Consiglio Nazionale delle Ricerche
Dipartimento Materiali e Dispositivi
Istituto di Biofisica
DG - Ufficio Contabilità Generale e Bilancio
Pisa, 20 ottobre 2010
Dott.ssa Daniela Gregori
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Corso di formazione “Procedure SIGLA, aggiornamenti utilizzo del software”
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Verifica anagrafica
moduli
PREDISPOSIZIONE PDGP
Prosecuzione/Termina/Nuova
proposta
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Traslazione in SIGLA dei moduli attivi
PDGP“Previsione
Entrate/Spese”
Ripartizione costi del
personalePersonale a
tempo indeterminato
Personale a tempo
determinato
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Personale a tempo
indeterminato
L’imputazione deve essere effettuata solo suGAE di natura 1 collegati a moduli scientifici.
ECCEZIONI:
La matricola termina il rapporto
nell’anno in corso
La matricola termina il rapporto nel corso dell’anno
oggetto di previsione
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PREDISPOSIZIONE PDGP
La matricola termina il rapporto
nell’anno in corso
Tutto il costo dovrà essere
scaricato su altra UO 000.999
La matricola termina il rapporto nel corso dell’anno
oggetto di previsione
Per il periodo di permanenza dovrà essere
scaricato su GAE di natura 1
Per la rimanente
parte dovrà essere scaricato
su altra UO 000.999
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Personale a tempo
determinato
La matricola dovrà gravare su GAE di
natura 1 se il costo è coperto dal contributo
ordinario
La matricola dovrà gravare su GAE di
natura 2-3 se il costo è coperto da fonti
esterne
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PREDISPOSIZIONE PDGPPersonale a
tempo determinato
La matricola dovrà gravare su GAE di
natura 2-3 se il costo è coperto da fonti
esterne
Attenzione l’importo che è indicato nellatabella dei costi del personale èomnicomprensivo. In realtà alla UO000.403 viene trasferito (spesa accentratafonti esterne sottocategoria 1.02.02)l’importo decurtato del TFR (costofigurativo). L’importo del TFR dovrà essereindicato nella sottocategoria economica1.04.01 (Beni, servizi e prestazioni tecno-scientifici) al fine di inserirlo in fase digestionale nella voce 1.01.138(Accantonamento per nuove assunzioni dipersonale a tempo determinato). In corsodi gestione dovrà essere trasferito al CdR000.403.000
Per individuare l’importo del TFRè necessario andare su “Costi delpersonale” richiamare lamatricola evidenziare le due righee sommare gli importi della cella“Importo TFR”
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Personale a tempo determinato il cui costo è coperto
dal fondo ordinarioLa matricola
termina il rapporto
nell’anno in corso
Tutto il costo dovrà essere
scaricato su altra UO 000.999
La matricola termina il rapporto nel corso dell’anno
oggetto di previsione
Per il periodo di permanenza dovrà essere
scaricato su GAE di natura 1
Per la rimanente
parte dovrà essere scaricato
su altra UO 000.999
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da fonti
esterneLa matricola termina il rapporto
nell’anno in corso
Tutto il costo dovrà essere
scaricato su altra UO 000.999
La matricola termina il rapporto nel corso dell’anno
oggetto di previsione
Per il periodo di permanenza dovrà essere
scaricato su GAE di natura 1
Per la rimanente
parte dovrà essere scaricato
su altra UO 000.999
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da
fonti esterne o sarà coperto dai residui
Il costo dovrà essere scaricato su GAE di natura
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PREDISPOSIZIONE PDGP
Non sarà possibile effettuare lo scarico dei costi del personale su PDGP se tutte le matricole scaricate
verso altra UO non sono state accettate e le matricole non sono state scaricate al 100% per tutti e tre gli
anni. Si ricorda che dovrà essere comunque ripartito anche il costo “0”.
Per l’accettazione delle matricole scaricate all’UO 000.999 va effettuata la richiesta tramite l’help-desk indicando:matricola, nome e cognome, UO e motivazione dello scarico ad altra UO
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Previsione di entrata
Devono essere inserite solole entrate con un elevatogrado di attendibilitàimputando per ogni eserciziosolo la quota relativa
Previsione di spesa
Prestare la massimaattenzione nell’indicarela corretta categoriaeconomica per l’esattaimputazione delle vocidel piano nel gestionale
Verificare l’esatta corrispondenza tra l’oggetto dell’entrata il contraente e il
capitolo scelto
PREDISPOSIZIONE PDGP FONTI ESTERNE
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PREDISPOSIZIONE PDGP
La maschera “Piano Riparto Spese Accentrate” viene automaticamente aggiornata dallaprocedura, una volta avviato l’inserimento dei dati (sia nel folder “Previsioni di Impegno”che in quello “Costi Generali e Figurativi”), indicando l’importo già ripartito sui moduli dicommessa e la differenza ancora da ripartire.A tal proposito, si evidenzia che:a) se la colonna “Importo assegnato” riporta un valore > 0, alla conclusione degliinserimenti, la colonna “Importo da ripartire” dovrà contenere solo valori pari a zero;b) se la colonna “Importo assegnato” riporta un valore = 0, nessun dettaglio relativo aspese/costi a gestione accentrata può essere creato nella funzione “ContrattazioneSpese”.
