catatan untuk Koreksi SuratJika penandatangan ingin memberi catatan untuk perbaikan surat yang akan ditandatangani
tersebut sebelum ditandatangani, pilih tombol Beri Note Koreksi.
Gambar 4.3-56 Bagian untuk Mengisi Catatan Koreksi oleh Penandatangan
Berikut langkah-langkah pengisian dan pengiriman koreksi surat tersebut :
1) Isi catatan koreksi surat pada bagian Isi Koreksi. No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 69
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim catatan koreksi ke dalam Inbox Konseptor.
3) Setelah proses pengiriman berhasil dilakukan, tampilan Inbox akan kembali seperti
pada contoh Gambar A.3-24.
4.3.3.4.5.3 Meneruskan Surat untuk Dikoreksi Jika untuk melakukan koreksi dipandang perlu untuk meminta saran pengoreksi lain, surat
dapat diteruskan kepada yang bersangkutan untuk dikoreksi dengan memilih tombol Surat
Diteruskan (Gambar A.3-26).
Gambar 4.3-57 Bagian untuk Mengisi Tujuan Pengoreksi
Berikut langkah-langkah pengiriman surat ke Pengoreksi lain :
1) Isi alamat surat Pengoreksi pada bagian Tujuan Pengoreksi dengan memilih ikon
.
2) Pilih tombol Kirim untuk mengirim surat tersebut ke dalam Inbox Pengoreksi.
3) Langkah-langkah yang dapat dilakukan di dalam Inbox Pengoreksi untuk surat tersebut
sama seperti dijelaskan di bagian …..
4) Setelah proses pengiriman berhasil dilakukan, tampilan Inbox akan kembali seperti
pada contoh Gambar A.3-24.
4.3.3.4.5.4 Persetujuan Surat dan Hasil KoreksiSetelah penandatangan menyetujui surat yang akan ditandatanganinya, secara sistem
persetujuan ini dilakukan dengan memilih tombol Approve Koreksian Surat pada contoh
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 70
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
tampilan A.3-24. Setelah proses persetujuan secara sistem dilakukan, pengecekan hasil
persetujuan dilakukan dengan cara : …
Gambar 4.3-58 Pengecekan Proses Persetujuan oleh Penandatangan
4.3.3.4.5.5 Pengarsipan Keputusan Setelah proses penandatanganan surat selesai dilakukan, selanjutnya surat akan diarsipkan
terlebih dahulu sebelum disebarkan. Untuk mengarsipkan surat, pilih tombol Pengarsipan
Surat pada contoh Gambar A.3-21. Selanjutnya surat akan di kirim kedalam folder Archive
dari Konseptor (Gambar A.3-28)
Gambar 4.3-59 Tampilan Folder Archive Konseptor
4.3.3.4.6Pengiriman Draft Konsep Keputusan ke Pengoreksi Draft konsep surat yang dikirim Konseptor untuk Pengoreksi akan dikirim kedalam Inbox
Pengoreksi (Gambar A.3-29). Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menindaklanjuti
surat yang dikirim, sama seperti yang telah dijelaskan di bagian A.3.3.4.5.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 71
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.3-60 Tampilan Folder Inbox Pengoreksi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 72
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.4 Konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Proses penanganan pembuatan konsep SPPD ini berdasarkan pada alur proses yang
ditunjukkan pada Gambar A.4-1 untuk pembuatan konsep surat oleh non TU dan Gambar
A.4-2 untuk pembuatan konsep surat oleh TU.
Gambar 4.4-61 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh non-TU
Gambar 4.4-62 – Aliran Penanganan Pembuatan Konsep SPPD oleh TU
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 73
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.4.1 Pembuatan Konsep SPPD
Pembuatan konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dapat dilakukan dengan
memilih form isian SPPD. Gambar A.4-3 menunjukkan tampilan dari form pembuatan
konsep surat perintah perjalanan dinas.