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PREDISPOSIZIONE PDGPCHIUSURA del PDGP
Scarico costi del Personale su PDGP
Ripartizione spese accentrate
Quadratura entrate /spese fonti esterne
Ripartizione contributo ordinario
Cambio stato modulo
Cambio stato PDGP
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PREDISPOSIZIONE PDGPCOMPILAZIONE DEL GESTIONALE
In questa fase per ogni dettaglio modulo/sottocategoria economica dovranno essere individuati il CdR il GAE e la voce del piano. Per tutti i dettagli tranne “Trattamento
economico a tempo indeterminato” e “Trattamento economico a tempo determinato” l’importo previsto dovrà essere uguale a quello ripartito (parte
entrate) o gestionale (parte spese)
Gestionale entrate
Gestionale spese
La scelta del GAE è guidata dal capitolo indicato nella fase
precedente
La scelta della voce del Piano è guidata dalla categoria
economica indicata nella fase precedente
GAE natura 1 per spese accentrate/decentrate
fonti interne
GAE natura 2-3 per spese
accentrate/decentrate fonti esterne
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Prima di procedere alla registrazione di un impegno
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GestioneSpese
Verificare la disponibilità sia in c/residui che in
c/competenza per ogni combinazione GAE/Voce del
Piano al fine di esaurire prima la disponibilità sui residui
Dopo la liquidazione IVA, nel caso di IVA a debito ricordarsi di
cambiare l’imputazione finanziaria dell’impegno generato in
automatico dal sistema dal GAE C0000020 al GAE pertinente
In caso di impegno in c/competenza su GAE di natura 2-3 verificare che
sia stato registrato il corrispondente accertamento
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Dopo aver registrato il documento amministrativo
Verificare che la data della scadenza dell’impegno sia compatibile con la data in cui sarà effettuato il pagamento
al fine di consentire l’emissione del mandato di accreditamento da parte dell’Ufficio Bilancio
GestioneSpese
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GestioneSpese
Documenti amministrativi
Anticipo di missione deve essere legato alla relativa
missione o effettuato il rimborso entro e non oltre il 28/02 dell’anno successivo a quello in cui è stato pagato
Il compenso non deve mai essere pagato tramite fondo economale o
utilizzando il modello 1210
La fattura intra UE/ extra UE/ San Marino (con – senza IVA) non deve mai essere pagata
tramite fondo economale
Nel caso di pagamento tramite il modello 1210 inserire sempre,
prima della trasmissione in banca, i relativi documenti amministrativi e
dare il comando “crea lettera pagamento estero”
Tutte le spese pagate tramite fondo economaledevono essere precedentemente registrate in SIGLA (usa fondo economale) e subito dopo il
pagamento su “Spese fondo economale”
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GestioneSpese
Controlli da effettuare periodicamente
“Stampa dello scadenziario impegni” e verificare in caso di presenza di
impegni non ancora pagati, relativi agli anni precedenti, la ragione della
sussistenza degli stessi.
“Stampa della situazione analitica per GAE in c/residui” al fine di verificare la
presenza di disponibilità ancora da assumere relativa agli anni precedenti
Presenza di anticipi di missione non legati e/o
rimborsati
Stampa “Situazione Pagamenti all'Estero” per verificare che i
modelli 1210 siano stati tutti legati al relativo sospeso e
successivamente al mandatoVerificare che tutti i
mandati trasmessi in banca siano stati riscontrati
”Stampa fondo economale” per
verificare la quadratura della disponibilità del
fondo
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GestioneSpese
Controlli da effettuare prima della chiusura dell’anno
Registrare tutte le fatture pervenute entro l’anno
Il compenso non pagato entro la data ultima prevista per il
pagamentodovrà essere eliminato
Le missioni in stato provvisorio dovranno essere rese definitive o eliminate in quanto non saranno ribaltate all’esercizio successivo
Gli impegni in competenza e sui residui impropri in stato provvisorio dovranno
essere resi definitivi o eliminati in quanto non consentono il ribaltamento
all’esercizio successivo
Prima di effettuare il chiudi spese (comando non annullabile) del fondo
economale verificare tramite la “Stampa del fondo economale” la quadratura tra
quanto risulta dalla colonna “residuo fondo” e la somma tra le disponibilità
liquide e il saldo presente sul c/c
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GestioneEntrate
Prima di procedere alla registrazione di un accertamento
Verificare la compatibilità tra il codice terzo ed il capitolo di entrata al fine di poter individuare l’esatto codice SIOPE
al momento dell’emissione della reversale a regolamento sospeso
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GestioneEntrate
“Stampa dello scadenziario accertamenti” e verificare in caso di
presenza di accertamenti non ancora incassati, relativi agli anni precedenti, la ragione della sussistenza degli stessi e procedere alla regolarizzazione degli
stessi.