Gambar 4.4-63 Tampilan Form Pembuatan Konsep SPPD
Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan SPPD :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 74
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
1. Field Jenis Nomor : Pilih jenis nomor SPPD : Biasa atau Back Date (nomor
mundur), tekan drop down list Jenis Nomor SPPD, maka muncul tampilan jenis
nomor seperti berikut :
Gambar 4.4-64 Tampilan Pilihan Jenis Nomor SPPD
2. Field Tanggal Surat : Jika memilih jenis nomor Biasa maka akan muncul tanggal
hari ini, jika memilih jenis nomor Back Date, maka pilih tanggal pada ikon kalender
seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini :
Gambar 4.4-65 Tampilan Ikon Kalender
Pilih tanggal mundur yang akan digunakan, double click tanggal tersebut. Tekan
tombol .
3. Field Nomor Surat : akan muncul otomatis setelah user memilih jenis nomor Biasa
atau Back Date.
4. Pilih Jenis SPPD : tekan tombol drop down list Jenis SPPD yang terdiri dari pilihan
Dalam Negeri dan Luar Negeri seperti tampilan berikut ini :
Gambar 4.4-66 Tampilan Jenis Pilihan SPPD
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 75
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
5. Field Dasar Hukum : Tekan tombol untuk memasukkan dasar hukum SPPD
tersebut. Akan muncul daftar dasar hukum sebagai berikut :
Gambar 4.4-67 Tampilan Daftar Produk Hukum
Tekan tombol untu menambah point dasar hukum berikutnya.
6. Field Dasar Beban Biaya / Kode Anggaran : diisi dengan kode anggaran untuk
perjalanan dinas tersebut.
7. Field Tujuan Dinas : Masukkan tujuan atau pencapaian yang diharapkan dari adanya
pemberian perjalanan dinas tersebut.
8. Masukkan Tanggal Berangkat dengan menekan tombol ikon kalender, kemudian
double click tanggal yang dipilih.
9. Masukkan tanggal Tiba di Perusahaan dengan menekan tombol ikon kalender,
kemudian double click tanggal yang dipilih.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 76
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
10. Masukkan data pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas pada bagian Pegawai
yang Ikut. Tekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai seperti
ditunjukkan berikut ini :
Gambar 4.4-68 Tampilan Daftar Pegawai
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 77
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Pada tampilan ini user dapat memasukkan salah satu jenis kategori pencarian .
Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk mencari pegawai yang akan
dimasukkan kedalam daftar SPPD adalah sebagai berikut :
a. Masukkan nama pada bagian Nama sebagai salah satu jenis kategori pencarian, jika
diperlukan.
b. Pilih Jabatan atau pilih Unit Kerja.
c. Tekan tombol untuk menambahkan data pegawai, tekan tombol
untuk menutup layar daftar pegawai.
11. Isi instansi yang dituju, pada bagian Instansi yang Dituju.
12. Maksud, atau hal-hal yang akan dilakukan, dari adanya perjalanan dinas tersebut
diisikan pada bagian Maksud Perjalanan Dinas.
13. Isi data lokasi kota pemberangkatan pada bagian Berangkat dari.
14. Pilih jenis kendaraan yang akan digunakan dengan menekan tombol drop down daftar
jenis Kendaraan, sehingga muncul daftar seperti berikut :
Gambar 4.4-69 Tampilan Daftar Jenis Kendaraan
15. Isi fasilitas penginapan yang diberikan pada bagian Fasilitas Penginapan.
16. Tekan tombol untuk menambah data pegawai berikutnya. Pada layar
akan muncul data pegawai yang telah dimasukkan sebelumnya , seperti pada gambar
berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 78
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-70 Tampilan Data Perjalanan Dinas
17. Isi Tempat Keluar Surat dengan tempat dibuatnya surat perintah tersebut, misalnya
diisi : Jakarta
18. Tentukan jenis tandatangan dengan memberi pilihan pada bagian Jenis
Tandatangan. Tekan tombol radio button ( ) untuk jenis tanda tangan yang akan
digunakan, yaitu : Biasa, a.n (atas nama) atau u.b (untuk beliau)
19. Isi Jabatan Penandatangan dan Penandatangan dengan menekan tombol
untuk menampilkan daftar Pegawai. Pilih nama Pejabat Penandatangan dari daftar
yang ditampilkan.
20. Isi Tembusan jika ada. Tekan tombol untuk menampilkan daftar Pegawai. Pilih
pejabat unit kerja tembusan dengan menekan tombol untuk
menampilkan daftar pejabat unit kerja tembusan.
21. Isi bagian Inisial Pengetik.
22. Tekan tombol (Lampiran ) jika pegawai yang dicantumkan pada SPPD lebih
dari 5 orang.
23. Tekan untuk menampilkan preview SPPD seperti ditunjukkan pada
contoh preview berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 79
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-71 Contoh Preview Surat Perintah Perjalanan Dinas
24. Tekan Save Draft untuk menyimpan Konsep SPPD ke dalam folder Draft konseptor.
Pesan proses penyimpanan yang dilakukan akan ditampilkan di layar seperti contoh
berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 80
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-72 Pesan Proses Penyimpanan Kedalam Folder Draft
4.4.2 Draft SPPD
4.4.2.1 Draft SPPD user TU / Rokominpers
Tampilan folder Draft untuk user TU dicontohkan pada gambar berikut ini :
Gambar 4.4-73 Tampilan Menu Draft User TU
Pada menu draft ini user dapat melakukan hal – hal berikut ini :
1. Pilih salah satu SPPD dengan menekan tombol radio button dibagian kiri baris daftar
SPPD.
2. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD
3. Tekan tombol pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan lampiran SPPD, jika
ada. Berikut contoh pesan proses yang menunjukkan bahwa SPPD tersebut tidak
mempunyai lampiran.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 81
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-74 Pesan Mengenai Lampiran SPPD
4. Pada kolom Koreksi tekan tombol untuk menampilkan Lembar Koreksi , seperti
berikut :
Gambar 4.4-75 Tampilan Lembar Koreksi
4.4.2.1.1 Kirim ke Pengoreksi
Tombol Kirim ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim konsep surat ke user yang berhak
mengoreksi draft SPPD. Tekan tombol untuk menampilkan menu
seperti dicontohkan berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 82
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-76 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi
1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses koreksi dilakukan (current
date).
2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai.
Pilih Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim yang akan ditampilkan jabatannya pada bagian
Tujuan Kirim.
3. Tekan tombol untuk mengirim draft SPPD kepada pengoreksi.
4.4.2.1.2Update ke Inbox
Tombol hanya ada di folder Draft untuk user TU / Rokominpers. Tombol
ini berfungsi untuk memindahkan konsep surat ke folder Inbox konseptor. Tujuannya adalah
agar konseptor TU dapat memberi nomor surat dan mengirim surat ke tujuan surat. Setelah
menekan tombol tersebut maka akan muncul message box seperti berikut :
Gambar 4.4-77 Pesan Pengiriman ke Inbox Konseptor
Setelah konsep surat berpindah ke folder inbox, user TU masuk ke menu Persuratan
Folder Inbox SPPD untuk melakukan pengecekan. Contoh tampilan ditunjukkan pada
gambar berikut :
Gambar 4.4-78 Tampilan Menu Inbox Konseptor
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 83
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.4.2.1.3Edit Surat
Tombol berfungsi untuk melakukan editing pada konsep surat. Tekan tombol
maka akan muncul form Konsep SPPD yang sudah terisi data sebelumnya. User
dapat melakukan perubahan pada bagian ini.
4.4.2.2 Draft SPPD user Non TU / Non Rokominpers
Tampilan folder Draft untuk user Non TU dicontohkan pada gambar berikut ini :
Gambar 4.4-79 Tampilan Menu Draft User Non TU
Pada menu draft ini user dapat melakukan hal – hal berikut ini :
1. Pilih salah satu SPPD dengan menekan tombol radio button dibagian kiri baris daftar
SPPD.
2. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD
3. Tekan tombol pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan lampiran SPPD, jika
ada. Berikut contoh pesan proses yang menunjukkan bahwa SPPD tersebut tidak
mempunyai lampiran.