Controlli da effettuare periodicamente
Emissione di mandati e reversali di regolarizzazione
“Stampa sospesi cnr associati a cds” per verificare la presenza di sospesi assegnati ancora da
chiudere con reversale
“Stampa sospesi da assegnare” per cercare di individuare sospesi
di competenza del CdS
Richiedere all’Ufficio Bilancio l’attribuzione
del sospeso
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GestioneEntrate
Controlli da effettuare prima della chiusura dell’anno
“Stampa della situazione analitica per GAE in c/competenza Entrate” al fine di verificare che il totale previsto sia uguale al totale accertato per
ogni combinazione GAE/Voce del piano
Se il totale accertato è inferiore al totale previsto procedere a
una variazione per minori entrate /spese
“Stampa della situazione analitica per GAE in
c/competenza Entrate” e “Stampa entrate in c/residui”
per verificare che tutti gli accertamenti siano liquidati
Se il totale accertato è superiore al totale previsto
procedere a una variazione per maggiori entrate /spese
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Ripartizione costi del personale gestionali (mensili)
La situazione “anagrafica” dei dipendenti riportata nel previsionale dell’anno n+1 è quella relativa alla situazione sul sistema informativo del personale al mese di
SETTEMBRE dell’anno 1 . Poiché nel corso dell’anno n+1 possono verificarsi delle modifiche rispetto alla fotografia del previsionale è data la possibilità di effettuare
mensilmente la ripartizione dei costi del personale. I costi del personale mensili provengono dal sistema informativo del personale e vengono acquisiti in SIGLA e messi a disposizione per la ripartizione in percentuale sulle GAE. L’importo che
viene visualizzato è il totale lordo effettivamente pagato ogni mese.
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Distribuzione su GAE dei Costi del personale
Preventivi Consultazioni Personale Costi del personale previsioneCosti del personale mensili
Le variazioni in c/competenza effettuate a favore dell’area ?
Preventivi Consultazioni Variazioni oVariazioni al PdG Area/Istituto entrate spese o Variazioni al PdG per Istituto/Area entrate spese
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Documenti contabili Impegni Consultazioni Scadenziario impegni
Volete conoscere le date di scadenze di impegno, quelle
ancora da liquidare e da pagare?
Documenti contabili Impegni Stampe Scadenziario impegni
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Volete conoscere per ogni GAE gli impegni: assunti/liquidati/pagati in
c/competenza, in c/residui?
Documenti contabili Consultazioni GAE Impegni GAE
Documenti contabili Impegni Stampe Stampe impegni per GAE
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Dovete assumere un impegno verificate la disponibilità voce del piano/GAE sia
in c/residui che in c/competenza
Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiSpese
Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenzaStampa uscite in c/residui
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attivitàDovete effettuare una variazione verificate la disponibilità voce del piano/GAE sia in c/residui che in
c/competenza
Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiSpese
Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenzaStampa uscite in c/residui
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli impegni
assunti e i mandati pagati?
Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiSpese
Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa uscite in c/residuiStampa dettaglio impegni in c/residui
Volete conoscere la composizione dei
vostri residui
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REPORTISTICA SIGLA
Stampe e consultazioni supporto attività
Volete conoscere le date di scadenze dell’accertamento,
quelle ancora da liquidare e da incassare?
Documenti contabili Accertamenti Stampe Scadenziario accertamenti
Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli accertamenti
assunti e le reversali incassate?
Documenti contabili Consultazioni GAE • GAE Competenza/GAE ResiduiEntrate
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REPORTISTICA SIGLA
Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenza
Stampe e consultazioni supporto attività
Dovete parificare le entrate?