Gambar 4.4-80 Pesan Mengenai Lampiran SPPD
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 84
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4. Pada kolom Koreksi tekan tombol untuk menampilkan Lembar Koreksi , seperti
berikut :
Gambar 4.4-81 Tampilan Lembar Koreksi
4.4.2.2.1Kirim ke Pengoreksi
Tombol Kirim ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim konsep surat ke user yang berhak
mengoreksi draft SPPD. Tekan tombol untuk menampilkan menu
seperti dicontohkan berikut :
Gambar 4.4-82 Tampilan Menu Pengiriman ke Pengoreksi
1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses koreksi dilakukan (current
date).
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 85
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar pegawai.
Pilih Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim yang akan ditampilkan jabatannya pada bagian
Tujuan Kirim.
3. Tekan tombol untuk mengirim draft SPPD kepada pengoreksi.
Jika proses berhasil dilakukan maka pesan proses akan ditampilkan dilayar seperti
berikut :
Gambar 4.4-83 Menu Pesan Pengiriman ke Pengoreksi
Setelah konsep surat berpindah ke folder inbox pengoreksi, user masuk ke menu Persuratan
Folder Inbox SPPD untuk melakukan pengecekan. Contoh tampilan ditunjukkan pada
gambar berikut :
Gambar 4.4-84 Tampilan Menu Inbox Pengoreksi
4.4.2.2.1.1 Koreksi Surat
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 86
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tombol berfungsi untuk memberikan catatan koreksi untuk konsep surat yang
diterima. Tekan tombol untuk menampilkan catatan seperti yang ditunjukkan pada
gambar berikut :
Gambar 4.4-85 Tampilan Menu Catatan Pengoreksi
1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses koreksi dilakukan (current
date).
2. Tekan tombol untuk mengirim catatan koreksi kepada konseptor. Jika proses
berhasil dilakukan maka pesan proses akan ditampilkan dilayar seperti berikut :
Gambar 4.4-86 Menu Pesan Pengiriman Hasil Koreksi ke Konseptor
4.4.2.2.1.2 Pengesahan Surat No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 87
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tombol berfungsi untuk memberikan pengesahan konsep SPPD yang
diterima oleh pengoreksi. Pesan untuk proses pengesahan setelah tombol
ditekan ditunjukkan pada contoh gambar berikut ini :
Gambar 4.4-87 Pesan Proses Pengesahan Konsep SPPD
Konsep SPPD yang telah disahkan dapat dilihat oleh konseptor pada folder draft nya. Berikut
contoh tampilan lembar koreksi dari konsep SPPD yang telah dikoreksi dan disetujui.
Gambar 4.4-88 Contoh Lembar Koreksi
4.4.2.2.1.3 Surat Diteruskan
Tombol berfungsi untuk meneruskan koreksi surat ke pejabat lainnya.
Tekan tombol , maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 88
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-89 Contoh Menu untuk Meneruskan Surat
1. Tanggal Kirim : ?
2. Isi Tujuan Pengoreksi dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar
pegawai.
3. Tekan tombol untuk mengirim ke Pejabat Pengoreksi. Jika pengiriman surat
berhasil dilakukan, maka akan muncul pesan seperti berikut :
Gambar 4.4-90 Pesan Pengiriman Surat yang Berhasil Diteruskan
4. Tekan OK, maka konsep telah diteruskan ke Pejabat Pengoreksi.
4.4.2.2.2Kirim Ke TU
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 89
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tombol berfungsi untuk meneruskan surat ke Inbox bagian TU. Tampilan di
layar akan terlihat seperti contoh berikut :
Gambar 4.4-91 Tampilan Menu Pengiriman Surat ke TU oleh Konseptor Non TU
1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal saat proses pengiriman ke TU dilakukan
(current date).
2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan daftar
pegawai.
3. Tekan tombol untuk mengirim ke bagian TU. Jika pengiriman surat
berhasil dilakukan, maka akan muncul pesan seperti berikut :
Gambar 4.4-92 Tampilan Pesan Proses Pengiriman ke TU oleh Konseptor Non TU
4. Pada Folder Inbox User TU akan terlihat tampilan seperti contoh berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 90
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-93 Tampilan Inbox TU
5. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD seperti
pada contoh tampilan berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 91
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-94 Contoh Preview SPPD dengan Lampiran
6. Pada kolom Lihat Surat, tekan tombol untuk menampilkan lampiran SPPD. Jika
terdapat lampiran maka akan muncul preview seperti contoh berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 92
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-95 Contoh Lampiran SPPD
4.4.2.2.3Edit Surat
Tombol berfungsi untuk melakukan editing pada konsep surat. Tekan tombol
maka akan muncul form Konsep SPPD yang sudah terisi data sebelumnya. User
dapat melakukan perubahan pada bagian ini.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 93
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.4.2.3 Inbox SPPD
4.4.2.4 Inbox SPPD User TU / Rokominpers
Gambar 4.4-96 Tampilan Menu Inbox User TU
Pada menu Inbox user TU / Rokominpers terdapat beberapa fasilitas berikut :
7. Tekan tombol radio button di bagian kiri baris daftar SPPD untuk memilih salah satu
SPPD.
8. Pada kolom Lihat Surat, tekan untuk menampilkan preview SPPD.
9. Pada kolom Lihat Surat, tekan tombol untuk menampilkan lampiran SPPD. Jika
tidak terdapat lampiran maka akan muncul pesan seperti berikut :
Gambar 4.4-97 Pesan Mengenai Lampiran SPPD
10. Pada kolom Nomor Surat, tekan untuk mendapatkan nomor surat pada
tampilan seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 94
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-98 Fasilitas Pembuatan Nomor SPPD
11. Dari layar ini pilih jenis nomor yang akan digunakan. Pilih Nomor Biasa jika akan
memilih nomor dengan tanggal hari ini, Pilih Jenis Nomor Back Date jika akan
memberi nomor mundur untuk SPPD.
Jika memilih nomor Back Date akan muncul ikon kalender, double click tanggal yang
dipilih lalu tekan tombol untuk mengambil nomor mundur. Jika
memilih nomor mundur maka tampilan akan terlihat seperti contoh berikut ini :
Gambar 4.4-99 Fasilitas Pengambilan Nomor BackDate
Tekan tombol Update Nomor untuk menyimpan nomor tersebut pada SPPD yang
dibuat. Jika proses berhasil dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 95
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.4-100 Pesan Pembuatan dan Pemakaian Nomor SPPD
4.4.2.4.1Tombol Kirim Surat
Tombol berfungsi untuk mengirim SPPD ke Tujuan SPPD. Tekan tombol
, maka akan muncul pesan seperti berikut jika proses pengiriman berhasil
dilakukan :
Gambar 4.4-101 Pesan Pengiriman SPPD ke Tujuan Surat
4.4.2.4.2Tombol Edit Surat
Tombol berfungsi untuk melakukan edit konsep SPPD. Tekan tombol
maka akan muncul layar form konsep surat yang sudah terisi data sebelumnya
kemudian user dapat melakukan perubahan / editing pada konsep SPPD.
4.4.2.4.3Tombol Pengarsipan Surat
Tombol berfungsi untuk menyimpan surat ke folder Arsip. [ Gambar
folder Arsip yang telah diisi (?) ]
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 96
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.5 Konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB)
Pembuatan konsep Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB) dapat dilakukan dengan memilih
form isian SPTB. Gambar .. menunjukkan tampilan dari form pembuatan konsep surat
perintah tugas belajar.
a) Pada bagian Pilih Jenis Nomor, terdapat dua pilihan yaitu Biasa dan Nomor Back
Date ( Gambar .. ). Nomor Back Date dipilih jika tanggal konsep surat akan diberi
tanggal sebelum tanggal pembuatan konsep surat. Nomor Biasa dipilih jika tanggal
konsep surat adalah tanggal saat konsep surat dibuat.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 97
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
b) Jika konsep yang dibuat akan bernomor Back Date, Isi bagian Pada Tanggal dengan
tanggal konsep surat. Pengisian tanggal dapat menggunakan ikon (Gambar .. )
yang akan menampilkan pop-up kalender (Gambar..)