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONEDOVE TROVARLI IN SIGLA
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONETIPOLOGIE DI VARIAZIONE IN C/COMPETENZA
Storno di entrata all’interno dello stesso Istituto/SAC/Area
Storno di entrata tra diversi Istituti/SAC
Storno di spesa all’interno dello stesso Istituto/SAC/Area
Storno di spesa tra diversi Istituti/SAC
Variazioni per maggiori entrate/spese all’interno dello stesso Istituto(Area)/SAC
Variazioni per maggiori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC
Variazioni per minori entrate/spese all’interno dello stesso Istituto(Area)/SAC
Variazioni per minori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE
E’ possibile effettuare tale tipologia di variazione solo dopo aver registrato, almeno,l’accertamento dell’entrata il cui numero di registrazione dovrà essere indicato nelcampo riferimenti. Altro presupposto è che la previsione di entrata sulla combinazionevoce del piano/GAE sia inferiore rispetto al totale accertato (parificazione importiprevisto/accertato vedere stampa Analitica per GAE in c/competenza)
Nel caso in cui la maggiore entrata sia riferita a un rimborso è necessario che l’entratasia anche stata incassata. L’unica eccezione è l’attivazione della funzione “Rimborso”(nell’anno n+1) per un anticipo di missione erogato nell’anno n (da effettuarsi entro il28/02), in tal caso sarà sufficiente indicare nel campo riferimenti il numero del sospesodi entrata.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE
Se la maggiore o nuova entrata contempla l’emissione di una fattura attiva ricordarsi divalorizzare, in parte spesa, il capitolo 1.01.452 (Imposta sul valore aggiunto) per averela possibilità di modificare l’imputazione finanziaria dell’impegno, originato dalsistema, in seguito alla liquidazione dell’IVA relativa al mese di emissione della fattura.
Se con la nuova o maggiore entrata si intende effettuare la copertura del costo di una opiù unità di personale a tempo determinato si può valorizzare contestualmente, inparte spesa, il capitolo 1.01.052 in modo da trasferire immediatamente la disponibilitàal CdR 000.403.000
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE
Se la maggiore o nuova entrata prevede un’erogazione a favore di più cdr è possibileattribuire direttamente in parte spese le disponibilità spettanti a ciascun cdr utilizzandola tipologia di variazione “Variazione per Maggiore Entrate/Spese tra diversi Istituti/Sac”.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Stato giuridico etrattamento economico del personale”
variazione agli stanziamenti di
competenza
variazione agli stanziamenti
residui
Occorre distinguere
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Stato giuridico etrattamento economico del personale”
variazione agli stanziamenti di
competenza
La tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa all’interno dello stessoistituto/SAC” Per tale tipo di variazione è previsto al momento della scelta dellavoce del piano 1.01.052 o 1.01.056 un automatismo che consente, all’approvazionedella variazione, il trasferimento direttamente al CdR 000.403.000. Si ricorda chedeve essere preventivamente registrato il relativo accertamento e indicare ilnumero nei riferimenti.Si richiama l’attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate ecomplete (Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendereagevoli all’ufficio Stato giuridico e trattamento economico del personale gliopportuni controlli.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Stato giuridico etrattamento economico del personale”
variazione agli stanziamenti
residui
La tipologia di variazione da scegliere è “Storno tra CdS diversi ”. Non vi è alcunautomatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il propriocdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello del cdr “Stato giuridicoe trattamento economico del personale”. Sarà cura dell’apposito ufficio del ServizioRagioneria provvedere a ripartire la quota di spesa assegnata sulla pertinente voce delpiano/GAE. Successivamente si potrà procedere ad approvare la variazione aglistanziamenti residui.Si richiama l’attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate e complete(Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendere agevoli all’ufficioStato giuridico e trattamento economico del personale gli opportuni controlli.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”
variazione agli stanziamenti di
competenza
variazione agli stanziamenti
residui
Occorre distinguere
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”
variazione agli stanziamenti di
competenza
Area di Ricerca di Afferenza
Altre Aree
Occorre distinguere
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”
variazione agli stanziamenti di
competenza
Area di Ricerca di Afferenza
la tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa all’interno dello stessoistituto/Sac” Per tale tipo di variazione dopo aver indicato nel record “AREA” ilcodice corrispondente all’area di afferenza, un automatismo consentirà,all’approvazione della variazione, il trasferimento direttamente alla stessa.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”
variazione agli stanziamenti di
competenza
Altre Aree
la tipologia di variazione da scegliere è “Storno di spesa tra diversi Istituti/Sac” . Non vi è alcun automatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il proprio cdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello di un cdrafferente all’area a cui dovranno essere attribuite le risorse da trasferire all’area. Sarà cura di quest’ultimo attribuire tali risorse all’area.
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MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE
VARIAZIONI A FAVORE “Area di ricerca”
variazione agli stanziamenti
residui
La tipologia di variazione da scegliere è “Storno tra CdS diversi ”. Non vi è alcunautomatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia ilproprio cdr (con importo negativo pari all’importo da trasferire) che quello del cdr“Area”. Sarà cura del segretario amministrativo dell’area provvedere a ripartire laquota di spesa assegnata sulla pertinente voce del piano/GAE. Successivamente sipotrà procedere ad approvare la variazione agli stanziamenti residui.
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