c) Pengisian bagian Nomor Surat dilakukan dengan memilih tombol Nomor Biasa
(Gambar ..) atau Nomor Back Date (Gambar..) .
d) Jenis SPTB dapat dipilih pada bagian isian Jenis SPTB, yaitu ….
e) Pengisian bagian Dasar Hukum dilakukan untuk memberi dasar atas perintah tugas
belajar yang diberikan kepada karyawan.
a. Tombol Tambah dapat digunakan untuk mengisi dasar hukum lebih dari satu.
b. Ikon digunakan untuk …
f) Bagian Beban Biaya/Kode Anggaran diisi dengan nomor kode anggaran untuk tugas
belajar yang akan dilakukan.
g) Menu : … No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 98
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
h) Tuliskan rencana tugas belajar pada bagian Tujuan Dinas.
i) Tanggal keberangkatan dan kembali dari tugas belajar masing-masing dituliskan pada
bagian Berangkat Tanggal dan Tiba di Perusahaan. Pengisian tanggal dapat
dilakukan dengan bantuan ikon .
j) Bagian Pegawai yang Ikut diisi dengan nama karyawan yang ditugaskan untuk tugas
belajar. Isi nama karyawan dengan memilih ikon . Tombol Tambah digunakan
untuk mencatat lebih dari satu (1) karyawan yang akan melakukan tugas belajar.
k) Bagian Instansi yang Dituju diisi dengan nama tempat untuk tugas belajar.
l) Bagian Maksud Tugas Belajar diisi dengan tujuan perjalanan.
m) Bagian Berangkat Dari diisi dengan nama tempat pemberangkatan.
n) Jenis pilihan kendaraan yang akan digunakan untuk perjalanan dinas dipilih pada
bagian Kendaraan.
o) Bagian Fasilitas Penginapan diisi dengan fasilitas minimum yang disyaratkan
sebagai tempat penginapan pada saat melakukan perjalanan dinas. Tombol Tambah
digunakan untuk …
p) Bagian Tempat Keluar Surat diisi dengan .. ?
q) Pada bagian isian Jenis Tandatangan, tekan tombol radio button untuk memilih
jenis tandatangan, yaitu biasa, a.n, u.b.
r) Jabatan Penandatangan.. ?
s) Bagian Penandatangan dan Tembusan diisi dengan memilih ikon untuk memilih
nama karyawan yang berhak menandatangani surat SPPD yang akan dibuat atau yang
akan menerima tembusan SPPD tersebut.
t) Tombol Tambah pada bagian Tembusan digunakan untuk menyimpan lebih dari
satu nama karyawan yang akan menerima tembusan SPPD.
u) Bagian Inisial Pengetik diisi dengan singkatan nama pembuat konsep SPPD.
v) Setelah isi dari form konsep SPPD selesai dilengkapi, terdapat tiga (3) pilihan tombol
untuk melanjutkan proses terhadap form tersebut.
a. Pilih tombol Save Draft jika form tersebut akan disimpan terlebih dahulu
pada folder Draft.
b. Pilih tombol Tampilan untuk melihat layout dari konsep SPPD yang sedang
dalam pengerjaan tersebut.
c. Pilih ikon untuk …
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 99
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.6 Konsep Surat Perintah
4.6.1 Pembuatan Konsep Surat Perintah
Untuk membuat Surat Perintah langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Login portal, masukkan user name dan password
2. Pilih Menu Surat Dinas
3. Pilih Sub Menu Buat Konsep Surat
4. Pilih Surat Perintah pada drop down list Jenis Surat yang akan dibuat konsepnya. Form
Konsep Surat Perintah akan ditampilkan seperti pada gambar berikut :
Gambar 4.6-102 Tampilan Form Konsep Surat Perintah
Untuk mengisi form Konsep Surat Perintah , langkah – langkah yang harus dilakukan
adalah :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 100
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
1. Isi Dasar Hukum dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Dasar Hukum.
Tekan tombol untuk menambah Dasar Hukum yang akan ditampilkan di
Surat Perintah.
2. Isi Pegawai yang mendapat surat perintah dengan menekan tombol untuk
menampilkan tampilan Daftar pegawai. Tekan tombol untuk menambah data
pegawai yang akan dimasukkan ke dalam Surat Perintah.
3. Isi Rincian Tugas untuk pegawai yang diberi Surat Perintah.
4. Isi bagian Penandatangan Surat Perintah dengan memilih ikon . Jabatan
Penandatangan akan otomatis terisi setelah bagian Penandatangan dipilih dari daftar
pegawai yang ditampilkan.
5. Isi Tempat Keluar Surat dengan nama tempat dimana surat tersebut dibuat.
6. Isi Jenis tanda tangan dengan pilihan jenis tanda tangan, yaitu Biasa, a.n atau u.b.
Jika user memilih jenis tanda tangan Biasa, maka user hanya mengisi nama dan jabatan
penandatangan Surat Perintah, seperti contoh berikut :
Gambar 4.6-103 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan Biasa
Jika user memilih jenis tanda tangan a.n (atas nama) maka user dapat mengisi field Atas
Nama Penandatangan Surat Perintah, seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 101
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-104 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan a.n
Jika user memilih jenis tanda tangan u.b (untuk beliau) maka user dapat mengisi field Atas Nama
dan u.b dari Jabatan seperti berikut ini :
Gambar 4.6-105 Bagian Pengisian untuk Jenis Tandatangan u.b
7. Pilih tombol untuk melihat tampilan konsep surat perintah seperti ditunjukkan
pada contoh berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 102
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-106 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan Biasa
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 103
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-107 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan a.n
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 104
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-108 Tampilan Surat dengan Jenis Tandatangan u.b
8. Pilih tombol untuk menyimpan konsep surat kedalam folder draft. Jika
penyimpanan surat berhasil dilakukan maka akan tampil pesan proses seperti berikut ini :
9. Tekan tombol OK untuk menyelesaikan proses penyimpanan surat kedalam folder Draft.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 105
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-109 Pesan Proses Penyimpanan Surat Perintah
4.6.2 Folder Draft Non TU
Jika konseptor adalah user Non TU, maka pada saat penyimpanan kedalam folder draft
tampilannya akan seperti contoh berikut :
Gambar 4.6-110 Tampilan Folder Draft User Non TU
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan pada folder tersebut :
1. Tekan tombol radio button ( )untuk memilih salah satu surat Perintah
2. Tekan pada kolom Lihat Surat untuk menampilkan preview Surat Perintah
3. Tekan pada kolom Koreksi untuk menampilkan lembar Koreksi, seperti contoh
berikut ini:
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 106
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-111 Contoh Lembar Koreksi
Lembar Koreksi ini masih dalam keadaan kosong karena belum dikirim ke Pengoreksi Surat
Perintah. Contoh Lembar koreksi yang sudah terisi dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.6-112 Contoh Isian Lembar Koreksi
4.6.2.1 Kirim Surat Ke Pengoreksi
Tombol Kirim Ke Pengoreksi berfungsi untuk mengirim surat ke Pengoreksi Surat
Perintah, Tekan tombol untuk mengirim ke Pengoreksi, maka akan
muncul tampilan sebagai berikut :
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 107
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-113 Contoh Isian Lembar Koreksi
1. Tanggal Kirim akan terisi otomatis dengan tanggal sekarang.
2. Isi Tujuan Kirim dengan Pejabat Unit Kerja Tujuan Kirim Pengoreksi dengan
menekan tombol .
3. Tekan tombol untuk mengirimkan surat tersebut. Jika proses
pengiriman berhasil dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut:
Gambar 4.6-114 Pesan Proses Pengiriman Surat ke Pengoreksi
4. Tekan OK untuk penyelesaikan proses pengiriman surat ke Pengoreksi.
4.6.2.2 Kirim Surat Ke TU
Tombol ini berfungsi untuk mengirim surat ke TU untuk diberi nomor.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 108
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-115 Tampilan Menu Pengiriman ke TU
1. Tanggal Kirim akan terisi dengan tanggal sekarang
2. Isi Tujuan Kirim dengan menekan tombol untuk menampilkan Daftar Pegawai
yang akan menjadi tujuan pengiriman surat.
3. Tekan tombol untuk mengirim ke user TU. Jika pengiriman berhasil
dilakukan maka akan muncul pesan seperti berikut :
Gambar 4.6-116 Pesan Proses Pengiriman Surat ke TU
4. Tekan OK untuk penyelesaikan proses pengiriman surat ke TU.
4.6.3 Folder Inbox User TU
Setelah surat di terima oleh User TU, berikut adalah contoh tampilan folder Inbox untuk
user TU.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 109
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-117 Tampilan Inbox User TU
Pada folder Inbox, User TU dapat melakukan hal-hal berikut :
1. Update Nomor Surat : Untuk memberi nomor surat tekan pada kolom
Nomor Surat dan pada baris surat yang akan dinomori. Tampilan berikut akan
muncul pada layar :
Gambar 4.6-118 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor Biasa
2. Pilih Jenis No Biasa untuk membuat nomor Surat Perintah dengan nomor hari ini.
Pilih Back Date untuk membuat Nomor Mundur kemudian pilih tanggal nomor
mundur nya.
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 110
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Gambar 4.6-119 Tampilan Update Nomor Surat Perintah Jenis Nomor BackDate
3. Tekan tombol untuk mengambil Nomor Mundur.
4. Tekan tombol untuk memberi nomor Surat Perintah. Jika proses
pembuatan nomor berhasil dilakukan, berikut pesan yang akan muncul:
Gambar 4.6-120 Pesan Proses Pembuatan Nomor Surat
5. Tekan OK, maka nomor akan muncul pada Surat Perintah tersebut.
6. Pada tampilan Inbox, tekan pada kolom Lihat Surat untuk melihat preview
Surat Perintah.
4.6.3.1 Pengiriman Surat dari Inbox User TU
Untuk mengirim surat ke alamat tujuan surat, pilih tombol Untuk mengirim ke tujuan surat Perintah
JIka tdk jadi kirim
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 111
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.6.3.2 Pengubahan (Editing) Surat 2. Edit surat mengedit konsep surat perintahAkan masuk ke form konsep surat yang sudah terisi data sebelumnya
4.6.3.3 Pengarsipan Surat 3. PengarsipanUntuk mengarsipkan surat Perintah setelah semua proses selesai, tekan tombol
maka Surat Perintah akan diarsipkan.
4.6.4 Inbox Non TU
Inbox Non TuPengoreksi menerima surat yg harus dikoreksi
1. Koreksi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 112
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
Tekan kirim, muncul pesan :
Tekan Ok
4.7 Konsep Surat Instruksi
1. Pembuatan Konsep Surat Instruksi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 113
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 114
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.8 Konsep Surat Pengumuman
2. Pembuatan Konsep Surat Pengumuman
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 115
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.9 Konsep Surat Telefax Versi Inggris
3. Pembuatan Konsep Telefax Versi Inggris
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 116
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.10 Konsep Surat Telefax Versi Indonesia
4. Pembuatan Konsep Telefax Versi Indonesia
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 117
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.11 Konsep Surat Keputusan Tipe 1 ( Non Pasal )
5. Pembuatan Konsep Surat Keputusan Tipe 1 (Non Pasal)
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 118
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.12 Konsep Surat Keputusan Tipe 2 ( Pasal )
6. Pembuatan Konsep Surat Keputusan Tipe 2 (Pasal)
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 119
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
4.13 Konsep Surat Perjanjian
7. Pembuatan Konsep Surat Perjanjian
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 120
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
5 Sub Menu Disposisi
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 121
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
6 Sub Menu Surat Masuk
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 122
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
7 Sub Menu Surat Keluar
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 123
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
8 Sub Menu Nota Dinas
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 124
[PERUM PERURI] SOFTWARE USER MANUAL [Office Automation System] [1.0] | [November 2009]
No Dokumen : SUM/OASPUI01/10/1109 H a l | 125
Top Related